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1、昆明市建设电子文件与电子档案昆明市建设电子文件与电子档案的归档内容、要求及管理办法的归档内容、要求及管理办法一、总则一、总则一、总则一、总则 二、术语二、术语二、术语二、术语三、基本规定三、基本规定三、基本规定三、基本规定四、电子文件的代码标识、格式与载体四、电子文件的代码标识、格式与载体四、电子文件的代码标识、格式与载体四、电子文件的代码标识、格式与载体五、建设电子文件的收集与积累五、建设电子文件的收集与积累五、建设电子文件的收集与积累五、建设电子文件的收集与积累六、建设电子文件的整理、鉴定与归档六、建设电子文件的整理、鉴定与归档六、建设电子文件的整理、鉴定与归档六、建设电子文件的整理、鉴定
2、与归档七、建设电子档案的验收与移交七、建设电子档案的验收与移交七、建设电子档案的验收与移交七、建设电子档案的验收与移交 八、建设电子档案的技术八、建设电子档案的技术八、建设电子档案的技术八、建设电子档案的技术要求和质量要求要求和质量要求要求和质量要求要求和质量要求九、建设电子档案的管理九、建设电子档案的管理九、建设电子档案的管理九、建设电子档案的管理 电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求 一、总则总则 n n1.0.1 1.0.1 为为加加强强我我市市建建设设电电子子文文件件的的归归档档与与管管理理，建建立立真真实实、准准确确、完完整整、有有效效的的建建设设电电子子档档案案，满满足足现
3、现代代新新昆昆明明建建设设和和数数字字化化城城建建档档案案馆馆建建设设的的要要求求，保保障障建建设设电电子子文文件件和和电电子子档档案案的的安安全全保保管管与与有有效效开开发发利利用用，根根据据中中华华人人民民共共和和国国档档案案法法、电电子子文文件件归归档档与与管管理理规规范范（GB/T18894-2002GB/T18894-2002）和和建建设设电电子子文文件件与与电电子子档档案案管管理理规规范范(CJJ/T117-2007)(CJJ/T117-2007)，制制定定本本办法。办法。 返回目录返回目录返回目录返回目录电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求1.0.2本本办办法法适适用用于
4、于我我市市建建设设系系统统业业务务管管理理电电子文件和建设工程电子文件的归档和管理。子文件和建设工程电子文件的归档和管理。1.0.3建建设设电电子子文文件件归归档档与与电电子子档档案案管管理理除除执执行行本本规规范范外外，尚尚应应执执行行国国家家现现行行有有关关标标准准的的规定。规定。电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求 二、 术语术语 n n2.0.1 2.0.1 2.0.1 2.0.1 建设电子文件建设电子文件建设电子文件建设电子文件 在在城城乡乡规规划划、建建设设及及其其管管理理活活动动中中通通过过数数字字设设备备及及环环境境生生成成，以以数数码码形形式式存存储储于于磁磁带带、磁
5、磁盘盘或或光光盘盘等等载载体体，依依赖赖计计算算机机等等数数字字设设备备阅阅读读、处处理理，并并可可在在通通信信网网络络上上传传送送的的文文件件。主主要要包包括括建建设设系系统统业业务务管管理理电电子子文文件件和和建建设设工工程程电电子子文件两大类。文件两大类。返回目录返回目录返回目录返回目录电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求2.0.2 2.0.2 建设系统业务管理电子文件建设系统业务管理电子文件 建设系统各行业、专业管理部门建设系统各行业、专业管理部门( (包括城乡规划、包括城乡规划、城市建设、村镇建设、建筑业、住宅房地产业、城市建设、村镇建设、建筑业、住宅房地产业、勘察设计咨询业
6、、市政公用事业等行政管理部门，勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部门，以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、抗震、人防等专业管理单位抗震、人防等专业管理单位) )在业务管理和业务技术在业务管理和业务技术活动中通过数字设备及环境生成的，以数码形式存活动中通过数字设备及环境生成的，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的业务及设备阅读、处理，并可在通信网
7、络上传送的业务及技术文件技术文件。电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求2.0.3 2.0.3 建建设工程工程电子文件子文件 在在工工程程建建设过程程中中通通过数数字字设备及及环境境生生成成，以以数数码形形式式存存储于于磁磁带、磁磁盘或或光光盘等等载体体，依依赖计算算机机等等数数字字设备阅读、处理理，并并可可在在通通信信网网络上上传送送的的文文件件。建建设工工程程电子子文文件件主主要要包包括括工工程程准准备阶段段电子子文文件件、监理理电子子文文件件、施施工工电子子文文件件、竣竣工工图电子子文文件件和和竣竣工工验收收电子子文文件件。建建设工工程程电子子文文件可件可简称称为工程工程电子文件。
