《官塘驿商会年会活动策划方案》由会员分享,可在线阅读,更多相关《官塘驿商会年会活动策划方案(3页珍藏版)》请在金锄头文库上搜索。
1、 2015 2015 官塘驿商会年会活动策划说明官塘驿商会年会活动策划说明一、年会时间一、年会时间: :2015 年 02 月 15 日(周日)二、年会地点二、年会地点: :赤壁市金桥大酒店(暂定)三、活动主题:三、活动主题:官塘驿商会 2015 年会暨二届一次会员代表年会四、活动格调:四、活动格调:热烈、喜庆、庄重、大气五、参与群体五、参与群体:出席会议的领导、来宾、会员等六、日程安排:六、日程安排:( (暂定暂定) )(一)当天下午(13:45-14:00):会员及与会人员报到(三)当天下午(14:0016:30):商会组织的 2015 年经济论坛座谈交流会(四)当天下午(17:00-17
2、:30):领导、来宾报到(五)当天晚上(17:30-20:30):商会二届一次会员代表大会 + 晚宴活动(六)当天晚上(20:3021:00):欢送领导、嘉宾、会员注:晚上17:30年会正式开始,与会领导:市镇领导、市工商联、民政局、商会等筹备组下设机构:筹备组下设机构:A A、事务组:、事务组:1、负责广告媒体(由工商联出面邀请电视台、赤壁热线),会员单位当天均在酒店门头悬挂“热烈祝贺官塘驿商会 2015 年会暨二届一次会员代表大会胜利召开。”横幅。2、负责年会活动邀请函制作和发布(只制作出席领导的请帖,名单、人数待定)3、负责成立年会的各个活动区域的场景布置。地毯(可有可无)、横幅、彩旗(
3、外借)、拱门(自备)等;场内的主席台、布景、横幅等(办公室负责)4、负责成立年会的各个活动区域的音响、音像和麦克风(交代酒店负责人)5、按社交礼仪规范排好主席台座位,并摆放好两边均有名字的席卡(征求工商联意见)6、按议程需要落实好相关人员:主持人、民政局和工商联宣读文件的领导、揭牌领导、授牌领导、致辞嘉宾等,并按议程需要提前做好协调工作。(筹备组负责)7、负责安排礼仪小姐做好领导发言等活动的引导工作(由商会组织人员)8、负责安排礼仪小姐按议程准备物件,并根据主持人的示意向主席台展示牌匾礼品等,并做好展示后的保管收存工作(办公室负责沟通)9、做好年会活动的集体合影工作:地方、前排座次及名字提示、
4、准备工作的人员安排(办公室负责)10、负责年会后的清场收拾工作(办公室负责)B B、宣传组、宣传组: :1、负责年会活动宣传资料的编辑、整理、印刷及派发(由何力负责收集整理)2、负责年会活动所需的稿件、议程、发言稿等(姜先辉负责)3、负责会议记录(刘弄璋负责)C C、接待组、接待组: :1、根据领导小组拟定的名单负责邀请领导和嘉宾及通知会员(余永丰负责)2、对领导和贵宾的情况提醒领导小组和其他工作组(余永丰负责)3、对领导和贵宾制订专门的接待方案,并做好接待工作(何力、姜先辉负责)4、负责报到区(签到簿、笔、年会出席证等)、会员代表大会区、宴会区、礼品区等的接待服务工作、各区域的人员安排(人员
5、由姜先辉、何力负责)5、做好年会礼品的接收、保管和派发工作,并做好文字记录(陈飞、钱静负责)6、负责年会后的清场收拾(工作办公室负责)D D、财务组:、财务组:1、成立年会所需开支经费的支付,及时以报表形式向领导小组汇报资金使用情况(暂由财务负责)E E、安保组、安保组: :1、负责成立年会的每项活动现场的秩序维护2、负责来宾车辆的指引和调度3、保证展示品、来宾礼品的安全4、负责处理突发事件F F、保障组:、保障组:1、按计划请购清单逐一细致检查物资的准备情况,以保证各类年会用品及时到位2、负责年会场地、酒店以及停车场的落实并与接待组对接3、与接待饭店餐饮部等部门接洽4、负责成立年会晚宴用品的
6、准备和摆设(烟酒专人负责派发)5、负责年会后的清场收拾工作八、成立年会区域分布:八、成立年会区域分布:(一)报到区(一)报到区1、地点:接待大堂2、功能:来宾登记、会员接待处3、配备:礼仪小姐、接待人员、签到用具、摄影摄像、礼品登记(二(二) )外景区外景区1、地点:金桥大酒店大门外、周边2、功能:利于宣传、营造年会的热烈气氛,并合影留恋3、配备:拱门、横幅、等( (三)二届一次会员代表大会区三)二届一次会员代表大会区地点:金桥大酒店会议中心A A、主席台、主席台: :1、功能:有主持席;发言席;贵宾席(市、镇、民政局、工商联领导,商会领导等),利于会员代表大会领导发言和讨论文件2、配备:地毯
7、、音响设备、国歌音像、鲜花、饮料、相关文件、条幅、主持、礼仪小姐、服务人员B B、代表席:、代表席:1、功能:利于会员代表发言讲话和讨论文件2、配备:服务人员、会议记录人员、饮料、相关文件B B、来宾及代表席区:、来宾及代表席区:1、配备:服务人员、会议记录人员、饮料、相关文件(六(六) )贵宾休息区贵宾休息区1、地点:酒店会议中心贵宾休息室;2、功能:利于领导会前休息、交流3、配备:水果、鲜花、烟茶、礼仪小姐(七(七) )宴会区宴会区1、地点:金桥大酒店( (九)礼品发放区九)礼品发放区1、地点:接待饭店大堂2、功能:发放礼品3、配备:工作人员、礼品等(十)来宾停车区(十)来宾停车区1、地点:停车场;2、功能:参与活动的所有车辆的临时停放点礼品购置项:茶礼 200 份,代金券,会员卡,消费券,其他礼品