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1、 数字化会议室管理平台解决方案北京同天科技有限公司二一三年六月目录1系统概述22 设计原则23系统详细设计33.1会议定义33.2参会人员界面43.3会议意见收集43.4会议电脑管理43.5会议文档协同修改5概述5设置6功能使用8 1系统概述 实现功能：会议定义、评审意见收集，座席客户端管理（配个结构图）2 设计原则遵循下列原则： 先进性和适用性：应充分考虑信息化社会迅猛发展的趋势，在技术上适度超前，所采用的技术和设备应能保证将工厂建成先进的、现代化的管理平台。 成熟性和实用性：应采用被实践证明为成熟和实用的技术和设备，最大限度地满足工厂在业务和未来发展的需求，确保耐久实用。 开放性：应考虑发
2、展的需要，使系统与未来扩展设备具有互联与互操作性，且能很方便地融于信息网络中。 集成性和可扩展性：应充分考虑各子系统的集成和信息共享，保证子系统总体上的先进性和合性，采用集中管理、操作和分散控制的模式。 标准化和模块化：根据智能化系统总体结构的要求，各子系统必须标准化、模块化易于管理和维护，代表当今最新的科技水平。 安全性和可靠性：整个智能化系统必须具有高度的安全性、可靠性和稳定性。 服务性和便利性：为适应多功能、外向型的需求，对于来自内外的各种信息进行收集处理、存储、传输、检索、查询，为管理者提供有效的信息服务和充分的决策依据，为客户提供安全、舒适、方便、快捷、高效、增值的服务。 经济性：在
3、先进性和可靠性及高性价比的前提下，通过优化设计达到经济性的目标。 创新性：以技术原理成熟为前提，合理运用新技术或引入新型应用，提炼出智能化目亮点。3系统详细设计1233.1 会议定义 会议管理人员在会议开始前需要对会议的一些基础信息编辑设定3.2 参会人员界面 会议参加人员在会议开始前可以在席位的电脑前看到类似界面：3.3 会议意见收集 会议结束后，会议管理人员可以汇总大家的意见：会议评分规则产生会后会议管理：会议历史记录查询会议意见管理参会人管理会议总结3.4 会议电脑管理 会议结束后，会议管理人员可以重新初始化会议室的座席电脑，经过初始化后的电脑，会回复到系统最开始安装后的状态。（功能描述
4、）3.5 会议文档协同修改3.5.1 概述 此功能基于微软的Netmeeting来实现，Microsoft NetMeeting拥有很强大的功能，它可以说是最早实现网络视频聊天、会议的即时通讯软件之一，只要你配备麦克风，摄像头这样简单的道具，就可以真正实现了足不出户，天涯海角任你聊，音容笑貌近在眼前，办公会议在家舒服的坐在沙发上一样参与。另外它的一个功能就是可以和其他人共享操作彼此屏幕上的电子白板，和其他人一起协同完成演示文稿、表格统计等协同办公内容。四大功能总结起来，NetMeeting共有以下四大功能：1、聊天：文字，语音，视频统统都可以；2、白板：可以和朋友共享一块黑板一起画图，一起完成
5、演示文稿，一起进行表格统计等，非常棒的信息交流工具；3、文件传递，特别是比较大的文件，用这个直接传递，避免邮箱因容量不足而拒绝接收，非常方便，但是要注意网络速度；4、共享桌面、共享程序：如果你对一些计算机功能不了解，可以请高手指导操作，但是他不必亲自到你家来，而是直接通过网络在线进行指导，很快捷高效的。3.5.2 设置1、选择“工具”菜单里的“选项”。在弹出的对话框中的“目录设置”输入“”，然后确定。2、选择“呼叫”菜单里的“”，稍候正在登录。3、如果连接成功，此时Netmeeting的右下角“网络连接”图标变绿； 4、选择“呼叫”菜单里的“目录”菜单项。 5、显示出所有在线用户。您可以选择一
