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1、档案管理制度档案工作是公司各项基础管理工作中的组成部分，是记录公司历史和各项工作状况的一项重要工作，同时也是公司领导层、管理层、技术人员以及广大员工在各项活动中形成的劳动结晶，故为维护档案的完整与安全，更好的为公司各类经营活动提供参考利用，各系统档案室负责集中统一管理各部门在各项活动中形成的全部档案。档案人员应根据自己的岗位职责，行使职权，承担责任，各部门要积极配合档案人员将形成的各种文件材料、图表、声像历史真迹等材料进行收集、整理、归档、保管，并按照要求进行规范化整理并定期向档案室移交。确保文件材料的齐全完整，质量符合归档要求。切实做到档案管理工作的严、细、实、快。各系统要形成各自的档案管理
2、网络，认真执行公司档案管理的各项方针、政策，学习档案专业知识，不断提高专业技术水平，且应保持工作的相对稳定，避免轻易调动。一、档案的管理公司各类档案由行政部负责管理，各部门持有档案的应及时交予行政部进行保管。其他部门需要使用档案时应填写档案借阅簿，从行政部借取。二、分类方法公司档案分设五个一级类目，即行政管理类（包括行政事务和人事管理）、经营管理类（包括公司资质和各类合同等）、基本建设类（包括工程资料、图纸等）、财务档案类（包括凭证、账簿、财务报告等）及特殊载体类（包括声像、影像资料等）。公司运转过程中较特殊的单位，有些档案难以归入上述类别时，可根据实际情况增设一级类目。三、归档的要求不同载体
3、的归档材料必须齐全完整，能准确地反映公司及各单位的生产经营中的各项活动的真实内容和历史过程。归档的文件材料必须是办理完毕且具有保存价值的，在保持文件的有机联系原则上，层次分明，符合形成规律，科学地分类。归档的文件材料除电脑打印外，一律不准用非耐久性材料（铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红色笔）书写或签发，可用黑色中性笔或蓝黑、黑墨水笔书写。各系统、中心、室每季度末将各类档案归档文件目录（或查阅目录）报公司档案室进行备案。四、归档形式及份数1永久和长期保存的文件，必须打印纸版归档。归档的各类文件材料，一般归档一式一份，比较重要的和利用频繁的文件材料可适当增加归档份数。五、整理档案的整理工作就是把尚处于相
4、对零散状态和需要进一步条理化的档案进行分类、排列、组合和编目，使之保持有机联系、系统化、条理化，便于保管和利用。六、档案的存放管理为了做好档案资料管理工作，最大限度地延长档案的寿命，确保档案的安全，特做如下具体要求：（1）根据档案的制成材料的成分和状况对档案进行分类存放，采取不同的防护措施；（2）要加强档案室的管理，严格执行档案管理的“十防”制度，要定期检查档案保管情况，对破损或变质的档案要及时修补、复制或进行其他技术处理；（3）档案室要保持清洁卫生，用具排放整齐、有序，不得存放与档案管理工作无关的物品；（4）档案室内严禁吸烟、点火，不准存放易燃_及有毒物品，定期检查电器线路、消除隐患，防止意
5、外事故发生。要使用正确的档案装具；（5）要注意档案利用过程中的安全防护；七、档案的安全保密为确保公司_档案的安全，不发生泄露、遗失等现象，各级人员要严格执行档案安全保密制度。公司重要工作会议记录，因工作需要查阅时需经档案主管部门审批，任何人不得泄漏全文记录内容。如未经审批泄漏会议内容，根据情节的严重给予责任人经济处罚，主管领导连带。任何人不得擅自将档案带出办公室或与阅读范围以外的人共看，如被发现给予责任人经济处罚。任何人不得随意涂改档案，非经批准销毁的档案，不得私自销毁，如未经批准销毁而擅自销毁档案根据销毁档案的重要程度对责任人给予经济处罚，主管领导连带。使用的各种检索工具、统计表不得随意抛弃
6、，须经主管领导同意登记统一处理。取送档案文件时须用文件夹或提包，绝不允许随身携带。档案员要严肃工作态度，确保档案_，不得随意失密、_或丢失、损毁档案。2凡因工作疏忽，泄露_或遗失_材料者，视情节轻重，给予经济处罚。销毁_文件时，必须登记造册，严格审批，派专人（两人以上）监销。八、档案的利用利用范围。各单位档案室保存的各类档案。凡利用档案者，需严格按照规定办理利用手续并认真填写档案借阅登记表，密级或者是重要档案须经有关领导批准后方可查阅。公司以外的人员利用档案，还需持所在单位正式介绍信，经有关部门领导批准后方可查阅。利用有密级和重要的档案时，按档案保密制度履行批准手续。利用者查阅档案时，要在档案
7、管理人员指定的范围之内进行，不得将档案携带出外或随意污损、涂改、勾划任何文件材料，以确保档案的完整无损和如数、按期归还。利用者要自觉遵守保密制度，不得擅自转借、转让、抽取、复制、抄录或拍照档案。如需复制，须经档案管理人员同意，有关领导批准。根据利用者的申请，档案室可为其出据书面证明材料。开证明时，档案管理人员要以引述档案原文为主，证明某种事实在档案中的记载情况，不得擅自对材料进行解释或做出结论。利用工作结束后，利用者需按照档案管理人员的要求认真填写档案借（查）阅登记表。借阅者要做到爱护案卷，用完后及时归还案卷，如借阅时间超过两周者，需到档案室办理续借手续。档案管理人员应积极主动地做好档案利用工
8、作。要以良好的工作态度熟悉所藏档案的情况，以良好的服务态度，及时、准确地为利用者提供档案；对借阅和归还的档案要认真清点、核对并办理相关手续；要及时收集记录利用效果，听取利用者的意见，主动了解各项工作对档案利用的需要，积极做好提供利用工作。以上借阅制度，必须严格执行，如发现有损坏、丢失、_者，根据情节严重给予100_元的处罚。九、档案的复制为了保证档案室集中管理档案的安全性，同时保证不受损坏，特对档案的复制做如下要求：复制者进行档案的复制必须认真登记（档案查（借）阅登记表）填写复制的要求、目的，事后反馈利用效果。密级及重要档案的复制，必须经过分管领导批准，否则不予复制。3复制时对原件不得涂改、圈
