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1、采购流程初步方案一、整体流程图请购部门申请采购采购部门审核请购经上级领导审批后，采购部门接收请购单新物料添加入物料库开发新供应商ERP供应商信息库搜寻问货询价/比价实地考核供应商上资质筛选供应商打样新供应商添加ERP供应商信息库样品送请购部门确认上级领导确认下实验性小批量PO单采购部跟单员跟单现场检验到货检验请购部门确认量产下单跟单员实时跟踪把控现场抽检到货抽检采购经理二次检验确认请购部门确认上级领导审核入库供应商票据确认二、人员配置供应商开发一名价格谈判、供应商审核以及验收一名（主管）跟单一名助理一名三、采购流程1.采购申请采购申请（书面和电子文档）1.（1）固定资产或大项目/大金额采购（例
2、如5，000元以上）需求部门或个人根据需要某种或某些物料， 必须按照规定的格式填写请购单，内容要素：请购物品的序列编号、请购的所属部门、申请日期、用途、品名、数量、规格（请购物品的样品或图纸或技术资料需作为附件形式附在请购单背面）、预估金额、需求时间、特殊要求备注、请购人/部门、主管签字、采购部签字、财务审核及总/副总经理签字。（如表1、）1.（2）一般物资采购，包括定期采购以及零星货品、耗材采购（例如5，000元以下）请购表的内容要素：申请日期、请购部门、品类、用途、品名、数量、规格、预估金额、到货时间以及特殊需求的备注，无需总经理/副总经理签字。（如表2、）请购人或部门在采购部签字接收后应
3、备份留底请购单。当遇上特殊或紧急状况，请购人所属部门主管无法及时签字确认时，可以通过能留有字面信息的联系方式进行确认，交采购部门签字后补手续。请购部门如有指定品牌或供应商需提交书面说明作为附件附于请购单背面。请购单如有更改需请购方报之相关领导确认签字方可提交到采购部。2.采购部规范化接收请购单采购部规范化接收请购单采购人员在接受请购单时必须要对字迹、签字、物品要求等各方面进行审核。如物料规格图纸信息不全、相关签字不全等将不予受理。采购部受理前应及时从库存部获取库存信息，避免重复采购造成库存积压。对于不符合相关规定的请购单，由采购部及时以书面形式通知请购方并说明其原因。对于紧急请购项目作优先级处
4、理。无法达到请购部门的规定时限内完成采购任务的应给予及时通知，以便作出及时调整。3.询价、议价、招标供应商询价、议价、招标供应商3（1）.制定询价表单模板要素包括品名、数量、规格型号、质量要求、单价、税率、税价合计、付款方式、交期、包装要求、配送方式、运费、售后服务、质保期。另附上一份供求双方的保密协议。（如表3、）3（2）.大金额项目线上招标询价遵循本公司现有流程操作3（3）.小金额项目线下询价采购员收集相关供应商信息进行初步筛选后交由采购部经理审核；采购员通过对筛选出的生产商或供货服务商直接询价，按三方报价的原则；要求采购员完成询价单的填写；由采购部主管进行审核筛选；将询价所有信息资料共享
5、提交请购部门以及领导，并让其书面确认，如询价不通过将重新返回上一流程进行3（4）.比价、议价环节对于老产品，采购员可以通过以往的该产品的报价进行比对对于新品项，采购员应通过多家供应商的报价进行比对（如见表4、）比价议价的结果汇总并交由领导审核确认3(5).供应商审核评定流程有采购主管对供应商的审核标准、考核方案的制定，以其实施经理对考核结果的审核及审批合格供应商被列入供应商信息库根据不同品项、不同规模的采购对供应商的审核评定的体系依据有所不同，可以根据本企业的以服务为主的特性将供应商分为A、B、C三个等级A等级-战略型供应商B等级-合作型供应商C等级-应急型供应商对A级战略型供应商的审核可以按
