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1、“ “华商纵横华商纵横”零售超市门店管理研讨班（中）零售超市门店管理研讨班（中） 单据稽核体系的建立单据稽核体系的建立二零零六年五月二零零六年五月 2024/7/201超市单据稽核体系的建立培训中小超市单据稽核体系的建立中小超市单据稽核体系的建立 中国零售业防损研究与交流中心主任中国零售业防损研究与交流中心主任 华商纵横总经理兼资深防损讲师华商纵横总经理兼资深防损讲师岳立群岳立群2024/7/202超市单据稽核体系的建立培训目录目录 超市单据稽核体系的建立超市单据稽核体系的建立 四流合一在单据稽核体系中的运用四流合一在单据稽核体系中的运用 单据稽核员的岗位职责单据稽核员的岗位职责 单据稽核员的
2、作业程序单据稽核员的作业程序 常用防损单据及稽核流程常用防损单据及稽核流程2024/7/203超市单据稽核体系的建立培训1. 1.单据稽核体系的建立单据稽核体系的建立2024/7/204超市单据稽核体系的建立培训2.2.四流合一在单据稽核中的运用四流合一在单据稽核中的运用2024/7/205超市单据稽核体系的建立培训3.3.单据稽核员的岗位职责单据稽核员的岗位职责 2024/7/206超市单据稽核体系的建立培训3-1 3-1 常用十大单据：常用十大单据： 单据稽核岗负责门店的单据稽核工作单据稽核岗负责门店的单据稽核工作, ,主要使主要使用的单据种类有用的单据种类有: : 1 1、报损单、报损单
3、 2 2、进退货单、进退货单 3.3.联营厂家进退货单联营厂家进退货单 4.4.调拨单调拨单 5.5.出入库单出入库单 6.6.厂商物品携入携出单厂商物品携入携出单 7.7.物品携入携出单物品携入携出单 8. 8. 赠品接收单赠品接收单 9.9.赠品发放登记表赠品发放登记表 10.10.办公用品登记表办公用品登记表. .2024/7/207超市单据稽核体系的建立培训3-23-2 十大工作职责：十大工作职责： （1 1）对每日发生在门店的商品进货、退换货认真核对数量、规）对每日发生在门店的商品进货、退换货认真核对数量、规 格、金额，并对相关票据进行整理备案。格、金额，并对相关票据进行整理备案。
4、（2 2）对门店的报损商品，认真核对数量、规格、认定。然后）对门店的报损商品，认真核对数量、规格、认定。然后 确定报损原因，并追究其责任，对相关票据整理备案。确定报损原因，并追究其责任，对相关票据整理备案。 （3 3）对客服台的赠品的进销存帐定期检查、核实；对进入店）对客服台的赠品的进销存帐定期检查、核实；对进入店 内进行绑赠的赠品，作登记，并发放赠品标识最后对客内进行绑赠的赠品，作登记，并发放赠品标识最后对客 服台的赠品和店内赠品每月月底盘点。服台的赠品和店内赠品每月月底盘点。 （4 4）对店内的办公用品、自用品进行登记并粘贴标识，定期）对店内的办公用品、自用品进行登记并粘贴标识，定期 进行
5、盘点。进行盘点。 （5 5）定期检查门店库存区的退换货区、报损区。并督促门店）定期检查门店库存区的退换货区、报损区。并督促门店 做好退换货和报损的工作。做好退换货和报损的工作。 2024/7/208超市单据稽核体系的建立培训3-23-2 十大工作职责：十大工作职责：（6 6）对联营加工区物品的进入进行登记管理，并对进入卖场）对联营加工区物品的进入进行登记管理，并对进入卖场 区的物品粘贴区别于正常商品的标识，定期进行盘点登区的物品粘贴区别于正常商品的标识，定期进行盘点登 记。记。（7 7）对门店收银员进行监督并对每日商品款的收交情况进行）对门店收银员进行监督并对每日商品款的收交情况进行 监督。监
6、督。（8 8）督促做好市调工作，对高于其它店销量商品的价格进行）督促做好市调工作，对高于其它店销量商品的价格进行 变价监督。变价监督。（9 9）对携出卖场的商品登记备案，并督促外借商品的及时归）对携出卖场的商品登记备案，并督促外借商品的及时归 还。还。（1010）对顾客退换的商品进行核实，追踪是否进入卖场，是）对顾客退换的商品进行核实，追踪是否进入卖场，是 否退空单。否退空单。2024/7/209超市单据稽核体系的建立培训4.4.单据稽核员的作业程序单据稽核员的作业程序2024/7/2010超市单据稽核体系的建立培训作业程序：作业程序： （1 1 1 1）每日对管理范围内的单据每日对管理范围内
