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1、西昌学院外语系Essentials and Forms of Business Letter-writing 商业信函的组成部分和格式山东外贸职业学院 陈祥国1.China National Cereals, Oils and Foodstuffs Imp & Exp Corp.8 Jianguomen Nei DajieBeijing 10005, ChinaTelephone: 86-10-6526-8888Fax: 86-10-6527-6028E-mail: 2.Date: 15th November, 20-3.Messrs H. Ronald & Co. 556 Eastchea
2、p London, E.C. 3, England 4. Aquatic Products5. Dear Sirs, 6.We thank you for your enquiry of 5 November. In compliance with your request, we are sending you herewith a copy of our illustrated catalogue and a quotation sheet for your reference. All prices are subject to our confirmation for our aqua
3、tic products have been selling well this season. Therefore, we would suggest that you advise us by a fax in case of interest. We await your early favorable reply.7. Yours truly,8. Sig. _9. 10. (Manager)11. China National Cereals, Oils and Foodstuffs Imp & Exp Corp.12.Enclosures信函组成部分示例点击 察看示例组成部分分项示
4、例1. China National Cereals, Oils & Foodstuffs Imp & Exp Corp.8 Jianguomen Nei DajieBeijing 10005, ChinaTelephone: 86-10-6526-8888Fax: 86-10-6527-6028E-mail: Our Ref. Your Ref.2. Date: 15th November, 20-信头日期3.Messrs H. Ronald & Co. 556 Eastcheap London, E.C. 3, England4.Aquatic Products5.Dear Sirs,收信
5、人名称和地址具体收信人称呼6. We thank you for your enquiry of 5 November. In compliance with your request, we are sending you herewith a copy of our illustrated catalogue and a quotation sheet for your reference. All prices are subject to our confirmation for our aquatic products have been selling well this seas
6、on. Therefore, we would suggest that you advise us by a fax in case of interest. We await your early favorable reply. 7.Yours truly, 8. Sig. _ 9. (Manager) 10. China National Cereals, Oils and Foodstuffs Imp & Exp Corp.11. Enclosures 结尾敬语信文落款Parts of a Business Letter 信件组成部分(1)Heading (Company name
7、and logo, Address, Telephone number(s), Fax/Telex numbers) 信头（机构名称和标记，地址，电话号码，信头（机构名称和标记，地址，电话号码，传真传真/电传号码）电传号码） (2)Date 日期日期 (3)Addressees name and address 收信人的姓名和地址收信人的姓名和地址(4)Caption or reference number, underlined 信件提要或编号（要加信件提要或编号（要加底线）底线） (5)Salutation 信件开头的称呼信件开头的称呼 (6)Letter contents 信文信文 (7
8、)Complimentary closure 结尾敬辞结尾敬辞 (8)Writers signature 写信人的签名写信人的签名 (9)Writers name 写信人的姓名写信人的姓名 (10)Writers job title写信人的职务头衔写信人的职务头衔 (11)Other information 其他其他 (12)Miscellaneous abbreviations 各种缩写各种缩写 Layout of a Business Letter 商业信函的格式Three major forms1.Indented Form 缩格式2.Blocked Form 齐头式3.Modified
