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1、第一章第一章文书概述文书概述n学习目标学习目标n掌握文书的基本概念及其含义n了解文书的类别n掌握公文的含义和特点n掌握公文的类别n了解公文的稿本及基本格式第一章第一章文书基础文书基础第一节第一节文书概述文书概述第一节第一节文书概述文书概述n了解文书的概念n掌握文书的类别n了解文书的作用教学目标教学目标第一节第一节文书概述文书概述教学重点：文书的概念、类别、作用教学难点：文书的概念第一节第一节文书概述文书概述n提问：什么是文书？同学们知道哪些文书？n同学们平时都用过什么文书？n文书的定义文书的定义n文书是人们在社会实践活动中为了传递、记载信息，而形成使用的具有应用性的和特定格式的文字材料，是以文
2、字形式处理各种事务的凭证性工具。第一节第一节文书概述文书概述文书的定义包含以下几层含义：第一，文书是一种文字材料，即书面材料。第二，文书有特定的格式。第三，文书具有应用性。第四，文书具有很强的目的性和针对性。第五，形成和使用它的主体是党政机关、企事业单位、群众团体等社会组织和具体的个人和家庭。第一节第一节文书概述文书概述n文书的类别文书的类别nn文书的应用领域和范围非常广泛，所针对的事务也千差万别，使用的主体各有不同，这些因素导致文书的种类非常庞杂。根据不同的分类标准，可以划分文书的不同类型。第一节第一节文书概述文书概述n文书的作用文书的作用n文书在社会生活中，尤其是在社会机构与组织履行职责、
3、完成目标的工作中，发挥着极其重要的作用，主要包括两个方面：一是传递信息。这是文书的首要作用。人们制作文书的目的就是要把一定的信息传递给接受者。文书是交流信息和思想的重要手段，所提供的信息更加全面、确定和深入，是部门之间相互学习、借鉴工作经验的重要途径。第一节第一节文书概述文书概述n文书的作用文书的作用二是凭证依据。文书真实地记录了社会实践活动，是人们追溯历史的凭证。文书是社会机构发挥职能、完成工作过程中产生的记录，真实反映着工作开展的情况，是工作状态的文字化和书面化，能够发挥凭据和证实的作用。例如，工作总结是对所完成工作的系统回顾，会议记录是对会议情况的真实反映，合同是对当事双方义务与责任的体
4、现。第一节第一节文书概述文书概述第一章第一章文书基础文书基础第二节第二节公务文书公务文书第二节第二节教学目标教学目标n掌握公文书文书的含义n了解公文书文书的特点n掌握公文的类别n熟悉公务文书的作用n掌握公务的格式第二节第二节公务文书公务文书n教学重点教学重点公文书文书的含义、类别、作用和格式公文书文书的含义、类别、作用和格式n教学难点：教学难点：公文书文书的含义和格式公文书文书的含义和格式第二节第二节公务文书公务文书n公文文书的含义公文文书的含义n公务文书是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文件。例如：各项法令、决议、指示、通知、报告、
5、计划、规章、合同、契约、公务函电等等，都属于公务文书。它是机关、团体、企业、事业单位办事的依据，是国家政务的一种重要手段。n公务文书的特点公务文书的特点n公务文书是党政机关，社会团体，企事业单位在行使管理职权，处理日常工作时都以公文为基本的工具。因此，公文和其他实用文体比较，具有五个明显的特点：n第一，公文有法定的作者。公文的法定作者指依法成立并能以自己的名义行使职权的担负义负的机关式组织。n第二，公文有法定的权威。公文的法定权威，指公文的权威性和约束性。n第三，公文有特定的效用。行政公文有特定的效用是它的政治内容所决定的。行政公文担负着依照有关法律规定发布行政法规。n第四，公文有规范的体式。
6、公文的规范体式主要指两个方面，采用的语体；文体的格式。不得随心所欲，别出心裁。n第五，公文有规定的处理程序。公文由法定作者制定，在撰写过程中，它要受到公文处理程序忍气吞声严格制约。第二节第二节公务文书公务文书n公务文书的类别公务文书的类别n根据不同的分类标准，公文可以分为多种类型，详见书P4表1-1。第二节第二节公务文书公务文书n公文文书的作用公文文书的作用n公文的基本功能是通过具体的文种，在特定公务管理活动中发挥各自的作用来实现的。由于公文的内容不同，运动的领域和形式不同，其作用的效果就会不同的表现。具体来说，有以下几个方面的作用：n一是领导和指导的作用。n二是依据和凭证的作用。n三是联系和
7、关照作用。n四是宣传和教育作用。n五是规范和制约作用。第二节第二节公务文书公务文书n公文文书的稿本公文文书的稿本n公文的稿本，指一篇公文在撰写、审核、签发、制作、使用过程中形成的具有不同功用特点的文稿与文本的统称。依据公文形成阶段及其功用特点可分为草稿、定稿、校对稿、正式文本、复制本。n草稿是签发或会议通过之前的文稿，不具法定效力。包括初稿、讨论稿、征求意见稿、送审稿、修改稿、草案、修正草案。第二节第二节公务文书公务文书n定稿是经过机关领导人签发或法定会议通过、批准的草稿。具有法定效力，是用于制作正式文件的标准文稿。但没有行政效力。n校对稿是依据定稿打字排版过程中形成的文稿。不具备法定效力。包
8、括校样、校对稿、终校稿。n正式文本是印刷出来的文件加盖机关印章或领导人签署后供正式使用的文本，具有法定效力，包括正本、副本、存本。n复制本是依据正式文本进行复印或翻印、缩微等复制出来的文本。第二节第二节公务文书公务文书n公文常见格式公文常见格式n公文格式是指公文的数据项目在公文的文面上所处的位置和书写的形式。n公文一般由眉首、主体、版记三部分组成，分为秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等17项要素。第二节第二节公务文书公务文书n1.眉首眉首n置于公文首页红色线以上的各要素流称
9、眉首。眉首内容包括公文份数序号，秘密等级和保密期限，紧急程度，发文机关标识，发文字号，签发人。如图1-1所示。n（1）公文份数序号。n（2）秘密等级和保密期限。n（3）紧急程度。n（4）发文机关标训。n（5）发文字号。n（6）签发人。第二节第二节公务文书公务文书n2.主体主体n置于红色线以下至主题词以上之间的各要素称为主体。主体主要包括：公文标题、主送机关、公文正文、附件、发文机关、成文时间和印章、附注。n（1）公文标题。n（2）主送机关。n（3）公文正文。n（4）附件。n（5）发文机关。n（6）成文日期和印章。n（7）附注。第二节第二节公务文书公务文书n版记版记n置于公文主题词以下的各要素统
10、称为版记。位置在公文最后一页。版记主要包括：主题词、抄送机关、印发机关和印发时间。版记各要素之下均加一条反线，宽度同版心。n（1）主题词。主题词是公文检索标识，是用来揭示公文基本内容并经过规范化处理的名词组组成，最好不少于三个，不超过五个，最后一个词必须说明公文的文种。“主题词”三字用3号黑体字居左顶格标识，后加全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。第二节第二节公务文书公务文书n(2）抄送机关。抄送机关提主送机关处需要协办或知晓公文的其他机关。抄送机关应使用全称或者规范化简称，统称，标识在主题词下一行。左空1字用3号仿宋字标识，“抄送机关”后标全角冒号，回行时与冒号后的抄送机关对齐；
11、最后一个抄送机关后标名号。n（3）印发机关和印发时间。印发机关和印发时间位于抄送之下（无抄送在主题词下）占一行位置，用3号仿宋体标识，印发机关左空1字、印发时间左空1字。印发时间以公文复印的日期为准，用阿拉拍数码标识。第二节第二节公务文书公务文书第二章第二章文书工作文书工作n学习目标学习目标n了解文书工作的含义及管理机构n掌握公文处理的基本原则n掌握收文处理、发文处理和文书归档的基本流程第二章第二章文书工作文书工作n第一节第一节文书工作概述文书工作概述第一节文书工作概述第一节文书工作概述n了解文书工作的含义n熟悉公文处理的基本原则n掌握公文的行文制度教学目标n教学重点文书工作的含义、公文处理的
12、基本原则、行文制度。教学难点文书工作的含义、公文处理的基本原则第一节第一节文书工作概述文书工作概述n文书工作的含义文书工作的含义n文书工作也就是处理文书的一系列相关活动，主要是指公务文书的形成、处理、传递和管理等具有相关性的若干程序。具体而言，文书工作包括以下主要方面。n1.收文处理收文处理n凡是由外机关或外部门送给本机关的文件，统称为收文。收文工作是指对外单位发给本单位的所有文书进行收进处理的一系列程序性的工作，主要包括签收、登记、审核、拟办等工作程序。第一节第一节文书工作概述文书工作概述n2.发文处理发文处理n发文是指由机关撰制并向外发出的一切文件。发文工作是指各单位答复外单位来文或根据需
13、要向外单位主动发出文件的过程。发文工作主要包括撰写、印刷、发送等方面，具体而言包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序环节。在现实工作中，可根据部门实际情况作出微调。n3.文书归档文书归档n文书归档指文件办理完毕后，应当根据国家机关、企事业单位的相关规定，及时整理（立卷）、归档。第一节第一节文书工作概述文书工作概述n文书工作的含义文书工作的含义n文书工作也就是处理文书的一系列相关活动，主要是指公务文书的形成、处理、传递和管理等具有相关性的若干程序。具体而言，文书工作包括以下主要方面。n1.收文处理收文处理n凡是由外机关或外部门送给本机关的文件，统称为收文。收文工作是指对外单位发
14、给本单位的所有文书进行收进处理的一系列程序性的工作，主要包括签收、登记、审核、拟办等工作程序。第一节第一节文书工作概述文书工作概述n2.发文处理发文处理n发文是指由机关撰制并向外发出的一切文件。发文工作是指各单位答复外单位来文或根据需要向外单位主动发出文件的过程。发文工作主要包括撰写、印刷、发送等方面，具体而言包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序环节。在现实工作中，可根据部门实际情况作出微调。n3.文书归档文书归档n文书归档指文件办理完毕后，应当根据国家机关、企事业单位的相关规定，及时整理（立卷）、归档。第一节第一节文书工作概述文书工作概述n文书工作机构文书工作机构n公文工
15、作是各机关单位的一个重要组成部分，文书工作常作为办公室工作重心。文书工作机构隶属于各级秘书机构，各级文书工作的管理机构为各单位办公厅（室）。n文书处理工作机构隶属于各级秘书机构，仅对本单位的领导负责，对上一级文书处理部门或下一级文书处理部门都没有领导与被领导关系。因此，文书处理机构具有封闭的特点。第一节第一节文书工作概述文书工作概述n公文处理基本原则公文处理基本原则n国家行政机关公文处理办法第四条规定：“公文处理应当坚持实事求是，精简，高效的原则，做到及时，准确，安全。”n“实事求是，精简，高效，准确，及时，安全”是处理公文的基本原则。第一节第一节文书工作概述文书工作概述n第一，实事求是。n第
16、二，精简。精简，包括两层含义：一是公文数量要精简；二是公文内容要精炼，不说空话，套话，注重实效。第三，高效。高效这一原则，是由公文本身的时限性所决定的，主要应从以下几个方面努力：一是减少中间环节。二是建立责任制。三是规定处理时限。n第四，准确。n第五，及时。n第六，安全。第一节第一节文书工作概述文书工作概述n公文的行文制度公文的行文制度n1.行文关系行文关系n行文关系指发文机关和收文机关之间的文件往来关系，是根据机关的组织架构、领导关系、职权范围而确定的文件授受关系，一般包括两种类型：隶属关系、非隶属关系。n隶属关系是指，同一系统的机关之间，存在领导与被领导的上下级关系，下级机关隶属于上级机关
17、。具有隶属关系的机关之间行文应使用下行文或上行文。n非隶属关系是指，行文机关之间不存在领导与被领导的上下级关系。第一节第一节文书工作概述文书工作概述n2.行文方式行文方式n行文方式是根据单位行文的方向而确定的，分为上行文、平行文和下行文三种。n上行文是下机关向所属的上级领导机关行文的一种方式。n平行文是指行文的机关之间没有隶属关系、业务指导关系而就某一事务相互行文。n下行文是上级领导机关对所属下级机关的行文，根据具体情况可以分为逐级下行、多级下行和直达基层等三种方式。n3.行文规则行文规则n行文规则是根据隶属关系、行文方式、组织结构以及文种规范等多种标准确定的公文运行准则，可以有效地防止行文混
18、乱，使公文发挥应有的价值。第二章第二章文书工作文书工作n第二节收文处理第二节第二节收文处理收文处理n教学目标n掌握收文处理的的一系列程序性工作第二节第二节收文处理收文处理n教学重点：收文工作流程教学难点：收文工作流程第二节第二节收文处理收文处理n签收签收n签收就是单位文秘人员收到文件材料后，在对方的传递文书单或送文登记簿（见表2-1）签字，以表示文书收到。目的是明确交接双方的责任，保证公文运转的安全可靠。n第一，清点。就是核对所收公文的件数是否与传递文书单或送文登记簿登记的件数相符。第二节第二节收文处理收文处理n第二，检查。就是核对所收公文封套上注明的收文机关、收件人是否确与本机关相符，核对封
19、套编号是否与传递文书单或送文登记簿的登记相符，检查公文包装是否有破损、开封等问题。如有错误，要及时退回，如有包装破损、开封等现象要及时查明原因。n第三，签字。就是经清点、检查无误后，在传递文书单或送送文登记簿上签署收件人姓名和收到日期。应该签写收件人的全名，并写上收到的时间，普通件注上收到的年、月、日即可，急件则要注上收到的年、月、日、时、分，以备事后查考。签字一定要清晰、工整。第二节第二节收文处理收文处理n二、二、登记登记n登记就是对收进的文件在收文登记簿（见表2-2）上编号和记载文件的来源、去向，以保证文件的收受和处理。目的是便于对收文数量进行统计以及今后的查考利用。登记是文书工作中的一项
20、重要环节和程序。n根据具体情况采用总登记或分类登记的方法。总登记适用于收文数量较少的单位，即把所有收到的文件按年度、按收文时间先后编流水号登记；分类登记适用于文件量多的单位，即对所有收到的文件先分类别，可以按文件的来源分，也可以按文件的内容分，然后在各类别内再编流水号登记。n收文登记是一项十分繁琐而细致的工作，在登记中，文书人员应认真负责，一丝不苟。要注意以下要点：n登记时不能漏项，能在登记时完成的项目，应当即填上，需要后补的，应及时补上。n在填写收文号时不要空号、重号。n登记项目不可任意删减。n书写时，字迹要工整、规范，不得随意涂抹。用钢笔和签字笔。n分清轻重缓急。如果收文较多，那么先登记急
21、件和重要件，一般件稍后处理。第二节第二节收文处理收文处理n审核审核n审核即在收到下级机关上报的需要办理的公文时，由文书部门对公文的内容、行文规则、文种的使用等项进行的审查核对工作，看其是否规范。这一环节是针对下级来文所设置的，目的是把好上行文的质量关。n收文审核要点：n是否应由本机关办理；n是否符合行文规则；n内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；n涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。第二节第二节收文处理收文处理n分送分送n分送也称分发或分办，是指文秘人员在文件登记后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收文分送有关领导、有关部门和承办人员阅
22、办。第二节第二节收文处理收文处理n传阅n传阅即有关人员在工作职责范围内传递阅读文件。需要传阅的文件有两种情况：一是文件经主要领导批办后需要其他副职领导或有关人员传阅，以掌握文件精神和主要领导的批示意见；二是来文属于抄送件，不需要特别办理，只要求有关单位、部门和人员了解的，收文后，文秘人员将文件直接送有关部门和人员传阅。n传阅的注意要点：n有密级的文件，应严格按照保密工作的要求做好文件保密工作，即按不同的密级要求限定传阅范围。n传阅文件要有时间限制，尤其对有办理时限要求的文件，更要严格控制好传阅时间。n文件传阅完毕必须及时交还给办公室保管，不得随意存放在个人手中。n每份传阅文件，都要由文书部门在
23、文件首页附上文件传阅单。凡传阅人员都要在文件传阅单上签注姓名和日期。n分送的注意要点：n已有明确业务分工的文件，根据本单位的主管工作范围分送到有关的领导人和主管部门。n来文单位答复本单位询问的文件，如收到的批复、复函或情况报告、报表等，要按本单位原发文的承办部门或主管人分送，即原来是哪个部门请示、询问或要求下级报送的，复文就送哪个部门办理。n分送文件要建立并执行登记交接制度。无论是分送给本单位领导人和各部门的文件，还是转发给外单位的文件，都要履行签收手续。n要求退回归档的文件，要在文件上注明“阅后请退回归档”字样，以便及时收回，防止散失。第二节第二节收文处理收文处理n拟办拟办n拟办是文秘人员对
24、收文应如何办理所提出的初步意见，以供领导批办时参考。拟办的意见，是一种参谋性意见或建议，协助领导及时、有效地处理文件，为领导节省时间和精力，提高办文效率。文秘人员提出的拟办意见，要抓住中心，有针对性，考虑全面，切实可行，文字表述要简明精练。n1.拟办的范围拟办的范围n需要注意的是，不是所有的收文都要写拟办意见，只是那些除了阅知之外，还需要具体处理的文件，才需要写拟办意见，其范围包括：n（1）上级机关主送给本机关需要贯彻落实的文件。n（2）机关直属各部门祝颂本机关的情趣性或建议性文件、重要计划、方案、财务预决算等。n（3）下级机关主送给本机关的请求性文件。n（4）平级机关和不相隶属机关主送本机关
25、的商洽性，涉及重要答复和共同研究协作等问题的文件；其他需要贯彻和承办的文件。n2.拟办的要求拟办的要求n拟定拟办意见的人应当熟悉党的方针政策和国家的法律法规，熟悉本机关的情况，熟悉各个部门的业务范围和相互关系，了解各个重要事项的办理程序和处理重要业务的有关规定，在提出拟办意见时，要全面考虑，使之科学、合理。并且做到简明扼要。同时将拟办意见写在文件处理单（见表2-4）“拟办意见”一栏内。第二节第二节收文处理收文处理n批办批办n批办是领导人对文件如何办理提出最终的批示意见和要求。批办通常由单位主要负责人对来文作出批示，这是领导人参与公文处理的重要环节，是领导人行使其职权的过程，也是收文办理中最重要
26、的程序，它决定了文件的最终处理要求，是决策性的办文环节。n批办文件，要求单位领导人认真阅读文件，琢磨拟办意见，提出原则批示意见。批示中要给文件承办部门指明办理原则、应注意的问题和办理要求，做到表态明朗、词义明确，并将批办内容写在文件处理单（见表2-4）“批示意见”一栏内。第二节第二节收文处理收文处理n八、承办八、承办n承办一般指贯彻落实文件精神和要求，按领导人批示执行具体的工作任务，办理有关事宜的过程。n1.确认承办范围确认承办范围n2按批办意见办理按批办意见办理n3及时快捷办理及时快捷办理公文公文n4依据规章办理依据规章办理公文公文n5签注签注公文公文的承办结果的承办结果n在公文办理完毕之后
27、，承办人员应清晰、工整地在文件处理单（见表2-4）“处理结果”一栏内填写承办的经过与结果，并应填写承办人姓名与日期，以备日后查询。第二节第二节收文处理收文处理n催办催办n催办即文书人员或有关部门对需要承办的文件进行检查督促的工作。它是公文处理中一项必要的制度和必不可少的环节，是解决文件积压和延误，加快公文运转的有效措施。第二节第二节收文处理收文处理n注办注办n由文件承办部门或承办人员在公文办理完毕后对文件的办理情况和办理结果所作的说明。这项工作应由承办部门或承办人完成。承办完毕后，将情况和结果填写在文件处理单（见表2-4）“处理结果”一栏内。n公文注办一般包括以下内容：一般的传阅文件，在有关人
28、员传阅完毕后，文书人员应注明阅毕的日期；需要办理复文的文件，办理完后要注明“已复文”，并注上复文的日期和文号；用口头或电话答复的要注明时间、地点、会谈或接话人、主要内容等，并由承办人签字；不需要复文的文件要注明“已办”、“已阅”、“已摘记”等字样。第二节第二节收文处理收文处理n归档归档n归档就是指文书处理部门将办理完毕的、具有保存价值的文件立卷，向单位档案室移交；将无保存价值的文件按规定销毁。第二章第二章文书工作文书工作n第三节第三节发文处理发文处理n教学目标n熟悉掌握发文处理的全过程第三节发文处理第三节发文处理第三节发文处理第三节发文处理n教学重点n发文工作流程n教学难点n发文工作流程第三节
29、发文处理第三节发文处理n制文阶段制文阶段n1.草拟草拟n草拟也称拟稿，就是文件的起草过程，是制文阶段的起始环节。也是发文处理工作中的一个关键性环节。草拟质量的好坏，体现了文秘人员的基本功，反映了文稿法定作者即党和国家机关、企事业单位、社会团体发布政令，交流信息，开展业务的愿望和要求，因此是一项严肃的工作。n需要注意的是，公文虽属应用文体之类，但由于其有特定的作者、特定的对象、特定的性质、特定的体式、特定的语言修辞、特定的格式、特定的制作程序，使之又不同于一般的应用文，更不同于记叙文、议论文、说明文等一般文章。第三节发文处理第三节发文处理n2.审核审核n审核也称核稿，就是在公文送负责人签发前，由
