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1、Access-2010Access-2010：第：第3 3章章-表表的建立与维护的建立与维护20102010解析解析 数据表（简称表）是与特定主题相关的数据集合。用户放入数据库中的数据会被存储到一个或多个相互关联的表中，这样可以提高数据库的效率，并且能减少数据冗余和错误。 数据表是数据库的核心，也是窗体、报表等其他对象工作的基础。 一个数据表是由若干行和列构成的二维表，表中的行称为记录，列称为字段，每个表都有一个表名。3.1 创建新表创建新表 在Access中建立数据表，一般分为两步：一是创建表结构，即确定表是由哪些字段组成的；二是向表中输入数据，即确定表的内容。3.1.1 3.1.1 在新建
2、数据库时直接创建表在新建数据库时直接创建表【例3-1】新建“学籍管理信息系统”数据库，同时创建“班级”表。字段名数据类型字段属性说明备注班级编号文本字段大小为6班级名称文本字段大小为8系别文本字段大小为8辅导员文本字段大小为4入学时间日期/时间“班级班级”表结构定义表结构定义3.1 创建新表创建新表3.1.2 3.1.2 使用设计视图创建表使用设计视图创建表【例3-2】在“学籍管理信息系统”数据库中，使用表设计视图创建“课程”表。字段名数据类型字段属性说明备注课号文本字段大小为4课程名称文本字段大小为15类别文本字段大小为8总学时数字字段大小为整型学分数字字段大小为小数，精度为3，数值范围为1
3、简介备注“课程课程”表结构定义表结构定义使用设计视图创建表的过程中，需要考虑的主题：1. 字段名称每个字段都有一个名称，字段名称在表中应是唯一的。在Access 2010中，字段名称应遵循以下规则：（1）长度最多只能为64个字符。 （2）可以包含字母、数字、空格及特殊的字符（除句号“.”、感叹号“!”、重音符号“” 和方括号“ ”之外）的任意组合。 （3）不能以空格开头。 （4）不能包含控制字符（0 31的ASCII值）。3.1 创建新表创建新表2数据类型 数据表中的同一列数据应具有相同的数据特征，即数据类型。数据类型决定了用户在字段中保存值的种类。3.1 创建新表创建新表数据类型用法说明文本
4、用于文本、文本和数字的组合、不需要计算的数字（如学号等），最多255个字符，Access2010中默认启用Unicode，一个汉字和一个字母都是一个字符备注用于长文本和文本型数字，例如注释或说明等，最多1GB字符或2GB存储空间（每个字符2个字节），可在一个控件中显示65535个字符数字用于要进行算术计算的数据，存储1、2、4或8个字节，用于同步复制ID时为16个字节日期/时间 用于日期和时间，存储8个字节货币用于存储货币值，存储8个字节自动编号用于在添加记录时自动插入唯一的数值，存储4个字节，用于同步复制ID时为16个字节。数据类型及用法说明数据类型及用法说明3.1 创建新表创建新表数据类型
5、用法说明是/否用于逻辑值（如“是/否”、“真/假”）数据，不允许Null值，占一个二进制位OLE对象可存储在其他程序中创建的对象（如Word文档、图片、声音或其他二进制数据等），最多存储1GB附件存储数字图像和任何类型的二进制文件的首选数据类型。对于压缩附件为2GB，对于未压缩附件大约为700KB超链接用于存储超链接查阅向导严格来说，这不是一个数据类型。用户选择此选项时，将会启动查阅向导进行设置，从而可以使用组合框选择来自其他表或值列表的值。所占空间一般与查阅字段对应的主键大小相同。3. 字段属性 字段属性就是字段特征的集合，分为常规属性和查阅属性两大类。字段属性主要用于设置字段数据的存储、处
