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1、L o g o第二章秘书机构第二章秘书机构 热爱秘书工作热爱秘书工作 服务现代组织服务现代组织L o g Company LogoCompany Logo热爱秘书工作热爱秘书工作 服务现代组织服务现代组织第一节秘书机构的设置第一节秘书机构的设置 L o g Company LogoCompany Logo热爱秘书工作热爱秘书工作 服务现代组织服务现代组织一、一、秘书工作机构的设置原则秘书工作机构的设置原则 秘书工作机构是组织内的综合办事秘书工作机构是组织内的综合办事机构。在我国，中央、省市、县乃机构。在我国，中央、省市、县乃至乡镇、街道党政机关和大中型企至乡镇、街道党政机关和大中型企事业单位都
2、普遍设有秘书工作机构，事业单位都普遍设有秘书工作机构，规模较小的组织则不设秘书工作机规模较小的组织则不设秘书工作机构，只设秘书岗位，配置少量的秘构，只设秘书岗位，配置少量的秘书工作人员。书工作人员。 L o g Company LogoCompany Logo热爱秘书工作热爱秘书工作 服务现代组织服务现代组织 国家行政机关的秘书机构必需经过报批才可国家行政机关的秘书机构必需经过报批才可设置，包括名称与规模等，具有全国统一性。设置，包括名称与规模等，具有全国统一性。对对于非国家机关而言的企业组织则具有灵活性。于非国家机关而言的企业组织则具有灵活性。规定性规定性灵活性灵活性L o g Compan
3、y LogoCompany Logo热爱秘书工作热爱秘书工作 服务现代组织服务现代组织L o g Company LogoCompany Logo热爱秘书工作热爱秘书工作 服务现代组织服务现代组织L o g Company LogoCompany Logo热爱秘书工作热爱秘书工作 服务现代组织服务现代组织L o g Company LogoCompany Logo热爱秘书工作热爱秘书工作 服务现代组织服务现代组织为了使办公室的运作达到最高效率，设置为了使办公室的运作达到最高效率，设置秘书工作机构有四个原则：秘书工作机构有四个原则： 1、适应性原则。、适应性原则。一个组织所设一个组织所设置的秘书
4、机构必须适应领导工作置的秘书机构必须适应领导工作和组织管理的实际需要，这是秘和组织管理的实际需要，这是秘书机构设置的总原则。书机构设置的总原则。L o g Company LogoCompany Logo热爱秘书工作热爱秘书工作 服务现代组织服务现代组织秘书机构职能的适应性秘书机构职能的适应性办公室子系统职能不一。办公室子系统职能不一。秘书机构规模的适应性秘书机构规模的适应性办公室设置规模不一。办公室设置规模不一。L o g Company LogoCompany Logo热爱秘书工作热爱秘书工作 服务现代组织服务现代组织为了使办公室的运作达到最高效率，设置为了使办公室的运作达到最高效率，设置
5、秘书工作机构有四个原则：秘书工作机构有四个原则： 2、分分级级管管理理原原则则。秘秘书书工工作作要要为为领领导导服服务务，这这个个领领导导主主要要指指所所在在组组织织的的领领导，而不是指上级机关的领导。导，而不是指上级机关的领导。L o g Company LogoCompany Logo热爱秘书工作热爱秘书工作 服务现代组织服务现代组织为了使办公室的运作达到最高效率，设置为了使办公室的运作达到最高效率，设置秘书工作机构有四个原则：秘书工作机构有四个原则： 现现代代组组织织的的分分级级特特点点一一是是纵纵向向层层次次尽尽量量少少，二二是是横横向向幅幅度度可可适适当当加加大大，纵纵向向层层次次少
