会议管理实务课件课件汇总全套ppt完整版课件最全教学教程整套课件全书电子教案

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1、W W W . E D U 1 2 . C O M项目一项目一拟定会议方案项目一：拟定会议方案项目一：拟定会议方案l知识目标知识目标 l掌握会议通知的写作要掌握会议通知的写作要求求l了解会议方案的概念和了解会议方案的概念和格式格式l明确会议记录的格式与明确会议记录的格式与写作要点写作要点 l了解准备会议议程所需了解准备会议议程所需要的资料，并能有序整要的资料，并能有序整理理l能力目标能力目标 l能熟练拟写会议通知能熟练拟写会议通知l能拟写会议筹备方案能拟写会议筹备方案l能制作会议记录模板，能制作会议记录模板，并能正确、全面进行会并能正确、全面进行会议记录。议记录。l能制定会议议程，并熟能制定会

2、议议程，并熟练掌握其合理次序练掌握其合理次序2一、任务描述一、任务描述l1 1、情境导入、情境导入l新世界公司经理办公会决定于新世界公司经理办公会决定于2020年年1 1月月7 7日日召开一次如何加强公司经营管理的研讨及交流召开一次如何加强公司经营管理的研讨及交流会，届时还要邀请商务部领导及管理学专家做会，届时还要邀请商务部领导及管理学专家做报告。要求各分公司经理和部门经理必须到会，报告。要求各分公司经理和部门经理必须到会，且要准时，地点在公司第一会议室。作为总经且要准时，地点在公司第一会议室。作为总经理办公室秘书，请你根据这次会议的主旨规模理办公室秘书，请你根据这次会议的主旨规模和会期等因素

3、，拟写相关的会议文书。和会期等因素，拟写相关的会议文书。3一、任务描述一、任务描述l2 2训练任务训练任务 拟写会议通知拟写会议通知 1制作会议记录模板制作会议记录模板 3拟写会议筹备方案拟写会议筹备方案 2准备会议相关文件准备会议相关文件 4拟定会议议程表拟定会议议程表 54二、任务实施二、任务实施l任务任务11要素分解要素分解1明确明确会议目的会议目的及议题及议题2确定确定会议时间地点会议时间地点参会人员参会人员及其他事项及其他事项3明确明确会议通知会议通知格式规范格式规范5知识链接知识链接会议通知会议通知l会议通知按形式分，有口头通知和书面通知；会议通知按形式分，有口头通知和书面通知；l

4、书面通知：以寄、发书面文字的形式所进行的书面通知：以寄、发书面文字的形式所进行的会议通知。会议通知。 l会议邀请函、请柬也是会议通知的书面形式。会议邀请函、请柬也是会议通知的书面形式。会议通知的格式会议通知的格式 参考例文：参考例文： 关于召开关于召开20062006年颜料行业工作会议的通知年颜料行业工作会议的通知6知识链接知识链接会议通知的内容会议通知的内容l会议通知主要用于上级机关或有关部门通知重会议通知主要用于上级机关或有关部门通知重要会议或大型会议的召开，以保证会议如期举要会议或大型会议的召开，以保证会议如期举行。内容一般包括：会议名称，召开的根据和行。内容一般包括：会议名称，召开的根

5、据和目的，会议的时间、地点和报到的时间、地点、目的，会议的时间、地点和报到的时间、地点、会议内容、会议要求、与会人员，会议要求与会议内容、会议要求、与会人员，会议要求与注意事项等，收费标准，乘车路线，联系单位注意事项等，收费标准，乘车路线，联系单位（联系人、联系电话）等。（联系人、联系电话）等。7二、任务实施二、任务实施l任务任务22要素分解要素分解后勤后勤服务服务预算预算议程议程人员人员会议会议拟写拟写会议筹备方案会议筹备方案8知识链接知识链接会议筹备方案会议筹备方案l会议筹备方案是会议的预演，通过想象和策划，会议筹备方案是会议的预演，通过想象和策划，将计划全过程形成文字，以便安排布置会议事

6、宜将计划全过程形成文字，以便安排布置会议事宜l在编写会议工作方案的过程中，应注意会议工作在编写会议工作方案的过程中，应注意会议工作方案要点齐全，体现出总体方案的特点。方案要点齐全，体现出总体方案的特点。l由于内容的限制，会议筹备方案有许多附件，因由于内容的限制，会议筹备方案有许多附件，因此起草时应根据背景资料将附件制作齐全。此起草时应根据背景资料将附件制作齐全。l参考例文参考例文：l股份有限公司第三次股东代表大会会议方案股份有限公司第三次股东代表大会会议方案9知识链接知识链接l会议方案的结构会议方案的结构l 标题（召开单位标题（召开单位+ +会议名称会议名称+ +文种）文种）l会议方案会议方案

7、 正文（正文（开头开头+ +主体主体+ +结尾结尾）l 签署发文机关、日期签署发文机关、日期10知识链接知识链接l会议方案的正文写法会议方案的正文写法l开头部分应写明开会的原由、单位、会议名称、开头部分应写明开会的原由、单位、会议名称、会议时间、地点、会期等，会议时间、地点、会期等， “ “指导方针指导方针”、“总体设想总体设想”部分部分 l会议方案会议方案 的主体部分，要写出会议的宗旨、规的主体部分，要写出会议的宗旨、规模、议程、做法和准备情况，相当一般方案中模、议程、做法和准备情况，相当一般方案中“主要目标主要目标”、“实施步骤实施步骤”和和“政策措施政策措施”三项。三项。 l结尾语部分的

8、写作，要根据结尾语部分的写作，要根据 会议方案会议方案 的性质的性质而定而定 。11二、任务实施二、任务实施l任务任务33要素分解要素分解l 新世界公司会议记录（要素结构）新世界公司会议记录（要素结构）l 会议名称：会议名称：l 会议时间：二会议时间：二年年月月日日时时l 会议地点：公司办公楼五楼大会议室会议地点：公司办公楼五楼大会议室l 出席人：出席人：l 缺席人：缺席人：l 主持人：总经理主持人：总经理l 记录人：办公室主任刘记录人：办公室主任刘12任务任务33要素分解要素分解l一、议题一、议题 主持人发言：主持人发言：l二、讨论二、讨论 与会者发言：与会者发言：l三、决定三、决定l散会散

9、会l主持人：主持人：（签名）（签名）l记录人：记录人：（签名）（签名）l（本次会议记录共（本次会议记录共页）页）13知识链接知识链接 一般会议记录的格式包括两部分一般会议记录的格式包括两部分: : 一部分是会议的组织情况，要求写明会议一部分是会议的组织情况，要求写明会议名称、时间、地点、出席人、缺席人、列席人、名称、时间、地点、出席人、缺席人、列席人、主持人、记录人等。主持人、记录人等。 另一部分是会议的内容，要求写明主要议另一部分是会议的内容，要求写明主要议题、发言记录和决议事项，这是会议记录的核题、发言记录和决议事项，这是会议记录的核心部分。心部分。14知识链接知识链接l会议记录的内容会议

10、记录的内容l这部分随着会议的进展一步步完成，没有具体的固定模这部分随着会议的进展一步步完成，没有具体的固定模式。一般包含有以下方面：式。一般包含有以下方面： l会议的议题、宗旨、目的；会议的议题、宗旨、目的； 会议议程；会议议程； l会议报告和讲话；会议报告和讲话； 会议讨论和发言；会议讨论和发言； l会议的表决情况；会议的表决情况； 会议决定和决议；会议决定和决议； l会议的遗留问题。会议的遗留问题。 l这些是一般会议都有的项目，但侧重点会有所不同，先这些是一般会议都有的项目，但侧重点会有所不同，先后次序会有所不同。后次序会有所不同。 15二、任务实施二、任务实施l任务任务44要素分解要素分

11、解搜集搜集会议文件会议文件销售目标销售目标及人员招聘及人员招聘的相关材料的相关材料销售二部销售二部经理人的经理人的个人资料个人资料东部地区东部地区销售情况总结销售情况总结及内部沟通问题及内部沟通问题人员名单人员名单16任务任务5 5：拟写会议议程表：拟写会议议程表实施步骤实施步骤l步骤步骤1 1：公司销售团队会议将于：公司销售团队会议将于5 5月月2525日星期一上午九点日星期一上午九点在公司总部的三楼会议室举行在公司总部的三楼会议室举行l步骤步骤2 2：宣布议程。：宣布议程。 l步骤步骤3 3：说明有关人员缺席情况。：说明有关人员缺席情况。l步骤步骤4 4：宣读并通过上次会议的记录。：宣读并

12、通过上次会议的记录。 l步骤步骤5 5：东部地区销售情况总结。：东部地区销售情况总结。l步骤步骤6 6：销售一部经理关于加强团队沟通问题的发言。：销售一部经理关于加强团队沟通问题的发言。l步骤步骤7 7：公司销售人员的招聘和重组。：公司销售人员的招聘和重组。 l步骤步骤8 8：销售二部经理的人选。：销售二部经理的人选。l步骤步骤9 9：下季度销售目标。：下季度销售目标。17知识链接：知识链接： 1 1会议议程的制定程序会议议程的制定程序 （1 1）明确目标和参加者）明确目标和参加者 （2 2）安排各议程事项的时间）安排各议程事项的时间 在编排议程的时候，遵循以下两个原则：在编排议程的时候，遵循

13、以下两个原则： 一是议案的轻重缓急编排处理的先后次序。二是每一个一是议案的轻重缓急编排处理的先后次序。二是每一个议案应预估所需要的处理时间并清楚地标示出来。议案应预估所需要的处理时间并清楚地标示出来。 （3 3）确定每一项议程）确定每一项议程 （4 4）决定会议讨论形式）决定会议讨论形式 （5 5）决定会议决策的方式）决定会议决策的方式18知识链接：知识链接： 2 2会议日程的编制方法会议日程的编制方法 注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。 明确会议活动的人员、日期和时间、地点、

14、明确会议活动的人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排有关的餐饮安排 宣布议程宣布议程 将同类性的问题集中排列在一起，将同类性的问题集中排列在一起， 保密性较强的议题，一般放在后面保密性较强的议题，一般放在后面 19参考评分标准参考评分标准l任务任务1 1：总分：总分2020分分l任务任务2 2：总分：总分2020分分l任务任务3 3：总分：总分2020分分l任务任务4 4：总分：总分1010分分l任务任务5 5：总分：总分3030分分20参考评分标准参考评分标准l学生训练成果评价表学生训练成果评价表项目项目 项目项目1 1 拟定会议方案拟定会议方案任务序号任务序号 任务得分任务得分 及及 任务

15、完成情况评价任务完成情况评价 1 12 23 34 45 5总分总分学生签字：学生签字： 指导教师签字：指导教师签字： 年年 月月 日日2122W W W . E D U 1 2 . C O MW W W . E D U 1 2 . C O M项目二项目二会场布置项目二：会场布置项目二：会场布置l知识目标知识目标 l掌握会场布置的意义以掌握会场布置的意义以及分类。及分类。l掌握不同会场布置的方掌握不同会场布置的方法。法。l掌握渲染会议气氛的方掌握渲染会议气氛的方法和手段。法和手段。l能力目标能力目标 l能进行大型庆典会议的能进行大型庆典会议的气氛渲染和会场布置。气氛渲染和会场布置。l能进行报告

16、会的会议气能进行报告会的会议气氛渲染和会场布置。氛渲染和会场布置。l能进行研讨会、座谈会能进行研讨会、座谈会的气氛渲染和会场布置的气氛渲染和会场布置25一、任务描述一、任务描述l1 1、情境导入、情境导入l 菁菁饲料工业总公司是一家国有老企业，再过一个菁菁饲料工业总公司是一家国有老企业，再过一个月，就是企业成立月，就是企业成立5050周年。为此，公司已决定举办一系周年。为此，公司已决定举办一系列纪念活动，一方面回顾总结企业列纪念活动，一方面回顾总结企业5050年来走过的历程，年来走过的历程，继承和发扬当年艰苦创业的优良传统和精神，另一方面继承和发扬当年艰苦创业的优良传统和精神，另一方面是研究确

