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1、项目二项目二 办公室日常事办公室日常事务管理务管理 情景案例 案例案例1 1： 李强是宏利公司总经理助理，管着公司大大小李强是宏利公司总经理助理，管着公司大大小小十几个公章小十几个公章，平时就堆放在办公室的抽屉里，因，平时就堆放在办公室的抽屉里，因为这个企业的注册公司有为这个企业的注册公司有N N家，有的是业务需要形式家，有的是业务需要形式上注册的，有的是性质不一样，实实在在的。一个上注册的，有的是性质不一样，实实在在的。一个公司又分业务专用章、合同专用章等，于是管理这公司又分业务专用章、合同专用章等，于是管理这堆公章也成了李强的责任。最开始的时候，李强对堆公章也成了李强的责任。最开始的时候，
2、李强对管公章这样的事情不怎么上心，觉得无所谓，但后管公章这样的事情不怎么上心，觉得无所谓，但后来出了几个差错，令李强小心起来。来出了几个差错，令李强小心起来。 情景案例 那次是宏利公司收购某家企业，谈了很久了，后来进入实那次是宏利公司收购某家企业，谈了很久了，后来进入实质性阶段。某天，负责项目谈判的经理跑来找李强盖章，那是质性阶段。某天，负责项目谈判的经理跑来找李强盖章，那是一份一份“补充协议补充协议”，李强每天接触的盖章文件实在太多了，也，李强每天接触的盖章文件实在太多了，也没有怎么在意，虽然这份文件上没有我方代表人签字，这个经没有怎么在意，虽然这份文件上没有我方代表人签字，这个经理解释说不
3、用签字，李强犹豫了片刻，还是盖上去了。过了几理解释说不用签字，李强犹豫了片刻，还是盖上去了。过了几天，他和公司的律师一起又过来，拿着上次盖章的文件，说要天，他和公司的律师一起又过来，拿着上次盖章的文件，说要交给老总签字，李强觉得奇怪，明明事先说好不用签字的，怎交给老总签字，李强觉得奇怪，明明事先说好不用签字的，怎么又变了。于是李强还是把已经加盖公章的文件送给老总。老么又变了。于是李强还是把已经加盖公章的文件送给老总。老总看了文件后把经理叫去问了情况，然后老总说，这个我不签，总看了文件后把经理叫去问了情况，然后老总说，这个我不签，你们自行解决你们自行解决事情到这里，李强还没有警觉，任他们事情到这
4、里，李强还没有警觉，任他们2 2人把人把文件带走，也没有要回那份文件。直到后来，李强才明白事情文件带走，也没有要回那份文件。直到后来，李强才明白事情的来龙去脉，也才知道自己糊里糊涂做了什么。很简单的真相：的来龙去脉，也才知道自己糊里糊涂做了什么。很简单的真相： 情景案例 宏利公司和他们收购的企业谈判条件，对方见索高价已经宏利公司和他们收购的企业谈判条件，对方见索高价已经不可能，就附加一些比较苛刻的收购条款（为此宏利公司要多不可能，就附加一些比较苛刻的收购条款（为此宏利公司要多付款上百万元）项目经理求胜心切，主张同意。文件盖了章就付款上百万元）项目经理求胜心切，主张同意。文件盖了章就有法律效力，
5、但财务部门不同意付款，认为这次收购不合理，有法律效力，但财务部门不同意付款，认为这次收购不合理，于是才有要老总补签一事于是才有要老总补签一事。公司后来做了相应的处罚，李。公司后来做了相应的处罚，李强挨了个不大不小的处分，损失了一个月的工资。强挨了个不大不小的处分，损失了一个月的工资。 祸不单行，这事没多久，有一天，公司另外一个部门，要祸不单行，这事没多久，有一天，公司另外一个部门，要给大量的文件盖章，就把公司公章借走了，李强忙着有事外出，给大量的文件盖章，就把公司公章借走了，李强忙着有事外出，也没催他们还。就这样过了好几天，老板拿着文件来找李强盖也没催他们还。就这样过了好几天，老板拿着文件来找
6、李强盖章，李强手忙脚乱地找了半天，后来才想起来被借走了，搞得章，李强手忙脚乱地找了半天，后来才想起来被借走了，搞得老板好几天没给李强好脸色。老板好几天没给李强好脸色。 后来又有一次，办公室被盗，办公桌的锁很容易就被打开后来又有一次，办公室被盗，办公桌的锁很容易就被打开了。值得庆幸的是，只丢了几百元的现金，公章一个没少。但了。值得庆幸的是，只丢了几百元的现金，公章一个没少。但李强还是惊出了一身冷汗，想想就后怕。李强还是惊出了一身冷汗，想想就后怕。 项目任务 1 1、如果你是宏利公司的总经理助理李强，、如果你是宏利公司的总经理助理李强，你将在办公室印章的保管、使用等管理工作中你将在办公室印章的保管
7、、使用等管理工作中做哪些改进？做哪些改进？任务分析 经过了这几件事后，宏利公司的经理助理李强在办公室印章经过了这几件事后，宏利公司的经理助理李强在办公室印章的保管、使用等管理工作中应该要吸取教训，做一些改进：的保管、使用等管理工作中应该要吸取教训，做一些改进： 如单位的公章应该要放置在保险柜里；如单位的公章应该要放置在保险柜里； 对于公司的合同章，李强应坚守一个原则：必须要有财务和对于公司的合同章，李强应坚守一个原则：必须要有财务和法律顾问的亲笔签名，否则，无论如何也不给盖章，盖公司章，法律顾问的亲笔签名，否则，无论如何也不给盖章，盖公司章，一定要认真审核内容，不符合盖章条件的，应坚持原则，无
8、论一定要认真审核内容，不符合盖章条件的，应坚持原则，无论如何也不能盖章；如何也不能盖章； 如果单位领导不在，就应让申请盖章者当着自己的面电话请如果单位领导不在，就应让申请盖章者当着自己的面电话请示领导，领导发指令同意后，才能盖章。示领导，领导发指令同意后，才能盖章。 如果确因工作需要，别的部门借公章，李强应让他们履行如果确因工作需要，别的部门借公章，李强应让他们履行严格的手续，并提醒他们按时归还，稳妥起见，还可以印发一严格的手续，并提醒他们按时归还，稳妥起见，还可以印发一些用印申请章，来提醒自己不要疏忽，申请单应复印一份，留些用印申请章，来提醒自己不要疏忽，申请单应复印一份，留作存档。作存档。
9、 认真负责的工作态度，是单位公章管理者必须具备的职业认真负责的工作态度，是单位公章管理者必须具备的职业道德，李强在以后的工作中，应不断强化这个职业素养，保证道德，李强在以后的工作中，应不断强化这个职业素养，保证印章的管理工作不出差错。印章的管理工作不出差错。 相关知识 任务一：印章的使用和管理任务一：印章的使用和管理 （一）印章的概念（一）印章的概念 印章是印和章的合称，指刻在固定质料上的，代表机印章是印和章的合称，指刻在固定质料上的，代表机关、组织、单位和个人权力的图章。关、组织、单位和个人权力的图章。 （二）印章的种类（二）印章的种类 一般来说，公务印章分为正式印章、专用印章、缩印、一般来
10、说，公务印章分为正式印章、专用印章、缩印、钢印、领导人手章、个人名章、校对章、戳记等。秘书部钢印、领导人手章、个人名章、校对章、戳记等。秘书部门掌管的印章主要有三种：一是单位印章（含钢印）；二门掌管的印章主要有三种：一是单位印章（含钢印）；二是上司是上司“公用公用”的私章，三是秘书部门的公章。的私章，三是秘书部门的公章。印章的管理和使用 名称名称释义释义适用范围适用范围公章公章是一个企业的正式印章，标明企业法是一个企业的正式印章，标明企业法定名称，是企业的标志和象征，具有定名称，是企业的标志和象征，具有法定的权威和效力法定的权威和效力 多用于正式文件和介多用于正式文件和介绍信、证明信等绍信、证
11、明信等专用专用章章是指企业为开展某一类专门性业务而是指企业为开展某一类专门性业务而使用的印章，这类印章在印文中除刊使用的印章，这类印章在印文中除刊有企业的法定名称外，还应刊有专门有企业的法定名称外，还应刊有专门的用途，如的用途，如“财务专用章财务专用章”、“合同合同专用章专用章”等等 这类印章不代表整个这类印章不代表整个企业，只代表企业下企业，只代表企业下属某一专门部门的职属某一专门部门的职权权 法法定代定代表人表人私章私章 又称为手章或领导人签名章。它是根又称为手章或领导人签名章。它是根据企业主要负责人用钢笔或毛笔亲自据企业主要负责人用钢笔或毛笔亲自签名制成的印章，其基本作用是以盖签名制成的