7、的单据每日对管理范围内的单据每日对管理范围内的单据, , , ,进行审核进行审核进行审核进行审核, , , ,并签字确认并签字确认并签字确认并签字确认. . . . （2 2 2 2）对单据管理工作中产生的的问题）对单据管理工作中产生的的问题）对单据管理工作中产生的的问题）对单据管理工作中产生的的问题, , , ,分析原因分析原因分析原因分析原因. . . .提出解提出解提出解提出解 决方法及处理意见决方法及处理意见决方法及处理意见决方法及处理意见. . . . （3 3 3 3）对下列单据独立进行保管）对下列单据独立进行保管）对下列单据独立进行保管）对下列单据独立进行保管: : : : 报损
8、单报损单报损单报损单. . . . 联营厂家进退货单联营厂家进退货单联营厂家进退货单联营厂家进退货单. . . .厂商物品携入携出单厂商物品携入携出单厂商物品携入携出单厂商物品携入携出单. . . .物物物物 品携入携出单品携入携出单品携入携出单品携入携出单. . . .办公用品登记表办公用品登记表办公用品登记表办公用品登记表. . . . （4 4 4 4）对其它单据应保存防损联）对其它单据应保存防损联）对其它单据应保存防损联）对其它单据应保存防损联. . . .对无防损联单据对无防损联单据对无防损联单据对无防损联单据, , , ,应在登记应在登记应在登记应在登记 本上登记单据号本上登记单据
9、号本上登记单据号本上登记单据号. . . .2024/7/2011超市单据稽核体系的建立培训5.5.常用单据说明及稽核流程常用单据说明及稽核流程2024/7/2012超市单据稽核体系的建立培训5-1 5-1 厂商物品携出（携入）单厂商物品携出（携入）单 （一式三联）（一式三联） 指供应商携入（携出）门店的原材料、指供应商携入（携出）门店的原材料、办公用品、道具、展示物品等进出门店时应办公用品、道具、展示物品等进出门店时应填写的单据。填写的单据。主要流程：主要流程： 由供应商填写携出（携入）单由供应商填写携出（携入）单经办人清点数量经办人清点数量 部门经理签字部门经理签字 防损部清点数量携入防损
10、部清点数量携入 经办人申请经办人申请 部门课长、防损课长签字部门课长、防损课长签字 防防 损员清点留下携出联。损员清点留下携出联。2024/7/2013超市单据稽核体系的建立培训物品携入（出）单物品携入（出）单 编号：编号：日日 期期品品 名名数数 量量携入（出）原因携入（出）原因归还归还日期日期登记登记人人申请人：申请人：店长：店长：供货负责人：供货负责人：当班防损员：当班防损员：2024/7/2014超市单据稽核体系的建立培训5-2 5-2 报损单（一式三联）报损单（一式三联） 商品因变质、发霉、鼠咬或因过保质期商品因变质、发霉、鼠咬或因过保质期无法退换的商品需填写库存报损单。无法退换的商
11、品需填写库存报损单。 主要流程：主要流程： 由楼面填写手工报损单课长签字业务由楼面填写手工报损单课长签字业务部部 签字店长签字防损部签字会同收货、签字店长签字防损部签字会同收货、财务清点。财务清点。2024/7/2015超市单据稽核体系的建立培训5-3 5-3 库存更正单库存更正单 商品因包装系数过大，影响销售故拆零商品因包装系数过大，影响销售故拆零或拆散售卖，需填写库存更正单。或拆散售卖，需填写库存更正单。主要流程：主要流程： 由楼面填写库存更正单防损部清点数量由楼面填写库存更正单防损部清点数量 店长审核店长审核 业务部审核网络部作单处理业务部审核网络部作单处理 财务作帐财务作帐2024/7
