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1、工作计划及管理培训SETC中心霍智勇1介绍 学习项目计划的制作学习项目计划的管理重点词:n项目计划n周状态报告n工作周报n(日报)n(周工作例会)2议程培训分两个部分n项目计划的制定和管理w工作计划的制定w工作计划跟踪和监控w工作计划的更改n周报的填写及管理3这次培训的目的这次培训的目的:n熟悉项目计划及汇报的管理制度,结合实际工作进行讨论。n学习使用一些制作计划的工具和方法。n各项目开始制定工作计划,并且在实际工作中开始实施。4第一讲:工作计划第一讲: 项目计划5问题:什么叫项目管理? 项目管理有什么特点?6一个高效组织的特点一个高效组织的特点是什么:有计划的生产有计划的改进7工作计划的意义
2、两种工作形式:n消级式工作 消防式救火管理。n积极式工作 计划式主动管理。8消防式工作特点消防式工作特点: 救火!救火!v工作或忙或闲经常位于两个极端。工作或忙或闲经常位于两个极端。v工作重复性强,工作继承性差。工作重复性强,工作继承性差。v人员固定性差,整体调控性差。人员固定性差,整体调控性差。v项目成功率低,整体士气低。项目成功率低,整体士气低。v项目越大,涉及的人员越多,成本越大,风险越高。项目越大,涉及的人员越多,成本越大,风险越高。9计划式工作特点计划式工作特点: 主动出击!主动出击!v工作被预计,强度可控并处于平稳状态。工作被预计,强度可控并处于平稳状态。v通过对计划执行的分析和调
3、控,综合效率不断提高,通过对计划执行的分析和调控,综合效率不断提高,整体调控性不断增强。整体调控性不断增强。v人员稳定性强,工作继承性强。人员稳定性强,工作继承性强。v相关资源的保证性强,项目成功率高,士气高。相关资源的保证性强,项目成功率高,士气高。v项目越大,涉及的人员越多,同样可以控制成本和项目越大,涉及的人员越多,同样可以控制成本和控制风险。控制风险。10问题:如果你是一个总经理,你要经营一个企业,你需要制定哪些计划?11工作计划的分类工作计划的分类:对于固定的组织(部门)v战略计划(指导性)v阶段计划(指导性)v实施计划(执行)v其它计划(营销、安全、质量、环保、劳保等) (执行)对
4、于临时的组织(项目组)v项目计划(执行)12项目计划项目计划:v制定者:项目经理v计划的时间范围:项目正式启动到项目结束。v计划的内容:项目活动工作安排。13计划的要素计划的要素: 工作任务 工作细分 工作量 进度 人员 资源问题:资源都有哪些内容?14项目计划范例(一)15项目计划范例(一)16项目计划范例(二)17项目计划范例(二)18制定项目计划提问:n制定项目计划前应该做什么?19项目计划的准备需要明确:w项目目标!项目目标!w项目资源项目资源!w相关约束相关约束!20项目目标技术目标非技术目标(商业成本时间)21项目的资源资源的五要素: 人员 设备 材料 法律法规 环境.n人:w给哪
5、些人制定工作计划w这些人的能力和特点w关于人的其它的限制22项目计划的准备工作任务:w全面,不能漏掉w准确,不能说不清楚23项目计划的准备时间进度:w人+工作量+其它限制进度表w要求:n对工作量有科学的估计n对风险应进行控制(非技术和技术)n明确其它限制(如成本、时间、其它资源)24制定计划的步骤制定计划的准备:w对工作产品的确定w对工作产品(及更改)的规模的估计w对工作量和成本的估计w对进度和里程碑的确定w对风险的识别和控制w对其它管理方法的确定(如配置管理或质量保证)w对其它相关约束的确定(外部人员、设备等)等25工作计划的执行和监控没有监督的计划是无效的计划!没有监督的计划是无效的计划!
6、工作状态的监控方法:工作状态的监控方法:w日工作记录日工作记录(员工每天工作,记流水)w每周状态报告每周状态报告(员工每周工作状况)n员工向组织的负责人提交(部门经理或项目经理)w项目周报项目周报(项目组每周工作状况)n组织的负责人向上一级主管提交w工作例会工作例会26日工作记录(可选)日报是工作状态的原始数据。日报提供的时间记录是用于测量的基础。n测量:n对工作任务的时间的计量。n对工作任务状态的计量。n对工作任务的成本的计量。27日报模板28周状态报告周状态报告是每名员工对每周工作的汇总。是每名员工的工作情况的反馈(针对工作计划)。是修订工作计划的数据来源。是工作考核的主要数据来源。29项
7、目周报项目周报是组织用来监控计划进行程度的汇报机制:项目周报的编写者:项目经理项目周报的内容:w本周工作计划执行情况(已经完成的工作及对这些工作的度量)w本周工作中产生的问题、风险和变更情况w下周的工作计划30项目周报31项目计划的修订(更改)从不更改的工作计划是不可用的!从不更改的工作计划是不可用的!n当人员、资源、风险、成本、商业需求、其它约定等条件发生变化时,需要对工作计划进行修订。n项目谁负责谁修订.32项目计划的修订(更改)对项目计划的修订的影响进行估计和评审(规模、成本、风险等)重新取得受影响组织的承诺。如果更改涉及到更改用户的需求,则必须经过用户和公司高层经理的许可。33填写更改
8、申请单34提问:项目计划中可能会进行哪些评审?35回顾第一讲内容:常见的两种工作形式(计划式和消防式)工作计划的种类制定工作计划前应明确的信息(人、任务、进度等)工作计划的监控方法(日报、周状态报告、工作周报)工作计划的更改36第二讲:周报的填写及管理第二讲: 周报的填写及管理37工作状况汇报的形式:一般共四种n工作日志n周报(员工/项目)n周工作例会n突发事件紧急报告 38周报:员工周报员工周报 项目周报项目周报n问题和风险问题和风险n变更及未完成的工作变更及未完成的工作n完成的工作完成的工作n下周计划下周计划n意见和建议意见和建议n度量度量(可不填可不填)w预算修订预算修订w进度修订进度修订w获得价值获得价值 39周报的汇报方法:部门经理的周报每周五下班前发送副总经理(可用电子邮件).各级领导应给予下级足够的时间编写周报.(各级领导注意督促执行)40回顾第二讲内容:周报的填写方法.周报的提交方法. 41提问:工作周报制度中,你要做哪些事情(实际工作)?42结束 THANK YOU!43