12、印章，其基本作用是以盖章代替手写签名。它代表法人，象征章代替手写签名。它代表法人，象征职权，因此具有权威性职权，因此具有权威性 银行支票、财务预算银行支票、财务预算或决算、签订合同或或决算、签订合同或协议等，除盖公章和协议等，除盖公章和专用章外，还须盖法专用章外，还须盖法定代表人私章才能生定代表人私章才能生效效 名称名称释义释义适用范围适用范围套印套印章章是指按照正式印章的是指按照正式印章的原样制版而成的印章原样制版而成的印章 专门用于印制大批量文件，它专门用于印制大批量文件，它与正式印章具有同等的法定效与正式印章具有同等的法定效力。力。 钢印钢印 不用印色，利用压力不用印色，利用压力凹凸成形
13、凹凸成形 一般用于证明性公文或证件一般用于证明性公文或证件 戳记戳记 是为标志特定信息而是为标志特定信息而使用的印章使用的印章 如保密章、急件章、注销章等如保密章、急件章、注销章等 缩印缩印 是按照正常比例缩小是按照正常比例缩小用于印刷的专用公章。用于印刷的专用公章。 只能用在小型票证上，如税务只能用在小型票证上，如税务发票及其他专用票等。不能作发票及其他专用票等。不能作为正式印章用于介绍信或出具为正式印章用于介绍信或出具证明等。证明等。 （三）印章的管理和使用-刻制与启用的步骤正式行文通告公司正式行文通告公司全体员工或有关全体员工或有关客户、机构、部门客户、机构、部门 准备刻章申请准备刻章申
14、请开业通知、印章开业通知、印章草图等相关材料草图等相关材料 到注册所在地到注册所在地公安局办理手续公安局办理手续到其指定或授到其指定或授权的刻字社刻制。权的刻字社刻制。将印模交原审批将印模交原审批的公安部门备案的公安部门备案相关链接相关链接 印章小知识印章小知识 印章是印章是“印印”和和“章章”的合称。的合称。“印印”和和“章章”都是信物。在古代，都是信物。在古代，帝帝王所用的称为王所用的称为“玺玺”，官吏所用的才称为，官吏所用的才称为“印印”，而私人使用的则称为，而私人使用的则称为“私私印印”。而就目前来说，各级各类国家机关、社会团体、企事业单位用的都。而就目前来说，各级各类国家机关、社会团
15、体、企事业单位用的都称为称为“印印”，相应的领导人则用，相应的领导人则用“章章”。涉外单位和。涉外单位和“三资三资”企业也一样。企业也一样。所所以从某种意义上来说，以从某种意义上来说，印章是权力的象征和职能的标志。印章是权力的象征和职能的标志。 我国机关单位的公章一律为正圆形，外资企业则有圆形和椭圆形或方我国机关单位的公章一律为正圆形，外资企业则有圆形和椭圆形或方形之分。椭圆形或方形为国际公章。公章的印文按规定使用国务院公布的形之分。椭圆形或方形为国际公章。公章的印文按规定使用国务院公布的规范简化汉字，字形为宋体，自左向右环行排列。一般用全称，如法定名规范简化汉字，字形为宋体，自左向右环行排列
16、。一般用全称，如法定名称字数太多，为印文清晰可见，也可用简称。称字数太多，为印文清晰可见，也可用简称。 相关链接相关链接 国内公章有三种图案，县以上政府机关、法院、检察院国内公章有三种图案，县以上政府机关、法院、检察院驻外使馆的公章的中心部位刊有国微；党的各级机关印章刊有驻外使馆的公章的中心部位刊有国微；党的各级机关印章刊有党微；企事业单位公章则刊有五角星图案。圆形公章的规格有党微；企事业单位公章则刊有五角星图案。圆形公章的规格有明确规定，国务院的公章，直径为明确规定，国务院的公章，直径为6 6厘米；省、部级政府机关的厘米；省、部级政府机关的公章，直径为公章，直径为5 5厘米；县市一级政府机关
17、的公章，直径为厘米；县市一级政府机关的公章，直径为4545厘厘米；其他企事业单位公章，直径一律为米；其他企事业单位公章，直径一律为4242厘米。国家行政机厘米。国家行政机关和企事业单位、社会团体的其他专用印章（包括经济合同章关和企事业单位、社会团体的其他专用印章（包括经济合同章、财务专用章等），在名称、式样上应与单位正式印章有所区、财务专用章等），在名称、式样上应与单位正式印章有所区别，经本单位领导批准后可以刻制。别，经本单位领导批准后可以刻制。 （四）印章的使用（四）印章的使用 盖用单位印章，必须由单位主要负责人审盖用单位印章，必须由单位主要负责人审核签名批准。但为了方便工作，对于一些一般性
18、核签名批准。但为了方便工作，对于一些一般性事务的用印，企业的领导也可授权部门负责人或事务的用印，企业的领导也可授权部门负责人或印章管理人员审签；印章管理人员审签； 秘书用印前，必须认真审核，明确了解用秘书用印前，必须认真审核，明确了解用印的内容和目的，确认符合用印的手续后，在用印的内容和目的，确认符合用印的手续后，在用印登记簿上逐项登记，方可用印印登记簿上逐项登记，方可用印 。用印登记表 编编号号用印用印时间时间用印用印部门部门 用印内用印内容容份份数数批准批准人人经办人经办人签名签名 备备 注注 对需留存的材料应在加盖印章前，留存一份，对需留存的材料应在加盖印章前，留存一份，立卷归档；立卷归
19、档； 企业秘书在用印时应严格按照上司要求，亲企业秘书在用印时应严格按照上司要求，亲自把握和使用，绝不能委托他人代为用印，更自把握和使用，绝不能委托他人代为用印，更不能以印谋私，损害企业利益；不能以印谋私，损害企业利益； 用印时应注意盖印位置正确、端正、清晰，用印时应注意盖印位置正确、端正、清晰，一次成功。一次成功。小技法小技法 印章盖在文末落款处，应上不压正文，下要印章盖在文末落款处，应上不压正文，下要“骑年盖月骑年盖月”，带有存根的公函、介绍信等用印，带有存根的公函、介绍信等用印时，除在规定处用印外，还应加盖时，除在规定处用印外，还应加盖“骑缝章骑缝章”，即印章盖在正本和存根连接处的骑缝线上
20、，以备即印章盖在正本和存根连接处的骑缝线上，以备查考。查考。 印章的管理和使用（五）印章的管理（五）印章的管理 印章的保管工作一般由秘书担任，按照保密要求，管印者印章的保管工作一般由秘书担任，按照保密要求，管印者不得委托他人代取代用印章，印章应放在专门的保险柜内，不得委托他人代取代用印章，印章应放在专门的保险柜内，随用、随取、随锁。随用、随取、随锁。 做好印章保养工作，盖印下面要衬垫一定弹性的硬橡胶或做好印章保养工作，盖印下面要衬垫一定弹性的硬橡胶或厚纸等，防止印泥在坚硬的物体上使用造成碰损，印章应及厚纸等，防止印泥在坚硬的物体上使用造成碰损，印章应及时清洗，确保印迹清晰。时清洗，确保印迹清晰
21、。 如果因工作需要，别的部门需借用单位公章，须严格履行如果因工作需要，别的部门需借用单位公章，须严格履行相关手续，可制作用印申请单。相关手续，可制作用印申请单。 印章的管理和使用 用印申请单用印申请单 文件标题文件标题 发往机关发往机关份数份数用印日期用印日期用印申请人（签字）用印申请人（签字）批准人（签字）批准人（签字）备注备注（六）印章的停用（六）印章的停用 应发出停用印章通知书，告知正式停用日应发出停用印章通知书，告知正式停用日期。并清查被停用印章，及时办理停用印章的期。并清查被停用印章，及时办理停用印章的登记、上交、清退、处理、销毁等工作。登记、上交、清退、处理、销毁等工作。单位公章可
22、根据上级主管机关的意见上交、保单位公章可根据上级主管机关的意见上交、保存或销毁；存或销毁；领导个人的签名章、私章等可退还给本人，可领导个人的签名章、私章等可退还给本人，可办理交接手续。办理交接手续。原有印章停用而使用新印章的，可随信印章启原有印章停用而使用新印章的，可随信印章启用文件一并发出通知，并附新、旧印章的印模用文件一并发出通知，并附新、旧印章的印模样式和说明文字。样式和说明文字。 情景案例 案例案例2 2： 汪华是科庆公司经理秘书，某日他高中时的一位老同学汪华是科庆公司经理秘书，某日他高中时的一位老同学林某找到他，告诉汪华说自己有一笔好买卖，但他是个人身林某找到他，告诉汪华说自己有一笔
23、好买卖，但他是个人身分，不如公司签合同方便，想借用科庆公司的名义，让汪华分，不如公司签合同方便，想借用科庆公司的名义，让汪华给他出具一份科庆公司的业务介绍信，等合同签完后就还给给他出具一份科庆公司的业务介绍信，等合同签完后就还给科庆公司，并给汪华数目可观的报酬。汪华应允后，林某利科庆公司，并给汪华数目可观的报酬。汪华应允后，林某利用从科庆公司借用的业务介绍信，以科庆公司业务经理的身用从科庆公司借用的业务介绍信，以科庆公司业务经理的身份和科庆公司的名义与东信公司签订了一份钢材购销合同，份和科庆公司的名义与东信公司签订了一份钢材购销合同，骗取了东信公司价值一百万元的钢材。林某将钢材卖掉后，骗取了东
