《英文电子邮件的格式.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《英文电子邮件的格式.ppt（70页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、你还在为顾客误解你的表达而苦恼吗？你还在为英文邮件写作而抓狂吗EMAILReporter: 曹梦琪曹梦琪u 商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式u 商务英语电子邮件的写作要求商务英语电子邮件的写作要求u 商务英语电子邮件写作注意事项商务英语电子邮件写作注意事项u 商务英语电子邮件常用句式商务英语电子邮件常用句式Contents3/64 据据调调查查，约约有有88%88%的的互互联联网网用用户户使使用用电电子子邮邮件件，而而在在商商务务领领域域中中约约有有90%90%的的员员工工通通过过电电子子邮邮件件的的形形式式来联系公务。来联系公务。英文电子邮件的重要性英文电子邮件的重要性 商商务务
2、英英语语电电子子邮邮件件以以其其方方便便快快捷捷，在在现现代代商商务务活活动中起着重要作用。动中起着重要作用。 商商务务往往来来中中的的电电子子邮邮件件代代表表着着公公司司的的形形象象，显显示示着着公公司司的的水水平平和和实实力力，直直接接影影响响到到客客户户对对公公司司的的评评估估。所所以以，商商务务电电子子邮邮件件的的写写作作在在业业务务往往来来中中占占据据着着举举足足轻重的地位。轻重的地位。4/64商务英语电子邮件由五部分组成：商务英语电子邮件由五部分组成：u Address - 收信人收信人EmailEmail地址、抄送收信人地址、抄送收信人EmailEmail地地址、密送收信人址、密
3、送收信人EmailEmail地址地址uSubject -主题主题uSalutation - 称呼称呼、Opening - 开头开头、Body - 正文正文、Ending - 结尾句结尾句uComplimentaryClose - 礼貌结束语礼貌结束语uWritersFullName - 写信人全名写信人全名、 WritersTitleandDepartment - 写信人职务及所属部门写信人职务及所属部门、Address - 地址地址、Tel - 电话号码电话号码、Fax - 传真传真商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(1/16)5/64u Address 地址地址u收信人地址收信人
4、地址 To: u抄送收信人地址抄送收信人地址 Cc:u密送收信人地址密送收信人地址 Bcc:Cc:CarbonCopyBcc:BlindCarbonCopyTo:Cc:Bcc:多个收信人地多个收信人地址用址用半角半角的的逗号逗号或者或者分号分号隔开。隔开。 商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(2/16)6/64uSubject主题主题 (1/3)(1/3)1. 1. 主主题题 ( (Subject) ) 框框的的内内容容应应简简明明地地概概括括信信的的内内容容，短短的的可可以以是是一一个个单单词词，如如 greetingsgreetings；长长的的可可以以是是一一个个名名词词性性短
5、短语语，也也可可以以是是完完整整的的句句子子，但但长度一般不超过长度一般不超过3535个字母。个字母。YES：SupplierTraining NO：ProfessionalTraineesfromSisterCompanyShouldAbidebyRuleofLocalCompany商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(3/16)7/64u Subject主题主题 (2/3)(2/3)2. 2. 主题框的内容切主题框的内容切忌含糊不清忌含糊不清。YES：TomorrowsmeetingcanceledNO：Newsaboutthemeeting 3.视视信信的的内内容容是是否否重重要
6、要，还还可可以以开开头头加加上上 URGENT 或者或者FYI(ForYourInformation，供参考，供参考)例如例如：URGENT:Submityourreporttoday!商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(4/16)8/64u Subject 主题主题(3/3)(3/3)4. 4. 一一般般来来说说，只只要要将将位位于于句句首首的的单单词词和和专专有有名名词词的的首首字字母母大大写写即即可可。另另外外一一种种较较为为正正规规的的格格式式可可将将除除了了少少于于5 5个个字字母母的的介介词词、连连接接词词或或冠冠词词之之外外的的每每一个单词的首字母大写。一个单词的首字母
7、大写。YES：NewE-mailAddressNotificationDetailedcalculationNO：detailedcalculation商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(5/16)9/64u Salutation- - 称呼称呼 (1/4)(1/4) 根根据据发发信信人人的的具具体体情情况况以以及及发发信信人人与与收收信信人人之之间间的关系而定。的关系而定。1.在在同同辈辈的的亲亲朋朋好好友友或或同同事事之之间间可可以以直直呼呼其其名名，但但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。对长辈或上级最好使用头衔加上姓。TomHanksDear/HiTomDearMrHanks2.
