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1、LOGO办办公公公公规规范化管理范化管理范化管理范化管理大大纲纲v公文公文v信息信息v调调研研v会会务务v协调协调与督与督办办v接待接待公文公文v1.1.公文管理工作的基本要求是什么？公文管理工作的基本要求是什么？v公文是重要的管理工具。公文管理工作的基本要求是：准确、及公文是重要的管理工具。公文管理工作的基本要求是：准确、及时、安全。安全。 v2.2.公文管理公文管理规范是什么？范是什么？v公文管理要做到流程合理，流公文管理要做到流程合理，流转高效，高效，拟办（审核）正确、催（督）核）正确、催（督）办及及时、归档完整。档完整。v3.3.公文管理主要有哪些内容？公文管理主要有哪些内容？v公文管
2、理主要包括收文、公文管理主要包括收文、发文、文、签报、送、送阅件、工作件、工作联系系单等与管等与管理工作直接有关的一系列文字理工作直接有关的一系列文字类工具的管理。工具的管理。公文公文v4.4.收文管理主要有哪些收文管理主要有哪些环节？v收文管理主要有收文管理主要有签收、拆封、登收、拆封、登记、拟办、分、分发、传阅、批、批办、承、承办、催（督）催（督）办、归档等档等环节。v5.5.为什么什么说拟办是收文管理的重要是收文管理的重要环节？v拟办是指由收文部是指由收文部门负责人及有关工作人人及有关工作人员，对收文收文办理提出建理提出建设性性意意见，供有关，供有关领导同志批同志批办时参考的活参考的活动
3、。 v6.6.拟办人人员要有哪些能力？要有哪些能力？v首先，要有正确的指首先，要有正确的指导思想和参思想和参谋意意识； v其次，要有其次，要有较高的政策水平；高的政策水平； v第三，要有第三，要有较强的的协调能力；能力； v第四，要有第四，要有较强的文字表达能力。的文字表达能力。 公文公文v7.7.拟办有哪些要求？有哪些要求？v8.8.如何撰写如何撰写拟办意意见？v拟办意意见应写在写在收文收文处理理单相关相关栏目内，并目内，并签注注拟办人姓名和日人姓名和日期。期。拟办意意见应针对不同情况分不同情况分别拟写。写。v（1 1）对上上级单位主送本位主送本单位，并需位，并需贯彻落落实、办毕回复、回复、
4、传阅周知的公文，周知的公文，应提出提出拟送哪位送哪位领导批批办或由哪个或由哪个单位承位承办的具体意的具体意见。 v（2 2）对来自下来自下级或平行、不相隶属或平行、不相隶属单位需要予以批位需要予以批转、转发和回复的公文，和回复的公文，要指定要指定业务对口部口部门予以承予以承办，必要，必要时应注明注明办理理时限。涉及多个部限。涉及多个部门的共的共同同办理的公文，理的公文，应注明注明牵头单位，防止推位，防止推诿扯皮。扯皮。v（3 3）对一般知照性公文，包括来往函件、抄送件等，可有一般知照性公文，包括来往函件、抄送件等，可有选择地送有关地送有关领导或部或部门阅知，一般不必知，一般不必拟办意意见。对于
5、只是收文部于只是收文部门知道即可的知道即可的阅件，件，仅写写“此件存档此件存档”，存档，存档备查即可。即可。公文公文v9.9.发文管理主要有哪些文管理主要有哪些环节？v发文管理主要有起草、会文管理主要有起草、会签、核稿、核稿、签发、编号、号、编排、校排、校对、印制、印制、用印、封用印、封发、归档等档等环节。v10.10.为什么什么说核稿是核稿是发文管理的关文管理的关键环节？v核稿亦称核稿亦称审核，是指公文草稿在核，是指公文草稿在签发之前由之前由发文部文部门负责人或有关工人或有关工作人作人员对拟发公文公文进行全面行全面检查和修正的活和修正的活动。 v11.11.核稿重点要把好哪些关？核稿重点要把
6、好哪些关？v核稿重点要把好五关：核稿重点要把好五关： v一是把好行文关。一是把好行文关。 v二是把好内容关。二是把好内容关。v三是把好政策、法三是把好政策、法规关。关。 v四是要把好文字关。四是要把好文字关。 v五是把好五是把好审批、批、签发手手续和公文体例格式关。和公文体例格式关。 公文公文v12.12.公文的公文的质量包括哪些内容？量包括哪些内容？v公文公文质量是由量是由文体文体和和格式格式两部分两部分组成的。成的。v13.13.公文文体公文文体质量体量体现在哪些方面？在哪些方面？v公文是一种特殊的公文是一种特殊的应用文，要求其用文，要求其针对工作中某一方面的特定内容直工作中某一方面的特定
7、内容直接表意，直笔表达，不尚浮接表意，直笔表达，不尚浮华，不事曲笔，具有庄重，不事曲笔，具有庄重严谨、质朴平朴平实、简明得体的文明得体的文风。主要体。主要体现在三个方面：一是主旨要明确，必在三个方面：一是主旨要明确，必须正确、正确、集中、集中、鲜明；二是明；二是结构要合理，要服从主旨，反映公构要合理，要服从主旨，反映公务活活动规律，符律，符合思合思维逻辑，文种，文种选用正确；三是用正确；三是语言要言要规范，做到平范，做到平实、简明、庄明、庄重。重。v14.14.公文格式公文格式质量体量体现在哪些方面？在哪些方面？v公文格式公文格式标准主要体准主要体现在：公文在：公文编排符合国家排符合国家标准、
8、各种准、各种标识准确合准确合理。理。公文公文v15.15.管理人管理人员起草公文要掌握哪些起草公文要掌握哪些编排技能？排技能？v管理人管理人员起草公文起草公文时，要掌握每，要掌握每页2222行、每行行、每行3030字，字，标题用用华康康2 2号号字，正文用字，正文用4 4号宋体字，正文一号宋体字，正文一级标题用用3 3号黑体字，二号黑体字，二级标题用用4 4号号黑体字等基本黑体字等基本编排知排知识，确保公文材料合乎，确保公文材料合乎规范。范。 v16.16.什么是什么是电子公文？子公文？v电子公文是运用子公文是运用现代信息管理技代信息管理技术，以数字代，以数字代码形式形式记录于磁于磁带、磁、磁