6、少是是为为了了上上下下沟沟通通方方便便、及及时时，避避免免中中间间阻阻隔隔和和官官僚僚主主义义。横横向向幅幅度度大大是是因因为为秘秘书书工工作作涉涉及及面面广广、头头绪绪多多，事事务务繁繁杂杂。从从而而使使秘秘书书工工作作机机构的重要性和工作繁重程度大为增强。构的重要性和工作繁重程度大为增强。L o g Company LogoCompany Logo热爱秘书工作热爱秘书工作 服务现代组织服务现代组织为了使办公室的运作达到最高效率，设置为了使办公室的运作达到最高效率，设置秘书工作机构有四个原则：秘书工作机构有四个原则： 3、精精简简、高高效效原原则则。做做到到能能为为组组织织独独立立承承担担办
7、办公公室室工工作作职职能能而而又又保保证证其其最最少工作成本。少工作成本。L o g Company LogoCompany Logo热爱秘书工作热爱秘书工作 服务现代组织服务现代组织为了使办公室的运作达到最高效率，设置为了使办公室的运作达到最高效率，设置秘书工作机构有四个原则：秘书工作机构有四个原则： 职职位位设设置置超超过过适适宜宜数数，就就会会造造成成机机构构膨膨胀胀，人人浮浮于于事事；职职位位设设置置不不足足，就就会会造造成成职职位位短短缺缺，人人手手不够，影响组织目标的实现。不够，影响组织目标的实现。L o g Company LogoCompany Logo热爱秘书工作热爱秘书工作
8、 服务现代组织服务现代组织为了使办公室的运作达到最高效率，设置为了使办公室的运作达到最高效率，设置秘书工作机构有四个原则：秘书工作机构有四个原则： 4、相相对对稳稳定定原原则则。秘秘书书机机构构一一旦旦建建立立起起来来，就就应应当当保保持持相相对对稳稳定定的的状状态态。秘秘书书机机构构必必须须在在稳稳定定的的状状态态下下才才能能充充分分发发挥挥作作用用。否否则则，就就会会对对整整个个组组织织的的管管理理和和正正常常的的运运转转造造成很大的障碍。成很大的障碍。L o g Company LogoCompany Logo热爱秘书工作热爱秘书工作 服务现代组织服务现代组织二、办公室的机构设置二、办公
9、室的机构设置国家级国家级 国务院、国务院办公厅国务院、国务院办公厅 局（司）、处局（司）、处省部级省部级 湖南省政府办公厅湖南省政府办公厅 处、科处、科地厅级地厅级 大型企事业大型企事业 湘潭市政府办公室湘潭市政府办公室 多科室多科室县处级县处级 中型企事业中型企事业 县政府办公室县政府办公室 不设科室多人不设科室多人乡镇科级乡镇科级 小型企事业小型企事业 乡政府办公室乡政府办公室 1人人股股 村村L o g Company LogoCompany Logo热爱秘书工作热爱秘书工作 服务现代组织服务现代组织三、秘书机构的组织形式三、秘书机构的组织形式领导层领导层部门部门1部门部门2部门部门3部
10、门部门4办公室办公室秘书科秘书科综合科综合科接待科接待科信息科信息科综理制综理制L o g Company LogoCompany Logo热爱秘书工作热爱秘书工作 服务现代组织服务现代组织综理制综理制：由统一的办公厅：由统一的办公厅(室室)统筹安统筹安排，全面管理。这种模式由于结构较排，全面管理。这种模式由于结构较简单且权力集中，责任分明，有利于简单且权力集中，责任分明，有利于统一领导、统筹规划、综合协调，并统一领导、统筹规划、综合协调，并发挥整体功能。发挥整体功能。 L o g Company LogoCompany Logo热爱秘书工作热爱秘书工作 服务现代组织服务现代组织三、秘书机构的
11、组织形式三、秘书机构的组织形式领导层领导层部门部门1部门部门2部门部门3部门部门4。办公室办公室人事处人事处信息处信息处接待处接待处分理制分理制L o g Company LogoCompany Logo热爱秘书工作热爱秘书工作 服务现代组织服务现代组织分分理理制制：将将秘秘书书工工作作职职能能化化整整为为零零，各各负负其其责责，各各司司其其职职，以以充充分分发发挥挥各各职职能能部部门门的的作作用用。职职能能部部门门分分工工具具体体，各各司司其其职职，能能使使复复杂杂的的办办公公机机构构加加速速运转。运转。L o g Company LogoCompany Logo热爱秘书工作热爱秘书工作 服
