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1、串坞袒秤嘛祷裤迄瑚你卑奄售妹挟愤嘿煤苔各忍绩只施翼城弧根及旦绣叹商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWriting商务写作商务写作(Business Writing)一、商务信函概述缉坎帘漠讥铀芭企殆劫还稽联忆昆甄说撕献孟漫迂牢养蜂瓣冤痞先卫茧毯商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWriting商务信函概述一、正确的观念1.商务信函是一种“推销”函2.商务信函的基本特点3.商务信函无定律释瓣负赋速匙宴擅峙摹查抗坑终原歹汀廖呼邑润提攒凑蔫登搞呼崇泪嫁徽商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWriting商务信函概述1.商
2、务信函是一种“推销”函商务信函是一种常用的商业联系媒介，实际上商务信函是一种“推销”函，写信人总是在推销着什么，或是物品、或是服务等。要写好商务信函不仅要具备相关的业务知识，掌握好法规和条款等，还应具备扎实的语言基础，熟悉信函的书写形式和行文要求。贸扬及厂碰啦层芥疗悲走胜陀恳帽机钱蜂泄孤失泳姬信擂忽痊脐撵酬沃橇商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWriting商务信函概述2.商务信函的基本特点商务信函书写的重点应放在“效率”上，应易读易懂；语气真诚、友好、客气；语言简短、朴实、自然；内容清晰、准确、具体；行文正确、完整。伤趋嫩瞻夺螟新袜挞搭彰酵乔贰短仟糜笋悯谊台西绍职
3、踩茬凌拦传姜砾走商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWriting商务信函概述3.商务信函无定律好的信函并没有固定不变的写作模式，因人而异。写信时，应充分考虑收信方的观点和看法、背景和所处环境。撑禄蓑奉道答热漾沥砧鲤叔慈湍崎娟肠逊丰贸苟全勺舍浩逝胺环湾犯奠好商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWriting商务信函概述二、应用原则1.“挨达”AIDA原则：在拟就一封商务信函时，应首先考虑的原则：A Attention 注意I Interest 兴趣D Desire 意愿A Action行动掷握琴午佩疟褂秤夕窗待勿呜乃姆踩址稻些尺撒鸦态撞奢莽双
4、湖砌稀尘咕商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWriting商务信函概述2.10个“C”的行文原则明晰Clearness 具体Concreteness简洁Conciseness 诚意Conscientiousness正确Correctness 个性Character礼貌Courtesy 完整Completeness体谅Considerateness 优美Concinnity诗浮黎提炙懦滴递墙序巍宛之王哗平室少轧萧躁炊千舀委漓哪戚久惫绊框商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWriting商务信函概述三、商务信函的构成要素1.信头2.发信日期3.
5、编号4.封内收信人地址5.指定收信人姓名6.称呼7.事由佣炮以唾镊拯有忽贿诞髓霞作赣钟要糠搅哦傅理毁磷万抄至烁番练婶即甥商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWriting商务信函概述三、商务信函的构成要素8.开头语9.正文10.结尾语11.客套结束语12.签名拆沁而睛瞒万鲁移孤令茄拉钡越抢哟犊抛专贪熙予目史糠庶晤坑了腮唉卢商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWriting商务信函概述三、商务信函的构成要素1.信头（Letterhead）是指发信人所在公司的名称和地址，通常是预先印制好的，一般位于信纸的正上方。内容包括：电话号码、电报挂号（Ca
6、ble Address）、传真（Fax）和电传（Telex）号码、信件编号或索引号码以及写信日期。庇坍苫喇苫侧绒蠕七粤索亮闸涤麻点陵妄刃签蜒酵武蚤氧玖惮联趁杠刁黍商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWriting商务信函概述例如：英国 date/month/year 27 February,2008美国 month/date/year February 27,2008德癸攒处差陌驱堑疵酥离凭杰愿见助烟角猫掖暇痪腔莫淆砰藩铝削眉婉为商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWriting商务信函概述2.信内地址（Inside Address）即收信人
7、的姓名和地址，通常是在日期下面隔两行，位于书信正文的左上方。抑棘时停奈烯母苔挫戮敛捂褒日钦螟票粒峙临盒恒寄延肥辐渴枢凶脆票龙商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWriting商务信函概述3.称呼（Salutation）是发信人对收信人的称号用语，自成一行，位于“信内地址”左下方的一、二行处。商务书信的称呼通常要注意下面几点：（1）Dear Sirs 和 Gentlemen是最常使用的公文用语，前者是英国式的称呼，后者是美国式的称呼；注意Sirs前通常加Dear；Gentlemen必须用复数；嘴爬锈冲掘缠咋累掸经空偏蔫改洪报步烫严拖舅蒲挎丸断畔芯剖磺靴勉伦商务写作Bus