6、照相关的质量体系标准来进行评估以及评分量化审核 （详见附件表）对B级合作型供应商的审核按照本公司的需要进行5S考核关于C级应急型供应商基本属于小规模的经销商或贸易商，公司对其通过对 零星采购货品的质量、服务诚信度、票据的合法性来作为检验的要素。4.样品定制流程样品定制流程4(1).常规流程采购部门及时提供详细准确的产品数据以及相关图纸给供应商或生产商与供应商签订打样合同（如见表5、）生产商在规定的时间内完成打样环节；在打样期间采购方采购员实时进行跟踪、督导，如有偏差及时进行调整改进；供应商在合同规定时间内完成打样，必须及时提供给采购方；采购部门将样品交由请购部门进行确认，签字交由上级领导审批确
7、认后， 由采购经理制定购货合同4（2）.订单分流的方法（在单项订单量大以及有合适的老供应商的情况下）在原有公司供应商信息库里搜寻合适的供应商操作订单上50%的份额， 协商要求免费打样（基于已有一定程度的合作关系基础上）同时将订单上另50%的份额交给已通过比价议价环节筛选出来的新供应商，此方法的优势在于以旧带新， 既可以节省打样费又可以开发出新的合格的供应商来为我公司服务。5.购货合同购货合同5（1）.对于新的供应商，如所采购的属于生产制造类产品例如工作服、定制办公家具、橱柜以及以及广告宣传品等， 需先实施小批量试生产的签订合同，如满足本公司各方面的需求再签订批量合同。5（2）.对于老供应商，根
8、据以往的考核业绩来确定是否需要签订试生产合同或直接量产合同5（3）.关于付款方式公司的帐期为30天，但对于采购数额大且金额大的采购项目也可以有另一种方式：50%预付款 + 30%到货款 + 20%验收合格款 6.跟单流程跟单流程6（1）.由采购部跟单人员在采购合同生效即日起，开始对供应商的供货进度、产品质量、抽检、数量核对、包装规格进行实时跟踪检验、督导，并做好跟单记录，及时反馈给采购经理。（如见表6、）6（2）.如发现问题或偏差及时要求供应商进行修正，如质量出现重大偏差或由于供应商单方面的问题造成严重的供货逾期，必须及时反馈给采购经理，由采购经理直面供应商就弥补各项损失一案进行谈判6（3）.
9、采购跟单员在供应商预计出货的前几天需要核对产品的数量、质量、包装符合度、发货单的收货地址、收货时间以及供应商的开票信息。u另外，必须注意任何价格信息都不得出现在除询价单、合同单以外的单据中。 6.质检质检、收货、收货流程流程根据采购物料的不同品项，其质检的项目、标准等方面都是不同的，对于采购部来说应该有如下的流程：6（1）.将物料库中所有物料根据品类正确归类，根据物料库中现有的产A.按照工艺流程基本分为：制造加工类贸易供货类B.按照材质基本分为：医药化学品试剂类纺织品类纸类木材加工类塑料制品类电子类印刷制品类C.按照用途基本分为文化办公类体育娱乐类五金交电类休闲用品类人体洁护类办公用具类家用清
10、洁类6（2）.根据不同的品类建立相对应的质检体系及标准基于目前公司在QC部门的投入力度，尚无法实现对所有品项的定项质量体系，所以只能采用一种通用验货的模式。（如见表7、）另外，目前在我之前的工作经历中可以对服装类、塑料制品类、家具类、印刷/礼品/包装类提供质检参照表6（3）.采购跟单员根据规范的验货质检流程对供应商的产品进行货品的10-15%的抽检对于量非常小的货品可以全数质检如现场质检发现废品率超标，必须及时通知采购经理，并同时对供应商的供货产品做更深入的检验，对所有不合格货品做实样拍照留底质检完成必须由供货商签字、盖章，一式两份（供货商、公司采购部各一份），如果在本公司仓库进行质检，供货商
11、不在现场时，必须将质检报告以扫描件电邮或传真的方式发给供货商并附上所有不合格产品的照片，要求供应商签字、盖章确认后将其扫描件回传给公司采购部6（4）.采购经理确认收货在跟单员确认质检合格的情况下，采购经理协同请购部门进行二次质检确认签字。确认无误后，入库归类（根据固定资产、一般耗材、办公用品划分）表1、固定资产购置申请表企业名称企业名称编号编号申请日期申请日期申请部门申请部门品名预估金额规格型号规格型号数量到货时间用途用途备注申请人：申请人：部门主管：部门主管：采购部签字：采购部签字：财务审核：财务审核：总经理：总经理：表2、耗材购置申请表部门部门品类品类用途用途品名品名数量数量规格规格预估金
