时间管理教材

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1、时 间 管管 理理1二十一世二十一世纪的人的人们是如何看待是如何看待时间？有人有人说：“我没有足我没有足够的的时间！”我我们说：“每个人都每个人都拥有所有的有所有的时间！”有人有人说：“必必须要用要用办法法节省省时间。”我我们说：“不能不能节省省时间，只能使用，只能使用时间！”有人有人说：“工作工作时间越越长，干得越多。，干得越多。”我我们说：“收益收益递减减规律在起作用！律在起作用！”2“成就大的人比成就大的人比别人工作努力？人工作努力？”WORK SMART，BUT NOT WORK HARD！3课程大程大纲工作效益和工作效率工作效益和工作效率时间管理模式管理模式如何制定工作如何制定工作计

2、划划个人管理个人管理有效的会有效的会议技巧技巧4时间管理管理 = 控制事件控制事件TO DO THE RIGHT THINGS做对的事情！做对的事情！工作效率工作效率TO DO THE THINGS RIGHT把事情做对！把事情做对！如果路的方向走错了，走得再快又有什么意义呢如果路的方向走错了，走得再快又有什么意义呢？时间管理就是如何控制事件管理就是如何控制事件发生的生的过程。程。工作效益工作效益5你的工作效益分析你的工作效益分析每天我的三件最具价每天我的三件最具价值的事情的事情 1. _所需所需时间: _ 2. _ 所需所需时间: _ 3. _所需所需时间: _每天我的三件价每天我的三件价值

3、最小的事情最小的事情 1. _所需所需时间: _ 2. _ 所需所需时间: _ 3. _所需所需时间: _6只做最重要的事情只做最重要的事情! !7时间管理模式管理模式矩矩阵四四非非紧急非重要型急非重要型矩矩阵一一紧急重要型急重要型矩矩阵二二重要非重要非紧急型急型矩矩阵三三紧急非重要型急非重要型8矩矩阵一：一：紧急重要型急重要型通常是通常是紧急重要的工作，如：遇到危机、急重要的工作，如：遇到危机、紧迫的迫的问题、临近最后限期的工作等近最后限期的工作等在在这个矩个矩阵里的工作是由于缺乏里的工作是由于缺乏计划及划及时间管理不当而造成的。管理不当而造成的。9矩矩阵二：重要非二：重要非紧急型急型这是一

4、个最理想是一个最理想时间管理矩管理矩阵，有效的，有效的时间管理者都希望把他管理者都希望把他们的的时间花在花在这里。里。它包括：它包括：计划、防止危机，制定划、防止危机，制定应变措施，措施，建立关系等。建立关系等。矩矩阵二的关二的关键是把注意力集中在工作目是把注意力集中在工作目标上。而上。而计划和划和组织工作是工作是实现目目标的重要的重要活活动。10矩矩阵三：三：紧急非重要型急非重要型包括包括紧急但不重要的工作，例如：某些急但不重要的工作，例如：某些干干扰，电话、信件、信件、报告、会告、会议及某些及某些迫切的其它事情。迫切的其它事情。这些工作些工作虽然然紧急性近似于矩急性近似于矩阵一，但一，但实

5、际上上这些工作并不重要，只是些工作并不重要，只是对别人人来来说是重要的。是重要的。11矩矩阵四：非四：非紧急非重要型急非重要型这些工作既不些工作既不紧急又不重要，例如急又不重要，例如处理理一些一些琐碎的事情，碎的事情，阅读邮寄宣寄宣传品、寄品、寄信、复印等。信、复印等。最理想的是不要在最理想的是不要在这个矩个矩阵里浪里浪费时间，因因为矩矩阵四是一个逃避型的矩四是一个逃避型的矩阵。12如何达到理想的如何达到理想的时间管理模式？管理模式？确定自己的目确定自己的目标是什么；是什么；了解要达到目了解要达到目标所要做的具体工作；所要做的具体工作；预测你你对紧急情况的反急情况的反应；每日开始工作前花每日开

