《文员基础知识培训ppt课件》由会员分享，可在线阅读，更多相关《文员基础知识培训ppt课件（27页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、欢迎参加欢迎参加秘书秘书/ /文员文员课程课程! !1.文秘人员的特点文秘人员的特点1、塑造良好的角色形象，依法办事。、塑造良好的角色形象，依法办事。2、有清醒的配角意识。、有清醒的配角意识。3、应该依据领导者的期待塑造自我，以此作为自己的角色追求。、应该依据领导者的期待塑造自我，以此作为自己的角色追求。2.能力素质要求能力素质要求 办公室文秘人员是应用型人才，不仅需要优秀的品质修养、合理的知办公室文秘人员是应用型人才，不仅需要优秀的品质修养、合理的知识结构，还要具备过硬的实际能力。识结构，还要具备过硬的实际能力。写作能力对语体有透彻的理解，具有丰富的语法、修辞、逻辑知识。对语体有透彻的理解，
2、具有丰富的语法、修辞、逻辑知识。说话能力办公室文秘人员经常要从事汇报、传达、讨论、会谈、接待等工作。办公室文秘人员经常要从事汇报、传达、讨论、会谈、接待等工作。口齿清晰，条理分明，不卑不亢，言词文雅，简练生动，则是办公室口齿清晰，条理分明，不卑不亢，言词文雅，简练生动，则是办公室文秘人员说话的基本要求，要提高说话能力，关键在于多讲多练多想，文秘人员说话的基本要求，要提高说话能力，关键在于多讲多练多想，注意多方面的修养和磨练。注意多方面的修养和磨练。阅读能力办公室文秘人员阅读文件、查阅资料，是一种经常性活动。阅读能力办公室文秘人员阅读文件、查阅资料，是一种经常性活动。阅读能力是表达能力的基础，也
3、是一种基本的工作手段，只有通过博览泛读，是表达能力的基础，也是一种基本的工作手段，只有通过博览泛读，才能获得知识和价值的信息，才能有效的办理公文和处理事务。才能获得知识和价值的信息，才能有效的办理公文和处理事务。3.文秘人员的职业道德文秘人员的职业道德忠于职守 爱岗；忠诚；钻研业务爱岗；忠诚；钻研业务埋头苦干 辛苦的工作需苦干、辛苦的工作需苦干、 实干的精神实干的精神 ； 秘书的劳动成果具有潜隐性秘书的劳动成果具有潜隐性 实事求是严守机密 秘书人员必须有极强的保密观念和保密习惯秘书人员必须有极强的保密观念和保密习惯善于合作 文秘是上情下达、文秘是上情下达、 下情上报、下情上报、 沟通左右、沟通
4、左右、 联系内外的咽喉，联系内外的咽喉， 秘书人秘书人员需要同各种各样的人打交道；员需要同各种各样的人打交道； 再则，再则， 领导布置的工作，领导布置的工作， 很多情况很多情况必须有同事们的支持配合，必须有同事们的支持配合， 否则，可能就会举步维艰、否则，可能就会举步维艰、 寸步难行；现寸步难行；现代社会人际交往越来越频繁，代社会人际交往越来越频繁， 不仅秘书要善于合作，我们每一个现代不仅秘书要善于合作，我们每一个现代人都必须具备这一素质。人都必须具备这一素质。 会议准备1 1、确认会议类型、确认会议类型2 2、确认日期、时间、地点、参加人员名单、主持人。、确认日期、时间、地点、参加人员名单、
5、主持人。3 3、会议文件的准备、会议文件的准备4 4、准准备备会会议议所所需需物物品品，如如会会议议桌桌椅椅数数量量、茶茶水水、茶茶具具、灯光、音响等。灯光、音响等。会场工作1 1、会会场场签签到到（签签到到时时，要要注注意意登登记记到到达达时时间间，要要随随时时掌掌握握报报到到人人数数，发发现现该该报报到到而而未未及及时时报报到到的的，应应抓抓紧紧催催促促，保证其按时参加会议。）保证其按时参加会议。）2 2、会议记录、会议记录 抓抓住住重重点点，记记录录纲纲要要，不不要要记记流流水水账账；小小会会议议两两小小时时后后出出会会议议记记录录并并发发放放与与会会人人员员；大大会会议议当当天天出出会
