2012年皇茶财务管理制度

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1、 第 1 页 共 14 页 财 务 管 理 制 度 第一章 财 务 部 职 责 （一） 参与制定本公司财务制度及相应的实施细则。 （二） 参与本公司的投资项目可行性研究和项目评估中的财务分析工作。 （三） 负责董事会及总经理所需的财务数据资料的整理编报。 （四） 负责对财务工作有关的外部及政府部门，如税务局、财政局、银行、会计事务所等联络、沟通工作. （五） 负责资金管理、调度。编制日报、月报、季报、年报及财务情况说明分析,向公司领导报告公司经营情况. （六） 负责销售统计、复核工作,每月负责编制应收款报表，负责销售货款的收款工作，并及时送交银行. （七） 负责每月转账凭证的编制，汇总所有的记

2、账凭证。 （八） 负责公司总帐及所有明细分类账的记账、结账、核对,每月 5 日前完成会计报表的编制，并及时清理应收、应付款项。 （九） 做好营业款及商品货款的收款工作，并配合营销部、做好销售分析工作 . （十） 负责公司全年的会计报表、帐薄装订及会计资料保管工作. （十一） 负责银行财务管理,负责支票等有关结算凭证的购买、 领用及保管,办理银行收付业务。 （十二） 审核收付原始凭证。 （十三） 负责编制银行收付凭证、现金收付凭证，登记银行存款及现金日记账，月末与银行对账单和对银行存款余额，并编制余额调节表。 （十四） 负责公司员工工资的发放工作，现金收付工作. 第 2 页 共 14 页 一、财

3、务部经理职责 职务名称：财务部经理 直接上级: 财务总监 间接上级：总经理 直接下级：财务部副经理 间接下级:财务部人员 主要工作：执行公司各规章制度、执行财经法规 一、 具体负责本公司的财务会计工作 1、 各项财务会计工作定期布置、检查、总结,定期召开财务部部门工作例会,总结、布署财务部门工作，严格执行公司各项制度。 2、 严格执行资金计划、加强原始记录等基础财务工作。 3、 认真审核会计凭证， 做到数字真实、 计算准确、内容完整、说明清楚、报送及时。认真执行会计凭证（包括原始凭证）按流程审核签字。 4、 组织建立、健全公司会计核算体系，执行并检查公司财务开支、报销程序。 5、 按规定权限审

4、批公司各类报销单据，确保费用支出合理、合法并符合公司标准，严格控制成本费用开支。 6、 编制各类会计月报、季报、年报及定期月、季、年度的财务分析。 7、 收集并分析汇总各类日报表并及时上报财务总监。 8、 按月定期检查财务收支执行情况，并书面报告财务总监。 9、 按月对直接下级的工作业绩、工作质量、工作态度、工作能力等进行全面考评并及时反馈考评结果。 二、 在财务总监指导下编制本公司的各项财务管理制度 1、 制定的各项财务管理制度应便于各部门管理和核算并有利于提高经济效益 2、 随时检查各项财务制度的执行情况，发现违反财经纪律、财务会计制度的,及时制止和纠正,重大问题应向公司领导汇报。 3、

5、及时总结经验,不断完善各项财务管理制度。 第 3 页 共 14 页 三、 汇总编制本公司各部门的财务收支计划初稿，按时报送财务总监，并检查各部门执行情况 1、 在编制财务收支计划前，应要求各职能部门提供切实可行的收支计划明细表，经审核验证后据此编制本公司的财务收支计划和编制说明。 2、 经财务总监审批、总经理审批后的财务收支计划，应组织有关部门严格实施，不得随意突破. 四、 汇总并编制本公司的成本和费用预算,经审批后，将各项预算指标分解下达落实并检查执行情况。 1、 编制的计划应按现金流理合理分配，费用预算应厉行节约，费用开支不突破规定范围。 2、 在本公司财务总监的组织下，应将成本和费用预算