9、盘、光、光盘等等载体，依体，依赖计算机系算机系统存取并可在通信网存取并可在通信网络上上传输的文件，的文件，用以代替用以代替传统纸质公文的数字化形式，是具有公文的数字化形式，是具有规范格式的公文范格式的公文电子数子数据。据。 （在湛江市商（在湛江市商业银行内部，行内部，电子公文通子公文通过网上网上办公系公系统（EKPEKP）生成、生成、编辑、审校、提交校、提交审批、生批、生产制作、制作、发送公文。）送公文。）v17.17.公文正文的格式公文正文的格式标准有什么要求？准有什么要求？v公文正文格式有以下要求：一是每自然段要左空公文正文格式有以下要求：一是每自然段要左空2 2个个汉字的位置，回字的位置
10、，回行行顶格。二是正文格。二是正文结构构层次必次必须分分项标号。第一号。第一层为“一、一、”，标题结束后不跟任何束后不跟任何标点；第二点；第二层为“（一）（一）”；第三；第三层为“1.1.”；第四；第四层为“（1 1）”。三是正文不得穿插。三是正文不得穿插图表。表。 公文公文v18.18.为什么要什么要严格控制格控制转发类公文？公文？v随着随着办公信息化不断公信息化不断发展，目前各展，目前各单位普遍都建立了内部网，位普遍都建立了内部网，对需要需要转发的公文，可充分利用网的公文，可充分利用网络的的优势迅速迅速传播。因此，播。因此，为减少重复减少重复劳动，避免，避免层层转发，提高工作效率，提高工作
11、效率，现在在对转发类公文，除涉及国家公文，除涉及国家秘密和湛商行核心商密以外的，一律采取上网秘密和湛商行核心商密以外的，一律采取上网转发的原的原则。对有具体有具体贯彻落落实要求的，可通要求的，可通过电子子邮件等形式解决。件等形式解决。 v19.19.如何正确如何正确选择发文字号？文字号？v发文字号的文字号的选用一般与行文方向，文件内容有关。以用一般与行文方向，文件内容有关。以总行行为例：一般例：一般以行的名以行的名义报上上级单位的公文，位的公文，选用用“湛商湛商银”；以行的名；以行的名义下下发的公的公文，要区分政策性、文，要区分政策性、规范性和事范性和事务性两性两类，对政策性、政策性、规范性公
12、文一范性公文一般用般用“湛商湛商银发”或或“湛商湛商银办”，用事，用事务性公文一般用性公文一般用“湛商湛商银函函”或或“湛商湛商银办函函”，业务方面具体事方面具体事务的行文，由主的行文，由主办部部门直接行文；直接行文；对向非隶属关系向非隶属关系单位的行文，一般用位的行文，一般用“湛商湛商银函函”或或“湛商湛商银办函函”。实务中，各中，各单位可参照上述位可参照上述规则制制订本本单位公文位公文发文字号的文字号的规则，注意与，注意与上上级单位的位的衔接，前后保持一致即可。接，前后保持一致即可。v20.20.如何如何标识附注？附注？v一般公文不一般公文不设置置页眉、眉、页脚、批注、脚注，如有正文外需脚
13、、批注、脚注，如有正文外需说明的事明的事项，可以附注形式加于文后。附注一般可以附注形式加于文后。附注一般应当加括号，左空当加括号，左空2 2个个汉字，字，标识在公文落款日期下一行，如在公文落款日期下一行，如请示等上示等上报文需文需标识联系人、系人、联系系电话等。等。公文公文v21.21.如何如何标引主引主题词？主？主题词的的标准格式是什么？准格式是什么？v22.22.如何引用公文？如何引用公文？v引用公文一般引用公文一般应从从发文机关起先引文机关起先引标题，后引，后引发文字号。如文字号。如“根据根据银监会下会下发的的关于关于进一步加一步加强工作的通知工作的通知（银监办发 20112011 16
14、8168号）精神要求，号）精神要求，现将有关事将有关事项通知如下通知如下”。若引用的文件中。若引用的文件中还有文件，有文件，应使用使用单书名号。比如：名号。比如：“根据根据关于印关于印发管管理理办法法 的通知的通知（湛商（湛商银办 20112011 号）精神号）精神”。v23.23.常用公文文种有哪些？使用范常用公文文种有哪些？使用范围是什么？是什么？v法定公文文种包括命令（令）、决定、公告、通告、通知、通法定公文文种包括命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、案、报告、告、请示、批复、意示、批复、意见、函、会、函、会议纪要要1313种。根据我行种。根据我行实际，常用公文文种包括决定、
15、通知、公告、通告、通常用公文文种包括决定、通知、公告、通告、通报、报告、告、请示、批示、批复、意复、意见、函、会、函、会议纪要要1111种。种。v非法定公文文种包括非法定公文文种包括讲话稿、稿、计划、划、总结、会、会议记录、调查报告、述告、述职报告、工作要点、方案、告、工作要点、方案、规划等。法定公文文种具有固定格式，一划等。法定公文文种具有固定格式，一般可套般可套红印印发，具，具备法定法定权威和效力，非法定公文文种只可内部流威和效力，非法定公文文种只可内部流转，需要向外部需要向外部发送送时，必，必须以法定文种加以法定文种加载。公文公文v24.24.公文的公文的语体体风格是什么？格是什么？语言
