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1、 办公用品领用管理制度 The final edition was revised on December 14th, 2020. 公司办公用品领用管理制度 办公用品领用管理规定 办公用品作为企业的必须开支,在公司的运营费用中占用一定的比例。加强和规范对办公用品的采购、发放、领用、回收等环节的管理规定,可以达到使公司压缩开支,树立形象,强化管理的目的。 办公用品虽小,但积少成多,因此办公用品的发放必须有严格的制度规定保障,一般情况下办公用品的领用可按照以下流程进行。 办公用品领用管理注意事项 办公用品的领用、更换要依照办公用品使用期限一览表,办公用品更换按要求处理,特殊情况要有书面报告。 根据
2、工作需要情况,确定各岗位办公用品配备规格一览表,作为办公用品发放的依据。 员工离开本单位,应退回领用的办公用品。 办公用品申领使用管理方式 行政部门不但要负责办公用品的收发,还要负责申请、采购,如此琐碎、繁杂,要做好就得要理清各环节之运作,并作好计划、预算工作。并且,此类工作的管理还要视企业规模大小而制定不同的管理方法。 对于小型企业来说: 行政人员应将一些使用频率较高,如圆珠笔、纸巾等,稍作一些保存,占的地方不大,用一个柜子就可以。 文具领用可采用以旧换新的方式,不过更改前,各部门(单位)还得 填写申领单,经公司主管签字后,加以统计,叫供应商送来后,便可发放。 对于可缴交的用品,如钉书机、打
3、孔机等用品,人员离职后可收回,发给下一任同事使用。 对于大中型企业则不同,因为人多、部门多,上述作法应付不了需求,还会遭到不少同事埋怨,可行的方法是: 行政部根据各部门的工作需要,为公司各部门做好办公用品领用预算,可以根据往年的用量及费用,作出年度计划及预算,这种预算作业通常在年终进行。 员工领用办公用品需经过部门经理及行政经理的核实审批,到行政部填写办公用品领用情况登记表。 设立办公用品保管室,依公司大小,用品多少设保管员 1 名或 2 名,保管员既要做好收发工作,还要根据业务需要做好账本登记,定期对文具进行盘点。行政部可以安排公司的前台人员或保洁员担当办公用品的保管员。 采购人员应选择好供
4、应商,并控制好价格及品质。 行政人员应拟订好办公用品收发一览表,使办公用品在收发过程中有条有序。 办公用品管理办法 一目的 为规范公司办公用品管理,使之即满足员工工作需要又杜绝铺张浪费,特制定本办法。 二适用范围 公司内所有部门及分公司办公用品的采购、领用及报废等管理。 三办公用品请购 各部门应于每月 25 日至 30 日根据工作需要编制下月的办公用品需求计划,由部门主管填写办公用品采购申请单交行政人力资源部。 行政人力资源部统一汇总、整理各部门的采购申请,并经核查库存状况后填写办公用品采购计划表,呈报总经理审核同意后实施采购任务。 各部门若需采购临时急需的办公用品,由部门主管填写办公用品采购
5、申请单,并在备注栏内注明急需采购的原因,报总经理批准后由行政人力资源部负责实施采购任务。 四办公用品采购 为有效完成采购任务,原则上由行政人力资源部统一负责实施采购任务。 对专业性办公用品的采购,由所需部门协助行政人力资源部共同进行采购。 临时急需办公用品可经行政人力资源部同意后由使用部门自行采购。 对单价大于 500 元以上办公用品的采购,应先进行询价、比价、议价,并将最终议定价格呈报总经理同意后,方可实施采购任务。 五办公用品入库 办公用品入库前须进行验收,对于符合规定要求的,由行政人力资源部办公用品管理人员登记入库;对不符合要求的,由采购人员负责办理调换或退货手续。 办公用品采购发票应由