6、按项目分解,逐步落实到各公司及部门。 3、 设置必要的台帐及时反映、 分析预算执行情况。 并向各职能部门反馈. 五、 负责保管公司财务专用印鉴，并按公司财务制度使用印鉴。 六、 完成公司领导交办的其他工作。 二、出纳员岗位职责 （一） 认真办理现金收付和银行结算业务,严格按照国家有关现金管理和银行结算制度的规定，根据有关人员审核签章的收、付款凭证，进行复核，办理款项收付。收付款后要在收付款凭证上签章。严格履行报帐手续，对手续不全、开支不合理的单据不予报帐。 （二） 每日整理好各种报销单据，并与会计对帐和办理凭证移交签字手续。 （三） 如果现金盘点后,发现帐实不符,要及时查找不符的原因， 分清责

7、任,并根据查出的结果，写出书面查帐报告，上报有关领导处理。同时，据此调整相应的帐面记录。 （四） 每月扎帐的最后一天（即每月 25 日）和财务会计一起进行现金盘点，检查是否帐实相符。并和会计的现金总帐进行帐帐核对、核实核对，保证帐帐、帐实相符。 （五） 库存现金不得超过限额 5000 元，超过部分要及时存入银行。不得以 “白条抵充库存现金,更不得任意挪用现金。 （六） 公司的银行帐户，未经领导批准，严禁外泄。不得将公司帐户借给外单位或个人使用. 第 4 页 共 14 页 （七） 严格控制签发空白支票。如因特殊情况确需签发不填写金额的转账支票时，必须在支票上写明，收示单位名称、款项用途、签发日期

8、、规定限额的报销期限，并由使用支票人在支票登记薄上签章。 逾期未用的空白转账支票， 要及时收回注销。不得将空白支票交给其他单位或个人签发。对于填写错误的支票 ，必须加盖“作废”戳记，与存根一并保存.支票遗失时,要立即向银行办理挂失手续. （八） 登记现金和银行存款日记账。 1、逐笔按顺序登记现金和银行存款日记账，做到日清日结.现金的账面余额要同时及库存现金核对相符。 银行的账面余额要及时与银行对帐单核对， 月末要编制 “银行存款余额调节表” ，使帐面余额与对帐单上余额调节相符，对于未达帐项要及时查询,要随时掌握银行存款余额，不准签发空头支票。不准将银行账户出租、出借给任何单位或个人办理结算。

9、2、出纳员不得兼管收入、费用债权、债务帐薄登记工作以及稽核工作和会计档案保管工作。 3、保管库存现金，对于现金要确保其安全和完整无缺，如有短缺，要负责赔偿，保险箱密码要保密，保管好钥匙，不得转交他人。 三:职务名称：库管 直接上级： 财务部会计 间接上级：财务部副经理 （一） 库管员上岗时必须穿戴好工作服,随时注意个人卫生，并且应随时保持库房的清洁卫生，防止发货时对商品的污染。 （二） 库管员应及时检查库存量，凡低于最低库存量的商品（最低库存量=当月生产或销量/2） ，应填写通知单，注明商品的品名、数量、规格、确认无误后交财务部组织采购，补充库存量。 （三） 商品入库应逐一清点,根据清点的品种

10、、数量开具一式三联验收入库单。商品入库时,要轻拿轻放，杜绝不安全因素。 （四） 凡入库商品应分类，分品种、分批堆放整齐，标记明显，品种、规格、数量正确醒目，保持库房整洁有序。 （五） 领货手续不全不得发货，如有特殊情况，必须由部门经理或总经理签字并凭有 第 5 页 共 14 页 关人员签字后的借条方可出库，所有借条必须在一周内结清，建立有关登记手续，以便日后查对。 （六） 商品出库必须坚持先进先出的发货原则，发货时要严格按规章制度办事。必须有销售部门填发的发货单,根据所需数量、规格认真核对，确认无误后方能出库。零售需交财务或指定人员签字后才能出库.产品出库后凡因质量问题需作调换的,必须凭退货审

