企业档案管理PPT课件

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1、企业档案管理主讲主讲:梁朝玉梁朝玉2021/7/231第一节企业档案工作概述2021/7/232 一、企业档案定义一、企业档案定义 企业档案工作规范企业档案工作规范对企业档案所下的定义对企业档案所下的定义是：是：企业在研发、生产、经营和管理活动中形企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。成的有保存价值的各种形式的文件。 企业档案含义应包括以下几个方面：企业档案含义应包括以下几个方面： 一是企业档案是企业活动整体的反映和记录。企业档案是企业有机活动整体的综合反映，是企业各种档案的总和，而不是专指企业某种职能活动所产生的档案。2021/7/233定义中的“研发、生产、经

2、营和管理研发、生产、经营和管理活动”是一个高度概括的概念。首先，企业作为经济法人，其活动具有法律意义上的独立性，它是以一种独立的社会身份参与经济生活，通过为社会提供特定产品和服务的活动，在社会经济生活中占一席之地。只有全面地记录和反映企业经济实体的法定活动，企业档案才是客观的、准确的和有意义的。2021/7/234其次，企业活动是指企业研发、生产、经营、行政、科研、基建、设备管理等各职能部门，综合运用资源条件、劳动力、资本、科学技术、流通手段、企业信誉等经济要素，制造产品、获取利润和创造经济效益，实现企业基本目标的活动。因此，企业档案是企业各种因素相互作用的产物，是企业各项职能活动共同作用的结

3、果，是内容联系密切的文件材料的有机整体，它综合反映和说明企业的基本面貌和全部活动，是各种内容和载体档案的总和。2021/7/235二是企业档案是直接记录企业活动的一种信息材料。在企业的生产经济活动中，存在着具有不同运动规律、作用方式和载体形态的多种信息材料，包括图书、资料和档案等，他们共同构成企业生存和发展的信息条件。但是，企业档案同企业中的图书或资料等相比较，主要的功能在于它是直接记述和反映企业各种活动的工作过程和成果的信息材料，是反映和记录企业实践活动的第一手材料，这是其他信息材料所不具有的基本特性。2021/7/236三是企业档案是企业由企业活动中形成的企业文件材料有条件地转化而来的。文

4、件转化为档案通常要具备三个条件：第一，现时办理完毕的文件材料才能归档；第二，对日后实际工作和科学研究具有一定查考利用价值的文件材料，才有必要作为档案保存。第三，按照一定的规律集中保存起来的文件材料，才能最后成为档案。2021/7/237二、档案工作原则 1、企业档案的性质企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业对其所有的档案具有占有权，这是企业在经济社会生活中的作用和法律地位而决定的。目前，我国实行的是以国有经济为主体、多种经济成分并存的所有制形式。企业作为独立法人，享有自主经营的权力。企业档案是企业自主经营活动的产物，是企业的一种信息

5、成果。它作为企业资产的一部分，又是企业生存和发展的基本条件之一。因此，企业要对其所有档案实行占有，特别是企业中记录技术成果和专利的档案材料。2021/7/238 2、企业档案的作用企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。 （1）积累与继承功能。为使企业的生产经营活动具有连续性，并使之不断发展，就必须不断地总结经验和积累经验，借鉴和继承企业自身以往活动的成果，企业档案就是积累和继承企业活动经验的有效手段。一个企业储存的档案数量多、质量高，说明该企业的活动可资学习、继承的经验丰富，这是企业兴旺发达的一个标志。企业正是在认真研究和学习成功的经验和教训的基础上进行创造并取得发展的

6、。2021/7/239 （2）依据与凭证功能。企业档案是伴随着企业活动的进程而自然形成的，是第一手材料，不是人们按照主观意愿编写或事后随意杜撰的。因此，企业档案在企业活动中具有依据与凭证的功能（中美建交谈判、教院房产权争议等）。 （3 ）条件与工具功能。企业的新产品开发和设计，总是在前人劳动成果的基础上会有所前进，有所创新。而且，起点高，开发、设计成果的水平也会愈高。这就必须充分占有和利用已有的档案材料，作为开发和设计新产品的必要条件。同理，在管理活动和决策中也要占有各类信息，并对其深入研究的基础上进行的，信息愈充分，决策的有效性就愈高。2021/7/2310三峡大坝选址2021/7/2311

7、 芜湖长江大桥地质勘探2021/7/2312为科学决策服务：1998年的荆江大堤保卫战2021/7/2313 3、企业档案工作的管理体制 企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。 以企业资产关系为纽带，表明企业的资产管理范围就是企业档案的管理范围。企业（集团公司）的子公司、分公司、控股公司及所属单位的档案工作，都应是企业（集团公司）档案工作的组成部分。 统一领导：表明在企业资产管理范围内，企业对所属单位档案工作实行统一领导。2021/7/2314 统一管理：这里的管理是广义的管理，包括企业对档案的直接管理和间接管理。企业档案管理规定第五条，对企业负责档案

8、工作的部门依法履行下列职责： 贯彻执行档案法等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度； 统筹规划并负责组织本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；指导本企业各部门文件材料的形成、积累和归档工作； 监督指导本企业所属机构（含境外机构）的档案工作。2021/7/2315统一制度与统一标准：是对企业统一管理要求中关于企业制度建设、标准化建设一致性的要求。主要也是间接管理，即对所属单位有关档案工作制度、业务标准建设应统一要求，不能出现某集团公司所属甲地企业中，档案管理制度与标准一个样，所属乙地企业中，档案管理制度与标准又一个样的

9、情况。2021/7/2316 4、企业档案工作的任务和目标 企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。 企业档案工作任务：是为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。2021/7/2317企业档案工作目标：是满足企业证据、法律责任和信息的需求。这一目标也是衡量档案工作成效的尺度和企业档案工作发展的导向。在市场经济条件下，企业档案工作能达到这种境界应当是很高的要求，需要企业下大力气才能够实现。当企业出现各种纠纷（如经济的、合同的、产品质量的、环境的、安全的、卫生的

10、），如果档案工作能提供及时、有效、合法的证据，为企业赢得效益、避免损失；2021/7/2318当企业面临各种法律事务，如果档案工作能提供合法文件，为企业免责；当企业在研发、生产、经营和管理中需要过去形成的文件、数据信息作为参考，或者回顾初创时期的历程、解决职工的待遇时，能够及时提供相关档案信息，才能够表明企业档案工作目标的实现。这一目标也就成为衡量档案工作成效的尺度。 企业档案工作的方法、技术和手段：运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，是对企业档案工作发展的新要求。2021/7/23195、企业依法管理档案的责任要求 企业应维护档案的完整、准确、系统与安全企业应维护档案的完整、准确、系

11、统与安全 企业依法管理档案的责任，反映企业档案工作遵循市场经济、法制经济的法规要求。在市场经济条件下，企业与企业、企业与顾客之间的关系，特别是纠纷关系，必须以事实为依据、以法律为准绳来解决。而事实依据与法律证据的重要组成部分，就是企业在生产、经营和管理活动中产生的档案记录。2021/7/2320 所以，企业建立合规、良好的档案管理，已经成为现代社会中法律对企业依法经营的基本要求。企业档案由于其证据作用、其管理的正确、合规与否，已经成为企业重要的生命线。 企业要想规避管理风险、证明自身依法经营，就必须建立健全档案工作。企业档案工作规范就是指导企业规范档案管理，促进企业依法经营管理的一项重要标准，

12、其根本出发点和落脚点是：在法制经济条件下，企业档案管理需要也必须依法、合规、有效。2021/7/2321三、企业档案工作组织（一）组织系统建设（一）组织系统建设 1 1、 档案工作领导档案工作领导企业分管档案工作领导各职能部门档案工作的负责人专兼档案人员专兼档案人员企业应确定档案工企业应确定档案工作的分管领导作的分管领导,确定确定各职能或承办部门、各职能或承办部门、各项目档案工作的各项目档案工作的负责人，确定档案负责人，确定档案部门的负责人。部门的负责人。2021/7/23222、企业档案机构设置 企业应根据规模和管理模式设置专门的档案机构，或指定负责档案工作的机构。大型企业应设立档案馆。3、

13、档案人员配备企业应配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员；各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员。企业应保持档案人员相对稳定。2021/7/2323 4、档案工作体系、档案工作体系企业应建立以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系。企业应建立档案管理网络。企业档案管理网络的组成一般包括：分管档案工作的企业领导，主管企业档案工作的部门负责人，企业档案管理机构或专职档案工作岗位，企业内部各职能部门负责人及兼（专）职档案人员、重要业务（技术）人员，所属企业（公司及境外机构）的分管领导及档案部门。2021/7/2324企业档案管理网络图企业档案管理

14、网络图分管档案工作领导企业档案处（馆）各部门兼职档案员三级机构档案科（室）各部门兼职档案员各部门兼职档案员总公司分公司子公司二级机构档案科（综合档案室）二级机构档案科（综合档案室）2021/7/23255、企业档案管理模式 根据许多企业长期实践的经验，企业档案管理模式大致可分为三种类型。 一是集中统一管理模式 建立企业综合档案管理部门，集中统一管理本企业全部档案，并对企业所属机构（包括境外机构）的档案工作进行指导；根据现代企业管理需要，企业档案部门可集中保管其分公司和子公司的档案。2021/7/2326二是相对集中管理模式 在统一执行企业档案管理制度的前提下，因地域或条件等因素，某些专业性较强

15、、利用率较高的档案资料，在一定时期内可由专业部门保管，但须向企业档案管理部门报送档案目录，纳入企业档案管理部门监控范围、保证档案安全。其他档案则实行集中保存。2021/7/2327三是委托寄存管理档案实体模式 采取委托寄存管理档案实体模式，企业必须在建立档案工作管理体系，建立健全企业档案管理工作制度的基础上，自身负责文件材料的形成、积累、归档等工作。档案实体保管采取委托寄存方式。将档案保管、整理、编目、档案信息数字化加工等工作委托给具有资质的档案中介服务机构承担。寄存档案的所有权归委托方企业所有，该企业可随时调阅利用本企业的档案。采用这种模式，企业可以减少档案管理岗位及部分档案工作职责，减少保

16、管档案的硬件设施投入。2021/7/2328 （二）企业管理职责 1、企业应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方企业应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策。建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入针政策。建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，为档案工作持续发展提供保企业发展规划和工作计划，为档案工作持续发展提供保障。障。企业要切实落实档案法规明确的职责，加强对档案工作的领导，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，纳入企业领导议事日程，纳入相关人员岗位责任制和相应工作流程；设置档案机构，建立健全档案工作规章制度，创造必要条件，保障档案工作正常开展、持续发展。同时企业还

17、应自觉接受档案行政管理部门的监督和指导。2021/7/2329 2、企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核。企业文件的形成和积累与企业各项活动开展具有同步性的特点，企业文件伴随着企业各项活动的进行而产生，是企业各项活动的有机组成部分。同时，企业各项活动又离不开有关文件的支持。2021/7/2330企业档案工作岗位责任制内容主要包括：分管企业档案工作领导、档案工作主管部门负责人、档案人员、各业务部门负责人及兼职人员的工作标准、工作职责、奖励和处罚等内容。 企业应将不同层级、不同岗位档案工作职责