24、信公司价值一百万元的钢材。林某将钢材卖掉后，携款潜逃。这一事件给科庆公司造成了信誉和财产上的损失。携款潜逃。这一事件给科庆公司造成了信誉和财产上的损失。 项目任务1 1、汪华在办公室介绍信的管理工作中要吸取什、汪华在办公室介绍信的管理工作中要吸取什么样的教训？么样的教训？任务分析 科庆公司经理秘书汪华因一己之贪欲，私开公司科庆公司经理秘书汪华因一己之贪欲，私开公司介绍信加盖公章后交给林某使用，结果造成公司重大介绍信加盖公章后交给林某使用，结果造成公司重大经济损失，汪华的教训是深刻的。经济损失，汪华的教训是深刻的。 在一般情况下，介绍信由单位印章管理人员负责在一般情况下，介绍信由单位印章管理人员
25、负责掌管。介绍信与用印紧密相连，只有加盖印章的介绍掌管。介绍信与用印紧密相连，只有加盖印章的介绍信才能起到凭证的作用，因此，介绍信的管理与印章信才能起到凭证的作用，因此，介绍信的管理与印章的管理同样重要，来不得半点马虎，否则，出了事故，的管理同样重要，来不得半点马虎，否则，出了事故，当事人要负责任。在介绍信的管理中，一定要坚持原当事人要负责任。在介绍信的管理中，一定要坚持原则，不为利诱，不为情动，按公司相关规定办事。则，不为利诱，不为情动，按公司相关规定办事。 任务二：介绍信的管理和使用 1 1、介绍信的概念、介绍信的概念 介绍信是介绍企业成员出外办理有关公务并证介绍信是介绍企业成员出外办理有
26、关公务并证明其身份的一种书面凭证。它具有介绍和证明的双明其身份的一种书面凭证。它具有介绍和证明的双重作用。重作用。 2 2、介绍信的种类、介绍信的种类 从文面格式来看，介绍信有两种：从文面格式来看，介绍信有两种： 书信式书信式 是用一般公文用纸（或印有单位名称的信笺）是用一般公文用纸（或印有单位名称的信笺）书写的介绍信书写的介绍信 介绍信的管理和使用例文例文1 1 介绍信介绍信 公司：公司： 今介绍我公司今介绍我公司、两位同志前往贵公司两位同志前往贵公司洽谈有关洽谈有关产品销售的具体事宜，请予接洽为盼。产品销售的具体事宜，请予接洽为盼。 此致此致 敬礼敬礼 （印章）（印章） 年年月月日日（有效
27、期（有效期天）天）介绍信的管理和使用 印刷式印刷式 是单位正式介绍信，先设计好固定的格是单位正式介绍信，先设计好固定的格式，然后大批量印刷，使用时只需在相关条式，然后大批量印刷，使用时只需在相关条项内填上相应的内容即可。印刷式介绍信一项内填上相应的内容即可。印刷式介绍信一般都由持出联和存根两部分组成。般都由持出联和存根两部分组成。 介绍信的管理和使用No 公司介绍信（存根） 介字第号 ： 兹介绍我公司 等 位同志前往你处联系 事宜。 年月日(有效期天)No 公司 介绍信介绍信 ： 兹介绍我公司 等 位同志前往你处联系 事宜，请予接洽。 此致敬礼 （印章） 年月日(有效期天)介绍信的管理和使用
28、3 3、介绍信的使用、介绍信的使用 凡领用介绍信者须经有关领导批准，秘书不得擅自开具凡领用介绍信者须经有关领导批准，秘书不得擅自开具发放；发放； 开具介绍信时应由秘书自己填写介绍信栏目内各项内容，开具介绍信时应由秘书自己填写介绍信栏目内各项内容，要求真实、完整，存根内容应与持出联内容一致。书写要工要求真实、完整，存根内容应与持出联内容一致。书写要工整，不得涂改，如果必须修改，要加盖更正章，或在修改处整，不得涂改，如果必须修改，要加盖更正章，或在修改处加盖公章；加盖公章； 介绍信上应加盖企业公章，分别在右下方日期栏和存根介绍信上应加盖企业公章，分别在右下方日期栏和存根线上（骑缝章）方为有效；线上
29、（骑缝章）方为有效； 秘书不得将空白介绍信或单位信笺加盖公章后交给领用秘书不得将空白介绍信或单位信笺加盖公章后交给领用人，不得委托他人或让领用人自己填写盖章，否则，出了事人，不得委托他人或让领用人自己填写盖章，否则，出了事故，秘书要负责任；故，秘书要负责任；小技法小技法 介绍信的文字要简洁明确，使接洽单位介绍信的文字要简洁明确，使接洽单位一看便知派出人员前去的目的。不要含糊笼一看便知派出人员前去的目的。不要含糊笼统地仅仅写上统地仅仅写上“前去联系工作前去联系工作”、“商洽有商洽有关事项关事项”等等。等等。介绍信的管理和使用 4 4、介绍信的管理、介绍信的管理 介绍信一般和公章由同一人（秘书）保
30、管并使用，与公介绍信一般和公章由同一人（秘书）保管并使用，与公章须同等重视，不得缺页或丢失；章须同等重视，不得缺页或丢失； 发放介绍信要进行登记，领用人要履行签字手续。印刷发放介绍信要进行登记，领用人要履行签字手续。印刷式介绍信可在存根上签字，书信式介绍信在专用登记表上签式介绍信可在存根上签字，书信式介绍信在专用登记表上签字；字； 介绍信开出后，如因故没有使用，应说明原因，立即退介绍信开出后，如因故没有使用，应说明原因，立即退回，并将其粘贴在原存根处。回，并将其粘贴在原存根处。 介绍信不得随意放置，要妥善保管，防止丢失被盗。介绍信不得随意放置，要妥善保管，防止丢失被盗。 介绍信的管理和使用 介
31、绍信发放登记表介绍信发放登记表编编号号发放时发放时间间 用用途途前往单位前往单位 有效有效期限期限使用使用人人批准批准人人领取领取人人 备备注注注意事项注意事项5.5.办公室印信管理注意事项办公室印信管理注意事项 1 1、秘书在保管和使用印信时应极其认真负责，讲、秘书在保管和使用印信时应极其认真负责，讲原则，不循私情；原则，不循私情； 2 2、建立和规范印信管理制度，一切按规定办事；、建立和规范印信管理制度，一切按规定办事； 3 3、印信若遗失，应立即通过新闻媒介公告作废，、印信若遗失，应立即通过新闻媒介公告作废，同时采取紧急补救措施，以避免造成任何损失。同时采取紧急补救措施，以避免造成任何损
32、失。实践训练 张秘书正在办公室工作，人事部经理进来，要张秘书正在办公室工作，人事部经理进来，要求为一份文件盖章。经理刚走，销售部业务员小刘求为一份文件盖章。经理刚走，销售部业务员小刘进来，要求为其出外联系业务开具一份公司介绍信。进来，要求为其出外联系业务开具一份公司介绍信。 实训说明：实训说明：（1 1）简述为人事部经理盖章的流程及注意事项；）简述为人事部经理盖章的流程及注意事项；（2 2）为小刘开具一封介绍信）为小刘开具一封介绍信 子项目五子项目五 办公用品管理办公用品管理【知识目标知识目标】 了解常见办公用品的种类。了解常见办公用品的种类。了解办公用品采购程序。了解办公用品采购程序。了解办
33、公用品管理的要求。了解办公用品管理的要求。【能力目标能力目标】能够有效管理办公用品。能够有效管理办公用品。能够正确填写办公用品申购表、库存控制卡。能够正确填写办公用品申购表、库存控制卡。能够正确填写办公用品领用申请表。能够正确填写办公用品领用申请表。任务一任务一 办公用品购置、保管办公用品购置、保管一、任务描述一、任务描述华荣公司上海销售分公司刚刚成立，办公室需华荣公司上海销售分公司刚刚成立，办公室需要一批新的办公用品。行政办经理吴良荣将此次办要一批新的办公用品。行政办经理吴良荣将此次办公用品的采购和以后的保管工作交给了王亚。公用品的采购和以后的保管工作交给了王亚。二、任务分析二、任务分析选购
34、合理的办公用品，做好办公用品的管理选购合理的办公用品，做好办公用品的管理工作，能提高工作效率，保证工作的顺利完工作，能提高工作效率，保证工作的顺利完成。办公用品的购置和保管包括如下步骤：成。办公用品的购置和保管包括如下步骤：（1 1）了解常见办公用品的种类。）了解常见办公用品的种类。（2 2）遵循办公用品购置程序。）遵循办公用品购置程序。（3 3）合理保管办公用品。）合理保管办公用品。（4 4）有效控制库存。）有效控制库存。认认识识办办公公用用品品三、相关知识三、相关知识（一）常见办公用品分类（一）常见办公用品分类选择供应商选择供应商选择供应商选择供应商订货单订货单订货单订货单交货单交货单交货
35、单交货单入库单入库单入库单入库单申购表申购表申购表申购表订货单订货单订货单订货单交货单交货单交货单交货单1 1、价格、费用、价格、费用、价格、费用、价格、费用2 2、质量、交货、质量、交货、质量、交货、质量、交货3 3、服务、位置、服务、位置、服务、位置、服务、位置（二）办公用品采购程序（二）办公用品采购程序 1 1 1 1、由需要购买货物的人填写公司内部的、由需要购买货物的人填写公司内部的、由需要购买货物的人填写公司内部的、由需要购买货物的人填写公司内部的采购采购采购采购申请单申请单申请单申请单，说明需要货物的理由和细节，经过部门，说明需要货物的理由和细节，经过部门，说明需要货物的理由和细节
