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1、（三） 大型活动立项策划书的写作要求：1 大型活动名称大型活动的名称一般包括三个方面的内容：基本部分、限定部分和行业标识。如“第 93 届中国出口商品交易会”，如果按上述三个内容对号入座，则基本部分是“交易会”，限定部分是“中国”和“第93 届”，行业标识是“出口商品”。下面分别对这三个内容作一些说明： 基本部分：用来表明大型活动的性质和特征，常用词有：大型活动、博览会、展销会、交易会和“节”等。 限定部分：用来说明大型活动举办的时间、地点和大型活动的性质。大型活动举办时间的表示办法有三种：一是用“届”来表示。 二是用“年”来表示，三是用“季”来表示。如第三届大连国际服装节、2003年广州博览
2、会、法兰克福春季消费品大型活动等。 在这三种表达办法里， 用“届”来去示最常见，它强调大型活动举办的连续性。那些刚举办的大型活动一般用“年”来表示。大型活动举办的地点在大型活动的名称里也要有所体现，如第三届大连国际服装节中的“大连”。大型活动名称里体现大型活动性质的词主要有“国际”、“世界”、“全国”、“地区”等。 如第三届大连国际服装节中的“国际”表明本大型活动是一个国际展。 行业标识：用来表明展览题材和展品范围。 如第三届大连国际服装节中的“服装”表明本大型活动是服装产业的大型活动。2、大型活动地点策划选择大型活动的举办地点， 包括两个方面的内容： 一是大型活动在什么地方举办，二是大型活动
3、在哪个展馆举办。策划选择大型活动在什么地方举办，就是要确定大型活动在哪个国家、哪个省或者是哪个城市里举办。策划选择大型活动在哪个展馆举办，就是要选择大型活动举办的具体地点。具体选择在哪个展馆举办大型活动， 要结合大型活动的展览题材和大型活动定位名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 15 页 - - - - - - - - - 而定。另外，在具体选择展馆时，还要综合考虑使用该展馆的成本的大小如何、展期安排是否符合自己的要求以及展馆本身的设施和服务如何等因素。3、办
4、展机构办展机构是指负责大型活动的组织、策划、招展和招商等事宜的有关单位。办展机构可以是企业、 行业协会、政府部门会展讲武堂毛豆先生版权所有和新闻媒体等。根据各单位在举办大型活动中的不同作用，一个大型活动的办展机构一般有以下几种：主办单位、承办单位、协办单位、支持单位等。主办单位：拥有大型活动并对大型活动承担主要法律责任的办展单位。主办单位在法律上拥有大型活动的所有权。承办单位：直接负责大型活动的策划、组织、操作与管理，并对大型活动承担主要财务责任的办展单位。协办单位：协助主办或承办单位负责大型活动的策划、组织、操作与管理，部分地承担大型活动的招展、招商和宣传推广工作的办展单位。支持单位：对大型
5、活动主办或承办单位的大型活动策划、组织、操作与管理，或者是招展、招商和宣传推广等工作起支持作用的办展单位。4、办展时间办展时间是指大型活动计划在什么时候举办。办展时间有三个方面的含义：一是指举办展的具体开展日期。 二是指大型活动的筹展和撤展日期。三是指大型活动对观众开放的日期。展览时间的长短没有一个统一的标准，要视不同的大型活动具体而定。 有些大型活动的展览时间可以很长， 如“世博会”的展期长达几个月甚至半年；但对于占大型活动绝大多数的专业贸易展来说，展期一般是3-5 天为宜。5、展品范围大型活动的展品范围要根据大型活动的定位、办展机构的优劣势和其他多种因素来确定。名师资料总结 - - -精品