8、收信人的名字千万不要写错。收信人的名字千万不要写错。商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(6/16)JenniferMiss/Mrs/MsAniston10/64u Salutation- - 称呼称呼 (2/4)(2/4)3.3.收收信信人人是是多多个个男男性性用用MessrsMessrs；多多个个女女性性用用Mesdames, Mesdames, Mmes, Mmes, 或或MsesMses；有有男男有有女女，弄弄清清楚楚每每个个人人的的称称呼呼。已已婚婚Mrs, Mrs, 未婚未婚Miss, Miss, 最好用最好用Ms. Ms. Messrs.Smith,Wyatt,andFu
9、ry4.有荣誉学位多不喜欢用一般的头衔。有荣誉学位多不喜欢用一般的头衔。Mses.Dicaprio,Lionel,andGreenMr. Harold Wright and Miss Margaret WrightDr./Prof./General/SenatorWright 商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(7/16)11/64u Salutation- - 称呼称呼 (3/4)(3/4)5.5.老外的名字有时有老外的名字有时有Jr. Jr. 或或 Sr.Sr., , 罗马数字罗马数字I I，IIII等等MartinLutherKing,Jr.JohnParker,Sr.isth
10、efatherofJohnParker,Jr.GeorgeBushSr.GeorgeVIWhenGeorgeVIdied,ElizabethIIsucceededtothethrone.商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(8/16)12/64u Salutation- - 称呼称呼 (4/4)(4/4)6.如果没有名字，或者是很正规的邮件，则可用：如果没有名字，或者是很正规的邮件，则可用：DearCommitteeMember:DearColleagues:DearMeetingPlanner:ToAllSalesReps:ToWhomItMayConcern:商务英语电子邮件的格式
11、商务英语电子邮件的格式(9/16)DearMadamorSir: DearPurchasingAgent:LadiesorGentlemen:DearCustomers，13/64u Opening开头开头 (1/3)(1/3)澄清你的意图澄清你的意图 在在电电子子邮邮件件开开头头澄澄清清你你的的来来意意非非常常重重要要，这这样样才才能能更更好好的的引引出出邮邮件件的的主主要要内内容容。感感谢谢读读者者是是邮邮件件开开场场白白的的好好办办法法。感感谢谢您您的的读读者者能能让让对对方方感感到到高高兴兴，特别是之后你有事相求的情况下会很有帮助。特别是之后你有事相求的情况下会很有帮助。商务英语电子邮
12、件的格式商务英语电子邮件的格式(10/16) 记记得得要要注注意意语语法法，拼拼写写和和标标点点符符号号，保保持持句句子子简短明了且句意前后一致。简短明了且句意前后一致。14/64u Opening 开头开头 (2/3)(2/3)商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(11/16)2.如果回复客户的咨询，向他们对公司的兴趣表示感谢如果回复客户的咨询，向他们对公司的兴趣表示感谢Thankyouforcontactingus.3.如果对方已经回复过你的一封邮件了，感谢回复如果对方已经回复过你的一封邮件了，感谢回复Thankyouforyourpromptreply.Thanksforgett
13、ingbacktome.1.如果你主动给别人写邮件，表明意图如果你主动给别人写邮件，表明意图Iamwritingto15/64u Opening 开头开头 (3/3)(3/3)商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(12/16)5.如果有人给了你特别的帮助如果有人给了你特别的帮助Thankyouforallyourassistance.6.某个客户或是经理写对你的工作提出了一定的质疑某个客户或是经理写对你的工作提出了一定的质疑ItrulyappreciateThankyouforyourfeedback.4.如果你询问一些信息，对方花了点时间才发送给你如果你询问一些信息，对方花了点时间才
14、发送给你Thankyouforprovidingtherequestedinformation.16/64u Body 正文正文 正正文文是是电电子子邮邮件件的的主主要要部部分分，大大多多把把话话题题分分成成几几个个小小主主题题，每每个个小小主主题题一一段段，每每段段一一般般只只有有一一两句话。正文由两三个或三四个简短的段落构成。两句话。正文由两三个或三四个简短的段落构成。商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(13/16) 正正文文书书写写格格式式绝绝大大多多数数采采用用齐齐头头式式。齐齐头头式式是是指指正正文文中中各各部部分分都都从从每每行行的的左左边边开开始始，这这种种格格式式便于