8、子文件。2.0.4 2.0.4 建设电子档案建设电子档案 具具有有参参考考和和利利用用价价值值并并作作为为档档案案保保存存的的建建设设电电子子文文件件及及相相应应的的支支持持软软件件、参参数数和和其其他他相相关关数数据据。主主要要包包括括建建设设系系统统业业务务管管理理电电子子档档案案和和建建设设工工程程电电子子档案。档案。电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求2.0.5 2.0.5 真实性真实性 电电子子文文件件的的内内容容、结结构构和和背背景景信信息息等等与与形形成成时时的原始状况一致。的原始状况一致。 2.0.6 2.0.6 完整性完整性 电电子子文文件件的的内内容容、结结构构、背
9、背景景信信息息、元元数数据据等无缺损。等无缺损。 2.0.7有效性有效性 电电子子文文件件的的可可理理解解性性和和可可被被利利用用性性，包包括括信信息息的的可可识识别别性性、存存储储系系统统的的可可靠靠性性、载载体体的的完完好好性性和兼容性等。和兼容性等。2.0.8 2.0.8 元数据元数据 描描述述电电子子文文件件的的背背景景、内内容容、结结构构及及其其整整个个管管理过程的数据。理过程的数据。电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求2.0.10 2.0.10 迁移迁移 将源系统中的电子文件向目标系统进行转移存储将源系统中的电子文件向目标系统进行转移存储的方法与过程。的方法与过程。电子档案
10、归档内容和要求电子档案归档内容和要求 三、基本规定基本规定 n n3.0.1 3.0.1 3.0.1 3.0.1 建建设设系系统统业业务务管管理理电电子子文文件件形形成成单单位位和和建建设设工工程程电电子子文文件件形形成成单单位位应应加加强强对对电电子子文文件件归归档档的的管管理理，将将电电子子文文件件的的形形成成、收收集集、积积累累、整整理理和和归归档档纳纳入入文文件件管管理理工工作作程程序序，明明确确责责任任岗位，指定专人管理。岗位，指定专人管理。n n3.0.2 3.0.2 3.0.2 3.0.2 建建设设系系统统业业务务管管理理电电子子文文件件形形成成单单位位的的档档案案部部门门应应负
11、负责责监监督督和和指指导导本本单单位位建建设设系系统统业业务务管管理理电电子子文文件件的的收收集集、整整理理和和归归档档，并并按按照照相相关关规规定定定定期期向向城城建建档档案案馆馆（或或县县市市区区城城建建档档案室）案室）移交建移交建设设系系统业务统业务管理管理电电子档案。子档案。 返回目录返回目录返回目录返回目录电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求3.0.3 3.0.3 在在建建设设工工程程电电子子文文件件的的整整理理归归档档与与电电子子档档案案的验收移交中，建设单位的工作应符合下列规定：的验收移交中，建设单位的工作应符合下列规定： 1 1 对对列列入入城城建建档档案案馆馆接接收收
12、范范围围的的工工程程，按按规规定定向向城城建建档档案案馆馆移移交交工工程程电电子子档档案案。建建设设工工程程电电子子档档案案具具体体由由三三个个部部分分组组成成：建建筑筑（市市政政）工工程程电电子子档档案案、综合管网竣工测量电子档案、声像电子档案。综合管网竣工测量电子档案、声像电子档案。 2 2 在在建建设设工工程程招招标标及及与与勘勘察察、设设计计、施施工工、监监理理等等单单位位签签订订协协议议、合合同同时时，对对工工程程电电子子文文件件的的套套数数、质量、移交时间等提出明确要求；质量、移交时间等提出明确要求； 3 3 收收集集和和积积累累工工程程准准备备阶阶段段、竣竣工工验验收收阶阶段段形
13、形成成的电子文件，并进行整理归档；的电子文件，并进行整理归档；电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求4组组织织、监监督督和和检检查查勘勘察察、设设计计、施施工工、监监理理等等单单位位工程电子文件的形成、积累和整理归档工作；工程电子文件的形成、积累和整理归档工作；5收收集集和和汇汇总总勘勘察察、设设计计、施施工工、监监理理等等单单位位形形成成的的工程电子档案；工程电子档案；6在在组组织织工工程程竣竣工工验验收收前前，提提请请城城建建档档案案馆馆对对工工程程纸纸质质档档案案进进行行预预验验收收时时，应应同同时时提提请请对对工工程程电电子子档档案案进行预验收；进行预验收；3.0.4勘勘察察、设
14、设计计、施施工工、监监理理及及测测量量等等单单位位应应将将本本单单位位形形成成的的工工程程电电子子文文件件整整理理归归档档后后向向建建设设单单位位移移交交。城城建建档档案案馆馆应应对对建建设设工工程程电电子子文文件件的的整整理理归归档档工作进行监督、检查、指导和预验收。工作进行监督、检查、指导和预验收。电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求3.0.5对对具具有有永永久久保保存存价价值值的的可可输输出出打打印印型型电电子子文文件件，建建设设电电子子文文件件形形成成单单位位必必须须将将其其制制成成纸纸质质文文件件或或缩缩微微品品等等。归归档档时时，应应同同时时保保存存文文件件的的电电子子版版
15、本本、纸纸质质版版本本或或缩缩微微品品，并并在在内内容容、格格式式、相相关关说说明明及及描描述上保持一致，且二者之间必须建立关联。述上保持一致，且二者之间必须建立关联。3.0.6建建设设电电子子文文件件形形成成单单位位应应建建立立建建设设电电子子文文件件归归档档与与管管理理系系统统，实实现现建建设设电电子子文文件件自自形形成成到到归归档档、保保管管、利利用用过过程程中中电电子子文文件件及及其其著著录录数数据据、元元数数据据的连续管理。的连续管理。3.0.7建建设设电电子子文文件件形形成成单单位位和和建建设设电电子子档档案案保保管管单单位位应应采采取取措措施施，保保证证建建设设电电子子文文件件的
