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1、教育部教育部作业标教育部教育部作业标准化准化(SOP)流程图制作流程图制作规范规范教育部教育部作業標準化(SOP)流程圖製作規範 目 錄壹、前言貳、目的參、流程圖符號肆、流程圖結構說明伍、流程圖繪製原則陸、範例柒、問題研討2教育部教育部作業標準化(SOP)流程圖製作規範 壹、前言(1/2)標準作業流程的意義 標準作業流程(SOP)是企業界常用的一種作業方法, 其目的在使每一項作業流程均能清楚呈現,任何人只要看到流程圖,便能一目了然, 有助於相關作業人員對整體工作流程的掌握。3教育部教育部作業標準化(SOP)流程圖製作規範 壹、前言(2/2)製作流程圖的優點:(一)所有流程一目了然,工作人員能掌
2、握全局。(二)更換人手時,按圖索驥,容易上手。(三)所有流程在繪製時,很容易發現疏失之處,可適時予以調整更正,使各項作業更為嚴謹。4教育部教育部作業標準化(SOP)流程圖製作規範 貳、目的一、為建立本部作業標準化(SOP)流程圖之可讀性及一致性,參考美國ANSI系統流程圖標準符號,及道勤企業管理顧問有限公司效率會議標準流程,製作符號及範例。二、本規範流程圖繪製,採用由上而下結構化程式設計(Top-down Structured Programming)觀念。三、對於製作流程圖共通性目標,本規範亦列出流程圖繪製原則。5教育部教育部作業標準化(SOP)流程圖製作規範 參、流程圖符號(1/2)選取圖
3、示 電腦的Word 軟體中,工具列插入圖片快取圖案流程圖6教育部教育部作業標準化(SOP)流程圖製作規範 參、流程圖符號(2/2)常用圖形 符 號名 稱意 義準備作業(Start)流程圖開始處理(Process)處理程序決策(Decision)不同方案選擇終止(END)流程圖終止路徑(Path)指示路徑方向文件(Document)輸入或輸出文件已定義處理(Predefined Process)使用某一已定義之處理程序連接(Connector)流程圖向另一流程圖之出口;或從另一地方之入口註解(Comment) 表示附註說明之用 7教育部教育部作業標準化(SOP)流程圖製作規範 肆、流程圖結構說明
4、 (1/13)循序結構(Sequence) (一)圖形: (二)意義:處理程序循序進行。 (三)語法:DO 處理程序1 THEN DO 處理程序28教育部教育部作業標準化(SOP)流程圖製作規範 肆、流程圖結構說明 (2/13)循序結構(Sequence) (四)實例: (五)運用時機: 本結構適用於具有循序發生特性之處理程序,而繪製圖形上下順序就是處理程序進行順序。9教育部教育部作業標準化(SOP)流程圖製作規範 肆、流程圖結構說明 (3/13)選擇結構(Selection) 二元選擇結構(基本結構) (一)圖形: (二)意義:流程依據某些條件,分別進行不同處理程序。 (三)語法:IF 條件
5、 THEN DO 處理程序1 ELSE DO 處理程序2條件處理程序3是否或10教育部教育部作業標準化(SOP)流程圖製作規範 肆、流程圖結構說明 (4/13)選擇結構(Selection) 二元選擇結構(基本結構) (四)實例: 11教育部教育部作業標準化(SOP)流程圖製作規範 肆、流程圖結構說明 (5/13)(五)運用時機: 1.本結構適用於須經選擇或決策過程,再依據選擇或決策結 果,擇一進行不同處理程序。 2.選擇或決策結果,可以用是、否、通過、不通過 或其它相對文字,來敘明不同路徑處理程序。 3.經選擇或決策結果之二元處理程序,可以僅有一個,例如 :僅有是或否的處理程序。12教育部教
6、育部作業標準化(SOP)流程圖製作規範 肆、流程圖結構說明 (6/13)選擇結構(Selection) 多重選擇結構(二元選擇結構變化結構) (一)圖形: (二)意義:流程依據某些條件,分別進行不同處理程序。 (三)語法:FOR 條件 P CASE 1 DO 處理程序1 CASE 2 DO 處理程序2 . CASE n DO 處理程序n13教育部教育部作業標準化(SOP)流程圖製作規範 肆、流程圖結構說明 (7/13)選擇結構(Selection) 多重選擇結構(二元選擇結構變化結構) (四)實例: 4.普通件處理程序3. 速件處理程序2. 最速件處理程序1.公文會簽會核時限判定14教育部教育