16、运用的特点有哪些？言运用的特点有哪些？v25.25.如何如何组织“传阅”文件？文件？v传阅是指文件只有一份或很少几份的情况下，需要是指文件只有一份或很少几份的情况下，需要阅知的人知的人较多，故多，故在他在他们中中间传递阅知。知。 v26.26.公文公文办理理时限是如何限是如何规定的？怎定的？怎样进行行“催催办”？v公文公文办理理时限限规定是：一般公文不超定是：一般公文不超过7 7天，急件、特急件，不得超天，急件、特急件，不得超过3 3天。但不能超天。但不能超过文件要求的文件要求的时限限规定。定。v27.27.如何如何“签发”文件？文件？经领导签发的文件，若的文件，若发现有有错误，如何如何处理？
17、理？v28.28.签报和送和送阅件有什么区件有什么区别？重点要把握什么？重点要把握什么？v29.29.工作工作联系系单有什么作用？有什么作用？信息信息v30.30.什么是信息？什么是信息？v31.31.信息材料的收集有哪几种方法？信息材料的收集有哪几种方法？v（1 1）综合法。合法。 v（2 2）追踪法。）追踪法。 v（3 3）调研法。研法。 v（4 4）会）会议收集法。收集法。 v32.32.收集和收集和筛选信息有哪些步信息有哪些步骤？v（1 1）占有尽量多的第一手）占有尽量多的第一手资料。料。 v（2 2）深入）深入钻研，挖掘揭示主旨的典型材料。研，挖掘揭示主旨的典型材料。 v（3 3）量
18、体裁衣，决定材料的取舍。）量体裁衣，决定材料的取舍。 v33.33.如何提如何提炼和深化信息主和深化信息主题？v（1 1）主）主题须鲜明突出。明突出。 v（2 2）采用新的）采用新的观察角度。察角度。 v（3 3）深入挖掘事物的本）深入挖掘事物的本质。 信息信息v34.34.信息的具体写作要求有哪些？信息的具体写作要求有哪些？v（1 1）内容充）内容充实，忌空洞无物。，忌空洞无物。 v（2 2）紧扣扣题旨，忌旨，忌芜杂堆砌。堆砌。 v（3 3）客）客观准确，忌准确，忌华而不而不实。 v35.35.撰写信息撰写信息时有哪些有哪些语言要求？言要求？v做到在内容上做到在内容上观点正确，材料适合，点正
19、确，材料适合，观点和材料高度点和材料高度统一；在表达上一；在表达上概念明确，判断恰当，符合概念明确，判断恰当，符合逻辑。信息。信息应该是最大的确定性，最小的是最大的确定性，最小的不确定性，尽可能不用基本、不确定性，尽可能不用基本、较好、差不多、部分等好、差不多、部分等语言；能用数字言；能用数字定量分析的，尽可能用数字定量分析的，尽可能用数字说明明问题，以准确地反映信息的内容。，以准确地反映信息的内容。 v36.36.如何把握信息需求如何把握信息需求规律？律？v（1 1）形）形势发生生变化，会化，会对各各项工作工作带来不同程度的影响。来不同程度的影响。 v（2 2）在决策的不同）在决策的不同阶段
20、，信息需求的重点不同。段，信息需求的重点不同。 v（3 3）对同一同一项工作，在不同工作，在不同阶段，段，对信息的需求不尽相同。信息的需求不尽相同。 v（4 4）某些工作有季）某些工作有季节性、性、时期性。期性。 信息信息v37.37.收集信息材料的范收集信息材料的范围有哪些？有哪些？v（1 1）贯彻落落实中央重要会中央重要会议、重要政策及重大措施的情况以及存在、重要政策及重大措施的情况以及存在的的问题及建及建议。v（2 2）对党政党政领导和行和行领导的重要指示、批示的的重要指示、批示的办理落理落实情况。情况。v（3 3）当地）当地领导、各、各类工作工作组来行来行调查研究、研究、检查工作、解决
21、工作、解决问题的的情况，包括情况，包括对重要事重要事项的表的表态或提出的批或提出的批评意意见等。等。v（4 4）领导下基下基层调查研究、研究、检查工作、参加会工作、参加会议、发表表讲话、解决、解决问题及基及基层贯彻落落实的情况。的情况。v（5 5）年度、季度和）年度、季度和阶段性重点工作，主要措施，段性重点工作，主要措施，进展情况，存在的展情况，存在的问题及及对策。策。v（6 6）在）在业务发展中出展中出现的新情况、新的新情况、新问题，以及解决，以及解决问题的具体措的具体措施、成效。施、成效。v（7 7）在）在经营管理、管理、营销和和产品品创新上的新新上的新进展、新展、新经验。v（8 8）紧急
22、情况、重大突急情况、重大突发事件、重要社情民意及后事件、重要社情民意及后续情况。情况。v（9 9）重要）重要经济指指标完成情况，季度、半年完成情况，季度、半年经济形形势分析及分析及预测信息。信息。v（1010）各地）各地经济发展，融市展，融市场新新变化，同化，同业竞争的新争的新举措、新措、新动态。v（1111）对工作的意工作的意见和建和建议。信息信息v38.38.总行行层面目前有哪几种信息面目前有哪几种信息载体体? ?分分别有什么特点有什么特点? ?v为了提高信息了提高信息传递的有效性，目前的有效性，目前总行行办公室主要管理公室主要管理 种信息种信息载体体: :分分别为湛江市商湛江市商业银行行
23、简报、行内行内动态、新新闻及内部及内部网。网。简报主要面向全行，不定期出刊，主要刊主要面向全行，不定期出刊，主要刊发一些一些经验类信息，信息，要求反映有一定深度、典型的工作，以供大家参要求反映有一定深度、典型的工作，以供大家参阅；内部网是近几年；内部网是近几年出出现的信息的信息传播工具，目的就是播工具，目的就是为了了让全行及全行及时了解上了解上级行的信息，行的信息，提高全行的策略提高全行的策略连接度。接度。v39.39.目前信息工作是如何考核的目前信息工作是如何考核的? ?v信息工作一般都有考核制度，主要由信息工作一般都有考核制度，主要由办公室制定。下一步党群文化部公室制定。下一步党群文化部也
