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1、绩效信息的收集与记录3.3 为评估下属绩效水平做准备在绩效辅导阶段，有一项重要的工作是收集员工绩效信息。准确、及时的绩效信息对 绩效考核、评估和改进都有重要的意义。3.3.1 信息的收集和记录收集绩效信息的作用想必大家都很清楚了，这里就不再赘述了，我们来看看信息收集 的主要方法。(1)书面报告在日常工作中，上级常常会要求下级以书面报告的形式报告工作的进展情况，因此书 面报告可以作为绩效信息的来源之一。书面报告有定期报告，也有不定期报告，如工作日 志、周报、月报和季报就是定期报告，不定期报告常常是上级就某一事件、项目或问题要求 下级准备的专项报告。书面报告的优点表现在以下几个方面。可在短时间内收
2、集到大量信息。书面报告由下级亲笔书写，能为绩效评估提供书面依据。书面报告能促进员工思考和总结。书面报告有优点，但也有缺点，其缺点表现在以下几方面。 主要是下级向上级传递信息，缺乏双向沟通 报告内容依赖于员工的自我检视，出于自我保护的意识，容易报喜不报忧。 单凭报告内容很难做出全面判断。 报告容易流于形式。书面报告的优缺点都比较明显，实践中可采用以下方法弥补书面报告的缺点。 从其他渠道获得补充信息。 将书面报告与其他方法结合起来，如面谈、定期抽查。(2)工作记录工作记录法是指通过记录的方式将工作表现、结果和关键事件记录下来，形成类似档 案的文件。如根据实际销售数量和服务质量等指标数据填写原始记录
3、单，并定期汇总获得统 计数据，这就是工作记录法。对于下级出现特别突出或异常事件的情况，可用关键事件记录表进行记录，如表3-4 所示。表3-4关犍事件记录表姓名部门时间关键正向事件：关犍负向事件：若管理者要了解员工日常工作事项的进展情况，也可以用工作记录表进行记录，如表3-5 所示。(3)定期抽查很多信息都是员工自己记录的，管理者通常没有太多的精力亲自去收集和记录所有的 信息。为了保证信息记录的真实性，可对记录的信息进行抽查。(4)相关人员提供 管理者除了可以通过跟踪观察下属的工作迚展来收集和记录信息外，还可以让相关人 员提供信息。如部门经理下可能还有多个项目主管，经理可能不太了解各项目组员工的
4、工作 状况，但项目主管一定了解，这时就可以让项目主管提供信息。必要时，还可以将信息提供 的范围扩大，如让部门其他同事提供信息。知识加油站 我们不可能将所有的绩效表现都记录下来，收集和记录时要以绩效为核心，应注意收 集能反映绩效好或差的事实依据，对于那些对绩效管理没有必要的信息，不用去收集。3.3.2 绩效信息收集的注意事项收集和记录信息是一项耗时、费力的工作，我发现，有的管理者为了图方便，会犯以 下错误。周经理要收集下属的绩效信息，于是他将几个项目的负责人叫到了办公室，挨个地问 “你们团队的工作进展得怎么样了”“成员的目标是不是都完成了”。试想作为一个项目的主管，在其他主管面前怎么会说自己团队
5、的坏话，又有谁会承认 自己工作不力。即使单独和上级在一起时也未必会说真话，更何况身边还有其他人在场。主管的隐瞒会导致收集到的信息与实际不符，这对绩效考评是不利的，制约提供虚假 信息行为的好办法就是前面提到的抽查法。除此之外，加强对下属工作的了解，做到对下属 的工作心中有数，使下属不敢提供虚假信息。另外，管理者也要怀着严谨、公正的态度去收集、抽查和评判这些信息，这样才能保 证信息的真实性和有效性。有的管理者比较极端，为了避免员工提供不实的信息，就杜绝员工参与信息收集，这 种做法是错误的。虽然员工可能会提供一些丌实的信息，但毕竟只是极少数，作为管理者应 该完全有能力核查信息的真实性，除非你是不称职的主管。绩效信息收集和记录是管理者和员工共同的责任，让员工参不还具有以下好处。员工能了解自身工作迚展情况，可以及时对工作进行调整，有利于绩效目标的实 现。依据员工收集来的信息与员工进行沟通辅导时，他们更能接受和认可。知识加油站 我们应该记录那些能反映绩效信息的事实，而不应记录对事实的推测。如员工近期经 常迟到，这就是事实，根据这个事实推测员工工作效率低，是不可靠的，在记录时只能记录 迟到的事实，而不能记录工作效率低这一推测。因为员工经常迟到可能并不影响其工作效 率。