6、个进行呼叫。您可以看出用户的不同属性，有些有摄像头的：） 3.5.3 功能使用3.5.3.1 呼叫联系人用NetMeeting与他人联系时，首先要呼叫对方，通过三种方式Internet、局域网或是Modem等发送呼叫给多个用户。在“地址栏”里输入对方的地址，可以是电子邮件地址、计算机名、IP地址、电话号码等，单击“呼叫”按钮。当被呼叫方接受呼叫后，连接人员列表里就显示出当前人员名单，状态栏也显示当前的连接状态，成功进行这样的操作后，就可以和呼叫人进行对话，电子白板或者应用程序共享了。3.5.3.2 即时传送文件NetMeeting以其最初的设置功能来说可以说就是一个网路电话软件，但是它要比一般
7、电话强的地方在于除了可以传送声音和影像外，还可以即时传递文件，特别是比较大的文件，用这个直接传递，避免邮箱因容量不足而拒绝接收，当然如果你的文件太大，带宽又有限的话，就会严重影响通话品质。发送文件的步骤如下：（1）通话双方同时使用NetMeeting连上线，选择“工具”“功能表”“文件传送”选项，出现“传送文件”视窗，选择要传送的文件（支持选择多个文件同时传送），按下“传送”钮；（2）经过上面的步骤，文件就会自动传送出，并且NetMeeting视窗最下方会有文档名和进度指示轴；（3）传送完毕后会告知传送成功，按下“确定”也就意味着文件传送大功告成。接收文件的方式也类似，当对方传送出文件时，将会
8、有一个文件传送讯息视窗，告知还剩下多久可以传完文件、所接收的文件名称、由谁传送该文件、文件大小等信息，很人性化吧？传送完毕后，也会告知传送成功。按下“结束”钮，关闭窗口，或按下“打开”钮直接打开该文件，还可以按下“删除”钮以删除该文件。你也可以接收文件之后，再通过“工具”功能表“文件传送”“打开Received File资料夹”选项，来处理所接收到的文件。文件将存于“C:Program FilesNetMeetingReceived Files”资料夹。3.5.3.3 召开网络会议NetMeeting可以让身处异地的人们轻松进行会议，而且还可以指定会议主持人来负责整个会议的进程，如果你想成为会
9、议主持人，就进行如下操作：（1）单击“呼叫”菜单，选择“主持会议”；（2）在窗口里设置会议的名称，密码，安全性，呼叫性质，以及可使用的会议工具。参加会议非常简单，直接呼叫主持人，或者由主持人呼叫被邀请人都可以。进入会议后，单击“聊天”按钮将自动在你和与会人员屏幕上打开聊天窗口。在“消息”栏里可以输入需要发送的信息，然后单击旁边的“发送信息”按钮，就可以将你的信息发送到聊天窗口中。聊天窗口中的信息可以是发给每一个人，也可以是你所指定的人，这决定于你在“发送给”这一栏里的选择。3.5.3.4 电子白板方便实用在NetMeeting的主窗口单击“白板”按钮即可打开本机和通话参与者机器上的 “白板”窗
10、口，“白板”的窗口和画图有点类似，但实际功能却大不相同，它可以用来观看图形和绘画写字，非常有用。观看图形：如果你想把自己的照片给正在交谈的对方看，可以事先用扫描仪扫描了，然后把它贴到电子白板上去，对方就可以看到了，十分方便，当然如果你是个sales，也可以将你公司的产品资料贴到电子白板给客户看，很便捷，效果当然比传真好。在电子白板排列画面：白板可以同时开启很多个图形，并做成很多页式的图画簿,以随时浏览和讨论任何一页。利用“文件”“新建”或按下“插入新页”按钮，然后多贴几章图形到白板。当你每次创建新文件数字就会加一，由左至右的数字代表；或者选择“编辑”功能表“页面组织”选项，将会以画簿方式显示，
