《2022年物资管理规定及流程201310-鸿本》由会员分享，可在线阅读，更多相关《2022年物资管理规定及流程201310-鸿本（14页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、1 物资管理及流程规定为保证公司生产、经营正常运营，不断提高公司物资管理水平，保证公司获得最大经济利益，特制定本规定。一、管理原则采购物料：各单位根据实际需要，本着节约原则按规定时间和程序向物料管理部门报送物料需求计划；物料管理部门根据库存情况后形成公司级物料采购计划，经主管负责人批准后按规定时间和程序报业务部市场部或生管部，下同 ；业务部依据采购计划按规定时间和程序制作采购订单，并经相关部门审核、总经理批准后实施物料采购；采购物料按规定要求入库、发放。销售物料：依据合同和要求，业务部按规定制作销售订单，并经财务部及相关部门审核、总经理批准后办理物料出库手续，实现物料销售。二、物料需求计划、采
2、购订单一 需求计划、采购订单流程1、主要原材料、辅材料：生产单位根据批准计划，于每月18 日前将下月物料需求计划报物料管理部门，物料管理部门于23 日前做出采购计划，经主管负责人批准后报市场部，市场部于 25 日前形成采购订单 ，经总经理批准后进行采购。公司技术部负责制定生产消耗定额。主要有原、辅材料，包括生铁、废钢、合金、焦炭等炉料及耐火砖、硅砂、三乙胺、钢丸等辅助材料。2、设备维修用备品备件及机物料消耗：1安全库存：设备管理部门部和相关单位协助物料管理部门根据实际情况制定必要的各项备品备件及其它物料的安全库存，日常管理要及时补充精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结
3、 - - - - - - -第 1 页，共 14 页2 安全库存；2计划：生产单位根据批准计划，于每月17 日前将下月需求报设备管理部门，经设备管理部门审核后于18 日前报物料管理部门，经物料管理部门确认后并于 23 日前做出采购计划，经主管负责人批准后报市场部，市场部于 25 日前形成采购订单，经总经理批准后进行采购。其它机物料消耗，由各单位根据实际需求经批准后，于每月18 日前将需求计划报物料管理部门， 物料管理部门于 23日前做出下月采购计划，经主管负责人批准后报市场部，市场部于25 日前形成采购订单，经总经理批准后进行采购。3发生临时性需求影响生产的急需物料，需求单位将需求计划于每日1
4、5:00 时前以邮件和书面的形式发给物料管理部门，属于备品备件的同时以书面形式报设备管理部门负责人进行需求确认对关键备件要查出损坏原因后交物料管理部门做出采购计划，经主管负责人批准后报市场部，市场部形成采购订单 ，报总经理批准后进行采购。3、办公用品由需求单位于每月15 日前将需求计划报办公室，办公室于19日前汇总做出公司需求计划经批准后报物料管理部门，物料管理部门确认后并于 23 日前做出采购计划，经主管负责人批准后报市场部，市场部于 25 日前形成采购订单 ，经总经理批准后进行采购。4、包装物、铸件产品等其它消耗物料：各单位根据实际需求制订本单位的下月度需求计划，按规定时间和程序将需求计划
5、报到物料管理部门做出采购计划，经主管负责人批准后报业务部，由业务部制作采购订单 。日常需要增加临时采购的，按上23款原则办理。精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 2 页，共 14 页3 5、所有物料采购均由业务部制作采购订单进入 ERP的物料由 ERP生成采购订单。采购价格要货比三家，一经确定不得修改。采购订单空白处用笔划掉。6、需北京总部审批的按总部规定执行。7、当月采购订单当月采购，跨月无效，仍需采购的重新制作采购订单和履行审批手续。对于因生产计划有变更，有关单位要及时向物料管理部门提出物料需求变更计划，物料管理部门应及时通知业务部
6、调整采购订单或追加采购订单 。二 物料采购价格文件 、采购订单制定1、市场部根据需求计划，按照物料采购价格文件的价格和约定交货期，制作物料采购订单或采购合同，经部长审核、总经理批准后执行。2、市场部按照“询价、议价”的原则确定物料采购价格 包括外委加工价格，编制物料采购价格文件 。 物料采购价格文件须经部长审核、总经理批准有效。 物料采购价格文件是制作采购订单的唯一价格依据。新增物料品种或采购价格变动，经总经理批准后及时更新物料采购价格文件。3、采购价格确实定以“质优价廉”为原则。每一种物料的采购价格必须进行至少 2 家以上供给商的询价和议价， 并做好原始记录备案， 以备公司检查。北京总部管理