12、/2016超市单据稽核体系的建立培训5-4 5-4 商品退、换货单商品退、换货单 商品因质量或其它因素造成该商品无法商品因质量或其它因素造成该商品无法售卖要求供货商退货或换货需填写商品退、售卖要求供货商退货或换货需填写商品退、换货单。换货单。 主要流程：主要流程： 由楼面填写退、换货单课长审核由楼面填写退、换货单课长审核 业务业务审核审核 财务签字店长签字财务签字店长签字 收货、防损、供收货、防损、供应商签字应商签字 网络部作单处理、财务作帐网络部作单处理、财务作帐2024/7/2017超市单据稽核体系的建立培训5-5 5-5 顾客退、换货单顾客退、换货单 商品因质量或其它因素造成顾客退、换商
13、品因质量或其它因素造成顾客退、换货需填写顾客退货单。货需填写顾客退货单。 主要流程：主要流程： 由总服务台填写顾客退换货单由门店值班由总服务台填写顾客退换货单由门店值班经理审核经理审核 防损员清点确认商品进入卖场防损员清点确认商品进入卖场网络员退单网络员退单2024/7/2018超市单据稽核体系的建立培训顾客退换货登记表顾客退换货登记表 编号：编号：条码条码商品商品名称名称规格规格退货退货原因原因顾客顾客签名签名部门组长部门组长签字签字客服经手人客服经手人签名签名2024/7/2019超市单据稽核体系的建立培训 顾客退、换货流程说明：顾客退、换货流程说明：（1 1）顾客因质量或其他原因需退换货
14、商品时，需）顾客因质量或其他原因需退换货商品时，需 凭购物小票到购买超市客服台办理退换货手续。凭购物小票到购买超市客服台办理退换货手续。（2 2）总台服务员查看该商品是否属于退换货范围，）总台服务员查看该商品是否属于退换货范围， 如属于退换货范围，应填写顾客退换货单。如属于退换货范围，应填写顾客退换货单。（3 3）其次由门店值班经理或店长签字审核。）其次由门店值班经理或店长签字审核。（4 4）并由顾客签名并留下联系方式。）并由顾客签名并留下联系方式。（5 5）然后由防损部签字，确认该商品已进入卖场。）然后由防损部签字，确认该商品已进入卖场。（6 6）顾客凭一联退换单到卖场重新选购商品然后凭）顾
15、客凭一联退换单到卖场重新选购商品然后凭 这一联退换单到收银台冲销退换货款；或直接这一联退换单到收银台冲销退换货款；或直接 到收银台退款。到收银台退款。（7 7）最后网络信息员凭这一联退换货单冲减库存。）最后网络信息员凭这一联退换货单冲减库存。2024/7/2020超市单据稽核体系的建立培训5-7 5-7 商品调拨单商品调拨单 门店与门店进行商品的调出与调进时填门店与门店进行商品的调出与调进时填写商品调拨单。写商品调拨单。 主要流程：主要流程： 调出门店填写审请单交业务部门审核调出门店填写审请单交业务部门审核 业务业务部门与调拨门店沟通部门与调拨门店沟通 调拨门店由防损员、收货调拨门店由防损员、
16、收货员及配送调货人员点数确认部门课长、店长签员及配送调货人员点数确认部门课长、店长签字字 财务作账处理财务作账处理 进入调拨门店卖场进入调拨门店卖场2024/7/2021超市单据稽核体系的建立培训 5-8 5-8 卖场内办公用品管理规定卖场内办公用品管理规定 ：（1 1）卖场办公用品应每月统一报领发放一次，由财）卖场办公用品应每月统一报领发放一次，由财 务部门统一购买，各部门、班组填写领物单。务部门统一购买，各部门、班组填写领物单。（2 2）所领办公用品须报防损部登记备案。）所领办公用品须报防损部登记备案。（3 3）经防损部核实粘贴标签后方可使用。）经防损部核实粘贴标签后方可使用。（4 4）办
17、公用品应放置指定的办公用品箱，并标明责）办公用品应放置指定的办公用品箱，并标明责 任人及物品明细单。任人及物品明细单。（5 5）标签脱落或破损应及时到防损部补贴，否则按）标签脱落或破损应及时到防损部补贴，否则按 无标签物品处理。无标签物品处理。（6 6）无标签和不能说明原因者按携带私藏物品处理。）无标签和不能说明原因者按携带私藏物品处理。（7 7）办公用品不按区域放置，乱放者，追究该辖区）办公用品不按区域放置，乱放者，追究该辖区 责任人责任。责任人责任。（8 8）员工下班禁止携带一切场内用品违者按内盗处）员工下班禁止携带一切场内用品违者按内盗处 理。理。2024/7/2022超市单据稽核体系的
