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1、简析档案管理的电子化趋势摘要随着电子信息化社会的不断开展,现有的档案管理形式已不能适应当今社会的档案管理工作。档案管理电子化的优势已日益突显,成为了社会开展的必然趋势。关键词档案管理电子化趋势档案是记载个人经历、政治思想、品德作风、业务才能、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料,是反映个人成长历史的凭证和根据,是人力资源管理与开发的重要根据。档案的缺档、断档、死档会给人员的变动、工资调整等人事管理带来诸多困难。档案管理工作在经济开展、科技进步、精神文明建立中发挥着重要作用。一、新时期档案管理电子化是社会进步、科技开展的必然趋势办公自动化、无纸化等事物的出现,使档案的生成方式发生很大变化
2、,诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进展,这样档案的前身必须以机读为主要形态,那么档案也自然以机读形式存在。这些档案信息可能来自不同的机读形式,要综合系统地提供有价值的档案信息,必须有一个“去粗取精,去伪存真的过程,使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性,用户才能获得更为完善的效劳。因此,档案管理电子化是档案管理工作开展的必然趋势。二、档案管理电子化的好处所谓档案信息电子化,就是以档案资料为主要物质对象,用微机对档案文献进展搜集、挑选和不同层次的加工,使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其好处有:1.可充分利用和发挥现有微机的潜能,进
3、步利用率。目前,大多数基层档案室对计算机的应用单一,开发功能简单,有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存,利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费,使现代化设备不能尽其用。2.缩短二次文献信息的加工时间,进步档案信息的时效性。档案管理电子化,编者可直接利用机读形式的档案,利用电脑的功能完成信息加工工作程序,快捷地出版二次文献。3.档案管理电子化,信息成果可多份拷贝,将拷贝成果送到指导及各个部门,就扩大了社会影响,拓宽了效劳范围,档案部门的地位自然也就得到了进步。4.档案管理电子化,可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高速公路在我国尚在起步阶段,但档案事业要注意这方面开展动向,超前拿
4、出对策,以便使档案管理工作适应这一客观形势的变化和要求。三、现有的档案管理方式不能满足新时期档案管理工作的需求1.档案软件没有信息管理功能,缺乏通用性,已经不能满足新时期档案管理工作的需求。档案部门使用的计算机型号不一,规格各异,各自开发的软件不能互用,并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统,由于不能互调,就不能利用电脑完成信息管理工作,不能快捷地出版信息编辑成果,这制约了档案管理电子化的进程。2.现有的机读目录档案系统不利于资源的共享。在我国至今还没有建立一个到达数据交换的机读目录档案系统,档案信息系统和网络建立形式各行其是,层次不一,标准性、开发性、效劳性、共
5、享性较差,不能适应档案信息资源共享的要求。3.标准化、标准化工作有待进步。档案管理电子化的前提是根底工作的标准化和标准化。但由于历史原因,档案业务根底差,案卷质量不高,特别是各类档案的著录细那么相容性不强,系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准,无法全面施行、推广统一标准,这也制约了档案管理电子化。4.现有的档案管理形式不能适应电子化开展。档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和开展考虑,越来越多的归档“文件资料是磁盘、光盘,现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。5.档案信息管理人员的素质有待进步。实现档案管理电子化,首先要有现代化的人,管理人员
6、要有较高的知识层次和先进的技术程度,不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看,许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺,大局部档案人员现代技术程度偏低,甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备,仍不能充分发挥作用,就谈不上档案管理的电子化了。四、档案管理工作所应采取的对策1.做好归档电子档案文件的技术处理工作,施行电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行,这就要求档案工作者必须深化到现行文件工作领域,对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进展指导,保护电子文件的原始信息,理解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说,通过采取技术处理,将已归档的电子文件改为“只
7、读性文件,即只能读不能写的不可更改的文件,从而识别和保护电子文件的原始构造,保证电子文件的可靠性,使之与纸质文件一样发挥社会效用。2.解决好电子档案文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件,从理论上讲可以长期保存,因为它的信息读出是无接触式的,不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内,不怕外界磁场的影响,不会直承受到空气中的灰尘、水份及有害气体的损害。但是,由于电子档案文件形成的时间短,缺乏实际贮存的验证,所以,电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进展深化研究和讨论的重要课题。目前,对于长久保存的电子文件,需要定期进展复制,以防止信息损失。3.档案人员知识构造的变革迫在眉睫。我国档案人员要适应信息技术和档案事业的开展必须采取积极措施抓好知识更新,引进、消化、适应信息技术的成果,使档案人员拥有广博的知识,以适应信息技术开展的需要。综上所述,我国的档案管理电子化是社会开展的必然趋势,档案管理工作将随着信息技术革命的深化发生根本性的变革。