15、打字和节省时间，提高工作效率。便于打字和节省时间，提高工作效率。 称称呼呼和和开开头头之之间间，段段落落之之间间，正正文文和和信信尾尾客客套话之间一般套话之间一般空一行空一行。17/64u Ending 结尾结尾 在邮件结束之前，应再次感谢收信人。在邮件结束之前，应再次感谢收信人。商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(14/16)uThankyouforyourpatienceandcooperation.或或Thankyouforyourconsideration.uIfyouhaveanyquestionsorconcerns, dont hesitatetoletmeknow.或
16、或Ilookforwardtohearingfromyou.18/64商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(15/15) Complimentary Close 礼貌结束语礼貌结束语(1/2)(1/2) 结尾致意要留意，弄清大家的关系才选择用词。结尾致意要留意，弄清大家的关系才选择用词。1. Very Formal 非常正规的非常正规的( (例如给政府官员的例如给政府官员的) ) Respectfully yours, Yours respectfully,2.Formal 正规的正规的( (例如例如客户公司客户公司之间之间) )Very truly yours, Yours very
17、 truly, Yours truly,u ComplimentaryClose 礼貌结束语礼貌结束语(2/2)(2/2)商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(15/16)3.LessFormal不太正规的不太正规的( (例如例如亲人，好朋友亲人，好朋友) ) Sincerelyyours,Yourssincerely,Sincerely,Cordiallyyours,Yourscordially,Cordially, 4.Informal 非正规的非正规的( (例如朋友，同事之间例如朋友，同事之间) )Regards, Warm regards, With kindest regar
18、ds,With my best regards, My best, Give my best toMary,Fondly,Thanks,Seeyounextweek!20/64u Signature 签名签名 邮件的末尾加上签名档，附加必要的个人信息邮件的末尾加上签名档，附加必要的个人信息。商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式(16/16) 签签名名档档可可包包括括姓姓名名、职职务务、公公司司、电电话话、传传真真、地地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4 4行。行。LocalOrganizingCommitteePhone:+7-3822-
19、491-776Fax:+7-3822-492-410E-mail:isdeiv2012hcei.tsc.ru21/64商务邮件模板Dear Mr. Lin, I received your letter on May 18. I agree with you that the deal was a mutually beneficial one. We have gained great profits through the cooperation with Chinese exporters in recent years, and we are keenly desirous of ex
20、pending our trade with you in home appliance. We really hope we could have further cooperation with each other and achieve greater development together.With best regards.Yours sincerely, John Smithsignature亲爱的林先生：亲爱的林先生：我收到了您我收到了您5月月18日的来信。您日的来信。您认为我们上次的生意是互惠的，这点认为我们上次的生意是互惠的，这点我十分赞同。我十分赞同。近年来，我们通过与
21、中近年来，我们通过与中国的出口商合作获利颇丰，我们迫切国的出口商合作获利颇丰，我们迫切期望扩大与你们在家电行业的贸易合期望扩大与你们在家电行业的贸易合作。我们真心希望能继续与您深入合作。我们真心希望能继续与您深入合作，将来获得巨大发展。作，将来获得巨大发展。献上最诚挚的祝福！献上最诚挚的祝福！约翰约翰史密斯史密斯敬上敬上u 商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式u 商务英语电子邮件的写作要求商务英语电子邮件的写作要求u 商务英语电子邮件写作注意事项商务英语电子邮件写作注意事项u 商务英语电子邮件常用句式商务英语电子邮件常用句式Contents23/64商务英语电子邮件写作应遵循的商务英语