30、办公部门对公文的内容、体式、文字等进行全面的核对检查。这一环节通常是由办公厅(室)负责或由具有工作经验、水平较高的秘书人员承担。第三节发文处理第三节发文处理n文稿审核时应着重注意以下几方面内容：n（1）审核是否确实需要行文。这是考虑行文的必要性和可能性。现实确实需要解决某问题，而又具备了解决问题的条件，有可能解决，才能发文。n（2）有无矛盾抵触。审查文稿内容与党和政府的有关政策、法令以及上级的指示、决定等有无相互矛盾抵触之处，与本单位以前的发文有无前后不一致和自相矛盾之处。如发现问题，则按有关程序解决。第三节发文处理第三节发文处理n（3）要求、措施是否明确具体和切实可行。检查文稿的内容政策界限
31、是否写得清楚明确，有无笼统含糊、模棱两可、前后不一致之处，有无规定过于机械、繁琐之处，检查文稿中所提的措施是否可行等。n（4）处理程序是否完备。审核文稿在处理程序上是否妥善完备。如发文的名义是否合适，是否还需交一定的会议讨论通过，涉及其他部门或地区职权范围内的问题是否协商一致并经过会签或上级机关的批准等。第三节发文处理第三节发文处理n（5）文字表达。检查文字叙述是否通顺、简练、准确，是否合乎语法逻辑，有关数字是否已经核对，写法是否得当，标点符号是否正确等。n（6）文件体式。检查文种是否适当，标题是否达意，密级、处理时限定得是否妥当，主送机关和抄送机关是否符合规定等。n在审核中发现的问题，必须逐
32、一加以纠正。一般性的问题，可直接修改；如需作较大的改动，应附上具体修改意见，退回草拟人或承办部门共同研究解决。第三节发文处理第三节发文处理n3.签发签发n签发就是单位领导人对文稿进行最后的审核并签署意见的工作。签发是发文处理过程中最关键的程序，是领导人行使职权的重要形式。n签发文件的原则是：n（1）凡以单位名义发出的文件，应由单位正职或主持日常工作的副职领导签发。n（2）一般业务、事务性工作的文件，可由具体分管的副职领导人签发。第三节发文处理第三节发文处理n（3）有关日常性工作的文件，经授权可由秘书长或办公厅(室)主任签发。n（4）经会议讨论、修改通过的文件，整理后可由会议主席或秘书长及其他授
33、权人签发。n（5）几个单位或部门联合发文，或内容涉及其他单位部门的公文，应实行会签。第三节发文处理第三节发文处理n（6）签发公文过程中，应再次认真审阅文稿，n（7）签发时应在“发文稿纸”（见表2-5）的签发栏内写明意见，并亲署姓名和具体日期。代行签发的要注明“代签”字样。签署意见必须明确，不能模棱两可。n(8)几个单位或部门联合发文，一般应由主办该文件的单位负责送请有关联署机关或部门的领导会签。第三节发文处理第三节发文处理n制发阶段制发阶段n1.1.编号编号 编号即指写编发文字号，同时也包括编文件的份数序号。n复核复核 复核就是指在公文正式印刷之前，文书部门对文件定稿进行再次审核的工作。公文复
34、核是公文正式印制前文秘部门进行的最后一次复审。n3.3.缮印缮印 缮印是指对已经领导审批签发的定稿进行排版印制文件正本的过程。 缮印文件一般都是通过打印、胶印、铅印或复印的方式来印制文，必须严格按照国家标准公文格式的有关规定执行。 第三节发文处理第三节发文处理n4.4.校对校对 校对就是在缮印文件过程中将印制出来的文本清样与定稿从内容到形式进行全面对照检查的一道程序。 n5.5.用印用印 用印是指在印好的文件正本的落款处，正确加盖单位公章，以示文件生效的过程。n6.6.登记登记 即发文登记。它是在文件发出之前对文件的主要内容和基本要素的记录，以便对发出文件进行统计、核查等管理。n 7.7.分发
35、分发 分发又叫封发。是指对印制完毕、需要发出的文件按分发的范围作分封和发送的过程。第二章文书工作第二章文书工作n第四节第四节文书整理与归档文书整理与归档第四节文书整理与归档第四节文书整理与归档n教学目标n了解文书归档的范围n熟悉文书整理与归档工作流程第四节文书整理与归档第四节文书整理与归档n教学重点：教学重点：n文书的归档范围、文书整理与归档工作流程第四节文书整理与归档第四节文书整理与归档n文书的归档范围n1.政府机关、事业单位文书归档范围n见P34表2-8政府机关、事业单位文书归档范围n2.企业机构文书归档范围n政府机关文件归档范围在原则上也可以套用到企业中，所不同的是，企业文书中包含大量的
36、经营、研发等相关业务文书，因此归档范围更宽泛一些。第四节文书整理与归档第四节文书整理与归档n文书整理与归档工作流程文书整理与归档工作流程n文件的整理与归档是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。（本节只对归档的工作流程进行简要介绍，着重讲解在文书归档过程中比较重要的文件装订的方法，后续环节因为与“档案管理”工作有紧密关系，其具体内涵将在第五章进行详细讲解。）第四节文书整理与归档第四节文书整理与归档n1.装订装订n（1）确定文件的整理单位。归档文件以“件”为整理单位。界定“件”的概念时，从检索的实际需要及减轻整理工作量出发。一般以每份文件为一件，文件正本与
37、定稿为一件，正文与附件为一件，原件与附件为一件，转发文与被转发文一件，报表，名次、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。n（2）修整文件。修整文件是指对文件，书籍、图表等的修改整理并装订成册。n（3）装订文件。归档文件修整完毕后应进行装订，其目的是固定文件页次，防止页面散失与混乱，以便转化为档案后进行保管和利用。第四节文书整理与归档第四节文书整理与归档n2.分类分类n分类是指将归档文件按其来源、时间、内容和形式的异同分为若干层次的类。一般是把“年度”“保管期限”“机构（问题）”作为通用的分类方法。n各单位可根据本单位实际情况，选用具体的分类方法。一般来说，在文件形成量较大、科室设置较多的
38、机关，文件一般由各文书处理部门分工整理归档，宜选用“年度机构(问题)保管期限”分类法。文件形成量相对较少、科室设置较少的机关，一般宜采用“年度保管期限机构(问题)”分类法。第四节文书整理与归档第四节文书整理与归档n3.排列排列n为了便于对归档文件进行系统化的管理，使用，需要在分类方案的最低一级类目内，按照一定的方法确定归档文件先后次序，这就是归档文件的排列。归档文件的排列，必须遵循同一事由原则，即同一件具体的事，或者同一个问题，或者同一段较为紧密的工作过程等等。n归档文件的排列方法，有按文件形式时间的先后顺序的，有按文件的重要程度的，同一事由的文件排列在一起，必须体现时间性或重要程序顺序不同事
39、由的归档文件排列方法，只以不同事由文件办结时间的先后顺序排列，不考虑其他的因素。第四节文书整理与归档第四节文书整理与归档n4.编号编号n归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项。第四节文书整理与归档第四节文书整理与归档n5.编目编目n归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。第四节文书整理与归档第四节文书整理与归档n6.装盒装盒n将归档文
40、件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。第三章学习目标第三章学习目标n了解档案的内涵、作用，掌握档案的常见种类n能够区分档案与文献、文物、图书等概念的区别n掌握档案工作的内容，了解档案工作的基本原则和管理机构第三章第三章档案与档案工作档案与档案工作n第一节第一节档案档案第一节第一节教学目标教学目标n1.掌握档案的定义和内涵n2.明确档案的价值与作用n3.熟悉档案的分类n4.能够区分档案和其它相关的概念教学重点教学重点n档案的定义、内涵、价值、作用、分类档案的定义、内涵、价值、作用、分类教学难点：教学难点：档案的内涵，档案的分类，档案和其它相关概念的档案的内涵，档案的分类
41、，档案和其它相关概念的区别区别第一节第一节 档案档案n提问：什么是档案？同学们知道哪些档案？n展示档案实物。引入新课。第一节第一节 档案档案n中华人民共和国档案法对档案有如下定义：档案“是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。”第一节第一节 档案档案n内涵：n第一，档案来源和内容的广泛性，这从档案主体和涉及内容的多样性反映出来。n第二，档案是有价值的历史记录，说明了文件转化为档案的三个条件：一是历史记录，即处理完毕的文件资料；二是有保存价值，即具有历史效用；三是按照一
42、定规律保存起来。n第三，档案形式的多种多样。随着社会进步和技术的发展，档案形式日益丰富。n第四，档案的本质属性是原始记录性，是对实践活动的直接记录，而不是事后编写和随意收集。第一节第一节 档案档案n档案称谓的演变n我国古代的档案，在各个朝代有着不同的称谓。商代称为“册”，周代叫做“中”，秦汉称作“典籍”，汉魏以后谓之“文书”“文案”“案牍”“案卷”“簿书”，清代以后多用“档案”，今统一称作“档案”。第一节第一节 档案档案n档案的基本价值n1.凭证价值。n档案的凭证作用源于档案的原始性。中国人常说：“空口无凭，立字为据”、“口为空，字为宗”。档案的内容是在社会实践活动中“实时实地”形成的，客观地
43、记录了当时的历史情况，是令人信服的历史证据，是当时各种历史事件的见证。当尘埃落定，要重现当时的情况，还原真实历史面貌，只有依靠档案。档案作为历史真迹，具有无可辩驳的证据价值。n同时，在档案本身的物质形态上还保存着真切的历史标记n档案具有内容上和形式上的原始性第一节第一节档案档案n档案的基本价值n2.参考价值。n档案的参考价值源于档案的记录性。n档案记录的内容涉及社会生活的方方面面，包含的信息量极广n档案所记录的不仅是事情的经过，也反映出在处理事情中人们的思想发展，其中的经验与教训，可以成为后世后人的借鉴。第一节第一节档案档案n平江图为宋代苏州城市平面图，是中国现存历史最久、最完整的城市平面图。
44、它是中国现存最大的碑刻地图，也是世界上罕见的巨幅古代城市图，是研究中国城市规划设计和文化艺术的珍贵历史资料。第一节第一节档案档案n档案的主要作用：n1.机关工作的查考凭据。n可以为党、政、军等机关、企事业等单位的领导工作和业务管理，提供证据和咨询资料，借以熟悉情况、总结经验、制订计划、进行决策、处理各种问题。n周礼中不乏执掌王命典法令则，“以考政事”，“以逆邦国都鄙官府之治”之类的记载。第一节第一节档案档案n2.政治工作和行政管理的工具。n政府机关、团体及企业事业单位在公务交往活动中利用档案可以提高效率。档案信息资源的开发利用有利于促进社会走向法制和诚信n在形形色色的国际争端中，档案还具有捍卫
45、国家利益的作用。n案例：钓鱼岛主权之争1562年(明朝)筹海图编、1863年(清朝)皇清中外一统舆图均有清晰规定和标示。历史档案充分说明钓鱼岛自三古以来就是我国的领土。第一节第一节档案档案n3.科学研究的可靠资料。n无论是自然科学，还是社会科学的研究，都必须详细地占有材料，才能据以潜心钻研，探索事物发展的规律。n档案可以从两方面为科学研究提供丰富的历史资料：n（1）专门进行科学研究的原始记录，可供现实的研究工作直接借鉴（2）从记录的广泛事实和经验中，为各项研究活动提供大量的实验、观察和理论概括的基础材料。n所以，档案是科学研究的必要条件。n案例：汉口，一个中国城市的商业社会第一节第一节档案档案
46、n4.宣传教育的生动素材。n档案所以成为宣传教育的生动素材，因为它以历史性、直观性和原始性等而见长。第一节第一节档案档案n档案的分类第一节第一节档案档案n档案和相关概念的区别n档案与文献n档案与文物n档案与图书n档案与资料第一节第一节档案档案n档案与文献n最根本的区别是档案的原始记录性n文献不论是否第一手原始记录，只要具有历史文化价值就是文献n档案除了历史文化价值，还特别注重对现实社会有查考利用的价值。n档案有可能是零散的片段，而文献通常是完整系统的。n档案是文献的一种。第一节第一节档案档案n档案和文物n根本区别在于是否是有意识的利用保存下来的n档案和文物都产生于当时的社会实践活动，是为了直接
47、使用的。n文物并不是当时的人们有意保存下来为了后人考古研究和鉴赏的n档案则是人们有意识地为了日后查考以及更多的利用保存下来的。n为文物拍摄的照片及文字说明有查考利用价值，可以成为档案。第一节第一节档案档案n档案和图书：档案和图书：n都记录了知识和信息。都有很强的记录性，都是有意识的活动n图书的形成来源不具有直接和原始记录性n档案和资料：档案和资料：n一般地讲，对人们研究、解决某一问题有一定价值的所有相关信息都是资料。n档案可以被人们作为资料看待并使用，但资料却不能被当作档案看待和使用。第三章第三章档案与档案工作档案与档案工作n第二节第二节档案工作档案工作第二节第二节教学目标教学目标n1明确档案
48、工作的定义、性质n2.熟悉档案工作的内容及管理机构n3.明确档案工作的基本原则第三章第二节第三章第二节档案工作档案工作教学重点教学重点n档案工作的定义、性质、管理机构档案工作的定义、性质、管理机构教学难点：教学难点：档案工作的内容及基本原则档案工作的内容及基本原则第二节第二节档案工作档案工作n复习：什么是档案？档案在实际生活工作中有何价值？n提问引入新课：关于档案要做哪些具体工作？第二节第二节档案工作档案工作n定义：n广义：包括档案工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案出版工作等n狭义：在档案馆（室）从事档案业务工作，用科学的原则和方法管理档案，充分体现档案的
49、价值，发挥档案的作用，为国家的各项工作提供档案信息服务。第二节第二节档案工作档案工作n档案工作的内容n档案工作包括档案的收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、提供利用和登记统计等八项工作，通常称为档案工作的八个业务环节。第二节第二节档案工作档案工作n1.档案的收集n档案收集是指档案部门接收和征集档案的工作，包括对本单位或本地区归档材料的接收，也包括对社会人士捐赠档案的接收和对流散档案的收集。n档案收集的目的是将分散的需要归档的材料收归到专业部门中进行有效的保管，解决的是档案材料的来源问题。n2.档案的整理n档案整理是将收集而来的零散文件根据分类方案组成档案有机整体的工作，主要包括分类、排列、编号
50、、编目等工作环节。n档案经过整理之后就由零散、无序的状态转化为相互关系明确的档案系统。第二节第二节档案工作档案工作n3.档案的鉴定n档案鉴定指对档案的真伪、保存价值进行判断，区别不同档案材料的价值大小、保管期限。n档案经过鉴定后可以有效淘汰无用的材料，使具有价值的材料得到合理的保管。n4.档案的保管n档案保管是指对档案进行日常保护和管理，确保档案的安全，延长档案的寿命。n档案经过科学、合理的保管，能够在较长时间内存放，从而为社会的利用提供更持久的服务。第二节第二节档案工作档案工作n5.档案的统计n档案统计是以数字、数据等形式全面反映档案、档案工作和档案事业状况的手段，包括档案的收进、移出、整理
51、、鉴定、保管、利用等各方面的统计结果，同时也可以面对档案机构、人员、经费、设备等情况进行登记和统计。n档案统计能够准确、集中地反映档案以及档案工作的客观情况，便于总结经验、科学决策和有效管理。第二节第二节档案工作档案工作n6.档案的检索n档案检索就是有选择地查找已存储的档案或档案信息的过程。n检索档案主要需要借助档案目录来实现。n档案检索一方面是对目录工具的使用，另一方面从档案管理角度而言，也是编制目录（简称“编目”）的过程。n档案编目就是对档案内容和形式特征进行分析、选择、浓缩和记录，并按照一定次序编排成为目录。n档案目录主要有检索性目录（如分类目录、专题目录等）和介绍性目录（如全宗指南等）
52、。n档案的编目与检索工作为档案提供利用创造了条件。第二节第二节档案工作档案工作n7.档案的利用n档案利用是指根据社会需求，对现有的档案信息进行分析、组织并向外界提供信息成果的服务活动。n档案利用工作主要包括提供阅览、提供证明、档案展览、提供咨询等方式。n档案利用是档案价值得以实现的重要途径，也是档案工作的目的和本质职能之一。第二节第二节档案工作档案工作n8.档案的编研n档案编研指对档案材料进行编辑与研究，是按照一定的选题，将重要的档案材料编辑成为文献出版物，或者将档案信息系统整理和浓缩编写成为资料汇编等成果。n档案的编研成果主要有文献汇编、史料汇编、大事记、组织沿革、基础数字汇编等。n档案编研
53、是档案利用的高级形式，是对档案信息的深度开发，具有较强的专业性。第二节第二节档案工作档案工作n档案工作的性质n1.管理性工作n2.服务性工作n3.政治性工作第二节第二节档案工作档案工作n档案工作的基本原则n中华人民共和国档案法第五条中对档案工作的基本原则进行了明确的规定：“档案工作实行统一领导，分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。”n档案工作的基本原则是是国家用法律形式确定下来的。n档案法已确定了档案工作的组织原则和管理体制，提出了档案管理的基本要求，体现了档案工作的根本目的和主要标准。第二节第二节档案工作档案工作n档案工作的管理机构n1.档案行政管理机构n档案行政管理
54、机构主要是指国家行政管理系统中专门履行档案管理职能的各级档案局、处等机构，分级负责管理、监督和指导相应地区、部门或系统内的档案业务工作。n2.档案馆n档案馆是国家集中保管档案材料的场馆，是国家法定的专门永久保管档案的机构。我国多数档案馆是统一保管党和政府机关档案的管理部门，所以它既是党的机构，又是国家机构。档案馆所保存的档案，有些是有机密性的。档案馆又具有机要性。第二节第二节档案工作档案工作 档案馆的类型第二节第二节档案工作档案工作n3.档案室n档案室是各类社会机构（机关、企业、事业单位等）内部设立的集中保管本单位档案的组织部门。第四章教学目标第四章教学目标n解档案收集工作的主要内容解档案收集
55、工作的主要内容n掌握机关档案室档案收集工作的范围及方掌握机关档案室档案收集工作的范围及方式。式。n了解企业档案的收集来源和范围了解企业档案的收集来源和范围n了解档案馆档案收集工作的接收规定了解档案馆档案收集工作的接收规定第四章第四章档案收集档案收集n第一节第一节机关档案室机关档案室的档案收集的档案收集第一节第一节教学目标教学目标n1掌握档案的收集范围掌握档案的收集范围n2.了解归档的时间了解归档的时间n3.掌握归档文件的质量要求掌握归档文件的质量要求第一节第一节机关档案室的档案收集机关档案室的档案收集教学重点教学重点n档案的定收集范围、归档时间、质量要求档案的定收集范围、归档时间、质量要求教学
56、难点：教学难点：档案的收集范围、质量要求档案的收集范围、质量要求。第一节第一节 机关档案室的档案收集机关档案室的档案收集n复习提问：档案工作的主要内容是什么？n展示已归档的档案和零散的文件，提问：档案工作的第一步是什么？引入新课第一节第一节 机关档案室的档案收集机关档案室的档案收集n档案的收集是指接收与征集档案及有关文献的活动。档案的收集是指接收与征集档案及有关文献的活动。n档案接收，是指档案馆（室）收存档案的活动过程，它是整个档案收集工作的中心内容，是档案部门取得和积累档案的主渠道。n档案征集，是指档案馆按照国家规定征收散存或散失在社会上的档案和有关文献的活动，它是档案馆取得和积累档案史料的
57、必要补充渠道。n档案的收集工作主要包括国家机关、企事业单位以及档案馆的档案收集三个主要方面。第一节第一节 机关档案室的档案收集机关档案室的档案收集n收集范围： 凡是反映本单位职能活动的各种载体的文件材料都要收集齐全。n具体接收范围按1987年12月14日国家档案局颁发的机关文件材料归档与不归档的范围和其他档案管理办法的有关规定执行。第一节第一节 机关档案室的档案收集机关档案室的档案收集n归档时间归档时间n归档时间是指文书处理部门将需要归档的文件材料向档案室移交的时间。n机关档案工作条例规定在第二年六月份以前向档案部门移交档案。某些专业性文件、机密性文件、特殊载体文件驻地分散的机关文件、形成规律
58、较为特殊的文件，为了便于实际工作查考利有，也可据相关规定灵活处理。第一节第一节 机关档案室的档案收集机关档案室的档案收集n归档的质量要求：n1. 归档的文件材料种类、份数、页数都应齐全完整。n2. 归档文件材料应组成保管单位。n据实际情况，保管单位可以是单份的文件，也可以是案卷。n3. 不同年度的文件一般不得放在一起归档整理。n4. 卷内文件材料应区别情况依序排列。n5. 卷内文件应按序依次编写页号或件号。第一节第一节 机关档案室的档案收集机关档案室的档案收集n归档质量要求：n6. 永久、长期和短期案卷须按规定格式逐件填写卷内文件目录，卷内文件目录放在卷首。n7. 盒内或卷内备考表要认真填写。
