时间管理杨红杰课件

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1、1时间管理杨红杰课件认识时间障碍 分析如何运用时间掌握各种有效控制时间的工具订出行动方案课程目标课程目标时间管理杨红杰课件前前 言言浩瀚的宇宙间，时间是永恒的。浩瀚的宇宙间，时间是永恒的。但对于我们个人来讲，则是有限但对于我们个人来讲，则是有限的、相对的、短暂的的、相对的、短暂的 。3时间管理杨红杰课件我们常说：我们常说：时间就是生命！时间就是生命！时间就是金钱！时间就是金钱！时间就是效率！时间就是效率！ 4时间管理杨红杰课件人生最宝贵的两项资产：人生最宝贵的两项资产：头脑、时间头脑、时间什么事情，即使不用脑子，也要花费时间什么事情，即使不用脑子，也要花费时间 因此，管理时间的水平高低，会决定

2、你事业和因此，管理时间的水平高低，会决定你事业和 生活的成败。生活的成败。每个星期有每个星期有168小时，其中有小时，其中有56个小时在睡眠个小时在睡眠 中度过，中度过，21个小时在吃饭和休息中度过，剩下个小时在吃饭和休息中度过，剩下 91小时则由你来决定做什么小时则由你来决定做什么每天每天13小时。小时。如何根据你的价值观和目标管理时间，是一项重如何根据你的价值观和目标管理时间，是一项重要的技巧，他使你能控制生活，善用时间，朝自己要的技巧，他使你能控制生活，善用时间，朝自己的方向前进，而不至于在忙乱中迷失方向。的方向前进，而不至于在忙乱中迷失方向。5时间管理杨红杰课件平均平均8080岁寿命岁

3、寿命我们只有我们只有3 3年的时间去创造价值年的时间去创造价值, ,我们如何管理它？我们如何管理它？1-20、60-80忽略不计，余40 1年为1寸 项目项目项目项目 每天耗时每天耗时每天耗时每天耗时 40404040年耗时年耗时年耗时年耗时 结余结余结余结余睡眠 8小时 13.3年 26.7一日三餐 2.5小时 4.2年 22.5交通 1.5小时 2.5年 20电话 1小时 1.7年 18.3看电视、上网 3小时 5年 13.3看报、聊天 3小时 5年 8.3刷牙、洗脸、洗澡 1小时 1.7年 6.6休假、白日梦 闹情绪、身体不适2小时 3.3年 3.33.3时间管理杨红杰课件在许多时候，时

4、间往往决定一切！在许多时候，时间往往决定一切！千万别学古人，满头白发时感慨，千万别学古人，满头白发时感慨，时光荏苒，岁月如梭。时光荏苒，岁月如梭。“子在川上曰：逝者如斯夫！子在川上曰：逝者如斯夫！”7时间管理杨红杰课件 每每个个人人都都面面临临如如何何善善加加利利用用时时间间OROR有效利用时间的难题。有效利用时间的难题。现现实实生生活活中中，常常常常会会有有这这样样的的现现象象：做做一一件件相相同同的的事事情情，在在时时间间方方面面会发生不同的状况会发生不同的状况 8时间管理杨红杰课件有有的的人人效效率率高高、快快！1 1个个小小时时做做完完； 有的人效率低、慢！有的人效率低、慢！2 2个小

5、时做完个小时做完 或者在一个小时之内或者在一个小时之内有的人可以做完有的人可以做完3 3件事件事有的人可能做完有的人可能做完1 1件事件事是是不不是是人人与与人人之之间间的的能能力力差差异异如如此此之之大？大？9时间管理杨红杰课件事事实实上上，根根据据哈哈佛佛大大学学的的一一项项研研究究和和统统计计表表明明：超超过过60%60%的的人人并并非非能能力力上上的的原原因因，而而是是没没有有做做自自已已的时间管理的时间管理。10时间管理杨红杰课件时间管理的错误观念时间管理的错误观念时间管理只是常识，只要我把工作做好，时间管理只是常识，只要我把工作做好， 我的时间管理应该还不错我的时间管理应该还不错我