6、资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 15 页 - - - - - - - - - 根据大型活动的定位， 展品范围可以包括一个或者是几个产业，或者是一个产业中的一个或几个产品大类， 例如，“博览会”和“交易会”的展品范围就很广，如“广交会”的展品范围就超过10 万种，几乎是无所不包；而德国“法兰克福国际汽车大型活动”的展品范围涉及到的产业就很少，就只有汽车产业一个。6、办展频率办展频率是指大型活动是一年举办几次还是几年举办一次，或者是不定期举行。从目前展览业的实际情况看，一年举办一次的大型
7、活动最多，约占全部大型活动数量的 80，一年举办两次和两年举办一次的大型活动也不少，不定期举办的大型活动已经是越来越少了。办展频率的确定受展览题材所在产业的特征的制约。我们知道，几乎每个产业的产品都有一个生命周期，产品的生命周期对大型活动的办展频率有重大影响。产品的投入期和成长期是企业参屉的黄金时期，大型活动的办展频率要牢牢抓住这两个时期。7、 大型活动规模大型活动规模包括三个方面的含义：一是大型活动的展览面积是多少，二是参展单位的数量是多少， 三是参观大型活动的观众有多少。在策划举办一个大型活动时，对这三个方面都要作出预测和规划。在规划大型活动规模时， 要充分考虑产业的特征。 大型活动规模的
8、大小还会受到会观众数量和质量的限制。8、大型活动定位通俗地讲，大型活动定位就是要清晰地告诉参展企业和观众本大型活动“是什么”和“有什么”， 具体地说，大型活动定位就是办展机构根据自身的资源条件和市场竞争状况， 通过建立和发展大型活动的差异化竞争优势，使自己举办的大型活动在参展企业和观众的心目中形成一个鲜明而独特的印象的过程。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 15 页 - - - - - - - - - 大型活动定位要明确大型活动的目标参展商和观众、办展目标、
9、大型活动的主题等。9大型活动价格和大型活动初步预算大型活动价格就是为大型活动的展位出租制定一个合适的价格。展活动位的价格往往包括室内展场的价格和室外展场的价格，室内展场的价格又分为空地价格和标准层位的价格。在制定大型活动的价格时， 一般遵循“优地优价”的原则， 即那些便于展示和观众流量大的展位的价格往往要高一些。大型活动初步预算是对举办大型活动所需要的各种费用和举办大型活动预期以获得的收入进行的初步预算。在策划举办大型活动时，要根据市场情况给大型活动确定一个合适的价格，这样对吸引目标参展商参加大型活动十分重要。10、人员分工、招展招商和宣传推广计划人员分工计划、 招展计划、 招商和宣传推广计划
10、是大型活动的具体实施计划，这四个计划在具体实施时会互相影响。人员分工计划是对大型活动工作人员的工作进行统筹安排。招展计划主要是为招揽企业参展而制定的各种策略、措施和办法。招商计划主要是为招揽观众参观大型活动而制定的各种策略、措施和办法。宣传推广计划则是为建立大型活动品牌和树立大型活动形象，并同时为大型活动的招展和招商服务的。11、大型活动进度计划、现场管理计划和相关活动计划大型活动进度计划是在时间上对大型活动的招展、招商、宣传推广和展位划分等工作进行的统筹安排。 它明确在大型活动的筹办过程中，到什么阶段就应该完成哪些工作， 直到大型活动成功举办。 大型活动进度计划安排得好， 大型活动筹备的各项
11、准备工作就能有条不紊地进行。现场管理计划是大型活动开幕后对大型活动现场进行有效管理的各种计划安排，它一般包括大型活动开幕计划、展活动场管理计划、 观众登记计划和撤展计划等。现场管理计划安排得好， 大型活动现场将井然有序， 大型活动秩序良好。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 15 页 - - - - - - - - - 大型活动相关活动计划是对准备在大型活动期间同期举办的各种相关活动作出的计划安排。 与大型活动同期举办的相关活动最常见的有技术交流会、研讨会和各