18、和岗位任务的要求分解，逐项明确，以制度形式固定下来，实施监督。并列入企业的岗位责任制之中，不应单独列出。2021/7/2331 3、企业应采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。 切实落实好“三纳入”、“四同时” 、 “四参加”工作措施，并纳入企业管理制度之中。 “三纳入”就是将企业文件的形成和积累纳入企业领导工作议事日程；纳入企业规章制度及工作流程；纳入企业有关人员的经济责任制或岗位责任制。并做到组织上有保证，制度上有规定，职责上有分工，工作上有安排，管理上有考核。2021/7/2332 “四同时”： 企业下达工作任务、项目计划与提出企业文件材料的归档要求同时； 检查工作、项目

19、计划进度与检查企业文件材料积累情况同步； 验收、鉴定工作、项目成果与验收、鉴定企业文件材料归档情况同步； 工作、项目总结与企业文件材料完成归档同步。2021/7/2333 4、企业资产与产权变动时应做好档案的处置工作，国有企业应依照档发字19986号文件和安徽省国有企业产权变动档案处置办法的要求进行。国家档案局、国家经济体制改革委员会、国家经济贸易委员会和国家国有资产管理局关于印发国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法的通知。2021/7/2334 “四参加”：档案部门或人员参加产品鉴定会、科研课题审定会、基建项目验收会、设备开箱验收会（或引进项目接收会）。 5、企业应对档案工作中做出成绩的集

20、体或个人给予表彰和奖励；对违反有关规定造成档案损失的相关人员给予处分。2021/7/2335根据档案法实施办法、安徽省档案条例规定，企业对本企业的集体或个人在档案工作方面做出突出贡献的，应当给予奖励。给予奖励的事迹，包括对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的；对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；对档案学术和科技研究做出重要贡献的；同违反档案法律、法规的行为做斗争，表现突出的等。 对发生档案违法行为，造成档案损失的，企业对直接负责的主管人员或者其他直接责任人依法给予处分。2021/7/2336 （三）企业部门档案工作职责（三）企业部门档案工作职责1、企业各职能或承办部门及项目负责人应对本

21、部门、企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责。或项目归档文件的完整和系统负责。2、企业各职能或承办部门及项目文件形成者应负责、企业各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。3、专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，、专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。对归档文件的整理质量负责。4、企业各职能或承办部门及项目对文件管理的责任。、企业各职能或承办部门及项目对文件管理的责任。2021/7/2337 （四）企业档案部门管理职责 1 、

22、统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。 2、负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。 3、指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。 4、监督、指导、检查企业所属单位（包括派出机构和投资的全资、控股企业）的档案工作。5、依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。2021/7/2338（五）企业档案工作人员要求 1、档案人员应遵纪守法、忠于职守、具有专业知识。 2、档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。 3、档案人员应具备大学专科以上学历或同等学识水平。 4、档案人员应定期接受

23、档案业务培训。2021/7/2339（六）专职档案人员职责 1 1、积极宣传、贯彻、执行中华人民共和国档案法、安徽省档案条例等档案法律法规和本单位档案工作各项规章制度。 2、努力学习党的路线、方针、政策，提高思想政治觉悟，增强保密观念，严守党和国家的机密。 3、热爱本职工作，刻苦钻研业务，不断提高业务能力和管理水平。 4、负责本单位归档文件材料的收集、整理归档和档案的保管、统计、鉴定、销毁、移交工作。 5、参加本单位重要计划会议、各项工程竣工验收、设备开箱验收、科研成果鉴定，及时收集有关文件材料。2021/7/23406、编制各种档案检索工具和参考资料，管理档案的借出和查阅，迅速、准确提供利用

24、档案，为领导决策和本单位各项工作服务。 7、负责档案库房的安全、档案装具和各种防护设施设备的更新添置。 8、保守档案秘密，坚持做到不带档案出门，不将档案拿给无关人员阅看，不将档案存放情况及其内容向无关人员泄漏，时刻保持警惕，谨防泄密、失密。 9、接受上级业务部门指导，加强对本单位内部各科室及所属单位的档案业务指导，促进档案业务规范化、标准化、科学化。2021/7/2341（七）兼职档案员职责 1、认真学习和掌握档案处理和档案管理工作的基础知识，提高管理水平。 2、认真做好文件材料的保密工作，严守并督促本部门文件的形成、传递，阅办过程中的保密事项。 3、管理好本部门文件材料，负责传阅，及时传递和

25、阅办，防止积压和延误，严防丢失。 4、负责将部门一年形成的文件材料搜集、整理、保管，做好平时档案的整理归档工作。 5、负责当年文件材料的齐全完整，定期移交给综合档案室。2021/7/2342四、企业档案工作制度建设 企业档案工作规范首次提出企业档案工作制度体系建设。 制度体系主要包括：企业档案工作规章、管理制度、业务规范。 企业档案制度的全面建设，改变了以前档案工作制度只限于业务制度之片面，从加强企业管理的角度，提出企业档案工作制度建设的要求。企业档案形成于企业各项工作和活动之中，涉及范围广，因此，企业档案工作要正常开展和有效管理，就必须要有规章制度和标准规范，来衔接涉及包括文件形成在内的档案

26、管理的各个环节。 2021/7/2343（一）企业档案工作规章1、明确企业文件形成、归档责任。企业在制定有关规章、标准和制度中应提出相应的文件收集、整理和归档的责任要求。 2、制定企业档案工作规定。企业档案工作规定是企业档案工作的基本要求，其主要内容应包括：档案工作原则及管理制度、文件的形成、积累与归档职责要求，档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求，资产与产权变动档案的处置原则、解释权限等。2021/7/23443、建立档案工作责任追究制度。对相关岗位人员违反文件收集、归档及档案管理制度，发生档案泄密、造成档案损毁等行为，企业应提出责任追究和处罚措施，并将有关要求纳入相关管理制度。 4、

27、制定档案管理应急预案。对可能发生的突发事件和自然灾害，企业应制定档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点等。对档案信息化管理的软件、操作系统、数据的维护、防灾和恢复，应制定应急预案。2021/7/2345（二）企业档案管理制度建设（二）企业档案管理制度建设 1、文件归档制度。应明确文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量以及归档控制措施。 （1）归档范围 1）凡记述和反映本单位各项活动中形成的、具有查考保存利用价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料，均应收集、整理、归档； 2）本单位领导人及各科相关人员外出开会、考察、学习带回来的文件材料，应交给收

28、发人员登记归档。2021/7/23463）管理性文件材料，由文书处理部门和业务部门整理归档；科技档案要求完整、系统、准确，并具有成套性，由科研、建设项目、设备仪器等项目承办人员负责整理归档；声像档案应有摄制人员整理归档，并附有文字说明。 （2 2）归档时间）归档时间 经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档。2021/7/2347科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。 产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进

29、项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。 会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。 电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。2021/7/2348 磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。 更新、补充的文件，企业内部机构变动和干部职工调动、离岗时应清退的文件，企业资产与产权变动过程中形成的文件，其他活动中形成的文件等，应随时归档。2021/7/2349（3 3）文件归档要求）文件归档要求 1 ） 企业应实行部门、项目及专项工作的文件收集、整理、归档责

30、任制。各部门、项目及专项工作专兼职档案人员应按照规定将文件整理后归档。 2 ） 归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备(打印机、复印机、扫描仪等)标称的质量要求。2021/7/23503 ） 归档的文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。 4 ）非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的，应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档。 5 ） 归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。 6） 两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议等形式约定文件归档要求。2021/7/23

31、51主办单位一般应保存全套文件，协办单位保存与所承担任务相关的正本文件。 7）文件形成部门应就归档文件填写档案交接登记表。重要项目文件归档时应由项目管理部门编写归档说明，并经项目负责人审核签字。2021/7/2352 2、档案保管制度。应明确各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案清点检查办法、对爱损档案的处置办法、档案进（出）库要求、库房管理要求和库房管理员职责。 3、档案鉴定销毁制度。应明确鉴定、销毁工作的组织、职责、原则、方法和时间等要求。 4、档案统计制度。应明确统计内容、统计要求和统计数据分析要求。 2021/7/23535、档案利用制度。应明确档案提供利用的方式、方法，规定查

32、（借）阅档案的权限和审批手续，提出接待查（借）阅档案要求。6、档案保密制度。应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者应承担的保密责任。7、电子档案管理制度。应对企业各信息系统中形成的电子文件提出归档、管理和利用要求。 8、档案管理系统操作制度。应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求。 2021/7/2354（三）企业档案业务规范的制定1、文件、档案整理规范。应明确文件立卷与整理原则、整理方法、档案编制要求和档案装具要求等。 2、档案分类方案。应明确分类依据、类别标识、类目范围。 3、文件归档范围和保管期限表。应明确各类文件归档的范围及其相对应的保管期限表。2021/

33、7/23554、特殊载体档案管理规范。应明确不同载体档案收集、整理的要求和保管条件。 如：照片、录音、录像以及电子文件等管理。 2021/7/2356第二节企业档案工作业务建设 2021/7/2357企业档案业务工作是企业档案工作的基础性、专业性和实质性工作，是检验企业档案工作质量和水平的重点和核心内容。因此，企业档案部门应重点在日常工作中加强档案基础业务建设。2021/7/2358一、企业档案工作与业务活动1、企业档案工作是企业各项业务和活动的有机组成部分，应纳入企业领导工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制。 2、企业档案部门或档案人员应参

34、加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。即（三参加）。2021/7/23593、企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求； 检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况； 验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况； 项目总结应同时做好项目文件归档交接。 2021/7/2360二、企业文件的形成、积累要求文件的形成与积累是档案管理的前奏。由于企业的各管理部门和业务部门每天形成大量的各种文件材料，涉及到不同岗位和不同人员，为保证定期归档工作的顺利进行，各部门对本部门形成的文件，要注意做好平时的积累工作。1、文件形成时应使用耐久、可

35、靠的记录载体和记录方式。 2、文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目或专项工作档案人员保管。2021/7/2361三、企业文件材料归档范围 企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都应纳入归档范围。 归档文件的主要来源有： 本企业形成的文件； 本企业引进项目、外购设备等接收的文件； 所属单位及参股企业向本企业提交的文件；2021/7/2362本企业参与的合同项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件； 本企业执行、办理的外来文件。 2021/7/2363 四、档案收集工作 （一）文件归档的交接 1、文件形成部门应按期将档案

36、交接登记表随同已整理的文件向档案部门移交。 2 档案部门接收时应认真核对，并检查档案质量。双方在档案交接登记表)签字后各保留一份。2021/7/2364（二） 档案与资料的收集 1 、企业应接收所属单位因产权变动后属本企业所有的档案。 2 、企业应根据资产管理权限接收无法人资格的所属单位档案。 3 、企业可根据需要收集宣传报道本单位的新闻资料。 4 、企业可根据研发和市场竞争的需要收集与企业经营范围相关的资料。2021/7/2365五、企业文件归档基本范围五、企业文件归档基本范围2021/7/2366 （一）经营管理类1、经营决策1.1企业发展规划、经营战略决策、企业改革等文件1.2转换经营机

