2023年地产公司档案管理制度篇

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1、2023年地产公司档案管理制度篇 书目 正大房地产公司档案管理制度 河口房地产公司档案管理制度 一、总则 第一条依据档案法及其实施方法的有关规定,为加强公司文书立卷工作,特制定本制度。 其次条归档的文件材料必需按年度立卷,本单位内部机构在工作活动中形成的各自有保存价值的文件材料,都要根据本制度的规定,分别立卷归档。 第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后刚好交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清晰,不得擅自带走或销毁。 二、文件材料的收集管理 第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。公司的档案管理归口

2、综合管理部,综合管理部下设档案室,各部门均应指定兼职文书人员负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。人员变动应刚好通知综合管理部档案室。 第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由综合管理部统一收集管理。 第六条一项工作由几个部门参加办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 (一)公司工作人员外出学习、考察、调查探讨、参与上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时,必需将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才赐予核报差旅费。 (二)本公司召开会议,由会议

3、主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续,档案室签字认可后财务部门才予报销会议费用。 第七条各部门兼职文书的职责: (一)了解本部门的工作业务,驾驭本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料。 (二)仔细执行平常归档制度,对本部门承办的文件材料刚好收集归卷每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕,并向档案室办好交接签收手续。 (三)承办人员借用文件材料时,应做好服务工作,并办理临时借用文件材料登记手续。 三、归档范围 第八条重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。 第九条上级机关发来的与本公司有关的确定、决议、指示、吩

4、咐、条例、规定、安排等文件材料。 第十条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 第十一条本公司的请示与上级机关的批复。 第十二条本公司反映主要职能活动的报告、总结。 第十三条本公司的各种工作安排、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 第十四条本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 第十五条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 第十六条本公司干部任免的文件材料以及关于职工嘉奖、处分的文件材料。 第十七条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 第十八条 其它应当纳入档案管理的材料。 四、平常归档 第十九条各部门都要建立健全平常归卷制

5、度。对处理完毕或批存的文件材料,由专(兼)职文书集中统一保管。 其次十条各部门应依据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平常文件材料归卷运用的“案卷类目”的条款必需简明准确,并编上条款号。 其次十一条公文承办人员应刚好将办理完毕或经领导人员批存的文件材料,收休齐全,加以整理,送交本部门专(兼)职文书归卷。 其次十二条专(兼)职文书人员应刚好将已归卷的文件材料,根据“案卷类目”条款,放入平常保存文件卷夹内“对号入座”,并在收发文登记簿上注明。 五、立卷(案卷质量要求) 其次十三条为统一立卷规范,保证案卷质量,立卷工作由相关部门兼职档案员协作,档案室文书档案员负责组卷、编目。 其次十四条案卷质量总

6、的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区分不同的价值,便于保管和利用。 其次十五条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 其次十六条在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷;绝密文电单独立卷,少数一般文电假如与绝密文电有亲密联系,也可伴同绝密文电立卷。 其次十七条不同度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最终一年立卷;跨年度的会议文件放

7、在会议开幕年,其他文件的立卷根据有关规定执行。 其次十八条卷内文件材料应区分不怜悯况进行排列,密不行分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,草稿在后;其它材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的亲密联系并进行系统的排列。 其次十九条卷内文件材料应按依次排列,依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角打印页号。 第三十条永久、长期的短期案卷必需按规定的格式逐件填写卷内文件书目。填写字迹要工整。卷内书目放在卷首。 第三十一条有关卷内文件材料的状况说明,都应逐项填写在备考表内。若无状况说明,也应将立卷人、检查人的姓名填上以示负

8、责。备考表应置卷尾。 第三十二条案卷封面,应逐项按规定用毛笔、或钢笔书写,字迹要工整、清楚。 第三十三条案卷的装订:装订前,卷内文件材料要去掉金属物,对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。 第三十四条案卷各部分的排列格式:软卷封面(含卷内文件书目)一文件一封底(含备考表),以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜内保存。 第三十五 地产公司销售部档案管理制度怎么写 地产公司销售部档案管理制度6为规范销售档案管理工作,使档案管理工作规范化、标准化、系统化、特殊制定以下管理方法; 一、档案归档范围 1、销售合同 (1)预定书(认

9、购书)原件; (2)买卖合同原件; (3)换、退房申请; (4)房型修改申请; (5)其他合同之补充协议。 2、客户资料档案 (1)来访客户名录:包括客户姓名、联系方式、需求,及了解到的客户的家庭状况及其他特殊事项。 (2)签约客户档案基本资料:姓名、联系电话、已购房型、付款状况、家庭状况等; 办理按揭及房屋产权证所需客户供应的资料; 其他客户提交之资料。 3、内部管理档案 (1)销售部内部管理档案:各项管理制度、成文发放的管理文件 (2)销售管理档案 (3)各日、周、月统计表及报表; (4)早晚会会议记录。 4、内部往来文件 (1)发往各部门间的日常函件; (2)收到公司各部门的往来文件。