36、，经过部门，说明需要货物的理由和细节，经过部门领导批准后交给采购人员领导批准后交给采购人员领导批准后交给采购人员领导批准后交给采购人员 2 2 2 2、由采购人员通过、由采购人员通过、由采购人员通过、由采购人员通过办公用品订购单办公用品订购单办公用品订购单办公用品订购单向供应向供应向供应向供应商发出购买需求，各供应商会返回对应的报价单经商发出购买需求，各供应商会返回对应的报价单经商发出购买需求，各供应商会返回对应的报价单经商发出购买需求，各供应商会返回对应的报价单经过采购人员的比较、筛选，填写正式订购单并签字，过采购人员的比较、筛选，填写正式订购单并签字，过采购人员的比较、筛选，填写正式订购单
37、并签字，过采购人员的比较、筛选，填写正式订购单并签字，说明订购货物的详细情况，发送给选定的供应商，说明订购货物的详细情况，发送给选定的供应商，说明订购货物的详细情况，发送给选定的供应商，说明订购货物的详细情况，发送给选定的供应商，该订购单需要公司高级主管签字批准，并复制一份该订购单需要公司高级主管签字批准，并复制一份该订购单需要公司高级主管签字批准，并复制一份该订购单需要公司高级主管签字批准，并复制一份给财务部，做为付款的通知。给财务部，做为付款的通知。给财务部，做为付款的通知。给财务部，做为付款的通知。办公用品订购单办公用品订购单风光旅游公司风光旅游公司风光旅游公司风光旅游公司序号序号序号序
38、号名称名称名称名称规格规格规格规格品牌品牌品牌品牌数量数量数量数量单价单价单价单价总计总计总计总计1 1 1 12 2 2 23 3 3 34 4 4 45 5 5 56 6 6 67 7 7 7合计合计合计合计制表人：制表人：制表人：制表人：审核：审核：审核：审核：核准：核准：核准：核准： 3 3 3 3、当收到供应商的货物后，要对照供应商的交货单和自己、当收到供应商的货物后，要对照供应商的交货单和自己、当收到供应商的货物后，要对照供应商的交货单和自己、当收到供应商的货物后，要对照供应商的交货单和自己的订货单检查货物，查明货物的数量、质量应当符合要求，的订货单检查货物，查明货物的数量、质量应
39、当符合要求，的订货单检查货物，查明货物的数量、质量应当符合要求，的订货单检查货物，查明货物的数量、质量应当符合要求，将签收后的交货单送财务部将签收后的交货单送财务部将签收后的交货单送财务部将签收后的交货单送财务部 4 4 4 4、采购人员根据收到的货物填写入库单，货物入库，库房、采购人员根据收到的货物填写入库单，货物入库，库房、采购人员根据收到的货物填写入库单，货物入库，库房、采购人员根据收到的货物填写入库单，货物入库，库房人员要签字表示货物进库。人员要签字表示货物进库。人员要签字表示货物进库。人员要签字表示货物进库。 5 5 5 5、财务部收到发票后，对照、财务部收到发票后，对照、财务部收到
40、发票后，对照、财务部收到发票后，对照交货单交货单交货单交货单、入库单入库单入库单入库单和和和和订单订单订单订单，三单货名、数量应当相符，经财务主管签字核，三单货名、数量应当相符，经财务主管签字核，三单货名、数量应当相符，经财务主管签字核，三单货名、数量应当相符，经财务主管签字核准，总经理批准后付款。准，总经理批准后付款。准，总经理批准后付款。准，总经理批准后付款。 6 6 6 6、接收的每一类货物的详情，应输入到、接收的每一类货物的详情，应输入到、接收的每一类货物的详情，应输入到、接收的每一类货物的详情，应输入到办公用品库存卡办公用品库存卡办公用品库存卡办公用品库存卡的接收项目中。的接收项目中
41、。的接收项目中。的接收项目中。 7 7 7 7、接收后，要及时更新库存余额。、接收后，要及时更新库存余额。、接收后，要及时更新库存余额。、接收后，要及时更新库存余额。 8 8 8 8、将接收的货物按照办公用品存储规定存放好、将接收的货物按照办公用品存储规定存放好、将接收的货物按照办公用品存储规定存放好、将接收的货物按照办公用品存储规定存放好 9 9 9 9、订立物品发放制度，确定物品发放人。、订立物品发放制度，确定物品发放人。、订立物品发放制度，确定物品发放人。、订立物品发放制度，确定物品发放人。（三）办公用品的保管（三）办公用品的保管1 1 1 1、储藏间或物品柜要上锁，保证安全、储藏间或物
42、品柜要上锁，保证安全、储藏间或物品柜要上锁，保证安全、储藏间或物品柜要上锁，保证安全2 2 2 2、新物品置于旧物品下面或后，领用时遵守、新物品置于旧物品下面或后，领用时遵守、新物品置于旧物品下面或后，领用时遵守、新物品置于旧物品下面或后，领用时遵守先进先出的原则。先进先出的原则。先进先出的原则。先进先出的原则。3 3 3 3、各类物品要清楚地贴上标签，标明类别、各类物品要清楚地贴上标签，标明类别、各类物品要清楚地贴上标签，标明类别、各类物品要清楚地贴上标签，标明类别4 4 4 4、体积大、分量重的放置在最下面，减少从、体积大、分量重的放置在最下面，减少从、体积大、分量重的放置在最下面，减少从
43、、体积大、分量重的放置在最下面，减少从架上取物时发生事故的危险架上取物时发生事故的危险架上取物时发生事故的危险架上取物时发生事故的危险5 5 5 5、小物品，常用的物品应放在较大物品前，、小物品，常用的物品应放在较大物品前，、小物品，常用的物品应放在较大物品前，、小物品，常用的物品应放在较大物品前，方便领用。方便领用。方便领用。方便领用。6 6 6 6、储藏间要通风良好，保持干燥、储藏间要通风良好，保持干燥、储藏间要通风良好，保持干燥、储藏间要通风良好，保持干燥7 7 7 7、照明良好，便于查找。、照明良好，便于查找。、照明良好，便于查找。、照明良好，便于查找。办公用品入库清单办公用品入库清单
44、物物物物 项目项目项目项目品品品品数量数量规格规格单价单价金额金额纸张纸张纸张纸张装订机装订机装订机装订机文件夹文件夹文件夹文件夹总计：总计：总计：总计：制表人制表人制表人制表人: :制表时间制表时间制表时间制表时间: :入库时间：入库时间：入库时间：入库时间：要学会填写库存记录卡（一）库存记录卡库存记录卡库存记录卡库存记录卡 库存参考号库存参考号库存参考号库存参考号 B4B4B4B4 纸最大库存量纸最大库存量纸最大库存量纸最大库存量 100100100100令令令令项目：项目：项目：项目：A4A4A4A4白文件纸白文件纸白文件纸白文件纸 最小库存量最小库存量最小库存量最小库存量 （安全库存）
45、（安全库存）（安全库存）（安全库存） 15151515令令令令单位数量：令（单位数量：令（单位数量：令（单位数量：令（1 1 1 1令令令令=500=500=500=500页）页）页）页）再定货量再定货量再定货量再定货量 25252525令令令令日日日日期期期期 接接接接 收收收收 发发发发 放放放放数量数量数量数量发票号发票号发票号发票号供应商供应商供应商供应商数量数量数量数量领用领用领用领用人人人人领用领用领用领用部门部门部门部门余额余额余额余额1-11-11-11-1 30303030S193S193S193S1933 3 3 3初萌初萌初萌初萌行政行政行政行政部部部部101010101
46、 1、自、自2 2月月1818日发放物品后，库存控制卡上日发放物品后，库存控制卡上的剩余库存是多少包？的剩余库存是多少包？A A，12 B12 B，56 C56 C，30 D30 D，40402 2、当、当2 2月月1818日需要重新订购日需要重新订购C6C6信封时，订信封时，订购员应该订购多少包？购员应该订购多少包？A A：30 B30 B：12 C12 C：40 D40 D：2828实战演练（接上页）实战演练（接上页）领用流程领用流程填写领用申请表填写领用申请表 发放用品发放用品 更新库存记录更新库存记录1 1 1 1、领用办公用品时，要填写、领用办公用品时，要填写、领用办公用品时，要填写