18、建立培训 5-8 5-8 赠品发放流程赠品发放流程 ：（1 1）由顾客凭小票至服务台领取赠品。）由顾客凭小票至服务台领取赠品。（2 2）客服人员核对小票无误后，进行登记，）客服人员核对小票无误后，进行登记， 填写赠品品名，数量，规格，留小票流填写赠品品名，数量，规格，留小票流 水号，由顾客签收，留下联系方式，负水号，由顾客签收，留下联系方式，负 责人签字，在进销存登记表上做详细记责人签字，在进销存登记表上做详细记 录。录。（3 3）防损部不定期打回访电话，随时抽查库）防损部不定期打回访电话，随时抽查库 存。存。2024/7/2023超市单据稽核体系的建立培训赠品发放领用表赠品发放领用表 年年
19、月月 日日品品 名名数数量量规规 格格顾客顾客签字签字小票小票流水号流水号联系联系方式方式负责负责人人2024/7/2024超市单据稽核体系的建立培训 注意事项注意事项 ：（1 1）不得在卖场内发放赠品；）不得在卖场内发放赠品；（2 2）不能在卖场内捆邦赠品；）不能在卖场内捆邦赠品；（3 3）厂商需要在卖场内展示赠品样品时，需填写厂商携）厂商需要在卖场内展示赠品样品时，需填写厂商携 出携入单，防损部需在赠品样品上粘贴赠品标识；出携入单，防损部需在赠品样品上粘贴赠品标识；（4 4）对于门店商品转赠品时，楼面需填写物品携出归还）对于门店商品转赠品时，楼面需填写物品携出归还 单，客服台也要填写赠品接
20、收单，做进销存登记帐。单，客服台也要填写赠品接收单，做进销存登记帐。 单据管理员要及时督促供应商还回赠品，对于还回单据管理员要及时督促供应商还回赠品，对于还回 的赠品要填写物品归还单。的赠品要填写物品归还单。2024/7/2025超市单据稽核体系的建立培训 5-9 5-9 赠品进销存流程赠品进销存流程 ：（1 1）客服台收赠品后，在进销存帐本上做接收登记，并）客服台收赠品后，在进销存帐本上做接收登记，并 将赠品单据号填写登记本上将赠品单据号填写登记本上. .（2 2）客服赠品发放人员每日将赠品发放记录，凭小票做）客服赠品发放人员每日将赠品发放记录，凭小票做 赠品发放登记，由顾客签收，并留具体联
21、系方式，赠品发放登记，由顾客签收，并留具体联系方式， 以便抽查。以便抽查。（3 3）下班前将赠品登记情况分类汇总，将汇总数据登记）下班前将赠品登记情况分类汇总，将汇总数据登记 帐本做详细交接班，转交下班。帐本做详细交接班，转交下班。（4 4）根据进货量及当天发放数量，计算出库存量，库存）根据进货量及当天发放数量，计算出库存量，库存 与实际数量核对无误后登记表由当天客服人员签字，与实际数量核对无误后登记表由当天客服人员签字， 如责任人发现登记不一致，由防损部复核并说明如责任人发现登记不一致，由防损部复核并说明 原因。原因。（5 5）防损部不定期抽查赠品情况，如有不符，根据实际）防损部不定期抽查赠
22、品情况，如有不符，根据实际 情况进行责任倒查。情况进行责任倒查。2024/7/2026超市单据稽核体系的建立培训 赠品验收单赠品验收单 年年 月月 日日品品 名名数量数量规规 格格供应商供应商签字签字收货组收货组签字签字客服部客服部签字签字备备 注注2024/7/2027超市单据稽核体系的建立培训 赠品进销存登记表赠品进销存登记表 年年 月月 日日品品 名名规格规格数量数量进进销销库库 存存备备 注注 2024/7/2028超市单据稽核体系的建立培训 5-10 5-10 赠品交接流程赠品交接流程 ： 供应商送赠品至收货组，由收货组填写一式三份赠供应商送赠品至收货组，由收货组填写一式三份赠品交接
23、单，一联供应商，二联收货组，三联客服部，其品交接单，一联供应商，二联收货组，三联客服部，其次防损部盘点签字，转交服务台接收。次防损部盘点签字，转交服务台接收。 赠品交接表赠品交接表 年年 月月 日日品品 名名规规 格格数数 量量厂家厂家签字签字收货组收货组签字签字客服部客服部签字签字备备 注注防损部签字：防损部签字：2024/7/2029超市单据稽核体系的建立培训 5-11 5-11员工自用品的管理制度员工自用品的管理制度 ：（1 1）员工自用品应由防损部登记，贴标签。）员工自用品应由防损部登记，贴标签。（2 2）员工自用品禁止带入卖场，应放入指定员工柜。）员工自用品禁止带入卖场，应放入指定员