11、批单上质检人员处理意见及主管部门签字，方可调换. （七） 对于报废品，库管员必须填写物质报废审批单，经质检部签字确认后及厂长、总经理签字后，方可办理报废手续并转入废品库。商品一经报废处理,所有能回收的包装,应由车间统一安排一次性清洗干净（包括包装盒和标签的处理。 ）并及时办理包装回收入库手续。 （八） 仓库应保持清洁、干燥、通风良好，库存商品码放时应与地面、墙壁有 10cm的距离，留出通道，对库存商品做好防潮、防尘、防碎、防变质,防鼠.并定期检查和记录。 （九） 做好商品入库、出库的记帐工作，写明日期、单号、数量、品种等，并且帐物必须一致，所有单据不得涂改，否则无效。 （十） 上班时间库管员不

12、得擅自离岗，如有特殊情况，需经主管许可后方能离岗,否则视情节轻重给予处理. （十一） 库管员应及时清理库房中快到保质期的商品,对于这一部分商品，库管员应提前（至少一个月）上报品名、数量、规格。 （十二） 每月月终定期盘点一次，库管员必须做到帐物相符，帐单相符，单据应日清月结，按月装订成册,库房各种统计报表必须在当月 25 日之前上报财务部，所报数据必须准确无误.对盘点发现的问题应及时查找原因，弄清责任并向主管报告，作好记录，责任的划分处理按公司有关规定执行。 （十三） 下班时要检查库房有无隐患，关闭电源，锁好库门、窗，做好防火、防盗的工作。 （十四） 原材料、辅助材料、工具及低值易耗品的管理与

13、商品管理相同 . （十五） 领导交办的监时工作。 四、物资采购岗位职责 职务名称：采购员 第 6 页 共 14 页 直接上级: 财务部会计 间接上级:财务部副经理 （一）物资采购 1、 物资的采购，应根据各部门经营需要，由使用部门提出申请，报采购组，经总经理及相关领导签批，由采购组统一采购，一般情况下，各部门不得自行采购。 2、 “采购申请表”一式四联，包括部门联、采购联、财务联及验货联。 3、 采购组根据审核的申请单比质比价进行采购，实行采购、验货、付款的制约制度.对经常性的及大宗的物资采购，由采购组到指定的采购点进行采购,采购员只需在发货单上签字确认，将货送到后由相关人员开具验收单，将“发

14、货单、 “采购申请单” 、 “验收单一并交回财务室，由财务室与供货商定期进行转帐结算,原则上一个月结算一次。 4、 定点采购的供货商应由相关人员比质比价进行确定. 5、 对需要到外地采购的物资，由财务部另行制定采购办法。 (二)物资验收入库及领用 1、 购进的物资到货后应由验收人员验收， 保管员根据入库单进行复查验收,确认无误后，方可验收入库。 2、 领用物资时，应由保管员填制物资领用单，在领用单上签字认可，填写实发数量、品名、领用部门，并由领料人签名，由部门经理批准。领料单一式三联（部门联、保管联、财务联)将部门联交还领用部门，月终盘点时将财务联交由财务室进行财务核算。 (三）领导交办的其他

15、工作 第三章 内 部 控 制 流 程 内部控制原则：钱、物、帐管理岗位不相容； 制单、收付款岗位不相容； 报帐审签人员不相容岗位； 报价、询价、定价人员岗位不相容 印章管理人员、支票管理人员岗位不相容 监督检查人员岗位与执行操作人员岗位不相容 第 7 页 共 14 页 一、工程材料设备采购流程 工程部填定采购申请表申请人及预算员审核签字-工程部经理审批-确认并报价形成规范性表格- 交采购部寻价(由 2 人以上并报相关供应厂商多方价格) -与厂商签定购销合同(10000 元/总价及以上）-行政部将合同复印件交财务部原件由行政部存档采购员凭审批表到财务申请计划款项- 财务计划资金并书面回复-实施采

