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1、用友财务软件实用教程用友财务软件实用教程用友财务软件实用教程用友财务软件实用教程 用友用友ERP861版版 第第第第4 4章章章章 总账管理总账管理总账管理总账管理 分类信息 新闻【学习目标学习目标】 掌握总账管理中系统初始化、日常业务处理掌握总账管理中系统初始化、日常业务处理和期末业务处理的内容、工作原理和应用方法。和期末业务处理的内容、工作原理和应用方法。 了解总账系统与其他子系统之间的关系、总了解总账系统与其他子系统之间的关系、总账管理中错误凭证的修改方法、银行对账的方账管理中错误凭证的修改方法、银行对账的方法和各种账表资料的作用和查询方法。法和各种账表资料的作用和查询方法。第第4章章
2、总账管理总账管理分类信息 新闻4.1 总账系统概述总账系统概述4.2 系统初始化系统初始化 4.3 日常业务处理日常业务处理 4.4 会计账簿会计账簿 4.5 出纳业务出纳业务 4.6 期末业务处理期末业务处理 分类信息 新闻第第第第4 4章章章章 总账管理总账管理总账管理总账管理4.1 总账系统概述总账系统概述 4.1.1 总账系统的主要功能总账系统的主要功能 分类信息 新闻第第第第4 4章章章章 总账管理总账管理总账管理总账管理4.1.2 总账管理与其他子系统的关系总账管理与其他子系统的关系 总账系统是财务管理系统的一个基本的子系统，总账系统是财务管理系统的一个基本的子系统，既可独立运行，
3、也可同其他系统协同运转。总账系统既可独立运行，也可同其他系统协同运转。总账系统概括地反映企业供产销等全部经济业务的综合信息，概括地反映企业供产销等全部经济业务的综合信息，在财务管理系统中处于中枢地位。在财务管理系统中处于中枢地位。 分类信息 新闻工资管理工资管理4.2 系统初始化系统初始化第第4章章 总账管理总账管理【做中学做中学】任务任务1 1：启动总账系统 4.2.1 设置系统参数设置系统参数 分类信息 新闻工资管理工资管理4.2 系统初始化系统初始化第第4章章 总账管理总账管理【做中学做中学】任务任务2 2：设置总账系统参数 4.2.1 设置系统参数设置系统参数 分类信息 新闻工资管理工
4、资管理第第4章章 总账管理总账管理4.2.2 录入期初余额录入期初余额 【做中学做中学】任务任务3 3：录入基本科目余额 分类信息 新闻工资管理工资管理【知识要点知识要点】 录入期初余额时应注意：录入期初余额时应注意：1.如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，而且必须先录入本币余额，再录入数量外币余额。2.非末级会计科目余额不用录入，系统将根据其下级明细科目自动汇总计算填入。3.出现红字余额用负号输入。4.修改余额时，直接输入正确数据即可。5.凭证记账后期初余额变为浏览只读状态，不能再修改。 第第4章章 总账管理总账管理分类信息 新闻工资管理工资管理第第4章章 总账管理总账管理
5、4.2.2 录入期初余额录入期初余额 【做中学做中学】任务任务4 4：录入个人往来科目余额 分类信息 新闻工资管理工资管理【知识要点知识要点】 录入个人往来期初余额时应注意：录入个人往来期初余额时应注意：1.只要求录入最末级科目的余额和累计发生数，上级科目的余额和累计发生数由系统自动计算。2.借贷方累计发生额直接录入，期初余额在辅助项中录入。3.如果某科目涉及部门辅助核算，则必须按辅助项录入期初余额。具体操作步骤参照个人往来科目期初余额的录入。 第第4章章 总账管理总账管理分类信息 新闻工资管理工资管理第第4章章 总账管理总账管理4.2.2 录入期初余额录入期初余额 【做中学做中学】任务任务5