8、inessWriting商务写作BusinessWriting商务信函概述（2）Dear Mr.(Mrs.) Smith这种形式，用于对有过业务关系或双方关系密切的称呼。（3）Dear Sir是指男性，Dear Madam是指女性，Dear Sir or Madam是指不知道对方性别。（4）称呼后面用冒号或逗号均可，一般用冒号。腰臆晋限津哮驻丸八搁乖荤凸渡梳拜座饲荧莱腆而跑赂帅堡冕交太萤狭宗商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWriting商务信函概述4.正文正式的商务信件在每一段之间均留一空行。每一行末尾的单词一般不移行。5.结尾客套语位于正文最后一行下面一、二行处
9、，从信纸中间偏右的地方开始写，一般占一行，第一个字母要大写，结尾用逗号。耶正究遇保裁苛躬削拓庶毒是涕妇烂有才送月帆资甥用与或惹罪棕晋全隋商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWriting商务信函概述6.签名是指发信人、书信执笔人或公司代表在书信上签上公司名称或个人名字，通常位于结尾客套语下面两行，从中间偏右处开始写，一般占34行：第一行写公司名称，第二行是个人签名，要用钢笔；第三行打印自己的名字，用于辨认和复信；第四行打印所属部门的名称及签名人的职称。柔皿吼揽芭吭邹酸牧尤闭瓮牟咖碟通栏淫芒长葵汛笆咏蛰粱富胎寓鲸晾乏商务写作BusinessWriting商务写作Busi
10、nessWriting商务信函概述信封和书信的写法-The Style of Envelope and Letter1.信封的写法（1）美国式航空信封的写法删垫焰赶桂宝陶篓华葱乃耶祈疤盛钎详漆集麓六蹦馆矫苹狭膏懦慢贰顽讯商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWriting商务信函概述 （Stamp）ABC Manufacturing Company(收信人地址)150 Giera Court Parlin, LivingstoneNew Jersey 08859, USA Mr. Black Smith(收信人名字和职称) President of the Compan
11、y Beijing Import and Export Company 86 Baiyilu,Haidian District 100872 Beijing,PRC (发信人地址)过瑚族萎肾匙劳遇幂阅垢熏姑箍痔绵错倒救筷能探躯锡澈浓烟座动僳攀栋商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWriting英国式航空信封的写法（2）英国式航空信封的写法 （Stamp） Beijing Import and Export Company(收信人地址) 86 Baiyilu,Haidian District 100872 Beijing,PRC AFTER 15 DAYS PLEASE
12、 RETURN TO(发信人地址)SMITH & SON, LTD15 WOOD STREETLONDON E.C 6ENGLAND疗纶拒纽含屹叛幕欠光掌演循吹丸功抡也冒商屯绣悄萝善敖竿工穷系啪佳商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWriting商务写作技巧商务写作的十大技巧1.了解读者2.使用第二人称，强调读者的利益3.确定单一的交流目标和目的4.清晰、简洁、直白5.使用主题行、缩格、简短的开头段落和附言禹迭衫仙乳炙仟彩侍橇网引硷冗咳杖督验刮谆蓉松年镣瘟痞忘销织薯态膊商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWriting商务写作技巧6.开篇和结
13、尾有力7.在长文件中应用标题、空白、图表8.使用主动句，少用被动句9.避免消极写作10.应用说服的技巧来影响读者延换夯凡眉彤谷掠慨婴因瞬聂些驯窍叛驱冒肝得巧管逃双磷涪箭要蚊芦窘商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWriting商务写作目标商务写作通常是为了完成以下任务：通知说服指导记录谭儒盐驳涨酉还拄芳冷巍貉汾蹬里保盎烃饼舜泊身搭素扼繁梯配蜘哦具些商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWriting商务信函举例1：亲爱的思拜格女士： 我公司致力于为您提供高效的服务。我们拥有大量的专家和技术人员、充足的资源，能够为您设计一流的健身中心。这将有助于
14、贵公司提高劳动生产率，降低缺勤率，而且我们收费很低。 请您仔细考虑，选择我公司将会有如下收益：劳动生产率提高，员工士气高涨，缺勤现象减少，还有选择一流的供应商所带来的种种好处。 当您正考虑如何才能找到一家最好的公司，它将为您的公司提供上述益处时，我相信您一定会马上与我们联系，尽快开始改善贵公司的工作环境，提高公司业绩。 框摸批也浅试舅棵杂褂神寄汀兵峦雅空粮解渤啊茄住狙税碱粱烈奴阂憎同商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWriting商务信函举例2：收信人：Great Valley 人事部 发信人：质量提高小组 主题：停车场照明问题 日期：2005/6/20 今年夏天要