12、种表演等，它们是大型活动的有益补充。二、大型活动项目立项可行性研究报告的写作（一）大型活动项目立项可行性研究报告的概念完成了大型活动立项策划书 ，并不意味着该立项的大型活动就可以举办了。 项目立项只是对举办什么题材的大型活动和如何举办该大型活动提出了一个初步的意见， 制定了一套初步的方案， 至于该大型活动是否真的可以举办和该方案是否真的可行， 还需要对该大型活动项目及方案进行可行性分析。可行性分析的结论及其他必须考虑的因素， 才是决定最后是否可以举办该大型活动的最终依据。大型活动项目立项可行性研究报告就是在对大型活动立项进行可行性分析的基础上完成的研究报告。 大型活动立项可行性分析是大型活动项
13、目立项策划的继续。大型活动项目立项策划主要是在掌握各种信息的基础上，初步提出计划举办的大型活动“是什么样的”； 大型活动立项可行性分析则是在仔细研究各种信息的基础上，深入分析举办大型活动立项策划提出的“那样的大型活动”是否可行，为最后是否举办该大型活动提供科学的决策依据。如果大型活动立项策划通过可行性分析，证明计划举办大型活动的市场条件具备，项目具有生命力，各种执行方案策划合理，项目在经济上可行，风险较小且有一定的社会效益， 就可以通过该大型活动立项策划， 决策举办该大型活动了。（二）大型活动项目立项可行性研究报告的内容结构大型活动项目立项可行性研究报告要对大型活动立项是可行还是不可行作出系统
14、的评估和说明， 并为最终完善该大型活动项目立项策划的各具体执行方案提供改进依据和建议。因此， 大型活动项目立项可行性研究报告主要包括以下几项内容：1、 市场环境分析（1） 宏观市场环境：包括人口环境、经济环境、技术环境、政治法律环境、社会文化环境等。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 15 页 - - - - - - - - - （2） 微观市场环境：包括办展机构内部环境、目标客户、竞争者、营销中介、服务商、社会公众等。（3） 市场环境评价： SWOT 分析法
15、，即内部优势、内部劣势、外部机会、外部威胁分析。2、 大型活动项目生命力分析（1） 项目发展空间： 即分析举办该大型活动所依托的产业空间、市场空间、地域空间、政策空间等是否具备。（2） 项目竞争力：包括大型活动定位的号召力、办展机构的品牌影响力、参展商和观众的构成、大型活动价格、大型活动服务等。（3） 办展机构优劣势分析3、大型活动执行方案分析1）对计划举办的大型活动的基本框架进行评估，具体包括：(1) 大型活动名称和大型活动的展品范围、会展讲武堂毛豆先生版权所有大型活动定位之间是否有冲突。(2) 办展时间、办展频率是否符合展品范围所在产业的特征。(3) 大型活动的举办地点是否适合举办该展品范
16、围所在产业的大型活动。(4) 在展活动品范围所在产业里能否举办如此规模和定位的大型活动。(5) 大型活动的办展机构在计划的办展时间内能否举办如此规模和定位的大型活动。(6) 办展机构对展活动品范围所在的产业是否熟悉。(7) 大型活动定位与大型活动规模之间是否有冲突。2）招展招商和宣传推广计划评估（1） 招展计划评估（2） 招商计划评估（3） 宣传推广计划评估3、 大型活动项目财务分析（1） 价格定位（2） 成本预测举办一个大型活动的成本费用一般包括：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - -
17、 - - 第 6 页，共 15 页 - - - - - - - - - 1)展览场地费用。 即租用展览场馆以及由此而产生的各种费用。这些费用包括：展览场地租金、展馆空调费、层位特装费、标准层位搭建费、展馆地毯及铺设地毯的费用、展位搭装加班费等。2)大型活动宣传推广费。 包括广告宣传费、 大型活动资料设计和印刷费、资料邮寄费、新闻发布会的费用等。3)招展和招商的费用。4)相关括动的费用。 包括技术交流会、 研讨活动会开幕式、 嘉宾接待、酒会、大型活动现场布置、礼品、请大型活动临时工作人员的费用等。5)办公费用和人员费用。6）税收7）其他不可预测的费用（3） 收入预测举办一个大型活动的收入一般包括