59、n8. 卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料要进行修裱。 n9. 需归档的文件材料要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理归档第四章第四章档案收集档案收集n第二节第二节企业档案收企业档案收集集第二节第二节教学目标教学目标n1.了解档案的收集来源了解档案的收集来源n2.掌握企业档案收集的范围掌握企业档案收集的范围第二节第二节企业的档案收集企业的档案收集教学重点教学重点n企业档案收集的来源、范围企业档案收集的来源、范围教学难点：教学难点：企业档案的收集范围企业档案的收集范围第二节第二节 企业档案收集企业档案收集n复习：归档的质量要求有哪 些？n提问引入新课：企业的档案工作是怎样做的？
60、第二节第二节 企业档案收集企业档案收集n企业档案工作规范企业档案工作规范（国家档案局（国家档案局20092009年年1111月月2 2日发布，日发布，20102010年年1 1月月1 1日实施）中定日实施）中定义企业档案：义企业档案：“企业在研发、生产、经营企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。式的文件。”n企业的档案工作是企业的档案工作是“企业履行档案管理职企业履行档案管理职责的行为和活动责的行为和活动”。第二节第二节 企业档案收集企业档案收集n企业档案的收集来源n企业档案的来源是企业的职能活动，这些活动可以总体划分为：党群工
61、作、行政管理、经营、生产、技术管理、科技研究、产品生产、基本建设、设备仪表、财务会计、人事管理。第二节第二节 企业档案收集企业档案收集n企业档案工作规范作出了如下规定：n7.3.2文件归档范围7.3.2.1企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都应纳入归档范围。国有企业文件归档范围应符合档发20044号文件要求。7.3.2.2归档文件的主要来源有：本企业形成的文件；本企业引进项目、外购设备等接收的文件；所属单位及参股企业应向本企业提交的文件；本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件；本企业执行、办理的外来文件。第二节第二节
62、 企业档案收集企业档案收集n人事档案人事档案n人事档案是人事部门按党的人事政策，在培养、选拨和任用人员等工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拨使用人员的重要依据，是国家档案的重要组成部分。第二节第二节 企业档案收集企业档案收集n2.会计档案会计档案n会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报表等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。尽快熟悉文件形成的规律。企业实行会计电算化后，会计档案的内容、载体、生成、传输、保管呈现出新的特点，这需要我们不断深入了解：机制会计档案；机读会计档案；计算机系
63、统软件。第二节第二节 企业档案收集企业档案收集n3.科技档案科技档案n科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。n科技档案可以分为农业科技档案（农、林、牧、副、渔）；地质档案、测会档案、医学科技档案；工业科技档案（产品、科研、设备、基建）。第四章第四章档案收集档案收集n第三节第三节档案馆的档档案馆的档案收集案收集第三节第三节教学目标教学目标n1.了解档案馆的档案来源了解档案馆的档案来源n2.了解档案馆档案的接收规定和方法了解档案馆档案的接收规定和方法第三节第三节档案馆的档案收集档案馆的档案收集教学重
64、点教学重点档案馆档案的接收规定和方法档案馆档案的接收规定和方法教学难点：教学难点：档案工作的内容及基本原则档案工作的内容及基本原则第三节档案馆的档案收集第三节档案馆的档案收集n复习：国家关于企业档案工作的规范性文件是什么？n提问引入新课：企业和机关的档案最终流向何方？第三节档案馆的档案收集第三节档案馆的档案收集n各级各类档案馆收集档案范围的规定 （国家档案局第9号令，2011年11月21日施行）n该规定明确了各级档案馆的收集范围第三节档案馆的档案收集第三节档案馆的档案收集n档案来源档案来源n1.现行机关的档案现行机关的档案n即现在正在进行日常工作的企事业单位、社会团体等组织形成的档案，它的特点
65、是时刻在不断地产生和形成着。按照国家规定，现行单位档案中具有长远保管意义的部分，需要定期向档案馆移交，这些是档案馆档案不断增长和丰富的主要源泉。n2.撤销组织与单位的档案撤销组织与单位的档案n一般是指中华人民共各国成立以后，由于机构改革和行政区划调整等各种 原因被撤销的企事业单位等组织形成的档案第三节档案馆的档案收集第三节档案馆的档案收集n3.历史档案历史档案n一般指中华人民共和国成立以前，历史存在过的各种单位、组织以及著名人物在历史活动中形成的档案材料，其中包括革命政权档案和旧政权档案，这些也是档案馆档案的重要来源。第三节档案馆的档案收集第三节档案馆的档案收集n4.交接档案交接档案n由于行政
66、区划的变动或档案馆网结构的变化等原因，让档案馆的设置和档案馆的保管范围随之调整，因而产生某档案馆接收其他档案馆档案的情况。n此外，档案馆实际保存成分有时需要调整。如，发现某全宗和全宗群的档案分散在不同的档案馆，应该集中到相应的档案馆。有的档案馆藏有属于其他档案馆保存范围的档案，应该向有关档案馆转交。第三节档案馆的档案收集第三节档案馆的档案收集n现行组织档案的接收规定及方法现行组织档案的接收规定及方法n1. 接收期限：单位档案工作条例和档案馆工作通则对接收期限作了如下规定：省级以上机关应将永久保存的档案在本机关保管20年左右；省辖市（州、盟）和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存10
67、年左右。第三节档案馆的档案收集第三节档案馆的档案收集n2. 接收方法。一是逐年接收，即将现行单位的当年已到保管期满的档案进行接收；二是定期接收，即让现行组织每隔一定时间，将所保管期满的档案向档案馆移交一次。第三节档案馆的档案收集第三节档案馆的档案收集n接收要求：n第一，进馆档案应保持全宗的完整性，一个单位的全部档案应该作为一个整体，统一归入一个档案馆，不能随意分散。n第二，规定移交的档案，应该由有关单位收集齐全，按照规定整理好。n第三，与档案有关资料，立档单位的组织沿革、全宗介绍及其他有关检索工具，随同档案一并接收。n案卷目录须按规定格式编制一式数份，其中一份经档案馆签收后交移交单位。第三节档
68、案馆的档案收集第三节档案馆的档案收集n撤销及合并组织档案的收集撤销及合并组织档案的收集n（1）由撤销机关组织人力，负责整理好，然后再向有关的档案馆移交。n（2）撤销机关的业务分别划归几个机关的，其档案材料不得随之分散，仍作为原机关档案的一部分，按全宗整体移交有关档案馆，或由其中一个机关完整地代管。n（3）一个机关交入另一个机关，或几个机关合并为一个新的机关，其档案材料仍按原全宗为单位向有关档案馆移交，或由新机关代管。第三节档案馆的档案收集第三节档案馆的档案收集n（4）一个机关内一部分业务或者一部门划给另一个机关接收，其档案材料不得由原全宗中抽走而带入接收机关；如果接收机关需要利用，可按手续借阅
69、或者复制。n（5）机关撤销或者合并时，如有尚未处理完毕的文件，移交应受理这些文件的新机关继续处理，并作为新机关的档案加以保存。第三节档案馆的档案收集第三节档案馆的档案收集n历史档案的收集历史档案的收集n习惯所称的历史档案，是指在中华人民共和国成立以前的档案。包括革命历史档案，以及民国时期档案和历代王朝的档案。n收集历史档案是保护我们伟大祖国历史文化遗产，维护党和国家历史面貌的重要措施，党和国家当前与长远利用的需要，并带有抢救历史文化遗产的性质。第三节档案馆的档案收集第三节档案馆的档案收集n历史档案征集的途径包括：历史档案征集的途径包括：n有关单位征集代管的建国以前的档案和材料。n兄弟档案馆n图
70、书馆、博物馆、纪念馆n古旧书店、废品收购部门征集n寺庙、古迹保管部门征集n个人n少数民族地区的历史档案。第五章第五章档案整理档案整理n学习目标学习目标n了解档案整理工作基础知识n掌握全宗在档案管理中的具体应用n掌握档案排列与基本编目第五章第五章档案整理档案整理n【教学重点】1.全宗的构成及区分全宗的意义。2.档案分类的基本方法。【教学难点】1.判断档案所属全宗2.如何对全宗内档案进行分类。n【教学方法】理论与实践课相结合。以多媒体课件作为理论课的主要形式。n【教学手段】讨论法、案例分析法n【教学课时】2学时第五章第五章档案整理档案整理n档案整理工作是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排
71、列、编号和基本编目，使之有序化的过程。档案整理工作的基本任务是建立档案实体的管理秩序，使所保存的档案有序化、条理化，为整个档案工作创建秩序化的管理对象基础。n数量浩瀚的档案，如不进行科学的整理，查找一份档案就如同“大海捞针”一样困难。而且不把档案联系结合起来，就不能充分体现档案的特点，就会影响以致失去档案的利用价值。第一节第一节档案的分类档案的分类n一、全宗一、全宗n1.全宗的内涵全宗的内涵全宗是档案的基本分类和管理单位，指一个国家机构、社会组织或个人形成的具有联系的档案整体。第一节第一节档案的分类档案的分类n2.立档单位的构成立档单位的构成n（1）组织立档单位。n（2）个人立档单位。n（3）
72、项目立档单位。第一节第一节档案的分类档案的分类n3.判定档案所属全宗判定档案所属全宗判定档案所属全宗，主要应从立档单位的内部文件、发文和收文三方面着手，分别查明他们的形成者。立档单位的内部文件和发文，他们的作者就是档案的形成者，只要查明了文件的作者，也就确定了他们所属的全宗。立档单位的收文，它的实际收受者就是档案的形成者，只要查明了文件的实际收受者，也就确定了它所属的全宗。第一节第一节档案的分类档案的分类n4.立档单位和全宗历史考证立档单位和全宗历史考证立档单位及全宗历史考证包括以下基本内容：机构、机构变化、领导人情况、职责范围和主要工作、大事记、组织级别、人员编制、档案数量情况等。第一节第一
73、节档案的分类档案的分类n立档单位和全宗考证的基本内容【见表5-1】n表5-1基本项目基本项目明确内容明确内容机构成立、撤销、名称改变、地址迁移、隶属关系改变的时间和依据内设机构的增设、撤销、所属系统单位的划出、划入变化时间和依据都要写明领导人员领导人及内设机构领导人姓名、职务、任免、调出调入时间职责特定的职责范围和工作任务及当年的主要工作大事记具有历史价值意义的事件。实事求是，思想性鲜明，文字简练组织级别人员编制建制定级，人员编制及不同分类标准人数档案数量当年建立档案情况，数量及各保管期限各有多少卷第一节第一节档案的分类档案的分类分类分类方法方法基本含义基本含义与分类依据与分类依据基本要求基本
74、要求操作要点操作要点年度分类法根据归档文件形成和处理的年度分类正确地判定文件的日期并归入相应年度是问题的关键确保不同年度的文件不得混淆-机构分类法根据内部组织机构设置情况对归档文件分类归档文件主要为本单位产生的文件本单位内部设有组织机构而且数量稳定-问题分类法根据归档文件内容所涉及的工作事务与问题分类类别应反映单位基本职能类目概念明确，不得交叉-保管期限分类法根据为归档文件划定的不同保管期限分类将不同价值的归档文件从实体上区分开来，便于有针对性地管理和保护-n二、全宗内档案分类的基本方法二、全宗内档案分类的基本方法【见表见表5-2】n表表5-2第一节第一节档案的分类档案的分类n三、复式分类法三
75、、复式分类法n1.年度机构保管期限分类法n2.保管期限年度机构分类法n3.机构年度保管期限分类法n4.年度问题保管期限分类法n5.保管期限年度问题分类法第二节第二节档案的排列、编目与装盒档案的排列、编目与装盒n【教学重点】如何对归档文件进行排列、编号与编目以及档案装盒。【教学难点】归档文件的排列、编号及编目意义和方法。n【教学方法】理论与实践课相结合。以多媒体课件作为理论课的主要形式。n【教学手段】讨论法、案例分析法n【教学课时】2学时第二节第二节档案的排列、编目与装盒档案的排列、编目与装盒n对归档文件进行分类后，档案整理工作进入排列、编号与编目以及档案装盒的阶段。排列是保证归档文件的有序性；
76、编号是使每一件档案文件都获得一个独立的代码，从而为以后的管理与利用工作提供便利；编目是为所有归档文件编制目录，将为管理和查找档案提供极大便利；最后，整理完成的档案文件一般都是在档案盒中存放。第二节第二节档案的排列、编目与装盒档案的排列、编目与装盒n一、档案的排列一、档案的排列n1.同一事由内的归档文件排列同一事由内的归档文件排列n最简单的方法是按文件形成时间的先后顺序，或者按文件的重要程度排列.n2.不同事由的归档文件排列不同事由的归档文件排列n(1)按不同事由形成时间的先后顺序排列.n(2)按事由的重要程度排列.n(3)按事由具有的共同属性分别集中排列。n3.成套文件可集中排列成套文件可集中
77、排列n所谓的“成套文件”是在工作中由于流程衔接比较紧密，不同工作环节中产生的文件之间具有密切的天然关系，如果分开的话就不能客观反映工作的全貌，所以应集中排列。第二节第二节档案的排列、编目与装盒档案的排列、编目与装盒n二、档案编号二、档案编号n全宗号。全宗号。档案馆给立档单位编制的代号。n年度年度。文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2007。n保管期限。保管期限。归档文件保管期限的简称或代码。n件号。件号。文件的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件与的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进
78、馆要求标注。n机构机构(或问题或问题)。作为分类方案类目的机构(或问题)名称或规范化简称。第二节第二节档案的排列、编目与装盒档案的排列、编目与装盒n三、档案编目三、档案编目n编目是对归档文件进行著录、标引和组织、制作目录编目是对归档文件进行著录、标引和组织、制作目录的工作，是档案管理中的一项重要内容。的工作，是档案管理中的一项重要内容。n首先是在档案整理过程中进行初步编目,包括案卷封面编目编制案卷目录和卷内文件目录.n其次在初步编目的基础上编制全宗目录、案卷(文件)分类目录、主题目录、专题目录和档案馆指南等.第二节第二节归档文件的排列、编目与装盒归档文件的排列、编目与装盒n表5-3归档文件目录
79、的示意。件号责任者文号提名日期页数备注件号：填写室编件号。责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。文号：文件的发文字号。题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“”号。日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。备注：注释文件需说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。第二节第二节档案的排列、编目与装盒档案的排列、编目与装盒n归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目。图5-2归档文件目录封面式样第二节第二节档案的排列、编目与装盒档案的排列
80、、编目与装盒n四、装盒四、装盒n包括两方面的工作内容：一是装入档案材料、归档文件目录和备考表；二是填写档案盒封面、脊背和盒底。n1.装入档案材料装入档案材料n2.填写备考表填写备考表图图5-3备考表式样备考表式样第二节第二节档案的排列、编目与装盒档案的排列、编目与装盒n3.填写档案盒封面、脊背和盒底填写档案盒封面、脊背和盒底档案盒封面的规格及式样如图5-4所示第二节第二节档案的排列、编目与装盒档案的排列、编目与装盒n档案盒背脊主要由全宗号、年度、保管期限、机构等项目构成，填写的内容和归档文件目录相同，如图5-5所示。档案盒盒底的填写方法与背脊相同。如图5-6所示。图5-5图5-6练习题n一、名
81、词解释一、名词解释n1.全宗n2.档案编号n二、简答题二、简答题n1.简述档案整理工作的主要内容。n2.简述档案分类的基本方法。n3.简述档案装盒的步骤和方法。第六章第六章档案鉴定档案鉴定n【学习目标学习目标】n掌握档案鉴定的基本工作内容n了解档案鉴定的原则，掌握档案鉴定的基本方法n能够正确的划定档案鉴定保管期限n掌握档案销毁的相关要求第一节第一节档案鉴定的方法档案鉴定的方法n【教学重点】1.档案鉴定工作的基本内容。2.档案鉴定的分析方法【教学难点】档案鉴定工作的原则及档案鉴定的分析方法n【教学方法】理论与实践课相结合。以多媒体课件作为理论课的主要形式。n【教学手段】讲授法、讨论法、案例分析法
82、n【教学课时】2学时第一节第一节档案鉴定的方法档案鉴定的方法n一、档案鉴定工作的基本内容一、档案鉴定工作的基本内容档案的鉴定一般是指对档案的真伪和档案价值的鉴定，而经常的业务工作则是后者。档案鉴定工作的基本内容主要包括以下方面：n1.制定鉴定档案价值的有关标准，包括单行规定和档案保管期限表等；n2.具体判定档案材料的价值，确定其保管期限；n3.筛选出无保存价值和保管期满的档案，按规定进行销毁或作相应的处理；n4.围绕上述工作而开展的一系列鉴定组织工作。第一节第一节档案鉴定的方法档案鉴定的方法n二、决定档案保存价值的主要因素二、决定档案保存价值的主要因素决定档案保存价值的主要因素包括两个方面：n
83、1.档案自身的特点和状况是决定档案保存价值的档案自身的特点和状况是决定档案保存价值的基础。基础。档案自身的内容、来源、形式、时间、名称、可靠程度、有效性、外形特点、完整程度等，影响着档案是否具有保存价值，有什么样的保存价值；n2.社会利用需要是决定档案保存价值的社会因素。社会利用需要是决定档案保存价值的社会因素。社会各界如果没有利用档案的需要，档案就没有继续保存的必要，也就失去它的保存价值。n上述决定档案保存价值的两个方面的因素，是相互作用、辩证统一的，不能片面强调其中某一方面。第一节第一节档案鉴定的方法档案鉴定的方法n三、档案鉴定工作的原则三、档案鉴定工作的原则n档案鉴定工作的原则是：必须从
84、党和国家的整体利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点，判定档案的价值。n1.全面的观点全面的观点n包括以下三方面的含义：一是把档案自身的特点和社会利用需要结合起来；二是全面联系地分析相关文件和文件的各种因素；三是全面地预测社会对档案利用的需要。n2.历史的观点历史的观点n鉴定档案的价值特别需要把握它是历史记录这一本质，它的形成总是同一定的历史条件相联系的，不要用现在的眼光看待过去的档案。n3.发展的观点发展的观点n判断档案的价值和作用，要有发展的眼光，既要看到当前的作用，也要看到将来的需要。n4.效益的观点效益的观点n所谓效益的观点就是档案价值鉴定必须充分考虑档案管理的成本、投入与档案
85、效益之间合理关系的思想。第一节第一节档案鉴定的方法档案鉴定的方法n四、档案鉴定的分析方法四、档案鉴定的分析方法档案的价值是客观存在的，而鉴定工作带有很强的主观性。为了使这种主观认识最大限度地符合实际，必须具有科学的档案鉴定方法标准，以提高档案鉴定结果的客观性、可靠性和准确性。n1.分析档案的来源分析档案的来源n2.分析档案内容分析档案内容n（1）档案内容的重要性。n（2）档案内容的独特性。n（3）档案内容的时效性。除上述三方面之外，对档案内容的真实性、完备性等也要加以考察，以准确把握档案内容的价值。第一节第一节档案鉴定的方法档案鉴定的方法n四、档案鉴定的分析方法四、档案鉴定的分析方法n3分析档
86、案形式特征分析档案形式特征n（1）分析文件的名称。n（2）分析文件形成时间。n（3）分析文件的稿本。n（4）分析文件的外形特点。n（5）分析文件的有效性。n（6）分析文件的完整程度。第二节第二节档案鉴定保管期限的划定方法档案鉴定保管期限的划定方法n【教学重点】1.档案保管期限表的作用及类型。2.档案保管期限表的结构。【教学难点】1.档案保存期限的种类划分原则n【教学方法】理论与实践课相结合。以多媒体课件作为理论课的主要形式。n【教学手段】讲授法、讨论法、案例分析法n【教学课时】2学时第二节第二节档案鉴定保管期限的划定方法档案鉴定保管期限的划定方法n随着时间的推移、社会实践和各项工作的发展，档案
87、的数量不断增长，有些档案失去了保存价值，致使库存档案显得庞杂，如果“玉石不分”地全部保存，势必影响对有价值的档案的管理和利用，档案的鉴定工作就是解决庞杂与精练的矛盾，对档案进行“去粗取精”的工作。对档案的鉴定，必须以档案保管期限表为依据。第二节第二节档案鉴定保管期限的划定方法档案鉴定保管期限的划定方法n一、档案保管期限表的概念及作用一、档案保管期限表的概念及作用n1.档案保管期限表的概念档案保管期限表的概念就是用表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性、标准性文件，它是鉴定档案保存价值和确定档案保管期限的依据和标准。n2.档案保管期限表的概念及作用档案保管期限表的概念及