7、的生铁、焦炭等集中采购物料价格以总部定价为准。4、对消耗量大、价值高的生铁、废钢、焦炭、合金、耐火砖等主、辅料实行每月询价制度，需要调整价格的经总经理批准后及时更新物料采购价格文件 。三、采购1、管理及分工： 所有物料采购实行业务部归口管理，业务部负责采购供给商、精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 3 页，共 14 页4 品种规格、数量、价格等信息收集、业务联系、合同起草、制作采购订单、采购实施，并按上述原则履行审批手续。业务分工如下：1市场部：负责主要原材料、辅助材料、包装物、设备及备件、消耗材料、办公用品、家用电器等其它物料采购及设
8、备和备件的外委修理业务。关键设备、备件采购设备管理部门协助市场部实施采购。量检具采购技术及品管部门为市场部提供技术支持。2生产管：负责外协毛坯、成品等铸件产品采购。2、物料采购应按“一单、一物、一票”的原则执行，既一张采购订单、一次进货、一张发票。对于大宗主要原辅材料可根据需求计划的批量要求，一次性下采购订单 、分期供货，如生铁、废钢、焦炭、合金、硅砂等主辅材料和铸件产品等。四、检验、检斤、入库、结算1、原则：1质检员、保管员与供给商实行不接触原则。对检验报告、检斤单等资料的传递，均由市场部负责。2按“一单、一物、一票”的采购原则，所有物料入库必须有采购订单，且实物、采购订单核对相符。仓库保管
9、员根据发票和采购订单办理入库手续，发票、入库单与采购订单在物料品名包括规格、数量、价格三相符。无采购订单或采购订单与实物及发票不符的保管员可拒绝物料入库。生铁、废钢、焦炭等大宗物料的实际数量与订单数量差异不超过正负 5% 。3采购物料到货日期要符合采购订单确定的到货日期，不得提前或延精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 4 页，共 14 页5 迟。(3采购结算实行“月清月结”原则，即当月订单、当月采购、当月结清，且每月 25 日前报销完毕。2、检验、检斤、入库：1需要检斤的物料要有质检员、检斤员或保管员、审核员三人负责检斤、三人在检斤单上
10、签字；外购毛坯需要点数的要有质检员、保管员双人负责点数、双人在入库单签字；需要品管部提供质量检验报告的要双人负责检验、双人在质检报告上签字，否则物料不得入库，入库手续不得办理。物料品质检验按体系文件规定执行。2入库单必须有保管员、质检员需品质检验的、业务员、采购和物料管理部门负责人签字或盖章有效，检斤单要作为入库单的附件。检验报告由市场部、仓库、品管部各存一份，以备检查。3负责检斤人员或临时顶岗人员一律实行备案管理，没有备案的一律不得检斤签字。人员更换，备案及时变更。4对于影响产品质量和本身使用寿命的物料一律进行入库前品质检验，包括所有炉料、 包装物等。物料入厂时由市场部业务员提出检验申请，品
11、管部依据技术管理部门验收标准负责检验。具体要求：A 主要原材料：供给商需提供质量证明，需要检斤的提供重量证明。检斤方法按上述原则进行。对数量、质量确认后，保管员凭采购订单和质量检验合格报告方可办理入库。B 对于液态气态桶装的物料如各类油、树脂、三乙氨等一律检斤并要求供给商在包装桶外面写明毛重、皮重、净重等，保管员凭检斤单办理入库手续。检斤方法按上述原则进行。精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 5 页，共 14 页6 C 对购入的各种钢材等也要检斤，并凭检斤单、采购订单办理入库手续。特种规格检尺不检斤的除外。D 焦炭作为特殊物料必须进行含
12、水化验，以每车为单位化验，取样方法按公司有关规定执行。市场部负责与供给商协商确定标准含水量，并以此为标准进行超标准扣除数量，不超不扣。扣除数量在检斤单上注明并由货主代表签字确认，结算重量要扣除该数量。超标准扣除数量 =化验数据的简单平均数- 标准含水量 *检斤数量。如：本车焦炭净重 40 吨，化验含水量数据分别为8% 和 4% ，标准含水量 5% ，E 焦炭分厂家放置，焦面超过与供给商的协议标准，从检斤数量中等量扣除。F 塑料袋、塑料罩等包装物要即检验重量又检验个数，并按上述要求由品管部出具检验合格证方可办理入库手续；G 对螺栓等数量大、单个价值较低、不易清点的物料，可实行检斤测定等辅助手段验