18、：1） 展位费收入2） 门票收入3） 广告和企业赞助收入4） 其他相关收入（4） 盈亏平衡分析（5） 现金流量分析1） 净现值分析2） 净现值率分析3） 获利指数4） 内部收益率5、风险预测（1） 市场风险（2） 经营风险（3） 财务风险（4） 合作风险6、存在的问题名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 7 页，共 15 页 - - - - - - - - - 包括通过以上可行性分析发现的大型活动项目立项存在的各种问题、研究人员在可行性分析以外发现的可能对大型活动产生影响的
19、其他问题等。7、改进建议针对上述问题， 提出对大型活动项目立项策划的改进建议，指出要成功举办该大型活动应该努力的方向等。8、努力的方向根据大型活动的办展宗旨和办展目标，在上述分析的基础上， 针对存在的问题，提出要办好该大型活动所需要具备的其他条件和需要努力的方向。（三）大型活动项目立项可行性研究报告的写作要求大型活动项目立项可行性研究报告是办展机构进行决策是否要举办该大型活动的重要依据，因此， 大型活动项目立项可行性研究报告的写作必须做到材料真实充分，分析客观科学，判断准确有理。1、市场环境分析市场环境分析是大型活动立项可行性分析的第一步，它是根据大型活动立项策划提出的大型活动举办方案， 在已
20、经掌握的各种信息的基础上，进一步分析和论证举办大型活动的各种市场条件是否具备，是否有举办该大型活动所需要的各种政策基础和社会基础。 市场环境分析不仅要研究各种现有的市场条件，还要对其未来的变化和发展趋势作出预测使立项可行性分析得出的结论更加科学合理。市场环境分析是从计划举办的大型活动项目的外部因素出发来分析举办该大型活动的条件是否具备； 大型活动项目生命力分析则是从计划举办的大型活动项目的本身出发，分析该大型活动是否有发展前途。 分析大型活动项目的生命力，不是只分析大型活动举办一届或两届的生命力，而是要分析该大型活动的长期生命力，即要分析如果本大型活动举办超过五届以上，本大型活动是否还有发展前
21、途的问题。2、大型活动项目生命力分析市场环境分析是从计划举办的大型活动项目的外部因素出发来分析举办该大型活动的条件是否具备； 大型活动项目生命力分析则是从计划举办的大型活动名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 8 页，共 15 页 - - - - - - - - - 项目的本身出发，分析该大型活动是否有发展前途。 分析大型活动项目的生命力，不是只分析大型活动举办一届或两届的生命力，而是要分析该大型活动的长期生命力，即要分析如果本大型活动举办超过五届以上，本大型活动是否还有发
22、展前途的问题。3、大型活动执行方案分析大型活动执行方案分析是从计划举办的大型活动项目的本身出发，分析该大型活动项目立项计划准备实施的各种执行方案是会展讲武堂毛豆先生版权所有否完备，是否能保证该大型活动计划目标的实现。大型活动执行方案分析的对象是该大型活动的各种执行方案， 分析的重点是各种执行方案是否合理、是否完备和是否可行。需要强调的一点是， 对大型活动基本框架进行评估，重点不是分析构成大型活动基本框架的某一个因素的策划安排是否合理和可行，而是从总体上分析大型活动基本框架是否合理和可行。 因为，尽管对构成大型活动基本框架的每一个因素的策划安排可能是合理和可行的， 但由这些因素所构成的大型活动基
23、本框架从总体上看却可能是不合理和不可行的。所以，要避免这种“ 个体合理，群体冲突 ”现象的出现，对大型活动基本框架进行评估就十分重要。4、大型活动项目财务分析大型活动项目财务分析是从办展机构财务的角度出发，分析测算举办该大型活动的费用支出和收益。 大型活动项目财务分析的主要目的是分析计划举办的大型活动是否经济可行，并为即将举办的大型活动指定资金使用规划。5、风险预测从大型活动立项可行性分析的角度看，风险就是办展机构在举办大型活动的过程中，由于一些难以预料和无法控制的因素的作用，使办展机构举办大型活动的计划和举办大型活动的实际收益与预期发生背离，从而使办展机构举办大型活动的计划落空； 或者是即使
