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1、第3章 MS Office 综述第第3章章 MS Office 综述n n3.1 MS Office简介n n3.2 MS Office基本操作n n3.3 MS Office通用的编辑操作n n3.4 思考题3.1 MS Office简介简介n n3.1.1 MS Office简介n n3.1.2 MS Office 2003 组件3.1.1 MS Office 简介 微软的微软的Office软件是一套实现办公室自软件是一套实现办公室自动化的软件组合。动化的软件组合。Office提供了个性化的操提供了个性化的操作界面与强大的功能，同时，为适应全球作界面与强大的功能，同时，为适应全球网络化需要
2、，它融合了先进的网络化需要，它融合了先进的Internet技术，技术，具有更强大的网络功能。具有更强大的网络功能。 Office 是一个庞大的办公软件和工具软是一个庞大的办公软件和工具软件的集合体，它是日常工作的重要工具，件的集合体，它是日常工作的重要工具，也是日常生活中电脑作业不可缺少的得力也是日常生活中电脑作业不可缺少的得力助手。助手。3.1.1 MS Office 简介(2) MS Office最初进入我国是伴随着最初进入我国是伴随着Windows95的全面使用开始的。目前公开的全面使用开始的。目前公开发布的最新版本为发布的最新版本为MS Office 2003。 MS Office 2
3、003包括如下应用软件：包括如下应用软件：Word 2003、Excel 2003、Access 2003、PowerPoint 2003、FrontPage 2003、InfoPath 2003、Outlook 2003、Publisher 2003。使用。使用Office，可以帮助我们更好地，可以帮助我们更好地完成日常办公和公司业务。完成日常办公和公司业务。3.1.2 MS Office 2003组件组件n 尽管现在的尽管现在的Office组件越来越趋向于集成化，组件越来越趋向于集成化，但在但在Office中各个组件仍有着比较明确的分工。中各个组件仍有着比较明确的分工。n 一般说来，一般说
4、来，Word主要用来进行文本的输入、主要用来进行文本的输入、编辑、排版、打印等工作；编辑、排版、打印等工作；Excel主要用来进行有主要用来进行有繁重计算任务的预算、财务、数据汇总等工作；繁重计算任务的预算、财务、数据汇总等工作；PowerPoint主要用来制作演示文稿和幻灯片及投主要用来制作演示文稿和幻灯片及投影片等；影片等；Access是一个桌面数据库系统及数据库是一个桌面数据库系统及数据库应用程序；应用程序；Outlook是一个桌面信息管理的应用程是一个桌面信息管理的应用程序；序；FrontPage主要用来制作和发布因特网的主要用来制作和发布因特网的Web页面。页面。MS 2003 组件
5、分类组件分类n nMicrosoft Word 文字处理 n nMicrosoft Excel 电子表格 n nMicrosoft Access 数据库管理系统n nMicrosoft Office InfoPath n nMicrosoft Office Outlookn n Microsoft Office PowerPointn nMicrosoft Office PublisherMicrosoft Word 文字处理文字处理n n Microsoft Word 系列程序的主要功能是用于文件的编辑，包括了一般书面式文件的编写、画面排版、甚至于应用在网页的编辑上，微软提出了自动化文件的设