12、额预估金额到货时间到货时间备注备注123申请人：申请人：部门主管：部门主管：采购部签字：采购部签字：财务审核：财务审核：表3、询价单报价截止日：报价截止日：询价单编号：询价单编号：序号序号品名规格型号数量单价/单位税率税价合计备注123采购单位采购单位购货要求质量要求付款方式包装要求售后服务质保期购方信息公司名称地址联系人职务邮箱联系电话传真网址报价单位报价单位报价方要求运费配送方式供货周期报价方信息公司名称地址联系人职务邮箱联系电话传真网址表4、比价/招标汇总表物料物料名称名称规规格格单单位位包装包装标准标准公司名称公司名称一次报价一次报价二次报二次报价价工期工期付款付款方式方式联系人联系人
13、选定选定厂家厂家采购部意见：采购部意见：经办人：经办人：采购部：采购部：请购部请购部：副总副总：财务财务部部：总经理：总经理：企业名称： 制表时间：年月日表5、打样合同上海一兆韦德购货打样合同甲方：上海一兆韦德（以下内容简称甲方）乙方:上海*有限公司（以下内容简称乙方）序号产品名称产品材质外形尺寸打样周期试样单价税率价税合计备注123合计：0.00公司票据信息采集表公司名称（全称） 电话:传真:开户银行名称开户银行帐号:税务登记证:注：1.本合同计算货币为人民币（RMB)；2.本合同只针对当前甲方已提供资料（包括3D图档、CAD(2D图纸）、PDF图纸、样品及订制模具要求等）进行生产及报价；3
14、.在本签订后如甲方变更，增加或减少之前提供的资料要求信息都有可能会对本报价单的金额有所影响需另行追加协议；4.本打样合同的内容为最终的打样报价，付款方式为甲方在乙方供货前付清所有本合同的款项；5.本订单合同在签署盖章后立即生效，甲乙双方任何一方以单方面毁约将赔付另一方合同总金额叁倍的违约金；6.乙方承担交货至甲方过程中的交通运输费（仅指上海市内）；8.自合同生效日起甲方必须按照合同规定日期付款，如付款逾期，甲方将承担一切不良后果并赔付乙方因付款逾期造成的损失。甲方签章：乙方签章：签约日期：签约日期：表6、跟单表跟单员：跟单员：跟单项目跟单项目距订单投放日距订单投放日供货商供货商已生产数量抽检数
15、量抽检合格数抽检合格数包装状况预计完成日检测结论检测结论跟单日期：订单号：记录编号：供应商调查评估供应商调查评估表表1企业名称：2公司地址：3公司法人 姓名: 电话/传真: 手机: 4业务负责人 姓名: 电话/传真: 手机: 5品质负责人姓名: 电话/传真: 手机: 6企业性质： 国营 私营 国外独资 股份制 中外合资 贸易商/代理商 其他： 7企业成立时间：8企业占地面积：9主要客户及销售市场：10年产量/年产值（万元）：11职工总数: 人, 其中职员 人， 工人 : 人，QC 人12最低订购量 ：13主要生产产品 :名称 生产线（条）或其它 每（日/月）产量 A： B：C：14主要生产设备
16、 ：名称 ： 数量 :名称 ： 数量 :名称 :数量 : A: D： G: B:E：H: C:F：I:15主要检测设备 ：名称 ： 数量名称： 数量名称： 数量 A: D： G: B:E：H: C:F：I:16是否能够提供样件 (Y/N):17新产品开发能力 (Y/N)： 18经常地对关键岗位工作人员进行培训 (Y/N)： 19是否通过ISO9000认证及其它体系认证 (Y/N):结论可用可用 不可用不可用可用可用 不可用不可用可用可用 不可用不可用品管部建议:采购部建议:生产工程部建议:是否使用此供应商可用可用 批准:不可用不可用供应商质量系统审供应商质量系统审核计分方法核计分方法级别分数说
17、明A100 85优良系统巳完全实践及合乎所有要求，并有进行持续改善活动，有文件记录显示过去的改善表现B84 70 满意 对有关系统有很多具体证据，并能合乎公司的质量要求，但在某些项目未能满足要求C69 50 轻微缺陷对系统需要作出改善，使系统运作更有成效D49 25严重缺陷对系统须作大幅度的改善，以能合乎公司的质量要求E24 0 不接纳 没有实质的质量系统，对改善计划没有具体落实，也未能显示适当文件供应商调查评分表供应商调查评分表评估项目评估项目判定标准判定标准评估结果评估结果管 理 系 統1 供应商是否已经通过国际质量的认证（ISO9001/ISO14001等)有 否2 供应商是否有认可的组