6、始工作前花15-20分分钟回回顾一下一下 你的工作目你的工作目标和和优先要做的事情；先要做的事情；养成制定养成制定“工作工作计划划”的的习惯。13如何制定工作如何制定工作计划？划？设定目定目标制制定定计划划安安排排优优先先次次序序14如何制定工作如何制定工作计划？划？设定目定目标SMART原原则：SPECIFIC明确的、具体的明确的、具体的MEASURABLE可衡量的可衡量的ATTAINABLE可达到的可达到的REALISTIC现实存在的存在的TIME-BASE有有时间基基础的的15设定目定目标 举例：例：在在2010年年11月月30日前日前完成本部完成本部门所有所有员工的工的“时间管理管理”

7、培培训。 练习： 每人每人设定一个个人工作或生活目定一个个人工作或生活目标。16如何制定工作如何制定工作计划？划？制定制定计划划个人每周工作计划个人每周工作计划（_月月_日至日至_月月_日日)工作目标工作目标:_17如何制定工作如何制定工作计划？划？安排安排优先次序先次序l每天开始工作前，必每天开始工作前，必须更新本周的工作更新本周的工作计划，并划，并且安排好且安排好优先次序。先次序。l在每天的工作在每天的工作过程中，程中，还需要需要经常常检查工作的工作的进度。度。“A” = 紧急任急任务，完成不了将会有，完成不了将会有严重后果重后果“B” = 重要任重要任务，有助于达成工作目，有助于达成工作

8、目标“C” = 次要事情，完成不了不会有大次要事情，完成不了不会有大问题18安排安排优先次序先次序个人每周工作计划个人每周工作计划（_月月_日至日至_月月_日日)工作目标工作目标:_优先次序用字母表示优先次序用字母表示: “A” 紧急紧急 “B” 重要重要 “C” 次次要要 A1、A2、A3 B1、B2、B3 C1、C2、C319制定完整工作制定完整工作计划划XXX每周工作计划每周工作计划（_月月_日至日至_月月_日日)留待明天留待明天 已取消已取消 已完成已完成 D已授权已授权 举例举例:工作目标：通过部门例会与员工布置下周工作任务。工作目标：通过部门例会与员工布置下周工作任务。20授授权授

9、授权是将你手是将你手头上的部分工作委任上的部分工作委任给下属，并下属，并给予适当的予适当的权限和自由度。限和自由度。你仍然是工作你仍然是工作结果的最果的最终负责人。人。使管理人使管理人员有更多有更多时间从事从事计划和管理工作。划和管理工作。授授权可以使下属可以使下属责任感增任感增强，同，同时也是培养人也是培养人才的方法。才的方法。21确定授确定授权的程度的程度机密或金额审批等机密或金额审批等亲历亲为亲历亲为从旁协助从旁协助双方均可双方均可提供帮助提供帮助完全授权完全授权分配其中一部分给下属完成分配其中一部分给下属完成视乎双方工作量决定是否授权视乎双方工作量决定是否授权要求下属完成，必要时提供帮

10、助要求下属完成，必要时提供帮助下属独立完成，自己尽量不介入下属独立完成，自己尽量不介入22如何授如何授权？为每个每个项目找到合适的人目找到合适的人选合理授予一定合理授予一定权限，并且限，并且让下属承担一下属承担一定的定的责任任让下属明确了解任下属明确了解任务的信息的信息与下属一起达成一个完成的最后限期与下属一起达成一个完成的最后限期整个整个过程程给予指予指导和跟和跟进给予激励，予激励，为更多的授更多的授权打下基打下基础23小小组讨论：如何制定部如何制定部门的工作的工作计划？划？分分组讨论，时间为30分分钟；以小以小组成成员中的一个部中的一个部门为例，根据例，根据实际情况情况为该部部门制定一个月