10、5、公司对外宣扬资料 (1)各类公司制作的楼书、提袋、宣扬品样本; (2)电视宣扬资料:各种宣扬用vcd、录音带、录像带; (3)户外灯箱、路牌的样稿; (4)各类宣扬活动的录影带及照片。 6、房地产相关信息 (1)房地产相关法律、法规、政策、资料; (2)各楼盘楼书; (3)房地产相关信息剪报; (4)各项目对外宣扬广告剪报。 7、对外合同合约 (1)户外宣扬制作合同复印件; (2)媒体制作合同; (3)其他与销售部有关的合同合约。 二、归档及保管要求 1、严格按归档范围对档案进行归档整理;2、档案资料分类应清楚、全面;3、档案接收时要仔细点、验收,并办理交接手续后入档; 4、档案必需运用专

11、用资料柜、资料盒; 5、应建立清楚、明白的检索工具便于检索。 三、档案的借阅档案的借阅应有严格的借阅制度,必需填写借阅登记表方能借阅。 档案借阅方法按以下制度执行: 1、本部门档案仅限本部门员工借阅; 外部门借阅需出示借条,附双方负责人许可签字;2、本部门员借阅,借期不超过两天。 如因须要延长借期,须出示借条并附部门负责人签字;3、查阅、借还档案都必需在管理员处办理登记手续方能借阅和离开; 4、按期归还,爱惜所借档案资料,逾期不还或有损坏、遗失,按有关规定进行处理,造成重大损失者当追究责任; 四、档案的保管 1、档案接收时要仔细清点、验收份数、张数、规格验收必需符合要求的,办理交接手续方可入档

12、;2、各类档案材料,应按管理规范要求分类、编目、立卷,放入档案盒或档案夹内上柜保管;3、档案存放必需运用专用资料柜,排柜方式要省时、醒目,便于查找; 4、每年年底要对档案库存保管状况进行一次清理,核对以保管单位为基础,做到账物相符,对破损或载体变质状况要刚好实行有效措施补救。 五、档案的剔除和销毁 1、在整理档案的过程中,对档案材料要细致甄别,对无保存价值的资料刚好剔除,必要时列出剔除资料书目提交部门经理批示;2、每年年底对保管期满的档案列出书目写出专题报告提交领导,经部门批示后销毁。 地产公司人事档案和人事资料管理制度 地产公司人事档案和人事资料管理制度为了加强公司人员人事档案的保密性,建立

13、建全人事资料和档案,制定本制度如下:一.人事档案是指由公司托付市人才托管的员工人事档案和员工在公司工作期间而形成的各种可留存的资料(公司内部人事资料)。二.员工一旦转正,应将人事档案转入公司。如因种种缘由而不能将你的档案转入公司,本人必需提交书面说明,报人力资源部归档。三.员工转入公司的人事档案应当包括: 1.记载和叙述员工本人经验、基本状况、成长历史的履历; 2.相关学历证书、毕业生登记表; 3以往工作期间产生的劳动合同原件; 4.相关职称评定的资料; 5.其它存档人事资料四.公司人力资源部对接收员工原单位转递而来的人事档案内容,有审核权。如发觉员工人事档案与员工入职所填写相关资料内容有出入

14、,有权调查确定真实状况。五.员工与公司签定的劳动合同、在公司服务期间内评定的相关职称证明和再教化证明等由公司人力资源部统一留存,定期向市人才移交,存入员工人事档案中。六.员工入职时,需填写一系列的个人资料。员工须详实地填写每一个项目,公司有权进行甄别。如有虚假,视同严峻违反公司规章制度。七.员工若有以下信息的变更,需15日内通知公司人力资源部,以确保与员工有关的各项权益: 1.姓名、身份证号码; 2.家庭住址或电话号码; 3婚姻状况及家庭成员状况; 4.员工本人工资卡号; 5.遇意外或在紧急状况下需通告的人; 6.新取得的某种学历、技术、资格、称号等。 7.其他你认为有必要知会公司的个人信息以上个人资料均应照实填写,公司保留审查的权利,严禁虚假,否则马上予以除名。八.公司人力资源部对接收员工原单位转递而来的人事档案内容,不得加以删除或销毁,并且必需严格保密。员工人事