12、务现代组织服务现代组织综综理理制制的的秘秘书书机机构构适适合合于于组组织织机机构构驻驻点点集集中中、工工作作业业务务面面窄窄、内内设设机机构构层层次较少的组织。次较少的组织。分分理理制制主主要要适适合合于于管管理理面面较较宽宽，或或驻驻地地相相对对分分散散，且且工工作作联联系系面面又又广广，需需处处理理的的秘秘书书类类事事务务又又比比较较繁繁多多的的大大中中型组织。型组织。 L o g Company LogoCompany Logo热爱秘书工作热爱秘书工作 服务现代组织服务现代组织 1.上下级秘书机构之间的纵向上下级秘书机构之间的纵向联系联系上级秘书部门有义务对下级秘书上级秘书部门有义务对下
13、级秘书部门进行工作业务上的指导。部门进行工作业务上的指导。下级秘书部门有责任履行上级秘下级秘书部门有责任履行上级秘书部门下达的工作任务。书部门下达的工作任务。四、秘书机构之间的关系四、秘书机构之间的关系L o g Company LogoCompany Logo热爱秘书工作热爱秘书工作 服务现代组织服务现代组织 2.不相隶属的组织的秘书机构不相隶属的组织的秘书机构之间的橫向联系之间的橫向联系现代社会任何组织都是一个开放现代社会任何组织都是一个开放的系统，任何组织要实现其基本的系统，任何组织要实现其基本的组织目标，都必然要与其他组的组织目标，都必然要与其他组织发生橫向联系，而这种橫向联织发生橫向
14、联系，而这种橫向联系主要是通过秘书部门来进行的。系主要是通过秘书部门来进行的。四、秘书机构之间的关系四、秘书机构之间的关系L o g Company LogoCompany Logo热爱秘书工作热爱秘书工作 服务现代组织服务现代组织 3.同一组织的不同秘书机构之同一组织的不同秘书机构之间的联系。间的联系。分工明确，各自承担分工明确，各自承担某一方面的秘书业务，在办公室某一方面的秘书业务，在办公室主任或上级领导的统一协调下共主任或上级领导的统一协调下共同为领导工作和组织整体工作服同为领导工作和组织整体工作服务。务。四、秘书机构之间的关系四、秘书机构之间的关系L o g Company LogoC
15、ompany Logo热爱秘书工作热爱秘书工作 服务现代组织服务现代组织五、秘书机构设置五、秘书机构设置 不同层次的办公室，设置不同层次的办公室，设置的科室有所不同。它们可根的科室有所不同。它们可根据职责范围的大小，涉及面据职责范围的大小，涉及面的宽窄来设置，但秘书科、的宽窄来设置，但秘书科、信息科和事务管理科，是厅信息科和事务管理科，是厅一级及大中型企业的办公室一级及大中型企业的办公室必不可少的三个机构。必不可少的三个机构。L o g Company LogoCompany Logo热爱秘书工作热爱秘书工作 服务现代组织服务现代组织 1秘书科秘书科 (1)主动做好领导之间、部门之间的协调工作
16、，帮助领导有计划、主动做好领导之间、部门之间的协调工作，帮助领导有计划、有步骤、有重点的抓好各项工作，做到忙而不乱。有步骤、有重点的抓好各项工作，做到忙而不乱。 (2)开展调查研究，了解基层群众的学习、思想、工作、生活开展调查研究，了解基层群众的学习、思想、工作、生活情况，及时向领导反映，并提出合理的建议。情况，及时向领导反映，并提出合理的建议。 (3)检查督促各种行政法规和本组织的各项决议、制度、办法、检查督促各种行政法规和本组织的各项决议、制度、办法、规定的执行，验证决策是否科学合理，是否符合实际。发现问题规定的执行，验证决策是否科学合理，是否符合实际。发现问题要及时向领导反映，防止并纠正
17、偏差。要及时向领导反映，防止并纠正偏差。 (4)组织起草本单位的工作计划、报告、总结、规划、决议和组织起草本单位的工作计划、报告、总结、规划、决议和规章制度，对需上报、下发的文稿进行政策、文字上的把关。规章制度，对需上报、下发的文稿进行政策、文字上的把关。 (5)对上级组织的来文和下设部门的报告，要及时转给有关领对上级组织的来文和下设部门的报告，要及时转给有关领导，并根据领导的批示，具体落实承办单位和负责人，并负责催导，并根据领导的批示，具体落实承办单位和负责人，并负责催办，如期上报办理结果。办，如期上报办理结果。L o g Company LogoCompany Logo热爱秘书工作热爱秘书