24、大型活动如期举办， 但办展机构有蒙受一定的经济损失的可能性。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 9 页，共 15 页 - - - - - - - - - 6、存在的问题包括通过以上可行性分析发现的大型活动项目立项存在的各种问题、研究人员在可行性分析以外发现的可能对大型活动产生影响的其他问题等。7、改进建议针对上述问题， 提出对大型活动项目立项策划的改进建议，指出要成功举办该大型活动应该努力的方向等。8、努力的方向根据大型活动的办展宗旨和办展目标，在上述分析的基础上， 针对
25、存在的问题，提出要办好该大型活动所需要具备的其他条件和需要努力的方向。三、 参展说明书的写作（一） 参展说明书的概念办展机构在确定了大型活动的有关日期安排，指定了大型活动承建商、 大型活动运输代理和大型活动旅游代理以后，就可以着手编制大型活动的 参展说明书了。参展说明书 是办展机构将大型活动筹备、开幕以及参展商参加大型活动时应注竟的其他问题汇编成册， 以方便参展商进行参展准备的一种小册子。编制参展商手册是大型活动筹备过程中的一项基础性的工作。（二） 参展说明书包含的主要内容及写作要求从某种意义上讲， 参展说明书是帮助参展商进行参展筹备的纲领性文件，也是办展机构对大型活动布展、展览和撤展等各环节
26、进行有效管理的指导性文件，参展商手册所包含的内容涉及到举办大型活动的各个环节。一般来说，参展说明书主要包括以下几方面的内容：(1)前言。主要是对参展商参加本大型活动表示欢迎，说明本手册编制的原则和目的， 提醒参展商在筹展、 布展、展览和撤展等环节要自觉遵守本手册的相关规定等。前言一般都很简短，言简意赅。(2)展览场地基本情况。包括展馆及展区平面图、至展馆的交通图、展览场名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 10 页，共 15 页 - - - - - - - - - 地的基本
27、技术数据等。 绘制展馆及展区平面图时， 要注意标明展馆各种服务设施所在的位置、 展区和展位划分的详细情况、展馆内部通道和出人口等； 在绘制至展馆的交通图时， 要注意标明展馆在该城市的具体位置、到展馆可以利用的各种主要交通工具和交通路线、 各指定接待酒店在该城市的具体位置等；对于该展览场地的基本技术数据，要清楚准确地列出地会展讲武堂毛豆先生版权所有面承重、馆内通风条件、货运电梯容积容量、展馆室内空间高度、展馆入口高度和宽度、展馆的水电供应状况等。 对展览场地基本情况的介绍对于帮助参展商准确地找到展馆和自己的展位，进而进行展位搭装和布展有着很好的指引作用。（3)大型活动基本信息。包括大型活动的名称
28、、举办地点、展览时间、办展机构、大型活动指定承建商、指定运输代理、指定旅游代理、指定接待酒店等。对于办展时间， 要具体列明大型活动的布展时间、开幕时间、 对专业观众和普通大众开放的时间、 撤展时间、布展撤展加班时间等， 对以上时间尽量精确到小时；对于办展机构， 要具体列明大型活动的主办单位、承办单位、 支持单位和协办单位等；另外，还要具体列明各办展机构、大型活动指定承建商、指定运输代理、指定旅游代理、指定接待酒店等的详细联系地址、联系电话、传真和联系人，如果有网址和 EMAlL 也最好能公布，以便参展商在需要的时候方便联系各有关单位。(4)大型活动规则。就是大型活动要求参展商和观众等参加大型活
