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1、 业务档案管理规定 Last revision on 21 December 2020 北京亚超评估有限公司评估业务档案管理办法 第一章总则 第一条为了维护北京亚超评估有限公司（以下简称“公司”）及其委托单位 的利益和合法权益，规范公司的业务档案管理，根据中华人民共和国档案 法、中华人民共和国档案法实施办法、北京市实施中华人民共和国 档案法办法和中国资产评估准则，结合行业实际情况特制定本办法。 第二条本办法所称业务档案是指本公司在进行有关资产评估、咨询服务 等工作（以下简称“业务工作）中形成的按相关执业准则要求需保存的以纸 质、电子或其他介质存在的业务工作底稿或其他有保存价值的历史记录。 第三
2、条各业务项目应建立健全有效的业务档案管理制度，并确保其安 全、完整和利用。 第四条总部、分公司分别明确一名负责人（法人代表或出资人）分工负 责业务档案的组织领导工作，并指定专人对业务档案进行管理，档案人员应具 备良好的职业道德素质、专业素质和知识素质。 第五条档案管理接受评（注）协和同级档案行政管理部门的监督、指 导。 第二章业务档案的管理 第六条业务档案管理基本内容包括：按照业务档案管理规范化、科学 化、制度化要求，对业务报告、工作底稿等业务材料文件进行收集、分类、立 卷、整理、归档、保管、利用、鉴定和销毁。 第七条各执业人员在业务工作结束后，必须将业务工作过程中形成的文 件材料和工作底稿，
3、按归档要求进行整理后及时向档案管理人员移交，任何人 不得拒绝归档或据为己有。资产评估业务工作底稿的归档期限为评估报告曰或 核准备案曰后90 曰内。 第八条业务档案的立卷程序包括组卷、拟写案卷标题、卷内文件材料排 列与序号，填写卷内目录和备考标及装订等工作内容。 (-)组卷：按照一个委托单位或一个合同号，原则上组成一个案卷。 对于一项业务需要组成若干册时，在每册封面上必须注明此项业务共有多少 册，并注明本册排位。 (-)业务文件材料按时间顺序排列。卷内文件材料按本公司评估业 务工作底稿目录要求顺序排列： k 卷内文件目录； 2、 管理类 管理类工作底稿是指公司在评估过程中，为承揽、安排、控制、管
4、理整 个评估项目工作所形成的内部工作文件。包括： 评估报告、评估说明、评估明细表、业务约定书、评估工作计划、评估 工作方案、评估工作人员名单及分工、被评估单位基本情况、评估项目曰程安 排、评估项目质量审核记录(三级复核)、项目评估过程中重大问题请示处理 记录、工作总结、评估报告客户签收表等。 3、 操作类 操作类工作底稿一般是按资产类型及会计科目的程序编排，同时辅助为 确定各类资产价值而附设的各类专门表式组成。包括： 各类资产价值状况调查表 询证函 资产鉴定表 分析计算表 市场调研记录 现场核实记录等。 4、备查类 备查类工作底稿是指评估人员为完成评估活动和得出评估结论所获取、 搜集、整理的各
5、类文件、报表、凭证、证明、图表、参数、资料等相关文件。 包括： 被评估单位的营业执照、章程、企业基本情况介绍、企业财务报表、审 计报告、重要经济合同与凭证、与评估行为相对应的经济行为批件、评估报告 核准或备案文件、董事会纪要、内部管理制度、有关取价依据的参数和资料 等。 （三） 卷内文件材料的页号编写：在卷内有文字记录的每页文件材料正 面的右上角编写页号（阿拉伯数字书写）。 （四） 业务档案的装订和移交： 装订：在装订前要除去文件材料金属物，案卷装订要牢固、整齐、美 观。 移交：业务部门立卷完毕后应及时将业务档案及电子文件（评估过程形 成的全部电子文件）交业务档案管理人员保管，同时办理移交手续
6、。 （五） 编制业务档案案卷目录：业务档案管理人员结合实际采用分年度 法对业务档案本着便于查找、利用的原则编制业务档案案卷目录。 第九条业务档案采用复式结构分类法进行分类，其方法是：按“年度一业 务项目一合同号”分类。将业务档案先按年度分开，然后每个年度再按业务项目 分开，之后每一个业务项目再按每一个合同号分开。其中业务项目按照资产评 估、咨询服务、其他等进行分项。 第十条业务档案保存。 业务档案保管期限分为永久和定期两种。 永久档案是指具有长远使用价值，并对以后工作具有重要影响和直接作用 的档案。 定期档案是指在一定期限内具有保存价值和一定查考价值的档案。 1、 定期档案自报告签发之曰起保存
7、十年。 2、 不再继续委托业务的单位，其档案按十年保管。 证券期货相关业务和国有企业相关业务的评估档案为永久档案；其他业务 的评估档案为定期档案。以上年限均从报告曰算起。 第十一条业务档案必须设专柜保管，要做好八防，即：防盗窃、防火、 防尘、防潮、防虫、防鼠、防光、防污染，确保业务档案的安全。 第十二条业务档案管理人员因工作需要发生变动时，应办理档案交接手 续，安排有关人员监交。交接手续办理完毕后，移交人、接收人、监交人都要 在移交表上签章。移交人必须办完手续后方可离开。 第十三条任何人员不得对业务档案进行损毁和伪造，不得据为己有。除 按相关执业准则的规定可以对业务工作底稿作出变动和对业务工作
8、底稿包含的 信息进行披露的情形外，不得对业务档案进行变动和泄密。对违反规定已造成 损失的人员，由相关部门依法追究责任。 第十四条公司因撤销、解散或其它原因而终止的，其业务档案由原股 东、合伙人妥善保管。 公司合并的，原各公司的业务档案，由合并后的公司保管。 公司分立的，其业务档案根据分立协议或股东会决议由分立后公司分别 保管。 第三章业务档案的利用 第十五条业务档案的利用是指对业务档案的借阅、复印和摘录等。 第十六条业务档案应当建立健全借阅、复印登记、保密等管理制度，完 善业务档案借阅手续，对业务档案中涉及的商业秘密按照相关执业准则的规定 予以保密。 第十七条有关人员借阅业务档案要严格执行借阅制度。 第十八条评（注）协、法院、检察院及有关部门依法查阅业务档案时， 按规定办理必要手续后方可查阅。 第十九条因业务工作需要，经所领导批准同意，其他会计师事务所、资 产评估机构之间的注册会计师、注册资产评估师可以查阅业务档案。查阅业务 档案的单位和个人未经有关领导批准，不得自行复制。 第二十条外单位需要复制时应在复制件上注明案卷号、页号、复制无误 等字样，同时加盖本单位查阅档案专用章。 第四章附则 第二十一条本办法自下发之曰起执行。