6、计概念，可以引导使用者不论在本机或网络环境，都可以完成普通或复杂的文件缮写及报表版面安排的工作。Microsoft Excel 电子表格电子表格n n Mcrosoft Excel 系列程序的主要功能在于各种商用试算报表的统计、图表、数据分析等等，在各种计算、格式表示上，都有相当强悍的功能。在数据分析的进阶操作设计上，也支持了类似数据库的数据来源查询功能。将它与 Microsoft Word 之间作相互的搭配，还有许多好用的功能及用途。Microsoft Access 数据库管理系统n n Microsoft Access 系列程序的主要功能是用于数据的储存及管理，也是数据电子化环境的核心角色
7、。甚至配合动态服务网页（Active Service Page）的功能加上如电子签章等认证安全机制，也可以发展为电子商务系统的前端数据库。Microsoft Office PowerPointn n 它是Office演示文稿图形制作程序。通过用户界面方面的改进和“Smart Tag”（智能标记）的支持，PowerPoint 2003 使演示文稿的查看和创建变得更加容易。3.2 MS Office基本操作基本操作n n3.2.1 启动中文Office 组件 n n3.2.2 新建和保存新建和保存Office 文档文档n n3.2.3 打开和关闭Office文档 n n3.2.4 摘要信息的建立摘
8、要信息的建立n n3.2.5 打印预览 3.2.1 启动中文启动中文Office 组件组件n主要有如下两种方法：主要有如下两种方法：n1. 从从“开始开始”菜单上启动菜单上启动Officen 先单击屏幕左下角的先单击屏幕左下角的“开始开始”按钮，指针指按钮，指针指向向“所有程序所有程序”项，然后指向项，然后指向Microsoft office,并并点击其子菜单上的点击其子菜单上的“Microsoft Word”。另外，点。另外，点击击“开始开始”菜单上菜单上“文档文档”子菜单上最近创建的子菜单上最近创建的文档或硬盘上其它文件夹中的某个文档都可以直文档或硬盘上其它文件夹中的某个文档都可以直接启动
9、其相应组件并打开该文档。接启动其相应组件并打开该文档。n2. 直接从桌面上启动直接从桌面上启动Office 组件组件n 直接点击直接点击Office 组件在桌面上的快捷图标，也组件在桌面上的快捷图标，也可以启动相应组件，不过在此之前需要手工为每可以启动相应组件，不过在此之前需要手工为每个个Office组件创建其快捷图标。组件创建其快捷图标。3.2.2 新建和保存Office 文档n n新建 Office 文档步骤n n保存 Office 文档步骤3.2.2 新建和保存Office 文档1. 新建Office 文档及步骤 （1 1）点击桌面上的“Microsoft Word”，标题栏上自动创建一
10、个名为“文档1”的新文档。 ( 2 )( 2 ) 若想创建其它文档，则在右侧的“新建文档”窗格中进行。例如，可以新建空白文档、空白Web页或者使用通用模板来创建一个新文档等。若在Word窗口的右侧没有“新建文档”窗格，则可以通过点击“视图”菜单上的“任务窗格”命令来打开它（如图3.1）。3.2.2 新建和保存Office 文档（2）(3) 如果要创建有特殊要求的文档，则可根据模板如果要创建有特殊要求的文档，则可根据模板或向导创建文档。方法是单击图或向导创建文档。方法是单击图3.1所示的所示的“新建新建文档文档”任务窗格中的任务窗格中的“根据模板新建根据模板新建”下的下的“通通用模板用模板”，即
11、可显示如图，即可显示如图3.2所示的所示的“模板模板”对话对话框，再进行相应的选择就可以了。框，再进行相应的选择就可以了。图3.1 “新建文档”任务窗格图3.2 “模板”对话框3.2.2 新建和保存Office 文档（3）2.保存保存Office 文档及步骤文档及步骤n n当输入或编辑文档的工作告一段落时，可当输入或编辑文档的工作告一段落时，可及时地把输入的数据或修改的内容保存起及时地把输入的数据或修改的内容保存起来。具体操作如下：来。具体操作如下：n n(1) 单击单击“文件文件”菜单，选择菜单，选择“保存保存”命令，命令，若是已命名文档，保存工作结束；若是新若是已命名文档，保存工作结束；若