9、 Blocked Form 改良齐头式点击 察看示例山东外贸职业学院 陈祥国缩格式示例日期靠右日期靠右具体收信人具体收信人和事由居中和事由居中段首缩格段首缩格结尾敬语和结尾敬语和落款偏右落款偏右山东外贸职业学院 陈祥国除信头外全除信头外全部左对齐部左对齐段落之间用段落之间用空格空格齐头式示例山东外贸职业学院 陈祥国案号和日期案号和日期靠右靠右落款偏右落款偏右改良齐头式示例各部分写法信头和收信人名称、地址 英语：名称在上，地址在下 地址先小后大 中文：名称在上，地址在下 地址先大后小名称、地址A UK address: Air Environmental MechanicalEquipment
10、Limited2076 West Main StreetDevon, EX14 0RAU.K. 公司名称公司名称门牌号门牌号街道街道城市城市邮编邮编(在国在国家之前家之前)国家国家中文名称、地址举例西昌学院中国四川省西昌市新村#号单位名称单位名称地址地址:由大到小由大到小中国地址名称用英文写Sinochem Jiangsu Import and Export CorporationJiangsu International Business Mansion,50 Zhonghua Road, Nanjing210001, P.R. China 单位名称单位名称门牌号门牌号大楼名称大楼名称街道街
11、道邮编邮编(在在国家之前国家之前)城市城市国家国家用汉语拼音直译;一个地名只大写第一个字母 例如：“四川西昌”Xichang, Sichuan Xi Chang, Si Chuan 可用缩写:Rd. = Road, Fl. = Floor, Ave = Avenue中国地名的翻译规范日期位置：美式：在信头和收信人名称地址之间英式：通常在收信人名称地址之下 均可以齐头，也可以靠右写法：美式：月-日-年英式：日-月-年美式日期举例日期日期信头收信人名称地址英式日期举例日期日期收信人名称地址称呼信头日期写法注意事项月份最好用文字，如： 1.2nd May, 20- 2.2 May, 20- 3.Se
12、ptember 21st, 20- 4.September 21, 20- 5.25 Aug. 20- 6.Oct. 10, 20- 避免月份用数字，如11/12/20-注意标点符号！注意标点符号！称呼位置：必须齐头正规场合下常用：对男士：Dear Sir, 或Dear Sirs,或Gentlemen:对女士：Dear Madam, 或Dear Mesdames,建议使用：Dear Mr. Johnson, 或 Dear Jack, 词首字母全大写，用词首字母全大写，用逗号或不用标点符号逗号或不用标点符号Gentlemen后后用冒号用冒号结尾敬语位置：齐头式靠左对齐，缩格式偏右正规场合下常用：
13、1.Yours faithfully,2.Yours truly,3.Faithfully yours,4.Truly yours,建议使用：Yours sincerely, 或 Sincerely yours,第二个单词小写，第二个单词小写，结尾用逗号或不用结尾用逗号或不用标点符号标点符号称呼与结尾敬语的对应关系建议使用建议使用落款结尾敬语结尾敬语手写签名手写签名打印签名打印签名职务职务公司名称公司名称具体收信人位置： 1. 收信人名称地址之下 2. 齐头式靠左，缩格式居中 3. 要加下划线表示的是承办本信件的具体个人或部门 1. Attention: Mr. H. A. Donnan, E
14、xport Manager 2. Attention of Mr. Cave 3. To the attention of Mr. Liu Ming 4. ATTN: Mr. Iverson事由位置： 1.称呼和正文之间 2.齐头式靠左，缩格式居中 3.要加下划线表示的是该信函的主题 1. Re: Your Order No.463 2. Subject: SHEEP WOOL 3. Contract No. 8904附件位置： 落款之下，左对齐说明该信件有附件 1. Enclosure 2. Enc. 3. Encl. As Stated 4. Enclosure: Brochure抄送位置
15、： 附件之下，左对齐表示该信件同时抄送给他人 1. 明抄：cc Marketing Department 2. 暗抄：bcc Mr. Simpson Carbon copy,收信收信人知道被抄送人知道被抄送Blind carbon copy,收信人不知收信人不知道被抄送，只出道被抄送，只出现在发给被抄送现在发给被抄送人的信件里人的信件里Envelope Addressing 信封格式写信人在上，收信人在下信封格式不一, 根据收信人名称地址的写法通常分两种格式：缩格式：收信人名称地址逐行右缩齐头式：收信人名称地址左端对齐缩格式举例收信人名称地收信人名称地址：逐行右缩址：逐行右缩写信人名称地写信人
16、名称地址址齐头式举例写信人名称地写信人名称地址址收信人名称地收信人名称地址：左端对齐址：左端对齐邮寄方式Via Air Mail ( By Airmail, or Par Avion)航空Registered 挂号Parcel Post 邮包Express 快递Samples Post 样品捎交Mr. Charles WoodKindness of Mr. J. W. Smith 由Mr. J. W. Smith 捎交给Mr. Charles Wood转交最终收信人最终收信人转交人转交人转交人地址转交人地址Layout of E-mails 电子邮件格式外发的邮件收件人收件人被抄送人被抄送人被暗抄人被暗抄人事由事由主体部分主体部分添加附件处添加附件处接收的邮件主体部分主体部分发件人发件人收件人收件人被抄送人被抄送人事由事由日期日期附件附件