16、购-施工现场验收签字、领用签字-工程部按合同填定工程付款表交财务核对合同及入库情况由财务部提交总经理或授权终审人员签字后付款-材料库管登记进出明细帐-工程预算员竣工决算书 -财务决算审计 二、经营性商品采购流程 1、商场营业员制采购申请表-报部门经理审批-交采购员凭审签表到财务借款-财务安排资金采购员实施采购经总经理或授权终审人员商场验收入库、开单-采购员凭购货发票及验收入库单-经总经理或授权终审人员到财务报帐冲销或领现-销售出库-营业员编制销售日报表 上报财务部 2、茶叶库管填制采购申请表 -报部门经理审批 交采购员凭审签表到财务借款-采购员实施采购-库房验收入库、 开单-采购员凭购货发票及

17、验收入库单-总经理或授权终审人员审签后到财务报帐冲销或领现-各部门领用（开具出库单）-各部门销售并编制销售日报表 上报财务部 三、办公用品、低值易耗品采购流程 需求部门制计划采购单-需求部门经理审批-交采购员凭审签表到财务借款-采购员实施采购-库房验收入库、 开单采购员凭购货发票及验收入库单-总经理或授权终审人员审签后到财务报帐冲销或领现- 各部门领用（开具出库单）-各部门销售并编制销售日报表-报财务部 十、公司费用报销流程 （一）差旅费报销流程 出差人员填制出差申请单-部门经理审签-人事备案-确定交通工具-出差借款申请(按借款程序审签）- 实施借款- 第 8 页 共 14 页 经总经理或授权

18、终审人员审签后差旅费报销 （二）工资发放流程 人事部制考勤表-根据考勤表会计编制工资表-经理审核- 零钞及资金的安排-(5）经总经理或授权终审人员审签后 出纳进行工资发放 （三）水电气费支付流程 水电气用量抄表- 用量统计-会计审核发票上用量及金额-财务经理审签-经总经理或授权终审人员审签后按付款程序支付款项 (四）车辆管理操作流程 用车人员填制用车申请单-车管部门审签-车管部门填发派车单-车管部门安排车辆及司机-司机填制费用报销单（附派车单）-用车部门审签- 车管部门审签- 会计复核- （9） 财务经理审签 - 经总经理或授权终审人员审签后 到出纳处报销 。 第三章 货币资金和结算资金的管理

19、 一、库存现金的管理 1、现金出纳必须做到日清月结，随时清点库存现金。不得挪用现金和以白条抵库，财务部领导及有关人员必须定期或不定期对库存现金进行抽查，以保证帐实相符。 2、出纳现金限额为5000元内，凡能用支票支付的款项不得支付现金 . 3、每笔支出必须由财务部总监 (经理)签字方可付款，财务部总监（经理）短暂离岗，则由财务部总监(经理)书面委托人签字. 4、现金支付范围：发给职工工资、各种津贴及奖金;出差人员差旅费；向个人收购茶叶和其他物资的价款;结算起点以下的零星开支等。 5、差旅费的借款，必须由出差人员填写借款申请单，写明出差时间、地点、申请金额按“车费（住宿费生活补助）出差天数”计算

20、申请借款金额。按借款审批程序审批，经财务部总监（经理）核准签字后，方可按集团公司规定借款. 第 9 页 共 14 页 出差人员回公司后必须在一周内报销清帐，不报销者由财务人员从工资中扣回。其他借款，由借款人填写申请单，经公司部门经理级以上领导签字，并由签字人负责此款的归还，如不能按期归还或出现损失，全部责任由签字人负责. 6、一切现金往来，必须收付有凭证,严禁口说为凭。严禁代外单位或私人转帐套现。 二、备用金的管理 1、设立范围：各经营点及采购。 2、用途：零星商品购置、零钞周转。 3、备用金设专人保管，每周五按时与财务部进行结帐。 4、备用金的支出须按公司流程进行支付,不得违背公司规定程序.