12、是新建的未命名文档，则会出现建的未命名文档，则会出现“另存为另存为”对对话框，如话框，如图图3.3所示。所示。3.2.2 新建和保存Office 文档（4）(2) 若想保存在默认文件夹中，则直接在该对话框下部的“文件名”下拉列表框中输入文件名，然后单击“保存”按钮。若是对已命名的文件进行修改或继续输入文字，则在工作告一段落时可直接单击“常用”工具栏上的“保存”按钮来保存新输入的文字。图3.3 “另存为”对话框3.2.2 新建和保存Office 文档（5）n n(3) (3) 若要在不同位置或以不同格式保存文档，即若要在不同位置或以不同格式保存文档，即把当前编辑的文档另外保存，可在把当前编辑的文
13、档另外保存，可在“ “文件文件” ”菜单菜单上打开上打开“ “另存为另存为” ”对话框（对话框（如图如图3.33.3），并在），并在“ “文文件名件名” ”框中，输入文件的新名称，再单击框中，输入文件的新名称，再单击“ “保存保存” ”即可。即可。n n(4) Word 2003(4) Word 2003提供了把该类文档保存成其它文件提供了把该类文档保存成其它文件类型的功能。具体操作是：单击类型的功能。具体操作是：单击“ “保存类型保存类型” ”下下拉列表右边的下拉箭头并选择需要的文档类型，拉列表右边的下拉箭头并选择需要的文档类型，如保存为如保存为WordWord的以前几种版本或的以前几种版本
14、或RTFRTF格式等。格式等。3.2.2 新建和保存Office 文档（6）n n为避免由于突然断电或其为避免由于突然断电或其它致命故障致使数据丢失，它致命故障致使数据丢失，可使用自动保存功能。方可使用自动保存功能。方法是：法是： 单击单击单击单击“ “工具工具工具工具” ”菜单中的菜单中的菜单中的菜单中的“ “选项选项选项选项” ”命令，出现命令，出现命令，出现命令，出现“ “选选选选项项项项” ”对话框。对话框。对话框。对话框。 单击该对话框中的单击该对话框中的单击该对话框中的单击该对话框中的“ “保保保保存存存存” ”选项卡（如图选项卡（如图选项卡（如图选项卡（如图3.43.4）。）。）
15、。）。 选定选定选定选定“ “自动保存时间间自动保存时间间自动保存时间间自动保存时间间隔隔隔隔” ”复选框并在其右侧的复选框并在其右侧的复选框并在其右侧的复选框并在其右侧的文本框中选择具体时间间文本框中选择具体时间间文本框中选择具体时间间文本框中选择具体时间间隔隔隔隔( (单击文本框右侧的上、单击文本框右侧的上、单击文本框右侧的上、单击文本框右侧的上、下小箭头就可改变数字下小箭头就可改变数字下小箭头就可改变数字下小箭头就可改变数字) ) ，本例选择的保存时间间隔本例选择的保存时间间隔本例选择的保存时间间隔本例选择的保存时间间隔为为为为1010分钟。分钟。分钟。分钟。图3.4 “保存”选项卡 3
16、.2.2 新建和保存Office 文档（7）启动word后更改Word缺省工作文件夹的操作步骤为：n n打开“工具”菜单中的“选项”命令，选择“文件位置”选项卡，如图3.5所示。图3.6 “修改位置”对话框图3.5 “文件位置”选项卡3.2.2 新建和保存Office 文档（8） 单击“文件类型”列表中的“文档”选项。 单击“修改”按钮，打开“修改位置”对话框（如图3.6）。图3.6 “修改位置”对话框3.2.2 新建和保存Office 文档（8） 若要选择将已有的文件夹作为缺省工作文件夹，在文件夹列表中定位并单击所需文件夹。若要创建一个新的文件夹并将其作为缺省工作文件夹，单击“新建文件夹”，
