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1、上海市莘城学校上海市莘城学校档案管理制度汇编(2005年9月)第一章 上海市莘城学校档案管理办法第一节 总则第一条 根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法以及上海市档案局、上海市教育局制定上海市中、小学档案管理暂行办法的规定，为加强本校档案的科学管理，更好地为教育事业服务，特制定本办法。第二条 档案工作是教学行政管理工作的重要组成部分，它是为领导决策，为教育教学工作提供信息和依据，是提高教学行政管理工作效率和工作质量的必要条件，是维护单位历史真实面貌的一项重要的工作。第三条 坚持实行集中统一管理档案的原则，维护本单位档案的完整与安全，实现档案的有效利用。第二节 档案工作体制、机
2、构和干部配备第四条 各部门必须参与档案工作，配备兼职档案管理人员，并制定岗位责任制。第五条 人事干部负责本单位档案室工作，业务上受教育局及区档案局的监督和指导。第六条 各部门的档案工作有一名同志负责，与校档案室建立档案工作网络。第七条 档案干部要认真学习档案业务知识和教育专业知识，不断提高业务素质，更好地开展档案工作。第八条 校领导要支持和关心档案管理人员，在职称评定、福利待遇等方面享受与其他专业人员同等待遇。档案管理人员要相对稳定。对有档案专业职称的档案干部在调离档案工作岗位时，应听取授予职称的档案业务管理机关的意见，同时档案干部调离前应办理交接手续。第三节 档案工作的任务第九条 负责本单位
3、党、政、工、团等组织和内部机构所产生的全部档案，为本单位各项工作服务，并对各条线和部门执行制度的情况进行监督和检查，确保档案完整准确。第十条 负责开发档案的信息资源，根据提供利用的实际情况需要，编制各种检索工具和开展档案编研工作。第十一条 参加单位科研项目评审鉴定，工程项目竣工验收和设备仪器开箱等活动。第四节 文件材料的立卷与归档第十二条 建立、健全文件材料的归档制度。凡工作活动形成的具有保存价值的文件材料(包括党、政、团、教学、财会以及各条线形成的文件材料)，均由文书部门或业务部门进行收集、整理、立卷并定期向档案室归档。第十三条 档案室对归档档案的案卷应进行检查，对不符合归档要求的案卷，应退
4、回重新整理，以保证案卷的质量，便于保管和利用。第十四条 各部门的档案一般应在第二年上半年统一向档案室归档，交接双方应根据案卷目录，核对无误后履行签字手续。第十五条 科学技术研究活动中形成的科技文件材料在科研项目评审鉴定后一个月内，由项目负责人按归档范围向档案室移交归档。第十六条 基本建设活动中形成的科技文件材料，在基建项目竣工验收后一个月内，由项目负责人按归档范围向档案室移交归档。第十七条 凡价值5000元以上的仪器设备在购置、安装、使用活动中形成的科技文件材料采取随时归档的方法，设备部门应通知有关人员参加仪器设备的开箱验收活动。第十八条 财务管理中形成的报表、帐册、凭证等文件材料，除帐册和凭
5、证在财务部门保存两年后向档案室移交归档，其它文件材料在次年的上半年向档案室移交归档。第十九条 各部门工作人员因公外出参观、学习、考察和参加各种会议收集获得的文件材料，要按归档范围的规定，及时向档案室移交归档。第二十条 凡归档的文件材料应经过整理和编目，做到字迹清楚、签署完备，不能用铅笔、圆珠笔和纯蓝墨水笔书写，以利于长久保存。第二十一条 声像档案形成后要随时整理，及时归档，即由承办人员在完成摄录后三个月内向档案室移交归档。第五节 档案的整理和保管第二十二条 档案的系统整理应按部门分类、初步立卷、卷内文件整理编目、卷内案卷初步排列、案卷加工整理、案卷调整与编号、编制案卷目录七个步骤进行。1、制定