13、收入库。H 其它物料验收标准按公司有关规定执行。5进厂检斤车辆必须确保检斤和回皮时所载的其他物料一致，司乘人员不得留在车内。6特种设备备件入库单须由使用部门负责人和设备管理部门负责人签字有效。7量检具入库单须由品管部负责人签字有效。3、结算：精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 6 页，共 14 页7 1业务员凭入库单、检斤单需要检斤的、发票、采购订单发票数量、单价、金额要与采购订单相符报部门主管审核、财务审核，经总经理批准后方可办理结算。2业务部门应及时与供给商结算，实行月清月结，及时办理物料入库，并按审批程序到财务部结算。每月22 日
14、前应与供给商结算完毕。因特殊情况当月无发票但符合采购订单手续的入库物料，仓库与业务员配合列出无发票采购清单，由业务员或保管员办理估价入库，下月初等额红字冲回，待手续齐全办理正式入库。财务部对估价入库要进行账务处理，保证财务、保管“账账”相符。3业务员在收到发票后3 天之内须到财务履行报销手续。4财务部要审查发票的品名、数量、单价、金额等与入库单和采购订单是否相符，有不一致的财务可拒绝入账。五、物料领用出库1、全部采购物料必须办理入库手续后方可领用。2、物料入库后由保管员通知需求部门，领用时需填写领料单，领料单由经办人、单位负责人或公司负责人签字有效，保管员凭有效领料单发料，办理出库，具体办理按
15、材料物料领用审批权限规定执行。领料单上负责人的签字样本仓库实行备案管理，人员变化由领料单位及时变更备案。对领料单上负责人签字字体与备案样本不符的保管员有权拒绝发料。3、备品备件、刀具及其它更换件等消耗材料，领用时一律以旧换新无旧时需总经理或指定人员签字方可发放，并按公司领用物料以旧换新暂行规定执行。4、贵重有色金属领用管理：精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 7 页，共 14 页8 1铜、镍、锌等贵重有色金属生产领用，由生产单位填写领料单，经车间领用人、铸造工程师、车间主任签字，并经公司负责人签字批准后仓库方可发放；2贵重有色金属实行当
16、班核销制，即每班生产完毕后填写核销表，报仓库保管员备案；如有剩余物料凭核销表填制红字领料单退回仓库。核销表由当班班长填写，车间主任签字审核。如有剩余物料并连续生产，当班填制本班核销表，并由接班班长签字接收上班核销表和实物简称接收核销，接班生产完毕后按上述要求继续填制核销表，如有剩余物料办理退库手续。“接收核销”不得超过 2 个班次。3仓库保管员负责退库管理和监督贵重有色金属的核销，有权对上次领用应核销而没有核销的不予再次发放。4对生产单位领用的贵重有色金属不核销、不退库的，公司将对责任人和单位负责人按违纪处理， 并进行 100-1000元的经济处罚； 涉及偷盗的按公司有关规定处理。5核销表与领
17、料单或红字领料单装订在一起，存档备查。5、仓库领料单保管期限3 年包括 ERP系统领料单。六、物料保管和管理1、仓库保管员负责物料日常管理，并要做到所有物料分区域、分类管理，如 A、B、C分类，分区域库位存放摆放，一类物品一个区域，一个型号一个库位等；2、所有库位物料名称、日期、数量准确，摆放整齐，帐、物、卡相符；3、主辅料存放要做到“高度适中，整齐划一，名称准确，产地清楚”；精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 8 页，共 14 页9 4、物料领用按“先进先出法”原则出库；5、易燃易爆品要单独存放，注明“危险品”字样；6、物料管理部门负
18、责安全库存管理。及时做好呆滞品的分析和消减工作；7、处理废旧物料，按公司关于处理废旧物料流程的规定执行。七、劳动保护用品1、劳动防护用品实行定期、 定日发放，确定发放日为每月15 日。需求计划、汇总计划、物资、料采购及发放遇休息日、法定假日提前实施，不顺延。2、劳防保护用品需求计划、汇总计划、物料采购及发放程序规定如下：1各单位根据定额做出月度需求计划，并于每月20 日前报主管部门；2主管部门对各单位的需求计划进行核准，做出汇总需求计划，经公司领导批准后，于每月25 日前转交市场部；3市场部根据主管部门报的汇总需求计划做出采购订单，按流程规定进行采购，于 10 日前保证物料采购入库，仓库于15
