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1、科技档案管理n n一、什么是科技档案n n二、什么是科技档案工作n n三、科技档案管理方法介绍1一、什么是科技档案一、什么是科技档案n n1、科技档案定义n n2、科技档案基本构成（种类）n n3、科技档案性质n n4、科技档案的价值与功用21、科技档案定义、科技档案定义国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应当归档保存的科技文件，以下简称科技档案。32、科技档案基本构成（种类）、科技档案基本构成（种类）n n生产技术档案生产技术档案- -工业生产技术档案工业生产技术档案 农业生产技术档案农业生产技术档案n n基本建设档案基本建设档案n n
2、设备仪器档案设备仪器档案n n科学研究档案科学研究档案n n测量测绘档案测量测绘档案n n水文地质档案水文地质档案n n地震测报档案地震测报档案n n医疗卫生档案医疗卫生档案n n环境保护档案环境保护档案n n.43、科技档案科技档案性质n n专业技术性n n多样性、数量大n n成套性n n现实性n n复用性54、科技档案的科技档案的价值与功用价值与功用n n凭证依据历史纪录知识储备n n科技档案是科学技术的储备形式，是构成生产力的重要因素，是一种潜在的生产力。6二、什么是科技档案工作n n1、概念、概念n n2、任务、任务n n3、性质、条件、性质、条件n n4、基本原则、基本原则n n5、
3、管理体制、管理体制n n6、业务环节、业务环节71、科技档案工作概念n n指以完整地保存、科学地管理科技档案，充分发挥科技档案的作用为目的的诸项管理活动的总称。82、科技档案工作任务、科技档案工作任务n n管好科技档案，用好科技档案n n管好：宏观上统筹规划、组织协调、统一制度、监督指导。即科技档案事业的组织建设和事业管理。 微观上即科技档案具体业务工作，包括科技档案的形成管理、科技档案的实体管理、科技档案信息资源开发利用。n n用好：档案实物的提供利用、档案信息的有效开发利用。93、科技档案工作的科技档案工作的性质、条件n n技术性技术性条件性条件性服务性服务性机要性机要性n n工作环境：领
4、导重视，技术部门配合，制度保证工作环境：领导重视，技术部门配合，制度保证n n工作条件：库房、设备、人员、经费工作条件：库房、设备、人员、经费n n工作人员素质要求：懂本单位专业技术，懂档案工作人员素质要求：懂本单位专业技术，懂档案管理业务，懂计算机操作，有事业心、责任感管理业务，懂计算机操作，有事业心、责任感104、科技档案工作科技档案工作基本原则n n档案法：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。n n科技档案工作条例：各单位应当按照集中统一管理科技档案的基本原则，建立健全科技档案工作，达到完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。n n基本原则基
5、本原则：集中统一管理科技档案，维护科技档案的完整、准确、系统、安全，实现科技档案的有效利用。11基本原则含义基本原则含义n n集中统一管理集中统一管理集中统一管理集中统一管理：统一领导、统一制度标准、统一管理、：统一领导、统一制度标准、统一管理、统一档案归属（国有单位的科技档案归国家所有）统一档案归属（国有单位的科技档案归国家所有）n n具体单位实行集中统一管理：具体单位实行集中统一管理：统一的机构，统一的业务管理，统一的管理制度和业统一的机构，统一的业务管理，统一的管理制度和业务标准规范，统一的档案归属（移交进馆）务标准规范，统一的档案归属（移交进馆）n n完整：完整：完整：完整：归档项目完
6、整、项目内应归档文件种类完归档项目完整、项目内应归档文件种类完 整、单份文件齐全；整、单份文件齐全；n n准确准确准确准确：文件内容真实准确，图物相符，蓝图底图一致；：文件内容真实准确，图物相符，蓝图底图一致；n n系统：系统：系统：系统：归档文件排列有序，保持内在有机联系；归档文件排列有序，保持内在有机联系；n n安全：安全：安全：安全：档案实物安全，档案内容安全，不失泄密；档案实物安全，档案内容安全，不失泄密；n n有效利用：有效利用：有效利用：有效利用：管理方式方法科学，信息检索快速有效，管理方式方法科学，信息检索快速有效，信息加工整理满足需要。信息加工整理满足需要。125、科技档案工作