37、制、各项配套制度改革实施方案、请示与批复、总结、报告等1.3董事会、监事会、股东会构成及变更方面的文件1.4厂务公开文件1.5厂长（经理）责任制、任期目标等2021/7/23671.6股东大会文件1.7董事会、股东会会议记录、纪要、工作报告、声明、决定、决议、通知、名单、议程、报告、讨论通过的文件、公告、总结等1.8监事会会议记录、纪要、工作报告、声明决定、决议等1.9股票、股市方面的材料2021/7/23681.10红利分配材料2生产经营计划2.1生产经营计划、总结、报告及计划调整等材料2.2计划任务书或作业计划2.3生产技术、经济指标完成情况分析3统计工作3.1统计工作制度、规定、办法、通

38、知3.2生产、技术、经济统计报表3.3企业综合性统计报表及分析材料3.4工业普查报表2021/7/23694财务管理财务管理4.1财务管理制度，规定、办法、通知财务管理制度，规定、办法、通知4.2财务管理计划、总结财务管理计划、总结4.3固定资产的新增、报废、调拔材料固定资产的新增、报废、调拔材料4.4生产财务和成本核算生产财务和成本核算4.5税务方面的材料税务方面的材料4.6资金管理、价格管理、会计管理的材料资金管理、价格管理、会计管理的材料2021/7/23705资产管理5.1房产、土地方面的文件5.1.1房地产的权属证明材料5.1.2房地产的租赁、使用方面的合同、协议等文件5.2对外投资

39、项目5.2.1投资规划、决策等方面的材料5.2.2投资企业的董事会、股东会材料2021/7/23715.2.3投资企业的财务报告、红利分配材料5.2.4股权证、转让协议等股权管理方面的材料5.3国有资产管理、登记、统计、核查清算、交接等文件5.4企业的产权变动5.4.1产权变动的请示、批复方面的材料5.4.2清产核资、资产评估工作的文件5.4.3产权变动的协议、合同等5.4.4资产处置方案、归属方面的材料5.4.5因产权变动所致职工身份变化的材料2021/7/23725.5多种经营管理5.5.1经营机构的工作计划、汇报、总结5.5.2内部承包章程、合同、协议5.5.3经济核算材料5.6境外项目

40、管理5.6.1境外项目的前期设计、规划、协议、合同等文件5.6.2项目检查、竣工验收、重要的专项报告、审批意见等5.6.3工作总结、计划、业务方面的一般来往函件2021/7/23736物资管理6.1物资分配计划、记录6.2物资采购、保管6.2.1重要物资和生产资料的采购审批手续、保管及招投标合同、协议、来往函件、总结6.2.2办公设备及用品、机动车等的采购计划、审批手续、招投标、购置，机动车调拔、保险、事故等一般性文件6.3仓库管理规章制度、台帐、统计报表6.4职工承租、购置单位住房的合同、协议和有关手续2021/7/23747产品销售7.1营销组织管理、网络建设材料7.2产品销售计划、广告宣

41、传、总结、会议记录与纪要等7.3销售合同、协议、函件7.4订货会、市场分析和用户调查材料7.5售后服务材料7.6统计报表2021/7/23758合同管理8.1商务合同正本及其补充件8.2客户资信调查材料9信用管理9.1企业认证、达标等活动的呈报、审批材料、合格证、资格证书等9.2企业形象宣传、展览会文件9.3企业获得的资质、信誉方面的证书及其他奖励9.4企业客户资信调查材料2021/7/237610知识产权管理10.1企业标识、商标标识方面的材料10.2专利、商标和其他知识产权方面的申报、证明及管理方面材料2021/7/2377（二）生产管理类1生产调度1.1生产调度工作计划、总结、报告1.2

42、生产作业计划的编制、执行及调度工作情况1.3生产调度会议记录1.4生产调度的职责、制度、规程1.5生产活动综合分析2021/7/23782质量管理2.1质量管理计划、措施、总结2.2质量管理制度、办法、规定、条例2.3产品质量检测、化验、试验材料2.4质量异议处理、事故分析及处理材料，质量认证、检查、评比材料2.5全面质量管理工作形成的文件、质量体系运行及管理文件、产品创优的获奖证书2021/7/23793能源管理3.1能源管理的规定、计划、总结、请示、批复3.2能源消耗定额管理材料3.3节能工作方案、措施、总结3.4统计报表2021/7/23804安全生产4.1安全技术管理规定、通报、总结、

43、会议纪要等4.2事故报告、调查分析及处理材料4.3安全教育活动的材料4.4安全生产、消防方面的材料4.5统计报表2021/7/23815科技管理5.1科技发展规划、计划、总结，科技工作规定等5.2技术革新和合理化建议文件5.3新产品开发 、科技成果管理、技术引进5.4学术论文、考察报告、专题总结5.5统计报表2021/7/23826环境保护6.1环境保护规划、计划、总结6.2环境保护制度、管理办法6.3环保调查、监测、分析材料6.4环境影响评价书、环境污染防治措施、总结、报告6.5统计报表6.5、月、季度、半年、年度的统计报表2021/7/23837计量工作7.1计量工作规划、计划、总结7.2

44、计量工作管理规定7.3计量设备、仪器、器具资料及定期检查记录7.4计量管理工作方面的材料7.5统计报表7.5.1年度以上的统计报表7.5.2半年、季度、月的统计报表2021/7/23848标准化工作8.1标准化管理的规划、制度、办法、规定8.2标准化管理计划、总结8.3生产技术规范、企业技术标准、企业工作标准、企业管理标准2021/7/23859档案和信息工作9.1档案工作计划、总结9.2档案工作的规划、规定等9.3档案移交清单、销毁清册9.4档案利用、开发成果材料9.5信息工作计划、总结9.6信息管理工作的通知、规定等9.7有关科技信息9.8图书、资料工作材料9.9统计报表2021/7/23

45、86（三）行政管理类1行政事务1.1上级机关颁发的本企业应执行的有关文件1.2上级领导视察本企业的题词、指示、讲话材料1.3行政工作计划、总结等1.4经理办公会、行政办公会会议记录、纪要、决定等2021/7/23871.5企业制发的行政决定、通报和签订的行政协议、合同1.6工商行政管理方面的材料1.7企业的设立、关、停、并、转及更名、启用与废止印模等方面的文件1.8企业文秘、机要、保密、信访、综合治理等方面的文件1.9企业编史修志方面的文件2021/7/23882安全保卫工作2.1上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件2.2企业安全保卫、民兵工作的计划、总结、报告、报表等2.3对本企业及职工

46、在安全保卫工作方面的奖惩材料及统计报表2.4武装保卫、民兵、预备役人员名单及有关机构设置、干部任免文件2.5自然灾害防范、交通管理方面的文件2.6重大事故调查和处理文件2021/7/23893法律事务3.1法律事务管理与协调工作3.1.1法院判决书、调解书等诉讼和仲裁等文件3.1.2一般法律事务工作文件3.2案件、纠纷及公证事务中结论性材料3.3案件、纠纷及公证事务中调查过程形成的文件2021/7/23904审计稽查工作4.1上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关审计工作文件4.2审计意见、审计报告及批复等4.3审计工作会议记录、纪要、计划、报告、总结、调查材料、办法、一般的请示与批复等4.4专

47、项审计通知、报告、批复、评价书（结论）、调查与证明等材料 4.5下级单位报送的审计工作文件2021/7/23915劳动人事与人力资源管理5.1上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件5.2企业制定的劳动人事方面的规章制度、报告、决定等5.3内部机构设置、名称更改、组织简则、印信启用和作废、人员编制方面的有关文件5.4干部职工的任免与招聘、升降、奖惩、考核、职称评聘等方面的文件5.5人事调动介绍信及存根、工资转移证等2021/7/2392 5.6老干部、职工离退休、停薪留职、抚恤、剩余人员与复转退军人安置等有关材料 5.7职工名册、劳动人事工作计划、总结、报表及调资方案等 5.8劳动保护、职业安

48、全卫生、计划生育、保险的方针、政策、规定、统计报表等 5.9职工奖励、处分工作形成的文件，劳动合同管理、劳动工资和社会保险文件、医疗、工伤保险、住房公积金 5.10劳资纠纷、仲裁方面的文件2021/7/23936教育培训工作6.1上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件6.2企业教育培训工作的计划、总结6.3企业制定教育培训工作规章制度、请示与批复、决定等6.4企业教育培训工作统计报表等6.5企业干部职工进修培训名单、合同等2021/7/23947外事工作7.1发表的公告、签订的协议、协定、备忘录、重要的会谈记录、纪要等7.2出访考察、参加国际会议、接待来访等外事活动、出访审批文件7.3出口审

49、批手续，执行日程安排，考察报告等一般性文件2021/7/2395（四）党群管理类1党务工作1.1党员代表大会、党委（党支部）会议及其他有关会议1.1.1会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等1.1.2发言、简报、小组会议记录1.2党务综合性工作1.2.1工作计划、总结、重要专项活动工作报告，重要的调研材料、党务工作大事记1.2.2情况反映、工作简报及一般材料2021/7/23961.3上级机关关于党务工作的文件1.3.1针对本企业重大问题的指示、批示文件1.3.2对企业一般性、普发性的文件1.4对下属单位关于党务工作请示的批复1.5各项规章制度、管理办法与条例等2021/7/2397

50、2组织工作2.1党员干部考察、考核、任免、政审决定等2.2入党、转正、退党、转入、转出等决定及党员名册2.3党委（总支、支部）组织工作的规章制度2.4党群机构设置、调整、人员编制等方面的决定及通知2.5党费收支与党组织关系信及存根2.6党员学习教育等活动形成的文件2.7党员统计年报、计划总结、组织发展计划2021/7/23983宣传统战工作3.1企业宣传统战工作报告、会议纪要、调研、计划、总结材料、各民主党派人员名单登记、活动记录3.2单位编辑的出版物样本与定稿3.3反映本企业活动的报刊、广播稿3.4企业文化建设方面的文件（包括社会公益事业、慈善事业的参与、投入的记录；赈灾、扶贫、献血、拥军优

51、属、精神文明建设方面的文件）2021/7/23994纪检与监察工作4.1纪检与监察工作的规定、决定、通报、通知、会议记录、纪要、计划、总结、请示报告及上级批复4.2违纪案件调查处理材料4.2.1重大案件的立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等材料4.2.2一般案件的调查处理材料4.3纪检与监察工作统计报表2021/7/231005工会工作5.1工会工作规划、总结、规章制度、决定、通知、会议记录5.2职工代表大会及有关会议文件5.2.1会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等5.2.2发言、简报、小组会议记录等5.3工会会员名册5.4民主管理、劳动竞赛、表彰先进、劳保福利、职工维权方面

