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1、高效办公会议组织与管理技巧 C 培训要点Training Essentials办公会议概述1如何确认会议结论3如何跟踪会议效果4如何提高会议效率201办公会议概述Part One会议概述01什么是会议人类开会的历史可谓是源远流长。公元前2198年，大禹在浙江绍兴的会稽山召集了全国的部落首领，庆功封爵并商讨全国的财政问题。据说，会稽山原名茅山，因召开此会而更名。公元前681年，齐桓公召集宋、陈、蔡、邾四国，在北杏会盟，首开国际会议的先河。随着齐国国力和国际地位的逐渐升高，齐国召开的国际会议的频率和规模也越来越高。因此，齐桓公也被誉为是“文山会海”的祖师爷。会议起源办公会议概述正文.第一章第5 页
2、会议概述01什么是会议办公室会议会议是一种群体沟通的方式办公会议概述通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物会会议想法想法想法好好创意意好点子好点子甲乙丙正文.第一章第7 页会议概述01会议有什么作用会议作用集思广益头脑风暴问题讨论产生决策听取汇报分配任务融合意见达成共识资讯分享政策宣传表彰先进激励士气先请各位管理者思考一下？您答对了吗？办公会议概述第8 页会议概述01会议的时机选择啥时该开会？啥时不需要开会？1 12 23 34 45 56 6办公会议概述02如何提高会议效率Part Two第18 页会议为什么低
3、效02哈佛商业评论某一期中有这样的一句话：“任何会议都是要么富有成效，要么纯粹浪费时间，二者必居其一。”无效的会议不仅是一种管理成本的浪费，而且也会引起与会者对会议和公司管理现状的不满，使大家心生倦怠感，从而降低团队的凝聚力。会议为什么低效？办公会议的效率问题正文.第二章第20 页会议为什么低效02从会议过程的角度来分析1会议前缺乏准备1 12 23 3没有提前准备好会议议题、议程、会议材料、参与人、主持人、记录人等开会前没有提前通知与会者相关事宜及会议材料学习；没有提前准备好会场、开会设施（比如电脑、投影仪、麦克风、白板、白板笔、激光笔）、会议讨论材料、会议签到表等；办公会议的效率问题第21
4、 页会议为什么低效02从会议过程的角度来分析2会议中缺乏控制气氛紧张、压抑，未能很好地鼓励大家积极发言；或领导者一言堂，没有发掘出全体与会人员的智慧。未能很好地围绕主题进行讨论或发言，出现闲谈或跑题现象。未能很好地控制时间，如未能及时开始或拖沓、冗长，未能及时结束。与会者相互间争吵的厉害，未能很好地尊重相互的意见，甚至出现人身攻击的现象。议而不决，没有形成有效的决策。没有严格按照会议的议程进行办公会议的效率问题第22 页会议为什么低效02从会议过程的角度来分析3会议后缺乏跟踪会议结束后，未对形成的决策或待完成的工作指定责任人、时限并进行追踪，这样的会议也几乎是无任何意义的！办公会议的效率问题办
5、公会议的效率问题只有必要时才召集好好筹划过拟订和分发了议程表遵守时间一切按部就班请了最有经验的和有才能的人出席作出了评论和归纳记录所有决定、建议和负责人高效会议的八大特征： 40 6.典型沟通形式-有效会议会议过程1、会前做好准备2、会中做好控制3、会后做好跟踪场地、议程、议题等时间、进度、平等尊重、范围等汇总、结论有效决策、规定时间内实现形成生产力办公会议的效率问题第33 页如何提高会议效能03从会议过程的角度来提升会前做好准备1 1会议是否能够成功，有80%的原因在于是否做好会前的准备。不要开没有准备的会议，即便是细小的事情也要毫无遗漏地做好准备。提前准备好会议议题、议程、会议材料并确定参
6、与人、主持人和记录人等；会议议题、议程、时间、地点确定后，要提前告知参会人员并提前发放相关会议资料。提前准备好会场、开会设施（比如电脑、投影仪、麦克风、白板、白板笔、激光笔）、会议讨论材料、会议签到表等。注意，会议不能仅仅邮件、短信的方式通知，为了表示对会议的重视并确保参会人员及时收到会议通知，必须要辅以电话的方式或当面再次通知，并提醒与会人员应做好哪些准备。如何提高会议效率总体把握体把握提前3天发送邀请和相关必读内容虽然这可能是会议组织者的负担，但这能为组员降低尽可能小的成本。千万不要让会议变成“大家尽可能得先了解文档中的内容，然后必须提交相应的作业”等这种情况。办公会议的效率问题如何提高会
