采购业务的管理与核算

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1、采购管理系统采购管理系统 日常业务处理的四个方面日常业务处理的四个方面：采采购购入入库库单单货货同同到到业业务务现现付付业业务务综综合合查查询询月月末末结结账账 日常业务处理日常业务处理 （一）（一）采购入库业务采购入库业务 单货同到业务单货同到业务1、入库处理（采购入库）、入库处理（采购入库） 采购入库是指将供应商提供的物料检采购入库是指将供应商提供的物料检验（或免检）验（或免检）确认合格后，放入指定仓库的业务。确认合格后，放入指定仓库的业务。 业务处理：在库存管理系统中填制并业务处理：在库存管理系统中填制并审核采购入库单审核采购入库单库存系统库存系统:入库业务入库业务-采购入库单采购入库单

2、 2、采购发票、采购发票. 采购发票是供应商开出的销售货物的凭证，采购发票是供应商开出的销售货物的凭证，系统根据系统根据采购发票确认采购成本，并据此登记应付采购发票确认采购成本，并据此登记应付账款。账款。 业务处理：在采购管理系统中填制采购业务处理：在采购管理系统中填制采购发票。发票。采购系统采购系统:采购发票采购发票-专用采购发票专用采购发票3、采购结算、采购结算 采购结算是针对采购入库单，根据发票采购结算是针对采购入库单，根据发票确认其采购成本。确认其采购成本。 采购结算是生成采购结算单，它是记载采购结算是生成采购结算单，它是记载采购入库单采购入库单与采购发票对应关系的结算对照表。与采购发

3、票对应关系的结算对照表。业务处理：在采购管理系统中执行采购结算。业务处理：在采购管理系统中执行采购结算。采购系统采购系统:采购结算采购结算-自动结算自动结算 （手工结算手工结算) （自动结算：采购入库单与采购发票：供货单位（自动结算：采购入库单与采购发票：供货单位相同、相同、存货相同、数量相同）存货相同、数量相同）注意注意采购结算后，采购入库单和采购发票采购结算后，采购入库单和采购发票显示显示“已结算已结算”字样，不能修改和删字样，不能修改和删除，必须先在除，必须先在“采购结算单列表采购结算单列表”窗窗口取消采购结算。口取消采购结算。4、生成入库凭证、生成入库凭证 在存货核算系统中将入库单记账

4、并生成在存货核算系统中将入库单记账并生成入库凭证入库凭证 。 (1)入库单记账入库单记账:业务核算业务核算-正常单据记账正常单据记账 (2)生成入库凭证生成入库凭证:财务核算财务核算-生成凭证生成凭证5、生成应付凭证、生成应付凭证 在应付款管理系统中审核采购专用发票在应付款管理系统中审核采购专用发票并生成应付凭证并生成应付凭证(1)审核采购发票审核采购发票:应付单据处理应付单据处理-应付单据应付单据审核审核审核审核(2)生成应付凭证生成应付凭证:制单处理制单处理 - 发票制单发票制单制单制单6、生成付款凭证、生成付款凭证 在应付款管理系统中付款处理并生成在应付款管理系统中付款处理并生成付款凭证

5、。付款凭证。应付款系统应付款系统:付款单据处理付款单据处理-付款单据录入付款单据录入审核审核单货同到业务总结单货同到业务总结所涉及的子系统：采购、存货、库存、应付款系统。所涉及的子系统：采购、存货、库存、应付款系统。填制的原始单据：采购发票、采购入库单、付款单填制的原始单据：采购发票、采购入库单、付款单生成凭证的子系统：存货系统、应付生成凭证的子系统：存货系统、应付款系统。款系统。 现付业务是指当采购业务发生现付业务是指当采购业务发生时，立即付款。即以现金或支票付款。时，立即付款。即以现金或支票付款。日常业务日常业务处理（二）处理（二）现付业现付业务务 . 1.在库存系统中填制并审核采购入库单