11、的制定一个月的工作工作计划划；将小将小组讨论结果写在大白果写在大白纸上。上。24个人管理个人管理个人浪个人浪费时间的因素的因素 电话干扰电话干扰 外界干扰外界干扰 贪求过多贪求过多 无法抗拒无法抗拒 拖延工作拖延工作 文书工作文书工作25电话干干扰为何要何要应接每一个接每一个电话？ 想当然的假想当然的假设 害怕冒犯害怕冒犯别人人 保持消息灵通保持消息灵通 享受社交享受社交乐趣趣 当作当作现成的借口成的借口26处理来理来电的技巧的技巧当在当在处理理重要事件重要事件时，处理来理来电的四个方法：的四个方法：代理代理尽量由尽量由别人回答别人回答转接转接转接给部转接给部门内其他门内其他能协助的人能协助的

12、人暂缓暂缓同事留言，同事留言，告知对方告知对方你何时复电你何时复电速办速办紧急状况紧急状况或重要人或重要人物电话物电话27处理打出的理打出的电话把需要打的把需要打的电话分分类，分批打完，分批打完集合所有集合所有电话，在某一个，在某一个时间一并打掉一并打掉最重要的最重要的电话先行先行处理理以以谈正事的立正事的立场作开作开场白白28个人管理个人管理个人浪个人浪费时间的因素的因素 电话干扰电话干扰 外界干扰外界干扰 贪求过多贪求过多 无法抗拒无法抗拒 拖延工作拖延工作 文书工作文书工作29应付外界干付外界干扰的技巧的技巧确定确定约见的的优先次序先次序l最重要的人和事最重要的人和事立即立即处理；理；l

13、次重要的人和事次重要的人和事如可迅速解决的，立即如可迅速解决的，立即处理，否理，否则，稍后，稍后应付；付；l次要的人和事次要的人和事安排在稍后的安排在稍后的时间处理。理。对于不断于不断骚扰你的人你的人l直截了当地告直截了当地告诉他你他你现在没空在没空30个人管理个人管理个人浪个人浪费时间的因素的因素 电话干扰电话干扰 外界干扰外界干扰 贪求过多贪求过多 无法抗拒无法抗拒 拖延工作拖延工作 文书工作文书工作31贪求求过多的心理成因多的心理成因揽下下过多的工作以多的工作以满足个人成就感足个人成就感缺乏安全感，缺乏安全感，为了了证明自己的价明自己的价值无法授无法授权，或缺乏授，或缺乏授权的技巧的技巧

14、对时间估算不切估算不切实际不知如何拒不知如何拒绝别人人没有没有计划和划和组织能力能力完美主完美主义32怎怎样抑止抑止贪求求过多的心理？多的心理？别再告再告诉自己工作越多越能自己工作越多越能发挥最好的最好的工作表工作表现千万不要插手下属没做的份内事千万不要插手下属没做的份内事不要假定每件事情都是不要假定每件事情都是现在非做不可在非做不可反省自己工作的反省自己工作的计划和划和组织是否合理是否合理不要凡事追求完美不要凡事追求完美33个人管理个人管理个人浪个人浪费时间的因素的因素 电话干扰电话干扰 外界干扰外界干扰 贪求过多贪求过多 无法抗拒无法抗拒 拖延工作拖延工作 文书工作文书工作34如何克服如何

15、克服“无法拒无法拒绝”？ 学会学会“拒拒绝”四部曲：四部曲：倾听倾听回绝回绝提出提出理由理由提供提供建议建议35个人管理个人管理个人浪个人浪费时间的因素的因素 电话干扰电话干扰 外界干扰外界干扰 贪求过多贪求过多 无法抗拒无法抗拒 拖延工作拖延工作 文书工作文书工作36拖延工作包括哪些？拖延工作包括哪些？不熟悉的工作不熟悉的工作带风险的工作的工作棘手的重大工作棘手的重大工作琐碎的工作碎的工作沉沉闷的工作的工作令人不快的工作或人事令人不快的工作或人事37 先做重要工作，后做次要工作先做重要工作，后做次要工作 不要只不要只顾完成完成“工作清工作清单”工工作作优先次序不明先次序不明 把工作分成若干份

