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1、某学院文书档案整理培训教材文书档案整理的依据文书档案整理的依据归档文件整理规则最大的特点：以“件”代“卷”文书档案相关概念文书档案相关概念. .“归档文件归档文件”的含义的含义：规则指出“立档单位在其职能活动中形成的、办理完办理完毕毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料”归档范围归档范围指导思想：以我为主，突出重点指导思想：以我为主，突出重点归档范围归档范围在实际的操作中我们应该注意以下方面的问题：1.全院性、综合性的文件材料由院党委办公室和院长办公室负责整理归档。其余按业务分工负责相应对其文件材料进行整理和归档。2.立卷归档涉及多个部门的大类，由一个或几个主要职能部门归口负责，其它部门密切
2、配合进行。归档范围归档范围人事档案：人事档案：1.学历学位材料2. .评审（考试）专业技术职称和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料3.创造发明、科研成果鉴定材料，各种著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文等目录4.党、团组织建设工作中形成的有关材料、加入民主党派的有关材料5.表彰奖励活动中形成的有关材料归档范围归档范围人事档案归档要求：人事档案归档要求：1.归档的人事档案材料必须手续完备、齐全、真实、文字清楚、对象明确，写明承办单位及时间。凡规定应由组织审查盖章的，须有组织盖章，应由本人签名的，须有本人签名2.归档的人事档案材料一般为原件。如因特殊原因，可以收集复印件，但复
3、印件必须经单位与原件核对原件核对（一定要看到原件）审查，并注明“复印原件”等字样，加盖公章（章须是县级或县级以上机构的章）后移交（学历学位除外，学历学位材料须由人事处审核）归档范围归档范围人事档案归档要求：人事档案归档要求：3.归档材料必须统一使用A4规格的办公用纸.4.归档时间：由兼职档案人员统一收集，与文书档案一起移交。5.移交归档时应填写铜仁学院人事档案材料移交登记表目录。归档文件整理的具体步骤和方法归档文件整理的具体步骤和方法一、收集一、收集1.随办随归“办”是指办理完毕，“归”是指整理后归入档案盒。2.按照收发文件登记簿进行补充一、收集一、收集在检查过程中出现的问题：（1）材料收集不
4、完整，归档范围不明确（2）归档文件材料不规范，该领导签字的应有领导签字，该部门盖章的应有部门印章。但一些部门的文件或表格既没有领导签字，也没有部门印章。归档文件整理的具体步骤和方法归档文件整理的具体步骤和方法归档文件整理的具体步骤和方法归档文件整理的具体步骤和方法二、件内二、件内文件文件的排序与装订的排序与装订（一）归档文件以“件”为单位进行装订（以自然“件”为一件）文件装订的方法可以采用不锈钢订书针或三孔一线用棉线进行订的方式，不使用胶水粘贴或是塑料装订物进行装订，不能用普通的订书针进装订，这种方式是完全不符合档案装订标准的归档文件整理的具体步骤和方法归档文件整理的具体步骤和方法二、件内二、
5、件内文件文件的排序与装订的排序与装订（二）复合件的排列方法1.正本在前，定稿在后；2.正文在前，附件在后；3.原件在前，复制件在后；4.转发件在前，被转发件在后；5.请示与批复作为一件时，批复在前，请示在后；6.不同文字的文本，中文文本在前，外文文本在后；汉文文本在前，少数民族文字文本在后；原文在前，译文在后；归档文件整理的具体步骤和方法归档文件整理的具体步骤和方法三、分类三、分类我们目前选择的分类法是：年度-保管期限复试分类法。即先将归档案文件按年度分类，再在每个年度下按保管期限分类。在检查中有出现以下方面的问题：1.如在检查2013年度的归档文件时，里面出现了2012年的文件材料，这是不规