16、的真真实实性性、完完整整性、有效性和安全性，并应符合以下规定：性、有效性和安全性，并应符合以下规定：电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求1应应建建立立规规范范的的制制度度和和工工作作程程序序并并结结合合相相应应的的技技术术措措施施，从从建建设设电电子子文文件件形形成成开开始始不不间间断断地地对对有有关关处处理理操操作作进进行行管管理理登登记记，保保证证建建设设电电子子文文件件的的产产生生、处处理过程符合规范。理过程符合规范。2应应采采取取安安全全防防护护技技术术措措施施，保保证证建建设设电电子子文文件件的的真真实性。实性。3应应建建立立建建设设电电子子文文件件完完整整性性管管理理制制度
17、度并并采采取取相相应应的的技术措施采集背景信息和元数据。技术措施采集背景信息和元数据。4应应建建立立建建设设电电子子文文件件有有效效性性管管理理制制度度并并采采取取相相应应的的技术保证措施。技术保证措施。5建建设设电电子子文文件件的的处处理理和和保保存存应应符符合合国国家家的的安安全全保保密密规规定定，针针对对自自然然灾灾害害、非非法法访访问问、非非法法操操作作、病病毒毒等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策。等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策。电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求3.0.8建建设设电电子子文文件件形形成成单单位位与与城城建建档档案案馆馆应应对对建建设设
18、电电子子文文件件加加强强前前端端控控制制，实实行行全全过过程程的的管管理理与与监监控控，保证管理工作的连续性。保证管理工作的连续性。3.0.9城城建建档档案案馆馆应应根根据据建建设设行行业业信信息息化化现现状状，及及时时提提出出建建设设电电子子文文件件归归档档的的技技术术性性指指导导意意见见。建建设设电电子子文文件件形形成成单单位位据据此此明明确确规规定定各各类类建建设设电电子子文文件件归归档的具体要求，保证归档质量。档的具体要求，保证归档质量。电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求 四、电子文件的代子文件的代码标识、格式、格式与与载体体 n n4.0.14.0.1 电电子子文文件件的的
19、代代码码应应包包括括稿稿本本代代码码和和类类别别代代码。码。n n1 1稿本代码应按表稿本代码应按表4.0.1-14.0.1-1标识。标识。n n表表表表4.0.1-14.0.1-1稿本代码稿本代码稿本代码稿本代码稿本稿本 代码代码 草稿性电子文件草稿性电子文件 M M 非正式电子文件非正式电子文件 U U 正式电子文件正式电子文件 F F 返回目录返回目录返回目录返回目录电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求2类别代码应按表类别代码应按表4.0.1-2标识。标识。表表4.0.1-2类别代码类别代码文件类别文件类别 代码代码 文本文件（文本文件（TextText） T T图像文件（图像文
20、件（ImageImage） I I图形文件（图形文件（GraphicsGraphics） GG影像文件（影像文件（VideoVideo） V V声音文件（声音文件（AudioAudio） A A程序文件（程序文件（ProgramProgram） P P数据文件（数据文件（DataData） DD电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求4.0.2格式要求格式要求各各种种不不同同类类别别电电子子文文件件的的存存储储应应采采用用通通用用格格式式，目前昆明市城建档案馆认可的格式有：目前昆明市城建档案馆认可的格式有：表表4.0.2各类电子文件的通用格式各类电子文件的通用格式文件类别文件类别 通用格式
21、通用格式 文本文件文本文件 DOCDOC、TXT TXT 表格文件表格文件 XLS XLS 图像文件图像文件 JPEGJPEG、TIFF TIFF 图形文件图形文件 DWGDWG、DGNDGN影像文件影像文件 MPEGMPEG、AVI AVI 声音文件声音文件 WAVWAV、MP3 MP3 电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求4.0.3载体要求载体要求脱机存储电子档案的载体应采用一次写光盘脱机存储电子档案的载体应采用一次写光盘DVD-R光盘介质光盘介质(优质光碟优质光碟)、可擦写、可擦写DVD-RAM光盘、磁光盘、磁带、硬磁盘等。移动硬盘、优盘、软磁盘等不宜作为带、硬磁盘等。移动硬盘、
22、优盘、软磁盘等不宜作为电子档案长期保存的载体。电子档案长期保存的载体。4.0.4扫描件质量要求扫描件质量要求A4幅面的档案需要用幅面的档案需要用200DPI分辨率扫描为彩色分辨率扫描为彩色JPEG文件，并且每张文件，并且每张A4幅面扫描件的存储容量不要超过幅面扫描件的存储容量不要超过512KB。大于。大于A4幅面的档案需要用幅面的档案需要用200DPI分辨率扫分辨率扫描为黑白或灰度的描为黑白或灰度的TIFF（G4）文件，并且每张超过）文件，并且每张超过A4幅面扫描件的存储容量不要超过幅面扫描件的存储容量不要超过2MB(2048KB)。电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求 五、建建设电子