17、定下一步企业发展战略，寻求新的发展机遇。是研究确定下一步企业发展战略，寻求新的发展机遇。李杨是公司总经理秘书，负责各个具体会议的会场布置李杨是公司总经理秘书，负责各个具体会议的会场布置工作。工作。26一、任务描述一、任务描述l2 2训练任务训练任务 布置庆典大会会场布置庆典大会会场 1布置研讨会会场布置研讨会会场 3布置报告会会场布置报告会会场 2布置座谈会会场布置座谈会会场 427二、任务实施二、任务实施l任务任务11要素分解要素分解1明确明确会议规模、性会议规模、性质和规格质和规格2确定确定会场涉及的人会场涉及的人员情况员情况3座位布置及气座位布置及气氛渲染氛渲染28二、任务实施二、任务实

18、施l任务任务11实施步骤实施步骤l步骤步骤1 1：明确会议规模、性质与规格。：明确会议规模、性质与规格。l本次庆典大会属于中大型会议，参与人数约本次庆典大会属于中大型会议，参与人数约300300人，因人，因此，必须选择大礼堂或大会堂作为办会地点。此，必须选择大礼堂或大会堂作为办会地点。l本此次会议属于重大会议，因此，会议应尽量庄重、大本此次会议属于重大会议，因此，会议应尽量庄重、大气、喜庆。气、喜庆。l本次会议有市领导以及行业专业等社会各界人士参加，本次会议有市领导以及行业专业等社会各界人士参加，规格非常高，要按照高规格来进行布置。规格非常高，要按照高规格来进行布置。29二、任务实施二、任务实

19、施l任务任务11实施步骤实施步骤l步骤步骤2 2：渲染会议气氛。：渲染会议气氛。l作为大型庆典性会议，应以热烈喜庆为主，在会场外，作为大型庆典性会议，应以热烈喜庆为主，在会场外，最好有拱门与彩旗、彩色气球等。并适当布置鲜花。最好有拱门与彩旗、彩色气球等。并适当布置鲜花。l在会场内部，应有红色横幅。会场内的布置以鲜亮颜色在会场内部，应有红色横幅。会场内的布置以鲜亮颜色为主。适当放置鲜花与绿色植物。为主。适当放置鲜花与绿色植物。l步骤步骤3 3：会议主席台座位安排。：会议主席台座位安排。l根据座位规则，要根据与会者的地位高低来安排座位。根据座位规则，要根据与会者的地位高低来安排座位。市领导和行业领

20、导地位最高，应该居中靠右。本方总经市领导和行业领导地位最高，应该居中靠右。本方总经理应该居左。理应该居左。30二、任务实施二、任务实施l任务任务11实施步骤实施步骤l步骤步骤4 4：主席台话筒名签等摆设。：主席台话筒名签等摆设。l根据出席人员名单，在其座位桌面上摆好名签。同时，根据出席人员名单，在其座位桌面上摆好名签。同时，对会议主持者及发言者的桌面上，都摆好话筒。事先进对会议主持者及发言者的桌面上，都摆好话筒。事先进行调试。行调试。l步骤步骤5 5：发言席布置：发言席布置l庆典大会应专设发言台，位于主席台靠内一侧。发言台庆典大会应专设发言台，位于主席台靠内一侧。发言台最好摆设小盆鲜艳鲜花。预

21、先调试好话筒。最好摆设小盆鲜艳鲜花。预先调试好话筒。l步骤步骤6 6：大会座位布置：大会座位布置l作为大型会议，为维持会场的秩序，保证各项活动的顺作为大型会议，为维持会场的秩序，保证各项活动的顺畅进行，会场预设功能区。分为畅进行，会场预设功能区。分为ABCDABCD各区，让记者、退各区，让记者、退休人员、外宾、领奖人员都有专门的功能区，一般职工休人员、外宾、领奖人员都有专门的功能区，一般职工则按部门划分功能区。则按部门划分功能区。31二、任务实施二、任务实施l任务任务22要素分解要素分解1明确明确会议规模、性会议规模、性质和规格质和规格2确定确定会场涉及的人会场涉及的人员情况员情况3座位布置及

22、气座位布置及气氛渲染氛渲染32二、任务实施二、任务实施l任务任务22实施步骤实施步骤l步骤步骤1 1：明确会议规模、性质与规格。：明确会议规模、性质与规格。l报告会属于中小型会议，参与人数约报告会属于中小型会议，参与人数约100100人，应选择中人，应选择中等会议室。同时，报告会应该保证一个绝对的中心，会等会议室。同时，报告会应该保证一个绝对的中心，会场可以选择教室式布置。场可以选择教室式布置。l本此次会议属于系列会议之一，因此，会议应尽量严肃本此次会议属于系列会议之一，因此，会议应尽量严肃和庄重。和庄重。l本次会议由两位专家主讲，会议应属于对等规格会议，本次会议由两位专家主讲，会议应属于对等

23、规格会议，本公司可安排副总出席。本公司可安排副总出席。33二、任务实施二、任务实施l任务任务22实施步骤实施步骤l步骤步骤2 2：渲染会议气氛。：渲染会议气氛。l报告会会外应该张贴海报，对本次会议进行宣传。报告会会外应该张贴海报，对本次会议进行宣传。l在会场内部，应有红色横幅，条幅少而精，置于会场中在会场内部，应有红色横幅，条幅少而精，置于会场中心位置。会场内的布置以鲜亮颜色为主。适当放置鲜花心位置。会场内的布置以鲜亮颜色为主。适当放置鲜花与绿色植物。与绿色植物。l步骤步骤3 3：会议主席台座位安排。：会议主席台座位安排。l以两位专家为中心，为会议主持人（公司副总）安排座以两位专家为中心，为会

24、议主持人（公司副总）安排座位；其他人员不宜于坐在主席台上。位；其他人员不宜于坐在主席台上。34二、任务实施二、任务实施l任务任务22实施步骤实施步骤l步骤步骤4 4：主席台话筒名签等摆设。：主席台话筒名签等摆设。l根据出席人员名单，在其座位桌面上摆好名签。同时，根据出席人员名单，在其座位桌面上摆好名签。同时，对会议主持者及发言者的桌面上，都摆好话筒。事先进对会议主持者及发言者的桌面上，都摆好话筒。事先进行调试。行调试。l步骤步骤5 5：大会座位布置：大会座位布置l会议可根据参与部门分出区划，按会议可根据参与部门分出区划，按“近高远低近高远低”、“右右高左低高左低”安排座位。安排座位。35二、任

25、务实施二、任务实施l任务任务33要素分解要素分解1明确明确会议规模、性会议规模、性质和规格质和规格2确定确定会场涉及的人会场涉及的人员情况员情况3座位布置及气座位布置及气氛渲染氛渲染36二、任务实施二、任务实施l任务任务33实施步骤实施步骤l步骤步骤1 1：明确会议规模、性质：明确会议规模、性质. .。l研讨会属于小型会议，参与人数研讨会属于小型会议，参与人数3535人，应选择小型会议人，应选择小型会议室。室。l步骤步骤2 2：渲染会议气氛。：渲染会议气氛。l在会场内部，颜色以素雅为主，可采用蓝、绿等冷色调在会场内部，颜色以素雅为主，可采用蓝、绿等冷色调来布置会场。会场不宜摆放鲜花，可在屋角摆

26、放绿色植来布置会场。会场不宜摆放鲜花，可在屋角摆放绿色植物。物。l步骤步骤3 3：会议座位布置：会议座位布置l会议以面向门为客方，背对门为主方。居中者为地位较会议以面向门为客方，背对门为主方。居中者为地位较高的领导或专家的顺序排列。高的领导或专家的顺序排列。37二、任务实施二、任务实施l任务任务44要素分解要素分解1明确明确会议规模、性会议规模、性质和规格质和规格2确定确定会场涉及的人会场涉及的人员情况员情况3座位布置及气座位布置及气氛渲染氛渲染38二、任务实施二、任务实施l任务任务44实施步骤实施步骤l步骤步骤1 1：明确会议规模、性质：明确会议规模、性质. .。l座谈会属于小型会议，参与人

27、数座谈会属于小型会议，参与人数1515人，应选择小型会议人，应选择小型会议室。室。l步骤步骤2 2：渲染会议气氛。：渲染会议气氛。l会议气氛朴素活泼，可选适当的鲜花装饰。会议气氛朴素活泼，可选适当的鲜花装饰。l步骤步骤3 3：会议座位布置：会议座位布置l为体现民主气氛，会议尽量选用圆桌，以劳模为中心，为体现民主气氛，会议尽量选用圆桌，以劳模为中心，排列座位。排列座位。39知识链接知识链接会场整体布局的要求会场整体布局的要求 l1 1）庄重、美观、舒适，体现出会议的主题和气氛，同时）庄重、美观、舒适，体现出会议的主题和气氛，同时还要考虑会议的性质、规格、规模等因素。还要考虑会议的性质、规格、规模

28、等因素。l2 2）会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐）会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围。的氛围。l3 3）中大型会议要保证一个绝对的中心，因此多采用半圆）中大型会议要保证一个绝对的中心，因此多采用半圆形，大小方形的形式，以突出主持人和发言人。中大型会形，大小方形的形式，以突出主持人和发言人。中大型会场还要注意进、退场的方便。场还要注意进、退场的方便。l4 4）小型会场要注意集中和方便。）小型会场要注意集中和方便。 40知识链接知识链接安排主席台的座次安排主席台的座次 l11依职务的高低和选举的结果安排座次。职务最高者依职务的高低和选举的结果安排座次。职务最高者居

29、中，然后按先左后右、由前至后听顺序依次排列。正居中，然后按先左后右、由前至后听顺序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居侧。式代表在前居中，列席代表在后居侧。l22为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。就座，有时可按职务顺序就座。l33主席台座次的编排应编制成表，先报主管上司审核，主席台座次的编排应编制成表，先报主管上司审核，然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上，也可然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上，也可在出席证、签到证等证件上标明。在出席证、签到证等证件上标明。l44在主席台的桌上，于每个人座位

30、的左侧放置姓名台在主席台的桌上，于每个人座位的左侧放置姓名台签。签。41知识链接知识链接安排场内其他人员的座次安排场内其他人员的座次 l11小型会场内座位的安排，一般离会场的入口处远、小型会场内座位的安排，一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座；反之，为下座。离会议主席位置近的座位为上座；反之，为下座。l22中大型会场内座位的安排方法有中大型会场内座位的安排方法有3 3种：种：l横排法。是按参会人员的名单以及姓氏笔画或单位名称横排法。是按参会人员的名单以及姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列座次的方法。笔画为序，从左至右横向依次排列座次的方法。l竖排法。是按照各代表团或

31、各单位成员的既定次序或姓竖排法。是按照各代表团或各单位成员的既定次序或姓氏笔画从前至后纵向依次排列座次的方法。左后排列法。氏笔画从前至后纵向依次排列座次的方法。左后排列法。是按照参加会议人员姓氏笔画或单位名称笔画为序，以是按照参加会议人员姓氏笔画或单位名称笔画为序，以会场主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座位会场主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座位的方法。的方法。42知识链接知识链接l会议环境布置的基本要求会议环境布置的基本要求 l强化主题强化主题 l勤俭节约勤俭节约 43知识链接知识链接l会场布置会场布置 l会标会标l会徽会徽l画像画像l标语标语l旗帜旗帜l花卉花卉l灯光灯光4

32、4参考评分标准参考评分标准l任务任务1 1：总分：总分3030分分l任务任务2 2：总分：总分2020分分l任务任务3 3：总分：总分3030分分l任务任务4 4：总分：总分2020分分45参考评分标准参考评分标准l学生训练成果评价表学生训练成果评价表项目项目 项目项目2 2 会场布置会场布置任务序号任务序号 任务得分任务得分 及及 任务完成情况评价任务完成情况评价 1 12 23 34 4总分总分学生签字：学生签字： 指导教师签字：指导教师签字： 年年 月月 日日46W W W . E D U 1 2 . C O M项目三项目三安排会议接待项目三：安排会议接待项目三：安排会议接待l知识目标知

33、识目标 l掌握接待工作的种类与掌握接待工作的种类与程序。程序。l掌握接待工作中的礼仪掌握接待工作中的礼仪知识。知识。l掌握应付接待中突发事掌握应付接待中突发事件的相应知识。件的相应知识。l能力目标能力目标 l能根据会议要求做好接能根据会议要求做好接待方案。待方案。l能现场做好各种接待工能现场做好各种接待工作。作。l能处理接待中的各种突能处理接待中的各种突发事件。发事件。48一、任务描述一、任务描述l1 1、情境导入、情境导入l中国科健股份有限公司于中国科健股份有限公司于20032003年年4 4月月2121日下午在北京凯日下午在北京凯宾斯基饭店召开了宾斯基饭店召开了“精彩科健精彩科健20032