17、然后在“名称”框中键入新文件夹的名称。 选中要设置的文件夹后，单击“确定”按钮，回到“文件位置”选项卡。“文件类型”框中的“文档”位置已经为修改后的文件夹了，此时再单击“确定”按钮即可完成。 3.2.3 打开和关闭Office文档n1 .打开Office文档n2.关闭Office文档3.2.3 打开和关闭Office文档(2)n n打开打开Office文档文档 在Office中，最近操作的文档一般会保存在“文件”菜单中（默认为4个）。因此，如要打开最近操作过的文档，可直接单击“文件”菜单中的文档名称。否则，可单击常用工具栏中的“打开”按钮或选择“文件”菜单中的“打开”命令，然后通过“打开”对话
18、框选择要打开的文档，如图3.7所示。3.2.3 打开和关闭Office文档(3)n n 显然，用这种方法打开文档时，要知道文档的名字及所在的驱动器和文件夹。图3.7 “打开”对话框 3.2.3 打开和关闭Office文档(4) 在位于“打开”对话框中间区域的文件和文件夹列表中双击某个文档名称可打开该文档，若双击文件夹，则可打开该文件夹的下一级列表。通过单击“查找范围”下拉列表框，可以选择其它文件夹，如图3.8所示。图3.8 利用“查找范围” 下拉列表框选择文件夹3.2.3 打开和关闭Office文档(5)n n 通过单击“文件类型”下拉列表，可设置在“打开”对话框中列出的文件。此外，该对话框中
19、还提供了一些其它按钮，利用这些按钮可以快速切换到文档保存的位置、改变文档的列表方式，其按钮名称及其功能如表3.1所示。3.2.3 打开和关闭Office文档(6) 按按 钮钮 名名 称称 功功 能能 后后后后 退退退退返回到上一次打开的文件夹返回到上一次打开的文件夹返回到上一次打开的文件夹返回到上一次打开的文件夹向上一级向上一级向上一级向上一级打开活动文件夹的上一级文件夹打开活动文件夹的上一级文件夹打开活动文件夹的上一级文件夹打开活动文件夹的上一级文件夹搜索搜索搜索搜索WebWeb打开打开打开打开InternetInternet浏览器的浏览器的浏览器的浏览器的“ “搜索页搜索页搜索页搜索页”
20、” 删删删删 除除除除删除当前选中的文件或文件夹删除当前选中的文件或文件夹删除当前选中的文件或文件夹删除当前选中的文件或文件夹新建文件夹新建文件夹新建文件夹新建文件夹 建立一个新的文件夹建立一个新的文件夹建立一个新的文件夹建立一个新的文件夹 视视视视 图图图图从列表中选择文件的显示及排列方式从列表中选择文件的显示及排列方式从列表中选择文件的显示及排列方式从列表中选择文件的显示及排列方式 工工工工 具具具具从中选择管理文档的方式从中选择管理文档的方式从中选择管理文档的方式从中选择管理文档的方式表3.1 “打开”对话框中的按钮名称及功能3.2.3 打开和关闭Office文档(7)2. 关闭关闭Of
21、fice文档文档 有两种操作方法：n n(1) 选择“文件”菜单中的“关闭”命令。n n(2) 若是只打开一个文档，则直接点击菜单栏最右端的“关闭”按钮；若想同时关闭多个打开的文档，则连续单击标题栏最右端的“关闭”按钮。3.2.4 摘要信息的建立n n文档摘要包括标题、主题、作者、关键词与备注等内容。这些信息是日后查找文档的检索条件，创建文档后，最好填写相关项目。 操作方法：n n(1) 单击“文件”菜单中的“属性”命令。n n(2) 从文档属性对话框中选择“摘要”选项卡。3.2.5 打印预览 Office提供的“打印预览”命令可以在打印前预览正文分部、分页、页眉、页脚、页面设置等信息，可用于