6、会议议记记录录并并发放与会人员。发放与会人员。4.会务工作标准会务工作标准5.电话礼仪电话礼仪 第一，择时通话 通话时机的选择看似平常，实际上很重要。有的人只以自己的情况为通话时机的选择看似平常，实际上很重要。有的人只以自己的情况为判断标准，选择自己方便的时候拨打电话，这实际上是对通话对象重判断标准，选择自己方便的时候拨打电话，这实际上是对通话对象重视、尊重不够的表现。设身处地地考虑对方的情况，是选择通话时机视、尊重不够的表现。设身处地地考虑对方的情况，是选择通话时机的基本原则。的基本原则。 第二，简短通话 要遵守电话礼仪中的要遵守电话礼仪中的“3 3分钟原则分钟原则”，即每次通话的时间应该有
7、效地，即每次通话的时间应该有效地控制在控制在3 3分钟之内。当然，这里的分钟之内。当然，这里的“3 3分钟分钟”并非是绝对的只能通话并非是绝对的只能通话3 3分钟，而是指要长话短说，废话少说，没话不说。任何一个有教养的分钟，而是指要长话短说，废话少说，没话不说。任何一个有教养的人都是讲求办事效率的人，都是珍惜时间的人，因为时间就是金钱，人都是讲求办事效率的人，都是珍惜时间的人，因为时间就是金钱，时间就是效益，时间就是生命，浪费他人的时间就是浪费他人的生命，时间就是效益，时间就是生命，浪费他人的时间就是浪费他人的生命，所以打电话一定要有时间观念。所以打电话一定要有时间观念。 5.电话礼仪电话礼仪
8、第三，通话内容精练有序 文秘人员正确把握通话内容的一个有效方法就是要养成重要电话列提文秘人员正确把握通话内容的一个有效方法就是要养成重要电话列提纲的习惯。列出通话的事项，先讲重要的事情，后讲次要的事情。纲的习惯。列出通话的事项，先讲重要的事情，后讲次要的事情。 第四，礼貌挂机 结束通话后要礼貌地挂机。结束通话后要礼貌地挂机。 6.接听电话时须注意的问题接听电话时须注意的问题 第一，铃响不过3声 拨打电话要注意拨打电话要注意“通话通话3 3分钟分钟”原则，而接听电话则要遵循原则，而接听电话则要遵循“铃响不铃响不过过3 3声声”原则，及时接听电话，尤其是有约在先的电话。约好通话而原则，及时接听电话
9、，尤其是有约在先的电话。约好通话而不接是严重的失礼行为。当然，训练有素的文秘人员应该在电话铃声不接是严重的失礼行为。当然，训练有素的文秘人员应该在电话铃声响三声内接听，如果铃声刚一响就接，很可能电话会掉线。倘若电话响三声内接听，如果铃声刚一响就接，很可能电话会掉线。倘若电话铃声响到铃声响到6 6声以上才接，接电话的人应该首先向对方致歉：声以上才接，接电话的人应该首先向对方致歉：“抱歉！抱歉！让您久等了。让您久等了。” 第二，要安排合理而有序的表达 作为文秘人员，如有预约在先的电话，不要随便让别人代接电话。而作为文秘人员，如有预约在先的电话，不要随便让别人代接电话。而且，对于文秘人员，更多的是要
10、代领导接听电话。如果领导不在的话，且，对于文秘人员，更多的是要代领导接听电话。如果领导不在的话，秘书人员应该首先告诉对方领导不在，然后才能问对方的身份，来电秘书人员应该首先告诉对方领导不在，然后才能问对方的身份，来电为何事，是否需要转达等。千万不可先盘问对方，再说领导不在，以为何事，是否需要转达等。千万不可先盘问对方，再说领导不在，以免对方误以为领导有意回避。接听电话也要首先免对方误以为领导有意回避。接听电话也要首先“自报家门自报家门”，自我，自我介绍身份，其好处就是万一对方拨错了，不至于一错再错。介绍身份，其好处就是万一对方拨错了，不至于一错再错。 第三，正确处理打错的电话。 当我们接听到对
11、方拨错的电话，首先仍然要向对方问好，说明电话拨当我们接听到对方拨错的电话，首先仍然要向对方问好，说明电话拨错了，然后要将本单位的电话号码重复一下，让对方验证。错了，然后要将本单位的电话号码重复一下，让对方验证。 7.文件日常管理办法文件日常管理办法1 1、文件的日常管理，是指对所有文件、材料的存放、清退、销毁等、文件的日常管理，是指对所有文件、材料的存放、清退、销毁等各项工作。管理好文件是办公室文秘的重要职责，一个单位、一个部各项工作。管理好文件是办公室文秘的重要职责，一个单位、一个部门文件管理的好坏，直接关系到这个单位和部门文件处理工作的效率门文件管理的好坏，直接关系到这个单位和部门文件处理