18、工作 服务现代组织服务现代组织 2信息科信息科 (1)建立多渠道多方位的信息员网络，形成一个信息的输入、处建立多渠道多方位的信息员网络，形成一个信息的输入、处理、输出、反馈的信息封闭系统。理、输出、反馈的信息封闭系统。 (2)信息科每个工作人员都应具有很强的信息意识和信息价值观。信息科每个工作人员都应具有很强的信息意识和信息价值观。 (3)信息科工作人员必须具有调查研究的基本功，不但要善于了信息科工作人员必须具有调查研究的基本功，不但要善于了解动态信息，也要善于了解暂时处于静态的信息，尽量掌握第解动态信息，也要善于了解暂时处于静态的信息，尽量掌握第一手材料。一手材料。 (4)要有很强的综合处理
19、信息的能力，善于将众多的信息进行分要有很强的综合处理信息的能力，善于将众多的信息进行分析、处理和加工。析、处理和加工。 (5)采用必要的信息传播手段。采用必要的信息传播手段。 (6)建立信息库。要善于贮存信息，保持信息的连续性，使信息建立信息库。要善于贮存信息，保持信息的连续性，使信息的价值得到充分发挥。的价值得到充分发挥。L o g Company LogoCompany Logo热爱秘书工作热爱秘书工作 服务现代组织服务现代组织 3事务管理科事务管理科 (1)要有一个灵敏、畅通的联络系统和指挥系统，这个系统要有一个灵敏、畅通的联络系统和指挥系统，这个系统要有一定的自主权尽量减少中间环节，各
20、个环节要紧紧相要有一定的自主权尽量减少中间环节，各个环节要紧紧相扣使联系渠道始终处于良好状态。扣使联系渠道始终处于良好状态。 (2)根据组织的实际，配备充足的交通工具。根据组织的实际，配备充足的交通工具。 (3)事务管理科的工作人员必须具有较强的事务管理科的工作人员必须具有较强的“公共意识公共意识”，工作热心负责，善于交际，办事灵活。敢于独立处理问题，工作热心负责，善于交际，办事灵活。敢于独立处理问题，包括处理一些突发性的事件。包括处理一些突发性的事件。 (4)要建立必要的值班制度。要建立必要的值班制度。L o g Company LogoCompany Logo热爱秘书工作热爱秘书工作 服务
21、现代组织服务现代组织第二节秘书工作的职能与要求第二节秘书工作的职能与要求L o g Company LogoCompany Logo热爱秘书工作热爱秘书工作 服务现代组织服务现代组织一、秘书工作的职能一、秘书工作的职能（一）秘书辅助决策的职能（一）秘书辅助决策的职能决策，对未来行动作出决定。决策，对未来行动作出决定。在决策的准备阶段、决策形成阶在决策的准备阶段、决策形成阶段、决策实施阶段，秘书要辅助段、决策实施阶段，秘书要辅助领导，做好领导的参谋助手。领导，做好领导的参谋助手。L o g Company LogoCompany Logo热爱秘书工作热爱秘书工作 服务现代组织服务现代组织（一）秘
22、书辅助决策的职能（一）秘书辅助决策的职能超级稻在安徽遭遇了超级稻在安徽遭遇了“滑铁卢滑铁卢”在安徽蚌埠，万亩在安徽蚌埠，万亩“超级水稻超级水稻”去年出现绝收或减产，将种子供去年出现绝收或减产，将种子供货方隆平高科推上风口浪尖。在一货方隆平高科推上风口浪尖。在一片争议声中，隆平高科片争议声中，隆平高科4月月12日晚间日晚间宣布停售这一杂交水稻种子，并将宣布停售这一杂交水稻种子，并将筹建种子行业灾后救助基金。筹建种子行业灾后救助基金。L o g Company LogoCompany Logo热爱秘书工作热爱秘书工作 服务现代组织服务现代组织（一）秘书辅助决策的职能（一）秘书辅助决策的职能“两优两