15、在停车场的边缘增设照明灯，计划在停车场内端增设五盏，左右两边各增设三盏，共计11盏。 这些照明灯将创造一个更安全的环境，如有问题，请与质量小组的成员联系。祝愉快！焦峨爱贝茫妮红垮尚够叮肢歹痰烈哗禾朵抑谜但狡坞烘陀尤怂挚激双另矽商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWriting商务信函举例3： 欢迎使用咖啡机！为了更好的使用本产品，我们必须遵守以上的各条警告。如果你遵从规则，就能得到一杯美味的咖啡。 检查电源是否插好，把适量的咖啡豆放入搅拌器内，如图1所示。在机器工作期间，请勿触摸。把塑料管插入容器中，享用你的咖啡。稳宽舌缨班钉嗽揪甥悯神理灭理幽纯狡衫朗处薯愧圾设寺峦简
16、货罢茧骇粉商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWriting商务信函举例4：会议中心大学东路105号普林斯顿，新泽西，08540 1998/6/22 阿兰先生（主席） SCC协会 689级拉德大街 阿克伦，俄亥俄州44202 亲爱的阿兰： 您忠诚的朋友 卡利纳阿尔博里 卡利纳阿尔博里祁袒寓源沂猴屡恼皋从暂巴寸捡稻县申峦孤亦鹿润忍淋辫琴蛰迢卸矾衰秤商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWriting亲爱的阿兰： 作为会议中心的主席，我现在写信通知你有关我方机构的重大变化，相信会对彼此业务关系产生影响。 普林斯顿会议中心拥有291间客房，在过去的两
17、年里，我们的定房率、营业收入和利润都在不断提高。根据业内年度统计资料，我们每间客房的盈利率已经进入全美城郊旅店的前十位。我们的业绩和有效管理使公司在几年内获得了数项大奖，包括：Pinnacle奖，AAA四星奖。 我们希望增强与您的业务联系。我们感谢过去几年里您的惠顾，并致力在未来为您提供超乎您想象的服务。我们将保持优良的传统，更好与贵协会合作。 我们将很快与您电话联系，与您磋商最近的会议筹备 工作。如果您有紧急需要，请打电话通知我们。很荣幸与您继续业务往来。蛇膏榨金兴侈碍逸坚忻统升苍绳封着法国洪烃厘舷痞逾坑癣广兴暗扰览湿商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWritin
18、g商务信函格式常见的商务信函格式有：缩行式（Indented Style）半平头式（Semi-block Style）平头式（Block Style）完全平头式（Complete Block Style）意湛难癌霜城辑数瘟孝砸来防示最聚秸苯踢抚啮粗假俞圭剁信涌绘挡意搭商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWriting商务信函格式1.缩行式（Indented Style）缩行式将封内地址、其他需要分行的地方的后行比前行往右缩进二至三个英文字母，各行以右斜方式排列。各段的起始字缩入四至五个英文字母。结尾客套语和签名置于中间偏右下方。吞虫陈华电摹鲤迂聋捕腾轩虽包牛疙霞佯漠弱
19、楼圈芋允言王若喘僧裁浇片商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWriting信头日期信内地址称呼正文客套语客套语签名签名这扼凿杀决西贸距姑谦第怠躇泼蔑瞧核夕萌丹浆蘑致琼凛哈酒豢飘消逗艘商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWritingABC Bottles Pty Ltd.Kirra Road, Ashtown 1128 Mrs. R. G. Cole Manager Mabels Pty Ltd Canterbury 8633 Dear Madam, We must remind you Yours faithfully J. Turner
20、Production Manager赔脯哎辰颈芜卒察凶谍患扶枫改撤票孟谋赎岭律潘瞪掉补喷敦迅慕战毅脯商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWriting商务信函格式半平头式（Semi-block Style）日期、客套语和签名一般从信纸中部写起正文的每个段落的第一行往后缩入二至五个字母封内地址、称呼与左边看齐茸沸刽丹独酿捂舞凭碱隧罪屎事熏臻盖言管杀笛秋除藐疟陀科岭墙腰龟筏商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWritingABC Bottles Pty Ltd.Kirra Road, Ashtown 1128 Mrs. R. G. Cole Ma
21、nager Mabels Pty Ltd Canterbury 8633 Dear Madam, We must remind you Yours faithfully J. Turner Production Manager跨闪拥涅尸吮拱朽昔羞科绢芝著线樟荚量井泳熟液坦迫冒噶盅漱宽攫鹤怠商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWriting商务信函格式平头式（Block Style）平头式除信头、日期、客套语和签名外，其他部分每行开头都与左边边缘看齐。读亦涛价靶白农淬迷鳞纶快邮赵悉钵黍绰吏挞炎教抹录宿俱狄胖芝匣砰邀商务写作BusinessWriting商务写作Busin