24、会也会对信息信息报送工作作考核，主要是送工作作考核，主要是针对行刊的材料收集。行刊的材料收集。v40.40.信息信息报送流程有何送流程有何规定定? ?v（1 1）领导参加的重要活参加的重要活动、重要工作等有关信息，、重要工作等有关信息，应在在2424小小时内内经有关有关单位位领导审核后尽早核后尽早报送送办公室。公室。v（2 2）向）向领导提供的情况分析和政策建提供的情况分析和政策建议，都，都应先先汇总至至办公室，再公室，再由由办公室公室统一一编发有关有关领导。v（3 3）各）各类信息都信息都须各各单位位负责人人审定后定后报送上送上级行行务信息信息邮箱。箱。信息信息v41.41.动态类信息和信息
25、和经验类信息有那些区信息有那些区别？v动态类信息是指反映某信息是指反映某项工作、活工作、活动或事件或事件发生、生、发展和展和变化情况的化情况的信息。信息。 v经验类信息是把各种富有特色的典型事例、信息是把各种富有特色的典型事例、对系系统内一些内一些值得推广的得推广的做法等做法等进行提行提炼、加工、整理，高度概括，以揭示事物全貌，反映事、加工、整理，高度概括，以揭示事物全貌，反映事物本物本质和和规律的信息。律的信息。 v42.42.如何抓好信息管理工作？如何抓好信息管理工作？v（1 1）抓好信息管理）抓好信息管理员队伍建伍建设。 v（2 2）明确信息工作流程和）明确信息工作流程和职责。 v（3
26、3）及）及时处理重要信息。理重要信息。 v（4 4）逐条把好信息内容的文字关。）逐条把好信息内容的文字关。 调调研研v43.43.调研工作的一般程序有哪些？研工作的一般程序有哪些？v调研工作的程序大体上可分研工作的程序大体上可分为：确定：确定调研的任研的任务和目的、制和目的、制订调研研计划或方案、开展划或方案、开展调查、综合分析、撰写合分析、撰写调研研报告等。告等。v44.44.调查研究的主要方法有哪些？研究的主要方法有哪些？v调查研究的方法主要有：重点研究的方法主要有：重点调查法、典型法、典型调查法、抽法、抽样调查法、定法、定点点调查法、法、对比比调查法、法、问卷卷调查法、法、统计调查法等。
27、法等。v45.45.怎怎样选择调研研课题？v一要一要围绕各个各个时期期经济、金融工作中心、金融工作中心选题；二要；二要围绕领导决策需要决策需要选题；三要；三要围绕热点、点、难点、疑点点、疑点问题选题；四要；四要围绕倾向性、向性、趋向向性性问题选题。v46.46.怎怎样召开召开调查会？会？v首先要制定首先要制定调查提提纲；其次要；其次要让被被调查者明确者明确调查的内容和目的，知的内容和目的，知道道汇报什么，反映什么，什么，反映什么，谈什么；第三要合理确定参加什么；第三要合理确定参加调查会的人数，会的人数，人数以服从人数以服从调查了解情况的需要和了解情况的需要和时间限制限制为前提；第四要注意前提；
28、第四要注意选择好参加好参加调查会的人会的人员，应安排那些安排那些对调查的情况或的情况或问题比比较熟悉的人熟悉的人员参加；第五要始参加；第五要始终围绕调查提提纲，注意启，注意启发引引导，避免偏，避免偏题跑跑题。调调研研v47.47.怎怎样进行个行个别访谈？v个个别访谈是通是通过调查者和被者和被调查者面者面对面交面交谈而而获得得调查资料的料的调研活研活动。 v48.48.怎怎样撰写撰写调研研报告？告？v调查报告就是将告就是将调查中收集到的材料加以系中收集到的材料加以系统整理，分析整理，分析研究，以研究，以书面形式表述面形式表述调查情况的一种文情况的一种文书。调查报告分告分为情况情况调查报告、典型告
29、、典型经验调查报告、告、问题调查报告三种。告三种。调查报告一般由告一般由“标题、正文、正文”两部分两部分组成。成。v（1 1）标题。标题可以有两种写法。一种是公文式可以有两种写法。一种是公文式标题，另一种是自由式另一种是自由式标题 。v（2 2）正文。正文一般分前言、主体、）正文。正文一般分前言、主体、结尾三部分尾三部分。会会务务v49.49.会会议管理有哪些主要管理有哪些主要环节？如何策划？如何策划？v通常，按照会通常，按照会议进程，会程，会议管理可以分管理可以分为会前、会中、会后三个部分，会前、会中、会后三个部分，包括：会包括：会议策划、会策划、会议筹筹备、会、会议记录和和纪要整理、会要整
30、理、会议督督办等主要等主要环节。v50.50.如何如何选择召开会召开会议的形式？的形式？v在在进行会行会议管理管理时，需要根据出席，需要根据出席对象、会象、会议目的和会目的和会议议题，选择适当的会适当的会议形式。形式。 v51.51.如何确定和如何确定和设计会会议议题与会与会议议程？程？v（1 1）会）会议议题的确定的确定 v（2 2）会）会议议程的制定程的制定 v52.52.会会场预订要考要考虑哪些因素？哪些因素？v要根据会要根据会议议程和参会人程和参会人员数量，数量，选择适当的适当的场地。会地。会场大小要适中。大小要适中。 会会务务v53.53.布置会布置会场应注意哪些要点？注意哪些要点？
31、v会会场布置通常包括会布置通常包括会标（包括会（包括会议背板、横幅与条幅等）、会背板、横幅与条幅等）、会议主席主席台座次、会台座次、会场座区、会座区、会议桌桌签等等场景布置的景布置的环节。v（1 1）会）会议会会标 v（2 2）会）会议席卡席卡 v（3 3）证件件 v（4 4）场景花木景花木 v54.54.会会议座位如何安排？座位如何安排？v（1 1）日常小型会）日常小型会议 v（2 2）大型会）大型会议 v主席台座位安排主席台座位安排顺序序为：v75312467531246v主席台主席台会会务务v55.55.如何做好会如何做好会场的的设施管理工作？施管理工作？v（1 1）日常会）日常会议 v