7、科技档案工作管理体制n国家档案局统管档案业务，各行业按专业系统分级统一管理，各级档案行政管理部门分级监督指导，条条为主，条块结合。136、科技档案工作基本科技档案工作基本业务环节+n n收集+（齐全完整）n n整理（科学规范）n n鉴定（准确）n n保管（安全）n n统计（及时、准确）n n利用（快捷有效）14科技档案收集工作科技档案收集工作+n n建立归档制度，按制度接收；n n疏通各种渠道，定向定内容接收；n n抓重要环节关键阶段接收；n n注意零散文件的接收；n n收集或购买相关文件；n n接收归档严格履行归档手续+关于下发西安供电局科技档案管理实施细则的通知（底稿）.doc。15科技档
8、案整理工作科技档案整理工作n n零散文件整理成案卷立卷工作n n案卷分类排序编号、编目n n科技档案号：反映科技档案分类层次和案卷排列顺序的一组符号，是科技档案分类号和案卷顺序号的组合。科技档案号=全宗号+分类号（包括产品型号、项目代号）+案卷顺序号16科技档案分类科技档案分类n n科技档案分类：根据科技档案的内容、性质、相互联系，把一个立档单位的科技档案划分成一定的类别，从而使全部科技档案形成一个具有一定从属关系和平行关系的不同等级的系统。是管理科技档案的必要手段，是整理工作的核心。n n科技档案分类方案：是根据科技档案整理工作的要求，结合立档单位科技档案的特点编制的指导科技档案分类工作的依
9、据性文件。反映科技档案的内容构成和组织体系，影响科技档案的检索利用。17科技档案分类科技档案分类+n n科技档案分类方案编制要求：1、根据单位生产技术活动专业特征和档案的内容特征编制；2、划分类目体系层次适当，同级类目分类标准必须一致，上位类目包容下位类目，下位类目从属于上位类目，不得越级。3、类目排序考虑突出档案主体；4、必须配有分类方案编制说明，以便于准确应用。5、科技档案分类号，类目所在位置的代字代号。18科技档案鉴定科技档案鉴定n n鉴定内容：归档前鉴定，到期鉴定，价值鉴定，质量鉴定。n n鉴定组织：鉴定委员会或鉴定小组，由技术负责人、相关技术人员、科技档案人员组成。n n鉴定程序：档
10、案部门提出鉴定需求-鉴定小组拿出鉴定标准-组织相关人员具体逐卷、逐页鉴定，提出鉴定意见并填写鉴定工作单-由鉴定小组审核-组织实施，剔出销毁，整理续存-鉴定工作总结-鉴定标准、鉴定记录、销毁清单、鉴定总结等整理归档。19三、科技档案管理方法介绍n n1、基建档案管理、基建档案管理n n2、产品档案管理、产品档案管理n n3、科研档案管理、科研档案管理n n4、设备档案管理、设备档案管理201、基建档案管理 立项时明确项目档案管理人员及其职责，建立项目档案管理制度，明确归档范围，归档职责、归档要求，并纳入到项目管理制度中贯彻执行，按基建活动阶段检查督促文件积累，项目建成后整理立卷归档。21基建档案
11、管理介绍基建档案管理介绍n n收集齐全；n n明确归档范围；n n按单项工程分专业或阶段组卷，后续形成的单独组卷；n n按项目的使用性质或专业划分项目群，以单项工程为基本类目，涉及总体布置的设总体类，按所设类目排列案卷；n n编目、利用、编研22基建档案归档范围基建档案归档范围n n立项阶段文件立项阶段文件n n项目管理文件（征地、计划、规划、招投标、环保、项目管理文件（征地、计划、规划、招投标、环保、水、电等专项申请与批复）水、电等专项申请与批复）n n设计基础文件设计基础文件n n项目设计文件（初步设计、技术设计、施工图设计等）项目设计文件（初步设计、技术设计、施工图设计等）n n项目施工
12、文件（建筑施工、安装施工、设备文件等）项目施工文件（建筑施工、安装施工、设备文件等）n n项目监理文件（监理合同协议、方案、审核、质检记项目监理文件（监理合同协议、方案、审核、质检记录等）录等）n n项目竣工验收文件项目竣工验收文件n n项目财务文件项目财务文件23基建档案组卷方法基建档案组卷方法n n立项文件、项目管理文件按问题时间组卷；n n设计基础文件按专业组卷n n设计文件按设计阶段专业单位工程组卷n n施工文件按施工管理、阶段单位工程-专业组卷n n监理文件按阶段专业文种组卷n n设备文件按单台套组卷n n竣工验收文件按阶段单位工程专业组卷n n财务文件按阶段、问题组卷24基建档案分
13、类方法基建档案分类方法n n按工期、项目、阶段、单项工程使用性质、单项工程分类n n分类举例+25基建档案管理n n分类整理按项目使用性质结合项目结构分类，以单项工程为基本类目。n n分类举例：某工业企业基建档案26某工业企业基建档案分类示意某工业企业基建档案分类示意 某某工工业业企企业业基基建建档档案案 综合文件综合文件立项文件立项文件设计基础文件、总体设计规划文件设计基础文件、总体设计规划文件工程管理文件、工程监理文件、工程竣工验收文件工程管理文件、工程监理文件、工程竣工验收文件总体建筑总体建筑厂区总体及公共设施厂区总体及公共设施生产性建筑生产性建筑1 1号车间（施工方案及设计、建筑施工、