22、节省打印校对工作，减少纸张浪费，提高打印效率。可以用打印预览工具按钮或“文件”菜单中的“打印预览”命令，实现此操作。 如下图3.3 MS Office通用的编辑操作通用的编辑操作n n3.3.1 复制、剪切数据复制、剪切数据n n3.3.2 撤消与恢复 n n3.3.3 查找和替换查找和替换n n3.3.4 拼写和语法检查器3.3.1 复制和剪切文本复制和剪切文本n n1. 利用剪贴板复制剪切数据n n2. 拖拉式编辑法3.3.1 复制和剪切文本复制和剪切文本1. 利用剪贴板复制剪切数据n n“剪贴板”是复制或剪切数据的最基本的工具。不管使用哪一个软件，都通过使用“编辑”菜单中的“复制”或“剪
23、切”命令，将数据存入剪贴板，再通过“粘贴”命令完成操作。n n如果要从“Office剪贴板”粘贴，先单击插入点，然后单击要粘贴的项目，将粘贴存储在“Office剪贴板”中的所选项目。3.3.1 复制和剪切文本（复制和剪切文本（2） 如果不选择如果不选择“ “OfficeOffice剪贴板剪贴板” ”，而单击，而单击“ “粘粘贴贴” ”按钮或按快按钮或按快捷键捷键Ctrl+VCtrl+V，则，则只粘贴最后一次只粘贴最后一次放入剪贴板中的放入剪贴板中的内容。内容。 如果要打开关闭如果要打开关闭的的“ “剪贴板剪贴板” ”任任务窗格，可单击务窗格，可单击“ “编辑编辑” ”菜单中菜单中的的“ “Of
24、ficeOffice剪贴剪贴板板” ”。Office剪 切 、复制、粘贴操作图图 3.9 利用剪贴板复制剪利用剪贴板复制剪切数据切数据3.3.1 复制和剪切文本（复制和剪切文本（3）2. 拖拉式编辑法拖拉式编辑法n n拖拉式编辑法的用途，其实也是剪切或复制数据，只不过不需要剪贴板。n n选中对象直接拖动，既为移动、按Ctrl键在拖动既为复制。3.3.2 撤消与恢复撤消与恢复 在编辑文档时，经常要改变文档中的在编辑文档时，经常要改变文档中的内容，若文本改变后发现内容，若文本改变后发现“今不如昔今不如昔”，则可用撤消功能把改变后的文本则可用撤消功能把改变后的文本恢复恢复为原为原来的形式。来的形式。
25、 如果又发现原来的内容是正确的，则可如果又发现原来的内容是正确的，则可以再恢复。以再恢复。Word支持多级支持多级撤消撤消和多级恢复。和多级恢复。 撤消误操作 在常用工具栏上，单击在常用工具栏上，单击“撤消撤消”按钮，按钮，可取消对文档的最后一次操作。多次单击可取消对文档的最后一次操作。多次单击“撤消撤消”按钮，依次从后向前取消多次操按钮，依次从后向前取消多次操作。单击作。单击“撤消撤消”按钮右边的下箭头，将按钮右边的下箭头，将显示最近执行的可撤消操作的列表，可选显示最近执行的可撤消操作的列表，可选定其中某次操作，一次性恢复此操作后的定其中某次操作，一次性恢复此操作后的所有操作。撤消某操作的同
26、时，也撤消了所有操作。撤消某操作的同时，也撤消了列表中所有位于它上面的操作。列表中所有位于它上面的操作。 恢复操作 单击单击“恢复恢复”右边的下箭头，也可一右边的下箭头，也可一次性恢复最后被取消的多次操作。如果不次性恢复最后被取消的多次操作。如果不能重复上一项操作，能重复上一项操作，“恢复恢复”命令将变为命令将变为“无法恢复无法恢复”。3.3.3 查找和替换查找和替换n如果文本内容很长，人工要查找其中的某如果文本内容很长，人工要查找其中的某个或某些相同字句是非常麻烦的，而且容个或某些相同字句是非常麻烦的，而且容易遗漏。使用易遗漏。使用Word却很容易实现，却很容易实现，Word可可以查找和替换
27、文字、格式、段落标记、分以查找和替换文字、格式、段落标记、分页符和其他项目，也可以使用通配符和代页符和其他项目，也可以使用通配符和代码来扩展搜索码来扩展搜索。n查找文本查找文本n替换文字替换文字n使用通配符搜索使用通配符搜索 3.3.3 查找和替换（查找和替换（2） 查找文本查找文本n n(1) (1) 单击单击“ “编辑编辑” ”菜单上的菜单上的“ “查找查找” ”命令，打开命令，打开“ “查找和替换查找和替换” ”对话框中的对话框中的“ “查找查找” ”选项卡。在选项卡。在“ “查找内容查找内容” ”框内键入要查找的文本，如框内键入要查找的文本，如图图3.103.10所所示。示。n n(2