6、在压力下表现较好，我在压力下表现较好， 时间管理会令我时间管理会令我失去我的优势失去我的优势我有使用计事本和行事历，这还不够吗我有使用计事本和行事历，这还不够吗？时间管理杨红杰课件这个课程带给大家最这个课程带给大家最重要的讯息是重要的讯息是.不是教给你把事情做得快的技巧, 也不是教你怎样可以不眠不休明白自己问题所在明白自己问题所在, 我们需要作出怎样的决定我们需要作出怎样的决定, 及及我可以做些什么和要做些什麽我可以做些什么和要做些什麽时间管理杨红杰课件 我是否需要时间管理我是否需要时间管理13时间管理杨红杰课件请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案：（1）为了避免对棘手的难题采取行动，我于是

7、寻找理由和借口。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意（2）为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意（3）我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意（4）我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意（5）当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了当的答复。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意时间管理杨红杰课件6）我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意（7）试图令他人为管理者执行不愉快的工作。A

8、非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意（8）我经常将重要工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在夜晚或周末处理它。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意（9）我在过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制）时，以致无法处理所面对的困难任务。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意（10）在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每一个物件。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意时间管理杨红杰课件评分标准：“非常同意”4分，“略表同意”3分，“略表不同意”2分，“极不同意”1分。总分小于20分表示你不是拖延者，你也许偶尔有拖延的习惯。总分在21至30分之间表示你有拖延的毛病，但

9、不太严重。总分多于30分，表示你或许已患上严重的拖延毛病。时间管理杨红杰课件认识时间障碍认识时间障碍时间管理杨红杰课件什么是时间杀手什么是时间杀手? ? 时间管理杨红杰课件时间杀手的分类时间杀手的分类时间管理杨红杰课件时间杀手的分类时间杀手的分类时间管理杨红杰课件人最容易掉进的时间陷阱人最容易掉进的时间陷阱工作欠目标，优先次序不明确危机管理能力薄弱多项工作须同时进行自我组织问题外界骚扰拖延工作会议时间管理杨红杰课件许多的电话在响许多的电话在响许多的事要备忘许多的事要备忘许多的门与抽屉许多的门与抽屉开了又关关了又开如此的慌张开了又关关了又开如此的慌张我来来往往，我匆匆忙忙我来来往往，我匆匆忙忙从

10、一个方向到另一个方向从一个方向到另一个方向忙忙忙忙忙忙 盲盲盲盲盲盲盲的已经没有主张盲的已经没有主张盲的已经失去方向盲的已经失去方向忙的分不清欢喜和忧伤忙的分不清欢喜和忧伤忙的没有时间痛哭一场忙的没有时间痛哭一场22时间管理杨红杰课件造成时间浪费的主要因素（一）造成时间浪费的主要因素（一）人为因素人为因素企图做的太多企图做的太多安排紊乱，使用的工具杂乱无章安排紊乱，使用的工具杂乱无章不会说不会说“不不”缺乏自我约束能力缺乏自我约束能力做事经常拖延，犹豫不决做事经常拖延，犹豫不决工作时过多地和别人拉家常工作时过多地和别人拉家常争吵、发火争吵、发火压力、紧张压力、紧张23时间管理杨红杰课件造成时间

11、浪费的主要因素（二）造成时间浪费的主要因素（二）管理因素管理因素缺乏优先处理缺乏优先处理缺乏目标计划缺乏目标计划无效的委派无效的委派员工缺乏训练，执行力较低员工缺乏训练，执行力较低缺乏交流或交流不清缺乏交流或交流不清权责混乱权责混乱无危机管理意识无危机管理意识缺乏进度控制缺乏进度控制24时间管理杨红杰课件造成时间浪费的主要因素（三）造成时间浪费的主要因素（三）环境因素环境因素电话打断电话打断不速之客拜访不速之客拜访无效率的会议无效率的会议内容不全或延误的信息内容不全或延误的信息过多的文件，繁琐的程序过多的文件，繁琐的程序人员不足或过多人员不足或过多嘈杂的工作环境嘈杂的工作环境25时间管理杨红杰

12、课件时间管理是什么？时间管理是什么？ 我们来如何改进我们来如何改进? ?26时间管理杨红杰课件要懂得管理自己，要懂得管理自己，首先要认识自己首先要认识自己时间管理杨红杰课件要管理好自己吗要管理好自己吗? ? 抛弃恶习,引进新的工作方式和生活习惯订立目标妥善计划分配时间权衡轻重权力下放自我约束持之以恒时间管理杨红杰课件设定目标设定目标29时间管理杨红杰课件 目标是行动的导航灯! !为什么需要目标？为什么需要目标？时间管理杨红杰课件雾中的大洋雾中的大洋如果看见陆如果看见陆地地我一定能坚我一定能坚持持时间管理杨红杰课件成功就等于目标，其他的一切都是这句话的注解。美国潜能大师伯恩崔西语为什么需要目标？