22、电子邮件写作应遵循的五五C C原则原则u Correctness 准确准确u Conciseness 简洁简洁u Complete 完整完整u Clarity 清楚清楚u Courtesy 礼貌礼貌五五C原则原则(1/14)24/64u Correctness 准确原则准确原则 由由于于商商务务英英语语电电子子邮邮件件涉涉及及的的是是商商务务活活动动双双方方的的权权利利、义义务务关关系系，其其准准确确性性对对商商务务管管理理与与沟通至关重要。沟通至关重要。 具具体体而而言言，不不仅仅电电子子邮邮件件的的英英语语语语法法、标标点点符符号号和和拼拼写写要要做做到到准准确确无无误误，电电子子邮邮件件
23、内内容容还还要要叙述准确叙述准确，以免引起误会纠纷。，以免引起误会纠纷。五五C原则原则(2/14)25/64u Conciseness简洁原则简洁原则(1/3) 简简洁洁原原则则是是商商务务英英语语写写作作最最重重要要的的原原则则，指指在在不不影影响响完完整整性性和和礼礼貌貌性性的的前前提提下下，尽尽量量使使用用简简单单句句子子和和简简短短词词语语。一一封封拖拖沓沓冗冗长长、措措词词复复杂杂的的电电子子邮邮件件既既浪浪费费写写的的时时间间，也也会会给给阅阅读读者者带带来来不不必必要要的的麻麻烦，故商务英语电子邮件应以烦，故商务英语电子邮件应以简明扼要简明扼要为第一要务。为第一要务。 在在具具体
24、体写写作作中中，商商务务英英语语电电子子邮邮件件呈呈现现出出的的句句法法特特征征是是句句子子结结构构简简单单明明了了，有有大大量量省省略略句句和和不不完完整句整句。其。其词汇特征词汇特征是是用语简洁用语简洁，语言简明扼要语言简明扼要。五五C原则原则(3/14)26/64u Conciseness简洁原则简洁原则(2/3) 为为了了节节约约时时间间和和空空间间，电电子子邮邮件件中中可可使使用用缩缩略语。略语。UPlsFYIInfoQtyBTWPostscriptASAP/asapFOBL/CIMOFAQPS五五C原则原则(4/14)AssoonaspossibleFreeonBoardLette
25、rofCreditInmyopinionFrequentlyaskedquestions27/64u Conciseness简洁原则简洁原则(3/3)uIt is very difficult to sell manhole covers inFrance. This product must have the qualitycertificateissuedinFrance.uPrice：FOBShanghaiUSD1.96PCuHopeyoucanacceptit. 舍长句、复合句，选短句、简单句，喜并列、弃舍长句、复合句，选短句、简单句，喜并列、弃从属的句法特征，缩略语的使用，不完整句的
26、选择，反从属的句法特征，缩略语的使用，不完整句的选择，反映了与普通商务信函相比，商务电子邮件更倾向于非正映了与普通商务信函相比，商务电子邮件更倾向于非正式文体，更为口语化。式文体，更为口语化。五五C原则原则(5/14)28/64u Complete完整原则完整原则 商商务务电电子子邮邮件件内内容容应应力力求求具具体体、明明确确、完完整整，提提供供读读者者所所需需要要的的信信息息，尤尤其其像像报报盘盘、询询问问贸贸易易条条件件等等需需要要回回函函的的电电子子邮邮件件，更更需需要要清清楚楚完完整整，因因为为只只有有包包含含具具体体信信息息的的邮邮件件，才才能能达达到到良良好的沟通效果。好的沟通效果
27、。 邮邮件件是是否否完完整整，可可以以用用5W1H5W1H来来检检验验，即即who，when，where，what，why和和 how。五五C原则原则(6/14)29/64u Clarity清楚原则清楚原则(1/2) 商商务务英英语语电电子子邮邮件件的的写写作作要要做做到到层层次次清清楚楚，用词准确。具体表现在：用词准确。具体表现在：u结构方面结构方面u语法方面语法方面尽量使用短段落，必要时使用主题句。尽量使用短段落，必要时使用主题句。用用词词要要肯肯定定准准确确，切切忌忌使使用用语语义义模模糊糊、模模棱棱两两可可的的词词或或词词组组，以以免免产产生生歧歧义义，造造成成误误解，延误商务沟通和贸
28、易。解，延误商务沟通和贸易。五五C原则原则(7/14)30/64u Clarity清楚原则清楚原则(2/2)uThefiguresshowasignificantincrease.uWewilldeliveryourgoodssoon.uThefiguresshowayear-on-yearincreaseof15%.uWewilldeliveryourgoodsonDec10th.五五C原则原则(8/14)31/64u Courtesy礼貌原礼貌原则则(1/6) 商商务务英英语语电电子子邮邮件件应应遵遵循循措措词词婉婉转转、礼礼貌貌的的原原则则。鉴鉴于于电电子子邮邮件件直直接接影影响响到到整
29、整个个交交易易的的成成败败，买买卖卖双双方方应应十十分分注注重重措措辞辞方方式式，要要婉婉转转、礼礼貌貌，使使对对方方容容易易接接受受。在在写写电电子子邮邮件件时时，可可以以通通过过使使用用虚虚拟拟语语气气、委委婉婉语语气气等等方方法法迂迂回回地地表表达达观观点，提出要求。点，提出要求。五五C原则原则(9/14)32/64u Courtesy礼貌原则礼貌原则(2/6)uIfitisnotforthelargerorderswereceivefromanumberofourregularcustomers，wecouldnothavequotedforsuppliesevenatthatpric