6、行政人力资源部办公用品管理人员签字确认入库后,方可报销。 六办公用品领用 员工领用办公办公用品应填写办公用品领用登记表。 员工领用单价在人民币 100 元以上的办公用品,须经部门主管核准同意。 七办公用品使用 严禁员工将办公用品带出公司挪作私用。 员工离职时应依办公用品领用登记表所领办公用品一并退回(消耗品除外)。 凡属各部门或部门内员工共用的办公用品应指定专人负责保管。 公司员工应本着节约的原则使用办公用品。 办公用品若被人为损坏,应由责任人照价赔偿。 八办公用品报废 非消耗性办公用品因使用时间过长需要报废注销时,使用人应提出办公用品报废申请,经部门主管审核,并报总经理同意后,到行政人力资源
7、部办理报废注销手续。 书写工具 签字笔 钢笔/墨水 铅笔/橡皮 圆珠笔 白板笔 电话笔 荧光/记号笔 油漆/胶片笔 文件存储 文件夹/册 文件袋/套 票据夹 报告夹 档案盒 写字板/板夹 名片册/夹 文件盘/杂志架 风琴包 纸、本 复印纸 报事贴 分类索引 传真纸 打印纸 硬皮/软皮本 万用手册 螺旋/胶装本 照片打印纸 桌上用品 涂改液 笔筒/量尺 胶带/胶带座 胶水/胶棒 图钉/图针 钉书器/机 计算器 夹子/切纸刀 起钉/打孔机 办公耗材 佳能墨盒 惠普硒鼓 墨粉 惠普墨盒 佳能硒鼓 光盘/软盘 爱普生墨盒 爱普生硒鼓 鼠标/U 盘 办公用品相关 办公用品管理办法 办公用品管理制度 办公
8、用品领用表 办公用品领用规定 办公用品采购办法 办公用品批发 办公用品报价 办公用品管理制度 一办公用品管理总则 1. 为保证办公用品的有效使用和妥善保管,特制定本规定。 2. 本规定中的办公用品包括: 公司给员工个人配置的通讯工具(手机、BP 机)、办公桌椅、电话机和员工日常工作所需的办公文具。 公司给部门配置的文件柜、传真机、打印机、扫描仪等。 公司公用的办公设备,如公共区域的传真机、打印机、复印机等。 公司为部门购置的书籍、杂志和报刊。 二个人办公用品的管理 公司行政须在新员工到岗之前为其配置一套桌椅及一套办公用品。 公司员工领用办公用品须至行政部填写“办公用品领用登记”。 公司员工应当
9、自觉爱护公司财产;节约使用办公用品。 三部门办公用品的管理 1. 除办公文具以外的所有办公用品皆以部门为最小申请单位。 2. 部门申请购买办公用品的程序: 部门经理填写办公用品申请表; 交于公司行政部(分公司则交于分公司行政,由其统一传真至上海行政部); 上海行政部查对库存或根据业务发展需要统一核准,上报董事长; 董事长签核; 上海行政部将申请结果及购买方式或地点反馈给各部门经理(分公司则反馈给分公司行政)。 部门办公用品领用之后,由部门经理分发办公用品给指定使用人,如使用人更改,则部门经理须至行政部变更记录。 四公共办公用品的管理 公司公共办公用品由行政部统一管理和维护。 公司所有员工应当爱
10、护公共办公用品,打印、复印避免浪费。对于公司内部文件资料,提倡使用二手纸。 员工在使用公共办公用品时,如发现机器故障应及时向行政部或公司网管报修。 办公用品采购办法 为进一步加强办公用品采购管理,规范办公经费的支出行为,保证办公经费有效使用和节约,特制定本办法。 一、适用范围 全单位日常办公所需的、办公用品目录规定范围内的各种文具、物品等低值易耗材料及器具,均纳入定点采供范围。 二、职责分配 采供部负责组织招标、评标确定我单位办公用品定点采购供应商(以下简称供应商);督促供应商在我单位办公用品供应中履行合同;提供办公用品目录;受理各部门办公用品领用单备案;定期向供应商统一结算办公用品费用;组织
11、大批量办公用品采购。 财务部负责向供应商统一支付办公用品费用,并分户扣减各部门相应的办公经费。 各部门填写并由部门领导核批本部门办公用品领用单相应栏目;向指定供应商提取并验收所需办公用品。 供应商按合同要求保证办公用品供应,按办公用品领用单供应办公用品,并填写相应栏目。 纪检部负责参与、监督确定供应商的招标、评标工作;监督办公用品供应工作。 三、运作规程 每月需用的打印纸、复印用纸、墨盒、墨粉、墨水等通用物资的型号规格、数量,由各需用部门于前一月第4 周前报采供部汇总,由采供部按办公用品采购规程组织采购,并分发相关部门。其余办公用品采购按 (2-8)施行。 采供部牵头组建有相关单位领导和采供部、财务部、纪检部等部门派员参加的供应商招标评标小组。