88、作用能够在一定程度上避免个人知识、能力等方面的局限性和片面性，提高鉴定工作的效率和准确性，防止错误地销毁档案。能够帮助档案工作人员开展对归档文件的复审。能够为收集、整理文书材料提供基本的依据，便于在日常文书工作中保存有价值的档案。第二节第二节档案鉴定保管期限的划定方法档案鉴定保管期限的划定方法n二、档案保管期限表的类型二、档案保管期限表的类型n1.通用档案保管期限表通用档案保管期限表由国家档案行政机关编制的，供全国各机关、团体、企业、事业单位鉴定档案时通用的档案保管期限表，也叫标准档案保管期限表。n2.专门档案保管期限表专门档案保管期限表专门档案保管期限表是由国家档案行政机关会同有关主管部门编
89、制的，是各机关、团体、企业、事业单位鉴定专门档案时使用的依据和标准。n3.同系统机关档案保管期限表同系统机关档案保管期限表它是由主管领导机关编制的，供同一系统内各机关、单位鉴定档案时使用的档案保管期限表。n4.同类型机关档案保管期限表同类型机关档案保管期限表它是由档案事业管理机关或主管领导机关编制的，是同一类型（如学校、医院、工厂等）单位鉴定档案时通用的依据和标准。n5.机关档案保管期限表机关档案保管期限表它是由各机关编制的，供本机关鉴定档案时使用的档案保管期限表。第二节第二节档案鉴定保管期限的划定方法档案鉴定保管期限的划定方法n三、档案保管期限表的结构三、档案保管期限表的结构n1.顺序号顺序
90、号顺序号是按照条款的系统排列顺序统一编的序号。n2.条款条款条款是一组类型相同的文件的名称和标题。n3.保管期限保管期限保管期限分为永久保存和定期保存。n4.附注附注附注是在条款之后对条款及其保管期限所作的必要的注解或说明。n5.说明说明说明是对保管期限表所作的总的说明，第二节第二节档案鉴定保管期限的划定方法档案鉴定保管期限的划定方法n四、档案保存期限的种类划分原则四、档案保存期限的种类划分原则n我国现行的档案保存期限为永久、长期和短期三种。我国现行的档案保存期限为永久、长期和短期三种。永久保存，就是将档案无限期地永远保存下去；长期保存，指保存期在16年至50年之间；短期保存，指保存期在15年
91、（含15年）以下。保存期限的计算，通常是从文件产生形成后第二年算起。n档案保存期限的种类划分原则档案保存期限的种类划分原则反映本机关主要职能活动和基本历史面貌，在本机关工作和国家经济建设、文化建设、政治斗争、科学研究中需要长期利用档案，应列为永久保存范围。反映本机关一般工作活动，在相当长时间内本机关需要查考的档案，应列为长期保存。上级机关颁发的和下级机关报送的比较重要的文件材料也应列为长期保存。n凡是在短时间内本机关需要查考的各种文件材料，均应列为短期保存。第三节第三节档案销毁档案销毁n【教学重点】n1、销毁档案的基本要求n2、销毁档案常用的方法【教学难点】及时销毁档案的重要性n【教学方法】理
92、论与实践课相结合。以多媒体课件作为理论课的主要形式。n【教学手段】讲授法、讨论法、案例分析法n【教学课时】2学时第三节第三节档案销毁档案销毁n销毁档案是将失去保存价值的档案材料以特定的处理方式改变正常的物理载体形式，从而使其所携带的信息无法被还原。在档案管理工作中，销毁档案是必然的工作职责。第三节第三节档案销毁档案销毁n一、及时销毁档案的重要性一、及时销毁档案的重要性n1.及时销毁档案能够节约档案室（馆）存储空间及时销毁档案能够节约档案室（馆）存储空间入库的档案数量逐渐增加，存储空间就会日趋紧张，那么就无法继续接收新的档案。因此及时销毁失去价值的档案能够节约库容，更好地发挥档案室（馆）的作用。
93、同时，也能节约档案工作的经费支出。n2.及时销毁档案能够保护机密信息及时销毁档案能够保护机密信息某些需要销毁的档案尽管失去了保存价值，但是可能会涉及到机密信息。这类档案由于过了保管期限，管理就会出现一些漏洞，如果长期存在就会增加泄密几率。因此及时予以销毁能够最大限度地保护涉密信息。n3.及时销毁档案能够提高馆藏档案质量和档案工作效率及时销毁档案能够提高馆藏档案质量和档案工作效率将无价值的档案销毁后，馆藏档案的结构和内容会得到进一步优化，从而提高整个档案的质量。此外，也能减轻管理人员的工作负担，使其能够将更多精力投入到更有意义的管理之中，提高了档案工作的效率。第三节第三节档案销毁档案销毁n二、销
94、毁档案的基本要求二、销毁档案的基本要求n1.谨慎n2.履行严格的审批程序n3.监督销毁过程n4.进行必要登记档案销毁清册见表6-1。顺序号案卷或文件题名起止日期案卷号或文件字号数量规定保管年限已保管年限备考批准人：销毁人：监销人：销毁日期：年月日第三节第三节档案销毁档案销毁n三、销毁档案常用的方法三、销毁档案常用的方法n销毁档案的方法有多种，具体介绍见表6-2。n未完待续方法方法做法做法适用载适用载体类型体类型优点优点缺点缺点备注备注粉碎法将物理载体切割成为条状、块状碎片纸张光盘 软盘操作简便，销毁程度可以调节存在被复原的可能性 主要在销毁档案数量较少时采用化浆法将纸张送到造纸厂化为纸浆纸张销
95、毁程度较高，无法还原 操作复杂，在运输档案材料过程中增加丢失概率 销毁大量纸质档案时采用第三节第三节档案销毁档案销毁n三、销毁档案常用的方法三、销毁档案常用的方法n销毁档案的方法有多种，具体介绍见表6-2。（续表）方法方法做法做法使用载使用载体类型体类型有点有点缺点缺点备注备注焚化法用火烧将载体化为灰烬纸张销毁程度较高，无法还原污染环境，有火灾隐患很少采用消磁法外加强磁场消除载体磁信号软盘硬盘磁带清洁卫生，适用各类磁盘销毁不够彻底，需适用专业设备较少采用格式化法对磁盘进行低级格式化处理，消除原来存储的信息硬盘软盘优盘销毁比较彻底，借助计算机操作需适用专业设备和技术，对非专业人员而言难度较大较少
96、采用练习题练习题n一、名词解释一、名词解释n1.档案鉴定n2.档案保管期限表n二、简答题二、简答题n1.简述档案鉴定工作的基本原则。n2.鉴定档案价值主要包括哪几种方法？n3.简要介绍档案销毁的几种常用方法。第七章第七章档案保管与保护档案保管与保护n学习目标学习目标n掌握档案保管工作的任务和内容n了解进行档案保管的基本工作条件n掌握档案库房管理的基本方法n了解档案损坏的基本原因n掌握档案保护和修复的基本技术第七章档案保管与保护第七章档案保管与保护n第一节第一节档案保管档案保管第一节第一节档案保管档案保管n教学目标n1.了解档案保管工作的任务和内容。了解档案保管工作的任务和内容。n2.熟悉进行档
97、案保管的基本工作条件。熟悉进行档案保管的基本工作条件。n3.掌握档案库房管理的基本方法。掌握档案库房管理的基本方法。第一节第一节档案保管档案保管教学重点教学重点n1.档案保管的定义。档案保管的定义。n2.档案库房管理规定档案库房管理规定教学难点教学难点档案库房管理方法档案库房管理方法第一节档案保管n档案保管是指对已经整理好并存入库房的档案，根据其内容、形式和材质，采取的科学存放和安全防护措施，是一项日常维护和保护工作。n档案保护则是研究档案制成材料损坏规律及科学保护档案技术方法，避免或减缓各种不利因素对档案制成材料的破坏作用，延长档案寿命。n档案的保管必须借助一定的物质条件，物质条件的优劣决定
98、着档案保管水平的高低。档案保管的物质条件是指档案保管所需的一切物质装备。第一节档案保管n一、档案保管的工作条件一、档案保管的工作条件n1.档案库房档案库房n存放档案的空间场所（建筑物），应符合档案保管的专业要求，主要有以下具体要求：n（1）专用。档案库房不能和办公室合用，也不能放置其他杂物。在楼层安排上应避免“顶天立地”，即尽可能不用底层和最高层做库房。n（2）坚固。档案库房必须是正规的建筑物，门窗的封闭性能良好，坚固耐火，并具有防强光和防风沙的功能，不能是临时、简陋建筑。如图7-1所示。第一节档案保管n图7-1 档案库房第一节档案保管n（3）建筑及其材质符合要求。档案库房不能是木质结构；不能
99、使用易燃和保温、隔热性能差的建材；符合防火、防水、防潮、防光、防污染源等基本要求。n（4）位置适宜。档案库房不能建在低洼处，要远离水源、火源、污染源；地下室和顶层楼房不能用作档案库房。在交通条件方面，即要方便利用，又要便于必要时档案的疏散搬迁第一节档案保管n2.档案库房设备档案库房设备档案库房的基本设备包括防火、防盗装置、空气温湿度监控测试和调节设备。n（1）档案库房防火、防盗监控设备主要有无线红外探测器、烟感、温感火灾探测器、自动报警器、气体灭火设备。n（2）温湿度监控设备。目前，国内温湿度测量设备有：普通温湿度计、干湿球温湿度计、日记（周记）式温湿度记录仪、智能温湿度记录仪、多路温湿度自动
100、测控仪、温湿度自动监控管理系统等。n（3）空调设备主要有中央空调、单体空调（窗式、分体、柜式等）。n（4）湿度调节设备有去湿机、加湿器等。第一节档案保管n3.档案装具档案装具档案装具是放置档案实体的设备器具，是档案馆（室）必备的物质条件之一。主要包括档案箱、档案架和档案柜。n（1）档案箱。档案箱一般叠放使用，优点是便于挪动，能防尘、防盗，缺点是造价高，占用空间较多。n（2）档案柜。是比较传统的档案装具，使用灵活，便于挪动，有利于防火、防光、防尘、防虫、防鼠，对危害档案的因素有一定的延缓和阻挡作用。如图7-2所示。第一节档案保管图图7-2档案装具档案装具第一节档案保管n（3）档案架。分为开放式档
101、案架和活动式密集架两种。开放式档案架结构简单，造价便宜，空间利用率高，但对于防止和延缓各种有害因素对档案的损坏来说，不如档案箱、柜，所以，开放架适用于能够大范围控制温湿度的库房，一般情况下，档案数量多，保护条件较好的库房可用开放架；活动式密集架提高库房使用面积，使库房单位面积档案的贮存量增加1.5-2倍，并且有利于防火、防光、防尘。但造价较高，调阅档案不及一般档案架方便。对库房承重能力有一定的要求。第一节档案保管n4.档案包装材料档案包装材料n档案包装后可以防止光线、灰尘及有害气体对档案的危害，减少档案载体的机械磨损。主要材料包括档案卷皮、卷盒及包装纸等n（1）卷皮。卷皮是封面与封底连为一体的
102、半封闭式卷夹，它不仅可以保护文件，同时它本身也是案卷的封面，便于查找利用。分为软卷皮和硬卷皮两种。n（2）卷（件）盒。卷盒则是全封闭式的盒子，有利于防光、防尘、减少机械磨损，是目前保管案卷的一种较好的方法。如图7-3所示。n（3）包装纸。一些既不适于装订，也不便于装盒的档案，可以用比较结实的纸张包装存放。第一节档案保管图7-3档案盒第一节档案保管n知识窗n卷皮和卷盒规格卷皮和卷盒规格n软卷皮规格为297210（A4型文件用纸）或260185（16开文件用纸），用软卷皮包装的案卷必须装入卷盒中存放。硬卷皮规格为300220或280210（长和宽），厚度分别为10、15、20三种。n卷盒的外形尺寸
103、为300220（长和宽），盒脊厚度有30、40、50三种规格。为防止档案散落，卷盒要有绳带等扣紧装置。第一节档案保管二、档案库房管理规定二、档案库房管理规定1.人员出入库管理人员出入库管理库房管理人员既是库房管理的主体，也是库房管理的对象。一般情况下，档案库房只允许库房管理人员进入，非库房管理人员原则上不允许进入档案库房。因工作需要，如参观、维护库房、设备等需进入库房时，则需对进入库房的人员、时间、目的进行登记，并在库房管理人员的陪同下进入。非工作时间一般不允许进入库房。第一节档案保管2.档案出入库管理档案出入库管理档案，特别是科技档案经常处于流动和变化状态，因此档案部门应加强对库存档案变化情
104、况的管理，建立档案收进、移出登记和档案借阅代卷卡，保证帐物符合，完整无缺。档案室（馆）所藏档案材料实体与档案材料的目录要相吻合，档案的收进、移出、保存、销毁、展出等都必须有严格的手续，随时掌握档案的库存量、借出量、阅览量、移出量、销毁量，确保档案不丢失。第一节档案保管3.用电安全及防火制度用电安全及防火制度电力、电气设备的安装使用不当，是档案库房的主要安全隐患之一。档案库房的电器设备，应定期检查、保养，发现隐患及时排除。严禁工作人员擅自改接电线、电源。严格控制档案库房中使用明火、电炉、电熨斗等电器设备，严禁在库房吸烟。档案库房中的空调机、去湿机、微波杀菌灭虫机等设备要有专人管理。库房应配足灭火
105、工具，并安放在便于取用的地方，消防通道严禁堆放杂物，库房管理人员应学习消防的基本知识并掌握灭火的技术方法。第一节档案保管n4.安全检查制度安全检查制度n建立安全检查制度，加强对档案进行安全检查，是库房管理的一项重要工作，是维护档案安全与完整的一项重要措施。n安全检查工作的内容有：档案保管状况、库房管理状况、保密工作情况，如档案库房中的各种安全出隐患、档案文件有无机械磨损、人为撕毁、自然老化、字迹褪变、洇水、渍化、受潮粘结、虫蛀鼠咬、霉变等损坏情况和档案的收进移出数量与档案登记簿中的数量是否符合等。第一节档案保管三、档案实体管理三、档案实体管理1.档案装具的摆放和编号档案装具的摆放和编号库房中的
106、档案架、柜、箱等装具应排列有序，统一编号。不同规格、不同式样的档案柜、架、箱应该分开排列，尽量做到整齐一致。档案柜、架、箱的排列应注意充分利用空间，同时也要便于档案的搬运和取放，不能太松或太紧。装具不能紧贴墙壁排放，一般与墙壁保持不小于10的距离；列与列之间不小于60的距离；每一列的走向应与窗户所在的墙壁垂直；每一列装具应排列整齐。装具编号一般以房间为单位进行，每一单元内的装具按从左至右、自上而下依次编列（排）号、柜架号、层格号（箱号），其号码一般采用阿拉伯数字。第一节档案保管2.档案排列及存放方法档案排列及存放方法（1）档案排列方法。档案一般按全宗进行排列，排列方法有两种：一是按全宗顺序号排
107、列，对全宗和全宗实体的安排比较方便；二是全宗分类排列法，对全宗的系统管理和全宗信息的控制较为有利。特殊载体档案，可根据载体材料的不同，将纸质档案和其他特殊载体的档案（如照片、磁盘、光盘等）分库存放、排列或排架。但应在全宗指南、案卷目录说明中有所交待，并在全宗末尾放置参见卡片，指明存放地点，以保持应有的联系。在同一载体内，通常按全宗排架，即一个全宗内的档案集中在一起存放、排列，按档案号顺序排放。（2）档案的存放方式。档案在装具中的存放方式主要有竖放和平放两种。具体对比见表7-1。第一节档案保管n表7-1档案材料摆放方式类型优点缺点备注竖放式档案盒的脊背向外，可以直接看到脊背上的档号，查找、整理、
108、归还都比较方便盒中档案材料较少时容易造成纸张卷曲大多数档案材料使用这种方式平放式有利于保护档案，其空间利用效率也稍大些抽出和插入档案不方便；需在每一摞夹一纸条或卡片标明其起止编号多用于保管珍贵档案，纸张柔软、辐面过大、不宜竖放的档案也应平放。采用这种方式应适当控制叠放的高度第一节档案保管n3.存放位置索引和档案代理卡的编制存放位置索引和档案代理卡的编制n（1）档案存放位置索引。档案存放位置索引是一种记录、引导性的管理工具，是以表册或卡片形式，将档案在库房及装具中的存放秩序情况如实记录和反映出来，便于档案工作人员了解档案存放位置并迅速取放档案。n存放位置索引一般以全宗或以库房及装具为单位编制。n
109、以全宗为单位编制的档案存放位置索引见表7-2，以库房及装具为单位编制的档案存放位置索引见表7-3。第一节档案保管n表7-2以全宗为单位编制的档案存放位置索引全宗名称全宗号案 卷目录号案卷目录名称目录中案卷起止卷号存 放 位 置房号架柜箱号层（格）号第一节档案保管n表7-3以库房及装具为单位编制的档案存放房间号档案柜、架、箱号存 放 档 案全宗号全 宗 名 称目录号案卷起止号第一节档案保管n（2）档案代理卡。档案代理卡又称代卷卡，凡是从库房中调出一个或一组卷号相连的案卷，就随即填写一张代理卡，放在所调出档案的位置上，待还卷时将其取出，这样可以有效防止误放现象发生。用过的代理卡，还可作为登记、统计
110、、分析档案利用等情况的素材。全宗号目录号卷号调出时间调出原因调卷人归还时间还卷人表表7-4档案代理卡档案代理卡第一节档案保管n4.管理全宗卷管理全宗卷n全宗卷是档案馆（室）在某个全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的记录材料专卷。n（1）全宗卷的内容。）全宗卷的内容。n主要包括：在收集、整理、鉴定、保管、统计、利用工作中形成的文件材料，即立档单位的历史考证、档案整理工作方案、立卷说明、移交和接收文据、档案鉴定材料分析报告、销毁清册、安全检查记录、档案数量与状况统计、全宗指南、机关组织沿革、档案利用的重要登记等。第一节档案保管n（2）全宗卷的性质和特点）全宗卷的性质和特点n全宗卷不是全宗内文
111、件的组成部分，而是档案室（馆）在工作活动中形成的一种档案。它不固定保存在形成全宗卷的档案室（馆），而是随着全宗的流动相应地保存在全宗档案所在的档案室（馆）。n（3）全宗卷的作用）全宗卷的作用n全宗卷是档案馆（室）管理全宗的一种工具，可以为立档单位整理、鉴定、统计、利用服务，以及进一步收集该单位档案提供重要的依据，是档案工作人员掌握全宗情况不可缺少的材料。n（4）全宗卷的管理）全宗卷的管理n全宗卷应单独集中保管，按全宗号进行排列。当档案移交到另一个档案室（馆）保管时，其相应的全宗卷也应随之移交。第七章档案保管与保护第七章档案保管与保护n第二节第二节档案保护档案保护第二节档案保护第二节档案保护n教
112、学目标教学目标n1.了解档案损坏的基本原因。了解档案损坏的基本原因。n2.熟悉档案保护和修复的基本技术。熟悉档案保护和修复的基本技术。第二节第二节档案保护档案保护教学重点教学重点档案损坏的内因和外因教学难点：教学难点：档案保护技术第二节档案保护n1.内因内因n指档案的载体材料、书写材料等本身的质量对档案寿命长短产生的影响。n（1）纸张。纸张是档案的主要载体材料，大部份档案都是纸质的，纸张质量的好坏，是影响档案自然损坏的一个极其重要的因素。n纸张由植物纤维的纸浆做成，植物纤维的成份有纤维素和非纤维素两类。纤维素能抗水、抗油、抗酸，而非纤维素能够溶解在水、油、酸、碱之中。纸张的质量主要取决于纸浆中
113、的纤维素和非纤维素的比重。一般白、厚且有光亮的纸，纤维素含量多，耐久性强。n一、档案损坏的原因一、档案损坏的原因第二节档案保护n（2）墨和墨汁。墨的耐久性最好，它的基本成分是碳素，并添加了防腐、防霉剂。墨汁的耐久性较好，它的成分主要有色剂（碳素）、骨胶（使色剂粘在纸上）、纯碱、冰片、樟脑油等。用墨和墨汁书写的档案寿命长。n（3）墨水。碳素墨水和蓝黑墨水质量最好，耐光不怕氧化，而红墨水、纯蓝墨水是加染料制成的，怕水、怕光，日久褪色。n（4）铅笔。颜色经久不褪，但怕摩擦，彩色铅笔害怕光照。n（5）复写纸和圆珠笔。耐久性差，极易褪色和扩散。n2.外因外因n指保管档案的周围环境条件因素对档案质量的影响
114、。n（1）温湿度。有关研究表明，不适宜的温度是25C以上，湿度是70%以上。n（2）光线。太阳光对纸张的字迹有较大的破坏作用，光线能和纤维素发生氧化作用，使纸张发黄变脆。第二节档案保护n（3）灰尘。灰尘会玷污档案，也是昆虫和微生物借以藏身繁殖之地，有的灰尘还有腐蚀性和毒性。n（4）机械作用。指摩擦、揉折、撕裂等现象对档案的破坏。n（5）各种有害生物。如害虫、霉菌等对档案的破坏。n另外，还有水、火、污染等原因，都会对档案造成损害。第二节档案保护n1.档案保护的档案保护的“八防八防”n（1）防火。在库房建筑材料、装具的选用、电器及其线路的安装、使用等方面，消除一切火灾隐患，库房内外必须配置消防灭火
115、器材。n（2）防盗。库房门窗要坚固（最好安装防盗门），尽量安装防盗报警和视频监控装置，离开库房时严格检查并锁好房门。n（3）防水。库房要建在地势较高、有利于防洪的位置，库房内及附近不能有水源。避免将档案库房设在地下室和顶层楼房。二、档案保护的防护技术第二节档案保护n（4）防潮。每天测量库房湿度，发现湿度过低地要及时采取增湿措施，湿度过高及时采取除湿措施。n（5）防霉。定期检查档案文件，适当放置防霉药品，发现有霉变迹象应及时通风并配合采取其他措施。n（6）防虫（鼠）。档案入库时要进行灭菌消毒，在库房内定期检查，放置防虫（鼠）药品，搞好库房清洁卫生，有效预防和治理虫害。第二节档案保护n（7）防尘。
116、库房及其门窗、档案装具要有良好的密封性能，定期对库房及装具进行除尘。n（8）防光。库房尽量无窗、少窗、小窗。窗门要安装磨砂玻璃、带花纹的或有色的玻璃，并配置窗帘，库房照明灯具应为磨砂白炽灯。第二节档案保护n2.库房的温湿度控制库房的温湿度控制n库房内的温湿度是直接影响档案自然寿命的主要环境因素，因此，管理人员要每天测量并记录库房温湿度的情况。若发现温湿度不合乎要求，应及时采取措施进行调整。n档案库房适宜的温度范围是：14至20之间，适宜的相对湿度范围是：50%至65%之间。温度高于25、湿度大于70%就需要及时采取措施进行控制。n控制和调节温湿度的方法有如下几点：一是要对库房进行严格封闭；二是
