办公事务管理及常识

《办公事务管理及常识》由会员分享，可在线阅读，更多相关《办公事务管理及常识（13页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、办公室事务管理办公室事务中的办公环境管理、日程安排与管理、电话管理、印信管理等内容，帮助你尽快 熟悉和掌握办公室的日常工作和各项技能，成为领导得力助手。4.1办公环境管理4.1.1办公环境的含义是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。包括空间环境、视觉环境、听觉环境、 空气环境、健康与安全环境。4. 1.2办公室环境管理的原则方便-舒适-和谐统一-安全。想想看：办公室的七大效率杀手有哪些1、空气杀手；2、光线杀手；3、声音杀手；4、空间杀手；5、设备杀手；6、文件杀手；7、职能杀手。4.1.3办公室的布局与布置（1）布局 封闭式布局。封闭式布局是一种较为传统的办公室布局，是把组织内部各

2、职能部门独立安排在一个个小房 间内，组成一个个小办公室。 开放式布局。就是将一个大工作间“切分”成多个相对独立的工作单元，把组织内部各职能部门的所有工作 人员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作。（2）办公环境布置 布置要点*营造一个安静的工作环境；*保证良好的采光、照明条件；*合理安排座位；*力求整齐、清洁。 布置的原则*采用一个大间办公室。*使用同一大小的桌子。*档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观。*采用直线对称的布置。*主管的办公区域需保留适当的访客空间。*将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。*主管的工作区域位于部属座位之后方，以便于控制和监督。*全体职员的座位应面对同一方向

3、布置。*常用的文件与档案，应置于使用者附近。*应保持公共空间和私人空间的独立。*桌与桌之间应留有一米左右的距离。*桌位的排列，宜使光线由工作人员的左侧射入。*最常用的办公物品应放在伸手可及的地方。计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，既要方便使用又不影响别人工作。考考你1、怎样优化办公设备？*配备合适光源*选择理想的办公桌椅*安装隔音设备*选择合适的屏风、窗帘、档案柜*调节合适的空调温度*合理放置办公设备2、怎样美化办公环境？*办公室装饰*办公室绿化4. 1.3办公室的视觉环境管理1、办公室内的覆盖物（1）有效地使用颜色。（2）颜色应协调一致。2、照明（1）光线的量。（2）光线的质。（3）

4、光的设计。光亮设计的原则：避免用一个发光体，宜多用几盏灯，降低光源的强度；窗上宜装半透明玻璃，以免直接光 而用间接光；光源宜置高处，并从后方或左侧射入。4. 1.4办公室的听觉环境管理听觉环境指办公室所处的有益或有害声音.*消除噪音的来源。*用吸音的材料以减少噪音的影响。*适量音乐的播放。4. 1.4办公室的空气环境管理1、温度：最舒适并有益于健康的工作温度是1520C。2、湿度：最适宜的湿度为40%60%。3、空气流通：每人每分钟需要45立方公尺的新鲜空气。4、空气的净化：包括打扫，拖洗，擦净，上腊与打光等。4. 1.4办公室的保健与安全环境管理1、保健大定期健康检查大灌输卫生知识。大采取疾

5、病预防大保持环境整洁。大推行健康运动大举办康乐活动。2、安全管理大防盗大防火大防止意外伤亡4.2日常安排与管理4.2.1约会安排1. 约会安排的基本原则（1）按领导的工作规律和生活习惯安排（2）区分轻重缓急，合理安排（3）弹性安排，留有余地(4) 以需要为准，以适度为宜(5) 适当分担，各就其宜(6) 每天核对，以防疏漏2. 约会安排的方法大预先安排约会活动大记好日历和备忘录大提醒领导准时赴约大保证领导顺利赴约大做好约会前后的服务工作3约会安排的方式大电话约会书面约会当面约会.4.注意事项大配合领导的时间表；大不要让领导在出差回来当天安排约会；大不要在节假日安排约会；大重要约会应在约见前与对方

6、联络一次，确认此事；大订好或确定好约会的场所；大及时通知对方赴会；大提醒领导赴会；大适当保密；大处理好变更的约会。4.2.2时间管理时间管理一般通过编排时间预订表和时间计划表来进行时间的安排分配。1、时间管理的要素(1) 强烈的时间观念。(2) 清晰的时间成本效益观念(3) 时刻牢记时效观念。(4) 定量控制自己时间的能力。2、时间管理的分类0 一类是不可控制的时间，即受限于职权的要求而不能自由支配的时间，一般是例行工作 的时间；0 一类是可以控制时间，即在自己权限内可以自由支配的时间。0对时间管理的成功，不在于其在不可控时间中表现如何良好，而在于尽量把不可控时间 变为可控时间。3、时间管理的

7、一般原则(1) 用精力最佳时间干最重要的工作。(2) 消费时间要计划化、标准化、定量化。(3) 保持时间上的弹性。(4) 反省浪费的时间。(5) 保持时间利用的相对连续性。(6) 般工作“案例化”，固定工作“标准化”。(7) 严禁事必亲躬。(8) 坚持从现在做起的信念。(9) 保留自我时间管理的最低批量时间。4、秘书时间管理的方法(1) ABCD工作法现阶段时间管理理论的核心内容是根据事情的重要和紧急程度，将各种事务划为A、B、C、 D四个类别，即ABCD工作法。如下图。(2) 时间表编制法时间表是管理时间的一种手段，它是将某一时间段中已经明确的工作任务清晰地记载和标明 的表格，是提醒使用人和