30、e.uNot for the larger orders we receive from anumber of our regular customer, we cannotquoteforsuppliesevenatthatprice.虚拟语气虚拟语气：要不是我们接到许多老客户的大量定要不是我们接到许多老客户的大量定单，我们尚不能给这些货物报如此低的价格。单，我们尚不能给这些货物报如此低的价格。五五C原则原则(10/14)33/64u Courtesy礼貌原则礼貌原则(3/6)uIwouldappreciateitifyoucouldgivemeyourbestquotationforCIF
31、shanghai.uGivemeyourbestquotationforCIFshanghai.委婉语气委婉语气：如果你能报出成本加运费到上海的：如果你能报出成本加运费到上海的最低价，我将非常感激。最低价，我将非常感激。 虚拟语气和委婉语气的使用，缓和了商务谈判的语虚拟语气和委婉语气的使用，缓和了商务谈判的语气，既明确了自己的立场，又使对方的面子免于受损，气，既明确了自己的立场，又使对方的面子免于受损，语气自然诚恳，礼貌得体，易为对方接受。语气自然诚恳，礼貌得体，易为对方接受。五五C原则原则(11/14)34/64u Courtesy礼貌原则礼貌原则(4/6)uIt has to be str
32、essed that shipment must beeffected within the prescribed time limit, as afurtherextensionwillnotbeconsidered.uWehavetostressthatyoumusteffectshipmentwithin the prescribed time limit, as a furtherextensionwillnotbeconsidered. 表表示示批批评评、建建议议、要要求求时时，用用被被动动语语态态可可以以避避免直接触及施动者免直接触及施动者( (自己或对方自己或对方) )，使口气更
33、加婉转。，使口气更加婉转。五五C原则原则(12/14)35/64u Courtesy礼貌原则礼貌原则(5/6)uAsyou(seemto)takeadvantageofourleniencyinthismatter,wenowhavetogiveyouthefinalnotice. 使使用用半半动动词词表表示示说说话话人人对对所所说说事事情情的的推推测测，从从而使话语的肯定语气趋于缓和。而使话语的肯定语气趋于缓和。五五C原则原则(13/14) 半半动动词词在在功功能能上上介介于于主主动动词词与与助助动动词词之之间间, ,本本身带有词义，但词义模糊。身带有词义，但词义模糊。 seemappear
34、belikelyto36/64u Courtesy礼貌原则礼貌原则(6/6)uUnfortunatelywearenothiringanynewstaffatthemoment.uIamafraidthatwewillbeunabletomeetyourorderontimeduetoproblemswithoursupplier. 如如果果是是写写一一些些坏坏消消息息或或是是道道歉歉，你你就就应应该该写写的的礼貌而得体，并说明问题的原因。礼貌而得体，并说明问题的原因。五五C原则原则(14/14)37/64u 商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式u 商务英语电子邮件的写作要求商务英语电
35、子邮件的写作要求u 商务英语电子邮件写作注意事项商务英语电子邮件写作注意事项u 商务英语电子邮件常用句式商务英语电子邮件常用句式Contents38/64u商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式u 商务英语电子邮件的写作要求商务英语电子邮件的写作要求u 商务英语电子邮件写商务英语电子邮件写作注意事项作注意事项u 商务英语电子邮件常用句式商务英语电子邮件常用句式Contents39/64u Sometips文法文法(1/8)1.切忌主客不分或模糊切忌主客不分或模糊例例子子：Deciding to rescind the earlier estimate, ourreport was upd
36、ated to include $40,000 for newequipment.应应改改为为：Decidingtorescindourearlierestimate,wehave updated our report to include $40,000 for newequipment.问题：问题：decide的主语是的主语是 we , , 而不是而不是 report注意事项注意事项(1/12)40/64u Sometips文法文法(2/8)2.句子不要凌碎句子不要凌碎例例子子：Hedecidednottoauditthelasttencontracts.Becauseofourprevi