32、（2 2）大型会）大型会议 v相关相关检查要点如下：要点如下：vA A、对照座位表放桌照座位表放桌签（席卡）；（席卡）；vB B、事先、事先调试会会场内内设备；vC C、确定演示用、确定演示用电脑是否到位；是否到位；vD D、确定演示文件能全部正确打开并放映；、确定演示文件能全部正确打开并放映；vE E、根据需要，准、根据需要，准备台灯、激光笔。台灯、激光笔。vF F、演示、演示时灯光要适当灯光要适当调暗，会前确定需要的灯光效果，会暗，会前确定需要的灯光效果，会场上指定上指定专人控制灯光。人控制灯光。vG G、录音事宜提前接洽，将磁音事宜提前接洽，将磁带或或U U盘交音响交音响师，同，同时准准
33、备好好录音笔等音笔等设备。会会务务v56.56.如何如何发送会送会议通知和邀通知和邀请函？函？v（1 1）会）会议通知种通知种类 vA A、书面通知面通知 vB B、电话通知通知 vC C、网、网络通知通知 v无无论何种会何种会议通知，通知，还应当明示会当明示会议时间、地点及、地点及报到要求到要求 v（2 2）邀）邀请函函 v（3 3）发送方式：送方式：v第一，会第一，会议时间地点确定后草地点确定后草拟正式会正式会议通知，通知在会通知，通知在会议前一周必前一周必须发出，要求参会出，要求参会单位在会位在会议前三个工作日前三个工作日报会会议回回执，如果逾期未，如果逾期未报，电话联系分行。第二，相系
34、分行。第二，相应的航班信息需及的航班信息需及时转交交总务部。第三，部。第三，拟写外写外单位邀位邀请函（湛江市委、市政府、人民函（湛江市委、市政府、人民银行、湛江行、湛江银监局等），局等），要求相关部要求相关部门发邀邀请函，并确定函，并确定联系人系人负责接待事宜，所有事接待事宜，所有事项必必须落落实到人。在会到人。在会议前三个工作日前三个工作日报参会人参会人员名名单，如果逾期未，如果逾期未报，电话联系相关部系相关部门催促。催促。会会务务v57.57.如何填制会如何填制会议预算表？算表？v统计参加会参加会议人人员人数、性人数、性别、职务等基本情况，按等基本情况，按统计情况填制会情况填制会议预算算表
35、。表。 v（1 1）住宿）住宿费 v（2 2）会）会议室室费 v（3 3）伙食）伙食费 v（4 4）其他）其他费用用 v58.58.制作会制作会议须知要注意哪些要点？知要注意哪些要点？v一般一般说来，会来，会议须知主要包括以下内容：知主要包括以下内容：v（1 1）目）目录。v（2 2）会）会议纪律。律。v（3 3）会）会议议程安排（程安排（时间和地点必和地点必须明确）。明确）。v（4 4）确定大会和分）确定大会和分组讨论地点情况（要事先地点情况（要事先查看）。看）。v（5 5）会）会议代表名代表名单和住宿安排。和住宿安排。 v（6 6）会）会议材料清材料清单。v（7 7）会）会议分分组讨论情况
36、。情况。v（8 8）用餐活）用餐活动、作息、作息时间安排（安排（时间和地点必和地点必须明确）。明确）。v（9 9）会）会务组织人人员联系方式。系方式。v（1010）其他需周知的信息。）其他需周知的信息。会会务务v59.59.如何准如何准备会会议材料？材料？v（1 1）专题材料、参材料、参阅材料尽早由相关部材料尽早由相关部门定稿。在排版后要求部定稿。在排版后要求部门派派专人人进行校行校对。 v（2 2）演示材料（）演示材料（PPTPPT）要向行）要向行领导或者部或者部门确确认何何时定稿，是否需要定稿，是否需要印印发。v（3 3）会）会议正式文件和会正式文件和会议须知知应至少在会至少在会议召开前一
37、天印刷，印刷召开前一天印刷，印刷完成后直接装袋，并提前完成后直接装袋，并提前发放放给与会人与会人员。v（4 4）文件袋中一般包括以下）文件袋中一般包括以下东西：会西：会议文件、会文件、会议须知、座位表、知、座位表、水笔、笔水笔、笔记本等。文件袋中的文件要本等。文件袋中的文件要认真真检查，避免出，避免出现错误遗漏。漏。v60.60.如何做好会如何做好会议签到和到和统计工作？工作？v签到方式有两种：到方式有两种： v（1 1）表式）表式签到到 v（2 2）簿式）簿式签到到 v61.61.如何安排好分如何安排好分组讨论工作？工作？v（1 1）尽量保）尽量保证每每组人人员数量相近。数量相近。v（2 2
38、）事前按）事前按组放置席卡。放置席卡。v（3 3）会）会议记录要落要落实到人。到人。会会务务v62.62.如何做好大型会如何做好大型会议的会后善后工作？的会后善后工作？v（1 1）会）会议现场的清理的清理 v首先是要取走会首先是要取走会议现场留下的与会留下的与会议有关的文件有关的文件资料；其次，收回在会料；其次，收回在会议现场的一些布置物品，如的一些布置物品，如电脑、横幅、桌、横幅、桌签（席卡）、（席卡）、录音音设备等；第三，退等；第三，退还现场一些租借的物品和材料。一些租借的物品和材料。v（2 2）结账 v63.63.如何做好会如何做好会议记录和会和会议纪要？要？v（1 1）会）会议记录。首
39、先，在。首先，在进行会行会议记录前，必前，必须做好相做好相应准准备工作。工作。 v其次，其次，为节约时间，在会，在会议开始之前，可以将提前了解到的会开始之前，可以将提前了解到的会议基本情况先基本情况先记录下来下来 v第三，作好第三，作好详细记录，要充分反映，要充分反映讨论的的过程和程和发言者的主要言者的主要观点，将点，将记录重点集中到主要重点集中到主要发言者身上。会言者身上。会议最后形成的决最后形成的决议要准确无要准确无误地地记录下来下来 v（2 2）会）会议纪要。会要。会议纪要是会要是会议后形成的正式文件，是会后形成的正式文件，是会议成果的成果的书面反映，面反映，是会后督是会后督办落落实工作