6、理、输入和显示等。3.1 创建新表创建新表3.1 创建新表创建新表常用字段属性及用法说明常用字段属性及用法说明字段属性用法说明字段大小用于设置文本型和数字型数据的宽度格式用于设置数据显示和打印的格式，可选择预定义格式或进行自定义输入掩码指导和规范用户的数据输入，拒绝错误输入，保证输入数据的正确性标题用于设置字段在数据表视图中显示的列标题默认值当输入数据时，若不输入字段值，则使用设置的默认值有效性规则 设置用户输入的数据必须满足的表达式有效性文本 违反有效性规则时显示的提示文本必需设置是否允许出现Null值索引设置是否使用索引及索引的类型（1）字段大小 “字段大小”属性只对文本型与数字型字段进行
7、设置。文本型字段的默认大小为50个字符，最大为255。若超过255，则应考虑使用备注型。3.1 创建新表创建新表在Access 2010中，一个汉字和一个字母都是一个字符。注意： 在一个已存储数据的字段中，如果使字段大小的属性值变小，可能会丢失数据。数字型字段默认为长整型。字段大小取值范围说明小数位数存储量大小字节0225（无小数位）的数字无1字节整型3276832767（无小数位）的数字无2字节长整型-21474836482147483647（无小数位）的数字无4字节单精度-3.4028231038-1.40129810-45的负值，1.40129810-453.4028231038的正值7
8、4字节双精度1.79769313486231103084.9406564584124710324的负值，4.94065645841247103241.7976931348623110308的正值158字节同步复制ID全球唯一的标识符（GUID）无16字节小数-1038-11038-1的数字（Access项目）-1028-11028-1的数字（Access数据库）2812字节数字型字段的字段大小数字型字段的字段大小及及用法说明用法说明（2）格式 “格式”属性主要用于设置字段数据在屏幕上显示和打印输出的样式。 可使用Access自带的预定义格式，也可自定义格式。格式属性只影响数据的显示，不影响数据
9、的存储。3.1 创建新表创建新表1）日期/时间数据格式 3.1 创建新表创建新表预定义格式说明常规日期是 短 日 期 与 长 时 间 的 组 合 ， 如 2008-8-821:33:40长日期与Windows区域设置中的“长日期”设置相同，如2008年8月8日中日期以“yy-mm-dd”形式显示日期，如08-08-08短日期与Windows区域设置中的“短日期”设置相同，如2008-8-8长时间与Windows区域设置中的“时间”选项卡上的设置相同，如21:33:40中时间如上午8:41短时间如14:37日期日期/时间数据的预定义格式时间数据的预定义格式2）数字与货币格式 3.1 创建新表创建
10、新表数字与货币类型数字与货币类型的预定义格式的预定义格式预定义格式说明常规数字以输入的方式显示数字货币使用千位分隔符；对于负数、小数及货币符号，小数点位置按照Windows“控制面板”窗口中的设置欧元使用欧元符号（），不考虑Windows的“区域设置”中指定的货币符号固定至少显示一位数字，对于负数、小数以及货币符号，小数点位置按照Windows“控制面板”窗口中的设置标准使用千位分隔符；对于负数、小数以及货币符号，小数点位置按照Windows“控制面板”窗口中的设置百分比乘以100再加上百分号（%）；对于负数、小数以及货币符号，小数点位置按照Windows“控制面板”窗口中的设置科学记数使用标
11、准的科学记数法，如-3.46E-03 自定义的格式是由14个部分组成的，完整的格式形式为“正数格式;负数格式;零值格式;Null值格式”。3.1 创建新表创建新表例如：若自定义货币格式为“￥#,#0.00;(￥#,#0.00);零;未输入”输入数据显示结果1234.567￥1,234.57-1234.567(￥1,234.57)0零未输入3）文本和备注格式 3.1 创建新表创建新表文本和备注类型没有预定义格式，用户可以自定义。自定义格式由12个部分组成，完整的形式为：“有文本的字段格式；零长度字符串和Null的字段格式”格式符说明要求文本字符（字符或空格）&不要求文本字符强制所有字符为大写文本