24、工柜。（3 3）如有特殊情况需打开员工柜的，须在防损员的监督下方可打开。）如有特殊情况需打开员工柜的，须在防损员的监督下方可打开。 ( 4( 4）在辖区内检查出无登记，无标签自用品，视转移物按内盗处理）在辖区内检查出无登记，无标签自用品，视转移物按内盗处理 （对辖区责任人处罚）。（对辖区责任人处罚）。（5 5）上班时间员工不能购物，不能随意外出；下班时主动自清检查。）上班时间员工不能购物，不能随意外出；下班时主动自清检查。（6 6）员工下班购物要在指定的收银台付款。）员工下班购物要在指定的收银台付款。（7 7）未经领导同意不能随便转移商品，如发现转移商品拿不出电脑）未经领导同意不能随便转移商品
25、，如发现转移商品拿不出电脑 小票，又做不出解释的，按夹带商品处理。小票，又做不出解释的，按夹带商品处理。（8 8）员工应在指定区域喝水，水杯应集中存放。）员工应在指定区域喝水，水杯应集中存放。（9 9）转移物品指将非本区域物品转移至本区域管制范围内，或将本）转移物品指将非本区域物品转移至本区域管制范围内，或将本 区域物品转移至其他区域。区域物品转移至其他区域。（1010）辖区责任人对辖区转移物品承担责任。）辖区责任人对辖区转移物品承担责任。2024/7/2030超市单据稽核体系的建立培训 5-12 5-12 物品携入（出）流程物品携入（出）流程：说明：说明： （1 1）本凭证适用于超市的自营商
26、品及自有物品。）本凭证适用于超市的自营商品及自有物品。 （2 2）只适用于本店的正式员工填写。）只适用于本店的正式员工填写。 （3 3）一式三联（存根，携出，归还）。）一式三联（存根，携出，归还）。流程：流程： （1 1）先到防损部领取物品携入（出）申请单。）先到防损部领取物品携入（出）申请单。 （2 2）申请人签字，填请表格，找供货人签字。）申请人签字，填请表格，找供货人签字。 （3 3）店长签字）店长签字, ,防损单据管理员签字并留下存根。防损单据管理员签字并留下存根。 （4 4）当班防损员验后签字货已出，方可放行（保留携出联，）当班防损员验后签字货已出，方可放行（保留携出联， 下班后上交
27、票据管理员）。归还时持归还联找当班防损员下班后上交票据管理员）。归还时持归还联找当班防损员 签字，电话落实，方可进入。将物品归还供货部门签字确签字，电话落实，方可进入。将物品归还供货部门签字确 认认, ,交防损员交防损员. .2024/7/2031超市单据稽核体系的建立培训 5-13 5-13 收货流程收货流程 ：（1 1）由组长报缺货单到收货组，收货组报到微机室。）由组长报缺货单到收货组，收货组报到微机室。（2 2）微机室报采购部，采购部根据门店的销售和库存下）微机室报采购部，采购部根据门店的销售和库存下 订单给供应商。订单给供应商。（3 3）供应商拿着商品出厂单和我店的订单和商品到收货）供
28、应商拿着商品出厂单和我店的订单和商品到收货 组，收货员、防损员、供应商三方根据订单验收数组，收货员、防损员、供应商三方根据订单验收数 量，生产日期，保质期，外观无损，质量完好并签量，生产日期，保质期，外观无损，质量完好并签 字，如所收商品数量品种有出入，再手改写在定货字，如所收商品数量品种有出入，再手改写在定货 单上并签字，交由微机室打商品验收入库单。单上并签字，交由微机室打商品验收入库单。（4 4）入库单上有收货人签字，防损部签字并记录，供应）入库单上有收货人签字，防损部签字并记录，供应 商签字，一式三份，收货组一份，财务一份，供应商签字，一式三份，收货组一份，财务一份，供应 商一份。商一份。2024/7/2032超市单据稽核体系的建立培训谢谢 谢！谢！华商纵横与您共同进步华商纵横与您共同进步！http:/http:/2024/7/2033超市单据稽核体系的建立培训