117、使用恒温、恒湿、增温、增湿或降温、减湿等机械设备；三是要注意通风；四是可通过可放置水盆、挂置湿纱布等来增湿，放置木炭、生石灰等来除湿等。第二节档案保护n2.库房的温湿度控制库房的温湿度控制n库房内的温湿度是直接影响档案自然寿命的主要环境因素，因此，管理人员要每天测量并记录库房温湿度的情况。若发现温湿度不合乎要求，应及时采取措施进行调整。n档案库房适宜的温度范围是：14至20之间，适宜的相对湿度范围是：50%至65%之间。温度高于25、湿度大于70%就需要及时采取措施进行控制。第二节档案保护n控制和调节温湿度的方法有如下几点：控制和调节温湿度的方法有如下几点：n一是要对库房进行严格封闭；n二是使
118、用恒温、恒湿、增温、增湿或降温、减湿等机械设备；n三是要注意通风；n四是可通过可放置水盆、挂置湿纱布等来增湿，放置木炭、生石灰等来除湿等。第二节档案保护n控制和调节温湿度的方法有如下几点：控制和调节温湿度的方法有如下几点：n一是要对库房进行严格封闭；n二是使用恒温、恒湿、增温、增湿或降温、减湿等机械设备；n三是要注意通风；n四是可通过可放置水盆、挂置湿纱布等来增湿，放置木炭、生石灰等来除湿等。第二节档案保护n知识窗知识窗温度和湿度对档案的影响温度和湿度对档案的影响n高温影响高温影响n高温会促使字迹材料及声像档案的影像分解，也会使耐热性差的复写纸、圆珠笔等字迹发生油渗扩散现象n高温有利于档案有害
119、生物的生长与繁殖n高温会加快档案纸张材料中各种有害化学杂质对纸和纤维的破坏作用第二节档案保护n潮湿影响潮湿影响n潮湿会加速档案纸张材料纤维素的水解n潮湿会使耐久较差的纯蓝墨水、红墨水等字迹褪色n潮温有利于档案有害生物的生长繁殖n潮湿还有加快空气中有害气体，灰尘等对档案制成材料的损毁作用第二节档案保护n1.档案的修复档案的修复n所谓“修复”就是修整和恢复，它通过实施各种修复技术，使档案“延年益寿”。n（1）纸质档案的修裱。利用传统方法制作的小麦淀粉为胶粘剂，运用修、补、托裱等传统方法，对破损档案进行修复。通过修裱可使档案被虫咬的孔洞和局部腐朽、残破等得到修复，并增加档案的机械强度。n三、档案的修
120、复、去污与复制第二节档案保护n（2）档案字迹和纸张的加固。档案制成材料中，有的字迹耐久性差，如铅笔字迹不耐磨，红蓝墨水字迹不耐水，圆珠笔、复写纸字迹不耐热等，采用加固技术，提高它们的耐久性。主要有喷涂、加膜两种方法。n喷涂法喷涂法用具有粘性的化学药液（胶粘剂）喷涂在档案上，胶粘剂中易挥发的溶剂挥发后，形成一层薄膜，使字迹得于巩固，使纸张强度增加。n加膜法加膜法在档案的正反两面各加一层透明网膜，档案被透明网膜夹在中间，既不影响阅读，又可加强纸张的强度。n2.档案的去污档案的去污（1）机械去污法。机械去污法是借助小刀、毛刷等工具，将污斑刮除刷去。这种方法主要用于纸张强度较好，而污斑较厚易除的档案。
121、n（2）溶剂去污法。根据不同的物质在不同溶剂中的溶解度，可选用水或其他溶剂去污。n（3）氧化剂去污法。对档案纸张某些污斑用溶剂难以去污时，可用氧化剂与污斑发生化学反应，达到去污的目的。用于氧化去污的氧化剂有氯胺T、过氧化氢、二氧化氯、次氯酸盐、高锰酸钾等。第二节档案保护n3.档案的复制档案的复制（1）重氮型晒图技术。重氮型晒图技术是复制技术图纸的主要方法，其特点是：复印简单，速度快，价格低，但复印品容易褪色，保存寿命短。n（2）静电复印技术。静电复印技术是电摄影方法的一种，其特点是：复印速度快，对原稿适应性强，应用范围广，复印品图像清晰。静电复印品虽属比较耐久，但不及油印和铅印品。n（3）缩微
122、摄影技术。缩微摄影技术是利用摄影的方法将档案文献缩小记录在缩微品上。第八章第八章档案检索档案检索n第一节第一节档案著录档案著录教学目标教学目标n1了解档案著录的定义，熟悉档案著录项了解档案著录的定义，熟悉档案著录项目。目。n2.熟悉档案著录标识符号及细则熟悉档案著录标识符号及细则n3.掌握档案著录格式。掌握档案著录格式。n4.能够准确地分析文件的内容与形式特征，能够准确地分析文件的内容与形式特征，并对文件进行著录并对文件进行著录n教学重点教学重点1.熟悉档案著录项目熟悉档案著录项目2.熟悉档案标识符号熟悉档案标识符号n教学难点：教学难点：掌握档案著录格式掌握档案著录格式一、档案著录项目及其内容
123、一、档案著录项目及其内容1.题名与责任说明项题名与责任说明项2.稿本与文种项稿本与文种项3.密级与保管期限项密级与保管期限项4.时间项时间项5.载体形态项载体形态项6.附注与提要项附注与提要项7.排检与编号项排检与编号项.题名与责任说明项题名与责任说明项该项包括正题名、并列题名、副题名及说明题名文字、文件编号、责任该项包括正题名、并列题名、副题名及说明题名文字、文件编号、责任者、附件六个单元。者、附件六个单元。n（1）正题名。是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目和案）正题名。是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目和案卷封面上的标题。卷封面上的标题。n（2）并列题名。它是以第二种语言文
124、字书写的与正题名对照并列的）并列题名。它是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名。题名。n（3）副题名及说明题名文字。副题名是解释或从属于正题名的另一）副题名及说明题名文字。副题名是解释或从属于正题名的另一题名。说明题名文字指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明题名。说明题名文字指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。文字。n（4）文件编号。包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类）文件编号。包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。文件的统编号、图号等。n（5）责任者。也称作者，指对档案内容进行创造、负有责任的团体）责任者。也称作者，指对档案内容
125、进行创造、负有责任的团体会个人。会个人。n（6）附件。指文件正文之后的附加材料）附件。指文件正文之后的附加材料排检与编号项排检与编号项该项包括分类号、档案馆代号、档号、电子文档号、缩微号、该项包括分类号、档案馆代号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词六个单元。主题词或关键词六个单元。n在这些著录项目中，题名与责任说明项、稿本与文种项、在这些著录项目中，题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限、时间项、载体形态项、附注与提要项、密级与保管期限、时间项、载体形态项、附注与提要项、附注项，排检与编号项中的档案馆代号、档号、电子文档附注项，排检与编号项中的档案馆代号、档号、电子文档号、缩微
126、号反映的是档案形式的特征；提要、分类号、主号、缩微号反映的是档案形式的特征；提要、分类号、主题词与关键词反映的是档案的内容特征。题词与关键词反映的是档案的内容特征。n其中，正题名、责任者、时间、分类号、档号、电子文档其中，正题名、责任者、时间、分类号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词为必要著录项目，其余为选号、缩微号、主题词或关键词为必要著录项目，其余为选择著录项目。择著录项目。二、档案著录标识符号二、档案著录标识符号几点说明：几点说明：除了除了“题名与责任者项题名与责任者项”、“排检与编号项排检与编号项”之外，各项目连续著录之外，各项目连续著录时，其前均冠以时，其前均冠以“.”号，如
127、遇回行不可省略，但各项目另起段落著号，如遇回行不可省略，但各项目另起段落著录时可省略。录时可省略。标识符标识符“.”占两个格，回行时不宜拆开；其他标识符只占一格。占两个格，回行时不宜拆开；其他标识符只占一格。当某一项目缺少第一小项时，应将现在位于首位的小项的原规定的标当某一项目缺少第一小项时，应将现在位于首位的小项的原规定的标识符改为标识符识符改为标识符“.”。各著录项目及单元所使用的标识符，除各著录项目及单元所使用的标识符，除“，”和和“.”只在后面空一格只在后面空一格外，其他规定使用的标识符均在前后格空一格。外，其他规定使用的标识符均在前后格空一格。凡重复著录一个项目或单元时，其标识符也需
128、要重复。不著录的项目凡重复著录一个项目或单元时，其标识符也需要重复。不著录的项目或单元，其标识符连同该单元一并省略或单元，其标识符连同该单元一并省略著录格式著录格式1.段落符号式条目格式段落符号式条目格式n段落符号式条目格式将著录项目划分为四个段落。第一段段落符号式条目格式将著录项目划分为四个段落。第一段落中分类号、档号分别置于条目左上角的第一、二行，档落中分类号、档号分别置于条目左上角的第一、二行，档案馆代号、缩微号分别置于条目右上角第一、二行，电子案馆代号、缩微号分别置于条目右上角第一、二行，电子文档号置于第二行的中间位置。第二段落从第三行与档号文档号置于第二行的中间位置。第二段落从第三行
129、与档号齐头处依次著录题名与责任说明项、稿本与文种项，密级齐头处依次著录题名与责任说明项、稿本与文种项，密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项，回行时，与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项，回行时，齐头著录。第三段落另起一行空两格著录提要，回行时与齐头著录。第三段落另起一行空两格著录提要，回行时与一、二段落齐头。第四段落另起一行齐头著录主题词或关一、二段落齐头。第四段落另起一行齐头著录主题词或关键词，各词之间空一格。键词，各词之间空一格。表格式条目格式表格式条目格式n表格式是指将著录项目名称及填写位置印制成表表格式是指将著录项目名称及填写位置印制成表格的条目式，这种表格式直观，易于掌握
130、，但每格的条目式，这种表格式直观，易于掌握，但每一著录项目的字数受表格大小的限制。一著录项目的字数受表格大小的限制。n实际工作需要使用表格式条目时，其著录项目应实际工作需要使用表格式条目时，其著录项目应与段落符号式的条目格式相同，其排列顺序可参与段落符号式的条目格式相同，其排列顺序可参照段落符号式的条目格式。照段落符号式的条目格式。著录详简级次著录详简级次n必要项目：正题名、第一责任者、时间、分类号、必要项目：正题名、第一责任者、时间、分类号、档号、缩微号、主题词。档号、缩微号、主题词。n选择项目：并列题、名副题名及说明题目文字、选择项目：并列题、名副题名及说明题目文字、文件编号、载体类型标识
131、、其他责任者、文本、文件编号、载体类型标识、其他责任者、文本、密级、保管期限、载体形态、丛编、附注、提要、密级、保管期限、载体形态、丛编、附注、提要、档案馆（室）号。档案馆（室）号。n详细级次是指著录项目除必要项目，还著录部分详细级次是指著录项目除必要项目，还著录部分或者全部选择项目的。或者全部选择项目的。n简要级次是指仅著录必要项目的。简要级次是指仅著录必要项目的。n1.确定题名与责任者说明项确定题名与责任者说明项n2.确定稿本与文种项确定稿本与文种项n3.确定密级与保管期限项确定密级与保管期限项n4.确定时间项确定时间项n5.确定载体形态项确定载体形态项n6.确定附注与提要项确定附注与提要
132、项n7.确定排检与编号项确定排检与编号项n8.进行著录进行著录1-05B06020210-3-25-305-15关于创新集团成立人力资源部的决定：创人字关于创新集团成立人力资源部的决定：创人字20121号号/人力资源与个人发展部人力资源与个人发展部+创新集团人创新集团人力资源部职责及权限力资源部职责及权限.正本：决定正本：决定.内部：永久内部：永久.20070412.1页：页：210mmX297mm决定成立创新集团人力资源部，同时任命韩决定成立创新集团人力资源部，同时任命韩为创为创新集团综合办主任兼人力资源部经理，并规定了新集团综合办主任兼人力资源部经理，并规定了创新集团人力资源部职责及权限集
133、团创新集团人力资源部职责及权限集团资源资源决定决定第八章第八章档案检索档案检索第二节第二节档案检索工具的编制档案检索工具的编制教学目标教学目标n1了解档案检索工具的职能，熟悉档案检了解档案检索工具的职能，熟悉档案检索工具的种类索工具的种类n2.掌握查全率和漏检率、查准率和误检率。掌握查全率和漏检率、查准率和误检率。n3.掌握案卷目录的编制方法。掌握案卷目录的编制方法。n4.熟悉其他几种检索工具的编制方法。熟悉其他几种检索工具的编制方法。教学重点教学重点n掌握案卷目录的编制方法掌握案卷目录的编制方法n掌握查全率和漏检率、查准率和误检率掌握查全率和漏检率、查准率和误检率教学难点：教学难点：熟悉和掌
134、握检索工具的编制方法熟悉和掌握检索工具的编制方法。一、档案检索工具的职能一、档案检索工具的职能n档案检索工具具有存储和检索两大职能。档案检索工具具有存储和检索两大职能。n存储，即将档案文件有关特征著录下来，按照一存储，即将档案文件有关特征著录下来，按照一定顺序加以排列或进行客观地描述，以二次文献定顺序加以排列或进行客观地描述，以二次文献或三次文献的形式将档案信息集中起来。或三次文献的形式将档案信息集中起来。n检索，即向利用者提供查找档案的线索，供利用检索，即向利用者提供查找档案的线索，供利用者了解和查找档案时使用。者了解和查找档案时使用。n档案信息存储是检索的基础与前提，查检是信息档案信息存储
135、是检索的基础与前提，查检是信息存储的应用与反馈。存储的应用与反馈。三、衡量检索工具的标准三、衡量检索工具的标准1.查全率和漏检率查全率和漏检率：查全率查全率=检出的相关档案数量检出的相关档案数量/全部相关档案数量全部相关档案数量100%漏检率漏检率=未检出的相关档案数量未检出的相关档案数量/全部相关档案数量全部相关档案数量100%2.查准率和误检率查准率和误检率查准率查准率=检出的相关档案数量检出的相关档案数量/检出的全部结果数量检出的全部结果数量100%误检率误检率=检出的无关档案数量检出的无关档案数量/检出的全部结果数量检出的全部结果数量100%四、常用检索工具的编制四、常用检索工具的编制
136、1.馆藏性档案检索工具的编制馆藏性档案检索工具的编制馆藏性档案检索工具有案卷目录、案卷文件目录和全宗目录。馆藏性档案检索工具有案卷目录、案卷文件目录和全宗目录。（1）案卷目录。是将一个全宗内同类和相关文件按时间、按问题）案卷目录。是将一个全宗内同类和相关文件按时间、按问题组合成卷，然后拟定案卷标题，以标题为单位，将该全宗内所组合成卷，然后拟定案卷标题，以标题为单位，将该全宗内所有案卷标题按时间顺序排列组合而成。案卷目录是档案馆（室）有案卷标题按时间顺序排列组合而成。案卷目录是档案馆（室）最基本，也是最常见的一种检索工具。最基本，也是最常见的一种检索工具。顺序号、案卷号。顺序号、案卷号。提名（案
137、卷标题）。提名（案卷标题）。起止年月日（年度）。即案卷内文件所属的年份，应填写案卷内起止年月日（年度）。即案卷内文件所属的年份，应填写案卷内最早的文件日期和最迟的文件日期。最早的文件日期和最迟的文件日期。册数。册数。保管期限。保管期限。备注。备注。2.查检性档案检索工具的编制查检性档案检索工具的编制（1）分类目录。是一种简明扼要的卡片式的查找性检索）分类目录。是一种简明扼要的卡片式的查找性检索工具。主要以卡片的形式编制，编制时一般以案卷为单工具。主要以卡片的形式编制，编制时一般以案卷为单位，即一卷一卡，也可以件为单位，即一件一卡。其编位，即一卷一卡，也可以件为单位，即一件一卡。其编制步骤如下：
138、制步骤如下：n1）填卡。按）填卡。按档案著录规则档案著录规则规定，把有关内容分成规定，把有关内容分成条目格式著录在卡片上。条目格式著录在卡片上。n2）排列。如果档案室保存的有不同时期的档案，应首）排列。如果档案室保存的有不同时期的档案，应首先按时期分开，反应同一时期内容的卡片要排列在一起，先按时期分开，反应同一时期内容的卡片要排列在一起，然后，在每一时期内，依据然后，在每一时期内，依据中国档案分类法中国档案分类法的体系，的体系，把格卡片按大类、属类依次排列；在每一类内，再按年把格卡片按大类、属类依次排列；在每一类内，再按年度、级别、作者、时间或地区等排列。度、级别、作者、时间或地区等排列。n3
139、）设置指引卡（也称导卡）。）设置指引卡（也称导卡）。主题目录主题目录是将文件或案卷的主题词按字顺排列而成的一种检是将文件或案卷的主题词按字顺排列而成的一种检索工具。其优点是专指性强，查找方便，查准率索工具。其优点是专指性强，查找方便，查准率高，尤其计算机检索。主题目录的编制必须以高，尤其计算机检索。主题目录的编制必须以中国档案主题词表中国档案主题词表为依据，手工检索的主题为依据，手工检索的主题目录大多以卡片形式编制。主题卡片目录的编制目录大多以卡片形式编制。主题卡片目录的编制步骤是：步骤是：n1）编制条目，一般是一文一卡，将该文件的主题）编制条目，一般是一文一卡，将该文件的主题词按一定的顺序著
140、录在卡片上，形成一个条目。词按一定的顺序著录在卡片上，形成一个条目。如果一份文件有两个主题，就需填写两张卡片。如果一份文件有两个主题，就需填写两张卡片。n2）排列。主题卡片目录按照字顺排列，字顺包括）排列。主题卡片目录按照字顺排列，字顺包括汉语拼音、部首、笔画等。汉语拼音、部首、笔画等。人名索引人名索引是将档案中涉及人名及其简要情况著录下来，集中是将档案中涉及人名及其简要情况著录下来，集中排列并指明档案位置的检索工具。排列方法是按排列并指明档案位置的检索工具。排列方法是按照人明星似的笔画笔顺安排的，具有编制简单、照人明星似的笔画笔顺安排的，具有编制简单、查找方便的特点。查找方便的特点。人名索引
141、可分为综合性和专题性两种。人名索引可分为综合性和专题性两种。n1）综合性人名索引。是将档案馆（室）中所有档）综合性人名索引。是将档案馆（室）中所有档案所涉及的所有人名都编成目录索引案所涉及的所有人名都编成目录索引n2）专题性人名索引。专题人名索引是将室藏档案）专题性人名索引。专题人名索引是将室藏档案中涉及某一专题内容的人名编成目录索引中涉及某一专题内容的人名编成目录索引3.报道性档案检索工具的编制报道性档案检索工具的编制全宗指南是介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检全宗指南是介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。索工具。全宗指南的内容包括三部分：全宗指南的内容包括
142、三部分：n（1）立档单位的历史概况。主要介绍立档单位的名称、隶属关）立档单位的历史概况。主要介绍立档单位的名称、隶属关系、性质、任务、内部组织机构、主要领导人等方面的情况和沿系、性质、任务、内部组织机构、主要领导人等方面的情况和沿革。革。n（2）全宗内档案情况。主要介绍档案的来源、数量、整理、保）全宗内档案情况。主要介绍档案的来源、数量、整理、保管、鉴定情况及所编制的检索工具等内容。管、鉴定情况及所编制的检索工具等内容。n（3）档案的内容和成分。是全宗指南的主体，具体介绍全宗内）档案的内容和成分。是全宗指南的主体，具体介绍全宗内各部分档案的内容与成分。介绍时一般以案卷为单位进行，叙述各部分档案
143、的内容与成分。介绍时一般以案卷为单位进行，叙述方式有两种：一是以问题为主线，按整理时原划分的类目逐一介方式有两种：一是以问题为主线，按整理时原划分的类目逐一介绍；一是以立档单位内部的组织机构为主线，按组织机构分别介绍；一是以立档单位内部的组织机构为主线，按组织机构分别介绍。绍。第九章第九章档案利用档案利用第一节第一节档案利用的途径和方式档案利用的途径和方式教学目标教学目标n1了解档案利用工作的含义。了解档案利用工作的含义。n2熟悉档案利用的基本途径。熟悉档案利用的基本途径。n3熟练掌握档案利用工作的主要方式，了熟练掌握档案利用工作的主要方式，了解设立档案阅览室、提供档案外借、举办解设立档案阅览
144、室、提供档案外借、举办档案览、制发档案复制件、制发档案证明档案览、制发档案复制件、制发档案证明各自的优缺点及注意事项。各自的优缺点及注意事项。教学重点教学重点掌握档案利用工作的主要方式掌握档案利用工作的主要方式教学难点：教学难点：掌握档案利用工作的主要方式掌握档案利用工作的主要方式一、档案利用工作的基本途径：一、档案利用工作的基本途径：n第一，提供档案的原件。如：开辟阅览室；在某些情况第一，提供档案的原件。如：开辟阅览室；在某些情况下将档案原件暂时借出馆外使用等。下将档案原件暂时借出馆外使用等。n第二，提供档案的原始复制品。如：制作各种形式的档第二，提供档案的原始复制品。如：制作各种形式的档案