7、部作業標準化(SOP)流程圖製作規範 肆、流程圖結構說明 (8/13)(五)運用時機: 1.本結構是二元選擇結構之變化,流程依據選擇或決策結 果,擇一進行不同處理程序。 2.選擇或決策結果路徑名稱,可用不同文字,來敘明不同 路徑之處理程序。15教育部教育部作業標準化(SOP)流程圖製作規範 肆、流程圖結構說明 (9/13)重覆結構(Iteration) REPEAT-UNTIL結構 (一)圖形: (二)意義:重覆執行處理程序直到滿足 某一條件為止,即直到條件 變成真(True)為止。 (三)語法:REPEAT DO 處理程序 UNTIL 條件16教育部教育部作業標準化(SOP)流程圖製作規範
8、肆、流程圖結構說明 (10/13)重覆結構(Iteration) REPEAT-UNTIL結構 (四)實例: 17教育部教育部作業標準化(SOP)流程圖製作規範 肆、流程圖結構說明 (11/13)(五)運用時機: 1.本結構適用於處理程序依據條件需重覆執行的情況,而當 停止繼續執行的條件成立後,即離開重覆執行迴圈至下一 個流程。 2.本重覆結構是先執行處理程序,再判斷條件是否要繼續執 行。18教育部教育部作業標準化(SOP)流程圖製作規範 肆、流程圖結構說明 (12/13)DO-WHILE結構 (一)圖形: (二)意義:除了在執行處理程序之前,得先 測試條件外,DO- WHILE結構 和REP
9、EAT-UNTIL結構很相 似,若條件為偽(False),),就不 再執行處理程序。 (三)語法:WHILE 條件 DO 處理程序 END重覆結構(Iteration) 19教育部教育部作業標準化(SOP)流程圖製作規範 肆、流程圖結構說明 (13/13) DO-WHILE結構 (四)實例: (五)運用時機: 1.本結構適用於處理程序依據條件需 重覆執行的情況,而當停止繼續執 行的條件成立後,即離開重覆執行 迴圈至下一個流程。 2.本重覆結構是先判斷條件是否成 立,再執行處理程序。重覆結構(Iteration) 20教育部教育部作業標準化(SOP)流程圖製作規範 伍、流程圖繪製原則 (1/8)
10、一、流程圖分中心主軸及旁支說明,主軸內各流程圖文字請鍵入 KEY WORD,各細部流程若需補充說明,請精簡條列以虛 線旁支說明,每點以不超過二行為原則。二、各項細部流程有辦理期程者,應註明。三、各項步驟有選擇或決策結果,如(可、否)、)、通過、不通 過或其他相對文字時,請回饋校正流程是否有遺漏,以避 免懸而未決狀況。四、注意各流程圖動線勾稽的合理性、並考量是否需建置分表或 合成簡要總表,分表與總表應以符號、顏色或欄位等區隔, 使人一目瞭然。21教育部教育部作業標準化(SOP)流程圖製作規範 伍、流程圖繪製原則 (2/8)五、流程圖符號繪製排列順序,為由上而下,由左而右。六、處理程序請以阿拉伯數
11、字,由1開始,依處理程序排列順序 編號,並以文字依處理程序功能命名。文字命名部份,以 動詞受詞及簡明扼要敘述為原則。若須表示處理程序 之單位,則在編號之後,加上單位名稱。 【實例1】22教育部教育部作業標準化(SOP)流程圖製作規範 伍、流程圖繪製原則 (3/8)【實例2】23教育部教育部作業標準化(SOP)流程圖製作規範 伍、流程圖繪製原則 (4/8)七、處理程序須以單一入口與單一出口(Single-Entry, Single- Exit)特性繪製。 【實例】 【修正前】 【修正後】 24教育部教育部作業標準化(SOP)流程圖製作規範 伍、流程圖繪製原則 (5/8)八、流程圖一頁放不下時,可
12、使用連接符號連接下一頁流程圖。 同一頁流程圖中,若流程較複雜,亦可使用連接符號來述明 流程連接性。連接符號內請以文數字標示,以資區別。九、相同流程圖符號宜大小一致。十、路徑符號宜避免互相交叉。【實例】 1.2.是否3.1.2.3.否是【修正前】【修正後】25教育部教育部作業標準化(SOP)流程圖製作規範 伍、流程圖繪製原則 (6/8)十一、同一路徑符號之指示箭頭應只有一個。 【實例】 【修正前】 【修正後】26教育部教育部作業標準化(SOP)流程圖製作規範 伍、流程圖繪製原則 (7/8)十二、開始符號在流程圖中只能出現一次,但結束符號則不限。 若流程圖能一目了然,則開始符號及結束符號可省略。十
13、三、選擇結構及重覆結構之選擇或決策條件,文字敘述應簡明 清晰,路徑並加註是及否或其它相對性文字指示 說明。十四、流程圖中若有參考到其他 已定義流程,可使用已定 義處理程序符號,不必重 複繪製。 【實例】 27教育部教育部作業標準化(SOP)流程圖製作規範 伍、流程圖繪製原則 (8/8)十五、流程圖若一頁繪製不下,可以使用階層性分頁繪製方式, 並在處理程序編號上表示其階層性。 【實例】 【第一頁】 【第二頁:處理程序2的階層性分頁繪製】 28教育部教育部作業標準化(SOP)流程圖製作規範 陸、 範例 兩種重覆結構的差異29教育部教育部作業標準化(SOP)流程圖製作規範 柒、問題研討 30教育部敬敬 請請 指指 教教簡 報 結 束31