12、工作的效率和效果。因此，一定要充分认识文件管理工作的重要性，了解和掌握和效果。因此，一定要充分认识文件管理工作的重要性，了解和掌握文件管理的规律和方法，既要认真细致、一丝不苟，又要方便工作、文件管理的规律和方法，既要认真细致、一丝不苟，又要方便工作、有利保密。有利保密。2 2、为了使文件便于利用，能随时查取，文件的日常管理要尽量做到、为了使文件便于利用，能随时查取，文件的日常管理要尽量做到科学化、规范化科学化、规范化3 3、要建立文件阅读、传递、归档制度，以便发现丢失、损坏等问题、要建立文件阅读、传递、归档制度，以便发现丢失、损坏等问题时，进行核对和查找。时，进行核对和查找。8.文件管理流程文
13、件管理流程1 1对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别办理。对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别办理。 2 2内部文件：作好收文记录并放置在待处理文件夹内，便于领内部文件：作好收文记录并放置在待处理文件夹内，便于领导看阅。导看阅。 3 3外来公函、通知及文字资料：及时送交领导阅示，根据领导外来公函、通知及文字资料：及时送交领导阅示，根据领导批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。 4 4内部通启、报告：及时送交领导阅示，根据领导批示正确办内部通启、报告：及时送交领导阅示，根据领导批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹
14、内）。理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。 5 5公司各部门（单位）送交领导签字的，根据送交人的意见给公司各部门（单位）送交领导签字的，根据送交人的意见给予及时传递办理。予及时传递办理。 6 6重要的和紧急的文件，须提醒领导。重要的和紧急的文件，须提醒领导。 7 7每天将送交领导批示、审阅的文件清理一次，并核对登记记每天将送交领导批示、审阅的文件清理一次，并核对登记记录。录。 8 8根据文件积累的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于根据文件积累的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于查阅。查阅。 9.9.文字处理文字处理传递及接收文件传递及接收文件草草拟拟文文件件（全全面面、准准确确的
15、的反反映映客客观观实实际际情情况况，观观点点明明确确，条条理理清清晰晰，内内容容充充实实，结结构构严严谨谨，表表达达准准确确，文文种种，格格式使用正确）式使用正确）整理文件及归档整理文件及归档 10.10.印章的使用印章的使用1 1、未经允许，不可以随便使用印章。、未经允许，不可以随便使用印章。2 2、慎重地使用印章、慎重地使用印章, ,不得在空白凭证上加盖印章。不得在空白凭证上加盖印章。3 3、未经允许，不可以将印章带出工作区域。、未经允许，不可以将印章带出工作区域。11.11.保密意识保密意识要重视保密工作，把它渗透到办公室日常工作中去，（比如在阅读文件时，切勿将文件、资料摊要重视保密工作
16、，把它渗透到办公室日常工作中去，（比如在阅读文件时，切勿将文件、资料摊满办公桌，以免别人来办事时错拿和夹带）。满办公桌，以免别人来办事时错拿和夹带）。办公室文秘工作人员，应该在思想上树立高度的保密观念，在行动上养成良好的保密习惯。不仅办公室文秘工作人员，应该在思想上树立高度的保密观念，在行动上养成良好的保密习惯。不仅在实际工作中严格执行保密制度，而且无论在任何时候、任何地方都要自觉遵守保密纪律，严格在实际工作中严格执行保密制度，而且无论在任何时候、任何地方都要自觉遵守保密纪律，严格做到：做到：1 1、不该说的秘密，绝对不说；、不该说的秘密，绝对不说；2 2、不该问的秘密，绝对不问；、不该问的秘