6、 5：录入单位往来科目余额 分类信息 新闻工资管理工资管理第第4章章 总账管理总账管理4.2.2 录入期初余额录入期初余额 【做中学做中学】任务任务6 6：调整余额方向 分类信息 新闻工资管理工资管理【知识要点知识要点】 调整余额方向时应注意：调整余额方向时应注意：1.总账科目与其下级明细科目的余额方向必须一致。2.余额的方向应以科目属性或类型为准，不以当前余额方向为准。 第第4章章 总账管理总账管理分类信息 新闻工资管理工资管理第第4章章 总账管理总账管理4.2.2 录入期初余额录入期初余额 【做中学做中学】任务任务7 7：斯 初余额试算平衡 分类信息 新闻工资管理工资管理【知识要点知识要点
7、】 试算平衡时应注意：试算平衡时应注意：1.期初余额试算不平衡，可以填制凭证但不能记账。2.已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”的功能。3.此时已将已经完成系统初始化的账套进行了备份，教师和学生均可以引入光盘中的账套进行下一步内容的学习和演练。 第第4章章 总账管理总账管理分类信息 新闻工资管理工资管理4.3 日常业务处理日常业务处理第第4章章 总账管理总账管理4.3.1 填制凭证填制凭证 【做中学做中学】任务任务8 8、任务任务9、任务、任务10 ：增加记账凭证 分类信息 新闻工资管理工资管理【知识要点知识要点】 增加记账凭证时应注意：增加记账凭证时应注意：1.
8、凭证类别为初始设置时已定义的凭证类别代码或名称。2.采用自动编号时，计算机自动按月按类别连续进行编号。3.采用序时控制时，凭证日期应大于或等于启用日期，但不能超过计算机系统日期。4. 在“附单据数”处可以按Enter键通过，也可以输入单据数量。5.凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号均不能修改。 第第4章章 总账管理总账管理分类信息 新闻工资管理工资管理4.3 日常业务处理日常业务处理第第4章章 总账管理总账管理4.3.1 填制凭证填制凭证 【做中学做中学】任务任务11 ：修改记账凭证 分类信息 新闻工资管理工资管理4.3 日常业务处理日常业务处理第第4章章 总账管理总账管理4.3.1 填制凭证
9、填制凭证 【做中学做中学】任务任务12 ：删除记账凭证 分类信息 新闻工资管理工资管理【知识要点知识要点】 删除记账凭证时应注意：删除记账凭证时应注意：1.作废凭证仍保留凭证内容及编号，只显示“作废”字样。2.作废凭证不能修改，不能审核。3.在记账时，已作废的凭证将参与记账，否则月末无法结账，但系统不对作废凭证进行数据处理，即相当于一张空凭证。4.账簿查询时，找不到作废凭证的数据。5.若当前凭证已作废，可单击“制单”菜单中的“作废/恢复”选项，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。6.如果不想保留作废凭证时，可以通过“整理凭证”功能，将其彻底删除，并对该作废凭证之后的未记账凭证重新编号。第
10、第4章章 总账管理总账管理分类信息 新闻工资管理工资管理4.3 日常业务处理日常业务处理第第4章章 总账管理总账管理4.3.1 填制凭证填制凭证 【做中学做中学】任务任务13 ：查询记账凭证 分类信息 新闻工资管理工资管理【知识要点知识要点】 查询记账凭证时注意：查询记账凭证时注意：1.在“填制凭证”窗口中，单击“查看”菜单中的选项可以查看到当前科目最新余额、外部系统制单信息、联查明细账及查找分单等。2.如果凭证尚未记账，则可以直接在填制凭证功能中查看。第第4章章 总账管理总账管理分类信息 新闻工资管理工资管理4.3 基础档案基础档案第第4章章 总账管理总账管理4.3.2 出纳信主管签字出纳信