37、ousobjectionsaboutcompliance.应应改改为为：Hedecidednottoauditthelasttencontractsbecauseofourpreviousobjectionsaboutcompliance.问题：第二句是第一句的原因，应合并成为一句问题：第二句是第一句的原因，应合并成为一句注意事项注意事项(2/12)41/64uSometips文法文法(3/8)3.结构对称结构对称例例子子：The owner questioned the occupants leaseintentions and the fact that the contract had
38、beenalteredwithinkmarkings.应应改改为为：The owner questioned the occupants leaseintentionsandinkalterationsofthecontract.问题：问题：and and 连接两个相同的成分，结构应对称连接两个相同的成分，结构应对称注意事项注意事项(3/12)42/64u Sometips文法文法(4/8)4.单复数前后一致单复数前后一致例例子子：Anauthorizedpersonmustshowthattheyhavesecurityclearance.应应改改为为：Authorizedpersonsmu
39、stshowthattheyhavesecurityclearance.问题：问题：anperson与与 they 矛盾矛盾 注意事项注意事项(4/12)43/64u Sometips文法文法(5/8)5.动词和主语要呼应动词和主语要呼应例例子子：Thisisoneofthepublic-relationsfunctionsthatisunder-budgeted.应应改改为为：Thisisoneofthepublic-relationsfunctions,whichareunder-budgeted.问题：问题：functions 与与 is矛盾矛盾 注意事项注意事项(5/12)44/64u
40、 Sometips文法文法(6/8)6.时态和语气不要转变太多时态和语气不要转变太多affect动词，动词，effect名词；名词；operative（计划、法律等）实施中的，起作用的（计划、法律等）实施中的，起作用的operational（机机器器、设设备备等等）正正常常运运转转的的，可可使使用的；军事行动的用的；军事行动的affect和和effect，operative和和operational7.选词要正确选词要正确注意事项注意事项(6/12)45/64u Sometips文法文法(7/8)8.标点要准确标点要准确9.拼写要正确拼写要正确10.大小写要注意大小写要注意非必要的话，整个词不
41、要都大写，除非要骂人。非必要的话，整个词不要都大写，除非要骂人。MUSTchangetoOSimmediately.要强调的话，用要强调的话，用底线底线，斜体斜体或者或者粗体粗体。注意事项注意事项(7/12)46/64u Sometips文法文法(8/8)11.11.地址上的数字直接用阿拉伯数字，除了地址上的数字直接用阿拉伯数字，除了One127NinthAvenue,North390VeteransBoulevard,Carlstadt,NJ070725ParkAvenueOneWingrenPlaza556-91Street注意事项注意事项(8/12)47/64u Sometips文体文体
42、(1/3)1.1.可读性可读性-多用短句多用短句2.注意段落的开头注意段落的开头一般来说，重要或强调的事情都放在信件或段落一般来说，重要或强调的事情都放在信件或段落的开头。的开头。u Because he was unable to attend the meetingpersonally, he forwarded his congratulations oncassettetape.注意事项注意事项(9/12)48/64u Sometips文体文体(2/3)3.轻重有分轻重有分同等重要的用同等重要的用 and and 来连接，较轻放在次要的句子来连接，较轻放在次要的句子里。里。4.转接词转
43、接词要留神要留神but,therefore,also,forexample,furthermore,moreover5.修饰词的位置修饰词的位置要小心要小心例子：例子：HecouldonlyreimbursethecostafterJuly15.注意事项注意事项(10/12)49/64u Sometips文体文体(3/3)6.句子开头不要含糊不清的代词句子开头不要含糊不清的代词例例子子：Thesedecisionshavebeenabigdisappointmenttothecommitteemembers.Theyhavedelayedfurtheraction.开头少用开头少用thisth
44、is, , thatthat, , itit, , theythey, , 或或 whichwhich。7.用语要肯定准确，切忌含糊用语要肯定准确，切忌含糊8.立场观点一致，少用被动句立场观点一致，少用被动句注意事项注意事项(11/12)50/64u Sometips格调格调1.式样和句子长度不要太单调式样和句子长度不要太单调2.2.弱弱软软的的词词(e.g. (e.g. was, was, were, were, is, is, are.)are.)可可以以加强一点加强一点u Bayerproductsarehighlyeffectivein.uBayerproductsexcelin.3.