21、凡不按公司规定程序办理的支出财务部可以退回，不得结帐. 三、银行存款的管理 1、银行帐户只供本单位经营业务收支结算使用， 严禁出借帐户供外单位或个人使用，严禁为外单位或个人代收代支、转帐套现。 2、银行帐户的帐号必须保密,非因业务需要不准外泄。 3、银行帐户印鉴的使用实行章分管并用制；即：财务章由财务经理（或副经理） ，另外 2 枚由各分别由出纳和会计保管， 不准人统一保管使用。 印鉴保管人临时出差时由其委托他人代管. 四、应收款的管理 1、应收帐款、预付帐款明细帐必须根据经核对的工程合同和采购合同(附出入库单及付款凭证）为依据予以记帐，应按照不同的应收帐款或供应单位名称设置明细。 2、应收款

22、明细帐调减必须要有分管领导书面批准。 3、建立应收款内部管理报告制度。 财务人员对应收帐款须在每月20 日前对上月帐中的应收帐款进行清理， 并进行应收帐款帐龄分析,对拖欠营业款（超过1 个月）理出清单不得拖延。 财务人员在每月 10 日前对上月末按公司规定归还借款的单位和个人帐中的应收帐款进行清理,对不按规定及时还款的个人扣发当月工资， 并通知有关部门领导及时催收;对超期一个月还未归还借款的单位，通知保卫部门配合催收。 负责收款的部门在接到超期应收款通知单后， 在接单后 24 小时内返回收款时限及措施 第 10 页 共 14 页 第四章 费用报销标准 一、电话费用报销标准 随着业务发展的需要,

23、公司各部门都会发生或多或少的电话费用， 为了规范管理，加强内部控制， 经公司研究决定， 各部门的电话费用报销实行限额管理制度.具体限额如下： 1、移动电话费限额 总经理：实报 总经理助理：限额为 元 公司副总、总监:限额为 元 2、固定电话费限额 部门名称 话费限额 部门名称 话费限额 行政部 接待部 财务部 茶叶营销部 市场部 3、移动电话操作管理 凡在公司报销了移动话费的员工，其所属移动电话（无论手机,还是小灵通）每天早上 7：00 至晚上 12：00 期间必须一直保持开机状态。如果有人不开机，致使公司有事无法与其联系，出现第一次时，公司予以警告；若连续出现两次不开机，公司又无法联系,则每

24、次予以罚款 20 元；连续三次以上不开机者，则当月话费报销限额扣减50；累计五次以上并多次劝说不听者，取消当月话费报销权限. 二、 交通费用 公车车辆费用的报销管理 1、在成都市内和雅安市、名山县内使用的车辆所发生的过路费、停车费，每年缴纳的保险费、养路费等相关车辆费用,由行政部审核后,按照实报实销的原则据实报销。 2、在外出差的车辆，在途中的加油（气)费、过路费、停车费等，出差回来后根据实报实销的原则填列费用报销单，由行政部按费用报销制度的相关规定到财务部核实报销。 3、修理费向行政部申请后按指定地点并由经办人签字和管车人员审核后实报。 三、 出差费 第 11 页 共 14 页 1、 出差申

25、请由部门经理审批后报行政部审签 2、 公司派车的不报销车费，未派车的车票实报 3、 出差伙食补助及住宿费标 四、办公用品 1、 1、 1、 1、 项目 级 别 伙食补助 住宿费（凭票） 短途出差（100 公里内） 长途出差 （100 公里以上） 市县级城市 省级城市 一般工作人员 部门副经理 部门经理 总监、公司副总 总经理 第 12 页 共 14 页 1、 1、 1、 1、 1、 1、 三、财务经理对出纳库管采购人员考核 考核项目 标准分 考核内容 评分标准 出勤 5 分 1、全勤 2、迟到、早退 3、病事假 4、其他假 5、旷工 迟到或早退每 1 次扣 1 分； 病事假每 1次扣 2 分;