28、) (2) 若要一次选中指定单词或词组的所有内容，若要一次选中指定单词或词组的所有内容，选中选中“ “突出显示所有在该范围找到的项目突出显示所有在该范围找到的项目” ”复选复选框，然后通过在框，然后通过在“ “突出显示所有在该范围找到的突出显示所有在该范围找到的项目项目” ”列表中单击来选择要在其中进行搜索的文列表中单击来选择要在其中进行搜索的文档部分。档部分。n n(3) (3) 单击单击“ “查找下一处查找下一处” ”或或“ “查找全部查找全部” ”继续。继续。按按EscEsc键可取消正在执行的搜索。键可取消正在执行的搜索。图3.10 查找与替换对话框3.3.3 查找和替换（查找和替换（3
29、） 替换文字替换文字替换文字替换文字n n(1) (1) 单击单击“ “编辑编辑” ”菜单中的菜单中的“ “替换替换” ”命令，打开命令，打开“ “查找和替换查找和替换” ”对话框中的对话框中的“ “替换替换” ”对话框（对话框（如如图图3.103.10）。）。n n(2) (2) 在在“ “查找内容查找内容” ”框内输入要搜索的文字，在框内输入要搜索的文字，在“ “替换为替换为” ”框内输入替换文字。框内输入替换文字。n n(3) (3) 单击单击“ “查找下一处查找下一处” ”、“ “替换替换” ”或者或者“ “全部全部替换替换” ”按钮继续。同样按按钮继续。同样按EscEsc键可取消正在
30、执行的键可取消正在执行的搜索。搜索。n n利用替换功能可以删除找到的文本。方法是在利用替换功能可以删除找到的文本。方法是在“ “替换为替换为” ”一栏中不输入任何内容，替换时会以空一栏中不输入任何内容，替换时会以空字符代替找到的文本，等于做了删除操作。字符代替找到的文本，等于做了删除操作。3.3.3 查找和替换（查找和替换（4） 使用通配符搜索使用通配符搜索n n可使用通配符简化文本或文档的搜索。例如，使可使用通配符简化文本或文档的搜索。例如，使用通配符用通配符“ “?”?”来查找任意单个字符来查找任意单个字符( (查找查找“ “cat”cat”和和“ “cut”cut”可搜索可搜索“ “c?
31、tc?t”) ”)。用星号。用星号“*”“*”通配符通配符搜索任意个字符搜索任意个字符( (使用使用“ “S*d”S*d”将找到将找到“ “sad”sad”和和“ “started”started”等单词等单词) )。n n(1) (1) 单击单击“ “编辑编辑” ”菜单中的菜单中的“ “查找查找” ”或或“ “替换替换” ”命令。命令。n n(2) (2) 果看不到果看不到“ “使用通配符使用通配符” ”复选框，单击复选框，单击“ “高高级级” ”按钮。按钮。n n(3) (3) 选中选中“ “使用通配符使用通配符” ”复选框，这时只查找与复选框，这时只查找与指定文本精确匹配的文本。指定文本
32、精确匹配的文本。n n执行的搜索执行的搜索3.3.3 查找和替换（查找和替换（5）n n(4) (4) 在在在在“ “查找内容查找内容查找内容查找内容” ”框中输入通配符，执行下列框中输入通配符，执行下列框中输入通配符，执行下列框中输入通配符，执行下列操作之一：操作之一：操作之一：操作之一：n n从列表中选择通配符，单击从列表中选择通配符，单击从列表中选择通配符，单击从列表中选择通配符，单击“ “特殊字符特殊字符特殊字符特殊字符” ”按钮，按钮，按钮，按钮，再单击所需通配符，在再单击所需通配符，在再单击所需通配符，在再单击所需通配符，在“ “查找内容查找内容查找内容查找内容” ”框内键入要框内