40、的主要依据工作的主要依据 v首先，会首先，会议纪要要应该包括以下内容：会包括以下内容：会议名称（名称（类型）、型）、时间、地点、主持、地点、主持人，会人，会议议题、决、决议，出席人，出席人员、列席人、列席人员 v其次，其次，编发会会议纪要印要印发后，要与会后，要与会议材料和会材料和会议记录一并一并归档保存。档保存。v64.64.会会议资料料归档需要注意些哪些事档需要注意些哪些事项？协调协调与督与督办办v65.65.什么是什么是协调工作？工作？协调工作的特点和作用是什么？工作的特点和作用是什么？v协调就是指人就是指人们为实现一个共同的目的或完成某一一个共同的目的或完成某一项共同的任共同的任务而相
41、互沟通，而相互沟通，达到步达到步调一致的一种行一致的一种行为方式。方式。v协调工作具有三个特点：工作具有三个特点：v（1 1）具有一定的行政）具有一定的行政约束力。束力。 v（2 2）具有）具有严格的程序性要求格的程序性要求 。v（3 3）具有）具有较强的的时效性效性 。v协调工作的作用是：工作的作用是：v（1 1）协调能使能使领导的决策的决策顺利利贯彻执行，确保各行，确保各项工作不偏离正确的方向。工作不偏离正确的方向。 v（2 2）协调能使各能使各单位、各部位、各部门、各机构、各人、各机构、各人员之之间在工作上分工合作，密在工作上分工合作，密切配合，避免矛盾，切配合，避免矛盾，扫除障碍，除障
42、碍，统一步一步调，为实现既定目既定目标而共同努力，真而共同努力，真正起到凝聚功能的作用。正起到凝聚功能的作用。v（3 3）协调能使能使组织的管理高瞻的管理高瞻远瞩，信息灵通，措施得力，指瞩，信息灵通，措施得力，指挥有方，减少有方，减少失失误，提高工作效率，真正起到枢，提高工作效率，真正起到枢纽的作用。的作用。v（4 4）协调能使每个成能使每个成员各行其各行其权，各尽其，各尽其责，忠于，忠于职守，把各个方面的力量守，把各个方面的力量组成一个和成一个和谐统一的合力，使整个工作井然有序，同步运一的合力，使整个工作井然有序，同步运转，真正起到，真正起到调节功能的作用。功能的作用。v（5 5）协调能使人
43、能使人际关系更加和关系更加和谐、融洽，使每个工作人、融洽，使每个工作人员既能既能轻松愉快地完松愉快地完成自己的工作任成自己的工作任务，又能与，又能与别人和睦相人和睦相处，配合默契，增，配合默契，增进效益，真正起到效益，真正起到服服务功能的作用。功能的作用。协调协调与督与督办办v66.66.协调工作包括哪些主要内容？工作包括哪些主要内容？应遵循哪些原遵循哪些原则？v协调工作大致包括八个方面的内容：即政策工作大致包括八个方面的内容：即政策协调、计划制定工作中的划制定工作中的协调、事、事务工作中的工作中的协调、会、会议协调、受理、受理请示示报告工作中的告工作中的协调、公公务活活动协调、公文、公文协调
44、和关系和关系协调。v协调工作是一工作是一项难度很大的工作，要度很大的工作，要顺利做好利做好协调工作，工作，必必须遵循以下五大原遵循以下五大原则：v（1 1）从属原）从属原则 v（2 2）服从全局原）服从全局原则 v（3 3）服）服务原原则 v（4 4）平等）平等协商原商原则 v（5 5）沟通原）沟通原则 协调协调与督与督办办v67.67.协调工作有哪些技巧？工作有哪些技巧？v协调的技巧是指富有的技巧是指富有创造性的造性的协调工作的方式和方法。具工作的方式和方法。具体包括：体包括：v（1 1）抓住机遇）抓住机遇 v（2 2）镇定自若定自若 v（3 3）注重感情）注重感情 v（4 4）以）以团结为
45、目的目的 v（5 5）良好的口才）良好的口才 v68.68.如何如何协调好与上好与上级领导的关系？的关系？v（1 1）服从原）服从原则 v（2 2）尊重原）尊重原则 v（3 3）请示原示原则 协调协调与督与督办办v69.69.如何如何协调好部好部门间的关系？的关系？v部部门间的的协调可大致分可大致分为文字文字协调与事与事务协调两大两大类。v1 1、文字、文字协调。 v2 2、事、事务协调。 v70.70.如何如何进行跨部行跨部门的的协调？v在在进行跨行跨单位位协调的的时候，一定要注意抓住利益候，一定要注意抓住利益结合点，采取博弈的合点，采取博弈的方法方法寻找找单位利益的最大位利益的最大结合点，
46、只有合点，只有这样才能做好跨才能做好跨单位之位之间的的协调工作。工作。 v71.71.如何如何处置突置突发性事件的性事件的协调工作？工作？v在在处置突置突发性事件性事件协调工作中，要注意把握三个重点：工作中，要注意把握三个重点： v一是一是时效性效性 v二是程序性二是程序性 v三是及三是及时了解和掌握事了解和掌握事态发展情况，展情况，为领导决策提供参决策提供参谋意意见协调协调与督与督办办v72.72.如何如何处理重大接待活理重大接待活动的的协调工作？工作？v接待上接待上级领导等重大接待活等重大接待活动的的协调工作，包括工作，包括拟定接待方案定接待方案报领导审批、落批、落实分解任分解任务，安排好
47、食宿、考察点及路，安排好食宿、考察点及路线、安全保、安全保卫等事宜。等事宜。一次重大接待活一次重大接待活动要涉及到多个部要涉及到多个部门间的的协同工作，做好相关部同工作，做好相关部门和和单位的位的协调工作，是确保工作，是确保顺利完成接待任利完成接待任务的关的关键。接待活。接待活动协调工工作要注意把握两个重点：一是周到作要注意把握两个重点：一是周到细致；二是及致；二是及时准确。准确。接待接待v73.73.接待工作要掌握什么原接待工作要掌握什么原则和关系？和关系？v接待工作要接待工作要坚持持热情周到、礼情周到、礼仪得当的原得当的原则。要根据不同活。要根据不同活动和和对象象要求要求组织好接待工作，重