145、复印件；编辑出版文件汇编和在报刊上公布档案；举案复印件；编辑出版文件汇编和在报刊上公布档案；举办档案展览等。办档案展览等。n第三，提供档案信息加工品。如编写各种参考资料，制第三，提供档案信息加工品。如编写各种参考资料，制发档案证明等，根据档案撰写文章及著作，向社会提供发档案证明等，根据档案撰写文章及著作，向社会提供家过的档案信息。家过的档案信息。二、档案利用工作的主要方式二、档案利用工作的主要方式1.设立档案阅览室设立档案阅览室首先，提供便利，为档案利用者创造了阅览条件，首先，提供便利，为档案利用者创造了阅览条件，使档案利用者使用到最真实的档案资料；使档案利用者使用到最真实的档案资料；其次，便
146、于保护档案材料；其次，便于保护档案材料；再次，便于及时周转，提高利用率；再次，便于及时周转，提高利用率；最后，阅览室制定相关的规章制度能使档案保管更最后，阅览室制定相关的规章制度能使档案保管更加安全完善。加安全完善。2.提供档案外借提供档案外借提供档案外借是指为了满足利用档案者的特殊利用提供档案外借是指为了满足利用档案者的特殊利用需求，由档案利用者在办理档案借出手续批准后需求，由档案利用者在办理档案借出手续批准后暂时将档案原件或副本借出的一种形式。一般有暂时将档案原件或副本借出的一种形式。一般有对外和对内两种形式。对外和对内两种形式。n对于一般组织或机关内部工作人员如需借阅本单对于一般组织或机
147、关内部工作人员如需借阅本单位档案资料，需填写位档案资料，需填写档案与资料借阅单档案与资料借阅单（见（见图图9-2），并经主管领导批准后，到档案部门办理），并经主管领导批准后，到档案部门办理借出手续。档案工作人员按照规定，要求借阅人借出手续。档案工作人员按照规定，要求借阅人填写填写档案与资料借出登记簿档案与资料借出登记簿（见表（见表9-1），并），并对所填内容逐项核对无误后，方可将档案借出。对所填内容逐项核对无误后，方可将档案借出。3.举办档案展览举办档案展览n（1）档案展览的类型）档案展览的类型:长期展览、临时展长期展览、临时展览览n（2）档案展览的形式）档案展览的形式：固定展览、网上展：固定
148、展览、网上展览、巡回展览览、巡回展览n（3）档案展览的作用。）档案展览的作用。n（4）档案展览的举办程序）档案展览的举办程序n4.制发档案复制件制发档案复制件n5.制发档案证明制发档案证明n6.提供档案咨询服务提供档案咨询服务第九章第九章档案利用档案利用第二节第二节档案的开放档案的开放教学目标教学目标n1.了解档案开放的含义及其作用了解档案开放的含义及其作用n2.了解开放档案的方式。了解开放档案的方式。n教学重点教学重点了解开放档案的方式了解开放档案的方式n教学难点：教学难点：了解开放档案的方式了解开放档案的方式一、档案开放含义一、档案开放含义n档案开放是指档案馆对达到一定期限的档案，根档案开
149、放是指档案馆对达到一定期限的档案，根据国家档案相关法律法规的规定及保密制度，将据国家档案相关法律法规的规定及保密制度，将可以公开的档案向社会对外开放的过程。可以公开的档案向社会对外开放的过程。n中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法规定：规定：“国家档案馆国家档案馆保管的档案，一般应自形成之日起满三十年向社保管的档案，一般应自形成之日起满三十年向社会开放。经济、技术、科学、文化等类档案向社会开放。经济、技术、科学、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年，涉及国家安全会开放的期限，可以少于三十年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案
150、向社会开放的期限，可以多于三十年。会开放的期限，可以多于三十年。”二、开放档案的作用二、开放档案的作用n首先，开放档案有利于社会的发展，是现代社会首先，开放档案有利于社会的发展，是现代社会主义公民民主权利的具体体现。主义公民民主权利的具体体现。n其次，开放档案是对档案工作的重大转变。其次，开放档案是对档案工作的重大转变。开放档案使档案工作由封闭式状态到半封闭转向开开放档案使档案工作由封闭式状态到半封闭转向开放式状态，同时使档案工作由原来的单一收集、放式状态，同时使档案工作由原来的单一收集、整理等基础化工作方式逐渐转变为适应社会主义整理等基础化工作方式逐渐转变为适应社会主义现代化建设的对档案工作
151、的研究及利用方面上来，现代化建设的对档案工作的研究及利用方面上来，是档案工作中的一次重大转变。是档案工作中的一次重大转变。n最后，开放档案有利于推动档案的各项业务建设最后，开放档案有利于推动档案的各项业务建设。三、开放档案的方式三、开放档案的方式开放档案的解密开放档案的解密n（1）未进馆的）未进馆的1991年年1月月1日前形成的涉密档案，由各档案形成日前形成的涉密档案，由各档案形成机关、单位负责解密；对馆藏将满机关、单位负责解密；对馆藏将满30年的涉密档案，原档案形成年的涉密档案，原档案形成者认为仍属国家机密的，应当自该档案届满者认为仍属国家机密的，应当自该档案届满30年之日前年之日前6个月，
152、个月，以文件形式通知有关的档案行政机关或档案馆；过期未通知的，以文件形式通知有关的档案行政机关或档案馆；过期未通知的，由档案馆进行处置。由档案馆进行处置。n（2）1991年年1月月1日以后形成的涉密档案，未接到保密期限变更日以后形成的涉密档案，未接到保密期限变更通知的，自保密期限届满之日起，即自行解密。通知的，自保密期限届满之日起，即自行解密。n（3）各档案馆保存的经济、科学、文化类的涉密档案，有必要）各档案馆保存的经济、科学、文化类的涉密档案，有必要提前向社会开放的，应向档案形成机关发出要求提前解密的通知，提前向社会开放的，应向档案形成机关发出要求提前解密的通知，有关机关接到通知的半年内应予
153、以答复，否则，档案馆可根据有有关机关接到通知的半年内应予以答复，否则，档案馆可根据有关办理。关办理。n（4）撤销机关的，由承担其职能的单位负责；如无，则由档案）撤销机关的，由承担其职能的单位负责；如无，则由档案馆负责处理。馆负责处理。n（5）凡涉及下属内容的档案，均应控制使用，不可开放。）凡涉及下属内容的档案，均应控制使用，不可开放。凡涉及下属内容的档案，均应控制使用，凡涉及下属内容的档案，均应控制使用，不可开放。不可开放。n1）凡对社会开放会影响党内团结、党和国家机关工作正）凡对社会开放会影响党内团结、党和国家机关工作正常开展，危害国家安全、社会安定，损害国家利益的档案。常开展，危害国家安全
154、、社会安定，损害国家利益的档案。n2）凡对社会开放有损于个人形象、尊严、声誉、人身安）凡对社会开放有损于个人形象、尊严、声誉、人身安全的档案。全的档案。n3）凡对社会开放会影响两党、两国政党关系及其他对外）凡对社会开放会影响两党、两国政党关系及其他对外关系的档案。关系的档案。n4）凡对社会开放会削弱我国经济实力、科技实力的档案。）凡对社会开放会削弱我国经济实力、科技实力的档案。n5）机关、单位及个人移交、捐赠、寄存档案时明确提出）机关、单位及个人移交、捐赠、寄存档案时明确提出不能开放的档案。不能开放的档案。n6）其他会影响党和国家利益的，不宜对社会开放使用的）其他会影响党和国家利益的，不宜对社
155、会开放使用的档案档案2.开放档案的公布开放档案的公布n（1）开放档案的公布权。）开放档案的公布权。中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法规规定：属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者个人定：属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者个人公布；未经档案馆或者有关机关同意，任何组织和个人无公布；未经档案馆或者有关机关同意，任何组织和个人无权公布。权公布。集体和个人所有的档案，档案的所有者有权公布，但必须遵集体和个人所有的档案，档案的所有者有权公布，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。人的合法权益。n（2）公
156、布档案的公布方式。）公布档案的公布方式。中华人民共和国档案法实中华人民共和国档案法实施办法施办法规定：通过报纸、刊物、图书等出版物发表；通规定：通过报纸、刊物、图书等出版物发表；通过电台、电视台播放；陈列、展览档案或其复制件出版发过电台、电视台播放；陈列、展览档案或其复制件出版发行档案史料；公开出售复制件；散发或者张贴档案复件；行档案史料；公开出售复制件；散发或者张贴档案复件；在公共场合宣读、播放档案原文等。在公共场合宣读、播放档案原文等。第十章第十章档案编研档案编研第一节第一节大事记大事记教学目标教学目标n1了解编研工作的内容。了解编研工作的内容。n2熟悉大事记的概念、种类、选材标熟悉大事记
157、的概念、种类、选材标准和范围、结构及其编写要求准和范围、结构及其编写要求n3.掌握大事记的写法掌握大事记的写法n教学重点教学重点掌握大事记的写法掌握大事记的写法n教学难点：教学难点：大事记的体例和写法大事记的体例和写法n大事记是按时间顺序，简单记载在一大事记是按时间顺序，简单记载在一定范围（地区、领域、系统、人物）定范围（地区、领域、系统、人物）一定时期里历史发展进程中发生的重一定时期里历史发展进程中发生的重大事件的档案编写。大事件的档案编写。一、大事记的种类一、大事记的种类一是记载一个机关在一定时期内重要活动的机关大事记。一是记载一个机关在一定时期内重要活动的机关大事记。例如，例如，北京北京
158、局大事记局大事记(1949-1978)。二是记载国家或一个地区在一定时期内重大事件的国家或二是记载国家或一个地区在一定时期内重大事件的国家或地区大事记。例如，地区大事记。例如，中华人民共和国大事记中华人民共和国大事记(1949-1980)。三是按照一定专题记载国家或一定地区或一个机关在一定三是按照一定专题记载国家或一定地区或一个机关在一定时期内某一方面重大事件的专题大事记。例如，时期内某一方面重大事件的专题大事记。例如，日本日本军国主义侵华大事记军国主义侵华大事记。四是记载重要人物一生重要活动的个人生平大事记（通常四是记载重要人物一生重要活动的个人生平大事记（通常也称年谱也称年谱)。例如，。例
159、如，孙中山年谱孙中山年谱。二、大事记的选材二、大事记的选材1.大事的选择标准大事的选择标准（1）从影响方面分析。全局性、典型性的事件，对）从影响方面分析。全局性、典型性的事件，对现实工作和历史发展有重要影响的事件和活动为现实工作和历史发展有重要影响的事件和活动为大事。大事。（2）从特色方面分析。反映大事记对象的性质、任）从特色方面分析。反映大事记对象的性质、任务、主要职能活动等方面特点的事件和活动为大务、主要职能活动等方面特点的事件和活动为大事。事。（3）从背景方面分析。在大事记所记述的历史时期）从背景方面分析。在大事记所记述的历史时期中反映党和国家方针政策，反映本地区、本机关中反映党和国家方
160、针政策，反映本地区、本机关中心工作的事件和活动应作为大事。中心工作的事件和活动应作为大事。二、大事记的选材二、大事记的选材2.大事的选择范围大事的选择范围（1）组织的各种重要会议、重大活动情况。）组织的各种重要会议、重大活动情况。（2）组织领导人的各种重要活动情况；本组织主要领导成员的任）组织领导人的各种重要活动情况；本组织主要领导成员的任免、奖励情况。免、奖励情况。（3）以组织名义制定的方针政策、发布规定，作出的重要决定、）以组织名义制定的方针政策、发布规定，作出的重要决定、决议、规划。决议、规划。（4）本组织的成立、撤销，以及隶属关系、职权范围、内部机构）本组织的成立、撤销，以及隶属关系、
161、职权范围、内部机构的变动情况。的变动情况。（5）上级组织或上级领导对本组织的重要指示，以及上级领导到）上级组织或上级领导对本组织的重要指示，以及上级领导到本组织检查工作的重要活动情况。本组织检查工作的重要活动情况。（6）新闻媒体发表的关于本组织的经验、事故和批评的报道等。）新闻媒体发表的关于本组织的经验、事故和批评的报道等。（7）重大成果（如生产上的重大突破、科研上的重大发明创造、）重大成果（如生产上的重大突破、科研上的重大发明创造、重要产品等），经济建设、文化建设、科学技术的重大变革和成重要产品等），经济建设、文化建设、科学技术的重大变革和成就，以及重大公共设施的建设；本组织工作中出现的典型
162、事件、就，以及重大公共设施的建设；本组织工作中出现的典型事件、事故。事故。三、大事记的体例三、大事记的体例n大事记的体例包括编年体、分类编年体、纪事本末体、编大事记的体例包括编年体、分类编年体、纪事本末体、编年纪事本末结合体、大事记述体、纪传体等几种类型。年纪事本末结合体、大事记述体、纪传体等几种类型。n编写大事记一般采用的是编年记事体。即一事一记，逐年、编写大事记一般采用的是编年记事体。即一事一记，逐年、逐月、逐日的以时间发生的先后为序记叙。具体编排有两逐月、逐日的以时间发生的先后为序记叙。具体编排有两种方式：一是按时间顺序记述大事，如种方式：一是按时间顺序记述大事，如中国人民解放军中国人民
163、解放军80年大事记（年大事记（1927-2007）。二是按照事件性质分类后。二是按照事件性质分类后按时间记叙大事，如按时间记叙大事，如中华人民共和国大事记中华人民共和国大事记，即先分，即先分为政治经济军事文化教育中外关系为政治经济军事文化教育中外关系5大类，每类下再细分，大类，每类下再细分，然后大事按照年月日排列。然后大事按照年月日排列。四、大事记的结构四、大事记的结构大事记的结构包括题名、前言、目录、正文、注释等几部分。大事记的结构包括题名、前言、目录、正文、注释等几部分。1.题名题名题名有两种写法：一是综合性大事记，标题由单位名称、时间加题名有两种写法：一是综合性大事记，标题由单位名称、时
164、间加“大事记大事记”构成，如构成，如“局局2010年大事记年大事记”。二是专题性大事记，。二是专题性大事记，标标题则由单位名称、内容项目加题则由单位名称、内容项目加“大事记大事记”构成，如构成，如“总公司股总公司股份份改革大事记改革大事记”等。等。2.前言前言3.目录目录4.正文正文指系统编排的大事条目，是大事记的主体部分。正文包括大事时间指系统编排的大事条目，是大事记的主体部分。正文包括大事时间和大事内容，即时间、地点、人物、事件。和大事内容，即时间、地点、人物、事件。5.注释注释示示例例2011年大事记年大事记1月月9日，应国务委员兼国防部长梁光烈邀请，美国国防部长日，应国务委员兼国防部长
165、梁光烈邀请，美国国防部长罗伯特罗伯特盖茨对中国进行正式访问。盖茨对中国进行正式访问。1月月11日，中国的新一代隐形战斗机日，中国的新一代隐形战斗机歼歼20试飞成功。试飞成功。1月月11日，太中银铁路建成通车。日，太中银铁路建成通车。1月月11日，香港警务处处长曾伟雄在香港礼宾府宣誓就职。日，香港警务处处长曾伟雄在香港礼宾府宣誓就职。1月月14日，日，2010年度国家科学技术奖励大会在北京人民大会年度国家科学技术奖励大会在北京人民大会堂举行。中科院院士、中国工程院院士师昌绪和中国工程堂举行。中科院院士、中国工程院院士师昌绪和中国工程院院士王振义获院院士王振义获2010年度国家最高科学技术奖。年度
166、国家最高科学技术奖。五、大事记的编写要求五、大事记的编写要求1.一条一事一条一事2.大事突出大事突出3.要事不漏要事不漏4.真实准确真实准确5.因果清楚因果清楚6.文字简明文字简明档案编研档案编研第二节第二节组织沿革组织沿革教学目标教学目标n了解组织沿革的定义、类型、了解组织沿革的定义、类型、主要内容及其编写要求。主要内容及其编写要求。n熟悉组织沿革的体例、结构。熟悉组织沿革的体例、结构。n掌握组织沿革的写法掌握组织沿革的写法n教学重点教学重点掌握组织沿革的写法掌握组织沿革的写法n教学难点：教学难点：组织沿革的体例和写法组织沿革的体例和写法一、组织沿革的定义及类型一、组织沿革的定义及类型n组织
167、沿革是指系统地记述和反映某一独立组织的组织机构、组织沿革是指系统地记述和反映某一独立组织的组织机构、人员编制、体制变革等自身发展演变情况的一种档案参考人员编制、体制变革等自身发展演变情况的一种档案参考资料，也称组织机构沿革。资料，也称组织机构沿革。n类型：类型：机关组织沿革：主要记载一个机关及其内部组织机构和人员机关组织沿革：主要记载一个机关及其内部组织机构和人员的演变情况，如的演变情况，如山东省人民政府组织沿革山东省人民政府组织沿革。企业组织沿革。主要记载一个企业机构机制和人员演变等情企业组织沿革。主要记载一个企业机构机制和人员演变等情况，如况，如中国水电中国水电XX局组织沿革局组织沿革。地
168、区组织沿革。主要即在一定区域内如省、市、县、等所属地区组织沿革。主要即在一定区域内如省、市、县、等所属党政群各级组织的设置和变化，如党政群各级组织的设置和变化，如绵阳市志绵阳市志。系统组织沿革。主要记载一定专业系统如工业系统、农业系系统组织沿革。主要记载一定专业系统如工业系统、农业系统等所属组织的设置和变化，如统等所属组织的设置和变化，如新中国水利系统组织沿新中国水利系统组织沿革革。二、组织沿革的主要内容二、组织沿革的主要内容n第一，组织（地区或专业系统）的历史概况、建第一，组织（地区或专业系统）的历史概况、建制变更等情况。制变更等情况。n第二，组织的性质、任务、职权范围和隶属关系。第二，组织
169、的性质、任务、职权范围和隶属关系。n第三，组织内部组织机构的设置和人员编制的变第三，组织内部组织机构的设置和人员编制的变化情况。化情况。n第四，组织领导人的任免情况。第四，组织领导人的任免情况。n第五，组织名称的更改、办公地点的迁移等情况。第五，组织名称的更改、办公地点的迁移等情况。三、组织沿革的体例三、组织沿革的体例1编年法编年法这种体例是按照年度记述组织自身发展演变的情况，先将材这种体例是按照年度记述组织自身发展演变的情况，先将材料按年度分开，然后每个年度中再分别记述各方面的情况。料按年度分开，然后每个年度中再分别记述各方面的情况。2系列法系列法这种体例是以组织机构或组织建设问题为线条，形
170、成各个系这种体例是以组织机构或组织建设问题为线条，形成各个系列，在编写时，先按照系列再按照年度顺序分别记述。列，在编写时，先按照系列再按照年度顺序分别记述。3阶段法阶段法这种体例是根据组织发展变化的特点，将其划分为若干历史这种体例是根据组织发展变化的特点，将其划分为若干历史阶段，再在每个阶段中分别记述各方面的情况。阶段，再在每个阶段中分别记述各方面的情况。四、组织沿革的结构四、组织沿革的结构组织沿革的结构一般包括组织沿革的结构一般包括序言、正文和附录序言、正文和附录三部分。三部分。序言是说明编写的目的、体例、时间、材料的来源和序言是说明编写的目的、体例、时间、材料的来源和历史沿革概况等。历史沿
171、革概况等。正文是组织机构沿革的主体，主要说明机构的成立和正文是组织机构沿革的主体，主要说明机构的成立和调整、机构的职权范围、机构的隶属关系、编制情况、调整、机构的职权范围、机构的隶属关系、编制情况、机构设置等方面的情况。机构设置等方面的情况。附录是补充说明正文所涉及的有关材料。如图片、复附录是补充说明正文所涉及的有关材料。如图片、复制件等。附录附在正文的后面，起到补充说明的作用。制件等。附录附在正文的后面，起到补充说明的作用。五、组织沿革的编写要求五、组织沿革的编写要求第一，真实可靠。第一，真实可靠。第二，全面完整。第二，全面完整。第三，清晰简明。第三，清晰简明。北京大学历史沿革北京大学历史沿
172、革北京大学创于北京大学创于1898年，初名京师大学堂，是第一所国立综合性大学，也是当年，初名京师大学堂，是第一所国立综合性大学，也是当时中国的最高教育行政机关。辛亥革命后，于时中国的最高教育行政机关。辛亥革命后，于1912年改为现名。年改为现名。1917年，著名教育和民主主义革命家蔡元培出任北京大学校长，他年，著名教育和民主主义革命家蔡元培出任北京大学校长，他“循思想循思想自由原则、取兼容并包之义自由原则、取兼容并包之义“，对北京大学进行了思想解放和学术繁荣，北京大，对北京大学进行了思想解放和学术繁荣，北京大学从此日新月异。陈独秀、李大钊、毛泽东以及鲁迅、胡适等一批杰出人才都曾学从此日新月异。
173、陈独秀、李大钊、毛泽东以及鲁迅、胡适等一批杰出人才都曾在北京大学任职或任教。在北京大学任职或任教。1937年卢沟桥事变后，北京大学与清华大学、南开大学南迁长沙，共同组成年卢沟桥事变后，北京大学与清华大学、南开大学南迁长沙，共同组成长沙临时大学。长沙临时大学。1938年初，临时大学迁往昆明，改称国立西南联合大学。西南联大汇聚三校年初，临时大学迁往昆明，改称国立西南联合大学。西南联大汇聚三校菁华，以刚毅坚卓精神，维系中华教育命脉。抗战胜利后，北京大学返回故园，菁华，以刚毅坚卓精神，维系中华教育命脉。抗战胜利后，北京大学返回故园，于于1946年年10月正式复学。月正式复学。中华人民共和国成立后，全国