52、的文件5.5女工工作、文体活动等方面的文件、计划生育2021/7/231015.6工会会费与财务管理材料5.7工作统计报表6共青团工作6.1共青团工作规划、总结6.2团代会、团委（常委、扩大）会会议文件6.2.1会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等6.2.2发言、简报、小组会议记录等6.3团员及团组织管理方面的决定、通知、批复6.4团费收据与团组织关系介绍信及存根6.5共青团工作统计报表2021/7/231027民间团体工作7.1专业学会、协会、群众团体活动方面的文件2021/7/23103（五）产品生产类文件材料归档范围（五）产品生产类文件材料归档范围1计划决策阶段1.1调查研究

53、1.1.1市场调查、技术调查、考察、预测报告、调研结合报告1.1.2技术、经济可行性研究报告、市场需求分析报告、收益预测分析报告1.2决策1.2.1发展建议书、技术建议书、协议书、委托书、合同1.2.2专题分析报告、专题会议纪要2021/7/231041.2.3研制计划、方案、方案论证报告2设计阶段2.1产品研究、设计计划2.2技术、经济初步评价2.3研究试验大纲、试验报告2.4产品设计标准2.5技术设计说明书、产品设计图样、专题技术请示报告、设计评审报告2021/7/231053试制阶段3.1试制3.1.1试制计划、方案、规程、报告3.1.2工艺研究报告、工艺总体方案论证3.1.3试制工艺流

54、程、工艺标准3.1.4试制工艺文件和工艺装备文件3.1.5工艺评审报告3.1.6试制运行记录、化验记录、试制过程纪要3.1.7原材料与半成品、成品检验方法批准书3.1.8理化分析报告、化学配方、化学反应式、计算公式2021/7/231063.1.9技术标准协议、试制质量分析报告3.1.10专题会议记录、纪要、合理化建议3.1.11重大故障分析和排除措施报告3.1.12试制总结报告3.2试验3.2.1试验计划、方案、规程3.2.2试验所需仪器与设备清单3.2.3试验分项目记录3.2.4试验原始数据与材料3.2.5试验分析报告3.2.6试验总结报告2021/7/231073.3鉴定3.3.1鉴定申

55、请报告及批复、试制、试验鉴定大纲、技术鉴定材料（申请批复、评价材料、会议纪要）3.3.2成套设计文件、标准化审查报告、可靠性试验情况报告3.3.3产品质量和技术经济分析报告3.3.4设计定型报告、证书、鉴定验收书3.3.5试用或试运行报告2021/7/231084生产阶段4.1小批生产4.1.1小批生产方案、计划4.1.2小批生产工序工程能力分析报告4.1.3关键件、重要件、关键工序的质量控制及检测报告4.1.4原料鉴定卡片、配用设计表4.1.5历次更改与补充的设计及工艺文件和更改通知单4.1.6小批生产总结报告、小批生产鉴定书4.1.7产品设计评审报告、产品研制完成报告2021/7/2310

56、94.1.8产品许可证、合格证、使用说明书、装箱单、产品介绍、样本4.2批量生产4.2.1申请正式投产报告、批复、通知4.2.2生产技术规程、操作规程、安全生产规程、产品检验规范4.2.3技术标准（国际标准、国家标准、行业标准、企业标准）4.2.4企业标准编制说明、审批书及修改、修订的通知4.2.5生产定型（结构、配方）设计文件4.2.6工艺文件、工艺作业指导书、工艺说明书2021/7/231104.2.7工艺装备文件、图样（刃具、夹具、量具、模具图）、说明书4.2.8产品改进与更新建议书、合理化建议、QC成果4.2.9产品质量技术攻关会议记录、纪要和成果4.2.10重大质量事故分析、质量异议

57、处理结果4.2.11各种操作记录、产品检验报告单4.2.12产品特性重要度分级4.2.13技术条件4.2.14明细表、汇总表、产品目录4.2.15专利登记表、专利证书等材料2021/7/231114.2.16商标注册材料5评优阶段5.1创优规划、措施、工艺操作规程5.2国内外对比材料5.3上级检（抽）查结果和理化分析报告5.4主要用户评价5.5创优申请、审批表5.6优质产品评定书、获奖奖章、奖状、证书2021/7/231126认证阶段6.1认证申请书、信函6.2跟踪服务材料6.3认证检测报告、检查报告6.4原材料修改换页说明6.5产品检验报告6.6各种认证证书2021/7/23113（六）科研

58、开发类（六）科研开发类 1 1研究准备阶段研究准备阶段 1.11.1申报项目的报告、批复、通知申报项目的报告、批复、通知 1.21.2科研规划、调研报告、可行性研究报告、科研规划、调研报告、可行性研究报告、技术咨询与课题论证材料技术咨询与课题论证材料 1.31.3课题说明书、科研课题、经费申请报告及课题说明书、科研课题、经费申请报告及批件批件 1.41.4任务书、协议书，会议记录及重要来往文任务书、协议书，会议记录及重要来往文函、合同函、合同2021/7/231141.51.5科研课题研究计划、上级批示及有关课题的科研课题研究计划、上级批示及有关课题的国内外动态、课题计划调整或课题撤销文件国内

59、外动态、课题计划调整或课题撤销文件1.61.6实验、试验方案、设计方案、调查考察方实验、试验方案、设计方案、调查考察方案、技术规程案、技术规程2 2研究试验与开发阶段研究试验与开发阶段2.12.1试验任务书、试验大纲试验任务书、试验大纲2.22.2实验、试验测试记录、图表、照片、计划执实验、试验测试记录、图表、照片、计划执行情况、调整和撤销的报告行情况、调整和撤销的报告2.32.3试制综合分析报告及总结试制综合分析报告及总结2021/7/231152.42.4计算文件计算文件2.52.5计算机软件（附带软件运行环境说明）计算机软件（附带软件运行环境说明）2.62.6检验文件检验文件2.72.7

60、设计文件、图样、技术说明、配方设计文件、图样、技术说明、配方2.82.8工艺文件工艺文件3 3总结鉴定验收阶段总结鉴定验收阶段3.13.1课题完成最终（或中断）总结课题完成最终（或中断）总结3.23.2课题阶段工作总结课题阶段工作总结3.33.3鉴定大纲鉴定大纲2021/7/231163.43.4技术经济分析报告技术经济分析报告3.53.5标准化审查报告标准化审查报告3.63.6鉴定证书、科学技术成果鉴定证书鉴定证书、科学技术成果鉴定证书3.73.7鉴定会鉴定会议记录（参加人员名单）、鉴定验收结论、函审议记录（参加人员名单）、鉴定验收结论、函审原件原件4 4成果申报阶段成果申报阶段4.14.1

61、科技成果申报表、登记表及附件科技成果申报表、登记表及附件4.24.2科技成果奖励申报及评审材料科技成果奖励申报及评审材料4.34.3获奖证书及批件获奖证书及批件2021/7/231174.44.4专利申请、受理证书等材料专利申请、受理证书等材料4.54.5著作权申请、受理证书等材料著作权申请、受理证书等材料5 5推广应用阶段推广应用阶段5.15.1推广应用方案、专利申请书、批准证书（原推广应用方案、专利申请书、批准证书（原件、影印件）、技术转让合同、协议书件、影印件）、技术转让合同、协议书5.25.2论文、成果推广应用中形成的技术文件及工作论文、成果推广应用中形成的技术文件及工作总结、过户定型

62、的鉴定材料总结、过户定型的鉴定材料5.35.3国内外同行业评价及用户反馈意见、成果宣传报送文国内外同行业评价及用户反馈意见、成果宣传报送文件、专业会议文件件、专业会议文件2021/7/231185.45.4成果标本、样品目录成果标本、样品目录5.55.5出席各级学术会议和发表在各种刊物上的论出席各级学术会议和发表在各种刊物上的论文、专题报告，国外考察报告和对外技术交流文、专题报告，国外考察报告和对外技术交流材料等材料等5.65.6针对成果的推广应用进行的软件开发形成的针对成果的推广应用进行的软件开发形成的文件文件2021/7/23119 （1）可行性研究、任务书：可行性研究、任务书：1）项目建

63、议书及报批文件）项目建议书及报批文件2）项目选址意见书及其报批文件）项目选址意见书及其报批文件3）可行性研究报告及其评估、报批文件）可行性研究报告及其评估、报批文件4）项目评估）项目评估(包括借贷承诺评估包括借贷承诺评估)、论证文件、论证文件 （七）（七） 项目建设类项目建设类 1 1、项目前期阶段、项目前期阶段2021/7/231205）环境预测、调查报告，环境影响报告书和批复）环境预测、调查报告，环境影响报告书和批复6）设计任务书、计划任务书及其报批文件）设计任务书、计划任务书及其报批文件（2 2）设计基础文件：设计基础文件：1）工程地质、水文地质、勘察报告，地质图，勘察记）工程地质、水文

64、地质、勘察报告，地质图，勘察记录，化验、试验报告，重要土、岩样及说明录，化验、试验报告，重要土、岩样及说明2）地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备）地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录安装测量定位、观测记录3）水文、气象、地震等其他设计基础资料）水文、气象、地震等其他设计基础资料2021/7/23121 （3 3）项目管理文件：项目管理文件：1）征地、移民文件）征地、移民文件：征用土地申请、批准文征用土地申请、批准文件、红线图、坐标图、行政区域图件、红线图、坐标图、行政区域图；征地移民；征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书拆迁、安置、补偿批准文件、协议

65、书；建设前；建设前原始地形、地貌、状况图、照片原始地形、地貌、状况图、照片；施工执照；施工执照 2021/7/23122 2 2）计划、投资、统计、管理文件计划、投资、统计、管理文件：有关投有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划计划和调整计划；概算、预算管理、差价管；概算、预算管理、差价管理文件理文件；合同变更、索赔等涉及法律事务的；合同变更、索赔等涉及法律事务的文件文件；规程、规范、标准、规划、方案、规；规程、规范、标准、规划、方案、规定等文件定等文件；招标文件审查、技术设计审查、；招标文件审查、技术设计审查、技术协议技术协议；投资、

66、进度、质量、安全、合同；投资、进度、质量、安全、合同控制文件控制文件2021/7/23123 3 3）招投标文件与合同协议书：）招投标文件与合同协议书： 招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件；投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件澄清文件、修正文件； 开标议程，开标大会签字表，报价表，评标纪律，开标议程，开标大会签字表，报价表，评标纪律，评标人员签字表，评标记录、报告；评标人员签字表，评标记录、报告；中标通知书中标通知书；合合同谈判纪要、合同审查文件、合同书、合同变更文件同谈判纪

67、要、合同审查文件、合同书、合同变更文件。 2021/7/231244 4）专项申请、批复文件专项申请、批复文件：环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件文件；水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件、原料、材料、燃料供应等来源协议文件原料、材料、燃料供应等来源协议文件5）建设项目管理机构（项目经理部）、监理机构建设项目管理机构（项目经理部）、监理机构（项目监理部）、施工管理机构（施工项目经理部）（项目监理部）、施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单及负责人名单。2021/7/23125（1）总体