13、为什么需要目标？时间管理杨红杰课件哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查：对象是一群智力、学历、环境都差不多的年轻人，调查发现 ：27%的人没有目标60目标模糊10有清晰但较短期的目标3有清晰且长期的目标为什么需要目标？为什么需要目标？时间管理杨红杰课件25年后调查发现 ：27%的人没有目标 60目标模糊 10有清晰但较短期的目标 3有清晰且长期的目标 社会的最底层，抱怨整个世界社会的中下层面安稳地生活与工作成为各行业的专业人士成为社会各界的顶尖人士为什么需要目标？为什么需要目标？时间管理杨红杰课件长期目标长期目标: :个人目标- 是否有关于健康, 休闲和营养等的目标?事业目标长期的目标应该是

14、长期的目标应该是可以鼓励自己和推动自己可以鼓励自己和推动自己!时间管理杨红杰课件短期目标短期目标项目计划( 例如推行 新产品上市)日常运作计划 ( 编写每月生产报告)每周的行事安排每日的需要完成的工作短期的目标应该是现实的短期的目标应该是现实的! !时间管理杨红杰课件S Specific -pecific -明确的M Measurableeasurable-可以量度的A Achievablechievable-可以达成的R Realisticealistic-实际可行的T Time Boundime Bound-有时间性的计划目标计划目标时间管理杨红杰课件命中是偶然的，打不中是必然的！命中是偶

15、然的，打不中是必然的！如如 果果 没没 有有 目目 标标时间管理杨红杰课件No wind favors him who has no destined port.风不会偏爱没有目的港的人风不会偏爱没有目的港的人39时间管理杨红杰课件拟拟定计划定计划设定目标设定目标40时间管理杨红杰课件那么实际上你正计那么实际上你正计划着失败划着失败如果你没有认如果你没有认真做计划真做计划41时间管理杨红杰课件行动行动1 1行动行动2 2行动行动M M目标计划书目标计划书所需所需资源资源开始开始时间时间完成完成时间时间完成完成人人追踪追踪时间时间时间分配不时间分配不时间分配不时间分配不合理合理合理合理42时间管

16、理杨红杰课件时间安排有时间安排有时间安排有时间安排有交叉交叉交叉交叉43时间管理杨红杰课件/时间已具体确定的事件时间已具体确定的事件时间已具体确定的事件时间已具体确定的事件/时间没有具体确定的待时间没有具体确定的待时间没有具体确定的待时间没有具体确定的待处理事项处理事项处理事项处理事项/电话、记录等信息电话、记录等信息电话、记录等信息电话、记录等信息提前一天提前一天每日计划表每日计划表44时间管理杨红杰课件生涯规划生涯规划时间管理杨红杰课件我们接下来要接触的这个技巧叫我们接下来要接触的这个技巧叫生涯规划首先，有个建议，不要自我设限，不首先，有个建议，不要自我设限，不要太快否定自己的梦想。现在，

17、让我们要太快否定自己的梦想。现在，让我们开始吧。开始吧。时间管理杨红杰课件步骤先开始编织美梦步骤先开始编织美梦包括包括你想拥有的，想做的，想成为的，想体验的我要问你一个问题：“如果你知道不可能失败，你想要得到什么；如果你百分之百相信会成功，你会采取什么行动？”现在，请坐下来，拿一张纸和一支笔，动手写下你的心愿。在你写的时候，不必管那些目标该用什么方式去达成，就是尽量写。时间管理杨红杰课件步骤审视你所写的步骤审视你所写的预期希望达成的时限预期希望达成的时限你希望何时达成呢？你希望何时达成呢？有实现时限的才可能叫目标没时限的只能叫梦想时间管理杨红杰课件步骤选出在这一年里对你最重要的四个步骤选出在这