23、文件的收集与子文件的收集与积累累 n n5.15.1 收集积累的范围收集积累的范围n n5.1.15.1.1 凡凡是是在在城城乡乡规规划划、建建设设及及其其管管理理等等活活动动中中形形成成的的具具有有重重要要凭凭证证、依依据据和和参参考考价价值值的的电电子子文文件件和和数数据据等等都都应应属属于于建建设设系系统统业业务务管管理理电电子子文文件件的的收集范围。收集范围。n n5.1.2 5.1.2 5.1.2 5.1.2 凡凡是是记记录录与与工工程程建建设设有有关关的的重重要要活活动动、记记载载工工程程建建设设主主要要过过程程和和现现状状的的具具有有重重要要凭凭证证、依依据据和和参参考考价价值值
24、的的电电子子文文件件和和相相关关数数据据等等都都应应属属于于建建设设工工程程电电子子文文件件的的收收集集范范围围。各各类类建建设设工工程程电电子子文文件件应应按按照照城城建建档档案案馆馆标标准准目目录录所所列列细细目目收收集集（竣工图电子文件按照实际产生收集）。（竣工图电子文件按照实际产生收集）。 返回目录返回目录返回目录返回目录电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求5.2收集积累的要求收集积累的要求5.2.1建设电子文件形成单位必须做好电子文件的收建设电子文件形成单位必须做好电子文件的收集积累工作。集积累工作。5.2.2建设电子文件的内容必须真实、准确。工程电建设电子文件的内容必须真实
25、、准确。工程电子文件内容必须与工程实际相符合，且内容及其深度子文件内容必须与工程实际相符合，且内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理、测必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理、测量等方面的技术规范、标准和规程。量等方面的技术规范、标准和规程。5.2.3记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有参考价值的建设电子文件的不同稿本均应保留。有参考价值的建设电子文件的不同稿本均应保留。5.2.4凡是属于收集积累范围的建设电子文件，收集凡是属于收集积累范围的建设电子文件，收集积累时均应进行登记，填写建设电子文件登记表（附积累时均应进行登记，填写
26、建设电子文件登记表（附录录A、附录、附录B）。）。电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求5.2.5应采取严密的安全措施，保证建设电子文件应采取严密的安全措施，保证建设电子文件在形成和处理过程中不被非正常改动。积累过程中在形成和处理过程中不被非正常改动。积累过程中更改建设系统业务管理电子文件或建设工程电子文更改建设系统业务管理电子文件或建设工程电子文件应按规范要求填写更改记录表（附录件应按规范要求填写更改记录表（附录C）。）。5.2.6应定期备份建设电子文件，并存储于能够脱应定期备份建设电子文件，并存储
27、于能够脱机保存的载体上。对于多年才能完成的项目，应实机保存的载体上。对于多年才能完成的项目，应实行分段积累，宜一年拷贝一次。行分段积累，宜一年拷贝一次。5.2.7对通用软件产生的建设电子文件，应同时收对通用软件产生的建设电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的建设电子文件应转换成明资料等。专用软件产生的建设电子文件应转换成通用型建设电子文件。通用型建设电子文件。电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求附录附录C建设电子文件更改记录表建设电子文件更改记录表序号电子文件名更改单号更改者更改日期备注电子档案
28、归档内容和要求电子档案归档内容和要求5.2.8对内容信息是由多个子电子文件或数据链接组对内容信息是由多个子电子文件或数据链接组合而成的建设电子文件，链接的电子文件或数据应合而成的建设电子文件，链接的电子文件或数据应一并归档，并保证其可准确还原；当难以保证归档一并归档，并保证其可准确还原；当难以保证归档建设电子文件的完整性与稳定性时，可采取固化的建设电子文件的完整性与稳定性时，可采取固化的方式将其转换为一种相对稳定的通用文件格式，如方式将其转换为一种相对稳定的通用文件格式，如JPEG文件格式。文件格式。5.2.9与建设电子文件的真实性、完整性、有效性、与建设电子文件的真实性、完整性、有效性、安全
29、性等有关的管理控制信息（如电子签章等）必安全性等有关的管理控制信息（如电子签章等）必须与建设电子文件一同收集。须与建设电子文件一同收集。5.2.10对采用统一套用格式的建设电子文件，在保对采用统一套用格式的建设电子文件，在保证能恢复原格式形态的情况下，其内容信息可不按证能恢复原格式形态的情况下，其内容信息可不按原格式存储。原格式存储。电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求5.2.11计算机系统运行和信息处理等过程中涉及与计算机系统运行和信息处理等过程中涉及与建设电子文件处理有关的著录数据、元数据等必须建设电子文件处理有关的著录数据、元数据等必须与建设电子文件一同收集。与建设电子文件一同收
30、集。5.3收集积累的程序收集积累的程序5.3.1收集积累建设电子文件，均应进行登记，电收集积累建设电子文件，均应进行登记，电子文件登记表应与电子文件同时保存。子文件登记表应与电子文件同时保存。5.3.2对已登记的建设电子文件必须进行初步鉴定，对已登记的建设电子文件必须进行初步鉴定，并将鉴定结果录入建设电子文件归档与管理系统。并将鉴定结果录入建设电子文件归档与管理系统。5.3.3对经过初步鉴定的建设电子文件应进行著录，对经过初步鉴定的建设电子文件应进行著录，并将结果录入建设电子文件归档与管理系统。并将结果录入建设电子文件归档与管理系统。5.3.4对已收集积累的建设电子文件，应按业务案对已收集积累