33、键入要框内键入要框内键入要查找的其他文字。查找的其他文字。查找的其他文字。查找的其他文字。n n在在在在“ “查找内容查找内容查找内容查找内容” ”框中直接键入通配符。框中直接键入通配符。框中直接键入通配符。框中直接键入通配符。n n如要查找被定义为通配符的字符如要查找被定义为通配符的字符如要查找被定义为通配符的字符如要查找被定义为通配符的字符“*”“*”和和和和“ “?”?”，在该字符前键入反斜杠在该字符前键入反斜杠在该字符前键入反斜杠在该字符前键入反斜杠“ “” ”，例如，要查找问，例如，要查找问，例如，要查找问，例如，要查找问号，可键入号，可键入号，可键入号，可键入“ “?”?”。n n
34、(5) (5) 如果要替换该项，在如果要替换该项，在如果要替换该项，在如果要替换该项，在“ “替换为替换为替换为替换为” ”框内键入替框内键入替框内键入替框内键入替换内容。换内容。换内容。换内容。n n(6) (6) 单击单击单击单击“ “查找下一处查找下一处查找下一处查找下一处” ”、“ “替换替换替换替换” ”或者或者或者或者“ “全部全部全部全部替换替换替换替换” ”按钮。按钮。按钮。按钮。3.3.4 拼写和语法检查器n n使用拼写和语法检查器可以检查出输入文本中的使用拼写和语法检查器可以检查出输入文本中的拼写和语法错误。拼写和语法错误。OfficeOffice提供了一个内部使用的语提供
35、了一个内部使用的语言词典，当输入的单词与词典中已有的单词不同言词典，当输入的单词与词典中已有的单词不同时，系统就会给输入的单词加一条红色的波浪形时，系统就会给输入的单词加一条红色的波浪形下划线，可以忽略、修改或把它添加到词典中。下划线，可以忽略、修改或把它添加到词典中。OfficeOffice中内置了多种语言词典，所以可以对不同的中内置了多种语言词典，所以可以对不同的语言进行拼写和语法检查，例如，可以检查英文、语言进行拼写和语法检查，例如，可以检查英文、中文等的拼写和语法错误。中文等的拼写和语法错误。n n1. 1. 输入文本时自动检查拼写错误输入文本时自动检查拼写错误输入文本时自动检查拼写错
36、误输入文本时自动检查拼写错误n n2. 2. 使用拼写和语法检查来检查文本错误使用拼写和语法检查来检查文本错误使用拼写和语法检查来检查文本错误使用拼写和语法检查来检查文本错误3.3.4 拼写和语法检查器（2） 输入文本时自动检查拼写错误输入文本时自动检查拼写错误n n输入文本时出现带红色波浪形下划线的单输入文本时出现带红色波浪形下划线的单词时，可用鼠标右击该单词，其快捷菜单词时，可用鼠标右击该单词，其快捷菜单如如图图3.11所示。下面介绍该菜单上各项的作所示。下面介绍该菜单上各项的作用。用。n n(1) 建议的替用单词，在快捷菜单顶部的几建议的替用单词，在快捷菜单顶部的几行单词为系统建议采用的
37、一些单词，可根行单词为系统建议采用的一些单词，可根据当前文本的意思和语法要求选择其中一据当前文本的意思和语法要求选择其中一个来代替带波浪线的单词。个来代替带波浪线的单词。n n(2) 全部忽略，若该菜单顶部列出的单词都全部忽略，若该菜单顶部列出的单词都不能用，而且带波浪线单词无需修改，则不能用，而且带波浪线单词无需修改，则单击本命令，此后再检查到这类单词，系单击本命令，此后再检查到这类单词，系统不再为它添加波浪线。统不再为它添加波浪线。n n(3) 添加到词典，若带波浪线的单词是正确添加到词典，若带波浪线的单词是正确的，则单击本命令把它添加到词典中，这的，则单击本命令把它添加到词典中，这样，以