68、规划设计）总体规划设计（XX医院总体规划设计）医院总体规划设计） 2 2、项目设计阶段、项目设计阶段2021/7/23126（2）方案设计（XX医院方案设计图） 2021/7/231272021/7/23128（3）初步）初步设计及其设计及其报批文件报批文件（XX医院医院初步设计初步设计图）图）2021/7/23129（4）技术设计）技术设计（5）施工图设计）施工图设计（6）技术秘密材料、专利文件）技术秘密材料、专利文件（7）工程设计计算书）工程设计计算书（8）关键技术试验）关键技术试验（9）设计评价、鉴定及审批）设计评价、鉴定及审批2021/7/23130（1）建筑施工文件）建筑施工文件：1

69、）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要；纪要；2）施工组织设计、方案及报批文件，施工计划、施）施工组织设计、方案及报批文件，施工计划、施工技术及安全措施文件，施工工艺文件工技术及安全措施文件，施工工艺文件；3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单）原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单；4）建筑材料试验报告）建筑材料试验报告；5）设计变更通知、工程更改洽商单、材料代用核定）设计变更通知、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等； 3 3、项目施工阶段、项目施工阶段20

70、21/7/231316 6）施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量、复核记录、地质勘探测量、复核记录、地质勘探 7 7）土（岩）试验报告、基础处理、基础工程施工图、）土（岩）试验报告、基础处理、基础工程施工图、桩基工程记录、地基验槽记录桩基工程记录、地基验槽记录 8 8）施工日记、大事记）施工日记、大事记 9 9）隐蔽工程验收记录）隐蔽工程验收记录 1010）各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记）各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录，事故处理报告录，事故处理报告 1111）工程质量检查、评定）工程质量检查、评定 1212）技术

71、总结，施工预、决算）技术总结，施工预、决算 2021/7/23132（2）设备及管线安装施工文件设备及管线安装施工文件1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要；要；2 2）施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件术措施文件；3 3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单；4 4）建筑材料试验报告建筑材料试验报告；5 5）设计变更通知、工程更改洽商单，材料、零部件、设计变更通知、工程更改洽商单，材料、零部件、设备代用审批手续，技术核定单、业务联系

72、单、备忘设备代用审批手续，技术核定单、业务联系单、备忘录等录等2021/7/231336）焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录7）隐蔽工程检查验收记录）隐蔽工程检查验收记录8）强度、密闭性试验报告）强度、密闭性试验报告9）设备、网络调试记录）设备、网络调试记录10）系统调试、试验记录）系统调试、试验记录11）管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录）管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录12）管线标高、位置、坡度等测量记录）管线标高、位置、坡度等测量记录2021/7/23134（3）电气、仪表安装施工文件）电气、仪表安装施工文件：1）开工报告、工程技术要求

73、、技术交底、图纸会审）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要纪要2）施工组织设计、施工及其报批文件，施工计划、）施工组织设计、施工及其报批文件，施工计划、技术措施文件技术措施文件3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单）原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单4）建筑材料试验报告）建筑材料试验报告2021/7/231355）设计变更通知、工程更改洽商单，材料、零部件、）设计变更通知、工程更改洽商单，材料、零部件、设备代用审批手续，技术核定单、业务联系单、备设备代用审批手续，技术核定单、业务联系单、备忘录等忘录等6）系统测试、整定记录）系统测试、整定记录7）绝缘、接地电阻等性能测试、校核

74、记录）绝缘、接地电阻等性能测试、校核记录8）材料设备明细表及检验记录，施工安装记录，质）材料设备明细表及检验记录，施工安装记录，质量检查评定、事故处理报告量检查评定、事故处理报告9）操作、联动试验）操作、联动试验10）电气装置交接记录）电气装置交接记录2021/7/23136（1）施工监理文件、资料）施工监理文件、资料1）监理合同协议，监理大纲，监理规划、细则及批）监理合同协议，监理大纲，监理规划、细则及批复；复；2）施工及设备器材供应单位资质审核，设备、材料）施工及设备器材供应单位资质审核，设备、材料报审报审；3）施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施）施工组织设计、施工方案、施工计划、

75、技术措施审核，施工进度、延长工期、索赔及付款报审审核，施工进度、延长工期、索赔及付款报审；4）开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明）开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明书书；5）设计变更、材料、零部件、设备代用审批）设计变更、材料、零部件、设备代用审批 4 4、项目监理阶段、项目监理阶段2021/7/231376）监理通知、协调会审纪要，监理工程师指令、）监理通知、协调会审纪要，监理工程师指令、指示，来往函件指示，来往函件7）工程材料监理检查、复检、实验记录、报告；）工程材料监理检查、复检、实验记录、报告；8）监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘）监理日志、监理周（月、季、年）报

76、、备忘录录；9）各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文）各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录件等检查、抽查记录10）施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工）施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告安全事故报告2021/7/2313811）工程进度计划、实施、分析统计文件）工程进度计划、实施、分析统计文件12）变更价格审查、支付审批、索赔处理文件）变更价格审查、支付审批、索赔处理文件13）单元工程检查及开工（开仓）签证，工程分部、）单元工程检查及开工（开仓）签证，工程分部、分项质量认证、评估分项质量认证、评估14）主要材料及工程投资计划、完成报表）主要材料及

77、工程投资计划、完成报表（2）设备采购、监造工作监理资料）设备采购、监造工作监理资料1）设备采购委托监理合同、采购方案、监造计划）设备采购委托监理合同、采购方案、监造计划2）市场调查、考察报告）市场调查、考察报告2021/7/231393）设备制造的检验计划和检验要求、检验记录）设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表及试验报告、分包单位资格报审表4）原材料、零配件等的质量证明文件和检验报）原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告告5）开工、复工报审表，暂停令）开工、复工报审表，暂停令6）会议纪要、来往文件）会议纪要、来往文件7）监理工程师通知单、监理工作联系单）监理

78、工程师通知单、监理工作联系单2021/7/231408）监理日志、监理月报）监理日志、监理月报9）质量事故处理文件、设备制造索赔文件）质量事故处理文件、设备制造索赔文件10）设备验收、交接文件，支付证书和设备）设备验收、交接文件，支付证书和设备制造结算审核文件制造结算审核文件11）设备采购、监造工作总结）设备采购、监造工作总结2021/7/23141（1）施工综合管理文件）施工综合管理文件（2）测量文件）测量文件（3）原始记录及质量评定文件）原始记录及质量评定文件（4）材料）材料(构、配件构、配件)质量保证书及复试文件、测质量保证书及复试文件、测试试(调试调试)及随工检查记录及随工检查记录（5

79、）建筑及安装工程总量表、工程说明、）建筑及安装工程总量表、工程说明、（6）竣工图）竣工图（7）重要工程质量事故报告等。）重要工程质量事故报告等。 5 5、项目竣工阶段、项目竣工阶段2021/7/23142（1 1）项目竣工验收报告项目竣工验收报告（2）工程设计总结）工程设计总结（3）工程施工总结）工程施工总结（4）工程监理总结）工程监理总结（5）项目质量评审文件）项目质量评审文件（6）工程现场声像文件）工程现场声像文件 6 6、项目竣工验收阶段、项目竣工验收阶段2021/7/23143（7）工程审计文件、材料、决算报告）工程审计文件、材料、决算报告（8）环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、）环

80、境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件规划、档案等验收审批文件（9）竣工验收会议文件、验收证书及验收委员）竣工验收会议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件会名册、签字、验收备案文件（10）项目评优报奖申报材料、批准文件及证）项目评优报奖申报材料、批准文件及证书书2021/7/23144（1）项目运行维护文件）项目运行维护文件（2）更新改造文件）更新改造文件 7 7、项目后评估阶段、项目后评估阶段2021/7/23145（八）设备仪器类（八）设备仪器类1 1综合综合1.11.1设备管理条例、办法、方案、规定、通告设备管理条例、办法、方案、规定、通告1.21.2设

81、备管理规划、计划、总结，设备运行管理设备管理规划、计划、总结，设备运行管理文件，备品备件管理文件文件，备品备件管理文件1.31.3设备技术管理文件设备技术管理文件1.41.4设备台帐设备台帐2021/7/231462 2单台（套）设备仪器单台（套）设备仪器2 21 1调研、考察材料；购买设备的申请、批复调研、考察材料；购买设备的申请、批复文件文件2 22 2购置合同、协议购置合同、协议2 23 3洽谈记录、纪要、备忘录、来往函件及商洽谈记录、纪要、备忘录、来往函件及商检材料检材料2 24 4设备仪器开箱验收记录设备仪器开箱验收记录2 25 5设备仪器合格证、装箱单、出厂保修单、说明设备仪器合格

82、证、装箱单、出厂保修单、说明书、环保材料等随机图样及文字材料书、环保材料等随机图样及文字材料2021/7/231472 26 6设备仪器安装调试、试车记录、总结、竣设备仪器安装调试、试车记录、总结、竣工图样、检测验收等材料工图样、检测验收等材料2 27 7运行记录及重大事故分析处理报告运行记录及重大事故分析处理报告2 28 8设备仪器保养和大修计划、记录设备仪器保养和大修计划、记录2 29 9设备仪器检查记录、设备仪器覆历表设备仪器检查记录、设备仪器覆历表2 21010设备改造记录和总结材料设备改造记录和总结材料2 21111技术、质量异议的处理结果材料技术、质量异议的处理结果材料2 2121

83、2设备仪器报废鉴定材料、申请、批复和处设备仪器报废鉴定材料、申请、批复和处理结果理结果2021/7/23148( (九九) )会计业务类会计业务类1 1会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证2 2会计会计帐簿类：总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅帐簿类：总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、银行帐助帐簿、银行帐3 3财务报告类财务报告类3 31 1月、季度财务报告月、季度财务报告3 32 2年度财务报告（决算）年度财务报告（决算）4 4其他类其他类4 41 1会计移交清册会计移交清册4 42 2会计档案保管清册、会计档案销毁清册会计档案保管

84、清册、会计档案销毁清册2021/7/23149( (十十) )职工管理类职工管理类1 1在岗职工在岗职工1 11 1履历材料履历材料1 12 2自传材料自传材料1 13 3鉴定、考核、考察材料鉴定、考核、考察材料1 14 4评定岗位技能和学历材料评定岗位技能和学历材料1 15 5政审材料政审材料1 16 6参加党派材料参加党派材料2021/7/231501 17 7奖励材料奖励材料1 18 8处分材料处分材料1 19 9任免呈报表和工资、待遇审批材料任免呈报表和工资、待遇审批材料1 11010其他可供组织参考有保存价值的材料其他可供组织参考有保存价值的材料1 11111技术职称或工种级别的确认

85、材料技术职称或工种级别的确认材料2 2退休职工退休职工3 3离岗职工离岗职工4 4死亡职工死亡职工2021/7/23151第三节文书工作 2021/7/23152 一、公务文书概述 1、公务文书的概念 公务文书，又叫公务文件，或公文、文件，是由法定的机关与组织在公务活动中按照规范的体式，经过特定的处理程序制成的凭证性信息记录，包括收发文件、电报、报表、会议记录、调查材料、登记簿册等。它是传达和贯彻执行党和国家的各项方针政策，管理党和国家事务，沟通机关之间的联系和开展各项工作的一种工具。2021/7/23153 2、公务文书的分类 1）从机关授受公文的角度划分公文有发文与收文之分。 发文是指本机