48、点要掌握两好接待工作，重点要掌握两类关系：一是上下关系：一是上下级关系；二是关系；二是主主宾关系。关系。接待接待v74.74.如何做好接机接如何做好接机接车、住宿、住宿、进入会入会场、会、会场休息休息间隙、隙、离开会离开会场等的接待工作？等的接待工作？ v一般包括以下内容：一般包括以下内容：v一是要一是要认真做好真做好对参会人参会人员接送和票接送和票务安排工作，并安排工作，并办理好住宿理好住宿预先先登登记和登和登记安排；二是安排好活安排；二是安排好活动期期间人人员的起居的起居饮食；三是准食；三是准备活活动使用的宣使用的宣传袋或文件袋或文件夹，准，准备好好视听播放听播放设备；四是需要安排新；四是
49、需要安排新闻媒体媒体发布新布新闻时，要尽早准，要尽早准备新新闻通稿和通知有关媒体；五是将活通稿和通知有关媒体；五是将活动安排安排细节通知保通知保卫人人员和停和停车场服服务人人员，安排好活，安排好活动的安全保障和的安全保障和车辆停泊工作等。六是如有外停泊工作等。六是如有外单位人位人员受邀参加活受邀参加活动，应当指定当指定专人人负责接待事宜，如有可能，最好能确保一接待事宜，如有可能，最好能确保一对一接待。七是要一接待。七是要处理好与理好与会人会人员提出的特殊要求，做好会提出的特殊要求，做好会议的的录音、音、录像工作。八是收集活像工作。八是收集活动的新的新闻信息并打印成信息并打印成简报，并将活，并将
50、活动简报发给与会者；加与会者；加强协调组织，使得会使得会议的其他活的其他活动与会与会议进程同步；做好拍程同步；做好拍摄团体照片或其它事体照片或其它事务的准的准备工作，迎接并引工作，迎接并引导记者、者、摄像像师到到规定的拍定的拍摄现场，并把准，并把准备好的新好的新闻稿稿发给记者。者。接待接待v75.75.如何安排餐桌的坐席？如何安排餐桌的坐席？ v举办正式宴会，正式宴会，应当提前排定桌次和席次，或者先排定主桌席位，其当提前排定桌次和席次，或者先排定主桌席位，其他的只排桌次。桌、席排次他的只排桌次。桌、席排次时，先定主桌主位，后排座位高低。，先定主桌主位，后排座位高低。v1 1、正式中式宴会桌次的
51、排列方法：、正式中式宴会桌次的排列方法：v（1 1）“居中居中为上上”。即各桌。即各桌围绕在一起在一起时，居于正中央的那，居于正中央的那张餐桌餐桌为主桌。如主桌。如图：接待接待v（2 2）“以右以右为上上”。当餐桌分。当餐桌分为左右左右时，以面，以面门为据，居据，居右之桌右之桌为上。如上。如图：v（3 3）“以以远为上上”。当餐桌距离餐。当餐桌距离餐厅正正门有有远近之分近之分时，以距以距门远者者为上。如上。如图：接待接待v（4 4）“临台台为上上”。当宴会。当宴会厅内内设有有专用的用的讲台台时，应该以靠以靠讲台的台的餐桌餐桌为主桌，如果没有主桌，如果没有专用用讲台，有台，有时候以背候以背邻主要
52、画幅的那主要画幅的那张餐桌餐桌为主桌。主桌。v（5 5）“各桌同向各桌同向”，指在，指在举行大型宴会行大型宴会时，其他各桌的主陪位置，要，其他各桌的主陪位置，要确保其确保其视线能看到主桌主位。能看到主桌主位。v（6 6）“观景景为佳佳”：在一些高档餐：在一些高档餐厅用餐用餐时，在其室内外往往有，在其室内外往往有优美美的景致或高雅的演出，可供用餐者的景致或高雅的演出，可供用餐者观赏，此，此时应以以观赏角度最佳角度最佳处为上座。上座。v（7 7）在桌次）在桌次较多的情况下，上述排列常多的情况下，上述排列常规往往交叉使用。往往交叉使用。接待接待v2 2、正式中式宴会座次的排列方法：、正式中式宴会座次
53、的排列方法：v通常，餐桌上的具体位次有主次之分。在安排好桌次之后，就需要通常，餐桌上的具体位次有主次之分。在安排好桌次之后，就需要预先安排先安排好主桌的坐席座次。以好主桌的坐席座次。以举办中餐宴会通常使用的中餐宴会通常使用的圆桌桌为例。首先，例。首先，“面面门为主主”，宴会的主人，宴会的主人应坐在主桌上，面坐在主桌上，面对正正门就座；其次，就座；其次，“右高左低右高左低”，桌上位次，桌上位次的尊卑，根据距离主人的的尊卑，根据距离主人的远近而定，近而定，应以面以面对宴会宴会厅正正门时为准，排列准，排列顺序序讲究以右究以右为尊，以近尊，以近为上，以上，以远为下。通常要把主下。通常要把主宾安排在最尊
54、安排在最尊贵的位置，的位置，即主人的右手位置；第三，主人方面的陪客要尽可能与客人相互交叉，便于即主人的右手位置；第三，主人方面的陪客要尽可能与客人相互交叉，便于交交谈交流，避免自己人坐在一起，冷落客人。另外，如果碰上外交流，避免自己人坐在一起，冷落客人。另外，如果碰上外宾，翻，翻译一一般都安排在主般都安排在主宾右右侧。如。如图：每：每张餐桌上只有一个主人，主餐桌上只有一个主人，主宾在其右首就座，在其右首就座，形成一个形成一个谈话中心。中心。接待接待v（1 1）“主人主人”或或“主陪主陪”位置：位置：“主人主人”或或“主陪主陪”是是请客一方的第一客一方的第一顺位，位，即是即是请客的最高客的最高职
