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1、配送中心资料管理办法M/NCYCQS-WI-6.4-12ISO9001 质量管理体系文件中国姻苧江西雀商昌市姻車专羹局WfAlUKlOOO *- - -= 1 亠 管理担当部门：南昌市烟草专卖局（公司）配送中心发行日期变更后内容变更前内容编制审核批准2011年11月1日增加各部门保存资料及保存期限2012年2月28日部门列表、岗位名称变动分发部门列表：部门名称份数部门名称份数局长（经理）1专卖科0副局长（副经理）3法规科0纪委书记1内管派驻办0管理者代表0香澄连锁0办公室1基建办0人劳科1南昌县烟草专卖局（分公司）0计划科1新建县烟草专卖局（分公司）0财务科0进贤县烟草专卖局（分公司）0审计派
2、驻办0安义县烟草专卖局（分公司）0安保科1东湖区烟草专卖局（分公司）0监察科0西湖区烟草专卖局（分公司）0政工科1青云谱区烟草专卖局（分公司）0督察中心1青山湖区烟草专卖局（分公司）0营销中心0配送中心1共计12目录1目的 42适用范围 43职责 44管理规定 45本文件所附表单66.表格附件6为加强管理资料的管理，进一步完善资料管理工作，逐步实现资料管理的标准化、规范化，科学化，结合工作实际,特制定2本管理办适法。用范 EJ适用于配送中心在各种活动中形成的管理资料。3权责3.1 中心各部门负责人：负责本部门管理资料收集及管理工作；3.2 仓管员：负责配送中心的资料管理及分类保管工作，并负责对
3、各部门的资料管理工作进行指导、检查和监督。4管理规定4.1 管理资料的收集 各部门形成的有保存价值的文件材料必须指定专人负责，并按归档要求向综合管理员移交。未交资料由所在部门负责保管。4.2 资料管理标准：4.2.1 资料齐全完整。已破损的文件应与修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。4.2.2 分类准确、科学、资料排列合理。4.2.3 编号正确、装订整齐。4.2.4 资料目录填写清楚。4.2.5 保管期限按照相关规定执行。4.2.6 对不耐久字迹（如圆珠笔、复写纸、铅笔、纯蓝墨水）要重新抄写并与原件一并立卷。4.3 归档管理资料范围及期限4.3.1 配送中心文书保管期限：（一）上级有关物流配
4、送工作方面的工作标准、流程、规范及市局（公司）制定的物流配送工作 方面的工作标准、流程、规范（30 年）。4.3.2 综合部文书保管期限：配送中心二级督察报告、网建报表、内管月自查报告、月销售报表、用油报告、车辆用油情况记录 及报表、物流费用分析报告、学习及培训材料、会议记录、工作总结，设备相关资料、收发文件、报告等文件材料、各节点控 制检查表等 30 年。4.3.3安全文书保管期限：（一）综合治理、安全生产工作要点、综治安全月报表（30年）；（二）治安、安全事故调查处理意见、 属重大治安、安全事故（永久），属一般性事故（10 年）；（三）综合治理、安全保卫检查、情况通报、检查记录等一般性文件
5、材料 （10 年）；（四）设备、设施的检测记录，职业健康安全管理体系运行中的各项控制记录等（30年）。4.3.4 储配部文书保管期限：卷烟入库报表、接收卷烟订单生成配送单据、月盘存报表等材料（30 年）；仓库及分拣工作日志、 管理过程监测表（3 年）4.3.5 送货部文书保管期限：送货计划、送货总量报表等材料（10 年）；车辆档案管理资料保存至车辆报废；送货人员工作日志（3 年）。4.3.6 技术保障部文书保管期限：周期调整、调度工作日志、各设备、设施等维修、维护保养纪录（3 年）。4.4 管理移交4.4.1 各部门要按照本规定，对在规定期限上交的资料文件管理进行统一整理后交综合管理员。4.4
6、.2 资料管理移交前填写管理资料移交清单，移交时按清单核对，并履行签字手续，移交清单各留一份以备查考，综合管理员检查确认合格后方可移交。4.4.3 不符合标准的资料，综合管理员有权拒收并退还有关部门重新整理。4.4.4 如因资料未及时移交综合管理员，影响相关工作时，责任由相关部门承担。4.4.5 配送中心经营管理和工作活动中形成的重要文件材料，综合管理员在次年六月份前，将文件材料经部门负责人审定后，建立移交目录，移交市局档案室归档。4.5 资料的保管4.5.1 加强资料的科学管理，做到管理存放条理化、保管科学化。资料文件分类清楚，以利于调阅、存放和管理。4.5.2 资料管理人员调动时，必须在离
7、职前，将其所保管的管理数量及现状交代清楚，并办理交接手续。4.5.3 对保管期限已满的档案进行鉴定。对确无保存价值的档案登记造册，按有关规定经局（公司）领导批准后进行销毁，以 提高库藏档案的质量。档案鉴定工作应在办公室主任领导下，由档案人员和有关业务部门人员共同组成鉴定小组,进行档案的鉴 定。4.6 资料柜的管理4.6.1 资料柜的摆放力求整齐，并进行统一编号。4.6.2 入柜管理井然有序，并备有管理存放地点索引，以便掌握存放情况，以满足迅速调阅的需要。住中国増草市 I J X VI4.6.3 加强安全和保密。4.6.4 做好资料柜的防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防高温、防阳光等防护工作，保持
8、资料柜的整洁卫生，减少对资料造成 损毁的各种不利因素，确保资料的安全。4.6.5 严格借阅手续。管理资料一般不对外借阅，特殊情况需借阅时，应严格履行借阅手续。4.6.6 未经领导批准，任何人不得擅自摘录、复制。4.7 管理资料借阅4.7.1 借阅者应对借阅的管理资料妥善保存，保守机密，不得任意转借或扩大范围。4.72 借阅人员必须保持管理的完整无损，不得涂改划圈、拆卷、撕页、摄影和翻印。4.7.3 借阅管理，一般应在综合管理员查阅，确因工作需要借出时，需填写管理借阅登记表，经中心领导批准后方可借阅。5. 本文件所附表单（质量记录）序号表格编号名称使用处保存时间存放地点1F-M/NCYCQS-W
9、I-6.4T2-01管理资料移交清册配送中心二年配送中心2F-M/NCYCQS-WI-6.4T2-02管理借阅登记表配送中心二年配送中心6. 表格附件附件一： 管理资料移交清单附件二： 管理借阅登记表5.1管理资料移交清单管理资料移交清单移交人：主管领导接收人：主管领导交接时间： 年 月 日表格编号：F-M/NCYCQS-WI-6.4-12-01版次/修改次数：A/1保存期限：二年南昌市烟草公司5.2管理借阅登记表管理借阅登记表资料名称编号借阅部门借阅人借阅用途：中心主任审批：借阅时间借阅期限归还时间归还人签字综合管理员签字/日期：备注版次/修改次数： A/1表格编号： F-M/NCYCQS-WI-6.4-12-02保存期限：二年南昌市烟草公司
