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1、-信息系简单库存管理系统示例目录业务规则业务规则.1功能设计功能设计.1实现实现 .1一、建立组织机构一、建立组织机构.1二、建立数据规范二、建立数据规范.4三、建立入库单模板三、建立入库单模板.16四、建立出库单模板四、建立出库单模板.35五、建立库存月报五、建立库存月报.36改进改进 .45一、给入库单、出库单添加合计大写金额一、给入库单、出库单添加合计大写金额.45二、建立库存月报二、建立库存月报.45-业务规则业务规则假设 “林业信息工程系” 涉及库存业务的角色有三个, 分别是采购员、 仓管员和领料员。各角色至少有一个员工。具体业务流程是:1、 采购员对已经采购回来的物料登记入库单,并
2、传递到仓库。2、 仓管员根据传过来的入库单进行物料清点和核实,无误后入库。3、 部门领料员填写领料单,并传送到仓库。4、 仓管员确认并发货。5、 仓管员可以随时查看库存月报,并且每月月底保存一次库存月报。功能设计功能设计物料表、入库单(带流程)、出库单(带流程)、库存月报实现实现一、建立组织机构一、建立组织机构1、 用 admin 登录,并进入系统管理系统管理-2、 建立顶级机构信息,如上图所示,点击“修改”,出现如下窗体,并建立相应的下属机构。-3、 建立三个角色(岗位),如下图所示:-4、建立如图所示的用户用户,并指定相应的角色和所属部门,如下图所示:二、建立数据规范二、建立数据规范5、
3、建立数据规范“计量单位计量单位”-6、 建立自动编号数据规范“入库单号”-7、 建立自动编号数据规范“出库单号”-8、 建立数据规范“物料选择”,该数据规范来自物料表,所以需要先建立物料表。先用 user0 用户登录, 因为 user0 拥有 “设计” 角色, 当然也可以是其他拥有 “设计”角色的用户。点击新建模板物料表,输入报表编号和报表名称,-确定具备“初始填报权限”的部门与角色-确定具备“查看数据权限查看数据权限”的部门与角色点击“下一步”、“下一步”、“完成”,接着画出模板样式模板样式,-(1)定义“单一数据项目”说明:理论上象物料表这样的模板是可以不设置“单一数据项目”的,但系统要求
4、模版必须有“单一数据项目” (“重复数据项目”允许没有),那怎么办呢?我们可以使用一个技巧,就是直接把标题作为单一数据项目, 由于该项目的值就是标题, 所以在填报的时候也不用进行输入了,也就是说可以当该单一数据项目不存在即可。选中表头,右击鼠标,选择“设置单一数据项目”-“下一步”“下一步”、“完成”-由于标题“物料表”左侧没有内容,所以系统自动给该项目取名为“项目1”,如果需要你可以改成其它的,“唯一”可以使得物料数据只允许有一份。最后点击“确定”,(2)定义“重复数据项目重复数据项目”如上图所示,选中 B5 :D17,右击鼠标,选择“设置重复数据项目设置重复数据项目”,-“下一步”“下一步
5、”、“完成”,接着设置数据项目的类型等信息,如下图所示:-点击“确定”即可完成重复数据项目的定义。最后接着点击填报,物料表模板就设置完成了。接着我们用仓管员“李四”登录,点击,选择物料表输入如下物料数据:-由于数据项目“计量单位”绑定了数据规范“计量单位”,不但可以通过选择加快输入的速度,而且减少了错误的发生,又防止了数据输入的不规范性。 当然不绑定也可以,只是前面所说的好处就没有了。用 admin 登录,建立数据规范“物料选择”-三、建立入库单模板三、建立入库单模板用 user0 登录,点击注意:填报模式是“流程驱动”“下一步”,确定“初始填报权限初始填报权限”-“下一步”,确定“数据查看权