23、优0293”在安徽种植在安徽种植18万万亩，为何只有在五河县附近出亩，为何只有在五河县附近出现大面积的绝收或减产呢？现大面积的绝收或减产呢？ 针对针对“两优两优0293”水稻出现水稻出现的绝收和减产，五河县和安徽的绝收和减产，五河县和安徽省两级农委同时组织了专家进省两级农委同时组织了专家进行了田间现场鉴定。行了田间现场鉴定。 L o g Company LogoCompany Logo热爱秘书工作热爱秘书工作 服务现代组织服务现代组织（一）秘书辅助决策的职能（一）秘书辅助决策的职能2014年年9月月23日，两级农委出具鉴定日，两级农委出具鉴定结论，认为绝收或减产属于典型的结论，认为绝收或减产属
24、于典型的“穗颈穗颈瘟瘟”危害，而孕穗和抽穗期间出现低温连危害，而孕穗和抽穗期间出现低温连阴雨，品种本身高感稻瘟病，加上适期预阴雨，品种本身高感稻瘟病，加上适期预防措施不到位，是导致该病暴发的主要原防措施不到位，是导致该病暴发的主要原因。因。 专家鉴定组组长包文新研究员透露，专家鉴定组组长包文新研究员透露，“两优两优0293”品种的最大优点是抗倒，但也品种的最大优点是抗倒，但也存在致命的弱点，就是对稻瘟病的抗性很存在致命的弱点，就是对稻瘟病的抗性很低。低。“安徽不是稻瘟病的高发区，因此被安徽不是稻瘟病的高发区，因此被列为列为两优两优0293的适宜种植区域。的适宜种植区域。” L o g Comp
25、any LogoCompany Logo热爱秘书工作热爱秘书工作 服务现代组织服务现代组织（一）秘书辅助决策的职能（一）秘书辅助决策的职能辅助决策的职能要求：辅助决策的职能要求：1.秘书要具备必要的专业知识、专秘书要具备必要的专业知识、专业技术，要与领导工作思路保持同业技术，要与领导工作思路保持同步。步。秘书应该掌握与决策事项相关秘书应该掌握与决策事项相关的专业知识与专业技能，并以领导的专业知识与专业技能，并以领导的思维来分析、看待问题，作出科的思维来分析、看待问题，作出科学合理的组织决策。学合理的组织决策。L o g Company LogoCompany Logo热爱秘书工作热爱秘书工作
26、服务现代组织服务现代组织（一）秘书辅助决策的职能（一）秘书辅助决策的职能辅助决策的职能要求：辅助决策的职能要求：2.秘书要善于深入调研，全面收集相关信秘书要善于深入调研，全面收集相关信息，确保实现决策目标。息，确保实现决策目标。在决策的准备阶在决策的准备阶段，秘书需要及时、全面、准确收集各方段，秘书需要及时、全面、准确收集各方面信息，辅助领导科学决策。在决策形成面信息，辅助领导科学决策。在决策形成阶段，秘书要完善、系统地整理和运用信阶段，秘书要完善、系统地整理和运用信息，形成具体的决策方案和实施细则。在息，形成具体的决策方案和实施细则。在决策的实施阶段，秘书需要不断收集执行决策的实施阶段，秘书
27、需要不断收集执行过程中的情况和问题，为协调工作、督促过程中的情况和问题，为协调工作、督促办理、调整决策提供辅助。办理、调整决策提供辅助。L o g Company LogoCompany Logo热爱秘书工作热爱秘书工作 服务现代组织服务现代组织（一）秘书辅助决策的职能（一）秘书辅助决策的职能辅助决策的职能要求：辅助决策的职能要求：3.秘书辅助决策要把握好度，不要干扰秘书辅助决策要把握好度，不要干扰领导决策。领导决策。领导认识问题常常具有一定领导认识问题常常具有一定的独特性，往往习惯于从宏观视野、长的独特性，往往习惯于从宏观视野、长远规划方面考虑战略目标。秘书对决策远规划方面考虑战略目标。秘书
28、对决策的形成的确可能起到重要的促进作用，的形成的确可能起到重要的促进作用，但不可超越职责范畴。所以秘书不能不但不可超越职责范畴。所以秘书不能不择时机、不分场合乱提建议、意见。择时机、不分场合乱提建议、意见。L o g Company LogoCompany Logo热爱秘书工作热爱秘书工作 服务现代组织服务现代组织（一）秘书辅助决策的职能（一）秘书辅助决策的职能辅助决策的职能要求：辅助决策的职能要求：4.保密。决策在准备、形成的阶段，保密。决策在准备、形成的阶段，有些不宜公开的内容和细节要遵守有些不宜公开的内容和细节要遵守保密规范。保密规范。决策在实施阶段也仍有决策在实施阶段也仍有一些信息需要