34、003年新产品发布会年新产品发布会”。在非典时期，会议参加人数近。在非典时期，会议参加人数近200200人（其中参会媒人（其中参会媒体体5050家）。活动中精致、简约、时尚的产品模特秀以及家）。活动中精致、简约、时尚的产品模特秀以及独特的科健播报电视新闻联播、访谈对话环节将活独特的科健播报电视新闻联播、访谈对话环节将活动推向了高潮。媒体记者对此次科健发布动推向了高潮。媒体记者对此次科健发布20032003年第一轮年第一轮的新品春季攻势非常感兴趣，中国青年报、北京的新品春季攻势非常感兴趣，中国青年报、北京青年报、中国经营报、京华时报、经济日青年报、中国经营报、京华时报、经济日报等纷纷对中科健到会

35、领导进行了采访及会后报道。报等纷纷对中科健到会领导进行了采访及会后报道。l科健公司的秘书小王，承担了整个会议接待的综合协调科健公司的秘书小王，承担了整个会议接待的综合协调工作，并非常出色的完成了接待任务。工作，并非常出色的完成了接待任务。49一、任务描述一、任务描述l2 2训练任务训练任务 拟定接待方案拟定接待方案 1做好会议现场接待工作做好会议现场接待工作250二、任务实施二、任务实施l任务任务11要素分解要素分解拟定拟定接待方案接待方案明确明确接待规格接待规格 确定接待确定接待 对象、地对象、地点，组成点，组成接待队伍接待队伍51任务任务11实施步骤实施步骤l步骤步骤1 1：了解掌握背景资

36、料：了解掌握背景资料l（1 1）了解来访目的。王秘书首先应准确了解来访团体）了解来访目的。王秘书首先应准确了解来访团体的来访目的，这样做出的计划和准备才有针对性。的来访目的，这样做出的计划和准备才有针对性。l（2 2）了解来访者的基本情况。）了解来访者的基本情况。l步骤步骤2 2：草拟接待计划。：草拟接待计划。l步骤步骤3 3：与本单位相关部门沟通情况。：与本单位相关部门沟通情况。l步骤步骤4 4：与来访者沟通情况。：与来访者沟通情况。l步骤步骤5 5：报请上司审批。：报请上司审批。52知识链接知识链接了解掌握背景资料了解掌握背景资料l（1 1）了解来访目的。）了解来访目的。l准确了解来访团体

37、的来访目的，这样做出的计划和准备准确了解来访团体的来访目的，这样做出的计划和准备才有针对性。王秘书应该向主管了解清楚这些情况，取才有针对性。王秘书应该向主管了解清楚这些情况，取得准确信息。得准确信息。l（2 2）了解来访者的基本情况。）了解来访者的基本情况。l为了使接待工作万无一失，王秘书要事先掌握来访者的为了使接待工作万无一失，王秘书要事先掌握来访者的基本情况，如所在单位的全称、业务范围、发展态势、基本情况，如所在单位的全称、业务范围、发展态势、来访者人数、姓名、性别、身份、民族、宗教信仰；有来访者人数、姓名、性别、身份、民族、宗教信仰；有时还要对主宾有更多的了解，如个人爱好、性格、特长时还

38、要对主宾有更多的了解，如个人爱好、性格、特长等。了解得越多、越具体，准备工作就越有针对性。等。了解得越多、越具体，准备工作就越有针对性。53知识链接知识链接 草拟接待计划草拟接待计划 l在接待方案中，首先确定接待规格，这决定了接待人员、在接待方案中，首先确定接待规格，这决定了接待人员、日程安排及经费开支，包括谁到机场、车站迎接、送别；日程安排及经费开支，包括谁到机场、车站迎接、送别；谁全程陪同；宴请的规格、地点；住宿宾馆的等级、房谁全程陪同；宴请的规格、地点；住宿宾馆的等级、房间标准等。间标准等。 l在具体制定接待计划时，要包括以下内容：在具体制定接待计划时，要包括以下内容：l（1 1）主要陪

39、同人员；）主要陪同人员；l（2 2）主要工作人员；）主要工作人员；l（3 3）住宿地点、标准、房间数量；）住宿地点、标准、房间数量；l（4 4）宴请地点、标准、人数；）宴请地点、标准、人数；l（5 5）会见、会谈地点、参与人员；）会见、会谈地点、参与人员；l（6 6）参观游览地点、陪同人员。）参观游览地点、陪同人员。 54知识链接知识链接l与本单位相关部门沟通情况与本单位相关部门沟通情况l接待计划涉及到本单位的相关部门，王秘书应事先与之接待计划涉及到本单位的相关部门，王秘书应事先与之沟通，商定接待的时间、涉及内容、地点、人员等事项。沟通，商定接待的时间、涉及内容、地点、人员等事项。l与来访者沟

40、通情况与来访者沟通情况l日程确定好之后，王秘书要及时通报来访一方，看还有日程确定好之后，王秘书要及时通报来访一方，看还有什么要修改的，一般要尊重来访一方的意见。对于实在什么要修改的，一般要尊重来访一方的意见。对于实在难以办到的要求，要如实地向对方解释清楚。难以办到的要求，要如实地向对方解释清楚。l报请上司审批报请上司审批l王秘书在拟好接待方案之后，应及时报送给主管，经主王秘书在拟好接待方案之后，应及时报送给主管，经主管审定批准。如果经双方认可并经领导批准，该接待计管审定批准。如果经双方认可并经领导批准，该接待计划一般就不再改动了。划一般就不再改动了。55二、任务实施二、任务实施l任务任务22实

41、施步骤实施步骤l步骤步骤1 1：准备接待的签到簿，文具、文件等。：准备接待的签到簿，文具、文件等。l步骤步骤2 2：安排布置好会场。：安排布置好会场。l步骤步骤3 3：l秘书接待组人员分工进行不同接待工作，如迎秘书接待组人员分工进行不同接待工作，如迎宾工作、引导工作。宾工作、引导工作。l步骤步骤4 4：总结本任务操作过程。：总结本任务操作过程。56知识链接知识链接如何确定接待规格如何确定接待规格 l秘书首先要了解客人的身份和来访目的，据此确定由谁来秘书首先要了解客人的身份和来访目的，据此确定由谁来出面接待比较合适。接待规格的最终决定权是在上司那里，出面接待比较合适。接待规格的最终决定权是在上司

42、那里，秘书仅提供参考意见。当接待规格定下来以后，秘书应当秘书仅提供参考意见。当接待规格定下来以后，秘书应当把我方主要陪同人员的姓名、身份以及日程安排告知对方，把我方主要陪同人员的姓名、身份以及日程安排告知对方，征求对方的意见，得到对方的认可。征求对方的意见，得到对方的认可。l接待计划的主要内容接待计划的主要内容 l接接待待计计划划的的主主要要内内容容有有四四项项：确确定定接接待待规规格格、日日程程安安排排、经费预算、工作人员。经费预算、工作人员。57知识链接知识链接l一般接待流程一般接待流程 l（1 1）发出邀请）发出邀请l（2 2）接待前的准备工作）接待前的准备工作l做好思想心理的准备工作。

43、做好思想心理的准备工作。 做好业务知识和能力做好业务知识和能力的准备。的准备。做好物质与环境的准备。做好物质与环境的准备。 l（3 3）普通接待环节）普通接待环节l1 1）主动迎接和问候。）主动迎接和问候。 2 2）了解情况。）了解情况。3 3）发放宾客卡。）发放宾客卡。4 4）正确引导。）正确引导。 5 5）送客。）送客。 58参考评分标准参考评分标准l任务任务1 1：总分：总分5050分分l任务任务2 2：总分：总分5050分分59参考评分标准参考评分标准l学生训练成果评价表学生训练成果评价表项目项目 项目项目3 3 安排会议接待安排会议接待任务序号任务序号 任务得分任务得分 及及 任务完

44、成情况评价任务完成情况评价 1 12 2总分总分学生签字：学生签字： 指导教师签字：指导教师签字： 年年 月月 日日60W W W . E D U 1 2 . C O M项目四项目四拟写会议主持词项目四：项目四：拟写会议主持词拟写会议主持词 l知识目标知识目标l明确会议主持的基本明确会议主持的基本流程，掌握会议主持流程，掌握会议主持词的基本写法和要求，词的基本写法和要求，以及了解会议主持的以及了解会议主持的基本礼仪规范基本礼仪规范l能力目标能力目标l能够根据会议流程主能够根据会议流程主持会议持会议, ,能够根据不同能够根据不同的会议风格撰写会议的会议风格撰写会议主持词主持词, ,以及掌握会议以

45、及掌握会议主持的基本礼仪规范主持的基本礼仪规范一、任务描述一、任务描述l1 1、情境导入、情境导入l新世界公司将举行销售代表交流会议，会上，新世界公司将举行销售代表交流会议，会上，东部地区销售代表将做销售经验报告，同时销东部地区销售代表将做销售经验报告，同时销售代表就一些具体的销售难点和问题将展开讨售代表就一些具体的销售难点和问题将展开讨论，希望通过此次会议，能够分享和学习到更论，希望通过此次会议，能够分享和学习到更多的销售心得与特色创新。你受公司委托，担多的销售心得与特色创新。你受公司委托，担任本次会议的主持。任本次会议的主持。一、任务描述一、任务描述l2 2训练任务训练任务任务一：准任务一

46、：准备相关的会备相关的会议资料议资料训练任务训练任务任务二：拟任务二：拟写会议主持写会议主持词词二、任务实施二、任务实施l任务任务11要素分解要素分解要素分解要素分解搜集会议文件搜集会议文件 确定会议议题确定会议议题 确定会议时确定会议时间、议程、间、议程、发言人发言人 任务任务1 1：实施步骤实施步骤l步骤步骤1 1：准备交流会议题的相关材料；准备准备交流会议题的相关材料；准备发言代表的个人资料；准备全体与会人员名单发言代表的个人资料；准备全体与会人员名单 l步骤步骤2 2：向所有与会销售代表发送会议相关向所有与会销售代表发送会议相关议题的邮件通知，会前收集意见议题的邮件通知，会前收集意见

47、l步骤步骤3 3：沟通、确定某些讨论发言的代表人沟通、确定某些讨论发言的代表人选，可以在会上直接向其提问或邀请其发言选，可以在会上直接向其提问或邀请其发言 任务任务2 2：拟写会议主持词：拟写会议主持词实施步骤实施步骤l步骤步骤1 1：搜集与会议议题相关的资料搜集与会议议题相关的资料 l步骤步骤2 2：将主持词分为三部分进行构思和撰将主持词分为三部分进行构思和撰写写 l步骤步骤3 3：开头部分主要介绍会议召开的背景、开头部分主要介绍会议召开的背景、会议的主要任务和目的，以说明会议的必要性会议的主要任务和目的，以说明会议的必要性和重要性和重要性 任务任务2 2：拟写会议主持词：拟写会议主持词实施

48、步骤实施步骤l步骤步骤4 4：中间部分可以用最简练的语言，按中间部分可以用最简练的语言，按照会议的安排，依次介绍会议的每项议程照会议的安排，依次介绍会议的每项议程 l步骤步骤5 5：对重要的发言，主持人要作一简短对重要的发言，主持人要作一简短的、恰如其分的评价，以加深与会者的印象，的、恰如其分的评价，以加深与会者的印象，引起重视引起重视 l步骤步骤6 6：结尾部分主要是对整个会议进行总结尾部分主要是对整个会议进行总结，并对如何落实会议精神提出要求，作出部结，并对如何落实会议精神提出要求，作出部署署 参考评分标准参考评分标准l任务任务1 1：总分：总分4040分分l任务任务2 2：总分：总分60

49、60分分参考评分标准参考评分标准l学生训练成果评价表学生训练成果评价表项目项目 项目项目4 4 拟写会议主持词拟写会议主持词 任务序号任务序号 任务得分任务得分 及及 任务完成情况评价任务完成情况评价 1 12 2总分总分学生签字：学生签字： 指导教师签字：指导教师签字： 年年 月月 日日知识链接：知识链接：l1 1会议主持词的特点会议主持词的特点 （1 1）地位附属）地位附属 （2 2）篇幅短小）篇幅短小 （3 3）语言平实）语言平实 （4 4）重在头尾）重在头尾 （5 5）结构独立）结构独立 知识链接：知识链接：l2 2会议主持词的写作方法会议主持词的写作方法 （1 1）开头部分）开头部分