17、密，绝对不问；3 3、不该看的秘密，绝对不看；、不该看的秘密，绝对不看；4 4、不该记的秘密，绝对不记；、不该记的秘密，绝对不记；5 5、不在不利于保密的地方存放秘密文件和资料、不在不利于保密的地方存放秘密文件和资料6 6、机密文件（除非特别许可）不可以外传、机密文件（除非特别许可）不可以外传7 7、内部消息不可以随便告知不相关的人。、内部消息不可以随便告知不相关的人。8 8、保存文件时注意保密性。、保存文件时注意保密性。9 9、未经允许，不可以随意翻阅别人的文件或打开别人的电脑。、未经允许，不可以随意翻阅别人的文件或打开别人的电脑。1010、不可以与不相关的人谈论工作上的事情。、不可以与不相
18、关的人谈论工作上的事情。 12.来宾接待来宾接待1笑脸相迎，茶水相待。笑脸相迎，茶水相待。 2询问来宾情况：来访目的，有无预约及身份情况等。询问来宾情况：来访目的，有无预约及身份情况等。 3索要名片。索要名片。 4及时向领导请示。及时向领导请示。 5按领导意见引见，接待（按情况给予续茶水）。按领导意见引见，接待（按情况给予续茶水）。 1、将上司的日常工作做成日历。、将上司的日常工作做成日历。2、按照事情的轻重缓急安排工作日程。、按照事情的轻重缓急安排工作日程。3、如如果果是是面面谈谈或或电电话话交交谈谈事事项项，需需要要预预约约的的要要提提前前与与上上司司商商定定好时间。好时间。4、文文秘秘人
19、人员员有有提提出出建建议议的的职职责责。(作作为为文文秘秘工工作作人人员员，你你的的参参谋谋作作用用发发挥挥的的好好，毫毫无无疑疑问问会会加加深深领领导导对对你你的的认认识识，增增进进相相互互间的了解与友谊，工作起来一定会感到得心应手间的了解与友谊，工作起来一定会感到得心应手)6、在上司与员工之间，起到承上启下的作用。、在上司与员工之间，起到承上启下的作用。7、是上司的助手，要全面了解上司的意图。、是上司的助手，要全面了解上司的意图。8、言行代表上司，代表部门的形象。、言行代表上司，代表部门的形象。13.上司的日常事物安排上司的日常事物安排14.工作中要谨防粗心工作中要谨防粗心 脑要勤要按照领
20、导者的意图和中心工作，主动用脑思考问题。要按照领导者的意图和中心工作，主动用脑思考问题。 嘴要勤要多向周围的同志请教，特别要多向领导者请示报告，以便得到领导要多向周围的同志请教，特别要多向领导者请示报告，以便得到领导和同志们的帮助和支持。和同志们的帮助和支持。 手要勤在领导身边工作，不妨建立一个在领导身边工作，不妨建立一个备忘录备忘录，把每天要做的事情记录，把每天要做的事情记录下来，下班前仔细下来，下班前仔细“过过”一遍，力争把当天要办的事办完。一遍，力争把当天要办的事办完。15.15.办公用品的申领办公用品的申领1 1、每月底盘点本部门办公用品，做好相关记录并存档。、每月底盘点本部门办公用品
21、，做好相关记录并存档。2 2、每月底做好下月办公用品申领计划。、每月底做好下月办公用品申领计划。3 3、每月或每周领取一次办公用品，特殊情况除外。、每月或每周领取一次办公用品，特殊情况除外。4 4、在做办公用品领取计划的时候，保持节约意识。、在做办公用品领取计划的时候，保持节约意识。16.16.部门考勤部门考勤每月按人力资源部规定的日期递交考勤给人力资源部。每月按人力资源部规定的日期递交考勤给人力资源部。按公司制度做考勤，公平、公正，不可以感情用事。按公司制度做考勤，公平、公正，不可以感情用事。做做考考勤勤要要规规范范，最最好好按按照照人人力力资资源源部部的的要要求求做做，统统一一格格式，这样
22、可以节省时间。式，这样可以节省时间。 17.17.部门资产的登记、管理部门资产的登记、管理及维护保养及维护保养 1、按照财务部提供的表格正确填写，或自己制作表格进行登记并存档。、按照财务部提供的表格正确填写，或自己制作表格进行登记并存档。2、固固定定资资产产每每年年盘盘点点一一次次，其其它它资资产产每每月月盘盘点点一一次次。如如果果相相关关责责任任人人离离任任或或调调职职，其其所所负负责责区区域域的的资资产产要要由由财财务务成成本本控控制制部部门门进进行行盘盘点点并并完完成成移交手续。移交手续。3、本本部部门门任任何何物物品品的的外外借借必必须须经经部部门门负负责责人人批批准准方方可可。借借出