86、关制发的公文，分为发往其他机关，或只发至本机关内部机构两种情况。 收文是指本机关收到其他机关制发的公文。2021/7/23154（2）根据行文关系划分 公文可分为上行文、平行文、下行文。 上行文是指下级机关向所属上级领导、指导机关报送的公文。 平行文是指同级机关或不相隶属机关之间往来的公文。 下行文是指上级领导、指导机关向所属下级机关发送的公文。2021/7/23155（3）根据文件的阅读范围和机密程度划分 公文可分为公布的文件、机密文件、内部文件三种。 公布的文件是指向人民群众或向国内外公开发布的文件。这类文件可以利用宣传工具发布。 机密文件是指内容涉及党和国家机密的文件，需要在一定 时期内

87、限定阅读范围以防泄密。根据内容涉密程度，这类文件又分为绝密级、机密级、秘密级三种。 内部文件是指在机关与组织内部阅读与使用的文件，不对外公布。2021/7/23156二、公务文书的种类及其用法 根据中共中央办公厅颁布的中国共产党机关公文处理条例（以下简称公文处理条例）和国务院颁布的国家行政机关公文处理办法（以下简称公文处理办法），目前党政机关常用的公文种类及其用法是： 1、命令（令） 命令（令）是国家权力机关和行政机关发布的具有强制性的领导、指挥文件。适用于依照有关法律公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员。2021/7/23157 2、决议 用于经会议讨论通过的重

88、要决策事项。 3、决定 用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。 4、指示 用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。2021/7/23158 5、公告 用于党和国家向国内外宣布重要事项或法定事项。 6、通告 用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。 7、通知 用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。2021/7/23159 8、通报 通报主要用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 9、议案 用于各级人民政府按法律程序向同级人民代表大会或人民代表大

89、会常委会提请审议事项。 10、报告 用于下级机关向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。2021/7/23160 11、请示 用于向上级机关请求批示、批准。 请示与报告作为两个上行文种，其作用和目的不同，应注意区别使用。 12、批复 用于答复下级机关的请示事项。业务主管机关回答平行或不相隶属机关询问的问题时不宜使用批复，宜用函。2021/7/2316113、条例 用于对某一方面的工作作比较全面、系统的规定。 14、规定 用于对某一方面的工作作比较具体的规定。 15、办法 用于对某项工作作具体的规定。16、意见 用于对重要问题提出见解和处理办法。 2021/7/2316217、函 用于

90、不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 18、会议纪要 用于记载、传达会议情况和议定事项。 在各类企业中，所指的公文一般为商务公文，主要分为介绍报告、请示、会议纪要、工作计划要点、公司及产品介绍、信函、讲话稿、可行性报告、工作总结、市场调查报告、说明等2021/7/23163 三、公务文书的体式与稿本 公文的体式，又叫公文程式，指的是公文的体例和格式。体例即文体；格式包括公文结构的各个组成部分、各种管理标记和版面的安排、用纸尺寸等。公文稿本含文稿和文本两层意思。2021/7/23164 （一）公文结构 公文结构指的是公文的各个组成部分，即标题、发文字号、正文、发文机

91、关、收文机关、公文日期、盖印和签署、附件等。 1、标题。标题位于公文的开首、正文上端最醒目处，一般由责任者（发文机关）、事由和公文名称组成。如国务院关于加强档案工作的决定，“国务院”是责任者，即发文机关；“加强档案工作”是文件的事由，即主题；“决定”是公文名称。2021/7/231652、正文。正文是公文的主体和核心。它具体叙述公文内容，传达发文机关的意图，是公文最重要的组成部分。撰写正文要求内容符合党和国家的方针、政策和法律、法规，切合工作实际，层次清楚，文字简练，标点符号准确，不滥用简称，符合行文关系的用语要求。除综合性计划、报告外，一般要求一文一事，以便于处理。2021/7/231663

92、、发文机关。发文机关是公文的制发机关，即公文作者，发文机关名称写在正文之下偏右侧。 4、收文机关。收文机关，也叫受文机关，即公文的接收者。它是公文制发机关需要联系的对象。收文机关包括主送机关和抄送机关。 主送机关，指公文的主要受理机关。主送机关的位置写在标题之下、正文之前，靠左顶格式写，应使用全称或规范化简称、通称。2021/7/231675、公文日期。公文日期，指公文的成文时间，写在正文之后的发文机关位置之下。 6、盖印和签署。盖印和签署，是证实公文效力和表示发文机关对公文负责的一种标志和凭证。 7、附件。附件是附属于正文的公文或材料，作为对正文的说明或补充。正文之后所附的有关图表、统计数字

93、及其他公文材料等，是主件的组成部分。2021/7/23168 8、发文字号。发文字号简称文号，亦即发文编排号码。其作用是便于管理、检索和引用。 发文字号书写位置一般在文头与公文标题之间。其结构由发文机关代字、发文年份和发文顺序号三部分组成。如“中发19885号”，即代表中共中央1988年第5号发文。机关代字应独特、简洁，注意选取最能反映机关本质属性的代字，并力求保持一致。发文年份不能简写。两个以上的机关联合发文时，只标明主办机关的发文字号。2021/7/23169 （二）公文标记 公文标记是机关根据公文处理的规定与特殊需要在公文上加注的必要的标记，以表明该份公文的性质和处理要求，便于收文机关及

94、时处理和加强管理。公文的标记主要有秘密等级和保密期限、公文编号、紧急程度、签发人、附注和公文主题词等。2021/7/23170 1、密等级。公文的秘密等级简称密级。一般由公文制发机关根据公文内容涉及党和国家机密的程度来标定。中华人民共和国保守国家秘密法、公文处理办法规定，秘密公文应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”，并标明保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应标明份数序号。密级的位置，通常加方括号注明或在密级两侧各点一圆黑点，以示醒目。2021/7/231712、公文编号。公文编号也叫份号，是对同一文稿印制的公文逐份编写的顺序号。其作用是便于在文件登记分发、清退时对号核点，明确责任，保

95、障公文安全。公文编号一般印在版头左上角。如某份公文的第117份，可写成“. .00117”或“编号00117”。2021/7/231723、紧急程度。紧急程度也称缓急时限，是对公文送达和办理时间要求。一般分为急件、特急件两种。公文处理办法规定，紧急公文应分别标明“特急”和“急件”。其中电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。紧急程度通常标在公文左上角或右上角明显之处，加括号写明“急件”或“特急”。还有一些紧急公文则在正文之后（前）写明限时送达或限时办理完毕的具体的时间，如“限日前送达”、“限日内办理完毕”等2021/7/231734、签发人。签发人是指代表机关对公文的形成进行最后

96、审定并签署意见批准印发的领导人。签发人对其所签发的公文负有主要责任。 5、附注。附注是指附在公文正文之后的需要说明的其他事项。位置在公文正文末尾的次行左下侧，如加括号写明“此件发至县团级”或“此件可传达至党员群众”等。2021/7/231746、公文主题词。公文主题词是指最能确切表达公文主题的、规范化的名词或名词性词组。公文主题词要能准确表达公文主题，使人一看就知道该公文讲的是哪方面的内容。如省人民政府批转省人行、省农行、省工商行关于做好粮油等主要农副产品收购资金工作的报告的通知，主题词应标：“粮食 油料 收购资金 通知”。上行文按照上级机关的要求标注主题词。2021/7/23175（三）公文

97、的稿本 公文稿本含文稿和文本两层意思。文稿一般是指未正式印发前的文书材料，包括草稿和定稿。文本由指在公文正式发出后的各种物质形态，如正本、副本、暂行本和试行本、草案本、各种文字文本。同一公文的不同文稿与文本，在形式、内容与价值上有所不同。2021/7/23176关于印发关于印发安徽省档案馆安徽省档案馆档案接收规范档案接收规范的通知的通知省直各单位、省属各企业、省属各高校、中央驻皖单位：现将安徽省档案馆档案接收规范（试行）印发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。二一年八月二十四日文本文本(正本正本)文稿文稿(定稿定稿)2021/7/231771.草稿。草稿是公文在撰制过程中初步形成的，作为修改、讨

98、论和审批之用的原始稿件。 2.定稿。公文的定稿又称原稿。它是对公文草稿进行修改讨论或者审阅后，由会议通过或领导人签发的稿件。定稿是成熟的、定型的文稿，是机关制发公文的依据。定稿应与正式公文一并保存。2021/7/23178 3.正本。正本是机关根据公文的定稿印制或缮写的正式公文，具有机关发文的标准格式。公文的正本代表公文制发机关的法定权威，具有各种现行效用，是收文机关进行工作的依据 4.副本。副本又叫复本、抄本，是正本的复制本或同时印制的复份。在内容上，公文的副本与正本是一致的，其作用是供参考、传阅、备查。在特殊情况下，公文的副本同样能发挥正本的作用。2021/7/231795.暂行本、试行本

99、。暂行本、试行本主要用于条例、规章、办法等法规性公文，是法规性公文正本的一种特殊形式，在暂时推行或试验推行期间具有法定效用。 6.草案本。 7.各种文字文本。2021/7/23180四、公文格式 公文格式指的是公文的外观形式。它包括公文各个组成部分与公文标记在页面上的排置规定，以及版头设计、纸型规格、书写等方面的要求。 （一）公文用纸幅面尺寸及版面要求 公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210 mm297 mm。2021/7/23181297210A42021/7/23182（二）版面 1 、页边与版心尺寸 公文用纸天头（上白边）为37 mm1 mm，公文用纸订口

100、（左白边）为28mm1mm，版心尺寸为156 mm225 mm。 2021/7/231832251563728页边与版心尺寸272021/7/23184 2、字体和字号 如无特殊说明，如无特殊说明，公文格式各要素公文格式各要素一般用一般用3 3号仿宋号仿宋体字。特定情况体字。特定情况可以作适当调整。可以作适当调整。2021/7/23185一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。3 、行数和字数2021/7/231864 、文字的颜色 如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。 5、印制装订要求 （1） 制版要求 版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误

101、差不超过1 mm。 2021/7/23187 （ 2 ）印刷要求 双面印刷；页码套正，两面误差不超过2 mm。黑色油墨应当达到色谱所标BL100%，红色油墨应当达到色谱所标Y80%、M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。2021/7/23188（3 ）装订要求 公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4 mm，裁切后的成品尺寸允许误差2mm，四角成90度，无毛茬或缺损。 骑马订或平订的公文应当： a）订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处，允许误差4mm； b）无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固； 2021/7/23189 c）骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊

102、间的距离为3mm5mm。 包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。2021/7/23190 （三）公文格式各要素编排规则 1、 公文格式各要素的划分 公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。 页码位于版心外。2021/7/23191主体公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；版头公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；2021/7/23192版记公文末页首

103、条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。2021/7/23193000001 2、版头 （1 ）份号 如需标注份号， 一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。2021/7/23194（2）密级和保密期限 如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。000001机密1年2021/7/23195公文标记2021/7/23196（3 ） 紧急程度 如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。特急2021/7/