6、限”-画出样式样式输入相关 ExcelExcel公式公式:B6 =IF(TRIM(C6)=,1)。B7 =IF(TRIM(C7)=,B6+1) 并拖动复制到 B12。G6 = E6*F6,并拖动复制到 G12。G13 = Sum(G6:G12)。H13 = Sum(H6:H12)。定义“单一数据项目单一数据项目”按住 Ctrl,点击D3、D4、H3、H4、G13 和 H13,然后右击这其中的一个单元格,选择“设置单一数据项目”,-“下一步”“下一步”、“完成”-这里除了用了自定义数据规范“入库单号”外,还用到了系统数据规范“当前日期”和“登录用户姓名”。项目 G13 的名称是“合计数量”,项目
7、 H13 的名称是“合计金额”,“单号”要求唯一。最后点击“确定”即可完成单一数据项目的定义。下面定义“重复数据项目”选中 B6 :H12,右击这其中一个单元格,选择“设置重复数据项目”-“下一步”“下一步”-点击“确定”,即可完成重复数据项目的定义。在物料表中,每种物料都有相应的“计量单位”,所以当我们输入了“名称规格”后,相应的“单位”就应该可以自动填上,为了实现这个目标,我们采用了表间公式。点击“”出现如下窗体:-如上图所示,该窗体有两页,分别是“表间取数公式”和“表间同步更新公式”,现在我们要建立的是“表间取数公式”,所以这一页必须是当前页(默认已经是当前页)。接着点击“新增”按钮,出
8、现表间取数公式建立向导,如下图所示:如上图所示,窗体顶部的文字指出了当前需要做的主要事情。接着输入公式名称“提取所有客户资料”;执行时机选择了“筛选条件(本表)改变时-自动执行”,“单位”会随着“名称规格”而变化;点击“下一步”,出现新的页面,如下图所示:如上图窗体顶部文字提示, 在这里需要做的指定数据来源, 如果来源数据表有多个还需要指定他们如何关联(属于同一个报表模板的数据表会自动产生关联关系)。点击“选择”按钮就可以选择,由于入库单所需要的数据存储在物料表的明细中,所以这里选“物料表_-明细”,又由于只有一个来源表,所以不用设置“ 关联条件关联条件”,如上图所示。然后点击“下一步”,出现
9、设置筛选条件的页面,如下图所示:这里单位是随着名称规格而变化,所以设置的筛选条件为“物料表 _明细.名称规格=本报表.名称规格”,设置完筛选条件后然后点击“下一步”,出现“填充方式填充方式”设置页面,如下图所示:-就是在这一页设置如何把取回来的数据填入当前报表中的。 由于入库单数据是填充到模板的重复数据区域,所以“填充到数据表”选择“入库单_明细”。在“填充方式”表中,共有三列,第一列表示的是已经取回来的数据,第二列表示如何填入(默认是“填入值”),第三列表示要填到哪里去。接着点击按钮,出现表达式设置窗体,如下图所示:-双击成员“名称规格”,上面就会显示“物料表_明细. 名称规格”,然后点击确
10、定。这样就表示把取回来的数据中的“名称规格”填入到当前模板的“名称规格”字段,按照同样的方式设置其它的字段如何填充,如下图所示:“名称规格”的填充方式使用了“按行列匹配”,是让计量单位根据名称规格的位置,正确填充到的相应的单元格中,(有关“按行列匹配”的详细解释请参阅系统使用手册)。最后点击“确定”,出现如下页面表示公式设置已经完成,点击“完成”即可。-设置完成的公式如下图所示-它显示了公式的完整定义。因为入库单需要进行传递,所以必须定义相应的工作流。点击先建立“填单”和“入库”任务,再放置“开始”和“结束”标志,最后再把它们连接起来。-设置“填单”任务属性设置任务名称以及该任务可以填写的区域
11、,如下图所示:-流程中的第一个任务可以由具有初始填报权限的人来发起并执行。设置“入库”任务属性设置任务名称、该任务可以填写的区域以及该任务的执行者,如下图所示:-上面的设置说明,“入库”任务由“林业信息工程系”的“仓管员”来执行,并且在执行过程中只能填写“仓管员”数据项目,其它的数据项目只能查看。本例子不需要设置流向属性,最后点击“保存”即可。下面我们开始填写填写第一张入库单,先用“张三”zs 登录,然后输入数据,如下图所示:点击保存保存数据,然后点击进行传递传递,如下图所示:-点击“确定”,该单据就传递到“入库”了,该任务我们指定了由“仓管员”来执行,所以接着我们用“李四”ls 登录,点击打
