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1、货物物资供应商管理暂行办法为规范供应商管理，保障采购质量，降低采购成本，提高供 应商服务水平，制定供应商管理暂行办法。本规定包含供应商须 知、供应商评价考核标准、在用物资供应商变更更名原则、在用 物资调价原则、在用物资更改信息申请原则，同时需要供应商签 署售后服务承诺书、中山大学肿瘤防治中心廉洁责任书。第一章 供应商须知第一条 本规定所指供应商指长期或短期直接经物流科向医 院提供各类货物、服务的企业及其分支机构、个体商户，包括生 产厂商、经销商、配送商和其他中间商。原则上本院不接受三级 以上的代理机构（含配送）代理的产品。第二条 供应商应有独立的供货能力，不得将订单转包给其他 公司。第三条 供
2、应商应按院方要求时间（个工作日）完成日常配送 不可抗外力因素除外。原则上，不接受快递送货。确需快递送货 的必须提交纸质申请，说明原因并承诺一切因无法当面查验引起 的任何纠纷由公司承担。未经批准的快递送货物流科拒收，且不 负责快递产品的保管。第四条 供应商应按订单要求准确完成送货，配送错误的货物 需在两个工作日内完成更换。第五条 供应商有责任和义务按照医院货物使用情况备货，以 保证正常供货。确因客观因素无法一次性送齐的，应在送货单上 打印或标注未到货情况，以及预计到货时间，并严格按照预计时 间补齐货物。如遇部分产品停产不能供货，应在得到停产信息后 立即书面通知物流科。第六条 经物流科采购的物资必
3、须按要求配送至物流科指定 地点、经由物流科查验，未经允许不得直接向使用科室送货（含 试用）。未经物流科许可将货物直接送到使用科室的，视为供应商 赠送产品，物流科一律不接收发票、不付款。第七条 所有配送到医院的产品必须为合格产品。严禁提供无 证、过期、假冒伪劣等不合格产品。如因提供不合格产品引发的 医疗纠纷、医疗事故以及一切不良后果，由供应商负全部经济和 法律责任。一经发现，院内停用所有该配送商配送的全部物资。第八条 供应商应保证所有进入医院的产品包装的完好，内外 包装要一致，所有产品标识规范、明晰，进口产品应加贴中文标 签（注明产地、品名、品牌、规格型号、注册证号、有效期、包 装规格等，并保证
4、中文标签与英文标签内容一致），国产产品应按 国家标准进行标识（含生产商、品牌、规格型号、注册证号、有 效期、包装规格等）。外包装破损或拆除原包装的产品一律拒收。 一次性使用物品需有产品质量合格证，进口产品需有海关报关证 明。第九条 供应商应及时主动提供各类有效、合法的证件和证明 文件并加盖公章（生产厂家及各级代理公司的营业执照、组织机 构代码证、产品代理授权书原件、销售代表法人授权书原件、医 疗器械生产经营许可证、医疗器械注册证），相关证件即将到期的 需提前做好证件换发准备。医疗器械注册证到期的产品，医院只 接收证件到期后三个月内、在医疗器械注册证到期前生产的产品 各级授权到期的产品在没有取得
5、新授权前停止采购。由证件更新 不及时引发的一切后果由供应商自行承担。第十条 供应商必须保证所提供医院使用的产品距灭菌失 效期时间足够，同一订单送货的同一产品不得多于个批次。第十一条 未经物流科同意，供应商不得以任何理由私自向科室提供试用、使用产品，不得自行与科室退换货，或向使用科室提供不实供货信息。一经发现，暂扣全部货物，同时供应商需承担可能由此引发的医疗纠纷或医疗事故等后果。一经发现，院内 暂停采购该物资，并上报中心纪委做进一步处理。第十二条 供应商应能在一定程度上承担市场波动，确因原材料成本上涨或其他原因需上调价格，需提供厂家出具的调价通知以及产品进货发票或本地区其他同级别医院调价前后的采
