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1、第二讲 Word 文档格式的编辑、文档模板与样式的使用 邵东县黑田铺中学 计算机专业教师兼校园局域网维护管理技术员 唐良才 1.字体和段落格式设置 (1)字符格式 设置字符格式的方法: 通过“开始”选项卡中“字体”功能区的快捷按钮。 通过单击“字体”功能区右下角的按钮(对话框启动器),在弹出的“字体”对话框中设置字体。 通过选中需要设置字体的内容, 右击选中处, 在弹出快捷菜单中选择 “字体” 命令,即弹出“字体”对话框。 通过选中需要设置字体的内容, 系统会自动弹出字体设置的浮动工具栏进行格式的设置。 若使用对话框设置字体,那么在“字体”对话框中有“字体”和“高级”两个选项卡,在“字体”选项
2、卡中可设置字体、字形、字号、颜色,是否加下划线、着重号和效果 等。在“高级”选项卡中可以设置字符间距等。 (2)段落格式 段落是文档的基本组成单位。段落可由任意数量的文字、图形、对象(如公式、图表) 及其他内容所构成。每次按下 Enter 键时,就插入一个段落标记,表示一个段落的结束。 段落标记的作用是存放整个段落的格式。 如果删除了一个段落标记, 这个段落就会与下个段落合并,下一个段落格式也会消失,取而代之的是上一个段落的格式。 段落格式设置包括设置段落对齐方式、左右缩进、段落与段落的间距以及段落中各行 的间距等。当需对段落进行格式设置时,首先要选中该段落,或是部分段落,才可开始对此段落进行
3、格式设置。 设置段落格式的方法: 通过“开始”选项卡中“段落”功能区的快捷按钮。 通过单击“段落”功能区右下角的按钮(对话框启动器),在弹出的“段落”对话框中选择“缩进和间距”选项卡,然后在该对话框中设置段落。 通过选中需要设置格式的段落, 右击选中处, 在弹出快捷菜单中选择 “段落” 命令,即弹出“段落”对话框。 通过标尺来设置段落格式: 左端上沿的尖滑块调整文档段落的“首行缩进” 。 左端下沿的尖滑块调整文档段落的“悬挂缩进” 。 左端下沿的方滑块调整文档段落的“左缩进” 。 右端下沿的尖滑块调整文档段落的“右缩进” 。 在段落对话框中可以设置常见的左对齐、居中、右对齐、两端对齐、分散对齐
4、,还可以设置左缩进、右缩进、首行缩进、悬挂缩进、行间距等。 上述字体和段落格式的设置,还可以通过“格式刷”将格式应用到所选文字或段落中。先选中文字或是段落,单击“开始”/“剪贴板”功能区中的“格式刷”按钮,鼠标就变成了一个小刷子的形状,用这把刷子“刷”过的文字或段落的格式就变成和选中的文字或段落一样了。单击“格式刷”按钮只能刷一次,若想多刷几次,需要双击“格式刷”按钮,这样可以刷多次,不想再刷时,需要再单击“格式刷”按钮,以便退出格式刷功能。 (3) 首字下沉 选中需要首字下沉的段落,或是将插入点停在该段落,在“插入”选项卡中单击“文本”功能区的“首字下沉” 按钮,在下拉菜单中选定“首字下沉选
5、项”项,在弹出的“首字下沉”对话框,根据需要单击不同的下沉形式并指定下沉的字体、字号后,单击“确定”按钮即可。 (4) 分栏排版 选定要分栏的内容,在“页面布局”选项卡中单击“页面设置”功能区的“分栏”按钮,在下拉菜单中选定“更多分栏.”项,在弹出的“分栏”对话框,根据需要选定栏数、栏宽、栏间距、分隔线及应用范围(所选文字或整篇文档)等选项后单击“确定” 按钮即可。 2.项目符号和编号 在段落前添加项目符号和编号可以使内容醒目。 选定要编号或添加项目符号的段落,在“开始”选项卡中的“段落”功能区中单击“项目符号”项、 “编号”项或“多级列表”项,即可为选定的段落设置“项目符号” 、 “编号”
6、或“多级列表” 。 设置了 “项目符号” 、 “编号”或“多级列表”的文档,在按下回车键后会自动产生顺序的“编号” 、 “多级列表”或“项目符号” ,再按下回车键则取消该设置。 3.边框、底纹、页眉和页脚的添加 (1)边框和底纹 选定要附加边框的文字或段落, 在 “页面布局” 选项卡中单击 “页面背景” 功能区的 “页面边框”项,弹出“边框和底纹”对话框。 选定要附加边框的文字或段落,选择“开始”/“段落”/“下框线”下拉列表,在其中选择“边框和底纹”命令,弹出“边框和底纹”对话框。 在弹出的“边框和底纹”对话框中 “边框”选项卡可为选定的段落或文字添加边框。 “底纹”选项卡可为选定的段落或文
7、字添加底纹。 “页面边框”选项卡可以为所选节或全部文档添加页面边框。 (2)页眉和页脚的添加 页眉和页脚分别是打印在一页顶部或底部的注释性文字或图形。 创建页眉和页脚:单击“插入”选项卡按钮,在“页眉和页脚”功能区单击“页眉” 按钮,在下拉菜单中选择需要的页眉样式并单击,功能区将会出现“页眉和页脚工具”的 “设计”选项卡,此时,文档编辑区内容变灰显示,光标自动定位在页眉区内,等待输入文字或图形内容。 编辑页眉和页脚:直接在页眉和页脚区输入内容,如文档标题等,还可以插入当前文档页码和日期等。在正文区双击鼠标或单击“关闭页眉和页脚”按钮,可以关闭页眉和页脚编辑状态。 设置页码 单击“插入”选项卡按
8、钮,在“页眉和页脚”功能区单击“页码”按钮,在下拉菜单中选择“设置页码格式” ,弹出的“页码格式”对话框。在对话框中设置页码编号格式和页码编号。在“页眉和页脚”功能区再次单击“页码”按钮,在下拉菜单中选择页码在页面中的位置,则页码就会按设定的要求添加到文档的每一页中。 删除页眉和页脚内容: 双击页眉或页脚区域, 即可在页面的顶部和底部打开页眉和页脚编辑区,选择内容,按 Del 键删除即可。 4.样式的建立与使用 所谓样式, 就是系统或用户定义并保存的一系列排版格式, 包括字体、 段落的对齐方式、制表位和边距等。 使用样式不仅可以轻松快捷地编排具有统一格式的段落, 而且可以使文档格式严格保持一致。Word 预定义了部分标准样式,如果用户有特殊要求,也可以根据自己的需要修改标准样式或重新定制样式。 5.模板的概念 模板是 Word 中采用 dotx 为扩展名的特殊文档, 它由多个特定的样式组合而成, 能为用户提供一种预先设置好的最终文档外观框架, 也允许用户加入自己的信息。 新建一个文档时,用户可选择系统提供的模板建立文档。用户也可自建新的模板。