47、、领用办公用品时，要填写办公用品领用办公用品领用办公用品领用办公用品领用登记表登记表登记表登记表，由领用人详细填写领用物品的名，由领用人详细填写领用物品的名，由领用人详细填写领用物品的名，由领用人详细填写领用物品的名称、数量、用途、领用时间等项目，并在领称、数量、用途、领用时间等项目，并在领称、数量、用途、领用时间等项目，并在领称、数量、用途、领用时间等项目，并在领用人一栏中签字，做到用人一栏中签字，做到用人一栏中签字，做到用人一栏中签字，做到“谁领用、谁签字、谁领用、谁签字、谁领用、谁签字、谁领用、谁签字、谁负责谁负责谁负责谁负责”2 2 2 2、专人发放、专人发放、专人发放、专人发放3 3
48、 3 3、规定发放时间。可依单位办公用品管理规、规定发放时间。可依单位办公用品管理规、规定发放时间。可依单位办公用品管理规、规定发放时间。可依单位办公用品管理规定办理定办理定办理定办理4 4 4 4、用品发放可对重要部门实行倾斜、用品发放可对重要部门实行倾斜、用品发放可对重要部门实行倾斜、用品发放可对重要部门实行倾斜5 5 5 5、及时更新库存卡、及时更新库存卡、及时更新库存卡、及时更新库存卡文具用品领用记录卡文具用品领用记录卡部门工作内容分类品名规 格月 份合计备注123456789 10 11 12 某公司办公用品管理办法某公司办公用品管理办法（一）范围（一）范围本标准所指办公用品为员工日
49、常办公所用文具本标准所指办公用品为员工日常办公所用文具（以采购部（以采购部办公用品价目表办公用品价目表为准）、办公自动为准）、办公自动化所需用的耗材（含磁盘、色带、墨盒等）以及其化所需用的耗材（含磁盘、色带、墨盒等）以及其他特殊物品（柜、台、凳、特殊文具等）。他特殊物品（柜、台、凳、特殊文具等）。（二）职责（二）职责 （1）秘书室负责办公用品的归口管理，每半）秘书室负责办公用品的归口管理，每半年核定一次办公用品费用定额，实施定额管理。年核定一次办公用品费用定额，实施定额管理。 （2）采购部负责外购办公用品的采购。）采购部负责外购办公用品的采购。 （3）股份公司设立文具仓库，负责办公用品）股份公
50、司设立文具仓库，负责办公用品的入库、保管、发放、建账及部分特殊办公用品的的入库、保管、发放、建账及部分特殊办公用品的制作、发放、建账、保管。制作、发放、建账、保管。 （4）人力资源部负责每半年核定一次各部门）人力资源部负责每半年核定一次各部门（厂）应该领用办公用品的管理人员和非管理人员（厂）应该领用办公用品的管理人员和非管理人员人数，报送秘书室和相关部门（厂）。人数，报送秘书室和相关部门（厂）。（三）规定（三）规定 （1）办公用品由部门（厂）统一领用，其费）办公用品由部门（厂）统一领用，其费用按秘书室核定定额标准执行。部门（厂）管理人用按秘书室核定定额标准执行。部门（厂）管理人员每人每月员每人
51、每月10元、非管理人员每人每月元、非管理人员每人每月1元；其他元；其他特殊用品费用另计（用于印制生产报表所用的纸张，特殊用品费用另计（用于印制生产报表所用的纸张，不列入办公用品定额内）。一次性领用总额超过不列入办公用品定额内）。一次性领用总额超过800元或单价在元或单价在400元以上的，需经总经理批准。元以上的，需经总经理批准。（2）办公用品费用（其他特殊物品除外）可）办公用品费用（其他特殊物品除外）可月度间调剂使用，年底结算、考核。月度间调剂使用，年底结算、考核。 （3）特殊物品需专题报告，经股份公司主管领）特殊物品需专题报告，经股份公司主管领导批准后，方可购买，不受定额限制。导批准后，方可
52、购买，不受定额限制。 （4）打字室等公共使用的办公用品应单独做计）打字室等公共使用的办公用品应单独做计划，由秘书室审核，纸张按各使用单位的实际印数划，由秘书室审核，纸张按各使用单位的实际印数摊入该单位办公用品费开支，报股份公司主管领导摊入该单位办公用品费开支，报股份公司主管领导审批。审批。 （5）办公自动化设备所需用的备品备件和入固）办公自动化设备所需用的备品备件和入固定资产部分的用品，按设备工程部定资产部分的用品，按设备工程部非生产设备的非生产设备的管理管理等有关规定办理。等有关规定办理。 （四）程序（四）程序（1）办公用品的计划审批。）办公用品的计划审批。采购部负责填报采购部负责填报办公用
53、品价目表办公用品价目表，公布，公布现采购的办公用品价格，如有变动，应及时发布。现采购的办公用品价格，如有变动，应及时发布。办公用品（其他特殊物品除外）领用计划每办公用品（其他特殊物品除外）领用计划每季度制订一次，各单位于每季度最后一月的季度制订一次，各单位于每季度最后一月的20日前，日前，根据人力资源部核定的管理人员和非管理人员人数，根据人力资源部核定的管理人员和非管理人员人数，按实际需要，本着节约原则，在定额范围内制定本按实际需要，本着节约原则，在定额范围内制定本单位单位办公用品领用计划办公用品领用计划一式三份，经部门（厂）一式三份，经部门（厂）领导审核签名后，交秘书室；超过上述标准的，需领
54、导审核签名后，交秘书室；超过上述标准的，需经过股份公司主管领导审核，并报送总经理批准。经过股份公司主管领导审核，并报送总经理批准。 秘书室对各单位上报的秘书室对各单位上报的办公用品领用计划办公用品领用计划进行审核（核定是否超定额，品种是否适宜），进行审核（核定是否超定额，品种是否适宜），并将审核的各单位并将审核的各单位办公用品领用计划办公用品领用计划汇总成汇总成办公用品计划费用汇总表办公用品计划费用汇总表，一式两份（包括公，一式两份（包括公共使用的办公用品计划），附一份各单位共使用的办公用品计划），附一份各单位办公用办公用品领用计划品领用计划报股份公司主管领导审批。报股份公司主管领导审批。 秘
55、书室将经批准的秘书室将经批准的办公用品计划费用汇总办公用品计划费用汇总表表、各单位、各单位办公用品领用计划办公用品领用计划一式一份，交一式一份，交文具仓库；一份文具仓库；一份办公用品领用计划办公用品领用计划退回各部门退回各部门（厂）作领用文具的依据；另一份（厂）作领用文具的依据；另一份办公用品计划办公用品计划费用汇总表费用汇总表及一份及一份办公用品领用计划办公用品领用计划由秘书由秘书室留存。室留存。 文具仓库根据股份公司各单位文具仓库根据股份公司各单位办公用品领用办公用品领用计划计划，核对库存，汇总并整理成，核对库存，汇总并整理成股份公司办公用股份公司办公用品采购计划品采购计划一式两份，经文具
56、仓库的主管领导审核一式两份，经文具仓库的主管领导审核签名后，交一份给采购部采购，文具仓库留存一份签名后，交一份给采购部采购，文具仓库留存一份（2）办公用品采购、储存、发放、核算考核。）办公用品采购、储存、发放、核算考核。采购部根据文具仓库制定的采购部根据文具仓库制定的股份公司办公用股份公司办公用品采购计划品采购计划实施采购，并及时办理入库手续。实施采购，并及时办理入库手续。 采购部应将办公用品采购的供方详细列出，分别报采购部应将办公用品采购的供方详细列出，分别报公司和文具仓库，如有变动应及时更改。公司和文具仓库，如有变动应及时更改。文具仓库负责办公用品的验收、发放、保管，文具仓库负责办公用品的
57、验收、发放、保管，并按财务部的有关规定建立台账。并按财务部的有关规定建立台账。 每季度第一个月的每季度第一个月的8日后，各单位凭公司领日后，各单位凭公司领导审批后的导审批后的办公用品领用计划办公用品领用计划、领料单，到文、领料单，到文具仓库领取申领的办公用品。库管员对具仓库领取申领的办公用品。库管员对办公用品办公用品领用计划领用计划和领料单审核后发放，并登入各单位领和领料单审核后发放，并登入各单位领料台账。料台账。文具仓库每年、季度分别统计各单位实际领文具仓库每年、季度分别统计各单位实际领用文具的数量、费用总额，列表报秘书室，供考核用文具的数量、费用总额，列表报秘书室，供考核用。用。秘书室每年
58、对各单位文具费用进行考核，对秘书室每年对各单位文具费用进行考核，对超标单位进行减发。超标单位进行减发。 （五）其他（五）其他（1）文具仓库应每月盘点，盘亏盘盈应查找）文具仓库应每月盘点，盘亏盘盈应查找原因，并向主管领导和秘书室汇报。原因，并向主管领导和秘书室汇报。 （2）秘书室对办公用品的定额、采购、仓储、）秘书室对办公用品的定额、采购、仓储、领用进行全方位监督管理，对文具仓库办公用品进领用进行全方位监督管理，对文具仓库办公用品进行监督抽查，对办公用品使用情况进行月度通报行监督抽查，对办公用品使用情况进行月度通报。子项目七子项目七 零用现金与商务费用报销零用现金与商务费用报销【知识目标知识目标