29、动时所必须遵守的一些规章制度， 包括：大型活动有关证件使用和管理的规定、大型活动现场保安和保险的规定、 层位清洁的规定、 物品储藏的规定、 现场使用水电的注意事项、现场展品销售的规定、消防规定、知识产权保护规定、现场展品演示的注意事项等。 大型活动规则是所有与会人员必须遵守的一些制度，对大型活动现场管理和维护现场秩序十分重要。（5）展位搭装指南。是对展活动位搭装的一些基本要求和说明，主要包括标准展位说明和空地展位搭装说明等。由于所有的标准展位的基本结构和配置都是一样的， 所以“ 标准展位说明 ” 主要是对展位的标准配置作出说明，列明参展商使用标准展位的注意事项，提出如果参展商需要增加非标准配置
30、以外的其他配置的处理办法等。“ 空地展位搭装说明 ” 主要是对参展商搭建空地展位作出的一些规定和要求，如使名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 11 页，共 15 页 - - - - - - - - - 用材料的要求、 动火作业的规定、 消防安全的规定和铺设电线的规定等。层位搭装指南对指导参展商顺利、安全地搭装展位和布展有较大帮助。(6)展品运输指南。是对参展商将展品等物品运到展览现场所作的一些指引和说明，主要包括海外运输指南和国内运输指南等。不管是海外还是国内运输指南，都
31、要对展品等的运输方式和运输线路、各种货品的交运和文件提交的期限、货运文件的准备和交付、收费标准、包装、海关报关、回程运输、可供选择的自选服务等作出具体说明。 展品运输指南对帮助参展商及时安排展品等物品的运输有较大的作用。(7)活动旅游信息。是对解决参展商及观众会展讲武堂毛豆先生版权所有等参加大型活动期间的交通、 吃、住、行等需要和大型活动前后的旅游需要等作出的一些说明。活动旅游信息要详细地列出各指定接待酒店的档次、协议优惠价格、地址、联系电话和传真以及联系人、与展馆的距离等， 要列出海外观众和参展商入境的签证办法、活动期间及前后可供选择的商务考察和观光休闲旅游的线路和安排等。活动旅游信息主要是
32、为了方便参展商及观众的日常生活服务的。(8)相关表格。是有关参展商在筹展和布展过程中需要使用的各种表格，主要包括展览表格和层位搭装表格两种。展览表格主要有贵宾买家服务表、聘请临时服务人员申请表、额外工作证和邀请卡申请表、研讨会和技术交流会申请表、刊登会刊广告申请表等。参展说明书编制成功以后， 可以印刷成册， 在大型活动开幕前适当的时间寄给参展商，也可以将其内容发布在大型活动的专门网站上供参展商阅览和下载，如果大型活动有海外参展商，还要将参展商手册翻译成外语文本。（三） 参展说明书的作用参展说明书主要是为方便和指引叁展商顺利进行筹展、布展、展览和撤展等服务的， 它不仅对参展商进行参展筹备有着十分
33、重要的指引作用，也对办展机构对大型活动的布展、 展览和撤展等各坏节进行有效的现场管理有很大的帮助和影响：1、参展说明书对参展商的指引作用。参展商手册分别对展览场地、大型活动基本情况、大型活动规则、 层位搭装、展品运输和活动旅游等作出详细的说明，名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 12 页，共 15 页 - - - - - - - - - 参展商在得到参展说明书以后， 就可以按照该说明书的指引对叁展的各项准备工作进行筹备， 如安排展品的运输、 准备展位的搭装材料和设计等；在
34、大型活动布展现场，参展商将按该说明书的有关要求进行展位搭装和布展，避免布展期间的盲目和违规； 在展览期间， 参展商可以按该说明书的要求布置展品演示；在撤展期间，参展商可以按照该说明书的指引有条不紊地撤展；大型活动结束后，参展商还可以按照该说明书的指引选择适合自己需要的活动旅游。在参展说明书的指引下，参展商可以更有效地准备和完成参加大型活动各工作环节的各项事务。2、参展说明书对大型活动现场管理的作用。参展说明书对大型活动在筹展、布展、展览和撤展期间的各项规定，不仅有利于指导各参展商按规定办事，也有利于办展机构按该手册的规定监督大型活动现场的各种事宜，并按手册的规定为参展商提供各种服务。 参展商手
