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1、设计院保密管理制度设计院档案管理制度技术档案管理制度一、技术档案的归档范围（一）工程设计项目凡委托我院设计的新建，改建，扩建，加固等工程全部基础资料，阶段设计成果文件，设计修改文件以及与工程有关的同建设单位，施工单位发生的各类协议，合同，函件，公文和竣工验收，调试，工程总结等文件，均应归入技术档案.1.初步设计阶段初步设计的文件一般不归档，但我院只做到初步设计而由其它院完成施工图设计的项目要存资料室及归档，归档文件包括以下内容：（1）初步设计最终成果（2）设计总概算书或综合概算书底稿及打印件;（3）各专业有关的计算书底稿及电算资料;（4）设计方案审定记录单，设计文件校审记录单.2.施工图设计施
2、工图设计文件归档包括以下内容：（1）各子项各专业设计底图;（2）各专业设计计算书及电算资料;（3）设计文件校审记录单;（4）修正概算书及打印件;（5）设计修改通知单以及因修改形成的计算书;（6）程序文件规定要归档的资料.3.工程建设各阶段形成的文件资料（1）建设单位提供的全部设计基础资料，原始资料含建设单位上级主管部门批准的设计任务书或计划任务书（复印件）;征地文件（复印件）;规划部门批准的建筑红线图;地形图;选址报告及批件（复印件）;工程地质及水文勘察资料;风洞试验报告;工艺布置图和技术要求资料以及我院向协作单位提供的技术资料底稿;公用工程协议（供水，排水，供电，供热，人防，消防，环境保护等
3、复印件）;设计合同及协议书;方案或初步设计批准文件等.（2）工程设计，施工过程中与建设单位各种联系中形成的有关文件，图纸，资料，来往公文，函电，设计过程中的交底会审纪要，与工程有关的会议纪要.（3）工程竣工验收，调试过程中形成的文件，图纸，资料（含竣工验收报告，调试，试用期间，使用期间发现的问题，修改，补充核定有关图纸和文件）等;（4）工程事故与设计有关的结论分析报告等.（二）技术咨询服务项目技术服务和咨询项目归档包括以下内容：1.委托单位提供的全部文件资料（1）委托任务书;（2）委托单位交来的全部有关原始资料;（3）代委托单位收集的原始资料，调研资料等.2.成果底稿（包括鉴定书，咨询报告，设
4、计底图，蓝图，说明书，计算书，电算资料，估算概算书底稿等）.3.送交委托单位的正式咨询报告及图纸.（三）科研试验项目科研试验项目归档文件包括以下内容：1.科研规划，科研项目任务书，课题拟定报告及经院认可的批文;2.科研会议纪要及有关重要文件;3.与主办单位或协作单位签订的合同（协议）书文件副本，有关技术责任的各种来往函件;4.阶段成果报告，如说明书，计算书底稿和打印件，底图，蓝图（一份），照片，底片;5.和科研试验项目有关的学术报告及会议交流文件原稿，鉴定书等资料.二、技术档案的归档办法（一）工程设计工程设计各阶段成果均先归档，后复制对外发行.每个工程项目均应有一份归档登记表.每次归档均应登记
5、.1.设计基础资料建设单位提供的全部设计基础资料，原始资料含建设单位上级主管部门批准的设计任务书和蔼计划任务书（复印件）;征地文件（复印件）;规划部门批准的建筑红线图;地形图;选址报告及批件（复印件）;工程地质及水文勘察资料;风洞试验报告;工艺布置图和技术要求资料以及我院协作单位提供的技术资料底稿;公用工程协议（供水，排水，供电，供热，人防，消防，环境保护等复印件）;设计合同及协议书;方案或初步设计批准文件等.均必须在拿到该资料后立即复印，复印件作为设计资料，原件立即归档;对于内容较多的基础资料（如工程地质及水文勘察资料，风洞试验报告等），要求建设单位提供二份（在合同中注明），一份归档，一份作
6、为设计资料.2.设计成果（图纸）（1）初步设计我院完成初步设计，由其它院完成施工图的项目，在将初步设计全部移交后，所有应归档的资料一次归档;由我院继续完成施工图的项目，初步设计阶段的成果不归档.（2）施工图设计施工图一般按子项一次出图，一次归档.对需分批出图的项目，可按分批出图计划表的内容分批出图，分批归档.分批出图的项目，每次出图归档必须有一份临时图纸目录临时归档，全部图纸归档后，专业负责人必须根据以前的临时图纸目录整理出最终图纸目录归档.施工图的归档程序为：a）由专业负责人检查确认底图签名完整，交设计总负责人b）由设计总负责人填写图纸归档通知单，并在设计负责人一栏签字，同时要在备注栏中注明
7、本次出图的图纸编号，将图纸归档通知单及底图送计划组.c）计划组应再次检查确认底图签名完整，并检查本次出图的图纸编号与实际底图是否相符，并签署意见（是否出图，是否归档），签名;将图纸归档通知单及底图送图档组.d）图档员应检查本次出图的图纸编号与实际底图是否相符，并签收，将底图和图纸归档通知单和底图一并归档.e）由图档组通知晒图组到图档组借底图晒图.3.内部作业文件内部作业文件为各专业的计算书，互提资料记录，设计文件，校审记录单，以及程序文件中规定要归档的资料.这些资料在全部设计完成后一个月内，由专业负责人整理后交图档组存档.4.施工过程中形成的文件施工过程中形成的文件，包括图纸会审纪要，与工程有