59、】 了解零用现金的用途、范围。了解零用现金的用途、范围。了解商务费用报销的程序。了解商务费用报销的程序。【能力目标能力目标】能够有效管理零用现金。能够有效管理零用现金。能够履行恰当的商务报销手续。能够履行恰当的商务报销手续。能够填写能够填写“零用现金凭单零用现金凭单”和和“出差报销单出差报销单”。 某公司零用金管理细则某公司零用金管理细则 (一一)零用金设置零用金设置 （1）公司本部由财务部负责各单位之零星支付。）公司本部由财务部负责各单位之零星支付。（2）工地总务组负责设置零用金管理人员，尽可能由原）工地总务组负责设置零用金管理人员，尽可能由原有办理总务人员兼办，必要时再行研讨设置专人办理。
60、有办理总务人员兼办，必要时再行研讨设置专人办理。(二二)零用金金额零用金金额零用金金额暂定工地每月经常保持五万元，将来视实际零用金金额暂定工地每月经常保持五万元，将来视实际状况再行减增。状况再行减增。(三三)零用金借支程序零用金借支程序（1）各单位零星费用开支，如需预备现金，应填具零）各单位零星费用开支，如需预备现金，应填具零用金借用金借(还还)款通知单，交零用金管理人员，凭单支给现金。款通知单，交零用金管理人员，凭单支给现金。（2）暂支零用金，不得超过）暂支零用金，不得超过1 000元，特别事故应由企元，特别事故应由企业部经理核准。业部经理核准。（3）借支零用金，经手人应予一星期内取得正式发
61、票）借支零用金，经手人应予一星期内取得正式发票或收据加盖经手人与主管之费用章后，交零用金管理人冲转或收据加盖经手人与主管之费用章后，交零用金管理人冲转借支，如超过一星期尚未办理冲转手续，得将该款转入经手借支，如超过一星期尚未办理冲转手续，得将该款转入经手人私人借支户，并于当月发薪时一次扣还。人私人借支户，并于当月发薪时一次扣还。(四四)零用金保管及作业程序零用金保管及作业程序（1）零用金之收支应设立零用金账户，并编制收支）零用金之收支应设立零用金账户，并编制收支日报送呈经理核阅。日报送呈经理核阅。（2）零用金管理员每星期应将收到的发票或收据结）零用金管理员每星期应将收到的发票或收据结报一次，编
62、制零用金支出传票送交财务部。报一次，编制零用金支出传票送交财务部。（3）财务部收到零用金支出传票后，应于当天即行）财务部收到零用金支出传票后，应于当天即行付款，以保持零用金总额持平与周转。付款，以保持零用金总额持平与周转。（4）财务部在收到零用金支付传票，补足零用金后，）财务部在收到零用金支付传票，补足零用金后，如发现所附单据有疑问，可直接通知各部经手人办理补正如发现所附单据有疑问，可直接通知各部经手人办理补正手续。手续。（5）零用金账户应逐月清结。）零用金账户应逐月清结。（6）零用金应由保管人出具保管收据，存财务部备）零用金应由保管人出具保管收据，存财务部备查，如有短少由保管人员负责赔偿。查
63、，如有短少由保管人员负责赔偿。任务一任务一 零用现金管理零用现金管理一、任务描述一、任务描述秘书朱玲负责华荣公司上海分公司办公室零用秘书朱玲负责华荣公司上海分公司办公室零用现金的管理，但办公零用现金的管理经常出错，受现金的管理，但办公零用现金的管理经常出错，受到上司批评。吴总要总公司秘书尹晓雯给朱玲好好到上司批评。吴总要总公司秘书尹晓雯给朱玲好好讲讲该如何管理零用现金。讲讲该如何管理零用现金。 二、任务分析二、任务分析办公室应有一笔零用现金，用于临时小数目开办公室应有一笔零用现金，用于临时小数目开支。零用现金的管理包括以下两个方面的内容：支。零用现金的管理包括以下两个方面的内容：（1）设立零用
64、现金。）设立零用现金。（2）管理零用现金。）管理零用现金。三、相关知识三、相关知识（一）零用现金的（一）零用现金的设立设立办公零用现金又叫备用金，是组织在办公室中设办公零用现金又叫备用金，是组织在办公室中设立的，用于临时小数目开支的现金，如支付本市交通立的，用于临时小数目开支的现金，如支付本市交通费、邮资、接待用茶点费、停车费和添置少量小件办费、邮资、接待用茶点费、停车费和添置少量小件办公用品等。公用品等。办公零用现金通常在上司和财务负责人批准后，办公零用现金通常在上司和财务负责人批准后，由秘书保管和支出由秘书保管和支出。零用现金支出要在零用现金账簿上登记清楚，还零用现金支出要在零用现金账簿上
65、登记清楚，还要有收款人的签字。收据要保存在零用现金存放处，要有收款人的签字。收据要保存在零用现金存放处，现金的总额加上收据的总额应当总是与最初的款项相现金的总额加上收据的总额应当总是与最初的款项相当。账单（发票）可以附在零用现金收据后。当。账单（发票）可以附在零用现金收据后。（二）零用现金的（二）零用现金的管理管理1填单填单员工需要使用和领取零用现金时，应填写员工需要使用和领取零用现金时，应填写“零用零用现金凭单现金凭单”，填写花销的项目、用途、日期、金额。，填写花销的项目、用途、日期、金额。零用现金凭单示例零用现金凭单示例1：零用现金凭单示例2：2核对核对秘书要认真核对领款人提交票据的用途、
66、内容、秘书要认真核对领款人提交票据的用途、内容、金额是否与零用现金凭单上填写的完全一致。核对金额是否与零用现金凭单上填写的完全一致。核对后，将发票等票据附在后，将发票等票据附在“零用现金凭单零用现金凭单”后面。后面。 3审批审批秘书核对完秘书核对完“零用现金凭单零用现金凭单”，经授权人审批，经授权人审批签字后，方可将现金支付给领款人。签字后，方可将现金支付给领款人。 4 4登记登记秘书必须建立一本零用现金账簿，清楚注明收秘书必须建立一本零用现金账簿，清楚注明收到现金日期、收据编号、金额；支出现金日期、到现金日期、收据编号、金额；支出现金日期、用途；用途；“零用现金凭单零用现金凭单”编号、金额和
67、余额等。编号、金额和余额等。有的还应当在账目上进行分析，了解花销的情有的还应当在账目上进行分析，了解花销的情况和去向。每支出一笔现金，秘书须及时在零况和去向。每支出一笔现金，秘书须及时在零用现金账簿上做好记录。用现金账簿上做好记录。5报销报销当零用现金支出的费用到一定数额后或月末，秘当零用现金支出的费用到一定数额后或月末，秘书应到财务部门报销，并将报销的现金返还到零用现书应到财务部门报销，并将报销的现金返还到零用现金箱，使零用现金保持最初的数额。零用现金收据应金箱，使零用现金保持最初的数额。零用现金收据应当交给会计部门，据此登入会计记录。当交给会计部门，据此登入会计记录。零用现金收据示例：秘书
68、王亚接待客户，花费零用现金收据示例：秘书王亚接待客户，花费200元购买了茶叶。元购买了茶叶。五、任务实训五、任务实训实训实训1： 填写填写“零用现金凭单零用现金凭单”2.实训背景实训背景8月月6日，行政处负责接待工作的小王发现用于日，行政处负责接待工作的小王发现用于接待的茶叶不够，而恰好明天将有一位重要客户来接待的茶叶不够，而恰好明天将有一位重要客户来公司洽谈合同。上司吩咐要热情接待，要求小王采公司洽谈合同。上司吩咐要热情接待，要求小王采购一些果品。小王找到公司的李秘书要求支取零用购一些果品。小王找到公司的李秘书要求支取零用现金。李秘书请小王填写现金。李秘书请小王填写“零用现金凭单零用现金凭单
69、”，并在，并在上司签字后进行了登记，才给小王支付了现金。上司签字后进行了登记，才给小王支付了现金。3.实训内容实训内容请根据实训背景，填写请根据实训背景，填写“零用现金凭单零用现金凭单”。 模拟情景：为某公司设计一个适合的零用模拟情景：为某公司设计一个适合的零用模拟情景：为某公司设计一个适合的零用模拟情景：为某公司设计一个适合的零用现金管理账簿。这个公司规定日常零用现金每现金管理账簿。这个公司规定日常零用现金每现金管理账簿。这个公司规定日常零用现金每现金管理账簿。这个公司规定日常零用现金每月是月是月是月是1000100010001000元，由秘书负责零用现金的报销。根元，由秘书负责零用现金的报