31、的建设电子文件，应按业务案件或工程项目来组织存储。件或工程项目来组织存储。电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求5.3.5对存储的建设电子文件的命名，宜由三位阿拉对存储的建设电子文件的命名，宜由三位阿拉伯数字或三位阿拉伯数字加汉字组成，数字是本文伯数字或三位阿拉伯数字加汉字组成，数字是本文件保管单元内电子文件编排顺序号，汉字部分则体件保管单元内电子文件编排顺序号，汉字部分则体现本电子文件的内容及特征或图纸的专业名称和编现本电子文件的内容及特征或图纸的专业名称和编号。建设电子文件保管单元的命名应与相应的纸质号。建设电子文件保管单元的命名应与相应的纸质文件名称一致。文件名称一致。5.3.6建
32、设电子文件与相应的纸质文件应建立关联，建设电子文件与相应的纸质文件应建立关联，在内容、相关说明及描述上应保持一致。在内容、相关说明及描述上应保持一致。电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求 六、建设电子文件的整理与归档建设电子文件的整理与归档6.1整理整理6.1.1建设电子文件的形成单位应做好电子文件的整建设电子文件的形成单位应做好电子文件的整理工作。理工作。6.1.2对于建设系统业务管理电子文件或建设工程电对于建设系统业务管理电子文件或建设工程电子文件，业务案件办理完结或工程项目完成后，应子文件，业务案件办理完结或工程项目完成后，应在收集积累的基础上，对该案件或项目的电子文件在收集积累
33、的基础上，对该案件或项目的电子文件进行整理。进行整理。6.1.3整理应遵循建设系统业务管理电子文件或建设整理应遵循建设系统业务管理电子文件或建设工程电子文件的自然形成规律，保持案件或项目内工程电子文件的自然形成规律，保持案件或项目内建设电子文件间的有机联系，便于建设电子档案的建设电子文件间的有机联系，便于建设电子档案的保管和利用。保管和利用。返回目录返回目录返回目录返回目录电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求6.1.4同一个保管单元内建设电子文件的组织和排序可按同一个保管单元内建设电子文件的组织和排序可按相应的建设纸质文件（标准目录）整理要求进行。相应的建设纸质文件（标准目录）整理要求
34、进行。6.1.5建设电子文件的整理建设电子文件的整理1每每个个项项目目按按文文件件夹夹树树型型结结构构组组成成：项项目目名名称称-案案卷卷题名题名-文件材料题名。文件材料题名。22每个案卷内文件的序号编码为：每个案卷内文件的序号编码为：001-N。3每每张张光光盘盘必必须须在在刻刻盘盘时时录录入入正正确确的的盘盘符符编编号号，盘盘符符编编号号的的规规范范是是“项项目目名名称称每每个个字字的的首首字字字字母母组组合合”+“刻刻盘盘当当天天日日期期”。例例如如,项项目目名名称称:世世纪纪城城，日日期期为为2010年年12月月1日日，则则光光盘盘盘盘符符编编号号为为“SJC20101201”。注注：
35、光光盘盘盘盘符符编编号号不不能能超超过过16个个字字符符，如如有有超超出出的的情情况况，请移交档案人员进行调整。请移交档案人员进行调整。6.1.6建建设设电电子子文文件件的的分分类类应应按按照照城城建建档档案案分分类类大大纲纲进行。进行。电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求6.1.7建设电子文件的著录应按照现行国家标准城建设电子文件的著录应按照现行国家标准城建档案著录规范（建档案著录规范（GB/T50323-2001）进行，同时）进行，同时应按照保证其真实性、完整性、有效性的要求补充应按照保证其真实性、完整性、有效性的要求补充建设电子文件特有的著录项目和其他标识信息与数建设电子文件特有
36、的著录项目和其他标识信息与数据。据。6.2鉴定鉴定6.2.1鉴定工作应贯穿于建设电子文件归档与电子档鉴定工作应贯穿于建设电子文件归档与电子档案管理的全过程。电子文件的鉴定工作，应包括对案管理的全过程。电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定归档范围和划定保管期限。归档范围和划定保管期限。6.2.2归档前，建设电子文件形成单位应按照规定的归档前，建设电子文件形成单位应按照规定的项目，对建设电子文件的真实性、完整性和有效性项目，对建设电子文件的真实性、完整性和有效性进行鉴定。进行鉴定。电子档案归档内容和要求电子档案归档内容
37、和要求6.2.3建设电子文件的归档范围、保管期限应按照国家建设电子文件的归档范围、保管期限应按照国家关于建设纸质文件材料归档范围、保管期限的有关规关于建设纸质文件材料归档范围、保管期限的有关规定执行。建设电子文件元数据的保管期限应与内容信定执行。建设电子文件元数据的保管期限应与内容信息的保管期限一致。息的保管期限一致。6.3归档归档6.3.1建设电子文件形成单位应按照相关规定把经过鉴建设电子文件形成单位应按照相关规定把经过鉴定合格的电子文件向昆明市城建档案馆归档移交。定合格的电子文件向昆明市城建档案馆归档移交。6.3.2建设系统业务管理电子文件的归档应与相应的建建设系统业务管理电子文件的归档应
38、与相应的建设系统业务管理纸质或其他载体形式文件同时归档。设系统业务管理纸质或其他载体形式文件同时归档。工程电子文件应与相应的工程纸质或其他载体形式的工程电子文件应与相应的工程纸质或其他载体形式的文件同时归档。文件同时归档。6.3.3建设电子文件形成单位在归档时，应按下列步建设电子文件形成单位在归档时，应按下列步骤进行：骤进行：电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求1将已整理好的建设电子文件及其著录数据、元数将已整理好的建设电子文件及其著录数据、元数据、各种管理登记数据等分案件（或项目）按要据、各种管理登记数据等分案件（或项目）按要求从原系统中导出；求从原系统中导出；2将导出的建设电子文件