18、织结构图？有 否3 供应商是否有公司运作的正式文件或流程图？有 否4 质量记录和样办的保存是否足够？有 否设 计 控 制5 是否有与产品关联的设计输入文件及存档记录？有 否6 是否拥有一定资格的人员并为其配备充分的资源？有 否7 所有设计能及时地满足顾客的要求吗？有 否8 是否有效控制外来文件？有 否9 所有使用的文件及记录是最新的版本吗？有 否10 各部门是否保存了工程更改在生产中实施日期的记录？有 否11 有设计记录并包括设计失效时必要的纠正和预防措施吗？有 否 进 料 及 采 购12 是否所有进料都进行来料检验？o有 否13 是否有进料的检查程序文件？有 否14 产品的原材料是否有供货商
19、提供的规格及相关证书？有 否15 进料是否有清楚的标识，防止与不良品混淆？有 否16 供应商是否定期评审本身的供货商？有 否制 程 控 制17 是否每个制程及成品都有作业方法及检查项目的文件？有 否18 在每一个检查点是否有显示相关的要求或文件？有 否19 制程中的检查/测试项目是否足够并有保持清楚的记录？有 否20 生产大货之前是否进行相应的首件签署? 有 否21 是否具备有效的程序处理不合格物品与好货隔离开来？有 否22 未经验证的材料用于生产线时,是否有明确的标识和记录?有 否23 供方是否按质量计划和形成文件的程序进行最终检验和试验?有 否24 处理、储存及包装是否足够保持产品的质量？
20、有 否生 产 和 设 备25 是否生产过相关的产品？有 否26 是否有足够的人力和设备投入生产？有 否27 供应商是否按订单进行生产计划活动？有 否28 生产设备是否有定期保养？有 否29 供应商是否有保存检验、测量和试验设备的校准记录？有 否30 在制程控制中，所使用的仪器是否有定期校正？有 否不 良 品 控 制31 当发现不良品的时候，有否制定计划进行纠正措施？有 否32 有关质量问题，管理层是否有被知会？有 否33 当有怀疑的不良品被巳运送，是否及时通知客户或召回？有 否34 没有通过某种检验或试验的产品,是否执行不合格品控制程序?有 否35 如果不良品需要重做或挑选，是否依据正常的检查
21、批核程序？有 否36 当处理不良品及实行纠正及预防措施时，有否相应文件记述此程序，以防止同类事件再发生？有 否37 是否对从顾客工厂、工程部门及代理商退回的产品进行分析？并保存了分析记录？必要时可提供此记录？有 否38 当顾客要求时，是否建立了可追溯性体系并进行记录？有 否服 务39 当产品丢失，损坏或不适用时，是否记录并报告给顾客？有 否40 是否明确标明顾客所属设备，以明确其所有权？有 否41 是否有一套办法保证发运材料都按顾客的要求并做标识？有 否42 送货安排是否符合客户计划？有 否43 合同要求时,在商定期内质量记录可提供给顾客评价时查阅？有 否44 对于公司的投诉，是否能迅速处理？
22、有 否持 续 改 善45 有否对制程的能力进行评估及检讨？有 否46 供应商是否有潜力提升生产能力指标？有 否47 有否用制程流程图来显示重要而关键的部分？有 否48 所有从事对质量有影响的工作人员是否都经培训？有 否49 是否适当地保存了培训记录并定期评估了培训的有效性有 否50 是否有改善的年度目标？有 否（以上项目“有”的给2分，“否”的给0分，相加得总分）总总 分分供应商质量系统审供应商质量系统审核计分方法核计分方法级别分数说明A100 85优良 系统巳完全实践及合乎所有要求，并有进行持续改善活动，有文件记录显示过去的改善表现B84 70 满意 对有关系统有很多具体证据，并能合乎公司的质量要求，但在某些项目未能满足要求C69 50 轻微缺陷对系统需要作出改善，使系统运作更有成效D49 25严重缺陷对系统须作大幅度的改善，以能合乎公司的质量要求E24 0 不接纳 没有实质的质量系统，对改善计划没有具体落实，也未能显示适当文件