35、册是办展机构对大型活动筹展、布展、展览和撤展等环节进行现场管理的重要依据之一，它为大型活动各阶段制定了大家必须遵守的行为规范，有利于办展机构按此规范对大型活动各环节的现场进行管理。3、参展说明书对观众的作用。除了对参展商的指引和对大型活动现场管理的作用外， 参展说明书对大型活动观众也能起一定的作用。比如，手册对展馆平面图、馆内服务设施分布图、 交通路线、 指定接待酒店和大型活动开放时间的说明，就对观众参观大型活动有较大的帮助。观众在展馆交通路线图的指引下会展讲武堂毛豆先生版权所有可以更方便地达到展馆，在馆内服务设施分布图的指引下可以找到自己需要的服务提供点，可以享受大型活动指定接待酒店的优惠价
36、格待遇在大型活动开放时间说明的指引下可以合理地安排自己的参观时间等等。一般来说，大型活动的观众有很大一部分是各参展商自己邀请来的，参展商一般都会将上述信息通知其邀请的观众， 这样， 参展说明书对观众所起的作用将更大。四、编制参展说明书的基本原则从参展说明书所起的作用我们可以看出，参展说明书是大型活动筹备过程中的一个重要文件。要让参展说明书在大型活动筹备过程中切实地起到上述作用，在编制参展商手册时，我们必须做到：名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 13 页，共 15 页 -
37、 - - - - - - - - 第一、实用。参展说明书所包含的内容必须是对参展商进行筹展、布展、展览和撤展等有较大的指引作用，或者是对办展机构对大型活动筹展、布展、展览和撤展各环节进行管理有较大帮助， 或者对参展商邀请其老客户来大型活动参观有辅助作用，否则，该内容就不能进入参展商手册。第二、简洁明了。 参展说明书对各方面内容的说明和叙述应该简洁，文字不要太多，篇幅不要太长， 能说明问题就行； 参展说明书对各方面内容的说明和叙述必须准确、具体， 让人看得明明白白，不能让人看不懂，更不能让人产生歧义否则，在大型活动筹展、布展、展览和撤展等环节的具体执行中就会引起争议，既不利于参展商展出， 也不利
38、于办展机构对大型活动现场进行管理。第三、详细全面。 对于参展说明书提到的各项内容要尽量详细，如对布展和撤展加班时间的规定可以具体到小时和分钟，对各种表格的返回最后期限的规定具体到某月某日等等，这样更有利于大型活动具体操作和管理；对于参展说明书提到的各项内容要做到没有遗漏，如对展览场地基本情况的说明中，对展馆人口的高度和宽度、 对展馆的地面承重能力、 对消防的注意事项等要一一列明， 不会展讲武堂毛豆先生版权所有能遗漏，否则，现场操作就会出现问题，比如，如果没有提到展馆入口的高度和宽度，就有可能会使一些较大较长的物品进不了展馆。第四、美观。参展说明书的排版和制作要美观大方，印刷讲究，尽量不要出现错
39、别字和其他印刷错误； 参展说明书的制作和用纸与大型活动的档次和办展机构的品牌与声誉相符，不能让人产生不好的联想。第五、专业。参展说明书的遣词造句要符合行业习惯和规范，要使用行业熟悉的语言，所涉及的术语要规范，不能想当然地使用一些行业比较陌生的词语；内容编排要符合参展商筹展的筹备程序，不能让他们翻来覆去地寻找自己需要了解的内容。第六、国际化。如果大型活动是国际性的大型活动，或者大型活动有向国际化方向发展的打算， 那么，参展说明书的内容编排和制作也要尽量做到符合国际参展商的需要， 如除要有中文的文本外还要有外文的文本。外文文本的参展说明名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 14 页，共 15 页 - - - - - - - - - 书，其翻译一定要准确， 因为海外参展商就是根据该说明书来筹备各项参展事宜的；如果翻译不准确，将会给他们带来极大的不便。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 15 页，共 15 页 - - - - - - - - -