19、日准时发放。八、物料退货和使用监督1、所有采购物料必须按照公司有关规定进行入库前检验。凡不符合验收标准的一律不得进入仓库和办理入库手续，财务部不得办理结算手续；同时质检员或保管员 - 检验应立即通知业务部进行处理。在此期间该物料可暂时存放于待检区域，不得与其它合格物料混放；发现验收不合格物料，业务经办人员应立即向本部门负责人报告，并迅速拿出处理意见，需退货的应立即通知供给商退货，所发生的退货费用由供给商负责。2、对因质量问题可以“让步接收”的物料，由业务部提出书面意见报告，经技术质量部门审核同意签署意见，报总经理批准后方可办理入库手续。3、使用单位领用的物料在使用过程中发现存在质量问题，如用寿
20、命缩短、精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 9 页，共 14 页10 不好用、安全隐患、不符合技术标准等其它质量问题，使用单位有权拒绝使用并应在发现该物料出现质量问题的当日向品管部提出书面意见，品管部应在3 日内组织使用单位、业务部和技术管理部门等相关单位进行质量鉴定，拿出书面质量鉴定报告和处理意见。需退货的由使用单位填写红字领用单退库，业务部写出书面情况报告，经技术管理部门确认及总经理批准后立即通知供给商退货或补货，并由其承担全部损失；对补货的经再次检验合格后由检验员出具书面补充意见并经业务部负责人签字后方可入库，使用单位仍需领用要开
21、具蓝字领用单。4、使用单位在领用物料时发现存在质量问题，可拒绝领料或退库，同时按上诉第三条的规定进行办理。5、使用单位对物料采购有向业务部、质量部门或公司领导提出价格、质量建议的权利。6、业务部对发生退货和让步接收的业务员要进行备案考核，发生的频次和影响程度要与个人奖励和工资绩效挂钩；对弄虚作假、损害公司利益的行为公司将按有关规定严肃处理；7、业务部应建立退货供给商考核档案和评价机制，对不符合要求的供给商应及时更换。九、物料验收入库时间物料验收入库的正常工作时间为每周一至周五早8:00 至下午 4:00，其它时间不办理物料入库手续。确因生产需要或供给商特殊情况的，须经总经理或其指定负责人批准，
22、可增加周六、或延长物料验收入库工作时间，否则仓库不得办理物料接收。精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 10 页，共 14 页11 十、物料销售1、原则：所有销售物料必须事先根据相关部门需求，由业务部门制作销售订单 ，经总经理批准生效，否则物料不得销售。 销售订单制订程序如下：序号物料种类需求单位制订单位审批方式1 成品出运生产管理门生产管理门出运计划签字2 毛坯、半成品、成品等铸件内销生产管理门生产管理门销售订单 签字3 原材料等其它各种物料销售相关部门市场部销售订单 签字4 设备销售设备管理部门市场部销售订单 签字注：原材料等其它各种
23、物料销售，相关部门可根据库存和使用情况提出销售需求纸质或电子邮件 ，报市场部制订销售订单。销售订单要标明物料名称、规格型号、数量、价格、付款方式等信息。 销售订单一式3 份，仓库、业务、财务部门各一份。成品出运出口的出运计划视同销售订单。分次销售、集中结算的毛坯、半成品、成品等内销铸件可制定月份大“订单”分批次执行，执行中如价格变动要修改销售订单 ，并经总经理签字批准；其它物料原则上亦可按此办理，但需事前经总经理批准。2、业务分工：所有物料销售实行业务部归口管理，业务部负责物料的销售对象、品种规格、数量、价格等信息收集、业务联系、合同起草、业务审批等各项工作，分工如下：1 、生管部：成品、半成
24、品、毛坯等铸件产品的内销、出运出口；2 、市场部：各种原辅材料、消耗材料、备品备件、包装物、办公用品、家用电器、废旧物料、设备及其它物料等。3、物料出库：所有销售物料必须办理出库手续，程序如下：1成品出运：生管部下达的出运信息如配箱图、配箱表、箱单、发票精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 11 页，共 14 页12 等 ，由大连质检负责装运至港口，并按程序要求进行查核等工作；2成品发运至大连质检仓库或直接运至港口：仓库根据生管部出运计划开具出库单 ，发货员根据出库单开具货物发运清单 ，并按公司关于外委运输管理的有关规定执行。出库单需由经