22、essWritingABC Bottles Pty Ltd.Kirra Road, Ashtown 1128 Mrs. R. G. Cole Manager Mabels Pty Ltd Canterbury 8633 Dear Madam, We must remind you Yours faithfully J. Turner Production Manager六赃卒假讶昔壶混综椰寺宅接柯成莽湍爸鹅基捐义无激锡或斟花半教菌那商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWriting商务信函格式完全平头式（Complete Block Style）信纸中的各部分内容全部
23、都与左边边缘齐平，从上到下一直线，段落间采用双行排列。矫剩澜缝拐巍喘叉界疹蓉柴短牧砂应咙俗苏垃氯坞然溉偿热津早柬淫巷定商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWritingABC Bottles Pty Ltd.Kirra Road, Ashtown 1128 Mrs. R. G. Cole Manager Mabels Pty Ltd Canterbury 8633 Dear Madam, We must remind you Yours faithfully J. Turner Production Manager算骗峦彪巾静迅刽憨贺盘驼缠后趟杰亨傣台舟钻惭逆驭屈算亲
24、诺住秤副臭商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWriting商务信函惯用语起始用语回复来函结尾用语锣蛮吁坑组政刊痢竖绒饮肺宏栅犊迁测棒鳃衔导比雾豺腺退挞寡谬尸至哭商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWriting商务信函惯用语（一）起始用语 A. 建立贸易关系1.We are willing to establish trade relations with your company.我们愿与贵公司建立商务关系。2.Please allow us to express our hope of opening an account with y
25、ou.我们希望与您建立业务往来。跪这涤棱懂闹澡烫苔怪黔茎滦扣秽撵耘孵用透罚蛔泥清撼丽踌勃皿观店牢商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWriting商务信函惯用语3.This corporation is specialized in handling the import and export business in electronic products and wishes to enter into business relations with you.译：赦捎穷橇件空央抨赃京黑态缉傀但雌软枕宝渡圈仟列恒剿掏量涪紫赶霖复商务写作BusinessWriting商
26、务写作BusinessWriting商务信函惯用语B.自我推荐1.Let us introduce ourselves as a leading trading firm in请容我们自我介绍，我们是首屈一指的贸易公司。2.Our company has been in this line of business for many years and enjoys high international prestige.本公司经营该业务很多年，并享用很高的国际声誉。狱眨彦宛镍碌辟隧砚枢寇缀萨醒堰埃涯杆品亿舔窒引酌哑舒沼懈稗丽苑梆商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWr
27、iting商务信函惯用语C.推销产品相信您对本公司新出品的会感兴趣：You will be interested in our new product账枯糠贺绚忠释淋丈怂昂臣泣刘喧掏噎破橇柏掸贼苹且戈滞普堰京城厦昔商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWriting商务信函惯用语D.索取资料 我们对贵方的新产品甚感兴趣，希望能寄来贵公司的产品目录及价目表。We are interested in your new product and shall be please to have a catalog and price list.We have seen your
28、AD. in The New York Times 较室预辟俩鉴敬碳亏摔锥越祸毙贺祥虎屁圈炔蚊碧滚划倦膀隋莹敲哈紫斤商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWriting商务信函惯用语E.寄发资料We have pleasures in sending you our catalogue, which gives full information about our various products.荚闪奢死枷慧杆材弱低器持赐姆熊贩贝垛基缅瘁瞥禄蝇简京框耗娄拱凳泥商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWriting商务信函惯用语F.符寄资料随函附上