104、23197 （4 ）发文机关标志 由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。 发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。 联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。2021/7/2319835小标宋体字，小标宋体字，颜色为红色颜色为红色2021/7/23199联合发文文头式样2021/7/23200（ 5 ）发文字号 编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序

105、号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。 上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。2021/7/23201文号构成： 发文字号书写位置一般在文头与公文标题之间。其结构由发文机关代字、发文年份和发文顺序号三部分组成。 中发19885号中发字1988第05号2021/7/23202机关代字应独特、简洁，注意选取最能反映机关本质属性的代字，并力求保持一致。发文年份不能简写。两个以上的机关联合发文时，只标明主办机关的发文字号。 不得用文种作为发文代字，如 请201215号2021/7/2

106、3203（6 ）签发人 由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。 如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。2021/7/23204安徽省局文件安徽省局文件皖审皖审201120111212号号签发人：张签发人：张签发人：张签发人：张空空2行行3 3号仿宋体号仿宋体3 3号楷体号楷体2021/7/23205 （7） 版头中的分隔线 发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。4 mm2021

107、/7/23206 3、 主体 （1 ）标题 一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。空空2行行2021/7/23207（2 2） 主送机关主送机关 编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，标注方法。2021/7/23208（3 ） 正文 公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“

108、（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。3号仿宋体字号仿宋体字2021/7/23209 文中结构层次序数依次可以用“一、”“ （一）”“1.”“（1）”标注； 一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。一 、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX( (一一)XXXXXXXX)XXXXXXXX1.XXXXXX1.XXXXXX(1)XXXXXX(1)XXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX (2) (2) 2.XXXXX

109、XXXX 2.XXXXXXXXX二、二、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（二）（二）XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX1.XXXXXXXXX1.XXXXXXXXX(1)XXXXXX(1)XXXXXX黑体字黑体字2021/7/23210一 、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX( (一一)XXXXXXXX)XXXXXXXX1.XXXXXX1.XXXXXX(1)XXXXXX(1)XXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX (2) (2) 2.XXXXXXXXX 2.XXX

110、XXXXXX二、二、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（二）（二）XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX1.XXXXXXXXX1.XXXXXXXXX(1)XXXXXX(1)XXXXXX楷体字楷体字2021/7/23211一 、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX( (一一)XXXXXXXX)XXXXXXXX1.XXXXXX1.XXXXXX(1)XXXXXX(1)XXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX (2) (2) 2.XXXXXXXXX 2.XXXXXXXXX二、二、

111、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（二）（二）XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX1.XXXXXXXXX1.XXXXXXXXX(1)XXXXXX(1)XXXXXX仿宋体字仿宋体字2021/7/23212（4) 附件说明 如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。2021/7/23213（)发文机关署名、成文日期和印章 1）加盖印章的公文。成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空

112、白印章。 单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。2021/7/23214加盖印章的公文2021/7/23215不加盖印章的公文不加盖印章的公文不加盖印章的公文不加盖印章的公文不加盖印章的公文2021/7/23216加盖签发人签名章的公文2021/7/23217空四字空四字2）成文日期中的数字。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。2021/7/23218 3）特殊情况说明 当公文排版后所剩空白

113、处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。2021/7/23219（6 )附注 如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。 附注是指附在公文正文之后的附注是指附在公文正文之后的需要说明的其他事项。位置在公需要说明的其他事项。位置在公文正文末尾的次行左下侧，如加文正文末尾的次行左下侧，如加括号写明括号写明“此件发至县团级此件发至县团级”或或“此件可传达至党员群众此件可传达至党员群众”等等2021/7/23220（7)附件 附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在

114、版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。 2021/7/23221 如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。2021/7/232224 版记 (1 ) 版记中的分隔线 版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0. 35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0. 25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。2021/7/232232021/7/23224 (2 )抄送机关 如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关

115、和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。 如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。2021/7/23225 (3 )印发机关和印发日期 印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。 版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔

116、线隔开。2021/7/23226 5 、页码 一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。2021/7/23227110112021/7/23228 （四）公文的特定格式 1、信函格式发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。 发文机关标志下4 mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20 mm处印一条

117、红色双线（上细下粗），线长均为170 mm，居中排布。2021/7/23229如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3 3号汉字高度的号汉字高度的7/87/8。 发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为色双线下，与该线的距离为3 3号汉字高度的号

118、汉字高度的7/87/8。 2021/7/23230标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行 第二条红色双线上一行如有文字，与该线的第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为距离为3 3号汉字高度的号汉字高度的7/87/8。 首页不显示页码。首页不显示页码。 版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。公文最后一面版心内最下方。2021/7/232312021/7/232321、发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，联合行文用时，使用主办机关标志。2021/7/232332、发

119、文机关标志下4 mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20 mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170 mm，居中排布。2021/7/2323430如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。2021/7/232352021/7/232362行行首页不显示页码首页不显示页码2021/7/232372、纪要格式 纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35 mm，推荐使用红色小标宋体字。 标注出席人员名单，一般用3号黑体

120、字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。2021/7/23238标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。 纪要格式可以根据实际制定。2021/7/23239 XXXX会议纪要 (第1号)XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.。附件：1.XXXXXXXXXX2.XXXXXXXXXX出席：XXX XXX XXXX 缺席：XXX XXX 列席：XXX XXX XXX主题词：352021/7/23240 XXXX会

121、议纪要 (第1号)XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.。附件：1.XXXXXXXXXX2.XXXXXXXXXX出席：XXX XXX XXXX 缺席：XXX XXX 列席：XXX XXX XXX主题词： 纪要标志由纪要标志由“XXXXXXXXXX纪要纪要”组成，居中排组成，居中排布，推荐使用布，推荐使用红色小标宋体红色小标宋体字字。2021/7/23241 XXXX会议纪要 (第1号)XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.。附件：1.XXXXXXXXXX2.XXXXXXXXXX出席：XXX XXX XXXX 缺席：XXX XXX 列席

122、：XXX XXX XXX主题词：2021/7/23242 XXXX会议纪要 (第1号)XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.。附件：1.XXXXXXXXXX2.XXXXXXXXXX出席：XXX XXX XXXX 缺席：XXX XXX 列席：XXX XXX XXX主题词：2021/7/23243 XXXX会议纪要 (第1号)XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.。附件：1.XXXXXXXXXX2.XXXXXXXXXX出席：XXX XXX XXXX 缺席：XXX XXX 列席：XXX XXX XXX主题词：2021/7/23244 XXX

123、X会议纪要 (第1号)XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.。附件：1.XXXXXXXXXX2.XXXXXXXXXX出席：XXX XXX XXXX 缺席：XXX XXX 列席：XXX XXX XXX主题词：版记2021/7/23245 五、公文处理（一）收文处理程序 收文处理程序是指收文机关对收到的公文进行办理的过程，包括机关自收到公文到阅办完毕的全部过程，环节有签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等。2021/7/23246 1.签收。签收是指收件人对收到的公文进行核对与确认并在送文者的传递公文单或送文簿上签字，以示收到。 2.收文登记。收文登记是指对收到的

124、公文的内容信息进行分门别类的登录，其目的在于加强对来文的管理，便于公文平时的核对、统计、催办以及日后查找、利用。收文登记的形式，主要有簿册式登记、联单式登记、电脑登录三种。2021/7/23247收文登记簿内页参考样式如下：序号序号收文收文日期日期来文机关来文机关公文公文标题标题发文字号发文字号密级密级附件附件份数份数承办承办单位单位承办人承办人清退清退情况情况备注备注2021/7/232483.收文审核 收文审核是指机关文秘人员在分门别类地拟办公文之前，对收到的公文，特别是下级机关上报的需要办理的公文进行阅知检查的活动。其目的是为了提高办文、办事效率。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符

125、合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；2021/7/23249涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。经审核，对符合规定的公文，收文单位的文秘部门应当及时提出拟办意见，送负责人批示或交有关部门办理；对不符合规定和办理范围的公文，经收文单位室负责人同意后，可以退回来文单位，并说明理由。2021/7/232504.拟办拟办就是对需要办理的公文，提出初步办理意见，供领导同志批办时参考。拟办工作一般由办公室的主任或业务部门的负责人进行。拟办意见应及时、准确、简洁具有可操作性。需两个以上部门办理的应当明确主办部门，紧急公文应当明确办理时限。拟办意见应工整

126、地书写在收文处理单上。 收文处理单参考样式如下：2021/7/23251来文单位发文字号文件标题收文时间收到分数要求办结时间拟办意见领导批示办理结果XXX单位公文处理单2021/7/232525.批办 批办是指由机关（部门）领导人对公文办理提出最终处理意见的活动。批办意见要明确、具体、简洁、前后一致，并规范地书写在收文处理单的批办栏内，完整签署姓名和日期。2021/7/23253 6.承办 承办是指有关部门或人员根据领导的批办意见，结合本部门的实际情况，具体处理公文的活动。承办是公文处理的核心环节，也是检验机关工作质量和效率的重要标示之一。2021/7/232547.催办 催办是指机关文秘部门

127、（人员）对需要办复的公文，根据重要程度和缓急时限，适时进行督促检查的活动。其目的是防止文件积压和延误，促使公文效用尽快实现。2021/7/23255（二）发文处理程序（二）发文处理程序 凡是以本机关名义制发的公文称为发文，对发文进行办理的过程就是发文处理程序。发文处理工作环节包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等。 1.草拟。草拟即起草公文。机关业务性文稿，一般由机关业务处（科）室起草；综合性文稿，一般由机关综合办公部门起草；重要文稿或特殊文稿亦可由机关领导人起草或指定专人起草。2021/7/232562.2.发文审核发文审核 发文审核亦称核稿，是指按照一定的原则和方法在公文签发

128、之前对其进行全面检查、修正的工作。审核工作一般由办公室负责人担任。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否正确等。审核人对文稿核查无误后，应在发文处理单的相应栏目内签注姓名、日期。 2021/7/23257发文处理单参考样式如下：签发意见拟稿人 年 月 日审核人 年 月 日复核人 年 月 日文号密级保密期限紧急程度印制份数公文标题主送机关抄送机关附件主题词2021/7/23258公文处理单,也公文处理标签。 这省档案局发文标签供参考。2021/7/232593.签发 签发是指机关领导人对经审核后的文稿进行最后审定，签注发出意见。签发工作是

129、机关领导人行使职权、履行职责的重要手段，是一项十分严肃的工作。签发人必须是负有法定职责的领导人或被授权的部门负责人。以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者主要负责人授权的其他负责人签发。2021/7/23260签发的基本要求：一是签发意见要明确、具体，不能以划圈代替签发；二是签发人必须签署自己的姓名和日期；三是签发公文应使用钢笔或毛笔。2021/7/232614.复核 经签发的文稿在正式印制之前，应对公文进行全面系统的复查，以确保发文准确、规范，这就是发文复核工作。复核工作一般由文秘部门（人员）承担。复核的重点是：审批