18、一年里对你最重要的四个目标目标从你所列出的目标里选择你从你所列出的目标里选择你最愿意投入的、最令你雀跃欲试的、最能令你满足的四件事，并把的四件事，并把他们写下来。现在我建议你明确地、扼要地、肯定地他们写下来。现在我建议你明确地、扼要地、肯定地写下你实现它们的写下你实现它们的真正理由，告诉你自己能实现目，告诉你自己能实现目标的标的把握和它们对你的和它们对你的重要性。如果你做事知道如何找出充分的理由，那你就无所不能，因为追求目标的动机比目标本身更能激励我们时间管理杨红杰课件步骤核对目标是否与形成结果的五大规则相符步骤核对目标是否与形成结果的五大规则相符pp用肯定的语气来预期你的结果，说出你希望的而

19、非不希用肯定的语气来预期你的结果，说出你希望的而非不希望的望的pp结果要尽可能具体，还要明确订出完成的期限与项目结果要尽可能具体，还要明确订出完成的期限与项目pp事情完成时你要能知道完成了事情完成时你要能知道完成了pp要能抓住主动权，而非任人左右要能抓住主动权，而非任人左右pp是否对社会有利是否对社会有利时间管理杨红杰课件步骤列出你已经拥有的各种重要的资源步骤列出你已经拥有的各种重要的资源当你进行一个计划，就得知道该使用哪些工具。列出一张你所拥有资源的清单，里面包括自己的个性、朋友、财物、教育背景、时限、能力、以及其他。这份清单越详尽越好时间管理杨红杰课件步骤当你做完这一切，请你回顾过去步骤当

20、你做完这一切，请你回顾过去l l有那些你所列的资源会运用得很纯熟有那些你所列的资源会运用得很纯熟l l回顾过去找出你认为最成功的两三次经验回顾过去找出你认为最成功的两三次经验仔细想想是做了什么特别的事，才造成事业、健康、财务、人际关系方面的成功，请记下这个特别的原因。时间管理杨红杰课件步骤写下要达成目标本身所具有的条件步骤写下要达成目标本身所具有的条件步骤写下你不能马上达成目标的原因步骤写下你不能马上达成目标的原因首先你得从剖析自己的个性开始，n是什么原因妨碍你的前进？n要达成目标，你得采取什么做法呢？n如果你不确定，可以想想哪位成功者值得你去学习？你得从最终的成就倒算，往你目前的地位一步步列

21、出所需的做法。就你在第七条中找出的资料做为你设计未来计划的参考。时间管理杨红杰课件步骤针对四个重要目标，订出实现仔细步步骤针对四个重要目标，订出实现仔细步骤骤从你的目标往回订步骤从你的目标往回订步骤自问，我第一步该如何做，才会成功？自问，我第一步该如何做，才会成功？是什么妨碍了我，我该如何改变自己呢？是什么妨碍了我，我该如何改变自己呢？一定要记得你的计划得包含今天你可以做的，千万不要好高鹜远时间管理杨红杰课件步骤为自己找一些值得效法的模范步骤为自己找一些值得效法的模范 从你周围或从名人当中找出三、五位在你目标领域中有杰出成就的人，简单地写下他们成功的特质和事迹。 在你做完这件事，请你阖上眼睛想

22、一想，仿佛他们每一个人都会提供你一些能达成目标的建议，记下他们每一位建议的方法，如同他们与你私谈一样，在每句重点下记下他的名字。 回想过去曾有过的重大成功事迹。用置换技术将它与你新目标的图象置换。时间管理杨红杰课件步骤使目标多样化且有整体意义步骤使目标多样化且有整体意义步骤为自己创造一个适当的环境步骤为自己创造一个适当的环境步骤经常反省所做的结果步骤经常反省所做的结果时间管理杨红杰课件步骤列表写出过去已实现的目标事件 你要从其中看看自己学到了些什么你要从其中看看自己学到了些什么 这期间有哪些值得感谢的人这期间有哪些值得感谢的人 你有哪些特别的成就你有哪些特别的成就有许多人常常只看到未来，却不知