7、议效率提前通知正文.第三章第28 页如何提高会议效率03精选参与人会议的召开，并不是人越多越好。人多不仅会增加会议成本，延长会议时间，也会增加扯皮的可能性，不容易形成一致的会议结论，也不利于会议控制。因此，要本着“相关性”和“少而精”的原则，精选参加会议的人员，不要让不相关的人参加，避免“陪绑”的现象。办公会议的效率问题正文.第三章第34 页如何提高会议效能03从会议过程的角度来提升会中做好控制2 2会议主持人应对会议过程进行良好的引导和控制，如主持人工作未到位，那么会议中的领导者应及时提醒，以防会议脱离控制。1）确保会议按时开始，并严格按照会议议程进行；2）严格把控会议时间和进度，避免会议的
8、拖沓和冗长，并要按时结束；3）营造活跃的讨论气氛，维持开放平等的会议环境，给予参与者均等的发言机会并引导大家积极发言或献计献策。4）保障与会者相互尊重彼此所发表的意见，并保护与会人员不受人身攻击。5）控制会议秩序，避免过度争吵或题外话，如发现跑题，应立即予以制止。6）对讨论的结果及时进行汇总，并形成会议结论。如何提高会议效率总体把握体把握正文.第三章第26 页03从会议要素的角度来提升一次会议，最好只有一个主题。可以集中时间和精力，集中有关人员，高效解决问题。综合性会议，最多也不要超过三个议题为好。议题越多，参加人员越多，陪绑的也越多，效率也就越低下，成本也就越高。议题明确办公会议的效率问题如
9、何提高会议效率正文.第三章第27 页如何提高会议效率03议程清晰准时开始，不要迟到要有明确的议程及时间分配规则，方好有效控制会议的进程和时间使用，确保会议高效。办公会议的效率问题正文.第三章第37 页03会后做好跟踪3 3衡量一个会议是否有成效，一是要看会议是否能够形成有效的决策，二是要会后的决策是否能在规定的时间内实现。因此，会后的追踪非常重要，会后有追踪，才能把会议的决议形成生产力。如何提高会议效率总体把握体把握会议效率 39 6.1会议要素分析6.典型沟通形式-有效会议1、议题明确最好最好1个，不超个，不超3个个123454672、议程清晰明确明确议程，程，时间分配原分配原则3、精选参与
10、人相关性，少而精相关性，少而精4、主持人控制：控制：议程、程、时间5、会议记录议题、议程、程、时间、地点、参与人、地点、参与人、主持人、主持人、记录人、出勤情况、人、出勤情况、发言言情况、决策情况、待追踪事情况、决策情况、待追踪事项、会、会议附件等；附件等；24小小时内完成内完成6、合适的时间上午上午10-12点和下午点和下午1-3点点7、合适的地点如何提高会议效率03如何确认会议结论Part Three第30 页03从会议要素的角度来提升做好会议记录参加会议的人大部分是只记录或记住自己所关心的内容，而不相关的内容则不怎么关心。因此，为了能够将参会者的发言、宝贵的思想火花及最终决策、待完成事项
11、能够清晰地保留下来，必须要做好会议记录。会议记录的主要内容包括会议的全部要素（议题、议程、时间、地点、参与人、主持人、记录人、出勤情况、发言情况、决策情况、待追踪事项、会议附件）等。同时，为了及时贯彻会议的精神，增强会议时效性，趁热打铁追踪会后的待完成事项，会议记录要在会议结束后24小时内完成并发送到与会人员手中。如何确认会议结论04如何跟踪会议效果Part Four正文.第三章第35 页03衡量一个会议是否有成效，一是要看会议是否能够形成有效的决策，二是要会后的决策是否能在规定的时间内实现。因此，会后的追踪非常重要，会后有追踪，才能把会议的决议形成生产力。1）会议记录要明确记录待追踪事项。以下为待会议追踪事项表，可参考：如何跟踪会议效果正.第三章第36 页03从会议过程的角度来提升衡量一个会议是否有成效，一是要看会议是否能够形成有效的决策，二是要会后的决策是否能在规定的时间内实现。因此，会后的追踪非常重要，会后有追踪，才能把会议的决议形成生产力。2）会议发起人要指定专人（会议主持人、记录人或其他人员）来追踪待完成工作的进度，并明确指出追踪的频率（多久追踪一次）和汇报的频率（多久汇报一次），直至所有事项彻底完成。如何提高会议效率