50、 （2 2）中间部分）中间部分 （3 3）结尾部分）结尾部分知识链接：知识链接：l3.3.会议主持的注意事项会议主持的注意事项 （1 1）做好会前的准备工作）做好会前的准备工作 （2 2）控制出席人数）控制出席人数 （3 3）严肃会议作风）严肃会议作风 （4 4）保持自然大方的主持姿态）保持自然大方的主持姿态 （5 5）注意语言的礼仪规范）注意语言的礼仪规范知识链接：知识链接： 3. 3.会议主持的注意事项会议主持的注意事项 （6 6）掌握会议进程）掌握会议进程 （7 7）营造融洽的会议气氛）营造融洽的会议气氛 W W W . E D U 1 2 . C O M项目五项目五庆典会议策划项目五：

51、庆典会议策划项目五：庆典会议策划 l知识目标知识目标l掌握庆典活动方案、掌握庆典活动方案、调查问卷等的写作要调查问卷等的写作要点、技巧及方法点、技巧及方法l能力目标能力目标 l能使用调查问卷确定能使用调查问卷确定庆典活动的种类、方庆典活动的种类、方向，能撰写邀请函，向，能撰写邀请函，以及制定庆典活动的以及制定庆典活动的详细预案等详细预案等一、任务描述一、任务描述l1 1、情境导入、情境导入l今年适逢新世界公司成立今年适逢新世界公司成立2020周年，公司决定举周年，公司决定举行一个庆典活动，经理安排你编制一公司成立行一个庆典活动，经理安排你编制一公司成立2020周年庆典活动策划方案，要求集中表现

52、企业周年庆典活动策划方案，要求集中表现企业文化和企业凝聚力，激发员工在新世界公司工文化和企业凝聚力，激发员工在新世界公司工作的自豪感，并借此机会向全社会展现公司风作的自豪感，并借此机会向全社会展现公司风貌，提高企业知名度。你接到任务后马上着手貌，提高企业知名度。你接到任务后马上着手进行准备。进行准备。 一、任务描述一、任务描述l2 2训练任务训练任务确定庆典活动的种类、方向 1确定庆典活动的四要素 2确定庆典活动的大体流程 3确定庆典活动的详细预案 4确定庆典活动的时间推进表5确定庆典活动预算 6一、任务描述一、任务描述l2 2训练任务训练任务二、任务实施二、任务实施l任务任务11要素分解要素

53、分解1了解公司历年了解公司历年来的庆典活动来的庆典活动以及员工的反以及员工的反馈情况馈情况2总结历年来庆总结历年来庆典活动的不足，典活动的不足，撰写调查问卷撰写调查问卷3确定庆典活动确定庆典活动的种类以及活的种类以及活动方向动方向任务任务1 1：实施步骤实施步骤l步骤步骤1 1：查阅公司历年来的庆典活动方案查阅公司历年来的庆典活动方案 l步骤步骤2 2：总结历次庆典活动的不足，撰写调总结历次庆典活动的不足，撰写调查问卷查问卷l步骤步骤3 3：打印调查问卷并向各部门发放打印调查问卷并向各部门发放 l步骤步骤4 4：根据调查问卷结果确定活动的种类根据调查问卷结果确定活动的种类和方向和方向 任务任务

54、2 2：确定庆典活动的四要素：确定庆典活动的四要素实施步骤实施步骤l步骤步骤1 1：确定庆典活动活动的时间和地点确定庆典活动活动的时间和地点 l步骤步骤2 2：确定嘉宾名单确定嘉宾名单 l步骤步骤3 3：撰写邀请函（应包括封面设计）撰写邀请函（应包括封面设计） l步骤步骤4 4：拟定各工作组以及负责人拟定各工作组以及负责人 l步骤步骤5 5：草拟庆典活动内容草拟庆典活动内容 任务任务2 2：确定庆典活动的四要素：确定庆典活动的四要素 实施步骤实施步骤l步骤步骤6 6：将草拟的方案交给经理审批将草拟的方案交给经理审批 l步骤步骤7 7：根据经理意见进行修改根据经理意见进行修改 l步骤步骤8 8：

55、确定庆典活动内容确定庆典活动内容任务任务3 3：确定庆典活动的大体流程：确定庆典活动的大体流程 实施步骤实施步骤l步骤步骤1 1：l将前期材料进行整理、将前期材料进行整理、分类分类 l步骤步骤2 2：l将庆典活动现场的流程将庆典活动现场的流程图编制出来图编制出来 整理材料整理材料分类分类编制流程图编制流程图任务任务4 4：细化分工，确定详细预案：细化分工，确定详细预案 实施步骤实施步骤l步骤步骤1 1：l-前期准备前期准备 l步骤步骤2 2：l-中期控制中期控制 l步骤步骤3 3：l-后期宣传后期宣传 任务任务5 5：安排庆典活动整体工作进程：安排庆典活动整体工作进程 实施步骤实施步骤l步骤步

56、骤1 1：根据预案中的各个环节，拟定明确根据预案中的各个环节，拟定明确的时间的时间 l步骤步骤2 2：将时间推进表交给经理审核将时间推进表交给经理审核 l步骤步骤3 3：将定好的时间表发给相关负责人以将定好的时间表发给相关负责人以及工作人员及工作人员 任务任务6 6：进行财务预算：进行财务预算实施步骤实施步骤l步骤步骤1 1：列出每一项花费以及依据列出每一项花费以及依据 l步骤步骤2 2：将数据录入将数据录入ExcelExcel表格表格 l步骤步骤3 3：将表格交给经理审核将表格交给经理审核 参考评分标准参考评分标准l任务任务1 1：总分：总分1515分分l任务任务2 2：总分：总分1515分

57、分l任务任务3: 3: 总分总分1515分分l任务任务4: 4: 总分总分2525分分l任务任务5: 5: 总分总分1515分分l任务任务6: 6: 总分总分1515分分参考评分标准参考评分标准l学生训练成果评价表学生训练成果评价表项目项目项目项目5 5 庆典会议策划庆典会议策划任务序号任务序号任务得分任务得分任务完成情况评价任务完成情况评价1 12 23 34 45 56 6总分总分学生签字： 指导教师签字： 年 月 日知识链接：知识链接： 1 1调查问卷调查问卷 （1 1）问卷设计的原则）问卷设计的原则 （2 2）问卷设计的程序）问卷设计的程序 （3 3）问题的形式）问题的形式 （4 4）

58、问卷调查设计技巧）问卷调查设计技巧 （5 5）问卷的结构）问卷的结构 （6 6）问卷设计应注意的问题）问卷设计应注意的问题 知识链接：知识链接： 2 2邀请函邀请函 （1 1）会议邀请函的含义）会议邀请函的含义 （2 2）会议邀请函的基本内容）会议邀请函的基本内容 （3 3）会议邀请函的结构与写法）会议邀请函的结构与写法 W W W . E D U 1 2 . C O M项目六项目六安排职工座谈会 项目四：安排职工座谈会项目四：安排职工座谈会l知识目标知识目标l了解会议地点选择的了解会议地点选择的相关知识、掌握常规相关知识、掌握常规会议视听设备的使用会议视听设备的使用方法并知道问题的处方法并知

59、道问题的处理方法、掌握制作会理方法、掌握制作会标、台签的知识以及标、台签的知识以及会议座位安排知识会议座位安排知识 l能力目标能力目标l能根据会议的性质、能根据会议的性质、规模，选择合适的会规模，选择合适的会议地点，能够提前检议地点，能够提前检查会议的视听设备，查会议的视听设备，制作会议的会标以及制作会议的会标以及台签，能合理安排会台签，能合理安排会议的座次议的座次 一、任务描述一、任务描述l1 1、情境导入、情境导入l李宾是新世界公司总经理秘书。公司计划在李宾是新世界公司总经理秘书。公司计划在5 5月月3030日组织一次公司内部全体职工座谈会，就公日组织一次公司内部全体职工座谈会，就公司上半

60、年的运营情况、业绩等作一个阶段性小司上半年的运营情况、业绩等作一个阶段性小结，对公司下半年的工作目标等进一步加以明结，对公司下半年的工作目标等进一步加以明确。接到总经理交办的任务后，李宾就积极着确。接到总经理交办的任务后，李宾就积极着手准备会议。手准备会议。一、任务描述一、任务描述l2 2训练任务训练任务训练任务训练任务训练任务任务一：任务一：根据根据会议的主题、会议的主题、性质和规模，性质和规模，选择适当的会选择适当的会议地点议地点 任务二：准备任务二：准备视听设备，制视听设备，制作会标、桌签作会标、桌签任务三：任务三：安排安排会议座位会议座位 二、任务实施二、任务实施l任务任务11任务要求

61、任务要求1 1、明确会议明确会议主题、会议时主题、会议时间、会议地点、间、会议地点、会议参加人员会议参加人员和交通工具和交通工具 任务要求任务要求2 2、会议选会议选址要切合会址要切合会议主体、合议主体、合理、经济理、经济 任务任务1 1：实施步骤实施步骤l步骤步骤1 1：明确会议主题、性质、规模和会议明确会议主题、性质、规模和会议时间时间 l步骤步骤2 2：选择会议地点选择会议地点 l步骤步骤3 3：会议地址简介会议地址简介 l步骤步骤4 4：交通工具交通工具 l步骤步骤5 5：会场介绍会场介绍 会议主题、性质、交通工作任务任务2 2：准备视听设备，制作会标、桌签：准备视听设备，制作会标、桌

62、签实施步骤实施步骤l步骤步骤1 1：准备视听设备准备视听设备 l步骤步骤2 2：设计会标并安排酒店具体制作、摆设计会标并安排酒店具体制作、摆放放 l步骤步骤3 3：设计桌签并安排酒店具体制作、摆设计桌签并安排酒店具体制作、摆放放 任务任务3 3：安排会议座谈：安排会议座谈实施步骤实施步骤l步骤步骤1 1：为使气氛融洽，安排使用圆桌会议为使气氛融洽，安排使用圆桌会议 l步骤步骤2 2：按照主次，恰当安排座位按照主次，恰当安排座位 参考评分标准参考评分标准l任务任务1 1：总分：总分4040分分l任务任务2 2：总分：总分4040分分l任务任务3 3：总分：总分2020分分参考评分标准参考评分标准

63、l学生训练成果评价表学生训练成果评价表项目项目 项目项目6 6 组织公司内部职工座谈会组织公司内部职工座谈会 任务序号任务序号 任务得分任务得分 及及 任务完成情况评价任务完成情况评价 1 12 23 3总分总分学生签字：学生签字： 指导教师签字：指导教师签字： 年年 月月 日日知识链接：知识链接：l1 1会议地址选择会议地址选择 （1 1）会议地点选择的要求）会议地点选择的要求 （2 2）会议酒店的类型划分）会议酒店的类型划分 （3 3）会议地点选择的步骤）会议地点选择的步骤 （4 4）会议类型与地点选择的关系）会议类型与地点选择的关系 （5 5）会议地点选择的建议）会议地点选择的建议 知识

64、链接：知识链接：l2 2视听设备准备视听设备准备 （1 1）会议常用视听设备的选用）会议常用视听设备的选用 （2 2）会议设备准备流程）会议设备准备流程 （3 3）注意事项）注意事项 （4 4）视听设备的检查与保管）视听设备的检查与保管 知识链接：知识链接：l3.3.会场布置与座次安排会场布置与座次安排 （1 1）会场整体布局的要求）会场整体布局的要求 （2 2）主席台的座次和场内座次）主席台的座次和场内座次 （3 3）会场整体布局安排）会场整体布局安排 （4 4）主席台的座次和场内座次安排）主席台的座次和场内座次安排 （5 5）会场整体布局的类型及场内座位的）会场整体布局的类型及场内座位的区