23、珍惜和善用已经拥用的。所以我要告诉你，成功的要素之一就是要存一颗感恩的心，时时对自己的现状心存感激时间管理杨红杰课件有了计划，为什么还是有了计划，为什么还是不能按时完成任务？不能按时完成任务？58时间管理杨红杰课件拟拟定计划定计划实施执行实施执行设定目标设定目标59时间管理杨红杰课件60时间管理杨红杰课件你属于哪种行为你属于哪种行为模式？模式？狮子型狮子型考拉型考拉型紧迫感紧迫感紧迫感紧迫感喜竞争喜竞争喜竞争喜竞争走路、动作较快走路、动作较快走路、动作较快走路、动作较快进餐迅速进餐迅速进餐迅速进餐迅速讨厌耽搁讨厌耽搁讨厌耽搁讨厌耽搁不耐心不耐心不耐心不耐心放松放松放松放松作决定需要一定时间作决

24、定需要一定时间作决定需要一定时间作决定需要一定时间走路、动作较缓走路、动作较缓走路、动作较缓走路、动作较缓若有所思若有所思若有所思若有所思乐于倾听乐于倾听乐于倾听乐于倾听耐心耐心耐心耐心61时间管理杨红杰课件考拉型的解决办法考拉型的解决办法,当机立断，现在就做当机立断，现在就做,平衡表法平衡表法,给自己设定最后时限给自己设定最后时限62时间管理杨红杰课件63时间管理杨红杰课件当你遇到突发当你遇到突发事件发生事件发生职责内职责内职责外职责外Say”No”Say”No”64时间管理杨红杰课件如何说如何说“不不”对事不对人对事不对人客气自然客气自然可附以适当的可附以适当的 建议建议65时间管理杨红杰

25、课件当你遇到突发当你遇到突发事件发生事件发生职责内职责内职责外职责外重要程度重要程度重要程度重要程度紧急程度紧急程度紧急程度紧急程度Say”No”Say”No”66时间管理杨红杰课件分清工作的轻重缓急分清工作的轻重缓急 基本任务基本任务如果不去做，就无法有效发挥你的作用的如果不去做，就无法有效发挥你的作用的任务。任务。你应当完成的任务你应当完成的任务一般指应最先完成的任务。一般指应最先完成的任务。你喜欢做的任务你喜欢做的任务在事先安排时间时，通常从不会去在事先安排时间时，通常从不会去做的事。做的事。不甚重要的任务不甚重要的任务容易而有趣，通常首先会去做。容易而有趣，通常首先会去做。时间管理杨红

26、杰课件I+重要性MIMIIMIIIMIVU+紧迫性I+ U+I+ UI U+I U工具：区分时间的重要性和紧迫性工具：区分时间的重要性和紧迫性重要的事：对个人工作生活会产生重大影响的事情。紧迫的事：此刻不做就会给我们带麻烦的事情。时间管理杨红杰课件紧急紧急 重要重要 不重要不重要 防患未然 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 规划、休闲 繁琐的工作 某些信件 某些电话 浪费时间之事 有趣的活动“重要重要”与与“紧要紧要”之区别之区别从容人从容人无用人无用人 危机 急迫的问题 有期限压力的计划压力人压力人 不速之客 某些电话 某些信件与报告 某些会议 必要而不重要的事 受欢迎的活动无聊人无聊人不

27、紧急不紧急时间管理杨红杰课件紧急紧急紧急紧急 重要重要重要重要 不重要不重要不重要不重要偏重第一类事务，结果 压力 精疲力竭 危机处理 忙于收拾残局不紧急不紧急不紧急不紧急时间管理杨红杰课件紧急紧急紧急紧急重要重要重要重要不重要不重要不重要不重要不紧急不紧急不紧急不紧急偏重第二类事务，结果 有远见，有理想 平衡 纪律 自制 少有危机时间管理杨红杰课件顺习惯做事会有越来越多的抱怨Proactive（制变）Reactive（应变）思考一下再去做知道什么是重要的，并按重要的原则去选择二者的区别就是选择，有选择比没有意识去选择好时间管理杨红杰课件 偏重第三类事务，结果 短视近利 危机处理 被视为巧言令

28、色 轻视目标与计划 缺乏自制力，怪罪他人 人际关系浮泛，甚至破裂紧急重要不重要不紧急 时间管理杨红杰课件紧急紧急紧急紧急重要重要重要重要不重要不重要不重要不重要不紧急不紧急不紧急不紧急偏重第四类事务结果 全无责任感 工作不保 依赖他人或社会机构维生时间管理杨红杰课件4D4D原则原则D Diarize（订出做的时间） 变为Do it latter（呆会做）D Do it now！（马上就做） D Dont do it。（别去做了）D Delegate授权别人去做重重 要要紧紧 迫迫时间管理杨红杰课件您把手机每天收到的电话全部记下来，晚上睡觉关机时看一下： 1、有几个电话是别人闲着没事打来的； 2