70、销。根元，由秘书负责零用现金的报销。根元，由秘书负责零用现金的报销。根据零用现金的报销内容，写出零用现金管理账据零用现金的报销内容，写出零用现金管理账据零用现金的报销内容，写出零用现金管理账据零用现金的报销内容，写出零用现金管理账簿的各个项目。同事乔某来报销昨天发生的交簿的各个项目。同事乔某来报销昨天发生的交簿的各个项目。同事乔某来报销昨天发生的交簿的各个项目。同事乔某来报销昨天发生的交通费用，拿了一张交通费的凭据，一张填好的通费用，拿了一张交通费的凭据，一张填好的通费用，拿了一张交通费的凭据，一张填好的通费用，拿了一张交通费的凭据，一张填好的“零用现金凭单零用现金凭单零用现金凭单零用现金凭单
71、”，上有负责人的签字。，上有负责人的签字。，上有负责人的签字。，上有负责人的签字。 零用现金账簿零用现金账簿任务二任务二 商务费用的报销商务费用的报销一、任务描述一、任务描述华荣公司总经理吴宝华到北京参加现代企业经华荣公司总经理吴宝华到北京参加现代企业经验交流会回来，他将此次出差的费用报销工作交给验交流会回来，他将此次出差的费用报销工作交给了秘书尹晓雯。了秘书尹晓雯。吴经理出差时间为吴经理出差时间为2008年年6月月1日日3日，共日，共3天。住宿五星级酒店天。住宿五星级酒店2晚，共晚，共1 600元，双程来回机元，双程来回机票票1 500元，行李费用元，行李费用60元，市内交通费元，市内交通费
72、500元。元。按照公司规定，副总经理级别以上出差补贴为每天按照公司规定，副总经理级别以上出差补贴为每天80元。单据共元。单据共8张，所有费用暂时都由吴总垫付。张，所有费用暂时都由吴总垫付。二、任务分析二、任务分析 步骤步骤1 1：拟写费用申请报告：拟写费用申请报告步骤步骤2 2：支取差旅费或垫支：支取差旅费或垫支步骤步骤3 3：在商务旅行（出差）后根据公司：在商务旅行（出差）后根据公司差旅报销规定及时报销相关差旅费。差旅报销规定及时报销相关差旅费。1. 1.拟写费用拟写费用拟写费用拟写费用申请报告或申请报告或申请报告或申请报告或费用申请表费用申请表费用申请表费用申请表 2. 2.支取差旅费支取
73、差旅费支取差旅费支取差旅费 3. 3.报销差报销差报销差报销差差旅费差旅费差旅费差旅费 根据样本拟写根据样本拟写根据样本拟写根据样本拟写申请报告申请报告申请报告申请报告 授权人审核。授权人审核。授权人审核。授权人审核。报告或申请表报告或申请表报告或申请表报告或申请表提交财务部门提交财务部门提交财务部门提交财务部门 领取现金或支领取现金或支领取现金或支领取现金或支票票票票( (出差所要花出差所要花出差所要花出差所要花费的金额大，费的金额大，费的金额大，费的金额大，采取这种方式采取这种方式采取这种方式采取这种方式) )或者先垫支或者先垫支或者先垫支或者先垫支收集、整理发票收集、整理发票收集、整理发
74、票收集、整理发票; ;填写填写填写填写“ “出差报销单出差报销单出差报销单出差报销单” ”; ;把发票附在把发票附在把发票附在把发票附在 “ “出差报销出差报销出差报销出差报销单单单单” ”后一起到财务部门后一起到财务部门后一起到财务部门后一起到财务部门报销报销报销报销; ; 如实施商务工作时，事如实施商务工作时，事如实施商务工作时，事如实施商务工作时，事先计划费用不够，应提先计划费用不够，应提先计划费用不够，应提先计划费用不够，应提前向有关领导报告，取前向有关领导报告，取前向有关领导报告，取前向有关领导报告，取得许可后，超出部分方得许可后，超出部分方得许可后，超出部分方得许可后，超出部分方可
75、报销可报销可报销可报销. .实训步骤实训步骤三、相关知识三、相关知识 ( (一一) )填写申请表，并由主管领导审批填写申请表，并由主管领导审批申请人提交费用申请报告或填写费用申申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、部门、请表，详细说明需要经费的人员、部门、时间、地点、用途、金额等，并亲自签时间、地点、用途、金额等，并亲自签字。该报告或该表必须经组织确定的授字。该报告或该表必须经组织确定的授权人审核同意，并签字批准。权人审核同意，并签字批准。出差前填写“出差申请审批单”姓名姓名职职务务年龄年龄出差起止地出差起止地交通工具交通工具出差起止时间出差起止时间出出差差任任务务审
76、审批批意意见见处领导处领导 年年 月月 日日部领导部领导 年年 月月 日日院分管领导院分管领导 年年 月月 日日年 月 日出差申请审批单出差申请审批单单 位： ：报销差旅费时无：报销差旅费时无“出差申请审批出差申请审批单单”财务不予以报销财务不予以报销(二二)领款或垫付领款或垫付申请获准后，申请获准后，一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款。申请表提交财务部门，领取支票或现金借款。另一种情况是先由申请人垫支，完成商务工作。另一种情况是先由申请人垫支，完成商务工作。出差回来后，由秘书代替报销差旅费。出差回来后，由秘书
77、代替报销差旅费。( (三三) ) 报销差旅费报销差旅费整理发票整理发票填写报销单填写报销单粘贴发票粘贴发票 王王小小姐姐是是金金心心公公司司总总经经理理的的秘秘书书。总总经经理理要要去去北北京京开开会会，让让王王秘秘书书给给他他安安排排一一下下行行程程和和申申报报商商务务费费用用。王王秘秘书书填填写写了了详详细细的的申申请请报报销销的的商商务务费费用用项项目目，经经总总经经理理审审核核后后，交交给给财财务务部部，财财务务部部作作出出同同意意申申报报的的决决定定。王王秘秘书书电电话话订订购购了了飞飞往往北北京京的的机机票票，下下午午打打的的前前往往领领票票。王王秘秘书书把把打打的的费费用用直直接
78、接在在办办公公室室零零用用现现金金中中报报销销，飞飞机机票票费费用用在在商商务务费费用用中中报报销销。总总经经理理开开会会回回来来，王王秘秘书书把把总总经经理理在在北北京京发发生生的的，且且事事先先经经财财务务部部同同意意的的事事项项凭凭证证整整理理，附附在在“出出差差报销凭单报销凭单”后面，交财务部领取支票或现金。后面，交财务部领取支票或现金。 分析王小姐在费用的报销上是否正确？分析王小姐在费用的报销上是否正确？ 案例分析案例分析1.1.商务费用商务费用报销的内容报销的内容 。差旅报销差旅报销2.2.商务费用商务费用报销的程序报销的程序及流程及流程 。小小小小 结结结结1.1.零用现金零用现
79、金报销的范围。报销的范围。零用现金零用现金的管理的管理2.2.零用现金零用现金报销的程序报销的程序及流程图及流程图。 四、日常费用报销的流程 会计财务经理总经理主管副总和行政副总部门经理出纳报销人或经办人审核签字审核报销的合理性审核报销的合理性审核报销的真实性初步审核单据的粘贴书写金额报销贴票并填写报销单复审备注：如果是管理费用类，除了主管副总签字外，还需要行政副总签字五、任务实训五、任务实训实训实训1：填写：填写“出差报销单出差报销单”1.实训目标实训目标通过实训，要求学生掌握通过实训，要求学生掌握“出差报销单出差报销单”的填写方法。的填写方法。 2.实训背景实训背景吴经理到广州进行商务谈判
80、，出差吴经理到广州进行商务谈判，出差5天，预借差旅费天，预借差旅费4 000元，具体使用情况如下：元，具体使用情况如下：（1）6月月1日，公司日，公司首都机场，交通工具：出租车，金首都机场，交通工具：出租车，金额：额：90元；元；北京北京广州，交通工具：飞机，金额：广州，交通工具：飞机，金额：1 380元；元；广州机场广州机场广州白云大酒店。交通工具：出租车，金额：广州白云大酒店。交通工具：出租车，金额：120元。元。（2）6月月2日，广州市内，交通工具：出租车，金额：日，广州市内，交通工具：出租车，金额：80元。元。（3）6月月3日，白云大酒店住宿费：日，白云大酒店住宿费：350元元/天，两
81、天天，两天共共700元；元；广州白云大酒店广州白云大酒店广州机场，交通工具：出租车，金广州机场，交通工具：出租车，金额：额：120元；元；广州广州北京，交通工具：飞机，金额：北京，交通工具：飞机，金额：1 110元；元；首都机场首都机场公司，交通工具：出租车，金额：公司，交通工具：出租车，金额：88元。元。3.实训内容实训内容请根据实训背景，填写请根据实训背景，填写“出差报销单出差报销单”。报销单的书写和粘贴报销单的书写和粘贴（一）在实际工作中原始凭证种类繁多，为便于装订和保（一）在实际工作中原始凭证种类繁多，为便于装订和保管，在填制记账凭证时应对附件进行必要的外形加工。管，在填制记账凭证时应