55、位者，或陪酒的最尊位者，或陪酒的最尊贵的人。位置在正的人。位置在正对门口的正口的正面。主要作用基本就是庄主，把握本次宴面。主要作用基本就是庄主，把握本次宴请的的时间等。等。v（2 2）“副主陪副主陪”位置：位置：“副主陪副主陪”是是请客一方的第二客一方的第二顺位，是陪客者里位，是陪客者里面第二位尊面第二位尊贵的人。的人。v（3 3）“副陪副陪”位置：有些地方是没有位置：有些地方是没有这个位置的，位置在个位置的，位置在“主陪主陪”的右的右手手边第二位置。第二位置。v（4 4）“主主宾”位置：位置：“主主宾”是客人一方的第一是客人一方的第一顺位，是客人里面位，是客人里面职位位最高者或地位最尊最高者
56、或地位最尊贵者坐的地方。位置在者坐的地方。位置在“主陪主陪”的右手的右手边。v（5 5）“副主副主宾”位置：位置：“副主副主宾”是客人一方的第二是客人一方的第二顺位。位置在位。位置在“主陪主陪”的左手方。的左手方。v（6 6）“三三宾”位置：位置：“三三宾”是客人一方的第三是客人一方的第三顺位。位置在位。位置在“副陪副陪”的的右手方。右手方。v（7 7）“四四宾”位置：位置：“四四宾”是客人一方的第四是客人一方的第四顺位。位置在位。位置在“副陪副陪”的的左手方。左手方。 v（8 8）若参加宴）若参加宴请人人员较多，多，则按上述按上述规则依次安排位置。依次安排位置。接待接待v76.76.迎送迎送
57、宾客的一般程序？客的一般程序？v（1 1）迎接客人；）迎接客人；v（2 2）安排食宿；）安排食宿；v（3 3）商定日程；）商定日程；v（4 4）组织活活动；v（5 5）听取客人意）听取客人意见；v（6 6）安排返程。）安排返程。接待接待v77.77.握手的礼握手的礼仪有哪些？有哪些？v（1 1）保持基本站姿，面向）保持基本站姿，面向对方微笑，距受礼者一步伸出右手，四指方微笑，距受礼者一步伸出右手，四指并并拢，拇指，拇指张开，握住受礼者的手，同开，握住受礼者的手，同时进行行问候。候。v（2 2）关系）关系亲近近时，可用力稍大，可用力稍大，时间稍稍长，但最多不超，但最多不超过2020秒。一秒。一般
58、情况力度适中，握般情况力度适中，握3-63-6秒即可。秒即可。v（3 3）顺序：由客人、主人、女士、年序：由客人、主人、女士、年长者、上司先伸手者、上司先伸手时，服，服务人人员则随随应与其握手，不可先伸手求握。与其握手，不可先伸手求握。v（4 4）男士与女士握手）男士与女士握手时，女士先伸手，男士方可伸手，但只握女士，女士先伸手，男士方可伸手，但只握女士手指部分，不能用力太大，手指部分，不能用力太大，时间过长。v（5 5）握手）握手时不可看着第三者或他不可看着第三者或他处，也不可戴手套、湿着手与人相，也不可戴手套、湿着手与人相握。如手上有不便，要向握。如手上有不便，要向对方方说明，并以鞠躬、点
59、明，并以鞠躬、点头礼代替。礼代替。v（6 6）切忌交叉握手。）切忌交叉握手。v（7 7）切不可握手后，用手帕擦手。）切不可握手后，用手帕擦手。v（8 8）切勿只）切勿只顾与一人握手，冷落其他人。与一人握手，冷落其他人。v（9 9）不可急不可待地上前与正在握手的人相握。）不可急不可待地上前与正在握手的人相握。接待接待v78.78.如何介如何介绍他人与自我？他人与自我？v由第三方来介由第三方来介绍两个人相两个人相识时，介，介绍的一般的一般顺序是：向年序是：向年长者引者引见年年少者；向女士引少者；向女士引见男士，向地位高的人引男士，向地位高的人引见地位低的人。由第三方向地位低的人。由第三方向一群人介
60、一群人介绍一个人一个人时，应向大家介向大家介绍这位陌生人，然后再逐一介位陌生人，然后再逐一介绍原原先在先在场的人。的人。v自我介自我介绍时，首先，首先应大大方方地向大大方方地向对方方问候一声以提醒注意，然后候一声以提醒注意，然后说出姓名、身份以及出姓名、身份以及结识对方的意愿。方的意愿。 接待接待v79.79.如何如何递交名片？交名片？v名片名片递送是交往活送是交往活动中的一种重要手段，名片中的一种重要手段，名片递送先后没有太送先后没有太严格的格的礼礼仪讲究。但是一般是地位低的人先向地位高的人究。但是一般是地位低的人先向地位高的人递名片，男子先向名片，男子先向女子女子递名片。当名片。当对方不止
61、一人方不止一人时，应先将名片先将名片递给职位高或年位高或年龄较大大者；如分不清者；如分不清职位高低和年位高低和年龄大小大小时，则可先和自己可先和自己对面左面左侧方的人方的人交交换名片。名片。 v向向对方方递名片名片时，应面面带微笑，注微笑，注视对方，将名片正方，将名片正对着着对方，用双方，用双手的拇指和食指分手的拇指和食指分别持握名片上端的两角送持握名片上端的两角送给对方，如果是坐着的，方，如果是坐着的，应当起立或欠身当起立或欠身递送，送，递送送时可可说一些一些“我是我是，这是我的名片，是我的名片，请笑笑纳”、“我的名片，我的名片，请您收下您收下”之之类的客套的客套话。接收他人。接收他人递过来
62、的来的名片名片时，除女性外，除女性外，应尽快起身或欠身，面尽快起身或欠身，面带微笑，用双手的拇指和微笑，用双手的拇指和食指接住名片的下方两角。并食指接住名片的下方两角。并视情况情况说：“谢谢”、“能得到您的名片能得到您的名片真是荣幸真是荣幸”等等。等等。 v80.80.如何迎如何迎宾？v迎接乘迎接乘车来来宾，要到，要到车门口迎接。打开后座口迎接。打开后座车门，用手，用手搀扶年扶年纪大的大的客人。下客人。下车后后应帮着客人拿行李，一面交帮着客人拿行李，一面交谈，一面行，一面行进。行。行进中中应稍稍前于客人一、二步，在前于客人一、二步，在转角角处应当稍停，然后再当稍停，然后再迈步。引步。引导客人上下客人上下楼梯楼梯时，扶手方，扶手方让给客人；上楼梯客人；上楼梯应当当让客人先行。客人先行。
