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1、第第2章章 账套管理和基础资料设置账套管理和基础资料设置2.1 K3的账套管理2.2 K3的用户管理2.3 K3的公共基础资料设置2.1 账套管理账套在整个金蝶K/3系统中占有非常重要的地位，账套是一个数据库文件，各种财务数据、业务数据以及一些辅助信息等都存放在账套中，所有工作都需要登录账套后才能进行。一个账套只能用做一个会计主体的业务，金蝶软件对账套的数量没有限制，也就是说，一个金蝶K/3可以做多家公司的账。只有建立正确的账套，才能保证账套的正常使用；只有备份好账套，才能减少重复工作。2.1.1 登录账套管理系统如何进入账套管理系统（1）打开账套管理系统 （2）登录账套管理系统1. 预设连接
2、在使用新建账套、备份账套、恢复账套和注册账套等时都需要指定连接数据库服务器信息如：需要选择登录方式，输入连接用户名以及密码等。如果每次都手工设置，比较繁琐。因此，金蝶K/3提供了数据库默认【连接】设置功能，在新建账套、注册账套时默认的数据库连接信息就是在此处设置的信息，这样用户就不需每次都手工重新录入。2. 修改密码修改密码允许对当前使用账套管理工具用户的密码进行修改。 3. 系统参数设置系统参数设置是对账套管理工具中的一些通用参数进行设置和维护。2.1.2 建立账套在建立账套之前需要确定公司的名称、要使用哪些板块、启用期间和币别等信息。1. 建立组织机构在【金蝶 K3 账套管理】窗口中有两个
3、列表：机构列表和账套列表机构列表：很多集团连锁公司下的各个分公司既要财务独立核算又需要汇总，这样会存在多个套账。金蝶K3系统中允许存在多个账套，为了便于对多个账套进行管理，金蝶K/3提供了组织机构的功能，可以按组织机构对各种账套进行分类管理。账套列表：显示当前计算机中已建立的账套信息2. 新建账套用户需新建一个账套文件，用以存放各种资料以便计算机调用处理。所有工作都需要登录账套后才能进行。2.1.3 账套的属性设置和启用账套新建之后，必须经过启用后，在客户端才能够使用。启用一个账套包含两个步骤：账套属性设置启用账套属性设置完成后才可以启用账套，属性包括账套的机构名称、记账本位币和启用会计期间等
4、内容。2.1.4 备份账套为了保证账套数据的安全性，需要定期对账套进行备份。一旦原有的账套毁坏，则可以通过账套恢复功能将以前的账套备份文件恢复成一个新账套进行使用。备份工作可以随时进行，建议每周备份一次。在每月结账前和账务处理结束后、软件版本更新前和会计年度结账时等情况下必须做备份。 1. 单次备份以备份【天津金羽有限公司】账套为例介绍单次备份。2. 自动批量备份当有多个账套时，单次备份一次备份一个账套会比较麻烦，效率低下。因此金蝶K/3提供了账套自动批量备份工具。 2.2 用户管理用户管理是对使用具体账套的用户进行管理，即对用户使用某一个具体账套的权限进行控制，可以控制哪些用户可以登录到指定
5、的账套中，对账套中的哪些子系统或者哪些模块有使用或者管理的权限等。用户管理的功能包括了新建用户、新建用户组、权限设置、修改属性（权限）、删除用户（用户组）和权限浏览等内容。系统中已经预设了3个用户和2个用户组，可以在系统中增加用户并进行相应的授权。所有这些功能都需要进入用户管理界面，下面介绍如何进入用户管理界面。2.2.1 新增用户组用户组的作用是主要是方便对多个用户进行集中授权，将具有相同权限的用户分组，这些用户都可以继承用户组下的所有信息，以方便对用户信息的管理。2.2.2 新增用户新增用户是需要设置用户的基本信息、认证方式、权限属性和隶属的用户组等。2.2.3 权限设置权限设置可以有效地
6、控制数据资料的保密性，它在整个金蝶系统中占有非常重要的位置，如出纳组人员负责管理现金银行账目不能查看往来业务资料。金蝶K/3权限管理提供了功能授权、数据授权和字段授权等多种授权方式，以满足不同组织机构对用户的不同要求。 3种主要的授权方式介绍如下：功能权限是指对各子系统中功能模块的功能操作权限，当用户拥有了子系统的功能模块的功能权限时，才能进行对应模块的功能操作。数据权限是指对系统中具体数据的操作权限，分为数据查询权、数据修改权和数据删除权。字段权限是指对各子系统中某数据类别的字段操作权限，默认系统不进行字段权限检查。当授权用户对指定字段设置了字段权限控制后，用户进行该数据类别的指定字段进行操