29、、有几个电话是您事前做好工作可以避免的 3、有几个电话是没有预约找您谈事情的时间管理杨红杰课件 在任何特定的群体中，在任何特定的群体中，重要的因子通常只占少数，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，而不重要的因子则占多数，因此只要能控制具有重要性因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。的少数因子即能控制全局。80/2080/20原则原则（ParetoPrincipleParetoPrinciple）77时间管理杨红杰课件theVitalFew&theTrivialMany柏拉圖法則花最少的力氣,獲得最多的效益你所完成的工作裡,80%的成果,來自於20%的時間=也就是說80%的

30、努力是與成果無關的时间管理杨红杰课件208020808 80 0/ /2 20 0原原则则79时间管理杨红杰课件80/2080/20原理意示圖原理意示圖80% 時間20%時間80% 成效20%成效重要的少數事物瑣碎的多數事物时间管理杨红杰课件n 必须做的必须做的n 应该做的应该做的n 可以做的可以做的81时间管理杨红杰课件优先顺序优先顺序每日计划表每日计划表82时间管理杨红杰课件83时间管理杨红杰课件管理好书桌，管理好书桌，才能管理好时间才能管理好时间现实中案例现实中案例84时间管理杨红杰课件建立有效的办公环境建立有效的办公环境尽量保持桌面整洁，只留正在做的事情尽量保持桌面整洁，只留正在做的事

31、情尽量保持桌面整洁，只留正在做的事情尽量保持桌面整洁，只留正在做的事情工作中经常要用到的用品应容易取得工作中经常要用到的用品应容易取得工作中经常要用到的用品应容易取得工作中经常要用到的用品应容易取得每一件物品应摆放在固定的位置每一件物品应摆放在固定的位置每一件物品应摆放在固定的位置每一件物品应摆放在固定的位置每天下班前将办公桌整理就绪每天下班前将办公桌整理就绪每天下班前将办公桌整理就绪每天下班前将办公桌整理就绪把不再需要的东西坚决扔掉把不再需要的东西坚决扔掉把不再需要的东西坚决扔掉把不再需要的东西坚决扔掉85时间管理杨红杰课件计算计算机机文具盒文具盒电电话话文文件件架架文文件件筐筐便便签签纸纸

32、日历日历常用电话常用电话周计划周计划周计划周计划常用电话常用电话废纸篓废纸篓剪刀、尺子剪刀、尺子计算器计算器曲别针等曲别针等名片夹名片夹工作台工作台储藏地储藏地86时间管理杨红杰课件文件处理原则文件处理原则每次只处理一份文件，一份文每次只处理一份文件，一份文件只处理一次件只处理一次每天排出固定的时间批量、集每天排出固定的时间批量、集中处理邮件、电话、信件中处理邮件、电话、信件 一项工作完成后文件就应马上一项工作完成后文件就应马上离开桌面，归入适当的档案离开桌面，归入适当的档案坚决扔掉不必要的文件坚决扔掉不必要的文件87时间管理杨红杰课件文件的处理方法文件的处理方法活动活动活动活动信息信息信息信

33、息资料存档资料存档资料存档资料存档待送出文件待送出文件待送出文件待送出文件待办文件待办文件待办文件待办文件备忘档案夹备忘档案夹备忘档案夹备忘档案夹分级分级分级分级处理处理处理处理ABC背包原则背包原则将同类的事情尽可能成批量处理将同类的事情尽可能成批量处理88时间管理杨红杰课件拟拟定计划定计划实施执行实施执行反馈总结反馈总结学习创新学习创新设定目标设定目标89时间管理杨红杰课件时间管理时间管理时间管理时间管理时间管理时间管理Time Time Time ManagementManagementManagement锦囊妙计锦囊妙计新编龟兔赛跑新编龟兔赛跑90时间管理杨红杰课件 一天，动物们聚集在