23、出物物品品必必须须履履行相应的借出程序，并在规定期限内收回。行相应的借出程序，并在规定期限内收回。4、部部门门的的设设施施设设备备要要定定期期进进行行清清洁洁与与保保养养，需需要要工工程程维维修修部部配配合合的的，要要主动沟通，以达到及时维护、防止损坏、延长使用寿命的目的。主动沟通，以达到及时维护、防止损坏、延长使用寿命的目的。5、管理办公各种财产、管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭提倡节俭18.18.办公室礼仪办公室礼仪 办公室内部礼仪办公室内部礼仪1、举止文雅，谈吐谦虚，表情和蔼，都是社交上应有的礼仪。、举止文雅，谈吐谦虚，表情和蔼，都是社
24、交上应有的礼仪。2、不要诿过于同事，这也是办公室内的一种基本礼仪。、不要诿过于同事，这也是办公室内的一种基本礼仪。 注意事项：1、切勿闲谈别人，因为闲言碎语容易传播，尤其容易伤害人。2、薪酬是不应该讨论的一个问题。3、私人生活约会不可带到办公室去。19.19.同事之间的礼仪同事之间的礼仪 办公室里同事日日相处，关系往往十分密切，能否处得和谐、融洽，办公室里同事日日相处，关系往往十分密切，能否处得和谐、融洽，对工作是否轻松愉快有着很大的作用，同事交往的基本原则是平等与对工作是否轻松愉快有着很大的作用，同事交往的基本原则是平等与相互尊重。相互尊重。1、在工作中公平竞争、在工作中公平竞争2、要讲求协
25、作精神、要讲求协作精神3、要尊重他人、要尊重他人4、要平等、广泛的交往，不要结成小集体、要平等、广泛的交往，不要结成小集体5、要注意和同事交往中的语言技巧、要注意和同事交往中的语言技巧20.20.个人仪容仪表个人仪容仪表办公室既是工作场合也是公共场合，文秘人员要注意个人卫生的清洁，办公室既是工作场合也是公共场合，文秘人员要注意个人卫生的清洁，仪容仪表要保持整洁、大方，发型要简洁，女士一般应略施淡妆，衣仪容仪表要保持整洁、大方，发型要简洁，女士一般应略施淡妆，衣着朴素得体（有工作服的部门上班期间要穿工作服）着朴素得体（有工作服的部门上班期间要穿工作服）在办公室里举止要庄重、文明。大声叫嚷、指手画
26、脚会显得你没有修在办公室里举止要庄重、文明。大声叫嚷、指手画脚会显得你没有修养，粗俗。注意保持良好的站姿和坐姿，不要斜身倚靠办公桌，更不养，粗俗。注意保持良好的站姿和坐姿，不要斜身倚靠办公桌，更不要坐在办公桌上面。不要在办公室里吃东西，尤其吃瓜子等有响声的要坐在办公桌上面。不要在办公室里吃东西，尤其吃瓜子等有响声的食品。食品。21.21.办公环境办公环境办公环境不仅影响工作人员的情绪和工作效率，也是单位形象的一个办公环境不仅影响工作人员的情绪和工作效率，也是单位形象的一个窗口。整洁、优雅的办公室体现了井然有序的工作情况和乐观进取的窗口。整洁、优雅的办公室体现了井然有序的工作情况和乐观进取的精神
27、风貌，文秘人员应将办公室收拾整齐，并爱护，保持办公室的公精神风貌，文秘人员应将办公室收拾整齐，并爱护，保持办公室的公共卫生。共卫生。22.22.通透了解公司的政策，通透了解公司的政策， 尤其是人力资源部制尤其是人力资源部制 定的政策。定的政策。 23.23.对部门员工有督导的职对部门员工有督导的职责责,并起表率作用并起表率作用2424、上司分配的其他工作上司分配的其他工作2525、各种人事表格的使用各种人事表格的使用附：附： 十二不忘十二不忘事前不忘请示，事后不忘汇报；事前不忘请示，事后不忘汇报；行文不忘签名，材料不忘存档；行文不忘签名，材料不忘存档；办事不忘日志，忙碌不忘程序；办事不忘日志，忙碌不忘程序；随行不忘记录，知情不忘保密；随行不忘记录，知情不忘保密；工作不忘计划，过程不忘跟踪；工作不忘计划，过程不忘跟踪；管理不忘创新，服务不忘无限。管理不忘创新，服务不忘无限。THANK YOU FOR LISTENING ! （感谢您的聆听！）（感谢您的聆听！）