11、主管签字 【做中学做中学】任务任务14 ：出纳签字 分类信息 新闻工资管理工资管理【知识要点知识要点】 出纳签字时注意：出纳签字时注意：1.企业可根据实际需要在“选项”设置中选择或取消“出纳凭证必须经由出纳签字”的设置。2.出纳签字可填补结算方式和票号。3.凭证一经签字，就不能被修改、删除，只有取消签字后才可以修改或删除。4.取消签字只能由出纳人自己进行。 第第4章章 总账管理总账管理分类信息 新闻工资管理工资管理4.3 基础档案基础档案第第4章章 总账管理总账管理4.3.3 审核凭证审核凭证 【做中学做中学】任务任务15 ：审核凭证 分类信息 新闻工资管理工资管理【知识要点知识要点】 审核凭
12、证时注意：审核凭证时注意：1.在确认一批凭证无错误时可以单击“审核”菜单中的“成批审核凭证”，完成成批审核的操作。2.作废凭证不能被审核，也不能被标错。3.审核人和制单人不能是同一个人。4.凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消审核签字后才能进行修改或删除。5.已标错的凭证不能被审核，需先取消标错后才能审核。 第第4章章 总账管理总账管理分类信息 新闻工资管理工资管理4.3 基础档案基础档案第第4章章 总账管理总账管理4.3.4 记账记账 【做中学做中学】任务任务16 ：记账 分类信息 新闻工资管理工资管理【知识要点知识要点】 记账时注意：记账时注意：1.记账范围可输入数字、“”和“，”。2
13、.第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。3.上月未结账，本月不能记账。4.作废凭证不需审核可直接记账。5.在记账过程中，如果发现某一步设置错误，可单击“上一步”按钮返回后进行修改。如果不想再继续记账，可单击“取消”按钮，取消本次记账工作。6.在记账过程中，不得中断退出。 第第4章章 总账管理总账管理分类信息 新闻工资管理工资管理4.3 基础档案基础档案第第4章章 总账管理总账管理4.3.4 记账记账 【做中学做中学】任务任务17：取消记账 分类信息 新闻工资管理工资管理【知识要点知识要点】 取消记账时注意：取消记账时注意：1.只有账套主管才有权限进行恢复到记账前状态的操作。2.对于已结
14、账的月份，不能恢复记账前状态。3.如果再按CTRL+H键，隐藏恢复记账前状态功能。 第第4章章 总账管理总账管理分类信息 新闻工资管理工资管理4.4 会计账簿会计账簿第第4章章 总账管理总账管理4.4.1 总账总账 【做中学做中学】任务任务18：查询总账余额 分类信息 新闻工资管理工资管理【知识要点知识要点】 查询总账时应注意：查询总账时应注意：1.科目范围为空时，系统认为查询所有科目。2.如果需查询一至三级科目，可选择级次范围“1-3”，3.如果需查询所有末级科目，则应选中“末级科目”复选框。4. 如果需查看明细账还可以在“总账查询”窗口中单击“明细”按钮。5.如果需查询包含未记账凭证的总账
15、，则应选中“包含未记账凭证”复选框。 第第4章章 总账管理总账管理分类信息 新闻工资管理工资管理4.4 会计账簿会计账簿第第4章章 总账管理总账管理4.4.2 余额表余额表 【做中学做中学】任务任务19：查询余额表 分类信息 新闻工资管理工资管理4.4 会计账簿会计账簿第第4章章 总账管理总账管理4.4.3 明细账明细账 【做中学做中学】任务任务20：查询明细账 分类信息 新闻工资管理工资管理4.4 会计账簿会计账簿第第4章章 总账管理总账管理4.4.4 多栏账多栏账 【做中学做中学】任务任务21：查询多栏账 分类信息 新闻工资管理工资管理4.4 会计账簿会计账簿第第4章章 总账管理总账管理4