6、购发票作为调价申请的依据，无上述凭证的物流科有权拒绝受理调价申 请。第十三条 物流科建立退换货登记和疑似产品质量问题登记，进行长期追踪随访，供应商应积极配合做好各类产品或服务相关的投诉处理以及整改反馈工作，并在规定时间（两个月）内提交疑似质量问题的产品返厂检测报告。对频繁出现不良事件或因产 品质量问题导致退换货的产品，产品生产厂家应给出书面解释、 整改方案以及产品质量承诺函。第十四条 各供应商应严格遵守国家和中心的相关规定，不得 有院内行贿、宴请旅游、有偿推销等行为，严禁使用不正当手段 获取医院物资采购和使用信息，一旦被发现有上述行为，医院有 权立即终止与其的一切合作，并由供应商承担由此引发的
7、其他相 应责任。第十五条 物流科采购人员的对外办公时间为周二和周 五，其他时间不得随意进出办公区域打扰办公。第十六条 物流科制定供应商考核评价标准（附件），每月 对供应商进行月度考评公示考评结果，每半年度进行一次总体 考评并根据考评结果对付款周期进行调整，该付款周期将维持 至下一考评周期结束。如一年内连续两次被评为“基本合格供 应商”的，物流科会视情况而决定下年度是否终止续签采购协 议。第十七条 该管理办法自年月日起执行，由总务处物流科 负责解释。在用物资供应商变更更名原则1. 采购合同期内，原则上不接受供应商变更或更名。2. 确需变更供应商或供应商更名的，应填写供应商变更申 请表（附件）或供
8、应商更名申请表（附件）及报价单（附件），并 提交书面表格至总务处物流科，同时需按资料目录列表备齐所有 证件纸质复印件（盖公章）。纸质复印件请按表格中所列序号排列， 并在页面右上角标注对应序号。3. 申请供应商变更更名的，原则上所供应产品必须降价（如 能提供进货发票，可视情况考虑不用降价），降价幅度原则上不低 于，不设上限。4. 供应商将资料准备齐全后交物流科审批，双方当面商定 新的供货价格及时间并签署书面协议后，变更更名手续方能生效 由物流科通知新供应商供货并在网站发布供应商变更信息。5. 更名流程：公司填写变更更名申请表一申请表与相关资 料提交物流科审核一物流科审批一价格谈判小组谈判一双方商
9、定 新价格并书面确认物流科维护系统信息（新供应商名称及产品 价格）。在用物资调价原则1. 未经审批，中心内任何在用产品不得调价。2. 任何供应商在对产品进行调价前，须向总务处物流科提 供书面申请，内容包括：生产厂家出具的调价通知、产品名称、 规格型号、注册证号、生产厂家、原采购价格、现申请调整后的 预价格，并附广州地区该产品三家及以上三甲医院近期采购发票 复印件等作为参考依据。3. 所有在用产品申请下调价格的，需经物流科批准同意。4. 原则上不接受价格上调申请，申请上调价格的，除需提 供书面申请外，还需提供广州市内不少于两家三甲医院调价前后 的供货发票，交由物流科批准同意方可生效。5. 审批过
10、程中供应商仍应以原产品价格供货。6. 调价流程：（）公司填写提出调价申请一准备其他单位调 价前后发票复印件一物流科审批一在原采购价基础上下调达到或 超过，调价申请上签名承诺后直接办理一双方在承诺书上签名确 认一物流科维护系统信息（新供应商名称及产品价格）。（）公司 填写提出调价申请一准备其他单位调价前后发票复印件一物流科 审批一谈判小组谈判一双方商定新价格并签名确认一物流科维护 系统信息（新供应商名称及产品价格）。在用物资更改信息申请原则. 采购合同期内，原则上不得随意更改物资信息。. 确需变更物资信息，应填写在用物资信息更改申请表（附 件），并说明更改信息原因，保证更改后的产品在质量以及使用