6、范的。2.没有严格按照铜仁学院院政发201429号文件铜仁学院各二级学院(系)、各部门档案材料归档范围和保管期限规定划分保管期限，如本应该是永久的，却归为30年，该是30年的却归为永久等等。归档文件整理的具体步骤和方法归档文件整理的具体步骤和方法三、分类三、分类按年度分类时应注意以下几个问题。1.当文件有多个时间特征时当文件有多个时间特征时，一般按文件签发日期（即落款日期）判定文件所属年度。如：1995年形成的1996-1997年工作计划应归入1995年度。1997年形成的1996年机关工作的总结，应归入1997年；1998年制定、1999年生效的法律法规文件，应归入1998年。2.跨年度形成
7、的文件这样的文件一般在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。如1998年、1999年两个年度的会议形成的文件材料，统一在闭幕年，即1999年整理归档，分类时这些文件材料都归入1999年度。归档文件整理的具体步骤和方法归档文件整理的具体步骤和方法四、文件的排序四、文件的排序件与件之间的排序方法1.以同一“事由事由”的相关文件排列在一起。2.一般将综合性工作形成的文件材料排在前面，具体业务工作形成的文件材料排在后面3.会议文件、统计报表等成套性文件材料应按照重要程度集中排列。归档文件整理的具体步骤和方法归档文件整理的具体步骤和方法五、归档文件的编号五、归档文件的编号件号：即文件的排列顺序号。件号应
8、在同一年度内、同一保管期限内从“1”开始逐件流水编号。例如，办公室2013年形成的永久、长期、短期3个保管期限的归档文件，编号后形成3个流水号，即永久的从“1”开始编一个流水件号，长期（30年）的从“1”开始编一个流水件号，短期(10-15年)的也从“1”开始编一个流水件号。归档文件整理的具体步骤和方法归档文件整理的具体步骤和方法五、归档文件的编号五、归档文件的编号件号的填写：件号的填写：文件编号应该是逐件进行编号，并用铅笔将件号填写在文件的左上角（档案整理规定右上角要用于盖归档章，及填写相关内容）归档文件整理的具体步骤和方法归档文件整理的具体步骤和方法五、归档文件的编号五、归档文件的编号在以
9、往的检查中出现有关编号的问题：在以往的检查中出现有关编号的问题：1.有的部门盒号和件号编号比较混乱。出现不区分保管期限，不管是永久还是长期，件号都从1连到尾，盒号也直接从1连到尾；有的区分了保管期限，但每一盒的件号都从1号起号，而没有把相同保管期限的件号连续编号。2.一些部门出现有的文件没有编号的情况，或编号较乱，有的写错了直接在文件上面用碳素笔涂改，使件号不清。件号写错后应该用橡皮擦擦掉重新进行标号。归档文件整理的具体步骤和方法归档文件整理的具体步骤和方法六、六、编制归档文件目录编制归档文件目录 编目应以“件”为单进行，在目录中一件也只体现为一条条目。如来文与复文作为一件时，在归档文件目录中
10、只对复文进行编目，通过检索复文来实现对相应来文的查找。归档文件目录归档文件目录主要包括：主要包括：件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等。归档文件整理的具体步骤和方法归档文件整理的具体步骤和方法铜仁学院归档文件目录铜仁学院归档文件目录件件号号责任者责任者文文号号题名题名日日期期页页数数备注备注归档文件整理的具体步骤和方法归档文件整理的具体步骤和方法六、六、编制归档文件目录编制归档文件目录 4.题名：即文件标题。如“XX省教育厅关于转发教育部20122号文件的通知”，应重拟题名为“XX省教育厅关于转发国家教育部关于加强学籍管理的几点意见的通知”；归档文件整理的具体步骤和方法归档文件整理的具
11、体步骤和方法六、六、编制归档文件目录编制归档文件目录 4.题名：即文件标题。会议记录需拟题名时，应写明会议的时间和主要内容。此外，有些归档文件的附件独立性强，或者附件是正文的重要补充和说明，在这种情况下，如将正件、附件作为一个整理单位（件），应在正件题名后抄录附件题名，外加“（）”号，如“关于进一步加强我院治安管理的决定（附：铜仁学院治安管理条例）”归档文件整理的具体步骤和方法归档文件整理的具体步骤和方法六、六、编制归档文件目录编制归档文件目录 5.日期：日期：即文件的形成日期（或生效日期）。填写时应以8位阿拉伯数字标明年、月、日，如2012年9月11日，标准格式为20120911；2012.