16、.4.5 个人往来账个人往来账 【做中学做中学】任务任务22：查询个人往来账 分类信息 新闻工资管理工资管理4.4 会计账簿会计账簿第第4章章 总账管理总账管理4.4.5 部门账部门账 【做中学做中学】任务任务23：查询部门账 分类信息 新闻工资管理工资管理4. 5 出纳业务出纳业务第第4章章 总账管理总账管理4.5.1 查询日记账查询日记账 【做中学做中学】任务任务24：查询银行存款日记账 分类信息 新闻工资管理工资管理【知识要点知识要点】 查询日记账时应注意：查询日记账时应注意：1.在“银行日记账”中，如果本月尚未结账，显示“当前合计”、“当前累计”；如果本月已经结账，则显示“本月合计”、
17、“本年累计”。2.查询日记账时还可以用鼠标双击某行或按“凭证”按钮，查看相应的凭证，按“总账”按钮可以查看此科目的三栏式总账。3.现金日记账的查询与银行存款日记账的查询操作基本相同。 第第4章章 总账管理总账管理分类信息 新闻工资管理工资管理4. 5 出纳业务出纳业务第第4章章 总账管理总账管理4.5.1 查询日记账查询日记账 【做中学做中学】任务任务25：查询资金日报表 分类信息 新闻工资管理工资管理4. 5 出纳业务出纳业务第第4章章 总账管理总账管理4.5.2 支票登记簿支票登记簿 登记支票登记簿时应注意：登记支票登记簿时应注意：1.领用日期和支票号必须输入，其它内容可以不输入。2.报销
18、日期不能在领用日期之前。3.已报销的支票可以成批删除。【知识要点知识要点】分类信息 新闻工资管理工资管理4. 5 出纳业务出纳业务第第4章章 总账管理总账管理4.5.3 银行对账银行对账 【做中学做中学】任务任务26：录入银行对账期初余额 分类信息 新闻工资管理工资管理【知识要点知识要点】 录入银行对账期初时应注意：录入银行对账期初时应注意： 在录入完单位日记账、银行对账单期初未达账项后，请不要随意调整启用日期，尤其是向前调，这样可能会造成启用日期后的期初数不能再参与对账。 第第4章章 总账管理总账管理分类信息 新闻工资管理工资管理4. 5 出纳业务出纳业务第第4章章 总账管理总账管理4.5.
19、3 银行对账银行对账 【做中学做中学】任务任务27：录入银行对账单 分类信息 新闻工资管理工资管理【知识要点知识要点】 录入银行对账单时应注意：录入银行对账单时应注意：1.输入每笔经济业务的金额后，单击Enter键后，系统自动计算出该日的银行存款余额。2.若企业在多家银行开户，对账单应与其对应账号所对应的银行存款下的末级科目一致。 第第4章章 总账管理总账管理分类信息 新闻工资管理工资管理4. 5 出纳业务出纳业务第第4章章 总账管理总账管理4.5.3 银行对账银行对账 【做中学做中学】任务任务28：银行对账 分类信息 新闻工资管理工资管理【知识要点知识要点】 银行对账时应注意：银行对账时应注
20、意：1.对账条件中的方向、金额相同是必选条件。2.对账截止日期可输可不输。3.对于已达账项，系统自动在银行存款日记账和银行对账单双方的“两清”栏打上圆圈标志，其所在行背景色变为绿色。第第4章章 总账管理总账管理分类信息 新闻工资管理工资管理4. 5 出纳业务出纳业务第第4章章 总账管理总账管理4.5.3 银行对账银行对账 【做中学做中学】任务任务29：银行对账平衡检查 分类信息 新闻工资管理工资管理4. 5 出纳业务出纳业务第第4章章 总账管理总账管理4.5.3 银行对账银行对账 【做中学做中学】任务任务30：银行存款余额调节表 分类信息 新闻工资管理工资管理4. 5 出纳业务出纳业务第第4章