34、森林里看兔子与乌龟赛跑，看谁能摔先把山头上的红旗扛回原地，请来狼做裁判。 枪声一响，兔子撒腿就跑。三分钟不到，兔子回头一看，乌龟早就不见了。兔子想：就是睡上一觉也能取胜等兔子一觉醒来，太阳已经落山了！乌龟早就把红旗扛回来原地。 兔子不甘心，要求第二回合比赛。枪声一响，兔子总结第一次没赢的原因：态度要端正。兔子一口气就跑到了第一比赛的山头。可是怎么也找不到红旗，“红旗怎么不见呢？”原来第二次比赛的目的地和第一次恰恰相反，在另一个山头。兔子跑错了山头，第二回合又没有赢。 到了第三个回合，兔子眼睛死死盯着对面山头高高飘扬的红旗，拔腿就跑。突然，只听“扑通”一声，兔子一不小心居然冲进了河里。 最后一次

35、，从城南到城北，枪声一响，兔子总结了前三次失败的原因，抱着必胜的信心冲向目的地城的北边，才发现乌龟早已等候多时。 兔子很纳闷，问道：“龟哥，为什么你还能赢啊？”乌龟道：“时代进步科技发达了，我是打的过来的！”龟兔赛跑龟兔赛跑时间管理杨红杰课件总结兔子没有赢的原因： 第一回合：心态管理不好； 第二回合：目标不到位； 第三回合：行为出了问题：第四回合：学习创新没跟上；时间管理会让你从容应对各种事件 龟兔赛跑龟兔赛跑-结论结论时间管理杨红杰课件高效率期高效率期工作表中的重大问题工作表中的重大问题创造性的思考创造性的思考制定重要事情的工作计划制定重要事情的工作计划93时间管理杨红杰课件中效率期中效率期

36、与同事交换意见与同事交换意见处理回信及备忘录中的事情处理回信及备忘录中的事情做细部工作计划做细部工作计划94时间管理杨红杰课件低效率期低效率期基本的工作分类基本的工作分类接待访客接待访客例行性事务例行性事务电话联络电话联络95时间管理杨红杰课件充分利用记事本充分利用记事本. 待办琐事待办琐事. 物品清单物品清单把脑子空下来，把脑子空下来，装更有创造性的装更有创造性的事情事情96时间管理杨红杰课件运用运用Microsoft Outlook97时间管理杨红杰课件如何有效运用时间（一）如何有效运用时间（一）设定目标：工作起来才有方向感，并使所有的努设定目标：工作起来才有方向感，并使所有的努力都向同一

37、目标迈进，减少彷徨或犹豫。力都向同一目标迈进，减少彷徨或犹豫。做好工作计划：事先做好计划可避免在压力下工做好工作计划：事先做好计划可避免在压力下工作，按计划行事才不致错乱紧张。作，按计划行事才不致错乱紧张。设定优先次序：要善于选定何项工作应先完成，设定优先次序：要善于选定何项工作应先完成，哪些要优先进行。哪些要优先进行。持续追踪进度：利用日记簿、效率手册等工具对持续追踪进度：利用日记簿、效率手册等工具对任务完成的时间和期限进行分段追踪。任务完成的时间和期限进行分段追踪。有效授权并权责分明：纷乱常是浪费时间的主因，有效授权并权责分明：纷乱常是浪费时间的主因，良好的分工合作可使工作更有效完成。良好

38、的分工合作可使工作更有效完成。98时间管理杨红杰课件如何有效运用时间（二）如何有效运用时间（二）为突发事件预留时间：最好每天留出为突发事件预留时间：最好每天留出10%10%的时间的时间以处理突发事物。以处理突发事物。开会要简短有效：要设法使会议能有贡献，并使开会要简短有效：要设法使会议能有贡献，并使与会者都能从会议中得到所需。与会者都能从会议中得到所需。训练明确的沟通能力及指导能力：说话明确有力，训练明确的沟通能力及指导能力：说话明确有力，暗示或隐瞒易造成误解或误会。暗示或隐瞒易造成误解或误会。避免过分劳累：劳累时工作常需花更多时间。避免过分劳累：劳累时工作常需花更多时间。设法使自己有安静的时

39、刻：每天空出半小时想想设法使自己有安静的时刻：每天空出半小时想想计划，思考一些问题或激励自己。计划，思考一些问题或激励自己。文案工作系统化：将文案工作分类，集中处理。文案工作系统化：将文案工作分类，集中处理。99时间管理杨红杰课件减少时间浪费的技巧减少时间浪费的技巧电话强盗：电话强盗：请求简单的表达，要求结论，或者请求简单的表达，要求结论，或者说说“你说的情况，我已经清楚了你说的情况，我已经清楚了”追求完美：追求完美：一次决定，一次决定，6060分即可分即可会议强盗：会议强盗：确定主题、规定时间、站着开会确定主题、规定时间、站着开会100时间管理杨红杰课件总结什么内容？总结什么内容？101时间