65、划区划 W W W . E D U 1 2 . C O M项目七项目七布置经理办公会项目五：布置经理办公会项目五：布置经理办公会l知识目标知识目标 l掌握会议文件及档案掌握会议文件及档案分类、整理的相关知分类、整理的相关知识识l掌握渲染会议气氛的掌握渲染会议气氛的相关知识相关知识l复习会议记录的相关复习会议记录的相关知识知识l能力目标能力目标 l能做好会前及会后文能做好会前及会后文件的收集、整理工作件的收集、整理工作l能根据会议性质合理能根据会议性质合理布置会场布置会场l能做好会议记录能做好会议记录106一、任务描述一、任务描述l1 1、情境导入、情境导入l今天是星期一，公司召开例行经理办公会

66、。参今天是星期一，公司召开例行经理办公会。参加会议的有公司正副经理，办公室主任，各部加会议的有公司正副经理，办公室主任，各部门经理。公司领导将在会议上听取各部门的汇门经理。公司领导将在会议上听取各部门的汇报并安排公司工作，传达公司的一些重要文件报并安排公司工作，传达公司的一些重要文件和指示。要求做好会议的服务。和指示。要求做好会议的服务。107一、任务描述一、任务描述l2 2训练任务训练任务 办公会文件的准备及归档办公会文件的准备及归档 1完成会议记录完成会议记录 3会场布置会场布置2108二、任务实施二、任务实施l任务任务11要素分解要素分解检查文件数量、校对文件内容、核实文件等级检查文件数

67、量、校对文件内容、核实文件等级检查经理发言用的讲稿和演示文稿检查经理发言用的讲稿和演示文稿 按公司文件分发要求提前发放、登记文件按公司文件分发要求提前发放、登记文件 。 收集、整理相关文件资料收集、整理相关文件资料立卷、归档立卷、归档 109知识链接知识链接收集会议文件资料的要求收集会议文件资料的要求l11确定会议文件资料的收集范围。会前分发的保密文件确定会议文件资料的收集范围。会前分发的保密文件要按会议文件资料的清退目标和发文登记簿逐人、逐件、要按会议文件资料的清退目标和发文登记簿逐人、逐件、逐项检查核对，以杜绝保密文件清退的死角。逐项检查核对，以杜绝保密文件清退的死角。l22收集会议文件资

68、料要及时，确保文件资料在与会人员收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会之前全部收集齐全。离会之前全部收集齐全。l33选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。方式方法。l44与分发文件资料一样，收集会议文件也要改选严格的与分发文件资料一样，收集会议文件也要改选严格的登记手续。认真检查文件资料是否有缺件、缺面、缺损的登记手续。认真检查文件资料是否有缺件、缺面、缺损的情况。及时采取措施补救毁损的文件资料。情况。及时采取措施补救毁损的文件资料。l55收集整理过程中要注意保密。收集整理过程中要注意保密。110知识链接知识链接需收集

69、的文件资料需收集的文件资料l11会前准备并分发的文件。包括指导性文件、会前准备并分发的文件。包括指导性文件、审议表决性文件、宣传审议表决性文件、宣传l22交流性文件、参考说明文件、会务管理性文交流性文件、参考说明文件、会务管理性文件。件。l33会议期间产生的文件。包括决定、决议方案、会议期间产生的文件。包括决定、决议方案、提案会议记录、会议简报等。提案会议记录、会议简报等。111知识链接知识链接根据国家档案局有关规定，会议文件立卷根据国家档案局有关规定，会议文件立卷归档范围是：归档范围是：l11与会人员大会、与会人员会议、各种例行会与会人员大会、与会人员会议、各种例行会议、工作会议和其他各种会

70、议所形成的全部会议议、工作会议和其他各种会议所形成的全部会议正式文件资料，如决定、决议、指示、计划、报正式文件资料，如决定、决议、指示、计划、报告、开幕词、闭慕词等及其复印稿。告、开幕词、闭慕词等及其复印稿。l22上述会议的参考文件资料。上述会议的参考文件资料。l33上述会议出席、列席、分组名单。上述会议出席、列席、分组名单。l44上述会议的议程、日程和程序。上述会议的议程、日程和程序。112知识链接知识链接l55上述会议的书面通知、来往重要电报、电话上述会议的书面通知、来往重要电报、电话记录。记录。l66上述会议的会议记录、发言稿、简报、上述会议的会议记录、发言稿、简报、 快快报、纪要及其复

71、印稿。报、纪要及其复印稿。l77领导在上述会议上的报告、讲话、谈及其复领导在上述会议上的报告、讲话、谈及其复印稿。印稿。l88上述会议的选举材料。上述会议的选举材料。l99上述会议有关的图表、照片、录音带、录像上述会议有关的图表、照片、录音带、录像带等。带等。l1010上述会议的证件。上述会议的证件。113知识链接知识链接l1111上述会议的记录表。上述会议的总结情况。上述会议的记录表。上述会议的总结情况。l1212会议总结。会议总结。l1313与会人员名单、联系方式。与会人员名单、联系方式。l1414其他有关资料。其他有关资料。l此外，对于外出开会带回来的重要的、有价值的此外，对于外出开会带

72、回来的重要的、有价值的文件资料，也应立卷归档。文件资料，也应立卷归档。114知识链接知识链接会议文件立卷的基本原则和方法会议文件立卷的基本原则和方法l基本原则是基本原则是“一会一案一会一案”。 编制案卷目录编制案卷目录l会议立卷的方法会议立卷的方法 灵活运用文件的特征立卷灵活运用文件的特征立卷 115二、任务实施二、任务实施l任务任务22要素分解要素分解打扫打扫会议室并通风，检查桌椅；打开会议设备并调试空调会议室并通风，检查桌椅；打开会议设备并调试空调分发姓名牌，发放饮料、茶具、纸笔、文件袋分发姓名牌，发放饮料、茶具、纸笔、文件袋 将经理发言稿的将经理发言稿的PPT放进计算机里调试，从头到尾放

73、一遍放进计算机里调试，从头到尾放一遍 检查照明设备、饮用水及其他会议特殊用品检查照明设备、饮用水及其他会议特殊用品 总结本任务操作过程总结本任务操作过程 116知识链接知识链接l 会议必备用品会议必备用品l指文具用品、桌椅、台布、茶具、计算机、扩音指文具用品、桌椅、台布、茶具、计算机、扩音设备、投影仪、空调等。会议特殊用品是指摄录设备、投影仪、空调等。会议特殊用品是指摄录像设备、票箱、标语横幅、鲜花等。像设备、票箱、标语横幅、鲜花等。117知识链接知识链接l会议环境布置的基本要求会议环境布置的基本要求 l强化主题强化主题 l勤俭节约勤俭节约 118知识链接知识链接l会场布置会场布置 l会标会标

74、l会徽会徽l画像画像l标语标语l旗帜旗帜l花卉花卉l灯光灯光119二、任务实施二、任务实施l任务任务33要素分解要素分解步骤步骤1：调试计算机、速录机、录音笔、摄像机、照相机：调试计算机、速录机、录音笔、摄像机、照相机步骤步骤2 2：使用速录机和计算机进行会议记录：使用速录机和计算机进行会议记录 步骤步骤3：进行录音录像：进行录音录像 步骤骤4：进行一段文字和图片的处理并打印成文：进行一段文字和图片的处理并打印成文 120二、任务实施二、任务实施l会议记录的要素结构（复习）会议记录的要素结构（复习）l 新世界公司会议记录新世界公司会议记录l 会议名称：会议名称：l 会议时间：二会议时间：二年年

75、月月日日时时l 会议地点：公司办公楼五楼大会议室会议地点：公司办公楼五楼大会议室l 出席人：出席人：l 缺席人：缺席人：l 主持人：总经理主持人：总经理l 记录人：办公室主任刘记录人：办公室主任刘121会议记录的要素结构会议记录的要素结构l一、议题一、议题 主持人发言：主持人发言：l二、讨论二、讨论 与会者发言：与会者发言：l三、决定三、决定l散会散会l主持人：主持人：（签名）（签名）l记录人：记录人：（签名）（签名）l（本次会议记录共（本次会议记录共页）页）122知识链接知识链接 一般会议记录的格式包括两部分一般会议记录的格式包括两部分: : 一部分是会议的组织情况，要求写明会议一部分是会议

76、的组织情况，要求写明会议名称、时间、地点、出席人、缺席人、列席人、名称、时间、地点、出席人、缺席人、列席人、主持人、记录人等。主持人、记录人等。 另一部分是会议的内容，要求写明主要议另一部分是会议的内容，要求写明主要议题、发言记录和决议事项，这是会议记录的核题、发言记录和决议事项，这是会议记录的核心部分。心部分。123知识链接知识链接l会议记录的内容会议记录的内容l这部分随着会议的进展一步步完成，没有具体的固定模这部分随着会议的进展一步步完成，没有具体的固定模式。一般包含有以下方面：式。一般包含有以下方面： l会议的议题、宗旨、目的；会议的议题、宗旨、目的； 会议议程；会议议程； l会议报告和

77、讲话；会议报告和讲话； 会议讨论和发言；会议讨论和发言； l会议的表决情况；会议的表决情况； 会议决定和决议；会议决定和决议； l会议的遗留问题。会议的遗留问题。 l这些是一般会议都有的项目，但侧重点会有所不同，先这些是一般会议都有的项目，但侧重点会有所不同，先后次序会有所不同。后次序会有所不同。 124参考评分标准参考评分标准 l任务任务1 1：总分：总分3030分分l任务任务2 2：总分：总分5050分分l任务任务3 3：总分：总分2020分分l学生训练成果评价表学生训练成果评价表项目 布置经理办公会 任务序号 任务得分 及 任务完成情况评价 123总分学生签字指导老师125W W W .

78、 E D U 1 2 . C O M项目八项目八外事会议服务项目八：外事会议服务项目八：外事会议服务l知识目标知识目标 l掌握仪式的特点及会掌握仪式的特点及会场要求场要求l掌握参与签字仪式人掌握参与签字仪式人员应具有的身份及特员应具有的身份及特点点l掌握外事会议文本的掌握外事会议文本的相关知识相关知识l了解涉外礼仪规范了解涉外礼仪规范l能力目标能力目标 l能够合理布置签字仪能够合理布置签字仪式会场式会场l能合适确定签字仪式能合适确定签字仪式人员人员l能为会议准备好相关能为会议准备好相关文本文本l能做好得体的礼仪工能做好得体的礼仪工作作127一、任务描述一、任务描述l1 1、情境导入、情境导入l

79、新世界公司为进一步拓展业务，决定与新世界公司为进一步拓展业务，决定与 （英国）贸易公司合作。项目的签字仪式将在（英国）贸易公司合作。项目的签字仪式将在20202020年年9 9月月1010日举行，日举行， 你作为新世界公司的秘你作为新世界公司的秘书，需要筹备签字仪式。书，需要筹备签字仪式。128一、任务描述一、任务描述l2 2训练任务训练任务 布置签字仪式会场布置签字仪式会场 1文本的准备文本的准备 3商定参加签字仪式的人员商定参加签字仪式的人员 2129二、任务实施二、任务实施l任务任务11要素分解要素分解签字仪式签字仪式会场布置会场布置选择、确定选择、确定签字仪式会签字仪式会场场 设计设计

80、 条幅条幅布置布置签字签字桌椅桌椅130知识链接知识链接签字仪式签字仪式l通常是指订立合同、协议的各方在合同、协议通常是指订立合同、协议的各方在合同、协议正式签署时所正式举行的仪式。举行签字仪式，正式签署时所正式举行的仪式。举行签字仪式，不仅是对谈判成果的一种公开化、固定化，而不仅是对谈判成果的一种公开化、固定化，而且也是有关各方对自己履行合同、协议所做出且也是有关各方对自己履行合同、协议所做出的一种正式承诺。的一种正式承诺。131知识链接知识链接布置签字厅布置签字厅（1 1）签字厅的选择）签字厅的选择l总原则是要庄重、整洁、清静。室内应铺满地总原则是要庄重、整洁、清静。室内应铺满地毯，除必要

81、的签字用桌椅外，无需其他陈设。毯，除必要的签字用桌椅外，无需其他陈设。（2 2）签字桌椅）签字桌椅 l双边签字，一般设长方桌，上铺深绿色或暗红双边签字，一般设长方桌，上铺深绿色或暗红色的台呢；色的台呢； l多方签字也可将桌排成圆形或方形，或仅放一多方签字也可将桌排成圆形或方形，或仅放一张椅子，由各方代表依次签字。张椅子，由各方代表依次签字。 132知识链接知识链接布置签字厅布置签字厅（3 3）准备签字用具。）准备签字用具。l包括待签的合同文本以及签字笔、吸墨器等文包括待签的合同文本以及签字笔、吸墨器等文具。具。（4 4）国旗的摆放。）国旗的摆放。l与外商签署涉外商务合同时还需在签字桌上插与外商