174、高校于中华人民共和国成立后，全国高校于1952年进行院系调整，北京大学成为一年进行院系调整，北京大学成为一所以文理基础教学和研究为主的综合性大学，为国家培养了大批人才。据不完全所以文理基础教学和研究为主的综合性大学，为国家培养了大批人才。据不完全统计，北京大学的校友和教师有近统计，北京大学的校友和教师有近400位两院院士，中国人文社科界有影响的人位两院院士，中国人文社科界有影响的人士相当多也出自北京大学，并且产生了一批重大研究成果。士相当多也出自北京大学，并且产生了一批重大研究成果。2000年年4月月3日，北京大学与原北京医科大学合并，组建了新的北京大学。日，北京大学与原北京医科大学合并，组建
175、了新的北京大学。档案编研档案编研第三节第三节基础数字汇编基础数字汇编教学目标教学目标n1.了解基础数字汇编的定义、类型及了解基础数字汇编的定义、类型及其编写要求。其编写要求。n2.熟悉基础数字汇编的结构、形式。熟悉基础数字汇编的结构、形式。n3.掌握表格式基础数字汇编。掌握表格式基础数字汇编。n教学重点教学重点掌握表格式基础数字汇编掌握表格式基础数字汇编n教学难点：教学难点：基础数字汇编的结构、形式基础数字汇编的结构、形式一、基础数字汇编的种类一、基础数字汇编的种类1.综合性统计数字汇编综合性统计数字汇编即系统反映某一单位、某一地区、某一专业系统全面情况的基础数字汇编。如县基础数字汇编，包括土
176、地面积、人口统计、工农业生产、文化教育等内容，范围广，篇幅大。2.专题性基础数字汇编专题性基础数字汇编即系统反映某一方面基本情况的基础数字汇编。如县农业基础数字汇编。专题性基础数字汇编相对而言范围较小，可根据需要确定专题的范围和内容。二、基础数字汇编的结构二、基础数字汇编的结构封面封面：由标题、编制单位、编印日期等组成。其中标题是由基础数字汇编的总由标题、编制单位、编印日期等组成。其中标题是由基础数字汇编的总标题、记述的时间范围、编者构成（如标题、记述的时间范围、编者构成（如学校基础数字汇编（学校基础数字汇编（1998-2009年）年），编印日期要用中文写全称（大写），凡属），编印日期要用中文
177、写全称（大写），凡属“内部印发内部印发”、“秘密秘密”等等注意注意事项应在封面左上角标明。事项应在封面左上角标明。编辑说明编辑说明：主要说明编辑的原因、目的、任务和所编材料的用途，阐述选编范主要说明编辑的原因、目的、任务和所编材料的用途，阐述选编范围和取材标准，存在问题等有关说明。围和取材标准，存在问题等有关说明。目录目录：是按专题或时间顺序编排，包括顺序号、题名、页号组成。是按专题或时间顺序编排，包括顺序号、题名、页号组成。正文正文：基础数字汇编的主体，主要是各种数量概念和数量关系，通常称为数列。：基础数字汇编的主体，主要是各种数量概念和数量关系，通常称为数列。一个数列一般可以包含一个数列一
178、般可以包含4个方面的具体内容：统计对象、时间范围或空间范围、个方面的具体内容：统计对象、时间范围或空间范围、统计指标和统计数值。统计指标和统计数值。附录附录：与正文内容有关的图片、照片或文字等。：与正文内容有关的图片、照片或文字等。三、基础数字汇编的形式三、基础数字汇编的形式1文字叙述式文字叙述式用文字叙述的方法来记述和说明各种数列的客观内容、彼此间的用文字叙述的方法来记述和说明各种数列的客观内容、彼此间的关系以及有关事项。其优点是便于表达各种关系，便于阅读和口关系以及有关事项。其优点是便于表达各种关系，便于阅读和口头陈述。它由头陈述。它由“标题标题”“前言前言”“数列数列”和和“说明说明”四
179、个部分构四个部分构成。成。2表格式表格式用列表的方法来记述和说明各种数列的客观内容及其相互关系。用列表的方法来记述和说明各种数列的客观内容及其相互关系。表格式在各种基础数字汇编中应用最为广泛。其优点是数列条理表格式在各种基础数字汇编中应用最为广泛。其优点是数列条理清楚，信息容量大，可处理较复杂的比较关系。清楚，信息容量大，可处理较复杂的比较关系。3图示式图示式就是以形象直观的图形来揭示一定的数列内容及其相互关系。其就是以形象直观的图形来揭示一定的数列内容及其相互关系。其优点是形象直观，一目了然。常见的柱形图、折线图、饼图等优点是形象直观，一目了然。常见的柱形图、折线图、饼图等四、数字汇集的编写
180、要求四、数字汇集的编写要求首先，首先，在材料选择上要充分利用档案中的原始统计在材料选择上要充分利用档案中的原始统计报表或财务报表，以确保所选的材料准确性。报表或财务报表，以确保所选的材料准确性。其次，其次，在统计数据上要有统一性，准确。在统计数据上要有统一性，准确。再次，再次，选题要典型。涉及的年限、数据体系要具有选题要典型。涉及的年限、数据体系要具有代表性。代表性。最后，最后，要根据实际工作的变化和统计内容的变化，要根据实际工作的变化和统计内容的变化，及时调整所选用的有关统计的数据，以确保数据汇及时调整所选用的有关统计的数据，以确保数据汇编的实用性，全面、准确的放映单位的情况。编的实用性，全
181、面、准确的放映单位的情况。档案编研档案编研第四节第四节其他几种档案编研其他几种档案编研形式简介形式简介教学目标教学目标了解现行文件汇编、档案文摘汇编、专了解现行文件汇编、档案文摘汇编、专题概要、全宗指南、会议简介等档案编题概要、全宗指南、会议简介等档案编研形式。研形式。教学重点教学重点了解现行文件汇编、档案文摘汇编、专了解现行文件汇编、档案文摘汇编、专题概要、全宗指南、会议简介等档案编题概要、全宗指南、会议简介等档案编研形式。研形式。一、档案文件汇编一、档案文件汇编档案文献汇编的内容可是建国前形成的历史档案，档案文献汇编的内容可是建国前形成的历史档案，也可是建国后各类型档案，前者通常被称为档案
182、史也可是建国后各类型档案，前者通常被称为档案史料汇编，如料汇编，如日本帝国主义侵略上海罪行史料汇日本帝国主义侵略上海罪行史料汇编编。后者则被称为现行档案文件汇编，如后者则被称为现行档案文件汇编，如十一届三中十一届三中全会以来重要文件汇编全会以来重要文件汇编。在档案工作中，主要是。在档案工作中，主要是针对现行档案进行汇编针对现行档案进行汇编。现行文件汇编主要包括以下几种：现行文件汇编主要包括以下几种：n法规文件汇编：分为综合性和专题性汇编，一般应由有权制定法规文件汇编：分为综合性和专题性汇编，一般应由有权制定法规的机关进行编辑出版，具有权威性、准确性和资料性等特法规的机关进行编辑出版，具有权威性
183、、准确性和资料性等特点。点。n重要文件汇编：指方针政策性和领导指导性的文件汇编。重要文件汇编：指方针政策性和领导指导性的文件汇编。n发文汇编：将本单位或机关在职能活动中形成的原始文件，或发文汇编：将本单位或机关在职能活动中形成的原始文件，或者是将原始文件复制件汇集装订起来，按发文字号排列汇编成者是将原始文件复制件汇集装订起来，按发文字号排列汇编成册的一种一次加工档案编研成果。册的一种一次加工档案编研成果。n专题汇编：将集中反映同一问题的文件汇编成册的一种一次加专题汇编：将集中反映同一问题的文件汇编成册的一种一次加工档案编研成果。形式多样，可以根据不同的专题、不同的表工档案编研成果。形式多样，可
184、以根据不同的专题、不同的表达方式编制成形式多样的专题汇编。达方式编制成形式多样的专题汇编。n会议文件汇编：一般是由召开会议的机关编制。会议文件汇编：一般是由召开会议的机关编制。n公报、政报：主要是有关方针政策的规定性、领导指导性文件公报、政报：主要是有关方针政策的规定性、领导指导性文件（正式文件）。（正式文件）。二、档案文摘汇编二、档案文摘汇编n档案文摘汇编是根据一定的需要，按照确定的题档案文摘汇编是根据一定的需要，按照确定的题目，收集并选择具有参考价值的档案文献，按照目，收集并选择具有参考价值的档案文献，按照一定的体例和要求进行加工编排而成为彼此之间一定的体例和要求进行加工编排而成为彼此之间
185、具有内在联系的一个有机集合体。档案文摘汇编具有内在联系的一个有机集合体。档案文摘汇编具有信息密度高、容量大、报道及时的特点，是具有信息密度高、容量大、报道及时的特点，是一种档案的二次文献形式，有时可以作为一种检一种档案的二次文献形式，有时可以作为一种检索工具。索工具。n比较常见的档案文摘汇编形式有学术论文文摘汇比较常见的档案文摘汇编形式有学术论文文摘汇编、科技成果文摘汇编、专题档案文摘汇编。编、科技成果文摘汇编、专题档案文摘汇编。三、专题概要三、专题概要n专题概要是简明扼要的记述说明某一方面的工作、专题概要是简明扼要的记述说明某一方面的工作、生产或其他社会现象和自然现象产生、发展、变生产或其他
186、社会现象和自然现象产生、发展、变化情况的一种档案参考资料。化情况的一种档案参考资料。n专题概要的种类：专题概要的种类：会议简介会议简介产品、工程设备、科技项目产品、工程设备、科技项目简介地区（机关）综合情况简介简介地区（机关）综合情况简介专门问题简介专门问题简介四、全宗指南四、全宗指南n全宗指南是以文章叙述的形式，介绍和揭全宗指南是以文章叙述的形式，介绍和揭示档案馆（室）所保存的某一个全宗档案示档案馆（室）所保存的某一个全宗档案内容和成分及其利用价值的一种材料。通内容和成分及其利用价值的一种材料。通常由全宗构成者沿革简介、全宗档案的内常由全宗构成者沿革简介、全宗档案的内容与成份及有关辅助材料三
187、部分组成。容与成份及有关辅助材料三部分组成。n全宗指南主要有三类：一是机关、团体、全宗指南主要有三类：一是机关、团体、企事业单位全宗指南；二是联合全宗指南企事业单位全宗指南；二是联合全宗指南与档案汇集介绍；三是人物全宗指南。与档案汇集介绍；三是人物全宗指南。五、会议简介五、会议简介n会议简介是将会议的全过程简明扼要地记述，从会议简介是将会议的全过程简明扼要地记述，从而反映出会议的基本情况的一种参考资料。而反映出会议的基本情况的一种参考资料。n主要内容包括：召开会议单位、会议名称、地点、主要内容包括：召开会议单位、会议名称、地点、时间、主持人、参加人员、讨论问题与贯彻执行时间、主持人、参加人员、
188、讨论问题与贯彻执行情况等。情况等。第十一章第十一章档案登记与统计档案登记与统计n学习目标学习目标n了解档案登记的基本概念、内容和重点n掌握档案登记工作的工作形式n了解档案统计的基本概念n掌握档案统计工作的基本要求和步骤第十一章第十一章档案登记与统计档案登记与统计n第一节档案登记工作第一节第一节档案登记工作档案登记工作n教学目标n1.了解档案登记的基本概念、内容和重点n2.掌握档案登记工作的主要形式第一节第一节档案登记工作档案登记工作教学重点教学重点n1.档案状况登记的主要形式n2.档案工作登记的主要内容教学难点：教学难点：档案状况登记与档案工作登记的联系和区别第一节第一节档案登记工作档案登记工
189、作n档案登记n是指利用簿、册、表、单等形式，对档案的接收、移交、鉴定、保管、利用、销毁等情况进行随时随地记载的工作。档案登记是档案统计的基础，档案登记成果是档案统计的重要素材，两者之间的关系极为紧密。第一节第一节档案登记工作档案登记工作n档案登记工作可分为档案状况登记和档案工作登记两大部份。n一、档案状况登记一、档案状况登记n档案状况登记是对档案的数量、存在与保管的状态、档案变化情况进行的登记。进行登记的具体形式包括以下几种。第一节第一节档案登记工作档案登记工作n1.案卷目录与卷内文件目录案卷目录与卷内文件目录n案卷目录与卷内文件目录在档案管理中具有多重性质和作用。它们是两种最基本的登记记录，
190、反映着档案的数量与存在状态。案卷目录记录每一个案卷的基本情况，卷内文件目录记录每一份档案文件的基本情况，这两种目录的总体又记录着所有案卷及文件的总数量与总体秩序和状态。案卷目录和卷内文件目录的登记格式分别见表11-1、表11-2。第一节第一节档案登记工作档案登记工作序号文 号责任者题名日期页次备注序号档号案卷题名案卷起止日期件数页数保管期限备注表表11-1 案卷目录表案卷目录表11-2 卷内文件目录卷内文件目录第一节第一节档案登记工作档案登记工作n2.档案接收登记簿档案接收登记簿n专门记录档案进入规模较大的档案馆（库、室）的簿册式登记形式。它以档案进入的次数为单位进行登记，即每接收一次，都要登
191、记一个条目。登记格式见表11-3。n表11-3档案接收登簿顺序号收进日期移交单位文据（名称日期、号数）全宗（或一部份名称）所属年度数量档案状况简要说明全宗号备注案卷米第一节第一节档案登记工作档案登记工作n3.档案成份和数量变化情况报告表档案成份和数量变化情况报告表n这是档案馆（室）向档案行政管理机关报送的一种登记表，旨在报告所管现档案（以全宗为单位）的变化情况。登记格式见表11-4。n表11-4档案成份和数量变化情况表全宗号全宗名称新收进移出年12月31日全宗内档案总数备注组织机构（类别名称）年度组织机构（类别名称）年度已整理编目未整理编目（米）卷米第一节第一节档案登记工作档案登记工作n4.全
192、宗名册n档案馆和规模较大且保管了多个全宗的档案室，对其所管全宗进行逐个登记时需要使用全宗名册。登记格式见表11-5。n表11-5全宗名册全宗号初次入馆日期全宗名称移出说明备注第一节第一节档案登记工作档案登记工作n5、全宗单n详细登记每一个全宗的登记形式。主要用于档案馆和保存较多全宗的档案室，其形式为单页。每一张全宗单登记一个全宗的详细情况，且登记内容比全宗名册要详细得多。其格式见表11-6。n表11-6全宗单全总名称的起止日期全总名称全宗初次入馆日期全宗卡片包送情况档案检索工具及其编制说明旧全宗号备注第一节第一节档案登记工作档案登记工作n6.案卷目录登记簿n是档案馆（室）以案卷目录的本、册为单
193、位，对所有全宗案卷目录进行的登记，每一本、册案卷登记为一个条目。登记格式见表11-7。n表11-7案卷目录登簿顺序号全宗号目录号目录名称所属年度案卷数量目录页数目录份数移出说明备注第一节第一节档案登记工作档案登记工作n7.档案总登记簿n全面系统地记录反映档案的收进、移出及数量变化情况。登记格式见表11-8。n表11-8档案总登记簿顺序号全宗号目录号目录名称所属年度案卷数量目录页数目录份数移出说明备注第一节第一节档案登记工作档案登记工作n二、档案工作登记二、档案工作登记n档案工作登记则是对档案工作过程中的重要情况和工作行为、事实、数据进行的登记。档案资源开发、提供利用情况，是档案登记工作的重点内
194、容。第一节第一节档案登记工作档案登记工作n1.档案出入库登记档案出入库登记n这是档案借阅登记的辅助手段，也是档案库房管理的具体手段。登记簿放置在库房入口或库房中的固定位置，只要发生档案调出或归入，均应进行登记。登记格式见表11-9。n表11-9档案出库登记表出库日期出库时间（时刻）档号数量原因（用途）经手人备注第一节第一节档案登记工作档案登记工作n2.档案清点、检查登记n档案清点、检查登记是指在对档案进行定期或不定期的清点、检查过程中，及清点、检查完毕之后所进行的档案登记。登记格式见表11-10。n表11-10档案清点、检查登记簿日期清点检查的原因过程所发现的问题结论经手人备注第一节第一节档案
195、登记工作档案登记工作n3.档案借出登记n档案被借出档案机构之外时需填写档案借出登记簿，此登记簿档案馆和档案室均可使用。登记格式见表11-11。n表11-11档案借出登记簿序号日期单位案卷或文件题名利用目的数量借出人 签字档案馆 经手人归 还日期归还人 签字档案馆 经手人累 计借出档案数量借阅人次第一节第一节档案登记工作档案登记工作n4.档案利用效果登记n档案利用登记簿是一种全面、系统地记录档案提供利用情况的综合性登记。它既是档案机构记录、掌握提供利用情况的一种登记形式，同时又是档案机构向利用者具体提供档案时履行交接手续的一种交接凭据。格式见表11-12。n表11-12档案利用效果登记表。单位姓
196、名案卷及文件题名利用目的利用效果第一节第一节档案登记工作档案登记工作n5.档案销毁登记n对经过鉴定，被批准同意销毁的档案及其销毁过程进行的登记。登记格式见表11-13。n表11-13档案销毁清册n顺序号案卷或文件题名起止日期案卷号或文件字号数量规定保管年限已保管年限备考n6.档案利用效果登记n利用效果登记实质上是档案机构对每一次利用的成果所进行的跟踪调查。这种登记是对档案利用效果的一种信息反馈，对于档案机构调整、改进自己的工作具有重要意义。格式见表11-14。n表11-14档案利用效果登记n日期：年月日单位姓名案卷及文件题名利用目的利用效果第十一章第十一章档案登记与统计档案登记与统计n第二节档
197、案统计工作第二节第二节档案统计工作档案统计工作n教学目标n1.了解档案统计的基本概念n2.掌握档案统计工作的基本要求和步骤第二节第二节档案统计工作档案统计工作教学重点n1.档案统计工作的要求n2.档案统计工作步骤教学难点：1.档案统计工作的专业要求2.确定档案统计指标第一节第一节档案登记工作档案登记工作n档案统计n就是以表册、数字的形式，揭示档案和档案工作的有关情况，主要包括档案及其管理状况统计和档案事业的组织与管理状况统计等内容。它是档案管理工作的重要组成部分，它的基本任务，就是对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析，提供统计资料，实行统计监督。第二节第二节档案统计工作档案统计工作
198、第二节第二节档案统计工作档案统计工作n1.档案统计的类别档案统计的类别n从统计的对象来看，包括堆档案实体及其管理状况的统计，以及对档案事业的组织与管理状况的统计两大类型。n从统计范围看，包括：一，全国档案工作基本情况统计；二，专业系统档案工作情况统计；三，地方（包括省、市、地、县各级）档案工作基本情况统计；四，档案馆、档案室档案工作情况统计。n一、档案统计的类别和形式一、档案统计的类别和形式第二节第二节档案统计工作档案统计工作n2.档案统计的形式档案统计的形式n档案统计主要有两种形式：一种是专门调查统计，另一种是采用基本情况统计报表。n所谓专门调查统计，就是根据特殊需要，制发专门表格，单独对某
199、一方面的工作和情况进行调查统计。专门调查统计的选题和调查项目应根据工作的需要具体确定。n基本统计统计报表则是随着档案馆统计工作的发展所建立起来的档案馆工作制度，制定了一整套统一的档案馆基本情况统计报表。第二节第二节档案统计工作档案统计工作n二、档案统计工作的要求n档案统计工作的要求包括一般统计工作的基本要求和档案统计工作的专业要求两个层次。第二节第二节档案统计工作档案统计工作n1.一般统计工作的基本要求一般统计工作的基本要求n一是坚持重要性原则。主要体现在统计对象及其统计项目的选择确定上。统计对象和统计项目应有相当程度的重要性，或说应有对其进行统计的必要性。n二是坚持可量化原则。实施统计的重要
200、领域及其重要因素，必须是可进行量的描述与量化研究的。第二节第二节档案统计工作档案统计工作n三是坚持科学化原则。统计工作的一切方法、环节及其结果尽量符合、反映客观实际。n四是坚持真实性原则。指统计工作所获取的各种原始数据及其整理、分析出的数据、结果必须真实可靠，具有客观真实性。n五是坚持规范化、体系化、制度化原则。第二节第二节档案统计工作档案统计工作n2.档案统计工作的专业要求n首先，统计对象应选择确定足以反映档案工作整体状况的基本方面和关键性因素。如档案、档案工作人员、档案工作机构的数量、质量、状态、发展变化趋势；档案工作设备、经费、工作水平与状况、社会效益；档案被利用的情况，在社会中发挥作用
201、的情况等，应成为实施统计的对象。第二节第二节档案统计工作档案统计工作n其次，具体统计项目（指标）的设置、统计方法上的使用应力求对上述各方面情况有精确具体的描述。例如，档案数量的计量单位，在使用传统的“卷”的同时，又使用“米”（指排架长度），就可以较具体精确的反映其空间占有状态，为解决库房、装具的配备提供具体的数量概念。n最后，根据档案工作量大、工作周期长，各档案机构情况复杂、差别较大且互相独立性较强等特点，适当控制统计工作规模、类型及其频率三、档案统计工作步骤三、档案统计工作步骤n第一步，要明确统计工作的目的、任务。这是为了发现本档案室管理工作中存在的问题，得出既定性又定量的正确认识，以便为采
202、取措施解决问题改进工作的决策提供科学依据。n第二步，要确定统计指标。应当根据统计的目的、任务来确定统计指标。档案统计指标就是反映档案工作领域中总体现象的数量概念和数值。它是由指标名称和指标数值两部分组成。统计指标数值一般使用绝对数、相对数、平均数三种。n三、档案统计工作步骤三、档案统计工作步骤三、档案统计工作步骤n确定档案统计指标时要坚持以下原则：确定档案统计指标时要坚持以下原则：n第一，统计指标的选定必须与档案工作中一定数量表现联系在一起；n第二，选定时要注意统一性和稳定性；n第三，统计指标要具有可比性；n第四，统计指标运用平均数必须遵循总体同质性的原则，既必须是同类现象才能用平均数。三、档
203、案统计工作步骤三、档案统计工作步骤n第三步，要调查获得统计指标数据。这是根据已经确定的统计指标，从有关的簿册、表格中获取统计指标数值。n第四步，分析、整理统计指标。分析统计指标，是对统计指标数值进行分析、研究，从中发现趋向性和规律性的认识，进而形成明确的统计结论。n第五步，撰写统计分析报告。将统计分析结果撰写成统计分析报告。报告中应当说明报告的目的、统计数据的来源、统计分析的要点，列出统计表，然后指明统计结论。统计分析报告应等呈送领导人，为其决策提供信息支持。第一节第一节科技档案管理科技档案管理n引入:现在大家看到的是学校女生宿舍设计图，就是基本建设档案，是科技档案的一种，今天我们就学习科技档