29、保密。确保决策运行一些信息需要保密。确保决策运行过程中团结合作，目标一致。过程中团结合作，目标一致。L o g Company LogoCompany Logo热爱秘书工作热爱秘书工作 服务现代组织服务现代组织一、秘书工作的职能一、秘书工作的职能（二）秘书辅助管理的职能（二）秘书辅助管理的职能“科学管理之父科学管理之父”弗雷德里克弗雷德里克泰罗泰罗(Frederick Winslow Taylor) 认为：认为：“管理就是确切管理就是确切地知道你要别人干什么，并使他地知道你要别人干什么，并使他用最好的方法去干用最好的方法去干”， (科学科学管理原理管理原理) 。在泰罗看来，管。在泰罗看来，管理
30、就是指挥他人能用最好的办法理就是指挥他人能用最好的办法去工作。去工作。L o g Company LogoCompany Logo热爱秘书工作热爱秘书工作 服务现代组织服务现代组织（二）秘书辅助管理的职能（二）秘书辅助管理的职能秘书辅助管理就是秘书辅助领导秘书辅助管理就是秘书辅助领导指挥他人能用最好的办法去工作。指挥他人能用最好的办法去工作。秘书通过督促检查和协调来实现秘书通过督促检查和协调来实现辅助管理的职能。辅助管理的职能。L o g Company LogoCompany Logo热爱秘书工作热爱秘书工作 服务现代组织服务现代组织（二）秘书辅助管理的职能（二）秘书辅助管理的职能1. 督促
31、检查督促检查秘书的督促检查的工作，主要是在领导秘书的督促检查的工作，主要是在领导者的主持或授权时，按照领导确定的督者的主持或授权时，按照领导确定的督促检查内容和目的，操办具体事务：促检查内容和目的，操办具体事务：（1）发现执行机构出现失调现象，提）发现执行机构出现失调现象，提出整改建议。出整改建议。（2）检查执行的实施进展情况，保证）检查执行的实施进展情况，保证执行顺利进行。执行顺利进行。（3）督促检查对组织决策方案的实施，）督促检查对组织决策方案的实施，保证实现预期目标。保证实现预期目标。（4）及时反馈实施的情况，评估归纳）及时反馈实施的情况，评估归纳督促检查效果。督促检查效果。L o g
32、Company LogoCompany Logo热爱秘书工作热爱秘书工作 服务现代组织服务现代组织（二）秘书辅助管理的职能（二）秘书辅助管理的职能2.辅助协调辅助协调在上下左右之间沟通、协商，以消除隔在上下左右之间沟通、协商，以消除隔阂、调整关系、调解矛盾，达到平衡、阂、调整关系、调解矛盾，达到平衡、和谐、合作、统一的协调职能。这主要和谐、合作、统一的协调职能。这主要表现在：表现在： 协调部门与部门之间、或时间前后之间协调部门与部门之间、或时间前后之间的政策规章矛盾；的政策规章矛盾； 协调部门与部门之间的利害冲突；协调部门与部门之间的利害冲突； 协调本组织部门之间的工作、生产进度、协调本组织部
33、门之间的工作、生产进度、计划失调或其他矛盾；计划失调或其他矛盾； 协调本组织与政府部门、新闻媒介、社协调本组织与政府部门、新闻媒介、社区公众之间的矛盾冲突；区公众之间的矛盾冲突； 协调领导人与领导人之间、领导人与员协调领导人与领导人之间、领导人与员工之间、员工与员工之间的人际关系。工之间、员工与员工之间的人际关系。L o g Company LogoCompany Logo热爱秘书工作热爱秘书工作 服务现代组织服务现代组织一、秘书工作的职能一、秘书工作的职能（三）秘书综合服务的职能（三）秘书综合服务的职能这表现在：这表现在：帮助或代替领导部门处理日常文书、帮助或代替领导部门处理日常文书、通讯、
34、联络、接待等事务节省领导的通讯、联络、接待等事务节省领导的精力与时间；精力与时间；帮助领导管理和维持下属部门和人员帮助领导管理和维持下属部门和人员各项日常工作的正常运转；各项日常工作的正常运转；负责与有关组织的业务联系，包括文负责与有关组织的业务联系，包括文件、信函、电报、电传、电话以及人件、信函、电报、电传、电话以及人员往来、接待与服务；员往来、接待与服务； 负责与政府部门、新闻媒介单位、顾负责与政府部门、新闻媒介单位、顾客与社区群众的沟通联络与接待服务。客与社区群众的沟通联络与接待服务。L o g Company LogoCompany Logo热爱秘书工作热爱秘书工作 服务现代组织服务现