21、章 总账管理总账管理4.5.3 银行对账银行对账 【做中学做中学】任务任务31：查询银行对账勾对情况 分类信息 新闻工资管理工资管理4. 5 出纳业务出纳业务第第4章章 总账管理总账管理4.5.3 银行对账银行对账 【做中学做中学】任务任务32：核销银行账 分类信息 新闻工资管理工资管理4. 6 期末业务处理期末业务处理第第4章章 总账管理总账管理4.6.1 定义转账凭证定义转账凭证 【做中学做中学】任务任务33：定义自定义转账凭证 分类信息 新闻工资管理工资管理4. 6 期末业务处理期末业务处理第第4章章 总账管理总账管理4.6.1 定义转账凭证定义转账凭证 【做中学做中学】任务任务34：定
22、义对应结转转账凭证 分类信息 新闻工资管理工资管理4. 6 期末业务处理期末业务处理第第4章章 总账管理总账管理4.6.1 定义转账凭证定义转账凭证 【做中学做中学】任务任务35：定义期间损益结转转账凭证 分类信息 新闻工资管理工资管理4. 6 期末业务处理期末业务处理第第4章章 总账管理总账管理4.6.2 生成转账凭证生成转账凭证 【做中学做中学】任务任务36：生成自定义转账凭证 分类信息 新闻工资管理工资管理4. 6 期末业务处理期末业务处理第第4章章 总账管理总账管理4.6.2 生成转账凭证生成转账凭证 【做中学做中学】任务任务37：生成期间损益结转账凭证 分类信息 新闻工资管理工资管理
23、【知识要点知识要点】 生成转账凭证时应注意：生成转账凭证时应注意：1.转账生成之前，提示转账月份为当前会计月份。2.进行转账生成之前，请将相关经济业务的记账凭证登记入账。3.转账凭证每月只生成一次。4.生成的转账凭证，仍需审核、才能记账。5.在生成凭证时必须提示业务发生的先后次序，否则计算金额时就会发生差错。第第4章章 总账管理总账管理分类信息 新闻工资管理工资管理4. 6 期末业务处理期末业务处理第第4章章 总账管理总账管理4.6.3 结账结账 【做中学做中学】任务任务38：对账 分类信息 新闻工资管理工资管理4. 6 期末业务处理期末业务处理第第4章章 总账管理总账管理4.6.3 结账结账
24、 【做中学做中学】任务任务39：结账 分类信息 新闻工资管理工资管理【知识要点知识要点】 结账时应注意：结账时应注意：1.结账只能由有结账权限的人进行。2.本月还有未记账凭证时，不能结账。3.结账必须按月连续进行，上月未结账，本月也不能结账，但可以填制、审核凭证。4.若总账与明细账对账不符，不能结账。5.如果与其他联合使用，其他子系统未全部结账，本系统不能结账。第第4章章 总账管理总账管理分类信息 新闻工资管理工资管理【知识要点知识要点】 结账时应注意：结账时应注意：6.已结账月份不能再填制凭证。7.结账前，要进行数据备份。在结账的过程中，可以单击“取消”按钮取消正在进行的结账操作。8.取消结
25、账功能键为：Ctrl+Shift+F6。第第4章章 总账管理总账管理分类信息 新闻第第第第4 4章章章章 总账管理总账管理总账管理总账管理复习思考题复习思考题1. 1. 何谓凭证的有痕迹修改和无痕迹修改？何谓凭证的有痕迹修改和无痕迹修改？2 2已记账的凭证应如何进行修改？已记账的凭证应如何进行修改？3. 3. 在什么情况下不允许结账？在什么情况下不允许结账？4. 4. 初次进行银行对账时应完成哪些主要工作？初次进行银行对账时应完成哪些主要工作？5. 5. 应如何删除记账凭证？应如何删除记账凭证？上机实验上机实验1 1实实 验验 二二 总账系统初始化总账系统初始化2 2实实 验验 三三 总账系统日常业务处理总账系统日常业务处理3. 3. 实实 验验 四四 总账期末业务处理及账簿管理总账期末业务处理及账簿管理