6、在库存系统中填制并审核采购入库单 入库业务入库业务-采购入库单采购入库单审核审核 2.在采购系统中填制采购发票在采购系统中填制采购发票:采购发票采购发票-专用采购发票专用采购发票 3.在采购系统中进行现结处理在采购系统中进行现结处理:现付现付 4.在采购系统中采购结算在采购系统中采购结算:结算结算 5、在存货核算系统中记账并生成入库凭、在存货核算系统中记账并生成入库凭证证 6、在应付管理系统中审核发票、在应付管理系统中审核发票 应付单据处理应付单据处理-应付单据审核应付单据审核 审核审核 7、在应付管理系统中进行现结制单、在应付管理系统中进行现结制单 制单处理制单处理-现结制单现结制单现付业务

7、总结所涉及的子系统：采购、存货、库存、应付款系统。填制的原始单据：采购发票、采购入库单注意注意 为什么在采购管理系统中采用手工结算为什么在采购管理系统中采用手工结算进行采购结算时，看不到采购入库单？进行采购结算时，看不到采购入库单？（注：上月暂估入库业务）（注：上月暂估入库业务） 答：看不到采购入库单是由于选择结算答：看不到采购入库单是由于选择结算范围时，没有修改结算日期。范围时，没有修改结算日期。特殊情况：特殊情况：货物已到，未做入库手续货物已到，未做入库手续1 1.如如果尚未录入采购入库单，此时只要把果尚未录入采购入库单，此时只要把货退还给供应商即可，软件中不用做任何货退还给供应商即可，软

8、件中不用做任何处理。处理。入库单角度：入库单角度：2.已录入采购入库单（未记账）已录入采购入库单（未记账） 即已经录入即已经录入“采购入库单采购入库单”，但尚未记入存货明细账。此时又分三种情况：，但尚未记入存货明细账。此时又分三种情况： 未录入未录入“采购发票采购发票” 如果是全部退货，可删除如果是全部退货，可删除“采购入库单采购入库单”；如果是部分退货，可直接修改；如果是部分退货，可直接修改“采购入库单采购入库单”。 已录入已录入“采购发票采购发票”但未结算但未结算 如果是全部退货，可删除如果是全部退货，可删除“采购入库单采购入库单”和和“采购发票采购发票”；如果是部分退货，；如果是部分退货

9、，可直接修改可直接修改“采购入库单采购入库单” 和和“采购发票采购发票”。 已经录入已经录入“采购发票采购发票”并执行了采购结算并执行了采购结算 若结算后的发票没有付款，此时可取消采购结算，再删除或修改若结算后的发票没有付款，此时可取消采购结算，再删除或修改“采购入库单采购入库单”和和“采购发票采购发票”，若结算后的发票已付款，则必须录入退货单。，若结算后的发票已付款，则必须录入退货单。发发票票角度角度：(1) (1) 采购发票未付款采购发票未付款 当当入入库库单单尚尚未未记记账账时时，直直接接删删除除“采采购购入入库库单单”和和“采采购购发发票票”，已已结结算算的的“采采购购发发票票”需需先

10、先取取消消结结算算再再删删除除。当当入入库库单单已已经经记记账账时时，必必须须录入退货单。录入退货单。(2) (2) 采购发票已付款采购发票已付款 此时无论入库单是否记账，都必须录入退货单。此时无论入库单是否记账，都必须录入退货单。日常业务日常业务处理（三）处理（三）综合查询综合查询单据查询单据查询 通过通过“入库单明细列表入库单明细列表”、“发票明细列表发票明细列表”、“结算单明细列表结算单明细列表”、“凭证列表查询凭证列表查询”可以分别对入库单、发票、结算单、凭证进行可以分别对入库单、发票、结算单、凭证进行查询。查询。账表查询账表查询 通过对采购管理系统提供的采购明细表、采通过对采购管理系统提供的采购明细表、采购统计表、余额表及采购分析表的对比分析，购统计表、余额表及采购分析表的对比分析，可以掌握采购环节业务情况，为事中控制、事可以掌握采购环节业务情况，为事中控制、事后分析提供依据。后分析提供依据。日常业务日常业务处理（四）处理（四）月末结账月末结账 月月末末结结账账是是将将当当月月的的单单据据数数据据封封存存，结结账账后后不不允允许许再再对对该该会会计计期期的的采采购购单单据据进进行行增增加加、修修改改、删删除除处理。处理。