39、及其著录数据、元数据、将导出的建设电子文件及其著录数据、元数据、各种管理登记数据等按照要求存储到耐久性好的各种管理登记数据等按照要求存储到耐久性好的载体上，同一案件（或项目）的电子文件及其著载体上，同一案件（或项目）的电子文件及其著录数据、元数据、各种管理登记数据等必须存储录数据、元数据、各种管理登记数据等必须存储在同一载体上。在同一载体上。3对存储的建设电子文件进行检验。对存储的建设电子文件进行检验。4在存储建设电子文件的载体或装具上编制封面。在存储建设电子文件的载体或装具上编制封面。同时存储载体应设置成禁止写操作的状态。同时存储载体应设置成禁止写操作的状态。（1）装具封面内容的填写应符合附
40、录）装具封面内容的填写应符合附录D的要求。的要求。（2）光盘载体封面内容的填写应包括工程项目名称）光盘载体封面内容的填写应包括工程项目名称和光盘的盘符号。和光盘的盘符号。电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求附录D 建设电子文件（档案）载体封面 载体编号：类别：档号：套别：内容：地址：编制单位：编制日期：保管期限：密级：文件格式：软硬件平台说明： 电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求5归档移交时，交接双方必须办理归档移交手续。归档移交时，交接双方必须办理归档移交手续。档案部门必须对归档的建设电子文件进行检验，并档案部门必须对归档的建设电子文件进行检验，并按照规范要求，填写建设电子
41、档案移交、接收登按照规范要求，填写建设电子档案移交、接收登记表。交接双方负责人必须签署审核意见。当文记表。交接双方负责人必须签署审核意见。当文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性时，则应把其技术方法和相实性、完整性和有效性时，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。关软件一同移交给接收单位。6.4检验检验6.4.1建设系统业务管理电子文件形成部门在向本单建设系统业务管理电子文件形成部门在向本单位档案部门移交电子文件之前，以及本单位档案部位档案部门移交电子文件之前，以及本单位档案部门在接收电子文件之前，均应对移交的载体
42、及其技门在接收电子文件之前，均应对移交的载体及其技术环境进行检验，检验合格后方可进行交接。术环境进行检验，检验合格后方可进行交接。电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求6.4.2勘察、设计、施工、监理、测量等单位形成的工勘察、设计、施工、监理、测量等单位形成的工程电子档案应由建设单位进行检验。检验审查合格后向程电子档案应由建设单位进行检验。检验审查合格后向建设单位移交。建设单位移交。6.4.3在对建设电子档案进行检验时，应重点检查以下在对建设电子档案进行检验时，应重点检查以下内容：内容：1建设电子档案的真实性、完整性、有效性；建设电子档案的真实性、完整性、有效性；2建设电子档案与纸质档案
43、是否一致、是否已建立关联；建设电子档案与纸质档案是否一致、是否已建立关联；3载体有无病毒、有无划痕；载体有无病毒、有无划痕；4登记表、著录数据、软件、说明资料等是否齐全；登记表、著录数据、软件、说明资料等是否齐全；6.5汇总汇总6.5.1建设单位应将勘察、设计、施工、监理、测量等建设单位应将勘察、设计、施工、监理、测量等单位移交的工程电子档案及相关数据与本单位形成的工单位移交的工程电子档案及相关数据与本单位形成的工程前期电子档案及验收电子档案一起按项目进行汇总，程前期电子档案及验收电子档案一起按项目进行汇总，并对汇总后的工程电子档案按本规范要求进行检验。并对汇总后的工程电子档案按本规范要求进行
44、检验。电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求 七、 建设电子档案的验收与移交建设电子档案的验收与移交 7.1 7.1 建设系统业务管理电子档案的移交建设系统业务管理电子档案的移交 建设系统业务管理电子档案形成单位应按照有建设系统业务管理电子档案形成单位应按照有关规定，定期向城建档案馆移交已归档的建设系统关规定，定期向城建档案馆移交已归档的建设系统业务管理电子档案。业务管理电子档案。7.2 7.2 建设工程电子档案的验收与移交建设工程电子档案的验收与移交7.2.1 7.2.1 建设单位在组织工程竣工验收前，提请城建档建设单位在组织工程竣工验收前，提请城建档案馆对工程纸质档案进行预验收时，应
45、同时提请对案馆对工程纸质档案进行预验收时，应同时提请对工程电子档案进行预验收。工程电子档案进行预验收。7.2.27.2.2 列入城建档案馆接收范围的建设工程，建设单列入城建档案馆接收范围的建设工程，建设单位向城建档案馆移交工程纸质档案时，应当同时移位向城建档案馆移交工程纸质档案时，应当同时移交一套工程电子档案（一式二份）。交一套工程电子档案（一式二份）。返回目录返回目录返回目录返回目录电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求7.2.3 7.2.3 停建、缓建建设工程的电子档案，暂由建设单停建、缓建建设工程的电子档案，暂由建设单位保管。位保管。7.2.4 7.2.4 对改建、扩建和维修工程，