35、代组织一、秘书工作的职能一、秘书工作的职能（一）秘书辅助决策的职能（一）秘书辅助决策的职能（二）秘书辅助管理的职能（二）秘书辅助管理的职能（三）秘书综合服务的职能（三）秘书综合服务的职能总结总结L o g Company LogoCompany Logo热爱秘书工作热爱秘书工作 服务现代组织服务现代组织 1办公室职责、权限、目标、任务办公室职责、权限、目标、任务明确，各秘书职责科学、明确。明确，各秘书职责科学、明确。 2制定秘书工作的各项制度和标准，制定秘书工作的各项制度和标准，并执行与考核到位。并执行与考核到位。 3工作程序和工作方法标准、规范。工作程序和工作方法标准、规范。 4信息系统通畅
36、、合理。信息系统通畅、合理。 5办公自动化不断优化。办公自动化不断优化。二、秘书工作机构的要求二、秘书工作机构的要求L o g Company LogoCompany Logo热爱秘书工作热爱秘书工作 服务现代组织服务现代组织案例案例办公室主任岗位职责办公室主任岗位职责1、认真遵守公司各项规章制度，当遵纪守法员工。、认真遵守公司各项规章制度，当遵纪守法员工。2、领导办公室工作，落实总经理指示，督促检查经营、领导办公室工作，落实总经理指示，督促检查经营目标的完成。目标的完成。3、组织安排好公司的各类会议及各种活动。、组织安排好公司的各类会议及各种活动。4、草拟公司文件、合同以及规章制度，处理来往
37、公文。、草拟公司文件、合同以及规章制度，处理来往公文。5、保管好公司的各类印章，做好用印登记。、保管好公司的各类印章，做好用印登记。6、协调公司各部门关系，上传下达，下传上达，促进、协调公司各部门关系，上传下达，下传上达，促进公司高效运转。公司高效运转。7、加强本部门员工日常管理和考核工作，每月进行讲、加强本部门员工日常管理和考核工作，每月进行讲评一次，不断提高管理水平。评一次，不断提高管理水平。L o g Company LogoCompany Logo热爱秘书工作热爱秘书工作 服务现代组织服务现代组织案例案例8、做好公司员工思想工作和领导员工学习工作，提高、做好公司员工思想工作和领导员工学
38、习工作，提高员工的思想素质水平和业务水平，提高公司员工的凝员工的思想素质水平和业务水平，提高公司员工的凝聚力。关心员工的思想、学习、生活，帮助员工解决聚力。关心员工的思想、学习、生活，帮助员工解决实际困难。实际困难。9、做好公司人员招聘、人事管理以及劳动合同管理工、做好公司人员招聘、人事管理以及劳动合同管理工作。作。10、不断学习新知识，提高自身能力，适应公司发展。、不断学习新知识，提高自身能力，适应公司发展。11、认真负责、主动、积极地开展工作，圆满完成所、认真负责、主动、积极地开展工作，圆满完成所负责的工作任务。对因个人工作不负责、拖拉原因造负责的工作任务。对因个人工作不负责、拖拉原因造成
39、公司信誉及经济损失，应承担相应的责任。成公司信誉及经济损失，应承担相应的责任。12、负责公司各部门办公用品的领用和分发工作。、负责公司各部门办公用品的领用和分发工作。13、做好各部门的协调工作。、做好各部门的协调工作。14、完成公司交给的其他工作。、完成公司交给的其他工作。L o g Company LogoCompany Logo热爱秘书工作热爱秘书工作 服务现代组织服务现代组织作业作业案例分析案例分析L o g o人有了知识，就会具备各种分析能力，明辨是非的能力。所以我们要勤恳读书，广泛阅读，古人说“书中自有黄金屋。”通过阅读科技书籍，我们能丰富知识，培养逻辑思维能力；通过阅读文学作品，我们能提高文学鉴赏水平，培养文学情趣；通过阅读报刊，我们能增长见识，扩大自己的知识面。有许多书籍还能培养我们的道德情操，给我们巨大的精神力量，鼓舞我们前进。L o g o