82、签署涉外商务合同时还需在签字桌上插放有关各方的国旗。放有关各方的国旗。（5 5）参加人员位置。）参加人员位置。l按有关礼遇高低的确定好各方代表的座次。按有关礼遇高低的确定好各方代表的座次。133知识链接知识链接布置签字厅布置签字厅（6 6）讲台。）讲台。l在签字桌的右侧放置讲台或落地话筒。在签字桌的右侧放置讲台或落地话筒。（7 7）会标。）会标。l由签字双方名称、签字文本标题和由签字双方名称、签字文本标题和“签字仪式签字仪式”织成。织成。（8 8）香槟酒。）香槟酒。l事先准备好香槟酒、酒杯等。举行小型酒会，事先准备好香槟酒、酒杯等。举行小型酒会，举杯共庆会谈成功。举杯共庆会谈成功。134二、任

83、务实施二、任务实施l任务任务22要素分解要素分解l步骤步骤1 1：查找联系人及电话号码。：查找联系人及电话号码。l步骤步骤2 2：拨号。：拨号。l步骤步骤3 3：介绍自己；：介绍自己；l步骤步骤4 4：称呼对方；：称呼对方；l步骤步骤5 5：说明意图；：说明意图；l步骤步骤6 6：对方答复；：对方答复；l步骤步骤7 7：结束对话。：结束对话。135知识链接知识链接商定参加人员商定参加人员 l1 1）签字人。）签字人。 签字人员要符合以下条件：具有法定资格；规格相等。签字人员要符合以下条件：具有法定资格；规格相等。l2 2）领导人。）领导人。 签字各方也可以派出身份较高的领导人参加签字仪式，签字

84、各方也可以派出身份较高的领导人参加签字仪式，但也应当注意规格大体相等。但也应当注意规格大体相等。l3 3）致辞人。）致辞人。 一般由签字各方身份最高的人分别致辞。有时也可安排一般由签字各方身份最高的人分别致辞。有时也可安排上级机关或协调机构的代表致贺词。上级机关或协调机构的代表致贺词。l4 4）主持人。）主持人。 主持人一般由主办方派有一定身份的人士担任。主持人一般由主办方派有一定身份的人士担任。136知识链接知识链接商定参加人员商定参加人员 l5 5）见证人。）见证人。 见证人主要是参加会谈的人员，各方人数应大致相等。见证人主要是参加会谈的人员，各方人数应大致相等。l6 6）助签人。）助签人

85、。 助签人的主要职责是在签字过程中帮助签字人员翻揭文助签人的主要职责是在签字过程中帮助签字人员翻揭文本，指明签字之处。本，指明签字之处。l7 7）群众代表。）群众代表。 有时为了充分发挥签字仪式的鼓动和宣传教育作用，可有时为了充分发挥签字仪式的鼓动和宣传教育作用，可邀请主办单位或双方单位的部分群众代表参加。邀请主办单位或双方单位的部分群众代表参加。l8 8）记者。）记者。l为扩大影响，可邀请新闻单位派记者参加签字仪式。为扩大影响，可邀请新闻单位派记者参加签字仪式。137二、任务实施二、任务实施l任务任务33要素分解要素分解l步骤步骤1 1：文本的定稿。：文本的定稿。 l步骤步骤2 2：文本的翻

86、译。：文本的翻译。l步骤步骤3 3：文本的校对。：文本的校对。 l步骤步骤4 4：文本的印刷。：文本的印刷。l步骤步骤5 5：文本的装订。：文本的装订。 138知识链接知识链接签字仪式签字仪式 基本程序基本程序l1 1）宣布开始。）宣布开始。 此时，有关各方人员应先后步人签字厅，在各自此时，有关各方人员应先后步人签字厅，在各自既定的位置上正式就位。既定的位置上正式就位。 l2 2）签署文件。）签署文件。 通常的做法，是首先签署应由己方所保存的文本，通常的做法，是首先签署应由己方所保存的文本，然后再签署应由他方所保存的文本。依照礼仪规然后再签署应由他方所保存的文本。依照礼仪规范，每一位签字人在己

87、方所保留的文本上签字时，范，每一位签字人在己方所保留的文本上签字时，应当名列首位。应当名列首位。 139知识链接知识链接签字仪式签字仪式 基本程序基本程序l3 3）交换文本。）交换文本。 各方签字人此时应热烈握手，互致祝贺，并互各方签字人此时应热烈握手，互致祝贺，并互换方才用过的签字笔，以志纪念。换方才用过的签字笔，以志纪念。 l4 4）饮酒庆贺。）饮酒庆贺。 有关各方人员一般应在交换文本后当场饮上一有关各方人员一般应在交换文本后当场饮上一杯香槟酒，并与其他方面的人士一一干杯。杯香槟酒，并与其他方面的人士一一干杯。140参考评分标准参考评分标准 l任务任务1 1：总分：总分4040分分l任务任

88、务2 2：总分：总分4040分分l任务任务3 3：总分：总分2020分分l学生训练成果评价表学生训练成果评价表项目 外事会议服务 任务序号 任务得分 及 任务完成情况评价 123总分学生签字指导老师141W W W . E D U 1 2 . C O M项目九项目九安排茶话会项目九：安排茶话会项目九：安排茶话会l知识目标知识目标 l掌握茶话会的性质及掌握茶话会的性质及特点特点l掌握茶话会应准备的掌握茶话会应准备的 各种文件及所需物品各种文件及所需物品知识知识l掌握茶话会的流程写掌握茶话会的流程写作知识作知识l掌握茶话会的礼仪知掌握茶话会的礼仪知识识l能力目标能力目标 l能为茶话会做好准备能为茶

89、话会做好准备工作工作l能为茶话会准备合适能为茶话会准备合适的鲜花、服装、安排的鲜花、服装、安排接待等工作接待等工作l能遵守茶话会的礼仪能遵守茶话会的礼仪l能为茶话会的流程做能为茶话会的流程做好安排好安排 143一、任务描述一、任务描述l1 1、情境导入、情境导入l你是公司王经理的秘书。上班后，王经理告诉你是公司王经理的秘书。上班后，王经理告诉你下午四点和他一起去北京李斯特德国机械进你下午四点和他一起去北京李斯特德国机械进出口公司参加他们的茶话会。要求你做好相应出口公司参加他们的茶话会。要求你做好相应的准备。的准备。144一、任务描述一、任务描述l2 2训练任务训练任务 做好茶话会的准备工作做好

90、茶话会的准备工作 1参加茶话会参加茶话会 2茶话会结束离席茶话会结束离席 3145二、任务实施二、任务实施l任务任务11要素分解要素分解1茶话会茶话会前期布置前期布置2选定茶话会选定茶话会的服饰的服饰及礼品及礼品3完成完成茶话会茶话会布置方案布置方案146任务任务11实施步骤实施步骤l步骤步骤1 1：明确茶话会的目的、时间、地点、邀请人的基本：明确茶话会的目的、时间、地点、邀请人的基本情况、公司背景被邀人员和数量。接待人员姓名、联系方情况、公司背景被邀人员和数量。接待人员姓名、联系方式电话等细节。式电话等细节。l步骤步骤2 2：安排车辆核实参会和返回时间、具体行车路线。：安排车辆核实参会和返回

91、时间、具体行车路线。l步骤步骤3 3：准备经理和你本人服饰。：准备经理和你本人服饰。l步骤步骤4 4：询问经理出席的茶话会是商务性会谈还是一般性：询问经理出席的茶话会是商务性会谈还是一般性见面。准备一点小礼品，如邀请者是女性应备鲜花。见面。准备一点小礼品，如邀请者是女性应备鲜花。l步骤步骤5 5：如果需要进行一些商务洽谈则准备必要的文件。：如果需要进行一些商务洽谈则准备必要的文件。了解商务茶话会的礼仪。了解商务茶话会的礼仪。l步骤步骤6 6：写出本任务具体操作过程。：写出本任务具体操作过程。147知识链接知识链接茶话会茶话会 l顾名思义顾名思义, ,是饮茶谈话之会。它是由茶会和茶宴演变而来是饮

92、茶谈话之会。它是由茶会和茶宴演变而来的。在中国的。在中国, ,茶话会已经成为各阶层人士进行互相谈心、茶话会已经成为各阶层人士进行互相谈心、表示情谊、交流感情的传统形式。表示情谊、交流感情的传统形式。茶话会的形式茶话会的形式 l茶话会的形式，因内容、人员的不同又有所区别。如与茶话会的形式，因内容、人员的不同又有所区别。如与会人员仅几人，用一张圆桌：几十人乃至几百人，每桌会人员仅几人，用一张圆桌：几十人乃至几百人，每桌1010人左右，或用方桌拼成长方形或其他形式；几百人、人左右，或用方桌拼成长方形或其他形式；几百人、上千人的大型茶话会，多用圆桌，团团围坐。上千人的大型茶话会，多用圆桌，团团围坐。

93、148二、任务实施二、任务实施l任务任务22要素分解要素分解茶话会茶话会茶话会茶话会个人仪态个人仪态个人仪态个人仪态随从礼仪随从礼仪随从礼仪随从礼仪时间安排时间安排时间安排时间安排149任务任务22实施步骤实施步骤l步骤步骤1 1：计算路途和时间，安排经理准时赴会。在途中应：计算路途和时间，安排经理准时赴会。在途中应简单向经理介绍邀请公司的基本情况和接待礼仪，询问经简单向经理介绍邀请公司的基本情况和接待礼仪，询问经理的要求。理的要求。l步骤步骤2 2：注意商务礼节跟随右后一米，陪同经理进入会场：注意商务礼节跟随右后一米，陪同经理进入会场并向主办方主动介绍你的经理。当主人安排经理入座后，并向主办

94、方主动介绍你的经理。当主人安排经理入座后，你即可随意就座，但应在经理的视线范围内，以便随时接你即可随意就座，但应在经理的视线范围内，以便随时接受指示（茶话会不排座次，较为随意）。受指示（茶话会不排座次，较为随意）。l步骤步骤3 3：品茶、品小点心要注意你的仪态。：品茶、品小点心要注意你的仪态。l步骤步骤4 4：主人谈话结束，马上跟随经理安排离会。如有商：主人谈话结束，马上跟随经理安排离会。如有商务会谈应做必要的记录。务会谈应做必要的记录。l步骤步骤5 5：制作一张参加茶话会的程序安排表。：制作一张参加茶话会的程序安排表。150知识链接知识链接茶话会礼仪茶话会礼仪 l适合举行茶话会的场地主要有：

95、主办单位的会适合举行茶话会的场地主要有：主办单位的会议厅；宾馆的多功能厅；主办单位负责人的私议厅；宾馆的多功能厅；主办单位负责人的私家客厅；主办单位负责人的私家庭院或露天花家客厅；主办单位负责人的私家庭院或露天花园；包场高档的营业性茶楼或茶室。餐厅、歌园；包场高档的营业性茶楼或茶室。餐厅、歌厅、酒吧等地方，不合适举办茶话会。厅、酒吧等地方，不合适举办茶话会。 151知识链接知识链接l1 1）茶点的准备）茶点的准备l茶话会不上主食，不安排品酒，只提供茶点。茶话会不上主食，不安排品酒，只提供茶点。对于用来待客的茶叶、茶具，务必要精心准备。对于用来待客的茶叶、茶具，务必要精心准备。在茶话会上所供应的

96、点心、水果或地方风味小在茶话会上所供应的点心、水果或地方风味小吃，品种要适合、数量要充足，并要方便拿，吃，品种要适合、数量要充足，并要方便拿，同时还要配上擦手巾。同时还要配上擦手巾。152知识链接知识链接l2 2）座次的安排）座次的安排l安排茶话会与会者具体座次的时候，可以采取安排茶话会与会者具体座次的时候，可以采取下面的办法：下面的办法：l一是环绕式：就是不设立主席台，不明确座次一是环绕式：就是不设立主席台，不明确座次的具体尊卑的具体尊卑 。 l二是散座式：常见于在室外举行的茶话会二是散座式：常见于在室外举行的茶话会 l三是圆桌式三是圆桌式 l四是主席式四是主席式 ：持人、主人和主宾被有意识