26、旷工每 1 次扣 5 分。 环境卫生 5 分 1、器具、桌椅文件 资 料 等 摆放整齐 2、地 面 无 果 皮纸屑 3、桌椅、门窗无灰尘 器具、桌椅、文件资料等摆放不整齐扣 1 分； 地面有果皮纸屑、树叶扣2 分； 桌椅、门窗有灰尘扣 2 分。 团队精神 5 分 2、协 助 他 人 工作 3、团体合作 4、重 视 集 体 荣誉 工作中积极帮助、 指导他人工作不足 5次者扣 0。5 分；集体合作中推诿者1次扣1.5分;打击先进人员或损害诋毁公司形象者 1 次扣 3 分，情节严重的扣10分 （不足部分从其他得分中扣除。 爱护公物 1、管 理 公 司 的办公用品、器具和财物 2、随 时 进 行 清浪

27、费、滥用、破坏公物，发现 1 次扣 2分；遗失公物，照价赔偿;借用公物不及时归还者扣 1 分。 第 13 页 共 14 页 5 分 查、检验、维修和保养 3、不滥用、浪费公物 4、不破坏公物 5、不遗失公物 6、借用公物及时归还 规章制度 5 分 2、遵 守 公 司 规章制度，积极配合执行 3、积 极 进 行 有效 的 宣 传 讲解 4、根 据 实 际 情况 提 出 合 理的 规 章 制 度建议 不遵守规章制度，每违反一条扣 1 分；对规章制度执行人进行冷嘲热讽、打击报复的扣 4 分,情节严重的扣 10 分（不足部分从其他得分中扣除） 。 工作态度 10 分 2、完 成 工 作 的主动性 3、

28、完 成 工 作 的时间性 4、工 作 的 准 确度 工作消极、拖沓，不按时完成工作，每一次扣 3 分；不执行分配工作并抵触，每发现一次扣5 分；工作不认真导致出差错,每一次扣 2 分。 仪表 5 分 完全按公行政办公纪律仪表规定修饰自己的仪容仪貌 违反公司行政办公纪律仪表规定的某一项扣1 分，扣完为止。 行为规范 10 分 完全遵照公司行政办公公纪律性行为规范规范自己的行为举止并积极进行宣传讲解 违反公司行为规范要求中的某一项扣1 分,扣完为止. 现金收支 20 分 1、收款 2、付款 漏收一笔款,扣 5 分;未核实发货单，扣 3 分;收款出错（少收或假钞） ，每发现一次扣 2 分；未审核报销

29、或付款单据，每发现一次扣 4 分；支付出错，每发现一次扣 2分;未开具收付款凭据扣 2 分；未及时开具扣 1 分；开具凭据数据错误扣 1 分。 第 14 页 共 14 页 结帐 5 分 1、结算 2、凭证 漏结算一笔,扣 2 分;结算不及时,扣 1分;未登记，扣 1 分;登记错误，扣 1分 财务账表 10 分 2、现金日记账 3、现金日报表 无现金日记账，扣 3 分；账目不清，扣 2 分;无现金日报表，扣 3 分；数据出错，扣 2 分 财务档案 10 分 2、单据 3、凭证 4、报表 未归档，扣 5 分;档案不齐全,扣 3 分;未分类保管,扣 2 分 工资发放 5 分 1、总 部 人 员 工资 2、分公司工资 未经签字而发放工资，扣 1 分；工资发放不及时性，扣 1 分；漏发放工资，每一笔扣 2 分；工资发放错误，扣 1分 盘点对账 5 分 未定期对账，扣 1 分；对账中由于疏忽导致出错，扣 1 分；未盘点，扣 1分,盘点出错扣 1 分；盘点不及时扣 1分