12、和备注类型的自定义格式符文本和备注类型的自定义格式符4）是/否类型格式 3.1 创建新表创建新表是/否类型字段的预定义格式有3种，分别为“真/假”、“是/否”和“开/关”。 是/否类型字段的自定义格式最多由3个部分组成，完整形式为“;字段值为真时的显示文本;字段值为假时的显示文本”。（3）输入掩码 输入掩码定义的是向字段中输入数据的模式。输入掩码可以使输入数据更容易，并且可以控制用户输入的值，有利于提高输入数据的正确性。 可以使用输入掩码向导设置输入掩码，也可以自定义输入掩码。3.1 创建新表创建新表 自定义输入掩码最多由3个部分组成，完整的形式为“输入掩码本身;0、1或空白;空格所显示的字符
13、”。格式符说明0数字（09，必须输入，不允许加号“+”与减号“”）9数字或空格（非必须输入，不允许加号和减号）#数字或空格（非必须输入；在“编辑”模式下空格显示为空白，但是在保存数据时空白将删除；允许加号和减号）L字母（AZ，必须输入）?字母（AZ，可选输入）A字母或数字（必须输入）a字母或数字（可选输入）&任一字符或空格（必须输入）C任一字符或空格（可选输入）.,:;-/小数点占位符及千位、日期与时间的分隔符（实际的字符将根据Windows“控制面板”窗口中区域设置中的设置而定）将所有字符转换为大写!使输入掩码从右到左显示，而不是从左到右显示。键入掩码中的字符始终都是从左到右输入使接下来的字
14、符以字面字符显示（例如，A只显示为A）输入掩码格式符输入掩码格式符（4）有效性规则和有效性文本 用户可在“有效性规则”属性中定义一个条件表达式，当用户输入的数据不满足此条件时，Access将拒绝接受并显示有效性文本的内容。3.1 创建新表创建新表（5）索引 索引类似书籍的目录，是一种用于实现快速检索的数据结构。应为那些经常作为查找条件、分组和排序的字段建立索引。3.1 创建新表创建新表“索引”属性仅用于设置单字段索引，有3种选择：无：没有索引。有（有重复）：允许索引字段有重复值。有（无重复）：不允许索引字段有重复值。 若要设置多字段索引，可以在“设计”选项卡中单击“索引”按钮，在弹出的“索引”
15、对话框中进行设置。【例例3-3】 在学籍管理信息系统数据库中，使用表设计视图创建“学生”表。字段名数据类型字段属性说明学号文本字段大小为8，主键，输入掩码为00000000姓名文本字段大小为4，索引为“有（有重复）”性别文本字段大小为1出生年月日期/时间格式为短日期，按性别和出生年月建立多字段索引班级编号文本使用查阅向导建立查阅列表，从“班级”表中选择并获取数据家庭住址文本字段大小为30是否团员是/否电话号码文本字段大小为12，输入掩码为9000-00000009入学总分数字字段大小为小数，精度为5，数值范围为1，有效性规则为=0and=750，有效性文本为“入学总分应在0750之间”相片文本
16、字段大小为20“学生学生”表结构定义表结构定义3.2 表的维护表的维护3.2.1 3.2.1 修改表结构修改表结构 通过修改表结构，可以添加或删除字段、修改字段的数据类型、修改主键和索引的定义等。“班级班级”表结构定义表结构定义【例3-4】按下表要求修改“班级”表。字段名数据类型字段属性说明班级编号文本字段大小为6，主键班级名称文本字段大小为8，必填字段，无重复索引系别文本字段大小为8专业文本新增字段，字段大小为12辅导员文本字段大小为4入学时间日期/时间 3.2 表的维护表的维护3.2.2 3.2.2 设置数据表格式设置数据表格式 数据表建立后，为了显示和打印的需要，可对数据表进行美化，如调
17、整行高、列宽，设置字体，修改表格边框和背景颜色等。【例3-5】美化“学生”表。3.3 表之间的关系表之间的关系3.3.1 3.3.1 什么是表间关系什么是表间关系 数据表之间的关系是通过主键和外键建立的。 主键是唯一标识表中一行记录的字段或字段组合，一个表的主键必须唯一，且不能为空（null）。 如果一个表的字段或字段组合不是这个表的主键，而是另一个表的主键，则称其为外键。 一般把主键所在的表称为主表或父表，把外键所在的表称为子表或相关表。3.3 表之间的关系表之间的关系 根据表间数据的对应关系，将关系分为3类：一对一、一对多和多对多。 一对一关系 是指对应表A中的一条记录，表B中仅有一条记录