11、可以很方便选择、排列、删除图片。远程指示：远程指示用来告知对方要注意白板内的哪一项资料。通话的双方都可以设定一个属于自己的“指标”，可随时移动到白板内的任何位置，告知对方要注意哪项资料。选择“工具”“远程指示”，或按下“远程指示”钮，将出现一个代表你的水蓝色的手样图标，请移动这个手样图标到重要的资料位置，如某个统计数字，此一水蓝色的手样图标只有你能够移动。当对方也设定一个远程指示时，将多出一个代表对方的黄色的手样图标，你将无法移动此黄色的手样图标，必须由对方移动。锁定内容：由于白板是共用的，所以双方都可以相互地变更其内容，不过，你可以将白板锁定，对方将只能看而不能改。选择“工具”功能表“锁定内
12、容”选项，或按下“锁定内容”钮，对方的鼠标将多出一个锁的游标。对方的白板内的游标多出一个“锁”，意味着对方将无法使用任何画笔，变更白板内容。同样地，如果是对方选用“锁定内容”时，你的游标将多出一个“锁”，你也就无法变更白板内容。再选择一次“工具”功能表“锁定内容”选项，或按下“锁定内容”钮，就可以取消“白板锁定”。小提示：只要通话的任何一方启动“谈天”或“电子白板”，另外一方将自动启动“谈天”或“电子白板”。你不必担心接收不到对方的“谈天”或“电子白板”资料。3.5.3.5 抓图和贴图NetMeeting还有一个功能，你绝对想不到，那就是配合画图工具抓图。开启白板后要将白板最大化，以免遮住其他
13、的应用程序视窗。按下“选择区域”钮，或是选择“工具”“选择区域”选项，鼠标将会变成相机及十字型“+”的游标，白板将会最小化，按下鼠标左钮不放，再移动鼠标，将会出现一个虚线方块，表示要抓下该区域的画面。然后，松掉鼠标按钮，将自动抓下图形并贴到白板内。你可以重复这些步骤，多抓几页画面，并贴到白板内，再编成画簿。视窗下方可看出共有几张图形，目前是第几张纸。可以直接按左右键以翻阅此画簿。3.5.3.6 共享程序NetMeeting的“共享”功能和著名的PC Anywhere远端遥控软件很相似，也就是双方都可以使用对方的某一个应用程序。例如，当你的远方朋友不知道如何安装某一个软件、或是不会使用Word的
14、插入表格功能、或突然碰上声卡发不出声音来等问题，这时候，你就可以使用此“共享”功能，在家中就可以远端监视并遥控对方的Windows，直接进行修改声卡的一些设定、实际操作Word，真是快速和方便。由于“共享”是将所要共同分享的应用程序的整个画面传送给对方看，所以，越复杂的画面，越需要花较久的时间来传递到对方的电脑。主动将共享给对方的步骤:(1)按下“共享应用软件”钮，在下拉式的选单中将会看到你目前使用哪些应用程序，选择其中要共享的应用程序，或是选择“工具”“共享应用程序”选项，然后选择要共享的软件，如“计算器”。（2）刚开始，由于你只会先将计算器显示到对方电脑屏幕上，对方只能够看到你操作计算器，
15、而无权使用计算器。请按下消息窗口内的“确定”钮，以确定要将“计算器”共享给对方，这需要花费一点时间，将“计算器”画面传送到对方的屏幕上，也就是对方将看到你的“计算器”视窗，并看到你按了哪些按钮及计算器的计算结果。（3）对方的电脑屏幕自动会出现你所开启的“计算器”，按下“计算器”的数字，对方将只能看到被按下的数字，如果对方也要使用“计算器”将会看到“由于对方正在单独作业，因此你无法使用这个应用程序”的讯息。（4）请注意NetMeeting主画面的“分享资源”最初为由“未分享”变成“不共同参与”，所以才会有刚刚的警告讯息。所谓“不共同参与”代表只有你能够使用该应用程序，而对方只能够观赏你的操作。（5）如果希望对方可以使用你所分享出来的“计算器”时，按下“共同参与”钮，将出现一个说明的视窗，按下“确定”钮，这样“共享”就由“不共同参与”变成“控制中”的状态，而对方也需要按下“共同参与”钮，双方才能够
