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1、 2015 2015 官塘驿商会年会活动策划说明官塘驿商会年会活动策划说明一、年会时间一、年会时间: :2015 年 02 月 15 日（周日）二、年会地点二、年会地点: :赤壁市金桥大酒店(暂定)三、活动主题：三、活动主题：官塘驿商会 2015 年会暨二届一次会员代表年会四、活动格调：四、活动格调：热烈、喜庆、庄重、大气五、参与群体五、参与群体：出席会议的领导、来宾、会员等六、日程安排：六、日程安排：( (暂定暂定) )（一）当天下午（13：45-14:00）:会员及与会人员报到(三）当天下午（14：0016:30）：商会组织的 2015 年经济论坛座谈交流会(四）当天下午（17:00-17
2、：30）：领导、来宾报到（五）当天晚上（17：30-20：30）：商会二届一次会员代表大会 + 晚宴活动（六）当天晚上（20:3021：00）：欢送领导、嘉宾、会员注:晚上17：30年会正式开始,与会领导:市镇领导、市工商联、民政局、商会等筹备组下设机构：筹备组下设机构：A A、事务组：、事务组：1、负责广告媒体（由工商联出面邀请电视台、赤壁热线），会员单位当天均在酒店门头悬挂“热烈祝贺官塘驿商会 2015 年会暨二届一次会员代表大会胜利召开。”横幅。2、负责年会活动邀请函制作和发布(只制作出席领导的请帖,名单、人数待定）3、负责成立年会的各个活动区域的场景布置。地毯（可有可无)、横幅、彩旗（
3、外借）、拱门（自备）等；场内的主席台、布景、横幅等（办公室负责)4、负责成立年会的各个活动区域的音响、音像和麦克风（交代酒店负责人)5、按社交礼仪规范排好主席台座位，并摆放好两边均有名字的席卡(征求工商联意见）6、按议程需要落实好相关人员：主持人、民政局和工商联宣读文件的领导、揭牌领导、授牌领导、致辞嘉宾等,并按议程需要提前做好协调工作。(筹备组负责）7、负责安排礼仪小姐做好领导发言等活动的引导工作（由商会组织人员)8、负责安排礼仪小姐按议程准备物件，并根据主持人的示意向主席台展示牌匾礼品等，并做好展示后的保管收存工作（办公室负责沟通）9、做好年会活动的集体合影工作：地方、前排座次及名字提示、
4、准备工作的人员安排（办公室负责)10、负责年会后的清场收拾工作（办公室负责)B B、宣传组、宣传组: :1、负责年会活动宣传资料的编辑、整理、印刷及派发(由何力负责收集整理）2、负责年会活动所需的稿件、议程、发言稿等（姜先辉负责）3、负责会议记录(刘弄璋负责）C C、接待组、接待组: :1、根据领导小组拟定的名单负责邀请领导和嘉宾及通知会员（余永丰负责)2、对领导和贵宾的情况提醒领导小组和其他工作组（余永丰负责）3、对领导和贵宾制订专门的接待方案,并做好接待工作（何力、姜先辉负责）4、负责报到区（签到簿、笔、年会出席证等)、会员代表大会区、宴会区、礼品区等的接待服务工作、各区域的人员安排（人员
5、由姜先辉、何力负责)5、做好年会礼品的接收、保管和派发工作，并做好文字记录（陈飞、钱静负责)6、负责年会后的清场收拾(工作办公室负责）D D、财务组：、财务组：1、成立年会所需开支经费的支付，及时以报表形式向领导小组汇报资金使用情况（暂由财务负责）E E、安保组、安保组: :1、负责成立年会的每项活动现场的秩序维护2、负责来宾车辆的指引和调度3、保证展示品、来宾礼品的安全4、负责处理突发事件F F、保障组：、保障组：1、按计划请购清单逐一细致检查物资的准备情况，以保证各类年会用品及时到位2、负责年会场地、酒店以及停车场的落实并与接待组对接3、与接待饭店餐饮部等部门接洽4、负责成立年会晚宴用品的
6、准备和摆设（烟酒专人负责派发）5、负责年会后的清场收拾工作八、成立年会区域分布：八、成立年会区域分布：（一）报到区（一）报到区1、地点:接待大堂2、功能：来宾登记、会员接待处3、配备：礼仪小姐、接待人员、签到用具、摄影摄像、礼品登记（二（二) )外景区外景区1、地点:金桥大酒店大门外、周边2、功能：利于宣传、营造年会的热烈气氛,并合影留恋3、配备：拱门、横幅、等( (三）二届一次会员代表大会区三）二届一次会员代表大会区地点：金桥大酒店会议中心A A、主席台、主席台: :1、功能：有主持席；发言席；贵宾席（市、镇、民政局、工商联领导,商会领导等），利于会员代表大会领导发言和讨论文件2、配备：地毯
7、、音响设备、国歌音像、鲜花、饮料、相关文件、条幅、主持、礼仪小姐、服务人员B B、代表席：、代表席：1、功能：利于会员代表发言讲话和讨论文件2、配备：服务人员、会议记录人员、饮料、相关文件B B、来宾及代表席区：、来宾及代表席区：1、配备：服务人员、会议记录人员、饮料、相关文件（六（六) )贵宾休息区贵宾休息区1、地点：酒店会议中心贵宾休息室;2、功能：利于领导会前休息、交流3、配备:水果、鲜花、烟茶、礼仪小姐（七（七) )宴会区宴会区1、地点：金桥大酒店( (九）礼品发放区九）礼品发放区1、地点：接待饭店大堂2、功能：发放礼品3、配备:工作人员、礼品等（十）来宾停车区（十）来宾停车区1、地点：停车场；2、功能：参与活动的所有车辆的临时停放点礼品购置项：茶礼 200 份，代金券，会员卡,消费券，其他礼品