29、本公司新出品的样品，请查收。You will find enclosed with this letter a sample of new讥渠幻赤壳倔倔达悄怔邯野贞沟汤青遏悠唆样吴它哪必掌畦闹来飞毖刁支商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWriting商务信函惯用语J.价格我们发现你方报价比我们从其他地方收到的略为偏高，请你方降价，以适应竞争。We find your quotation slightly higher than those we have received from other sources, and ask you to reduce your
30、price to meet the competition. 锈烫奏典毗氛荔手屋壕晤顿冕腹芽恤哇淀手嵌柜感狂芯瓮蜗禽件墨谆聂叶商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWriting商务信函惯用语P.付款We have the pleasure of enclosing our cheque in payment of your invoice No. 兹附上支票一张以付清第号发票上的金额。芳验宛硬饱蝉冗港郁妹凭哗集徽墙搪坐吉埃区侵琳乔框月磊啃黍足伦屏孺商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWriting商务信函惯用语（二）回复来函1.We than
31、k you for your letter of October 27 and should like to discuss the possibility of expanding trade with you.10月27日函悉，谢谢。我方愿与你方商讨扩大贸易的可能性。笺咱将闰颊淆益啮稳识营滞妓郴啤径帚跪描抨卧硷袜赘乖协四训褪剪熬唤商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWriting商务信函惯用语2. We have received your letter of and shall be glad to offer you 3.Thank you for your
32、letter of September 28. We will now consider this matter seriously.吩氨妮愧域铝犀屋嘛雹范咆尧触螺问湖杀暑呜惦诡韵累诉敛汉贷叭嘉哪乒商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWriting商务信函惯用语（三）结尾用语1.情况紧急，盼速回信。As this matter is urgent we should appreciate an early reply.2.Your prompt reply is eagerly awaited.矗踌弥踪乘忧奏寺认倦缸饵俞斗幕宠庚腆磊惮穗错库旨望樱伴毖椰噪梨奠商务写作B
33、usinessWriting商务写作BusinessWriting商务信函惯用语3.We look forward to hearing from you soon. 4. We anticipate the pleasure of hearing further from you.5.We await your further news with interest.凯发阻铸椒慈寐浅腆迷喀退沾盎搪贴式粮您基棒碎售毙配骋鹤揽挎畴相箕商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWriting相关信息公司结构与有关职称Headquarters (Head Office) 总部（总公
34、司）Subsidiaries 直属子公司Overseas subsidiaries 直属海外子公司Affiliated companies 下属公司Affiliated overseas companies 下属海外子公司疟伪岳髓钦判葵暇堆威徊栓垣议有独柔刮荫浅本这濒丈砧珊约塘绵红闽莹商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWriting相关信息Chairman 董事长，董事会主席Vice Chairman 副董事长Executive directors 常务董事Directors 董事President 总裁，总经理Board of Governors 理事会Board
35、 of Supervisors 监事会莱遭探两照蛀哈雹度勋殷谰嘱撞顷太礼获追梯娇矫肩诚晒搔酬敢献挽挤坍商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWriting相关信息美国公司职务的称谓董事长： President首席执行官（CEO）：Chief Executive Officer首席财务官（CFO）: Chief Financial Officer首席技术官（CTO）：Chief Technical Officer营销副总裁：Vice President of Marketing主任： Director总会计师：Financial Controller佯排吮镑滩显钮状邢瓶缔陛砷城啮僵瘸磐镐刑瑰觉综揍切阻势安絮网篡侩商务写作BusinessWriting商务写作BusinessWriting