16、把工作分成若干份 定出着手工作的定出着手工作的时间 把事情把事情“公开公开”，给别人知道人知道拖延工作拖延工作时间 确定何确定何时有此有此问题，尽量减少，尽量减少闲聊聊过多、做白日梦多、做白日梦 即即时去做去做 分派下属去做分派下属去做 放在待放在待处理文件架理文件架积压文件文件行行动问题如何避免拖延工作？如何避免拖延工作？38个人管理个人管理个人浪个人浪费时间的因素的因素 电话干扰电话干扰 外界干扰外界干扰 贪求过多贪求过多 无法抗拒无法抗拒 拖延工作拖延工作 文书工作文书工作39如何如何处理大量的文理大量的文书工作？工作？每天花每天花10分分钟清理你的清理你的电子子邮箱或桌面箱或桌面 的文

17、件的文件建立一套清楚、有条理的档案系建立一套清楚、有条理的档案系统不需要保留的文件在不需要保留的文件在处理完理完毕后立即弃掉后立即弃掉每月做一次每月做一次邮箱或档案的整理箱或档案的整理每年做一次每年做一次邮箱或档案的清理箱或档案的清理40练习3：个人管理：个人管理问卷卷用用5分分钟时间完成完成问卷；卷；请按个人以往按个人以往实际的情况填写。的情况填写。41有效的会有效的会议技巧技巧 只在必要的只在必要的时候开会候开会 提高会提高会议效率和成效效率和成效42有效的会有效的会议技巧技巧会会议举行前行前l确定会确定会议的目的：的目的：l协调行行动与交与交换资讯l讨论问题，达成决策，达成决策l激励激励

18、团队43有效的会有效的会议技巧技巧会会议举行前行前l预先先拟定会定会议议程，程，给每每项议题设下下时间限限制；制；l选定适当的开会日期和地点；定适当的开会日期和地点；l确定开会确定开会时间和和结束束时间；l确保确保议程在最少两个工作天前提供程在最少两个工作天前提供给与会者；与会者；l提前确提前确认与会者是否可以出席，有没有安排与会者是否可以出席，有没有安排代表出席。代表出席。44有效的会有效的会议技巧技巧会会议举行行时l准准时开始会开始会议；l会会议主持人主持人应明确会明确会议目的；目的；l议程上的事程上的事项应按其重要性按其重要性顺序序讨论；l紧守守议程，程，时间一到，就一到，就进行下一个行

19、下一个项目；目；l每个事每个事项均均应加以加以讨论，并且取得，并且取得协议；l如果需要召开下一次会如果需要召开下一次会议，结束会束会议前前应确确定下次会定下次会议日期、日期、时间、地点以及所需、地点以及所需时间。45有效的会有效的会议技巧技巧会会议后工作后工作l会会议结束后二十四小束后二十四小时内分内分发附有行附有行动要点要点的会的会议记录；l下次会下次会议前要与前要与负责行行动的人的人员联络，了解，了解这些行些行动的的进展。展。46会会议主持人的角色主持人的角色控制滔滔不控制滔滔不绝的成的成员；引引导较少少说话的成的成员投入投入讨论；控制控制议程上各个程上各个项目的目的讨论时间；聆听所有成聆听所有成员发表的意表的意见；总结各各项意意见，让与会者清楚了解各与会者清楚了解各项决决议；确保所有确保所有讨论没有偏离主没有偏离主题；引引导成成员充分充分发表意表意见后，尽力取得最后，尽力取得最终协议。47我们不能控制拥有多少时间，我们不能控制拥有多少时间，只能控制使用时间的方法。只能控制使用时间的方法。时间管理的真正价值不在于控时间管理的真正价值不在于控制时间，而在于运用时间改善制时间，而在于运用时间改善个人生活的方式。个人生活的方式。时间管理时间管理48