46、建设单位应当组织对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充、完善原工程电子档设计、施工单位据实修改、补充、完善原工程电子档案。对改变的部位，应当重新编制工程电子档案，并案。对改变的部位，应当重新编制工程电子档案，并和重新编制的工程纸质档案一起向城建档案馆移交。和重新编制的工程纸质档案一起向城建档案馆移交。7.3 7.3 办理移交手续办理移交手续7.3.1 7.3.1 城建档案馆接收建设电子档案时，应按照规范城建档案馆接收建设电子档案时，应按照规范要求对电子档案再次检验，检验合格后，将检验结果要求对电子档案再次检验，检验合格后，将检验结果按照规范要求，填入建设电子档案移
47、交、接收登记按照规范要求，填入建设电子档案移交、接收登记表（附录表（附录E E）并）并填写电子档案质量保证书填写电子档案质量保证书，交接双方，交接双方签字、盖章。签字、盖章。7.3.2 7.3.2 登记表和保证书应一式两份，移交和接收单位登记表和保证书应一式两份，移交和接收单位各存一份。各存一份。电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求电子档案质量保证书电子档案质量保证书我单位本次移交的电子档案，经我单位审核，与移交的纸质档案完全一致，符合电子档案管理的有关规定。特此保证。档案内容：载体：数量：单位（公章）：审核人：日期：电子档案归档内容和要求电
48、子档案归档内容和要求 八、建设电子档案的技术要求和建设电子档案的技术要求和质量要求质量要求8.1建建设设单单位位应应指指定定具具有有城城建建档档案案工工作作经经验验的的专专职职人人员员做做好好实实体体档档案案（纸纸质质档档案案）、电电子子档档案案的的收收集集、整理、移交工作。整理、移交工作。8.2建建设设单单位位到到网网址址为为()的的昆昆明明市市城城建建档档案案馆馆网网站站，注册报送账号并下载报送软件。注册报送账号并下载报送软件。8.3以以城城建建档档案案馆馆制制定定的的归归档档标标准准目目录录（竣竣工工图图据据实实产产生生）为为依依据据，纸纸质质档档案案通通过过我我馆馆审审核核后后，方方可
49、可进进行行电电子子档档案案的的收收集集整整理理，移移交交工工程程档档案案的的单单位位及及个个人需保证纸质档案与电子档案的一致性。人需保证纸质档案与电子档案的一致性。返回目录返回目录返回目录返回目录电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求8.4 8.4 电子档案的格式：电子档案的格式：A4A4幅面的纸质档案扫描件保幅面的纸质档案扫描件保存为存为JpegJpeg格式，大于格式，大于A4A4幅面的纸质档案扫描件保存幅面的纸质档案扫描件保存为为TiffTiff格式。项目、案卷（文件）的著录信息，和格式。项目、案卷（文件）的著录信息，和案卷目录、卷内目录采用案卷目录、卷内目录采用ExcelExcel
50、文件方式组织文件方式组织( (以昆以昆明市城建档案馆网络报件系统著录表为标准的明市城建档案馆网络报件系统著录表为标准的EXCELEXCEL表格表格) )。8.5 8.5 A4幅面的档案需要用幅面的档案需要用200DPI分辨率扫描为彩色分辨率扫描为彩色JPEG文件，并且每张文件，并且每张A4幅面扫描件的存储容量不幅面扫描件的存储容量不要超过要超过512KB。8.6大于大于A4幅面的档案需要用幅面的档案需要用200DPI分辨率扫描为分辨率扫描为黑白或灰度的黑白或灰度的TIFF（G4）文件，并且每张超过）文件，并且每张超过A4幅面扫描件的存储容量不要超过幅面扫描件的存储容量不要超过2MB(2048K
51、B)。电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求8.7移移交交档档案案人人员员需需确确保保电电子子文文件件图图像像清清晰晰、完完整整，无偏斜、无失真。无偏斜、无失真。8.8扫描图像的排列顺序与档案原件一致。扫描图像的排列顺序与档案原件一致。8.9对对一一份份文文件件进进行行分分区区域域扫扫描描的的，应应进进行行图图像像拼拼接接处理，拼接后的电子档案确保与实物档案一致。处理，拼接后的电子档案确保与实物档案一致。电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求 九、建设电子档案的管理建设电子档案的管理9.1 9.1 脱机保管脱机保管 9.1.1 9.1.1 建建设设电电子子档档案案的的保保管管单单位
52、位应应配配备备必必要要的的计计算算机机及及软软、硬硬件件系系统统，实实现现建建设设电电子子档档案案的的在在线线管管理理与与集集成成管管理理。并并将将建建设设电电子子档档案案的的转转存存和和迁迁移移结结合合起起来来，定定期期将将在在线线建建设设电电子子档档案案按按要要求求转转存存为为一一套套脱脱机机保保管管的的建建设设电电子子档档案案，以以保保障障建建设设电电子子档档案案的安全保存。的安全保存。 9.1.2 9.1.2 脱机建设电子档案（载体）应在符合保管脱机建设电子档案（载体）应在符合保管条件的环境中存放，一式条件的环境中存放，一式3 3套，一套封存保管，一套，一套封存保管，一套异地保存，一套
53、提供利用。套异地保存，一套提供利用。返回目录返回目录返回目录返回目录电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求9.1.3 9.1.3 脱机建设电子档案的保管，应符合下列条件：脱机建设电子档案的保管，应符合下列条件：1 1 归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层；层；2 2 环境温度应保持在环境温度应保持在17172020之间；相对湿度应保持之间；相对湿度应保持在在35354545之间；之间；3 3 存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离；存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离；4 4 存放地点必须做到防火、防虫、防鼠、防盗、防尘、存放地