6、档案分类方案，按照此方案指导文件分类、排列组合。2、将文件按一定特征分门别类，组合成一个有紧密联系的文件组合体即案卷。3、将案卷内文件排列顺序调整后固定下来编写页号，填写卷内文件目录。4、将同一类案卷按一定标准初步排列起来。5、填写备考表、装订、填写案卷封面。6、确定案卷排列顺序，按排列顺序逐卷编制案卷号。7、按照案卷排列顺序，将案卷的标题、保管期限、卷内文件起止时间和页数等逐项登记，形成为一本名册，即为案卷目录。第二十三条 档案应有专门的档案库或档案柜保存，存放地点应坚固干燥、通风，并做到防火、防虫、防鼠、防盗、防潮、防尘、防高温等安全措施，定期检查保管状况，发现问题及时处理，保证档案的安全
7、。第六节 档案的提供利用第二十四条 档案室保存的档案主要供本单位和上级主管机关利用，为本单位开展的各项工作服务。第二十五条 档案室应根据工作需要编制必要的目录、卡片、索引等检索工具，积极主动开展档案利用工作，为本单位各项工作服务，逐步提高档案利用效果。第二十六条 档案室应建立档案借阅制度，借阅档案必须严格履行登记手续，写明借阅的目的，点交清楚，归还时要进行检查，及时注销。第二十七条 借阅档案者要遵守借阅制度，不得在档案上圈点、涂改、划道污损，如有违者，按档案法第二十四条规定承担法律责任。第二十八条 借阅人因公出差、出国、调动、离退休等须将所借档案归还，借阅的时间一般不超过半个月，必要时办续借手
8、续。第二十九条 制发档案证明和答复函调(证明要注明出处和根据，不得擅自解释)制发证明要仔细核对，经领导审阅后，加盖办公室公章。第七节 档案的鉴定和销毁第三十条 档案室应根据1988年8号文件，市档案局转发国家档案局印发的机关档案工作业务建设规范、关于机关档案保管期限的规定、文书档案保管期限表、上海市中、小学校档案管理暂行办法，编制单位的文书档案保管期限表。第三十一条 档案室应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定档案必须在办公室负责人主持下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组对无保存价值的档案进行登记造册，经单位领导人批准报上级部门审核后销毁。第三十二条 销毁档案要明确销毁人和监销人，进行
9、实地监销。销毁后在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁的具体日期，并签名盖章。第八节 档案的统计与移交第三十三条 档案室应建立档案的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计并按照规定分别向上级机关和档案业务主管机关报送档案工作的基本情况统计表。第三十四条 各部门的档案由本单位档案室集中统一管理，根据保管期限妥善保存。第三十五条 机构撤消、合并时，要在机构变动前组织专人整理好档案，按规定向有关部门移交，并办理移交手续。第九节 附则第三十六条 本制度如与上级规定有抵触时，则依上级规定执行。第三十七条 本办法自公布之日起施行。第二章 上海市莘城学校文书工作制度第一节 文书处理制度1、 严
10、格执行国家行政机关公文处理办法，公文处理必须规范化制度化。2、 公文必须按照行政公文写作规则和要求，用A4纸拟稿和钢笔书写，正确应用文种，格式符合要求，请求应坚持“一文一事”，避免请示与报告混杂。3、 发文必须按规定审批程序，经领导签发统一编号行文，并做好发文登记。4、 收到外来文件后，必须先登记，传阅文件要合理安排、严格管理，做到及时、准确、安全，并做好催传、催阅工作，以免积压和散失。组织传阅，应本着先急后缓，先领导后一般，先主办后协办，先办理后阅知的原则进行。5、 凡外出人员公务活动中形成的带回的文件，均应交办公室签收、登记、归档，任何人不得据为已有拒绝归档。第二节 文书材料的立卷归档制度