82、对附件进行必要的外形加工。（二）票据粘贴方法多样，粘贴票据时应根据票据的多少、（二）票据粘贴方法多样，粘贴票据时应根据票据的多少、纸张的大小，选择合适的方法。但应以整个单据纸张的大小，选择合适的方法。但应以整个单据平整平整、美美观观为准。为准。（三）粘贴的票据要求正面朝上，便于审核与日后查阅。（三）粘贴的票据要求正面朝上，便于审核与日后查阅。（四）纸张大小、金额相同的票据贴在一起。（四）纸张大小、金额相同的票据贴在一起。 （五）大张的票据只需固定票据的左上角，小张的票据需（五）大张的票据只需固定票据的左上角，小张的票据需均匀均匀的粘贴在粘贴单上，不能厚薄不匀。的粘贴在粘贴单上，不能厚薄不匀。（
83、六）过窄过短或过多的票据，应将票据先粘贴在空白粘（六）过窄过短或过多的票据，应将票据先粘贴在空白粘贴单上，再附在单据封面后。贴单上，再附在单据封面后。 报销单的书写注意事项 -报销凭证票据粘贴方法报销凭证票据粘贴方法（一）附件固定不能使用书钉等金属性易锈蚀的物品。（二）对票据进行修剪。将有些长度超过报销封面的票据的多余部分剪掉，但不得因此影响原始凭证内容的完整性。修剪完毕后票据大小与报销封面一样（飞机票，保险票据等）沿此线将多余的无沿此线将多余的无字部分剪掉字部分剪掉沿此线将多余的无沿此线将多余的无字部分剪掉字部分剪掉（三）过宽过长的附件，应进行纵向和横向的折叠。 （四）经过修整过的票据附在报
84、销凭证后不应超出单据封面的边沿线。 （一）票据张数较多或较小时先将票据粘贴在原始凭证粘贴单上，然后将粘贴单附在报销单据封面后。 ：请填写本张粘贴：请填写本张粘贴单所附单据情况单所附单据情况票据较多时，票据按票面金额、纸张的大小依次从右向左粘贴在粘贴单上。 1 12 23 3提示：票据固定点提示：票据固定点4 4提示：粘贴好的票据附提示：粘贴好的票据附于报销单据封面后于报销单据封面后3 3票据较少时，票据按票面金额、纸张的大小依次从左向右粘贴在粘贴单上，也可直接附于报销单据后。 1 1提示：票据固定点提示：票据固定点2 23 34 4提示：粘贴好的票据附提示：粘贴好的票据附于报销单据封面后于报销
85、单据封面后（二）长型的票据折叠方法3 3将票据折叠，使大小、长短与单据将票据折叠，使大小、长短与单据将票据折叠，使大小、长短与单据将票据折叠，使大小、长短与单据封面保持一致封面保持一致封面保持一致封面保持一致1 1将将单单据据固固定定在在封封面面的的左左上上角角，齐齐封封面面的的底底边边线线将将长长出出部部分分对对折折2 2齐齐上上边边沿沿线线将将长长出出部部门门折折拢拢，使使上上下下两两段段长长短短相相当当上边沿线上边沿线提示：齐封面提示：齐封面底边线对折底边线对折（三）宽型的票据折叠方法 1 12 23 34 4粘贴中常见的错误粘贴中常见的错误（一）上厚下薄 提示：无论票据的多少都应以齐单
86、据提示：无论票据的多少都应以齐单据封面封面正面左边正面左边为准，均匀分布在整个为准，均匀分布在整个单据封面后，错落有致的排列。单据封面后，错落有致的排列。粘贴中常见的错误粘贴中常见的错误（二）中间厚两边薄粘贴中常见的错误粘贴中常见的错误（三）杂乱无章 粘贴中常见的错误粘贴中常见的错误（四）粘贴时没有对齐报销单据封面正面的左边沿线粘贴中常见的错误粘贴中常见的错误（五）粘贴时正面朝下 某公司费用报销管理制度某公司费用报销管理制度（一）目的（一）目的 为加强对市场人员费用管理力度，确保市场人为加强对市场人员费用管理力度，确保市场人员更好开展工作，有效节约成本，特制订本制度。员更好开展工作，有效节约成
87、本，特制订本制度。 （二）适用范围（二）适用范围 本制度适用于市场部及其他相关部门。本制度适用于市场部及其他相关部门。 （三）出差管理（三）出差管理 （1）员工因公出差，必须填写）员工因公出差，必须填写出差报告出差报告和和“员工外勤单员工外勤单”，经部门经理同意后，报市场总，经部门经理同意后，报市场总监批准（可电话确认）。监批准（可电话确认）。 （2）员工出差结束三日内必须完成）员工出差结束三日内必须完成出差报出差报告告的的出差总结出差总结部分。部分。 （四）差旅费（四）差旅费 差旅费是指公司员工外出公干期间为完成预定任差旅费是指公司员工外出公干期间为完成预定任务所发生的必要的合理费用，具体包
88、括：在途交通费、务所发生的必要的合理费用，具体包括：在途交通费、住宿费、市内交通费、其他公务杂费等。住宿费、市内交通费、其他公务杂费等。 （1）员工出差使用交通工具为火车、汽车、轮船等普及工员工出差使用交通工具为火车、汽车、轮船等普及工具。具。（2）特殊情况，经公司领导批准后，可选择飞机。）特殊情况，经公司领导批准后，可选择飞机。 （3）违反公司规定超额使用交通工具，一律按火）违反公司规定超额使用交通工具，一律按火车票报销（超出部分由个人支付）车票报销（超出部分由个人支付） 。（4）市内交通工具应使用公交车、中巴等，如因）市内交通工具应使用公交车、中巴等，如因特殊情况，可以乘出租车，但需在票据
89、上注明起始地特殊情况，可以乘出租车，但需在票据上注明起始地点和原因。点和原因。（5）员工出差期间，标准内住宿费用实报实）员工出差期间，标准内住宿费用实报实销（但不包含酒店清单上所列私人电话费、餐费、销（但不包含酒店清单上所列私人电话费、餐费、洗衣费等费用）。洗衣费等费用）。（6）员工外出期间产生的公务费，如邮电费、）员工外出期间产生的公务费，如邮电费、文件复印费、传真费等，实报实销。文件复印费、传真费等，实报实销。（7）办事处主任、部门经理的手机话费在公）办事处主任、部门经理的手机话费在公司报销标准内的，扣除私人话费后，实报实销。司报销标准内的，扣除私人话费后，实报实销。 （五）备用金管理（五
90、）备用金管理 （1）根据工作需要，员工出差或业务活动可）根据工作需要，员工出差或业务活动可预先向公司借支备用金。借支额度根据实际情况确预先向公司借支备用金。借支额度根据实际情况确定，由总经理签批。定，由总经理签批。 （2）备用金借支后应及时冲账，备用金占用）备用金借支后应及时冲账，备用金占用时间应不超过时间应不超过15天。如遇特殊情况不能按时冲账，天。如遇特殊情况不能按时冲账，可书面申请，经总经理签字同意后方可延期，但最可书面申请，经总经理签字同意后方可延期，但最长不可超一个月。长不可超一个月。 （3）对于长期占用备用金的，财务部将从员）对于长期占用备用金的，财务部将从员工的个人收入中扣减，直
91、到完成冲销。在此之前不工的个人收入中扣减，直到完成冲销。在此之前不允许再借支备用金。允许再借支备用金。（六）报销管理（六）报销管理 （1）驻外人员原则上每月报销一次。各办事处人）驻外人员原则上每月报销一次。各办事处人员的报销票据由各事业部总监签字后交由出纳审核。员的报销票据由各事业部总监签字后交由出纳审核。 （2）费用报销单应严格按公司要求妥善贴好，不）费用报销单应严格按公司要求妥善贴好，不符合标准，或填报单据不符、金额不符，或重复报销的，符合标准，或填报单据不符、金额不符，或重复报销的，一律退回业务人员。一律退回业务人员。 （3）单据报销规定及填写和粘贴方法：）单据报销规定及填写和粘贴方法：
92、 差旅费报销单。差旅费报销单。A.填写内容按照填写内容按照“差旅费报销单差旅费报销单”单上的要求填写。单上的要求填写。 B.粘贴注意事项：将各类车票按面额的大小分类粘粘贴注意事项：将各类车票按面额的大小分类粘贴，并在粘贴处注明各类面额票据的张数和总金额。贴，并在粘贴处注明各类面额票据的张数和总金额。费用报销单。费用报销单。A.按单上的要求填写内容。费用一般是指销售按单上的要求填写内容。费用一般是指销售人员在工作中所产生的办公、餐费等（不含差旅费）人员在工作中所产生的办公、餐费等（不含差旅费）。 B.粘贴注意事项：原则上只报销发票。无发票，粘贴注意事项：原则上只报销发票。无发票，需事先向财务部说明情况；或以其他票据充抵，但需事先向财务部说明情况；或以其他票据充抵，但需要在票据背面注明情况。需要在票据背面注明情况。 C.充抵票据与正式发票分别张贴。不能在同一充抵票据与正式发票分别张贴。不能在同一张报销单中报销。张报销单中报销。 此制度适用于公司全体员工。此制度适用于公司全体员工。本制度解释权归财务部。本制度解释权归财务部。