18、与之匹配，反之，表A中仅有一条记录与表B的一条记录对应。 一对多关系 是指表A中的一条记录与表B中的多条记录对应，而表B中的一条记录仅与表A中的一条记录对应。 多对多关系 是指表A中的一条记录与表B中的多条记录对应，而表B中的一条记录与表A中的多条记录对应。 在实际应用中，一般是通过建立中间表将这种多对多的关系转换为两个一对多的关系。3.3 表之间的关系表之间的关系3.3.2 3.3.2 建立表间关系建立表间关系 建立表间关系是在“关系”窗口中完成的，创建关系前需先设置表的主键。 【例3-6】为学籍管理信息系统数据库中的表建立关系3.3 表之间的关系表之间的关系3.3.3 3.3.3 设置设置
19、参照完整性参照完整性 参照完整性是一套规则系统，可以确保相关表之间数据的一致性和有效性。 实施参照完整性，在主表和相关表间将建立如下规则。 禁止插入 当主表中不存在相关记录时，不能向相关表中添加相应记录。 禁止更新 当相关表中存在相关记录时，不能修改主表中对应记录的主键值。 禁止删除 当相关表中存在相关记录时，不能删除主表中的对应记录。3.4 表的维护表的维护 建立表结构之后，就可以向表中输入数据，并可以对表中数据进行各种编辑操作。 表的视图方式有设计视图（表设计器）、数据表视图、数据透视表视图和数据透视图视图。表的大部分数据操作是在数据表视图中完成的。3.4 表的维护表的维护3.4.1 3.
20、4.1 添加、删除与修改记录添加、删除与修改记录注意： OLE对象类型不能直接输入，需要使用“插入对象”命令1.添加记录 添加记录就是向表中输入数据。 直接在数据表视图下单击表中最后一行，就可以输入数据了。 在数据表视图窗口最下方的是记录导航栏，单击*按钮，可直接切换到最后一行，此时输入数据即可3.4 表的维护表的维护2.删除记录 在数据表视图中，右击记录行左边的行选择器，从弹出的快捷菜单中选择“删除记录”命令，可以删除当前选择记录。也可以在选中记录后，按Delete键进行删除。 3.修改记录 在数据表视图窗口中定位修改的数据，直接修改即可，切换行即可实现数据的保存。3.4 表的维护表的维护3
21、.4.2 3.4.2 查找和替换数据查找和替换数据【例3-7】在学籍管理信息系统数据库中将“班级”表中所有“班级名称”中的“网络技术”修改为“网络”。3.4 表的维护表的维护3.4.3 3.4.3 排序与筛选排序与筛选1.排序 （1）单字段排序 先定位到排序字段列，再单击功能区“开始”选项卡下“筛选与排序”组中的“升序”或“降序”按钮。 （2）多字段排序【例3-8】在学籍管理信息系统数据库中将“班级”表中的数据按“系别”升序排列，“系别”数据相同的按“专业”升序排列。3.4 表的维护表的维护2.筛选 使用筛选功能可以方便地将表中满足指定条件的记录列出。 在Access 2010中，提供了4种筛
22、选方式：（1）筛选器筛选（2）按选定内容筛选（3）按窗体筛选（4）高级筛选【例3-9】在学籍管理信息系统数据库中筛选出“学生”表中1992年以后出生的男生。3.4 表的维护表的维护3.4.4 3.4.4 表表的导出、导入与链接的导出、导入与链接1.导出与导入表 使用Access的导入与导出功能，可以在Access数据库之间、Access数据库与Excel之间、Access与其他数据库之间进行数据转换。【例3-10】利用导出与导入功能，将Excel表格制作的学生信息导入到学籍管理信息系统数据库的“学生”表中。3.4 表的维护表的维护1.链接表 链接表是将其他Access数据库中的表、Excel文件中的数据链接到数据库中来。Access仅存储链接信息，真正的数据仍在原对象中。【例3-11】将“教学管理”数据库中的“课程”表链接到学籍管理信息系统数据库中。结束结束