11、1、 在工作活动中形成的各类文件材料(文书、科技、声像，会计等)均应及时收集、立卷归档。2、 立卷工作要做到年年清，不得借故拖延和积压，每年六月底以前必须完成上一年度的文件材料的立卷工作。3、 坚持平时立卷和专题立卷，每办一件事，每开一次会或每搞一项中心工作，要及时做好文件材料的收集、整理、立卷、归档工作。4、 立卷归档的基本要求：(1) 归档的文件材料，必须符合要求，用A4纸和钢笔书写，正件原件齐全。(2) 卷内文件的排列，必须保持文件间的历史联系。(3) 卷内文件的排列，应坚持先近后远，先重点后次要，先批复后请求的原则，并在每页的右上角编上页号。(4) 提倡立薄卷、专题卷，每一案卷的卷内文
12、件一般不超过200页。(5) 案卷标题要简明确切，符合“三要素”(作者、内容、文种)要求。第三节 印章管理制度1、 公章和介绍信，由办公室专人保管。2、 严格执行审批制度，凡涉及到各条线的文件报表等，由各部门核准，分管领导审批签名后加盖公章。3、 用印后必须登记。4、 严禁在空白介绍信、证明信、支票上预先加盖印章。5、 盖章时，注意收集具有保存价值的文件材料。第三章 上海市莘城学校档案工作制度第一节 档案库房管理制度1、 档案库房是保管档案的重要场所，非档案管理人未经许可，一律不准入内。2、 严格加强档案库房管理，认真做好保密和防火、防盗、防潮、防光、防尘、防蛀等保护工作。3、 档案库房内不得
13、堆放其他物品，更不能堆放易燃物品和私人物品，严禁吸烟。4、 库房门窗必须保持坚固，出入库房随手关门，确保库房安全。5、 档案库房要定期做好通风降温和卫生工作。6、 定期检查档案保管状况，发现问题及时处理。第二节 档案保密制度1、 严格执行国家保密法的规定，经常开展保密工作的学习和活动，提高贯彻保密法的自觉性。2、 档案工作人员对所保管的档案必须严格保守机密和安全，严格遵守档案室工作规则，做到手续清楚，不发生差错和文件遗失。3、 档案工作人员不与无关人员在任何场所谈论档案工作，模范遵守制度。4、 对机密档案要严格控制调阅范围，依照制度提供利用，不私自带回家中。5、 保密文件未经上级机关批准，不得
14、复制和摘抄。第三节 档案利用借阅制度1、 借阅档案者必须严格国家保密法，以保证档案的绝对安全，维护国家机密。2、 档案室保存的档案主要为本单位服务，如借阅对象和范围超出本单位人员或部门业务范围，需征得本单位及档案形成部门领导的同意。3、 查阅绝密级的档案应经党支部书记、校长批准，机密级和密级要经主管主任的批准。4、 查阅档案应在档案室指定地点。对档案要爱护，不得任意涂改、损撕文件材料，如有上述行为，一经查实要即上报，依法追究责任。5、 归还时借阅人应向档案室工作人员清点所借档案，经核实收回借阅单后才能离开。6、 摘录、复制档案需经档案管理人员同意，复制档案还需填写申请单，摘录件、复制件经档案管
15、理人员核对(内容、页数、份数)无误后由档案室盖章后方有效。第四节 档案的保管制度1、 单位党、政、工、团档案实行集中统一管理。2、 每年档案按要求分类整理，编好案卷归档号。3、 档案按类、年分别排列入架。4、 档案资料的收入和移出要有登记和统计，并按规定向上级报告档案工作的基本情况。5、 借阅档案要有登记。6、 定期检查档案保管状况，对永久、长期档案已破损、退色的要及时进行修复。第五节 档案统计制度1、 档案统计工作必须做到准确、及时、科学。2、 档案统计数字要实事求是，如实反映情况，防止弄虚作假。3、 按时按规定向上级机关报送档案工作基本情况统计表。4、 档案统计资料要妥善保存。5、 做好档案利用效益的统计，凡