54、点必须做到防火、防虫、防鼠、防盗、防尘、防湿、防高温、防光；防湿、防高温、防光；5 5 单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。9.2 9.2 有效存储有效存储9.2.1 9.2.1 建设电子档案保管单位应每年对电子档案读取、建设电子档案保管单位应每年对电子档案读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，必须进行载体转换。必须进行载体转换。电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求9.2.2 9.2.2 对所保存
55、的电子档案载体，必须进行定期检对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测及抽样机读检验，如发现问题应及时采取恢复措测及抽样机读检验，如发现问题应及时采取恢复措施。施。9.2.3 9.2.3 应根据载体的寿命，定期对磁性载体、光盘应根据载体的寿命，定期对磁性载体、光盘载体等载体的建设电子档案进行转存。转存时应按载体等载体的建设电子档案进行转存。转存时应按规范要求进行登记（附录规范要求进行登记（附录F F）。）。9.2.4 .2.4 在采取各种有效存储措施后，原载体必须保在采取各种有效存储措施后，原载体必须保留三个月以上。留三个月以上。9.3 9.3 迁移迁移9.3.1 9.3.1 建设电子档案保管
56、单位必须在计算机软、硬建设电子档案保管单位必须在计算机软、硬件系统更新前或电子文件格式淘汰前，将建设电子件系统更新前或电子文件格式淘汰前，将建设电子档案迁移到新的系统中或进行格式转换，保证其在档案迁移到新的系统中或进行格式转换，保证其在新环境中完全兼容。新环境中完全兼容。电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求9.3.2 9.3.2 建设电子档案迁移时必须进行数据校验，保建设电子档案迁移时必须进行数据校验，保证迁移前后数据的完全一致。证迁移前后数据的完全一致。9.3.3 9.3.3 建设电子档案迁移时必须按规范要求进行迁建设电子档案迁移时必须按规范要求进行迁移登记（附录移登记（附录G G）
57、。）。9.3.4 9.3.4 建设电子档案迁移后，原格式电子档案必须建设电子档案迁移后，原格式电子档案必须同时保留的时间不少于同时保留的时间不少于3 3年，但对于一些较为特殊必年，但对于一些较为特殊必须以原始格式进行还原显示的电子档案，可采用保须以原始格式进行还原显示的电子档案，可采用保存原始档案的电子图像。存原始档案的电子图像。9.4 9.4 利用利用9.4.1 9.4.1 建设电子档案保管单位应编制各种检索工具，建设电子档案保管单位应编制各种检索工具，提供在线利用和信息服务。提供在线利用和信息服务。9.4.2 9.4.2 利用时必须严格遵守国家保密法规和规定。利用时必须严格遵守国家保密法规
58、和规定。凡利用互联网发布或在线利用建设电子档案时，应凡利用互联网发布或在线利用建设电子档案时，应报请有关部门审核批准。报请有关部门审核批准。电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求9.4.3 9.4.3 对具有保密要求的建设电子档案采用联网的对具有保密要求的建设电子档案采用联网的方式利用时，必须按照国家、地方及部门有关计算方式利用时，必须按照国家、地方及部门有关计算机和网络保密安全管理的规定，采取必要的安全保机和网络保密安全管理的规定，采取必要的安全保密措施，报经国家或地方保密管理部门审批，确保密措施，报经国家或地方保密管理部门审批，确保国家利益和国家安全。国家利益和国家安全。9.4.4
59、9.4.4 利用时应采取在线利用或使用拷贝件，电子利用时应采取在线利用或使用拷贝件，电子档案的封存载体不得外借。脱机建设电子档案（载档案的封存载体不得外借。脱机建设电子档案（载体）不得外借，未经批准，任何单位或人员不得擅体）不得外借，未经批准，任何单位或人员不得擅自复制、拷贝、修改、转送他人。自复制、拷贝、修改、转送他人。9.4.5 9.4.5 利用者对电子档案的使用应在权限规定范围利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。之内。电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求9.5 9.5 鉴定销毁鉴定销毁9.5.1 9.5.1 建设电子档案的鉴定销毁，应按照国家关于建设电子档案的鉴定销毁，应按照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行。销毁建设电子档案档案鉴定销毁的有关规定执行。销毁建设电子档案必须在办理审批手续后实施，并按规范要求填写必须在办理审批手续后实施，并按规范要求填写建设电子档案销毁登记表（附录建设电子档案销毁登记表（附录H H）。）。9.6 9.6 统计统计9.6.1 9.6.1 建设电子档案保管单位应及时按年度对建设建设电子档案保管单位应及时按年度对建设电子档案的接收、保管、利用及鉴定销毁等情况进电子档案的接收、保管、利用及鉴定销毁等情况进行统计。行统计。电子档案归档内容和要求电子档案归档内容和要求