8、关的会议纪要，往来的公文，函电，工程联系单，修改设计通知单，竣工验收资料等，由设计总负责人（与多专业有关的）或专业负责人（与本专业有关的）保存.工程竣工验收后一个月之内一次交图档组归档，也可根据具体情况分批归档，但必须在工程竣工验收后一个月之内全部归档.5.设计修改设计完成后的设计修改图，按施工图的归档办法归档.修改图的每次出图归档，必须有一份临时修改图纸目录临时归档.全部工程竣工后，专业负责人必须根据以前的临时修改图纸目录整理出最终修改图纸目录归档.（二）技术及咨询服务项目技术及咨询服务项目完成后，由设计总负责人将全部资料整理交图档组归档.（三）科研试验项目自接受任务到各阶段成果交院为止为归
9、档阶段，由设计总负责人分阶段向图档组归档.三、技术档案的分类编目（一）图纸编号各专业各阶段图纸编号如下：专业设计阶段建筑结构给排水通风空调电气规划方案设计建方1，建方2结方1水方1风方1电方1规方1初步设计建初1，建初2结初1水初1风初1电初1规初1施工图建施1，建施2结施1水施1风施1电施1规施1注：若一个子项分为a，b，c等区，可在图纸编号前加a-，b-，c-，如建施a-1，建施b-1，建施c-1.修改施工图的编号，按不同情况编号（以建施为例）：如果修改图还要配合原图使用，则编号如下：建施1修1（建施1第一次修改）建施1修2（建施1第二次修改）如果修改图代替原图，原图作废，则编号如下：建施
10、1代1（第一次修改，替代建施1）建施1代2（第二次修改，替代建施1代1）如果修改内容同多张图纸有关，而且必须配合原图使用，则编号如下：建施修1建施修2（二）图纸目录图纸目录一律用a_幅面（三）档案编号工程设计档案大类代号为c1.工程业务号工程业务号的编号模式为年+顺序号+标识码年-不省略的公元年号顺序号-1，2，3标识码-a：一类工程（院管）;b：二类工程（室管）;c：合作项目;d：科研项目;e：咨询项目;f：其它项目例：_08a2.工程设计档案编号模式工程设计档案编号模式为：工程设计档案大类代号为c+工程业务号例：c_-08a3.工程设计文件材料档案编号模式工程设计文件材料档案编号模式为：工
11、程设计档案大类代号为c+工程业务号+文件材料号w+案卷号例：c_-08a-1四、技术档案的借阅管理（一）凡我院职工因工程设计，科研和技术管理工作需要都可直接向图档组借阅所需设计档案资料.将要设计的新工程项目，设总要借原始资料，需持设计任务通知单，方可借给原始资料复印件。设计院保密管理制度（二）一、设计院印章指设计院公章、合同章、财务章及资质章，公章、资质章由院办负责管理，未经总经理批准不得随意交由他人管理和使用。因故需临时交接，须经总经理批准并严格办理交接手续。二、一般性介绍信及身份证明，须经院办负责人或公章主管人员审核后，方可盖章，以备查；三、对加盖公章的材料，应该注意落款单位必须与印章一致
12、，用印位置恰当，要骑年盖月，字组端正，图形清晰；四、公章禁止带出院外使用，如因特殊需要，必须经由总结里批准，由院办人员携带前往，并且由两人同时见证，用后立即带回；五、公章一律不得用于空白介绍信、空白纸张、空白单据等。如遇特殊情况时，必须经总经理同意。公章一般应在上班时间内使用，如无特殊情况，下班后停止使用公章；六、公章管理人员必须认真负责，严格遵章守纪，秉公办事。没有总经理及相关负责人的签字，不得随意盖章；七、公章管理人员应妥善保管公章，不得随意乱放。下班时间和节假日期间应采取防盗措施；八、盖章后出现的意外情况由批准人负责，如公章管理人员违规盖章造成的后果由直接责任人负责；九、公章使用流程：合
13、同章使用流程。院办登记编号后，由办公室自行保管，并对合同章的使用负责。使用时总经理批准，并在使用登记台账上作好使用记录；设计院公章使用流程：a申请人所在所的负责人向院办提出申请；b印章保管人员审阅、了解用印内容；c印章保管人员对申请人资格进行核准并在公章使用登记表上登记，由印章保管人盖戳；财务章使用流程。同公章使用流程。资质章使用流程。同公章使用流程。设计院保密管理制度（三）一、设计院印章指设计院公章、合同章、财务章及资质章，公章、资质章由院办负责管理，未经总经理批准不得随意交由他人管理和使用。因故需临时交接，须经总经理批准并严格办理交接手续。二、一般性介绍信及_明，须经院办负责人或公章主管人
14、员审核后，方可盖章，以备查；三、对加盖公章的材料，应该注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要骑年盖月，字组端正，图形清晰；四、公章禁止带出院外使用，如因特殊需要，必须经由总结里批准，由院办人员携带前往，并且由两人同时见证，用后立即带回；五、公章一律不得用于空白介绍信、空白纸张、空白单据等。如遇特殊情况时，必须经总经理同意。公章一般应在上班时间内使用，如无特殊情况，下班后停止使用公章；六、公章管理人员必须认真负责，严格遵章守纪，秉公办事。没有总经理及相关负责人的签字，不得随意盖章；七、公章管理人员应妥善保管公章，不得随意乱放。下班时间和节假日期间应采取防盗措施；八、盖章后出现的意外情况由批准人负责，如公章管理人员违规盖章造成的后果由直接责任人负责；九、公章使用流程：合同章使用流程。院办登记编号后，由办公室自行保管，并对合同章的使用负责。使用时总经理批准，并在使用登记台账上作好使用记录；设计院公章使用流程：a申请人所在所的负责人向院办提出申请；b印章保管人员审阅、了解用印内容；c印章保管人员对申请人资格进行核准并在公章使用登记表上登记，由印章保管人盖戳；财务章使用流程。同公章使用流程。资质章使用流程。第7页共7页