11、方 面与更改前无任何差别，不会影响使用，如因相关信息变更造成 纠纷或不良反应均由该公司负责，并加盖公章。. 更改物资信息申请表由公司经办人、负责人签名后，加盖 公司公章，交至物流科批准同意后方可生效。更改信息流程：公司填写更改信息申请表f申请表交物流 科审批一物流科维护系统信息。附件中山大学附属肿瘤医院物流科供应商考核评价标准序号项目说明考核标准供货及时性配送要求：接到物流 科订单后个工作日， 不可抗力因素除外。 特殊需要较长订货 期的产品，公司应提 刖在物流科备案。出现下述情况（）每次扣分：1. 接到物流科订货通知后方告知产品停产无法供货。2. 每个订单首次到货率低于合同约定标准邙限于签订合
12、同的公 司）。3. 首次到货不全时未在当次送货单备注原因及预计到货时间。4. 没有提前递交书面说明函至物流科备案的逾期供货：一个订单超过个工作日未能完成的（每个订单扣分）一个订单 超过个工作日未能完成的（每个订单扣分）；超过个工作日未 能完成的（每个订单扣分）；超过个工作日以上的（一票否决， 停止该公司在我院配送的所有产品）。5. 紧急情况下，能配合医院在规定时间内完成紧急物资配送（每 次加分）。供货准确性实际配送货物与订 单内容的一致性。出现下述情况（每次扣分）：1. 送货待验收时未能提供或者提供错误订单号。2. 配送货物与订单内容（品规、数量）不一致。3. 送货单信息（数量、批次、效期等）
13、与实物不符。4. 配送错误货物未在两个工作日完成更换。供货方式是否严格按照医院 要求配送到指定地 点。1. 未按照物流科要求配送到指定地点（每次扣分）。2. 未在物流科提交书面申请备案且批准冋意前私自米用快递方式 配送货物（每次扣分）。产品价格产品价格合理性。1. 单个品规价格高于其他同等级单位采购价格（扣分）。2. 在一个合作周期内，自动下调单个品规单价（加分）。产品质量供应产品的合法性 和合格性。1. 发现产品质量问题但未引发不良事件（每次扣分）。2. 单个品规同一批次连续三次以上出现产品质量问题尚未引发医 疗不良事件（扣分并考虑暂停使用）。3. 不排除产品质量问题引发医疗不良事件（一票否
14、决）。4. 提供无证、过期及假冒伪劣产品（一票否决，停止该公司在我院 配送的所有产品）。5. 未在规定时间（两个月）内提交疑似质量问题的产品返厂检测 报告（纸质版加具生产厂家和供应商公章）（每次扣分）。产品包装产品外包装完整性 和整洁性；产品标识 规范、明晰。1. 产品内外包装受潮、污染及破损等情况（每次扣分）。2. 产品内外包装信息、数量不一致（每次扣分）。3. 产品包装标识不规范、不清晰，进口产品没有中文标签（每次 扣分）。4. 在一个合作周期内，更换产品外包装及包装规格且未提前到物 流科备案（每次扣分）。5. 根据院方需求积极配合更换产品包装规格（每次加分）。序号项目说明考核标准产品证件
15、备案证件的有效性 与真实性。出现下述情况之一（每次扣分）：1. 接到物流科通知后才到物流科更新过期证件的。2. 配送货物当天才更新过期证件的。3. 更新过期证件时资料不齐全或各级授权不连续的。4. 中间代理商或配送商每个授权周期少于半年的。5. 在一个合作周期内，更换中间代理商的。出现下述情况之一（每次扣分）：1. 如无正当理由，接到证件过期通知后五个工作日内仍未到物流 科更新过期证件的。2. 因证件过期导致无法按时采购和验收入库的。递交更新证件发现有伪造（一票否决，停止该公司在我院配送的所有产品）。售后服务退换货、产品质量问 题投诉响应和处理 速度。配送人员稳定性和 专业性。1. 未能在规定时间（一周内）积极配合物流科办理退、换货手续（每 次扣分）.2. 无条件积极配合院方完成积压、过期产品退、换货工作（每次 加分）.3. 接到院方产品质量问题投诉后未能及时（小时内）响应并在规 定时间（小时）内上门处理（每次扣分）。4. 在一个供货周期内，有专职固定的配送人员，能积极配合物流 科完成物资验收工作（此项加分）。销售纪律遵守院方相关规定 情况。出现下述情况之一（一票否决）：1. 销售人员私自与科室退换货，或提供产品试用、使用，或向科 室提供不实供货信息的。2. 采取