9、划、折叠及损坏，以保证档案的原貌。公司以外的人员要复制档案室保管的档案，需持所在单位介绍信并经分管领导批准后方可复制。公司重要会议记录及本公司经济效益的档案原则上不得复制，特殊情况报领导审批。档案管理制度（二）一、分管档案工作的局领导职责1、_全局性的宣传、贯彻、执行_档案法和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。2、加强对局档案工作的领导，将档案工作纳入局的整体发展计划，列入局议事日程，督促分管部门按上级和局档案部门要求做好应做的工作。3、关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与局各项工作协调发展。二、局档案员
10、职责1、贯彻实施档案法、_省档案条例等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。2、对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。3、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片，收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。4、负责管理全局各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为本单位各项工作的需要提供服务。5、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。6、按规定向档案馆移交应进馆的档案。三、分管档案工作的各处（室）领导职责1、配备具有较好政治业务素质的专（兼）职档案人员，并保持相对稳定。2、将档案工作纳入本单位的议事日程（每半年研究一次档案工作），
11、帮助专（兼）职档案人员解决工作中的实际困难。3、_本单位人员学习档案法规，执行局档案工作的规章制度。4、疏通渠道，严格制度，督促有关人员注意平时各类文件材料的形成积累，积极配合专（兼）职档案人员的归档工作。5、协同档案室监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收及档案鉴定工作。6、负责检查本单位专（兼）职档案人员履行档案岗位职责情况。四、各处、室专（兼）职档案人员职责1、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。2、负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。3、归档案卷做到组卷合理，页号编
12、写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。4、保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。5、主动接收局档案员的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交。6、积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。7、按档案室要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具。8、按归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表。文件、材料收集归档制度一、收集归档范围本机关在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料（包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同）都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资
13、料员或综合档案室归档。（一）本级文件1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、_。2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。4、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。10、电报、重要电话记录、_工作日记。11、_
14、、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。14、已故人员资料。15、重要的人民来信及处理材料。16、本机关编辑、出版的书刊、资料样板。17、本机关（包括上报和下批）干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。（二）上级文件材料1、上级（包括各部门及派驻本机关的调查组、检查组、工作组，下同）有关本机关、本地区工作或问题_决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。2
15、、各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本机关、本地区时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。3、上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。4、上级报刊刊载有关本机关、本地区情况的文章。（三）同级文件材料1、有关单位与本机关联合召开会议，共同进行工作，协作查处案件或问题共同署名的文件材料。2、有关单位与本机关签订的合同、合约、协议。3、有关单位与本机关涉及比较重要的工作或问题的来往文书。4、有关单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。（四）下级文件材料1、年季度工作总结、重要的专题工作总结。2、重要的调查报告、检查报告、典型材料，比较重要的工作经验、重要_请示、法规性的备案文件。3、重要的名册、登记表。4、大事记、基本情况汇编、基础数字汇编。二、归档份数文书档案一式两份，其中正文和签发稿各一份作存档用，一份作文件汇编用。三、归档时间和方法（一）凡经过打字室打印的文件，打印好后由打字员收集，交文书档案员归档。（二）凡各部门发出的文件，由各部门办公室的有关人员收集，交由综合档案室归档。（三）一项工作已完成时（包括