97、地安：持人、主人和主宾被有意识地安排在一起就坐，并且按照常规就座排在一起就坐，并且按照常规就座 。153知识链接知识链接l茶话会的基本议程茶话会的基本议程 l第一项：主持人宣布茶话会开始。宣布开始后，第一项：主持人宣布茶话会开始。宣布开始后，主持人可对主要与会者略加介绍。主持人可对主要与会者略加介绍。 l第二项：主办单位的主要负责人讲话。第二项：主办单位的主要负责人讲话。 l第三项：与会者发言。这些发言在任何情况下第三项：与会者发言。这些发言在任何情况下都是茶话会的重心。都是茶话会的重心。 l第四项：主持人总结。主持人略作总结后，可第四项：主持人总结。主持人略作总结后，可以宣布茶话会结束。以宣

98、布茶话会结束。 154二、任务实施二、任务实施l任务任务33要素分解要素分解231合理安排时合理安排时间，注意迎间，注意迎送礼节送礼节整理茶话会整理茶话会的相关文字的相关文字及音像材料及音像材料会后，做好会后，做好茶话会的总茶话会的总结记录工作结记录工作155任务任务33实施步骤实施步骤l步骤步骤1 1：茶话会后，离开会场时，你应在前面引路，提前：茶话会后，离开会场时，你应在前面引路，提前安排车辆并跟据时间询问经理是否安排便餐，是返回公安排车辆并跟据时间询问经理是否安排便餐，是返回公司还是送经理去其他地方。司还是送经理去其他地方。l步骤步骤2 2：在返程车上应询问经理有何批示，以便安排下面：在

99、返程车上应询问经理有何批示，以便安排下面的工作。的工作。l步骤步骤3 3：返回公司后，应记录茶话会的基本情况，尤其是：返回公司后，应记录茶话会的基本情况，尤其是接待单位的名称、领导姓名、接待人员名称、电话、地接待单位的名称、领导姓名、接待人员名称、电话、地址等以便今后联系如有商务洽谈应整理成文。址等以便今后联系如有商务洽谈应整理成文。l步骤步骤4 4：做好茶话会的总结工作。做出一份简单的备忘录。：做好茶话会的总结工作。做出一份简单的备忘录。156知识链接知识链接l迎送礼节迎送礼节 l(1)(1)接待礼仪及程序。接待礼仪及程序。l当接待人员看到有人向自己走过来并介绍自己的当接待人员看到有人向自己

100、走过来并介绍自己的身份时，应该马上标识欢迎，献上鲜花、主动与身份时，应该马上标识欢迎，献上鲜花、主动与对方握手、自我介绍，接过对方的大件行李（挎对方握手、自我介绍，接过对方的大件行李（挎包、公文包有来宾自己拿）。如果迎接者有好几包、公文包有来宾自己拿）。如果迎接者有好几位，应该由其中的秘书或其他职位较低者向来宾位，应该由其中的秘书或其他职位较低者向来宾介绍自己一方，从身份最高者介绍起。介绍自己一方，从身份最高者介绍起。157知识链接知识链接l(2)(2)引领。引领。l国际通行的礼仪是国际通行的礼仪是“以右为尊以右为尊”，接待人员应，接待人员应该走在来宾的左前方一两步引路，同时用手示该走在来宾的

101、左前方一两步引路，同时用手示意，并明确告诉来来宾去向。意，并明确告诉来来宾去向。l(3)(3)乘车的座次安排。乘车的座次安排。l首先，驾驶者的身份不同，决定了车上座位的首先，驾驶者的身份不同，决定了车上座位的高低；然后再根据乘车者的身份安排座次。高低；然后再根据乘车者的身份安排座次。 l在上车前应当清点行李，向来宾确认行李件数，在上车前应当清点行李，向来宾确认行李件数，以避免忙中出错。以避免忙中出错。 158参考评分标准参考评分标准l任务任务1 1：总分：总分4040分分l任务任务2 2：总分：总分4040分分l任务任务3 3：总分：总分2020分分159参考评分标准参考评分标准l学生训练成果

102、评价表学生训练成果评价表项目项目 项目项目9 9 安排茶话会安排茶话会 任务序号任务序号 任务得分任务得分 及及 任务完成情况评价任务完成情况评价 1 12 23 3总分总分学生签字：学生签字： 指导教师签字：指导教师签字： 年年 月月 日日160W W W . E D U 1 2 . C O M项目十项目十策划新闻发布会项目十：项目十：策划新闻发布会策划新闻发布会 l知识目标知识目标l掌握关于会议的新闻掌握关于会议的新闻发布会的基本原则、发布会的基本原则、工作内容、流程安排工作内容、流程安排和沟通等的相关知识，和沟通等的相关知识，以及一般新闻发布会以及一般新闻发布会的概念、特点、时机的概念、

103、特点、时机与主题、流程的相关与主题、流程的相关知识知识 l能力目标能力目标 l能确定新闻发布会的能确定新闻发布会的时间、地点，并发布时间、地点，并发布相关的新闻点，能确相关的新闻点，能确定新闻发布会参与者定新闻发布会参与者名单，能按流程合理名单，能按流程合理的组织发布会，处理的组织发布会，处理各种突发事件各种突发事件 ，能为，能为会议的召开做好各种会议的召开做好各种准备工作，并为发布准备工作，并为发布会做好总结会做好总结一、任务描述一、任务描述l1 1、情境导入、情境导入l北国商品城在名都大酒店举办新闻发布会，向北国商品城在名都大酒店举办新闻发布会，向社会隆重推出手机社会隆重推出手机GPSGP

104、S识别性能。到会有市、局识别性能。到会有市、局级主管商业的领导、社会知名人士、业主代表级主管商业的领导、社会知名人士、业主代表和大量新闻记者。作为秘书，请将新闻发布会和大量新闻记者。作为秘书，请将新闻发布会的整个流程报告拟定出来。的整个流程报告拟定出来。 一、任务描述一、任务描述l2 2训练任务训练任务列出该商城新闻发布会的程序列出该商城新闻发布会的程序 1要求每位发言人讲话发言要求每位发言人讲话发言2分角色发言，每位记者都应提问分角色发言，每位记者都应提问3二、任务实施二、任务实施l任务任务11任务要求任务要求1流程清晰明确，考虑周到细致 2完成任务把握在30分钟内 任务任务1 1：实施步骤

105、实施步骤l步骤步骤1 1：确定新闻发布会日期、地点、新闻确定新闻发布会日期、地点、新闻点等点等 l步骤步骤2 2：确定组织者与参与人员，包括广告确定组织者与参与人员，包括广告公司、领导、客户、同行、媒体记者等公司、领导、客户、同行、媒体记者等l步骤步骤3 3：按照邀请名单，分工合作发送邀请按照邀请名单，分工合作发送邀请函和请柬，确保重要人员不因自身安排不周而函和请柬，确保重要人员不因自身安排不周而缺席发布会缺席发布会 任务任务1 1：实施步骤实施步骤步骤4步骤4步骤4购买礼品，选购买礼品，选聘主持人、礼聘主持人、礼仪人员和接待仪人员和接待人员，并进行人员，并进行培训和预演培训和预演设计背板，布

106、设计背板，布置会场，充分置会场，充分考虑每一个细考虑每一个细节节 比如音响和放比如音响和放映设备、领导映设备、领导的发言稿、新的发言稿、新闻通稿、现场闻通稿、现场的音乐选择、的音乐选择、会议间隙时间会议间隙时间的余兴安排等的余兴安排等 任务任务1 1：实施步骤实施步骤步骤5步骤5步骤5正式发布会前正式发布会前提前一到两个提前一到两个小时，检查一小时，检查一切准备工作是切准备工作是否就绪否就绪将会议议程精将会议议程精确到分钟确到分钟制定意外情况制定意外情况补救措施补救措施任务任务1 1：实施步骤实施步骤l步骤步骤6 6：按计划开始发布会按计划开始发布会 l步骤步骤7 7：监控媒体发布情况，整理发

107、布会音监控媒体发布情况，整理发布会音像资料、收集会议剪报，制作发布会成果资料像资料、收集会议剪报，制作发布会成果资料集集, ,作为企业市场部资料保存，并可在此基础上作为企业市场部资料保存，并可在此基础上制作相应的宣传资料制作相应的宣传资料 l步骤步骤8 8：评测新闻发布会效果，收集反馈信评测新闻发布会效果，收集反馈信息，总结经验息，总结经验 任务任务2 2：模拟发言人发言、模拟记者提问：模拟发言人发言、模拟记者提问实施步骤实施步骤l步骤步骤1 1：市领导发言市领导发言 l步骤步骤2 2：社会知名人士发言社会知名人士发言 l步骤步骤3 3：公司经理发言公司经理发言 l步骤步骤4 4：记者提问记者

108、提问 参考评分标准参考评分标准l任务任务1 1：总分：总分8080分分l任务任务2 2：总分：总分2020分分参考评分标准参考评分标准l学生训练成果评价表学生训练成果评价表项目项目项目项目10 10 新闻发布会新闻发布会任务序号任务序号任务得分任务得分任务完成情况评价任务完成情况评价1 12 23 3总分总分学生签名： 指导教师签字： 年 月 日知识链接：知识链接： 1 1发布会议信息的新闻发布会发布会议信息的新闻发布会 （1 1）接待采访会议的新闻媒体的基本原则）接待采访会议的新闻媒体的基本原则 （2 2）接待新闻媒体的工作内容）接待新闻媒体的工作内容 （3 3）发布会工作程序）发布会工作程

109、序 （4 4）处理会议的负面报道）处理会议的负面报道 （5 5）与新闻媒体沟通的方法）与新闻媒体沟通的方法 知识链接：知识链接： 2 2一般新闻发布会一般新闻发布会 （1 1）新闻发布会的特点）新闻发布会的特点 （2 2）新闻发布会的时机与主题）新闻发布会的时机与主题 （3 3）新闻发布会的筹备）新闻发布会的筹备 知识链接：知识链接： 2 2一般新闻发布会一般新闻发布会 （4 4）新闻发布会程序）新闻发布会程序 （5 5）新闻发布会流程）新闻发布会流程 新闻发布会之误区：新闻发布会之误区：l （1 1）没有新闻的新闻发布会）没有新闻的新闻发布会 l （2 2）新闻发布的主题不清）新闻发布的主题

110、不清 W W W . E D U 1 2 . C O M项目十一项目十一宴会安排项目十一：宴会安排项目十一：宴会安排l知识目标知识目标 l掌握宴会安排的方案知识掌握宴会安排的方案知识l掌握宴会安排的席次与座掌握宴会安排的席次与座次知识次知识l掌握宴会安排的礼仪知识掌握宴会安排的礼仪知识l掌握宴会邀请函与邀请卡掌握宴会邀请函与邀请卡写作的格式与技巧写作的格式与技巧l掌握处理宴会突发事件的掌握处理宴会突发事件的相关知识相关知识l能力目标能力目标 l能撰写宴会安排的会议方能撰写宴会安排的会议方案案l能安排宴会的席次能安排宴会的席次l能安排宴会的座次能安排宴会的座次l能符合礼仪的组织宴会能符合礼仪的组

111、织宴会l能撰写邀请卡、邀请函能撰写邀请卡、邀请函l能处理突发事件能处理突发事件178一、任务描述一、任务描述l1 1、情境导入、情境导入l为迎接公司成立为迎接公司成立100100周年，董事会年初就组建了周年，董事会年初就组建了一个庆典活动筹备小组，具体负责筹划企业百一个庆典活动筹备小组，具体负责筹划企业百周年纪念活动，包括编印公司史志和画册，布周年纪念活动，包括编印公司史志和画册，布置企业发展陈列室，举办中国调味品发展论坛，置企业发展陈列室，举办中国调味品发展论坛，召开纪念大会、新闻发布会、产品订货会、联召开纪念大会、新闻发布会、产品订货会、联欢晚会等。这期间，有一项重要的任务由今年欢晚会等。

