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1、南宁市城建档案馆南宁市城建档案馆黄柏雄黄柏雄 2014年年10月月23日日第一章第一章档案数字化的作用及依据档案数字化的作用及依据第二章第二章电子档案的移交电子档案的移交第三章第三章档案数字化处理的基本环档案数字化处理的基本环节节第一章第一章档案数字化的作用档案数字化的作用及依据及依据插入档案管理图片如何解决我们在档案管理中的这些问题？数字化电子档案的优点电子档案的优点: 共享性共享性多样性多样性开放开放性性 经济环保经济环保保护原件保护原件便于便于传输传输1.1.档案数字化能有效解决空间储存档案数字化能有效解决空间储存的问题。的问题。2.2.档案数字化能有效地保护档案原件。档案数字化能有效地
2、保护档案原件。（1 1）代替原件使用，保护档案原件，）代替原件使用，保护档案原件，提高档案的使用效率。提高档案的使用效率。（2 2）数字化副本异地保存；）数字化副本异地保存；针对汶川地震造成当地档针对汶川地震造成当地档案资料严重损失的情况，国家档案案资料严重损失的情况，国家档案局发出通知，要求各地档案主管部局发出通知，要求各地档案主管部门开展本地重要档案的电子化、数门开展本地重要档案的电子化、数字化载体在异地备份的相关工作，字化载体在异地备份的相关工作，以确保档案的安全和应急利用。以确保档案的安全和应急利用。（3 3）恢复档案材料模糊褪变的字）恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修
3、复。迹及对污损残缺照片档案的修复。 3. 3.档案数字化能改善档案的利用档案数字化能改善档案的利用方式。方式。一是不再受一是不再受“孤本孤本”的限制。的限制。二是数字化后的档案可以通过网络进二是数字化后的档案可以通过网络进行异地传输，扩大了档案的利用空行异地传输，扩大了档案的利用空间。间。三是三是“时间时间”不再是限制。不再是限制。档案数字化工作档案数字化工作的技术规范的技术规范档案数字化后档案数字化后的管理规范的管理规范在在电子档案管理规范电子档案管理规范的第的第7章第章第1节第节第1条中规定：条中规定：“建设系建设系统业务管理电子档案形成单位应统业务管理电子档案形成单位应按照有关规定，定期
4、向城建档案按照有关规定，定期向城建档案馆（室）移交已归档的建设系统馆（室）移交已归档的建设系统业务管理电子档案业务管理电子档案”；还有第还有第7章第章第2节第节第2条规定：条规定：“列入城建档案馆（室）接受范围列入城建档案馆（室）接受范围的建设工程，建设单位向城建档的建设工程，建设单位向城建档案馆（室）移交工程纸质档案时，案馆（室）移交工程纸质档案时，应同时移交一套工程电子档案应同时移交一套工程电子档案”。第二章第二章电子档案的移交电子档案的移交业主业主/整理方报送整理方报送提出整改意见提出整改意见不合格不合格业主业主/整理方整改整理方整改重新报送重新报送科室重审科室重审科室审核科室审核接收、
5、登记接收、登记合格合格合格合格管理、利用管理、利用分辨率、格式分辨率、格式文件命名文件命名扫描质量扫描质量真实性、完整性真实性、完整性光盘质量、封面光盘质量、封面1、分辨率。采用彩色扫描模式，普通文件分辨率为200dpi；图纸、照片及特殊档案分辨率为300dpi。二、档案扫描要求100dpi100dpi200dpi200dpi分辨率为分辨率为200dpi200dpi的的图片放大图片放大200%200%的效果的效果分辨率为分辨率为100dpi100dpi的的图片放大图片放大200%200%的效果的效果2、图像数据 储存格式：采用JPEG格式扫描、储存。三、档案命名规则采用一对一的命名方式：六位档
6、案号-辅助码。1 1、移交书：、移交书：档案号档案号-000-N-000-N（N=01-N=01-8080），如），如185000-000-01185000-000-01为移交书的第一为移交书的第一页；页；2 2、卷内目录：、卷内目录：档案号档案号-000-N-000-N（N=81-N=81-9898），如），如185000-000-82185000-000-82为卷内目录的第为卷内目录的第二页；二页；3 3、卷内备考表：、卷内备考表：档案号档案号-000-99-000-994 4、卷内内容：、卷内内容：档案号档案号-M-M（M=001M=001、002002、003003、004.004.）
7、，如），如185000-003185000-003为卷为卷内内容的第三页。内内容的第三页。光盘打印标签样式光盘打印标签样式 第三章第三章 档案数字化的基本环节档案数字化的基本环节一、档案整理 档案整理是档案数字化工作的前期工档案整理是档案数字化工作的前期工作，这里所指的整理主要是档案的作，这里所指的整理主要是档案的拆分拆分及及幅面分类幅面分类。 在扫描结束后，应按档案在扫描结束后，应按档案原来的顺序原来的顺序进行装盒归档，做到安全、准确、无遗漏。进行装盒归档，做到安全、准确、无遗漏。建议：移交到南宁市建议：移交到南宁市城建档案馆的档案资料城建档案馆的档案资料不需要装订。二、档案扫描 将分将分类
8、好的档案根据幅面的大小好的档案根据幅面的大小选择相相应规格的格的扫描描仪或或专业扫描描仪进行行扫描。描。三、图像处理 对图像对图像偏斜度偏斜度、清晰度清晰度、失真度失真度等进等进行检查。行检查。处理前处理前处理后处理后处理前处理前处理后处理后图像处理操作图像处理操作四、图像存储 1.1.存储格式存储格式 一般采用一般采用TIFF(G4)TIFF(G4)、JPEGJPEG格式存储。格式存储。提供网络查询的扫描图像，也可存储为提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEBCEB、PDFPDF或其他格式。或其他格式。 2. 2.图像文件的命名图像文件的命名 五、目录建库 1. 1. 按照按照档案著录规则档
9、案著录规则(DA/T18)(DA/T18)的的要求进行著录，建立档案目录数据库。要求进行著录，建立档案目录数据库。 2. 2.采用采用人工校对人工校对或或软件自动校对软件自动校对的方的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。式，对目录数据库的建库质量进行检查。六、数据挂接 通过每一份图像文件的文件名与档案通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的目录数据库中该份文件的档号的一致性一致性和和唯一性唯一性，建立起一一对应的关联关系。，建立起一一对应的关联关系。 验收抽检率不得低于验收抽检率不得低于5%5%。七、数据备份 为保证数据安全，备份载体的选择应为保证数据安全，备份载体的选择
10、应多样化多样化，可采用，可采用在线、离线在线、离线相结合的方式相结合的方式实现多套备份，并注意实现多套备份，并注意异地保存异地保存。八、数字化成果管理 1.1. 确保其确保其安全、完整安全、完整和和长期可用长期可用。 2. 2.对于提供网上检索利用时，应有制对于提供网上检索利用时，应有制作单位的作单位的电子标识电子标识，并根据具体情况分别，并根据具体情况分别采用采用可下载可下载或或不可下载不可下载的数据格式。的数据格式。特别提醒： 在整个数字化的处理过程中，应加强各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。谢谢大家！ 联系电话：联系电话：0771-25314140771-2531414 QQ QQ：2476422124764221 单位网址：单位网址：