38、后再碰到这类单词，系统就不再给样，以后再碰到这类单词，系统就不再给出错误提示。出错误提示。n n(4) 自动更正，带波浪线单词正确且想把它自动更正，带波浪线单词正确且想把它添加到自动更正词条库中时，使用该命令。添加到自动更正词条库中时，使用该命令。3.3.4 拼写和语法检查器（3）n n(5) 语言，本项用于选择当前所用语言，例语言，本项用于选择当前所用语言，例如，可选定中文或英文如，可选定中文或英文(美美)等单击本命令。等单击本命令。图3.11 检查拼写 图3.12 “拼写和语法”对话框 图3.13 话框错误快捷菜单n n(6) 拼写，单击本命令会出现拼写，单击本命令会出现“拼写拼写”对话对
39、话框框(该对话框的用法在稍后详细介绍该对话框的用法在稍后详细介绍)。 输入文本时出现红色波浪线的为单词拼写输入文本时出现红色波浪线的为单词拼写错误，出现绿色波浪的为语法错误。若想错误，出现绿色波浪的为语法错误。若想在输入上述错误单词或句子时不出现波浪在输入上述错误单词或句子时不出现波浪线，则在图线，则在图3.13中不要选定中不要选定“键入时检查拼键入时检查拼写写”和和“键入时检查语法键入时检查语法”项。项。3.3.4 拼写和语法检查器（4） 使用拼写和语法检查来检查文本错误使用拼写和语法检查来检查文本错误n n有时为了集中精力来输入文本，不想让系有时为了集中精力来输入文本，不想让系统自动标出出
40、错标记。在输入完全部文本统自动标出出错标记。在输入完全部文本之后进行统一的拼写和语法检查，为此需之后进行统一的拼写和语法检查，为此需按下述操作：按下述操作：n n(1) 单击单击“工具工具”菜单上的菜单上的“选项选项”命令，命令，出现其对话框，单击出现其对话框，单击“拼写和语法拼写和语法”选项选项卡，出现如图卡，出现如图3.13 所示的选项。所示的选项。n n(2) 若想暂时关闭系统的自动检查错误功能，若想暂时关闭系统的自动检查错误功能，则选定图则选定图3.13中的中的“隐藏文档中的拼写错误隐藏文档中的拼写错误”和和“隐蔽文档中的语法错误隐蔽文档中的语法错误”项，也可项，也可以根据需要确定是否
41、选定其他选项。以根据需要确定是否选定其他选项。n n(3) 单击单击“确定确定”按钮，关闭该对话框，此按钮，关闭该对话框，此后即输入错误单词，也不会出现错误提示。后即输入错误单词，也不会出现错误提示。n n(4) 在输入完文本之后，若想进行拼写和语在输入完文本之后，若想进行拼写和语法检查，则可单击常用工具栏上的法检查，则可单击常用工具栏上的“拼写拼写和语法和语法”按钮或单击按钮或单击“工具工具”菜单上的菜单上的“拼写和语法拼写和语法”命令命令n n(5) 出现如图3.12所示的“拼写和语法”对话框，其上的一些选项的作用如下。n n忽略次 忽略第个反白显示的带波浪形下划线的单词并继续检查。n n
42、添加到词典 把反白显示的单词添加到词典中，这样在以后的拼写检查中就不会把它作为错误处理。n n更改 用“建议”列表框中选定的单词替换反白显示的单词。n n全部更改 用“建议”列表框中选定单词代替反白显示单词出现的所有地方。n n自动更正 把反白显示单词添加到自动更正词条库中，以后不把它当做错误处理。n n检查语法 选定本复选项，系统会同时检查语法错误。n n选项 单击本按钮会出现类似于图3.13所示的拼写和语法选项n n撤消 用于撤消最近进行的操作。n n词典语言 在此下拉列表中可选择不同语言的词典。输入文本时出现红色波浪线的为单词拼写错误，出现绿色波浪的为语法错误。若想在输入上述错误单词或句子时不出现波浪线，就不要选定“键入时检查拼写”和“键入时检查语法”项。习 题n n3.1 什么是工具栏什么是工具栏?如何显示或隐藏窗口中的如何显示或隐藏窗口中的工具栏？工具栏？3.2 如何将一个文档中的指定内容复制到该如何将一个文档中的指定内容复制到该文档的另一位置？文档的另一位置？3.3 在在Word文档中经常会出现波浪形下划线，文档中经常会出现波浪形下划线，它表示什么含义？它表示什么含义？3.4 在在Word文档中将整个文档中的指定字符文档中将整个文档中的指定字符用另外的字符替代，应如何操作？用另外的字符替代，应如何操作？