14、安装施工、设号车间（施工方案及设计、建筑施工、安装施工、设备文件、交工验收、竣工图）备文件、交工验收、竣工图）2 2号车间号车间生产辅助性生产辅助性建筑建筑办公楼办公楼锅炉房锅炉房仓库仓库生活福利性生活福利性建筑建筑*住宅小区住宅小区 西住宅区西住宅区东住宅区东住宅区东东2 2住宅区住宅区27某高校基建档案类目表某高校基建档案类目表n n综合文件 校区n n教学设施 校区 总体 教学楼 实验楼 办公楼n n辅助设施 校区 图书馆 配电室 锅炉房 体育场 n n生活设施 校区28基建档案管理n n续卷，竣工以后形成的维护、改建文件单独组卷，续在原项目档案之后。设计变更文件可单独组卷，续在设计文件
15、之后。29基建档案管理n n归档-以建设单位为中心，各参建单位向建设单位移交归档，建设单位集中整理编号后向相关城建管理部门归档移交相关档案，向本单位档案管理部门归档移交全部档案。n n项目竣工验收前，对项目档案检查验收，档案不齐全完整、不合格，项目不验收。30基建档案管理n n鉴定n n归档前鉴定，与项目有关的管理性文件、图纸、照片等均要整理归档。保管期限比建筑物稍长一段时间。n n到期鉴定，要考虑地上地下管线等三通文件，单独续存。31基建档案编目与利用基建档案编目与利用n n基建档案分类目录n n专题文件索引n n基建项目介绍（基建工程简介）n n基建档案形成说明322、产品档案管理n n收
16、集方法：新品研制立项时明确归档任务、归档范围、归档责任人；设计定型时收集归档产品设计文件；生产定型时收集归档产品工艺文件；针对用户反馈意见进行改进改型产品时收集归档新增文件。33产品档案归档归档管理归档文件类目归档文件类目文件归档部门文件归档部门设计文件、改进设计文件设计文件、改进设计文件设计部门设计部门工艺工装文件工艺工装文件工艺部门工艺部门销售及用户意见文件销售及用户意见文件销售及用户服务部销售及用户服务部门门立项计划文件立项计划文件技术行政管理部门技术行政管理部门34产品档案归档n n归档时间：一项产品研制完成后3个月内，相关部门及时整理立卷向档案部门移交归档，不归档不组织鉴定，不归档不
17、算任务完成。n n归档要求：按型号配套，整理形成案卷，登记造册，移交归档。35产品档案整理n n整理-零散文件整理成案卷，案卷分类排列分类-1、品种单一结构复杂的产品，按产品使用性质结合产品型号分类排列，以单个产品型号为基本类目；2、品种繁多专业性质特征明显的产品（如电子产品），按产品专业特征结合使用性质分类，常采用十进制分类法分类，以某专业特征或使用性质为基本类目。n n分类举例36产品档案分类示意产品档案分类示意n n型号分类法产品型号：根据产品的品种、型式和使用性质划分和确定的，表示产品性能、规格、主要参数和结构特征的一组代字代号。如：x 20 10，表示铣床龙门铣床，工作台1000x3
18、000mm 。可见产品型号本身就是产品分类的结果。类型型号分类年代型号分类 使用性质型号分类 37产品档案分类示意产品档案分类示意n n十进分类法按级、类、型、种等45个等级，按产品的专业特征、形式特征、结构特征等特点，采取每层次设10项，逐层次划分的方法。例：2.016 第2级第0类第1型第6种，表示整件无线电发射机脉冲信号按产品结构如标准、通用文件、成套设备、整体、部件、零件等设级，可预留空号；按产品专业特性设类；按产品使用性能设型；按产品品种设种；逐级细分。38产品档案鉴定产品档案鉴定n n鉴定：产品档案记录反映本单位生产能力和技术水平，一般期限从长，到期档案鉴定时注意考虑其典型性意义。
19、393、科研档案管理n n收集-确立科研立项计划时明确归档要求、归档时间、归档责任人；项目研制过程中检查督促文件积累；项目研制完成进行成果鉴定前，归档项目文件，不归档不得鉴定。n n归档-由科研部门积累整理课题文件，形成案卷，登记造册，向档案部门移交归档。与课题有关的管理性文件归入课题档案，而不是文书档案。40科研档案管理n n整理-以课题为单元成套整理，可视文件多少分卷。注意审核文件的完整性和签字签章手续。注意研究过程中的实验记录的归档。注意收集补充成果鉴定、推广应用的文件。分类-以课题为基本类目，按专业性质结合课题分类。分类举例41科研档案分类示意科研档案分类示意科科研研档档案案基础基础理
20、论理论研究研究物理专业物理专业课题课题化学专业化学专业生物专业生物专业应用应用技术技术研究研究424、设备档案管理、设备档案管理 n n收集-了解设备购置计划，参加设备开箱验收，及时收集设备随机文件；设备购置阶段的市场调查、合同协议归入设备档案；设备大中修记录、技改记录归入设备档案。n n整理-按型号配套整理，同型号多台套设备，前期购置文件、设备随机文件按型号保存一套，大中修记录、技改记录按单台设备立卷续后。n n设备档案按使用性质-型号分类管理。43设备档案鉴定设备档案鉴定n n鉴定-设备档案随同设备管理，设备报废不用，其档案即可抽出销毁或另存。自制设备类同于自己研制的产品，档案保管期限适当延长。44