204、案的管理知识科技档案是什么？ 即科学技术档案。是事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应归档保存的科技文件材料。这些科技文件材料主要是记录和反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式的技术文件。科技档案管理科技档案管理科技档案有如下的显著特点科技档案有如下的显著特点n一是专业性强n二是类型多样n三是关系密切（档案材料是一整套 ）科技档案管理科技档案管理科技档案的类型科技档案的类型n按信息载体和表达形式分分类标准分类标准类型类型说明说明信息载体与表达形式科技图样又称图纸，是按国家规定的制图标准，绘制在一定载体平面上
205、的表示物体、建筑物、构筑物的形状、结构、大小或其他自然现象的几何图形按其产生领域可划分为机械图样、建筑图样、地质图样、气象图样、农业图样、测绘图样、天文图样、水文图、地震图、环保图样等按绘制手段、制成材料和用途的不同可划分为草图、原图、底图、副底图、复印图、空白图等科技目录和表格材料用表格形式填入文字和数字而形成的一种科技文件材料科技文字材料用文字、数据及其他符号来表示和传递科技信息，记录科技活动及其成果的科技文件材料科技声像材料在科技活动中形成的照片、影片、录像等视听型的文件材料科技档案管理科技档案管理科技档案的类型科技档案的类型n按专业领域分分类标准分类标准类型类型说明说明专业领域工业生产
206、技术档案在工业产品的设计、研制和生产、制造活动中形成的科技档案。显著特点是以型号成套，一般包括技术任务书、设计和研制文件、工作图（底图和蓝图）、工艺文件、检验文件、定型和总结文件等农业科技档案在农、林、牧、渔各行业的生产技术活动中形成的档案。农业科技档案种类繁多，综合性较强，包括种子档案、作物栽培档案、植物保护档案、林业档案、畜牧档案、水产档案及农业生态环境和农业区划档案等基本建设档案在农、林、牧、渔各行业的生产技术活动中形成的档案。农业科技档案种类繁多，综合性较强，包括种子档案、作物栽培档案、植物保护档案、林业档案、畜牧档案、水产档案及农业生态环境和农业区划档案等科技档案管理科技档案管理科技
207、档案的类型科技档案的类型n按记录媒体分期分类标准分类标准类型类型说明说明记录媒介科技电子文件计算机应用于科技生产活动后的产物，指能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传递的数字代码序列。包括各种类型的图像文件、图形文件、数据文件、文字处理文件、程序文件等科技纸质材料采用传统的纸张记载科技信息而形成的各种科技档案文件科技档案管理科技档案管理科技档案的收集工作科技档案的收集工作n科技档案的收集工作：收集工作是科技档案工作的基础，是保证科技档案完整、准确、系统、安全的重要前提1.科技档案收集的基本要求一要注意在法律法规的指导下进行收集，遵循集中统一管理的原则
208、；二要遵循科技档案的自然形成规律，确定适当的收集归档制度；三要保证科技档案的质量，保证科技档案的完整、准确、系统。科技档案管理科技档案管理科技档案的收集工作科技档案的收集工作2. 科技档案收集的基本方法（1）建立与单位情况相适应的科技档案制度，保证科技档案管理秩序。（2）在科技活动开始之前的筹备、申报等工作中，档案管理部门和人员应对科技档案的数量、质量要求、立档单位、移交时间等提出明确要求，作为科技档案接收时的依据。（3）在科技项目或工作正式运作过程中，档案管理部门和人员应负责组织、监督和检查有关单位（如勘察、设计、施工、监理等单位）科技档案的形成、积累、整理、移交工作，做到边施工边收集边整理
209、。（4）在科技项目或工作结束之后，档案管理部门和人员应参与到科技成果的评审、检查、验收等工作中，对与科技成果相关的档案材料及时收集（5）档案人员参加新购各类设备的验收，覆行签字手续，并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集科技档案管理科技档案管理科技档案归档要求科技档案归档要求n1. 归档基本要求1）归档的文件材料应为原件。2）归档的文件材料内容必须齐全、完整、准确、系统。3）文件材料应采用耐久性强的书写材料书写，不得使用易褪色的书写材料，否则必须复印。4）文件材料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。5）图纸应折叠或使用A4纸张，所有竣工图均应在图标栏上方空白处加
210、盖竣工图章，竣工图章应使用不易褪色的红印泥。6）组卷所用的各种目录、表格、封面（底）、卷盒一律采用符合档案行业标准的产品。科技档案管理科技档案管理科技档案归档要求科技档案归档要求n2. 归档时间要求1）基建档案。工程前期文件（依据性、基础性文件）在工作完成后一次性归档。施工、监理、竣工文件视工程规模确定归档时间，规模较小的工程可在竣工验收后三个月内一次性立即归档，规模大、周期长的工程可按在通过单项验收后归档。2）设备、仪器档案。大型设备应在安装、调试成功，交付使用时归档，小型设备仪器开箱验收时即可归档。3）科研课题档案。一般情况，在研究结束并完成成果鉴定后归档。研究周期长的课题可按阶段归档或按
211、年度归档。4）产品、工艺档案。一般应在产品定型验收、正式投产时归档，也可视周期长短分阶段归档。科技档案管理科技档案管理科技档案归档要求科技档案归档要求n3. 归档份数n基建档案一般不少于2套，一套（原件）由建设单位保管，一套（原件）移交当地城建档案馆。其他档案一般归档1套，较重要的和利用频繁的文件材料可根据实际情况增加归档份数。n4. 归档手续n档案交接时，应编制移交清单，一式两份，交接双方签字、盖章后方可交接。科技档案管理科技档案管理科技档案归档要求科技档案归档要求n4. 归档手续1）基建档案。工程前期文件（依据性、基础性文件）在工作完成后一次性归档。施工、监理、竣工文件视工程规模确定归档时
212、间，规模较小的工程可在竣工验收后三个月内一次性立即归档，规模大、周期长的工程可按在通过单项验收后归档。2）设备、仪器档案。大型设备应在安装、调试成功，交付使用时归档，小型设备仪器开箱验收时即可归档。3）科研课题档案。一般情况，在研究结束并完成成果鉴定后归档。研究周期长的课题可按阶段归档或按年度归档。4）产品、工艺档案。一般应在产品定型验收、正式投产时归档，也可视周期长短分阶段归档。第二节第二节人事档案管理人事档案管理n引入:现在大家看到的是企业的一些员工的档案资料(大学学籍表、入党申请书、职称表)，这是哪类档案？什么人事档案？人事档案是专门档案的一种，是组织、人事、劳动等管理部门或其他有关部门
213、在人事管理活动中形成的，关于个人经历、思想品德、学识能力、工作业绩的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格以及其他形式的记录资料 人事档案管理人事档案管理人事档案的特点人事档案的特点n人事档案具有真实性、全面性、动态性和保密性的特点人事档案具有真实性、全面性、动态性和保密性的特点n真实性是指人事档案材料的来源、内容以及形式必须符合实际，能够客观反映当事人的基本情况，这是人事档案最重要的特征；n全面性指人事档案能够概括反映当事人各方面的信息，为了解对象提供比较完善的信息；n动态性指档案内容会随着当事人的工作与生活情况发生变化；n保密性是指人事档案往往会涉及当事人的个人或家庭隐私，甚至会涉
214、及到单位或国家的秘密，因此在提供利用时必须做好保密工作人事档案管理人事档案管理人事档案的作用人事档案的作用n一是能够帮助了解、考察员工，作为对其进行基本评价的依据；n二是能够作为解决当事人个人问题的凭证；n三是为澄清历史事实、编写人物传记以及专业史料提供宝贵的素材。人事档案管理人事档案管理人事档案的分类人事档案的分类n我国的人事档案往往根据当事人身份分为学生档案、工人档案、干部档案和军人档案四大类。主体是干部档案和工人档案人事档案管理人事档案管理人事档案材料的归档范围人事档案材料的归档范围n人事档案具有动态性的特点,具体归档的材料有：n第一类，履历材料：如职工简历表、履历表，各类登记表，个人简
215、历材料，更改姓名的有关材料；n第二类，自传及属于自传性质的材料。n第三类，鉴定(含自我鉴定)、考察、考核材料；n第四类，评定岗位技能和学历材料；n第五类，政审材料：入党、入团、参军、出国等政审材料，更改年龄和参加工作时间的组织审查意见；n第六类，加入党团组织的材料；n第七类，奖励材料：各类先进人物登记表，先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。n第八类，违犯党纪、政纪、国法等材料：如处分决定、查证核定报告、本人对处分的意见和检查交待材料、通报材料；法院审判工作形成的判决书等。n第九类，招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料。n第十类，其他可供组织参考
216、的有保存价值的材料，如残疾体检表、残疾等级材料、非正常死亡的调查报告及遗书等。人事档案管理人事档案管理人事档案的归档要求人事档案的归档要求n人事档案材料,必须统一使用标准16开规格的办公用纸,不得使用圆珠笔,铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。n凡归档材料不符合要求,必须返回经办部门补齐或补办手续,达到要求后,方可归档。人事档案管理人事档案管理档案材料要求档案材料要求n归档的人事档案必须是原件,各部门不得以任何理由积压截留档案材料。必须是办理完毕的正式文件材料。n归档材料应真实,完整齐全,文字清楚,对象明确,手续完备,需经组织审查盖章或本人签字的,盖章签字后方能归入本人档案。人事档案管理人事档
217、案管理保管要求保管要求n人事档案管理部门，在收到人事档案材料后，应在3日内归入档案库房。零散材料袋内的人事档案材料应在半个月之内归入档案盒内。每年对人事档案材料集中归档一次。n人事档案的保管期限一般是永久。第三节第三节会计档案管理会计档案管理n引入：展示会计资料后提问：这是什么档案？什么会计档案？ 会计档案是在会计工作流程中，围绕会计工作的目标而产生的会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。 会计档案管理会计档案管理会计档案的作用会计档案的作用n会计档案记录着社会组织的经济活动情况，是档案的重要组成部分。会计档案的重要作用体现为以下几个方面：n
218、第一，会计档案为决策提供有用信息，可以提高决策的科学性和可行性，防范经济风险；n第二，会计档案能够为保护财产提供有力的保障，在打击经济犯罪方面发挥不可替代的作用；n第三，会计档案如实记录单位的经济状况，是研究社会经济及其发展规律的可靠史料。会计档案管理会计档案管理会计档案的类型会计档案的类型n1.会计凭证类n原始凭证n记账凭证n2.会计账簿类n日记账n备查账簿n分类账簿n3.财务报告类n资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表、附表及会计报表附注和财务情况说明书n4.其他类会计档案管理会计档案管理会计档案管理会计档案管理的主要的主要工作内容工作内容n会计档案的管理工作主要由会计部门和档
219、案部门承担n会计部门的会计档案管理工作1）按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案清册；2）当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；3）未设立档案机构的单位，应在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案；4）建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。会计档案管理会计档案管理会计档案管理会计档案管理的主要的主要工作内容工作内容n会计档案的管理工作主要由会计部门和档案部门承担n档案部门的会计档案管理工作1）监督指导会计部门开展会计档
220、案的整理立卷、装订等工作；2）接收由会计部门所移交的本单位会计档案。接收时原则上应保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应会同会计机构和经办人员共同拆封整理；3）安全保管会计档案；4）对会计档案提供借阅、复制服务；5）对会计档案进行价值鉴定和销毁等工作。会计档案管理会计档案管理会计档案保管期限会计档案保管期限n会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天开始计算。n会计档案的保管期限，分为永久、定期两大类。n永久档案需长期保管，不可销毁；n定期档案的保管期限分为3年、5年、l0年、l5年、25年等5种。企业和其他组织的各类会计档案的保管期限，见教材表12-4。财政总预算、行政事业单
221、位和税收会计档案的保管期限，见教材表12-5。第三节第三节声像档案管理声像档案管理n引入：引入：展示一录像资料档案，我们应怎样管理它？什么声像档案？ 声像档案是指国家机构、社会组织或者个人在社会活动中形成的对国家和社会有保存价值的以音响、形象等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录。声像档案也称音像档案、视听档案。声像档案运用的载体主要包括：照片、影片、唱片、录音带、录像带、磁带、光盘。声像档案管理声像档案管理声像档案的类型声像档案的类型n声像档案根据存放形式的不同一般分为照片档案、录音档案、录像档三大类。n照片档案是以照片为载体并辅以文字说明的具有保存价值的照片资料。照片档案主要有
222、底片、照片以及文字说明三部分构成。n录音档案是以录音带、磁带、唱片、光盘为载体并辅以文字说明的具有保存价值的声音材料。n录像档案是以录像带、影片、光盘为载体并辅以文字说明的具有保存价值的声像材料。声像档案管理声像档案管理声像资料的收集声像资料的收集n1.收集的基本原则n“以我为主，突出主题，质量精良，内容齐全”的工作原则。n“以我为主，突出主题”就是以本单位的职能活动为中心，围绕本单位的主要工作来搜集声像资料；n“质量精良，内容齐全”就是所收集的声像资料应画面清晰、影像完整，相关的底片、照片、说明、解说词、脚本等配套资料应齐全。声像档案管理声像档案管理声像资料的收集声像资料的收集n收集方法n第
223、一种方法是定向收集，也就是向某项活动的主办方、承办方或负责人进行征集；n第二种方法是集中收集，即根据工作计划安排在特定时间段内重点开展收集工作；n第三种是档案工作者在参与相关活动时主动拍摄现场情况并集中保存相关资料；n第四种是分散收集，即档案工作者在日常工作中要留意活动信息，及时发现线索并跟踪去搜集相关声像资料。声像档案管理声像档案管理收集过程中的鉴定与筛选收集过程中的鉴定与筛选n在收集过程中应对声像资料的真伪、剪裁、质量等方面进行严格把关，将存在问题的资料排除在外，以免给后续工作带来多余的负担。对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要
224、照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。底片与照片影像应一致。声像档案管理声像档案管理归档范围归档范围n反映本单位基本概况的声像材料n其他具有保存价值的声像材料n领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动的声像材料n本单位组织或者参加的重要外事活动的声像材料n反映本单位主要职能活动和重要工作成果的声像材料声像档案管理声像档案管理归档要求归档要求n保证归档声像档案的质量n适当使用光盘作为存储介质n注意保密n分类整理并明确保管期限声像档案管理声像档案管理保管要求保管要求n1.日常管理要求日常管理要求n声像档案的保管，应符合防火、防水、防潮、防日光及紫外线照射、防污染、防有害
225、生物、防盗、防震和防磁等要求。声像档案管理声像档案管理保管要求保管要求n2.存放要求n照片与底片应分开存放。录音带、录像带、磁带、光盘应放入盒中保管；照片、底片册、录音带、录像带、磁带和光盘等应垂直放置，不得堆积平放，以防相互粘连。磁性载体的声像档案应存贮在具有磁屏蔽功能的库房、防磁柜或者装具内。定期检查声像档案的保管情况，若发现问题，应查明原因，及时采取补救措施。录音带、录像带应每两年重新缠绕一次，缠绕时应用正常播放速度。声像档案管理声像档案管理保管要求保管要求n3.温度与湿度要求n声像档案应恒温、恒湿保存，在24小时内温度变化不得超过3，相对湿度变化不得超过5；照片、底片存贮温度应控制在2
226、21，相对湿度应控制在2050之间；录音带、录像带、磁带、光盘的存贮温度应控制在1527，相对湿度应控制在4060之间。如过于潮湿，可以使用除湿机声像档案管理声像档案管理什么是声像档案什么是声像档案n引入：引入：展示一录像资料档案，我们应怎样管理它？什么声像档案？ 声像档案是指国家机构、社会组织或者个人在社会活动中形成的对国家和社会有保存价值的以音响、形象等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录。声像档案也称音像档案、视听档案。声像档案运用的载体主要包括：照片、影片、唱片、录音带、录像带、磁带、光盘。声像档案管理声像档案管理声像档案的类型声像档案的类型n声像档案根据存放形式的不同一般
227、分为照片档案、录音档案、录像档三大类。n照片档案是以照片为载体并辅以文字说明的具有保存价值的照片资料。照片档案主要有底片、照片以及文字说明三部分构成。n录音档案是以录音带、磁带、唱片、光盘为载体并辅以文字说明的具有保存价值的声音材料。n录像档案是以录像带、影片、光盘为载体并辅以文字说明的具有保存价值的声像材料。声像档案管理声像档案管理声像资料的收集声像资料的收集n1.收集的基本原则n“以我为主，突出主题，质量精良，内容齐全”的工作原则。n“以我为主，突出主题”就是以本单位的职能活动为中心，围绕本单位的主要工作来搜集声像资料；n“质量精良，内容齐全”就是所收集的声像资料应画面清晰、影像完整，相关
228、的底片、照片、说明、解说词、脚本等配套资料应齐全。声像档案管理声像档案管理声像资料的收集声像资料的收集n收集方法n第一种方法是定向收集，也就是向某项活动的主办方、承办方或负责人进行征集；n第二种方法是集中收集，即根据工作计划安排在特定时间段内重点开展收集工作；n第三种是档案工作者在参与相关活动时主动拍摄现场情况并集中保存相关资料；n第四种是分散收集，即档案工作者在日常工作中要留意活动信息，及时发现线索并跟踪去搜集相关声像资料。声像档案管理声像档案管理收集过程中的鉴定与筛选收集过程中的鉴定与筛选n在收集过程中应对声像资料的真伪、剪裁、质量等方面进行严格把关，将存在问题的资料排除在外，以免给后续工
229、作带来多余的负担。对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。底片与照片影像应一致。声像档案管理声像档案管理归档范围归档范围n反映本单位基本概况的声像材料n其他具有保存价值的声像材料n领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动的声像材料n本单位组织或者参加的重要外事活动的声像材料n反映本单位主要职能活动和重要工作成果的声像材料声像档案管理声像档案管理归档要求归档要求n保证归档声像档案的质量n适当使用光盘作为存储介质n注意保密n分类整理并明确保管期限声像档案管理声像档案管理保管要
230、求保管要求n1.日常管理要求日常管理要求n声像档案的保管，应符合防火、防水、防潮、防日光及紫外线照射、防污染、防有害生物、防盗、防震和防磁等要求。声像档案管理声像档案管理保管要求保管要求n2.存放要求n照片与底片应分开存放。录音带、录像带、磁带、光盘应放入盒中保管；照片、底片册、录音带、录像带、磁带和光盘等应垂直放置，不得堆积平放，以防相互粘连。磁性载体的声像档案应存贮在具有磁屏蔽功能的库房、防磁柜或者装具内。定期检查声像档案的保管情况，若发现问题，应查明原因，及时采取补救措施。录音带、录像带应每两年重新缠绕一次，缠绕时应用正常播放速度。声像档案管理声像档案管理保管要求保管要求n3.温度与湿度要求n声像档案应恒温、恒湿保存，在24小时内温度变化不得超过3，相对湿度变化不得超过5；照片、底片存贮温度应控制在221，相对湿度应控制在2050之间；录音带、录像带、磁带、光盘的存贮温度应控制在1527，相对湿度应控制在4060之间。如过于潮湿，可以使用除湿机