45、口语化比较受欢迎口语化比较受欢迎u Thisinformationwillbesincerelyappreciated.uWesincerelyappreciateyourinformation.注意事项注意事项(12/12)51/64u商务英语电子邮件的格式商务英语电子邮件的格式u 商务英语电子邮件的写作要求商务英语电子邮件的写作要求u 商务英语电子邮件写作注意事项商务英语电子邮件写作注意事项u 商务英语电子邮件常用句式商务英语电子邮件常用句式Contents52/64uGreetingmessage祝福祝福1.Hopeyouhaveagoodtripback.2.Howareyou?3.
46、Howistheprojectgoingon?祝旅途愉快。祝旅途愉快。你好吗你好吗? ?项目进行顺利吗项目进行顺利吗? ?英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式(1/16)53/64u Initiateameeting发起会议发起会议(1/2)1.I want to talk to you over the phone regardingissues about report development and the XXXproject.2.I would like to hold a meeting in the afternoonaboutourdevelopmentplanningfo
47、rtheprojectA.我想跟你电话讨论下报告进展和我想跟你电话讨论下报告进展和XXXXXX项目的情况。项目的情况。我我建建议议我我们们今今天天下下午午就就A A项项目目的的发发展展计计划划开开会会讨讨论一下。论一下。英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式(2/16)54/64uInitiateameeting发起会议发起会议(2/2)1.WedliketohavethemeetingonOct30.Sametime.2.LetsmakeameetingnextMondayat5:30PMS.L.C.time.十月三十号，老时间开会。十月三十号，老时间开会。下周一盐湖城时区下午五点半开会。
48、下周一盐湖城时区下午五点半开会。英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式(3/16)55/64uSeekingformoreinformation/feedbacks/suggestions咨询信息咨询信息/反馈反馈/建议建议(1/4)1.Shallyouhaveanyproblemaccessingthefolders,pleaseletmeknow.2.Lookforwardtoyourfeedbacksandsuggestionssoon.如果存取文件有任何问题请和我联系。如果存取文件有任何问题请和我联系。期待您的反馈建议期待您的反馈建议! !英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式(4
49、/16)56/64u Seekingformoreinformation/feedbacks/suggestions咨询信息咨询信息/反馈反馈/建议建议(2/4)3.Thank you and look forward to having youropinionontheestimationandschedule.4.What is your opinion on the schedule and nextstepsweproposed?谢谢你，希望能听到更多你对评估和日程计划的建议。谢谢你，希望能听到更多你对评估和日程计划的建议。你对计划方面有什么想法你对计划方面有什么想法?下一步我们应该怎
50、么做下一步我们应该怎么做?英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式(5/16)57/64u Seekingformoreinformation/feedbacks/suggestions咨询信息咨询信息/反馈反馈/建议建议(3/4)5.Whatdoyouthinkaboutthis?6.Anyquestion,pleasedonthesitatetoletmeknow.7.Anyquestion,pleaseletmeknow.8.Pleasecontactmeifyouhaveanyquestions.9.Pleaseletmeknowifyouhaveanyquestiononthis.英
51、语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式(6/16)58/64u Seekingformoreinformation/feedbacks/suggestions咨询信息咨询信息/反馈反馈/建议建议(4/4)10.Yourcommentsandsuggestionsarewelcome!11.Feelfreetogiveyourcomments.12.Pleaseletmeknowwhatyouthink.13.Doyouhaveanyideaaboutthis?14.Itwouldbeniceifyoucouldprovideabitmoreinformationontheusersbehavi
52、or.英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式(7/16)59/64u Givefeedback意见反馈意见反馈1.Pleaseseecommentsbelow.2.Myanswersareinbluebelow. 3.Iaddsomecommentstothedocumentforyourreference.请看下面的评论。请看下面的评论。我的回答已标蓝。我的回答已标蓝。我就文档添加了一些备注，仅供参考。我就文档添加了一些备注，仅供参考。英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式(8/16)60/64u Attachment附件附件(1/2)1.Ienclosetheevaluationrep