25、办人、生管部、仓库负责人签字有效。出库单一式二份，仓库、生管部各存一份；3半成品、毛坯等铸件产品发至大连分公司加工：视同对内销售，仓库根据生管部销售订单，开具出库单，发货员根据出库单开具货物发运清单，并按公司关于外委运输管理的有关规定执行。出库单需由经办人、生管部、仓库负责人签字有效。出库单一式三份，仓库、生管部、财务部各存一份；4毛坯、半成品、成品等铸件销往外单位内销：仓库根据生管部销售订单开具出库单，发货员根据出库单开具货物发运清单 ，并按公司关于外委运输管理的有关规定执行。出库单需由经办人、生管部、仓库负责人签字有效。出库单一式三份，仓库、生管部、财务部各存一份；5各种原辅材料、消耗材料
26、、备品备件、包装物、办公用品、家用电器、废旧物料及其它物料等销售：由仓库根据销售订单开具出库单，出库单须经保管员、市场部、仓库负责人人签字有效。出库单一式三份，仓库、市场部、财务部各存一份；6设备销售：A MAT 内部调拨：由设备管理部门根据销售订单填制固定资产调拨单 ，经设备管理部门经办人、 负责人、财务主管、总经理签字有效。固精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 12 页，共 14 页13 定资产调拨单一式两份，设备管理部门、财务部各一份。B 对外销售：由设备管理部门根据 销售订单 填制固定资产调拨单，经市场部经办人、设备和市场部负责
27、人、财务主管、总经理签字有效。固定资产调拨单一式三份，设备管理部门、市场部、财务部各一份。7 出库单要标明物料名称、规格型号、数量、价格等信息。8销售物料需检斤的按前款第四条原则办理，并履行签字手续。检斤单要作为出库单附件。9销售确认：外委运输送货的按公司关于外委运输管理的有关规定确认；自备车送货的打印货物发运清单，并要求对方在货物接收栏签字确认；自提的要求对方在出库单或检斤单上签字确认标明货物名称、规格等。10处理废旧物资，按公司关于处理废旧物资流程的规定执行；11仓库出库单、固定资产调拨单保管期限3 年。4、销售稽核：所有物料销售确实认实行双部门稽核制度，即两个部门对销售行为负责，具体分工
28、如下：序号物料种类经办单位稽核单位稽核方式1 成品出运大连质检生产管理门发票核对出库报表2 成品发运至大连质检仓库生管部物料管理部门统计报表签字3 毛坯、半成品、成品等铸件内销物料管理部门生产管理门出库单或销售汇总表签字4 原材料等其它各种物料销售物料管理部门市场部出库单或销售汇总表签字5 设备销售或调拨市场部或设备管理部门财务部调拨单签字物料销售按次结算的，相关单位在出库单上签字稽核；分次销售月末集中结算的，在销售汇总表单稽核签字。精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 13 页，共 14 页14 5、结算：所有物料销售必须结算。 财务部
29、根据签字手续齐全的物料销售出库单 设备为固定资产调拨单 或销售汇总表以及销售订单开具发票与对方结算。对开发票价格与销售订单价格进行比照稽核。物料结算截止日期为每月25 日，相关业务部门于26 日前与对方核对、内部稽核、制作销售汇总表单 、开发票完毕。成品出运，由生产管理门根据实际出库报表和出运计划开具出口和税务外文发票，截止日期为每月26 日。6、物料销售出库时间：为正常工作日的每周一至周五8:30 至下午 4:00，周六、周日、公司休息日和超出规定时间不得办理物料出库销售手续。对包装成托和集装箱运输的成品出运或发大连质检可延至周日。特殊情况须经总经理或其指定负责人批准。十一、 本规定可附加规定，与本规定具有同等效力。本规定于 2011年 7 月 1 日制定实施，于 2010 年 11 月 18 日第一次修改，于 2012 年 9 月 19 日进行第二次修改， 2013 年 10 月 15 日修改并实施沈阳鸿本机械2013年 10 月 15 日精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 14 页，共 14 页