7、作时进行权限检查。只有当用户拥有了该字段的字段权限时，才能对该字段进行对应的操作。2.2.4 修改、删除用户1. 修改用户修改用户信息可以在用户属性中进行，在【用户属性】窗口中可以修改用户名称、密码和的组别以及是否禁用等。2. 删除用户（一）删除用户是指将没有使用本账套的用户从系统中删除，已发生业务的用户不能从系统中删除，但可以利用【用户属性】设置实现禁用。（二）当某些用户未使用该账套时，为了便于管理可以将该用户从系统删除。2.3 公共基础资料设置基础资料是企业进行日常业务管理所要具备的基础性的信息和数据，如会计、部门、职员、计量单位和凭证字等信息。所有单据基本上都由基础资料生产，基础资料录入
8、完成后，可以在多个系统中使用，这提高了工作效率，保证了数据的准确性。金蝶K/3系统多，基础资料可以细分为两大部分即公共资料和各个系统的基础数据。公共资料室多个系统都会使用的公共数据，各个系统的基础数据时公共资料不能满足业务需求时要进行设置的资料。本节主要介绍公共资料的设置，主要涉及币别、凭证字、计量单位、结算方式和科目等最基本的财务单元。2.3.1登录金蝶K/3系统主控台用户建立好所需的账套后，必须登录K/3系统才能进行业务处理。系统确认用户省份的合法性后用户才能登陆系统进行相关业务的处理。2.3.2会计科目引入会计科目是编制记账凭证、登记会计账簿及编制会计报表的基础，是分门别类对会计对象具体
9、内容进行核算所规定的项目。会计科目是一个完成的体系，金蝶K/3系统为用户预设了相关行业的一级会计科目和部分二级明细科目，需用户先引入账套，更加详细的明细科目由用户自行增加。2.3.3币别在企业的经营活动中，都是以币别作为交易的媒介和度量单位的。对于涉外企业，其交易活动中不可避免的将涉及到多种币别，为了方便用户对不同币种的业务数据进行记录和度量，金蝶K/3提供了币别这个基础资料。2.3.4凭证字凭证字就是我们在录入凭证时使用的用于标记凭证类别的凭证字，它与我们在实际工作中所使用的凭证字的含义是相同的。凭证字指反映凭证属性的简称，如【收】、【付】、【转】和【记】等，如果你是采用收款、付款和转账凭证
10、的话，就要设置收、付、转为凭证字，如果是通用记账凭证设置【记】即可，记指的是填制的凭证为一张通用记账凭证。2.3.5计量单位金蝶K/3系统中允许存在多计量单位，为了便于管理，可以通过计量单位组对不同计量单位进行分类管理和显示。同时为了管理的操作的方便简洁约定：计量单位组下不能再新增计量单位组，只能新增计量单位。同时金蝶K/3系统约定：在一个计量单位组中，有且只能有一个默认计量单位。在金蝶K/3系统中，计量单位的设置先要设置计量单位组，再在组中设置计量单位。2.3.6结算方式结算方式是指管理往来业务中的结款方式，如现金结算、支票结算等 2.3.7核算项目在金蝶K/3中，核算项目类别管理提供了一个
11、统一管理各种核算项目的方法。核算项目是指操作相同、作用类似的一类基础数据的统称。把具有相似特征的数据统一到核算项目中进行管理比较方便，操作也比较容易。 2.3.8. 会计会计科目的设置科目设置的好坏直接影响财务部门内对外所提供的会计信息的科学性、系统性、完整性。会计科目的设置的完整性影响着会计过程的顺利实施，会计科目设置的层次深度影响这会计核算的详细程度。金蝶K/3会计科目的设置是应用系统的基本，是实施各个会计手段的前提。1. 一般会计科目的设置一般会计科目指无辅助核算、数量核算和外币核算的会计科目。前面已经引入【新企业会计准则科目】，下面在其基础上增加相应的明细科目并进行属性设置。2. 挂核
12、算项目科目设置挂核算项目是指科目属性设置有【核算项目】，达到简化业务处理的目的。例如企业的往来客户单位有1000个以上，如果将往来客户设置成明细科目，那么，应收账款的二级明细科目至少达到1000多条， 如果将往来客户设置成应收账款的核算项目，只要应收账款一个一级科目就可以了。每一科目可实现1024个核算项目的处理。科目属性有设置【核算项目】可以达到简化业务处理的目的。使用最多的是应收应付类科目，当科目采用核算项目的方式时，不用在科目下增加明细科目，直接更改属性【核算项目】，在录入凭证时如果涉及该科目时，系统提示录入核算项目信息，这样起到核算明细的作用，简化设置工作量。3. 存货科目设置存货类科目的设置重点是将科目的属相改为【数量金额辅助核算】。2.4 本章总结在使用金蝶K/3之前，首先要建立账套，第一节主要讲述套账的建立、启用、备份、删除、恢复以及优化等操作；用户管理和权限管理既可以在账套管理中进行，也可以在客户端主控台的【系统设置】【用户管理】中进行，第二节在账套管理中讲述了新建用户、新建用户组、权限设置、修改属性（权限）、删除用户（用户组）及权限浏览等内容；账套建立成功之后进行系统设置，系统设置包括基础资料的设置、系统参数设置和初始数据录入，第三节讲述了公共资料的设置，主要涉及币别、凭证字、计量单位、结算方式和科目等最基本的财务单元。