112、这期间，有一项重要的任务由今年刚分配到企业担任见习秘书的黄小丽负责，那刚分配到企业担任见习秘书的黄小丽负责，那就是活动期间所有的宴请接待安排。就是活动期间所有的宴请接待安排。 179一、任务描述一、任务描述l2 2训练任务训练任务 撰写份正式宴会的准备方案撰写份正式宴会的准备方案 1对宴会主桌席次进行安排对宴会主桌席次进行安排 3对宴会的桌次进行安排对宴会的桌次进行安排 2迎送宾客礼仪程序迎送宾客礼仪程序 4拟写宴会邀请卡或请柬拟写宴会邀请卡或请柬5180二、任务实施二、任务实施l任务任务11要素分解要素分解确定宴会确定宴会的目的及的目的及对象对象 确定宴确定宴会的地会的地点以及点以及时间时间

113、 按名单按名单发送邀发送邀请函和请函和请柬请柬会前检会前检查准备查准备工作，工作，并制定并制定应急预应急预案案 181知识链接知识链接 宴请形式宴请形式 （1 1）宴会）宴会 （2 2）招待会）招待会 （3 3）茶会）茶会 （4 4）工作进餐）工作进餐 182知识链接知识链接 宴会宴会l宴会有国宴、正式宴会、便宴之分。宴会有国宴、正式宴会、便宴之分。l国宴是国家元首或政府首脑为国家的庆典，或为外国元国宴是国家元首或政府首脑为国家的庆典，或为外国元首、政府首脑来访而举行的正式宴会，因而规格最高。首、政府首脑来访而举行的正式宴会，因而规格最高。 l正式宴会除不挂国旗、不奏国歌以及出席规格不同外，正

114、式宴会除不挂国旗、不奏国歌以及出席规格不同外，其余安排大体与国宴相同。其余安排大体与国宴相同。 l便宴，即非正式宴会，这类宴会形式简便，可以不排席便宴，即非正式宴会，这类宴会形式简便，可以不排席位，不作正式讲话，菜肴道数亦可酌减。便宴较随便、位，不作正式讲话，菜肴道数亦可酌减。便宴较随便、亲切，宜用于日常友好交往。亲切，宜用于日常友好交往。 183知识链接知识链接招待会招待会 招待会是指各种不备正餐较为灵活的宴请形式，招待会是指各种不备正餐较为灵活的宴请形式，备有食品、酒水饮料，通常都不排席位，可以备有食品、酒水饮料，通常都不排席位，可以自由活动。常见的有：自由活动。常见的有： l冷餐会（自助

115、餐）冷餐会（自助餐） l酒会酒会 又称鸡尾酒会又称鸡尾酒会 l近年国际上举办大型活动采用酒会形式渐普遍。近年国际上举办大型活动采用酒会形式渐普遍。庆祝各种节日、欢迎代表团访问，以及各种开庆祝各种节日、欢迎代表团访问，以及各种开幕、闭幕典礼，文艺、体育招待演出前后往往幕、闭幕典礼，文艺、体育招待演出前后往往举行酒会。举行酒会。 184知识链接知识链接有关宴请活动的几项组织工作有关宴请活动的几项组织工作 l（1 1） 确定宴请目的、名义、对象、范围与形式确定宴请目的、名义、对象、范围与形式 l确定邀请名义和对象的主要根据是主、客双方的身份，确定邀请名义和对象的主要根据是主、客双方的身份，也就是说也

116、就是说 主客身份应该对等主客身份应该对等 。l邀请范围是指请哪些方面人士，请到哪一级别，请多少邀请范围是指请哪些方面人士，请到哪一级别，请多少人，主人一方请什么人出来作陪。人，主人一方请什么人出来作陪。l邀请范围与规模确定之后，即可草拟具体邀请名单。被邀请范围与规模确定之后，即可草拟具体邀请名单。被邀请人的姓名、职务、称呼、以至对方是否有配偶都要邀请人的姓名、职务、称呼、以至对方是否有配偶都要准确。多边活动尤其要考虑政治关系，对政治上相互对准确。多边活动尤其要考虑政治关系，对政治上相互对立的国家要否邀请其人员出席同一活动，要慎重考虑。立的国家要否邀请其人员出席同一活动，要慎重考虑。 185知识

117、链接知识链接有关宴请活动的几项组织工作有关宴请活动的几项组织工作l（2 2） 确定宴请时间、地点确定宴请时间、地点 l宴请的时间应对主、客双方都合适。宴请的时间应对主、客双方都合适。l注意不要选择对方的重大节假日、有重要活动或有禁忌注意不要选择对方的重大节假日、有重要活动或有禁忌的日子和时间。的日子和时间。 l官方正式隆重的活动，一般安排在政府、议会大厦或宾官方正式隆重的活动，一般安排在政府、议会大厦或宾馆内举行，其余则按活动性质、规模大小、形式、主人馆内举行，其余则按活动性质、规模大小、形式、主人意愿及实际可能而定意愿及实际可能而定 186知识链接知识链接有关宴请活动的几项组织工作有关宴请活

118、动的几项组织工作l（3 3） 订订 菜菜 l宴请的酒菜根据活动形式和规格，在规定的预算标准以宴请的酒菜根据活动形式和规格，在规定的预算标准以内安排。选菜不以主人的爱好为准，主要考虑主宾的喜内安排。选菜不以主人的爱好为准，主要考虑主宾的喜好与禁忌好与禁忌 。无论哪一种宴请，事先均应开列菜单，并。无论哪一种宴请，事先均应开列菜单，并征求主管负责人的同意。获准后，如是宴会，即可印制征求主管负责人的同意。获准后，如是宴会，即可印制菜单。菜单。187知识链接知识链接工作人员应提前到现场检查准备工作工作人员应提前到现场检查准备工作 l如是宴会，事先将座位卡及菜单摆上。座位卡置于酒杯如是宴会，事先将座位卡及

119、菜单摆上。座位卡置于酒杯或平摆于餐具上方，勿置于餐盘内。菜单一般放在餐具或平摆于餐具上方，勿置于餐盘内。菜单一般放在餐具右侧。右侧。 l现场还可在宴会厅前陈列宴会简图，图上注明每人的位现场还可在宴会厅前陈列宴会简图，图上注明每人的位置。置。l如有讲话，要落实讲稿。如有讲话，要落实讲稿。 188二、任务实施二、任务实施l任务任务22要素分解要素分解2确定确定主桌人员主桌人员1确定确定人数人数5其他其他人员人员4其他其他桌位桌位3主桌主桌位置位置宴会宴会安排安排宴会的桌次宴会的桌次189知识链接知识链接宴请活动现场布置宴请活动现场布置 l宴会厅和休息厅的布置取决于活动的性质和形式。官方宴会厅和休息

120、厅的布置取决于活动的性质和形式。官方正式活动场所的布置应该严肃、庄重、大方。不要用红正式活动场所的布置应该严肃、庄重、大方。不要用红绿灯、霓红灯装饰，可以少量点缀鲜花、刻花等。绿灯、霓红灯装饰，可以少量点缀鲜花、刻花等。 l宴会可以用圆桌也可以用长桌或方桌（桌次布置见图二）宴会可以用圆桌也可以用长桌或方桌（桌次布置见图二）。一桌以上的宴会，桌子之间的距离要适当，各个座位。一桌以上的宴会，桌子之间的距离要适当，各个座位之间也要距离相等。之间也要距离相等。 190二、任务实施二、任务实施l任务任务33要素分解要素分解l步骤步骤1 1：确定主桌人员：确定主桌人员 l步骤步骤2 2：确定主桌的身份：确

121、定主桌的身份l步骤步骤3 3：确定席次：确定席次 191知识链接知识链接宴会宴会主桌席位安排主桌席位安排 l桌次高低以离主桌位置远近而定，右高左低。同一桌上，桌次高低以离主桌位置远近而定，右高左低。同一桌上，席位高低以离主人的座位远近而定。席位排妥后着手写席位高低以离主人的座位远近而定。席位排妥后着手写座位卡。座位卡。 l外国习惯，男女掺插安排，以女主人为准，主宾在女主外国习惯，男女掺插安排，以女主人为准，主宾在女主人右上方，主宾夫人在男主人右上方。人右上方，主宾夫人在男主人右上方。l我国习惯按各人本身职务排列以便于谈话，如夫人出席，我国习惯按各人本身职务排列以便于谈话，如夫人出席，通常把女方

122、排在一起，即主宾坐男主人右上方，其夫人通常把女方排在一起，即主宾坐男主人右上方，其夫人坐女主人右上方。坐女主人右上方。 192二、任务实施二、任务实施l任务任务44要素分解要素分解l步骤步骤1 1：迎宾时要在厅外迎候。：迎宾时要在厅外迎候。l步骤步骤2 2：对客人表现得体。：对客人表现得体。l步骤步骤3 3：等客人到齐后宣布宴会开始。：等客人到齐后宣布宴会开始。l步骤步骤4 4：送客人时礼仪得当。：送客人时礼仪得当。193知识链接知识链接 宴请程序及现场工作宴请程序及现场工作 l）主人一般在门口迎接客人。）主人一般在门口迎接客人。 l官方活动，除男女主人外，还有少数其他主要官员陪同主官方活动，

123、除男女主人外，还有少数其他主要官员陪同主人排列成行迎宾，通常称为迎宾线。人排列成行迎宾，通常称为迎宾线。 l2 2）主宾到达后由主人陪同进入休息厅与其他客人见面。）主宾到达后由主人陪同进入休息厅与其他客人见面。 l3 3）主人陪同主宾进入宴会厅，全体客人就座，宴会即开）主人陪同主宾进入宴会厅，全体客人就座，宴会即开始。始。l4 4） 外国人的日常宴请在女主人为第一主人时，往往以她外国人的日常宴请在女主人为第一主人时，往往以她的行动为准。餐毕，女主人起立，邀请全体女宾与之共同的行动为准。餐毕，女主人起立，邀请全体女宾与之共同退出宴会厅退出宴会厅 。l5)5)宾告辞，主人送至门口，主宾离去后，原迎

124、宾人员顺序宾告辞，主人送至门口，主宾离去后，原迎宾人员顺序排列，与其他客人握别。排列，与其他客人握别。 194知识链接知识链接l服务礼仪服务礼仪l服饰整洁、熨平，头发梳理平整、指甲修剪清洁。服饰整洁、熨平，头发梳理平整、指甲修剪清洁。 l讲礼貌，待人和气谦逊，面带笑容。讲礼貌，待人和气谦逊，面带笑容。l上菜时，左手托盘，右手夹菜，从客人左边上。上菜时，左手托盘，右手夹菜，从客人左边上。 l客人吃完，应从右侧撤换餐具。客人吃完，应从右侧撤换餐具。 l宴会厅内走动，脚步要轻快，动作要敏捷，轻拿轻放。宴会厅内走动，脚步要轻快，动作要敏捷，轻拿轻放。 195二、任务实施二、任务实施l任务任务55要素分

125、解要素分解l步骤步骤1 1：确定人数，以及客人的职务等。：确定人数，以及客人的职务等。l步骤步骤2 2：计算机写作邀请函，设计封面。：计算机写作邀请函，设计封面。l步骤步骤3 3：打印邀请函。：打印邀请函。196知识链接知识链接发出邀请和请柬格式发出邀请和请柬格式 l各种宴请活动，一般均发请柬，这既是礼貌，亦对客人各种宴请活动，一般均发请柬，这既是礼貌，亦对客人起提醒、备忘之用。请柬一般提前一周至二周发出。起提醒、备忘之用。请柬一般提前一周至二周发出。l请柬内容包括活动形式、举行的时间及地点、主人的姓请柬内容包括活动形式、举行的时间及地点、主人的姓名（如以单位名义邀请，则用单位名称）。名（如以

126、单位名义邀请，则用单位名称）。 l请柬发出后，应及时落实出席情况，准确记载，以安排请柬发出后，应及时落实出席情况，准确记载，以安排并调整席位。即使是不安排席位的活动，也应对出席率并调整席位。即使是不安排席位的活动，也应对出席率有所估计。有所估计。 197参考评分标准参考评分标准l任务任务1 1：总分：总分2020分分l任务任务2 2：总分：总分2020分分l任务任务3 3：总分：总分2020分分l任务任务4 4：总分：总分2020分分l任务任务5 5：总分：总分2020分分198参考评分标准参考评分标准l学生训练成果评价表学生训练成果评价表项目项目 项目项目11 11 宴会安排宴会安排任务序号任务序号 任务得分任务得分 及及 任务完成情况评价任务完成情况评价 1 12 23 34 45 5总分总分学生签字：学生签字： 指导教师签字：指导教师签字： 年年 月月 日日199