12、9.11或2012.09.11等都不规范。注：注：当几份文件作为一件时，应以装订时排在前面的文件的日期为准归档文件整理的具体步骤和方法归档文件整理的具体步骤和方法六、六、编制归档文件目录编制归档文件目录 6.页数：页数：以件为单位填写总页数.统计页数时以文件中有图文的页面为一页，空白页不计。在以往的检查中出现的问题：1.在目录中录入文件的页数时，与文件的实际页数不相符。2.页号格式填写有误，在对文件目录中页数的录入时，是多少页就填写多少页，如文件为38页就填写成38，而不能写成1-38页。归档文件整理的具体步骤和方法归档文件整理的具体步骤和方法六、六、编制归档文件目录编制归档文件目录 7.备注
13、：备注：备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。归档文件整理的具体步骤和方法归档文件整理的具体步骤和方法 编制目录须注意的事项：编制目录须注意的事项：1、目录格式，归档文件目录用纸为A4竖式，上边距为25mm,左边距为25mm,右边距为18mm,下边距为15mm。表头“铜仁学院归档文件目录”字样统一为1号宋体，“件号”等七项统一为小4号宋体加黑，所填内容统一为5号宋体；行高及行数应视“题名”长度而定（一般为45cm-50cm）。2、文件电子目录应该是excel版本的，而不能用word版本3、每一盒档案应该装有本盒的文件目录，并且每张目录表都应该有
14、表头。（有的会出现档案盒内只有第一张表有表头，其余表都没有表头的情况）归档文件整理的具体步骤和方法归档文件整理的具体步骤和方法编制目录须注意的事项：4、目录中的日期格式应该是八位数，如如2014年4月25日，录入时应该是20140425，2014.04.25、2014.4.25等等都是不正确的。5、文件目录应将目录中的所有内容完全显现出来，如图1-1就属于不规范的情况归档文件整理的具体步骤和方法归档文件整理的具体步骤和方法编制目录须注意的事项6.文件目录应该与档案盒内的文件一一对应.文件目录应该与档案盒内的文件一一对应。不能出现目录表中有文件，但盒内中却没有实体文件，并且在文件目录表中也没有备
15、注缺件的情况；或是盒内实体中有文件，但目录中没有该文件的目录等等。归档文件整理的具体步骤和方法归档文件整理的具体步骤和方法七、七、装盒装盒文件整理完毕后，应进行装盒，并附上卷内文件目录和备考表，备考表中该填写的内容应填写完毕，本部门分管档案工作的领导应对所整理的文件材料进行检查并在备考表上签字。 归档文件整理的具体步骤和方法归档文件整理的具体步骤和方法 八、八、档案盒脊背填写档案盒脊背填写文件材料整理装订装盒后，应对档案盒的脊背逐项进行填写，档案盒脊背包括的内容有，全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号，除全宗号外，所有的内容必须填写，不得缺项。 文书档案整理流程图文书档案整理流程图案卷质量的
16、总体要求1.各门类档案总的质量要求是：遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的历史联系，适当考虑和区分文件材料的不同保管价值，使案卷便于保管与利用。2.卷内文件材料必须准确反映我院教学、科研和管理活动的内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。 案卷质量的总体要求3.确定文件材料的保管价值，要根据学院工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断：（1）凡反映学院主要职能活动和基本历史面貌，对学院、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；（2）凡反映学院一般工作活动，在长时期内对学院和社会有查考利用价值的，列为长期保管；（3）凡在短时期内对学院工作有查考价值的，列为短
17、期保管。案卷质量的总体要求4.上级发来的文电，除少数直接针对本院并要执行的重要文件应当永久保管外，其余多数为长期、短期保管。5.要去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹模糊的应复制与原件放在一起，不是中文的文件材料应有翻译件附后。6.原则上不能使用复印件归档（若使用复印件必须要有复印原件出处单位公章）。归档的时间和手续（一）学院党群、行政、教学辅助部门，应在次年六月底前将上一年度形成的文件材料归档。各教学系应在当年12月底前将上学年度形成的文件材料归档。（二）各系毕业生成绩总表和毕业照片（分班级），应在毕业生离校后一个月内归档。（三）移交和接收档案必须严格履行手续，填写移交清册，一式两份，写，卷内文件页数，盒数，移交时间，交接双方要签名盖章