40、管理杨红杰课件主管时间分配原则主管时间分配原则1、年/月/周/日拆分OR切割单位是重 要方法之一；2、每日工作细分： 记下今天要完成的1X项工 作；按顺序完成；其中不要 有间歇或持续的。必须是今 天完成；未完成的请当天加 班完成。 102时间管理杨红杰课件时间管理的方法时间管理的方法1 1、目标设定后，将目标拆分至周、目标设定后，将目标拆分至周/ /日；日；2 2、提提前前模模拟拟达达成成此此目目标标所所需需相相关关资资源源、支持。支持。 上级的支持可节省时间。上级的支持可节省时间。 对于你自己无法改变的对于你自己无法改变的 事情，不必浪费时间。事情，不必浪费时间。103时间管理杨红杰课件3

41、3、画墙报、画墙报。曲线图曲线图。甘特图甘特图( (下页详细讲解下页详细讲解- -好用工具好用工具）。4 4、合理使用记事本：、合理使用记事本：每天计划；备忘录；检核结每天计划；备忘录；检核结果；随身携带。果；随身携带。 104时间管理杨红杰课件 甘特图甘特图Gantt chart时间管理杨红杰课件 亨利亨利. .甘特甘特表明表明:强调强调: 20世纪提出的图表系统法,后以他的名字来命名的管理图表,它被认为是管理工作上的一次革命,社会历史学家视为 20世纪最重要的社会发明世纪最重要的社会发明工作计划中各“事件”之间在时间上的相互关系时间和成本在计划和控制中的重要性时间管理杨红杰课件甘特图简介甘

42、特图甘特图(Gantt chart)(Gantt chart)是本世纪初由亨利甘特开发的,内在思想简单,基本是一条线条图,横轴表示时间,纵轴表示活动(项目),线条表示在整个期间上计划和实际的活动完成情况.它直观地表明任务计划在什么时候进行,及实际进展与计划要求的对比.管理者由此极为便利地弄清一项任务(项目)还剩下哪些工作要做,并可评估工作是提前还是滞后,亦或正常进行.是一种理想的控制工具.时间管理杨红杰课件甘特的思想甘特的思想甘特的贡献甘特的贡献 把总的计划目标看成把总的计划目标看成 人们能够了解和执行的,具有相互关系的一系列计划或各项事件。 体现一个既简单又基本的控制原理体现一个既简单又基本

43、的控制原理从计划中选取关键内容并予以密切注视。时间管理杨红杰课件ABCDE甘特图甘特图任务一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月时间管理杨红杰课件ABCDE.带有分项目的甘特图带有分项目的甘特图任务一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月213457986时间管理杨红杰课件ABCDE.带有分项目和分项目网络的甘特图带有分项目和分项目网络的甘特图任务261345798一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月时间管理杨红杰课件一个人半年后的成就是完全可以预知的，因为，他不过是达成自己的短期目标而已。大多数人将一天可以做完的事情，拖到第二天、第三天甚至一星期才做完。 112时间管理杨红杰课件时间管

44、理箴言时间管理箴言 有所选择的利用时间就是节约了时间。有所选择的利用时间就是节约了时间。 弗郎西斯弗郎西斯. .培根培根 时间是最难得的资源，如果时间管理不时间是最难得的资源，如果时间管理不 好，那别的什麽也别想管理好。好，那别的什麽也别想管理好。 彼得彼得. .德鲁克德鲁克 时间就是生命，浪费时间就是浪费生时间就是生命，浪费时间就是浪费生 命，把握时间就是把握生命。命，把握时间就是把握生命。 ALAN LAKEINALAN LAKEIN113时间管理杨红杰课件拟拟定计划定计划实施执行实施执行反馈总结反馈总结学习创新学习创新设定目标设定目标回顾回顾114时间管理杨红杰课件时间管理的目的就是提高效率。时间管理的目的就是提高效率。115时间管理杨红杰课件时间管理杨红杰课件