12、开流程工作台,如下图所示:从上图可知, “张三”提交了一个待处理任务待处理任务“入库”,点击“处理处理”打开该单据进行处理,如下图所示:“仓管员”自动填上了“李四”,点击进行传递,如下图所示:-点击“确定”,该入库单的流程就全部做完了, 同时该入库单也就出现在数据查看控制台中心,供有查看权限的人员查阅了。另外,在处理“入库”任务的时候,如果不满意还可以把流程 回退回退到“填单”任务;通过流程控制台可以图文并茂地查看流程的传递情况传递情况,如下图所示:-四、建立出库单模板四、建立出库单模板建立过程与入库单几乎一样,设置好的模板如下图:请思考: 具有填写和查看出库单的角色有哪些? 哪些单元格属于“
13、单一数据项”,它们的数据类型、唯一、必填、数据规范等选项的值是什么,如何设置?- 哪些单元格属于“重复数据项”,它们的数据类型、唯一、必填、数据规范等选项的值是什么,如何设置?用领料员“l2”登录,输入数据,保存、传递,接着由仓管员“李四”完成流程传递。如下图所示:五、建立库存月报五、建立库存月报myEXCEL.net 其中的一个显著特点是数据保存在数据库中,同时又可以把数据从数据库中取回来,这样, 你就可以利用这些数据构成你所需要的各种统计报表。 下面就以库存月报进行说明。建立模板,输入基本信息基本信息-确定“初始填报权限”-确定“报表数据查看权限报表数据查看权限”画制样式,并填入Excel
14、Excel 公式公式,E13 = Sum(E5:E12),F13 = Sum(F5:F12),G13 =Sum(G5:G12),H5 = E5 + F5 G5,并拖拉复制到 H12。定义“单一数据项目单一数据项目”-定义“重复数据项目重复数据项目”定义“表间取数公式表间取数公式”公式 1、“获取所有物料名称单位”,作用:作用:从“物料表_明细”中获取所有的物料信息,把其中的“名称规格”和“计量单位”分别填入相应的列中。-选择“数据来源数据来源”和确定“表间关联关系表间关联关系”,因为只有一个来源数据表,所以没有关联关系-确定数据“筛选条件”筛选条件”,因为是所有物料信息,所以没有条件确定“数据
15、填充方式数据填充方式”,也就是说什么数据,如何填,填到哪里-完整的公式说明公式 2、“提取期初数量”,作用:从本模板数据表中取出 上月的期末数即为当前月份的期初数,并填入到相应的列中。请注意“时间间隔”函数的使用:-“时间间隔 ( mm , 库存月报 _主表.年月 , 本报表.年月 ) 1”表示“本报表.年月”减“库存月报_主表.年月”相差一个月,也就是说“本报表.年月”的上月就是“库存月报_主表.年月”。另外,填充数据时需要先“ 按行按行 列列” 匹配“名称规格”进行定位,才能填入“期初数量”。公式 3、“提取入库数量”,作用:从入库单中找出当前月份的所有入库记录,汇总后填入到“入库数量”列
16、。注意填充数据时也需要先按“按行 列” 匹配“名称规格”进行定位。另外,筛选条件年份值(入库单_主表.开单日期 ) 年份值(本报表.年月)并且月份值 (入库单_主表.开单日期 ) 月份值(本报表.年月)与时间间隔 ( mm , 库存月报 _主表.年月 , 本报表.年月 ) 0等价-公式 4、“提取出库数量”,作用:从出库单中找出当前月份的所有出库记录,汇总后填入到“出库数量”列。注意填充数据时也需要先按“按行 列” 匹配“名称规格”进行定位。用库管员“ls”登陆,输入“2011-2”,结果如下图所示:-改进改进一、给入库单、出库单添加合计大写金额一、给入库单、出库单添加合计大写金额以入库单为例,在输入公式E14=SS_MoneyToChinese(H13)。完成的效果如图所示。二、出库单数据规范二、出库单数据规范领料员在填写出库单时: 如何保证所填物料的价格正确, 申请物料的数量大于该价格的库存数量?-