130、签发手续是否完备；印制份数、发文字号是否有误；附件材料是否齐全；格式是否规范等。2021/7/232625.缮印 缮印是指依据公文定稿制作正规公文的工作。在缮印之前，应对签发文稿进行登记，登记的内容一般有：文号、题名、密级、缓急程度、份数、日期、主送机关、发送范围、承办人、审核人、签发人等，以便将有关内容一并缮印。2021/7/232636.用印 用印是指在制成的公文上加盖机关或领导人印章。通常以机关名义的发文应加盖机关印章，以领导人名义的发文应予签署。除已经法定领导人或其法定代表正式签署的公文外，行政机关的公文（会议纪要除外）不经用印，一律无效。机关用印应限定在法定权限内使用，以谁的名义制发

131、公文，就加盖谁的印章。代章时应标明“代章”字样。用印要求上不压正文，下骑年压月。2021/7/232647.发文登记 发文登记是指将发出公文的信息和发送对象、范围等情况登录在案，以备查考的活动。发文登记可与编制发文号的工作一起进行。目前我国多数机关采用簿册式登记形式。2021/7/23265发文登记簿参考样式如下：序号发文日期 发文字号标题密级份数发往机关 归档情况备注2021/7/232668.分发 分发是指将印制好的公文，按照发送范围的要求，装封发送给受文者的活动。公文分发方式主要有：普通邮寄、机要通信、机要交通、公文交换、电信（电报、电话、传真、计算机网络通讯）传递、专人送达等。急件要随

132、到随发。分发时要核对包封，秘密公文应标明密级和紧急程度，随文填写发文通知单。2021/7/23267 第四节 电子文件管理2021/7/23268一、电子文件的定义 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。2021/7/23269二、电子文件的种类 按照电子文件的信息存在形式来划分，电子文件可分为：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件、程序文件、数据文件等类型。 （1）文本文件 是指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字和符号表达的文件。2021/7/23270文本文件是通过特定的

133、编辑软件生成的，存储内容由ASCII标准代码和GB2312、GB18030等标准汉字代码构成。用不同文字处理软件编辑的文本文件一般不能交换使用，纯文本文件不包含格式代码，在使用时不受计算机硬件和软件类型的限制。2021/7/23271（2）图像文件 是指使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数字相机拍摄的照片等。纸质文件、缩微胶片均可经过扫描转换成数字图像文件。2021/7/23272（3）图形文件是指根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和把物理量用图标表示的图形等。计算机辅助设计（CAD）或绘图中产生的文件，如设计模型、图纸、图画等即为图形文件。2021/7/

134、23273（4）影像文件是指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面，如数字影视片、动画片等。视频捕获设备可将模拟影像转换成数字影像。2021/7/232742021/7/23275（5）声音文件是指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。用音频设备录入并转换为数字形式的文件，根据采样频率，主要有11kHz（电话质量）、22kHz（调频收音机质量）和44kHz（CD质量）三种。用编曲软件生成的文件一般被称为MIDI文件。还有一些音乐文件是将上述文件通过压缩或转换生成的，如MP3等。2021/7/23276（6）超媒体链接文件（O） 包含上述两种以上信息形式的

135、文件为“多媒体文件”，这种文件使用多媒体技术制作，具有较复杂的结构，必须使用多媒体计算机复现。2021/7/23277 （7）程序文件（P）是指为处理各种事务用计算机语言编写的程序，是一种计算机软件。 （8）数据文件（D）2021/7/23278三、电子文件的特点三、电子文件的特点1、非直读性（记录格式、载体）2、系统依赖性 （软件、硬件）3、信息与载体的可分离性 （分布不同地点）4、信息的不稳定性 (载体、格式、易修改)5、信息存储的高密度性（载体、压缩） 6、多媒体的集成性（文本、音视频） 7、信息的可操作性 （易修改、格式转换）2021/7/23279（易修改、格式转换）2021/7/2

136、3280四、电子文件的形成四、电子文件的形成1、产生与运行过程线形并发同时存在2、交换、归档、移交三个节点3、全程控制、前端控制2021/7/23281创建拟稿校批审批签发登记编号排版会商会签公文交换接点用印办理签收办理登记办理呈批办理承办归档鉴定公文交换公文归档节点归档收集整理归档保管归档进馆移交归档著录归档脱机管理进馆移交节点销毁办理会办办理批阅办理著录办理分类纸质文件mail多媒体发文归档利用互联网政务网内网电子文件管理流程2021/7/23282五、电子文件的收集五、电子文件的收集 3、收集内容 元素据指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件

137、、字处理和图形工具软件、字符集等数据。（GB/T 18894-2002） 对 象: 格式 如何保证：制度、手段2021/7/232832021/7/23284六、电子文件的归档六、电子文件的归档1、归档形式 逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。 物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。2021/7/23285电子文件归档和移交数据结构示意图电子文件归档和移交数据结构示意图磁盘年度档案名称。如2006年说明。TXT盒信息XML文件信息。XML 档案数据文件夹文件目录文件夹原件信息.XML原件1.CEB原件2.C

138、EB原件N.CEB元数据.XML留痕信息.XML日志信息.XML文件目录文件夹N原件信息.XML原件1.CEB原件2.CEB原件N.CEB元数据.XML留痕信息.XML日志信息.XML2021/7/23286六、电子文件的归档六、电子文件的归档2、归档程序一是电子文件形成签署、审批； 二是收集积累； 三是整理需归档的电子文件； 四是鉴定归档的电子文件，确定归档电子文件的档案属性； 2021/7/23287五是检测归档的电子文件；六是编制目录；七是编制归档说明；八是存入磁、光介质；九是复制备份；十是进行载体标识。2021/7/23288六、电子文件的归档六、电子文件的归档 3、电子文件归档要求

139、保证内容准确 进行规范化管理 脱机备份 数据与软件一并归档 2021/7/23289六、电子文件的归档六、电子文件的归档 数据不压缩 数据不加密 病毒检测 多套拷贝（一式3套） 与纸质档案同时归档 附加非电子签章 保存留痕信息 2021/7/23290七、电子文件的鉴定七、电子文件的鉴定1、鉴定内容 电子文件的真实性、完整性、有效性 归档范围、保管期限、密级2、采用方法 鉴定与检测相结合2021/7/23291八、电子文件的保管八、电子文件的保管1、存储介质的认定只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘 2、保管要求 （1）作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层 （2）单片载体应装盒，竖立

140、存放，且避免挤压 （3）远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离 （4）温度 1720 ，相对湿度 3545 2021/7/23292八、电子文件的保管八、电子文件的保管 3、有效性保证 （1）每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记 ，确认库存载体与新设备的兼容性 （2）磁性载体每4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10。 （3）应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。2021/7/23293 （4）迁移随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作，九、电子文件的利用九、电子文件的利用 1、利用方法： 提供拷贝 通讯传输 直接利用2021/7/232

141、94 2、注意事项： 封存载体不应外借 ； 不允许擅自复制 ； 利用时应使用拷贝件 ； 应遵守保密规定 ； 使用应在权限规定范围内。 2021/7/23295 第五节 中外合资档案管理中 应当注意的相关问题2021/7/23296 一、合资企业档案管理概述 1、本规定所称的合营企业档案，是指合营企业在各项活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的，对企业生产经营，科学技术管理具有查考使用价值的各种不同形式和载体的文件材料。 2、合营企业档案是真实反映本企业生产经营活动和工作发展的历史记录。各合营企业必须建立和健全档案，并将其列入本企业的工作和发展计划，加强领导，统筹安排。2021/7/2329

142、73、合营企业的档案工作，必须明确有一位企业的领导人分管，配备专职或兼职的档案工作人员具体管理。需要设置档案机构的，由企业领导决定。 4、合营企业档案工作应接受当地档案行政管理部门依法进行的监督和指导。 2021/7/232985、合营企业文件材料的归档范围，应包括合营企业的申请立项的意向书、可行性研究报告、合营合同、章程及批准文件、产品生产、经营销售、公共关系、技术管理、设备仪器、计划统计、物资供应、外汇管理、劳动工资、安全管理、人事管理、教育培训、科技研究、工程建设、开业结业以及其他方面的各种文件材料。 2021/7/23299二、档案归属问题 （一）属于合同、协议规定合营各方独自保密的技

143、术，其技术文件材料由合营各方指定专人保存。 （二）合资、合作企业形成的各种档案材料，在合营期为企业所有，任何一方或个人不得占为己有，双方因工作需要均可查阅。 2021/7/23300 （三）外商投资企业档案管理暂行规定（1994年12月29日档发字199423号） 第十一条 外商投资企业对保管到期的档案应当进行鉴定。鉴定工作由企业负责人、专业人员和档案人员组成的鉴定小组负责，直接对档案进行鉴定。对失去保存价值的档案列出销毁清单，报经董事会审批后销毁，销毁清单永久保存。其中，会计档案按中华人民共和国会计法的有关规定执行。 2021/7/23301 第十二条 外商投资企业的中外各方都有利用档案的权

144、利，应当建立健全并严格执行档案利用制度，防止失密和泄密。中国政府有关部门依法执行公务需要查阅企业档案时，企业应予提供。 2021/7/23302第十三条 外商投资企业终止、解散后，中外合资经营企业、中外合作经营企业的档案交由原中方合资、合作者妥为保存，或向当地国家档案馆移交。外资企业的档案按以下情况，分别处理： 1外资企业延长期限、分立、合并或其他事项变更的，该企业的档案向变更后的企业移交。 2021/7/233032外资企业期满或依法宣告破产的，该企业的档案按第十一条规定执行。 3外资企业因违反法律、行政规章被依法责令关闭的，按照有关机关的决定处理。 4原企业根据需要可保存有关档案的复制件。

145、 2021/7/23304第十四条 有下列行为之一的，根据情节轻重，给予行政处分或处罚；造成损失的，根据档案的价值和数量，责令赔偿；构成犯罪的，应当依法追究当事人的责任： 1损毁、丢失或擅自销毁应当归档保存的文件材料和档案的； 2涂改、伪造档案的； 3私自出卖、倒卖档案的， 4擅自占有和非法携带档案出境的； 5档案工作人员玩忽职守造成损失的。 2021/7/23305（四）（四）档案法实施办法档案法实施办法 档案法实施办法第十七条 属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者可以向各级国家档案馆寄存、捐赠或者出卖。向各级国家档案馆以外的

146、任何单位或者个人出卖、转让或者赠送的，必须报经县级以上人民政府档案行政管理部门批准；严禁向外国人和外国组织出卖或者赠送。 2021/7/23306档案法实施办法第十八条 属于国家所有的档案，任何组织和个人都不得出卖。 国有企业事业单位因资产转让需要转让有关档案的，按照国家有关规定办理。 第十九条 各级国家档案馆馆藏的一级档案严禁出境。 各级国家档案馆馆藏的二级档案需要出境的，必须经国家档案局审查批准。2021/7/23307各级国家档案馆馆藏的三级档案、各级国家档案馆馆藏的一、二、三级档案以外的属于国家所有的档案和属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案及其复制件，各级国家档案馆以及机关、团体、企业事业单位、其他组织和个人需要携带、运输或者邮寄出境的，必须经省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门审查批准，海关凭批准文件查验放行。 2021/7/23308谢谢大家2021/7/23309个人观点供参考，欢迎讨论