8、相关人按照时间表的进程行动，从而有效地管理时间，达到完成工 作任务的简单方法。*时间表大体可以分为五类： 全年预计时间表； 每月预订时间表； 每周预订时间表； 每日预订时间表； 单项重要工作事项预订表。*时间表的编制方法 根据需求确定编制时间的周期。 收集并列出该阶段所有的工作、活动或任务。 发现活动有矛盾，主动与负责人协商，及时调整。 按照时间顺序将任务排列清晰。 绘制表格，标明日期、时间和适合的行、列项目。 用简明扼要的文字将信息填人表格，包括内容、地点。4. 2.3日程安排1、日程安排的内容(1) 各种接待、约会。(2) 商务旅行活动。(3) 参加各类会议。(4) 到车间进行实地检查或指

9、。(5) 组织的各类重大活动的安排。(6) 领导私人活动的安排。2、日程安排的基本要求(1) 统筹兼顾(2) 安排规范(3) 效率原则(4) 突出重点(5) 留有余地(6) 适当保密(7) 事先同意3、日程安排的形式年计划表、月计划表、周计划表、日程表4、注意的事项0以记叙、说明为主要表达方式。0编写要留有余地。0所有日程安排都要应按领导的意思去办。0活动与活动之间要有一定的间隙时间。0要认真核查日程表，以提高工作效率。0对已处理完的工作，一般应注明结果。5、日志系统1) 日志概述日志是根据周计划表写出的一天时间内组织领导活动计划，一般分为纵横两种方式。2) 日志的方法手工填写的工作日志电子工

10、作日志技能训练你的上司是某家股份有限公司主管销售业务的经理，而你则是经理秘书。在某一天，经理请 你将下星期一的活动安排的有关内容填写在工作日志上：*上午举行董事会议，所有的经理都参加。*上午给参加员工培训课的新员工讲话。*中午与A公司的董事长马XX与夫人共进午餐。*下午前往B公司拜会市场开发部的经理高XX。*下午会见C公司的销售部经理张XX。4.3电话管理4.3.1接打电话的程序：1接听电话2、拨打电话4.3.2.接打电话的原则与要求*表达规范、正确*礼貌热情，语气清晰和婉*语言简洁明了*保密*注意时间4.3.3接打电话的技巧1、接听电话的技巧要仔细倾听对方的讲话。避免在电话中争论或有不佳的情

11、绪反应。对方声音不清晰时，应该善意提醒。转接电话，要分清情况，恰当处理。如果谈话所涉及的事情比较复杂，应该重复关键部分，力求准确无误。谈话结束时，要表示谢意，并让对方先挂断电话。2、拨打电话的技巧(1) 理清自己的思路(2) 立即表明自己的身份(3) 确定对方是否具有合适的通话时间(4) 表明自己打电话的目的(5) 给对方足够的时间作出反应（6）避免与旁人交谈（7）设想对方要问的问题（8）不要占用对方过长时间（9）拨错号码应道歉（10）适时结束通话电话记录单4.3.4接听电话时特殊情况的处理1、当领导开会时，处理电话可采取以下的方式：*转告对方会议预定在几点结束。*询问是否由自己这方重打。*遇

12、有急事，可用便条与会议室联系，请求指示。2、当领导会客时，处理电话可采取以下的方式：最好先请示一下。如果领导不在单位时，原则上或请代理人接，或请对方留言。相关知识电话机种类：单线电话、多钮电话、免提电话、自动应答装置、自动拨号机、无线电页式电 话、电话辅助设备、自动电话分配机、电视电话、移动电话、交换式电话系统。技能训练1、你正在打一个公务电话，这时领导走到你的办公桌旁。你知道电话还要打一段时间， 然而领导一直在旁边等着可能会不耐烦。你是否应该：A. 同对方说一下待会儿再打，然后挂断电话；B. 用手捂住话机，轻声地对领导说你还需要一段时间才能打完电话；C. 请对方拿着话机稍候，再同领导简短地说

13、几句。2、秘书小张接到一个投诉电话，小张该怎样处理？情景训练以秘书的身份模拟以下接打电话的情景：（1）一位电视台广告部的客人要找总经理，总经理不在；（2）一位客户来电咨询广告设计的费用、时间等情况，秘书回答或转接；（3）XX彩印厂厂长来电，此前，平面设计部经理曾交代秘书不要转给他；（4）XXX玩具公司经理来电，反映本次产品宣传画册印刷不好，火气很大。4.4印信管理4.4.1印章使用与管理1、印章的刻制及启用0严格按照国家有关规定刻制，不得擅自更改；0必须执单位证明及公安部门的批准证明，到指定的刻字单位刻制。0启用时一般由制发单位发出启用通知，通知中盖上所启用印章的印模，发给有关单位保 存，以备

14、查考。2、印章的审批和使用大必须经过领导人批准，并进行认真的登记未履行手续或手续不全时，不得用印。大用印时应注意盖在正确的位置，一般应盖在文件成文日期的上方，上不压正文，下骑年盖 月。3、印章的保管大印章必须由单位的领导指派专人负责保管和使用，严禁擅自使用或外借。大印章如果丢失要立即报告公安机关备案，并以登报或信函等形式通知有关单位，声明其遗失或作废。 印章审批表4.4.2. 介绍信的使用与管理介绍信是用来介绍被派遣人员的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有 介绍和证明双重作用。介绍信管理应严格而细致，并注意以下问题：（1）介绍信的格式应符合要求（2）介绍信应由专人管理（3）出具介绍信必须认真履行审批手续（4）妥善保管好介绍信的存根介绍信使用的程序动脑筋1、11月1日，李经理要到广州参加一个贸易洽谈会，考虑到要与多家公司洽谈业务，需要 带几张空白介绍信，可否？2、某公司印章管理人员小马为工作方便，带印章一起出差到外地，这种做法正确吗？4.5值班工作4.5. 1值班工作的主要任务*文电处理*信息传递*接待来访*临时性、突发性事务的处理*值班记录*搞好交接班来访登记表4.