53、ortforyourreference.2.Pleasefindanenclosedcopyofourpricelist.3.Pleasefindtheattachedreportyouwillneedfortomorrowsmeeting.我附加了评估报告供您阅读。我附加了评估报告供您阅读。随函附寄我公司价目表一份。随函附寄我公司价目表一份。随信附上你明天开会所需的报告，请查收。随信附上你明天开会所需的报告，请查收。英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式(9/16)61/64u Attachment附件附件(2/2)1.Attachedisthedesigndocument,pleaser
54、eviewit.2.Attachedpleasefindtodaysmeetingnotes.3. Forotherknownissuesrelatedtoindividualfeatures,pleaseseeattachedreleasenotes.设计文档在附件里，请评阅。设计文档在附件里，请评阅。今天的会议记录在附件里。今天的会议记录在附件里。其他个人特征方面的信息请见附件。其他个人特征方面的信息请见附件。英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式(10/16)62/64u Pointlisting列表列表(1/2)1.Todaywewouldliketofinishfollowingt
55、asksbytheendoftoday:1.2.2.Someknownissuesinthisrelease:1.2.3.Our team here reviewed the newest SCMpolicyandhasfollowingconcerns:1.2.英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式(11/16)今天我们要完成的任务今天我们要完成的任务: : 1 1.2.2. .声明中涉及的一些问题声明中涉及的一些问题: : 1 1.2.2. .我们阅读了最新的供应链管理政策我们阅读了最新的供应链管理政策, ,做出如下考虑做出如下考虑: : 1 1.2.2. .63/64u Pointli
56、sting列表列表(2/2)5.Herearesomemorequestions/issuesforyourteam:1.2.6.Thecurrentstatusisasfollowing:1.2.7.Someitemsneedyourattention:1.2.英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式(12/16)以下是对你们团队的一些问题以下是对你们团队的一些问题: 1: 1. 2. 2. .目前数据如下目前数据如下: 1: 1 2 2以下方面需提请注意以下方面需提请注意: 1: 1. 2. 2. .64/64uRaisequestion提出问题提出问题1.Ihavesomequestio
57、nsaboutthereportXX-XXX.2.FortheassignmentABC,Ihavethefollowingquestions:英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式(13/16)我对我对XX-XXXXX-XXX报告有一些疑问。报告有一些疑问。就就ABCABC协议协议, ,我有以下几个问题我有以下几个问题: : 65/64uProposal提议提议1.For the next step of platform implementation, Iamproposing.2.Isuggestwecanhaveaweeklyprojectmeetingoverthephonecal
58、linthenearfuture.英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式(14/16)关于平台启动的下一步计划关于平台启动的下一步计划, ,我有一个提议我有一个提议我建议我们就一周项目开一个电话会议。我建议我们就一周项目开一个电话会议。66/64u Thanksnote感谢信感谢信1.Thankyousomuchforthecooperation.2.Ireallyappreciatetheeffortyouallmadeforthissuddenandtightproject.3.Thanksforyourattention!4.Your kind assistance on this a
59、re very muchappreciated.5.Reallyappreciateyourhelp!英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式(15/16)67/64u Apology道歉道歉1.Isincerelyapologizeforthismisunderstanding!2.I apologize for the late asking but we want tomakesurethecorrectnessofourimplementationASAP.英语电子邮件常用句式英语电子邮件常用句式(16/16)对造成的误解我真诚道歉对造成的误解我真诚道歉! ! 很抱歉现在才进行询问，但是我们需要尽快核实很抱歉现在才进行询问，但是我们需要尽快核实执执行行信息。信息。68/64
