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1、文秘和办公室工作学习资料（第72 期）张家口市人口计生委办公室 2007 年4月5 日坚持“五讲”提高办公室工作水平一、讲团结优化形象。 首先需要指出的是，讲团结不能丧失 原则，讲团结不是老好人主义，不能你好我好大家好，就是工作 干不好。讲团结就是要心往一处想，劲往一处使。具体说来，就 是办公室工作人员要紧密团结在办公室主任的周围，办公室要紧 密团结在领导班子的周围。在工作中，要互相补台，互相提醒， 互相砥砺，互相配合；要坚持不利于团结的话不说，不利于工作 的事不做；要从一点一滴的小事做起，努力维护办公室的团结， 优化办公室的形象。二、讲学习增强素质。 办公室的工作涉及的面广事多，需要 学习和
2、掌握的知识也很多。建设“学习型”机关，首先得从建设 “学习型”办公室做起，办公室既是创建“学习型”机关的组织 者，也是实践者。办公室往往还承担着培训的职能，有许多先进 的办公技术都需要办公室的工作人员掌握之后予以推广。所以， 办公室应该成为机关学习气氛最浓，整体素质最高的科室之一。 这就要求办公室的每一个人都要努力学习业务知识和其他各种相 关知识，做全才，做多面手，努力提高自身综合素质，为全局工 作提供高水平的服务。三、讲纪律做出表率。 办公室是机关制度的制定者和督查落 实者。既然纪律是办公室定的，办公室的工作人员就得模范遵守。 俗话说，“己身正，不令而行；己身不正，虽令不从。”仅以考勤 纪律
3、为例，如果办公室的工作人员都不按时上下班，如何检查其 他科室的考勤？何况，办公室的工作人员无论是资料员也好，还 是司机师傅也好，都是直接为领导服务的。领导都上班了，办公 室还没来人，这能行吗？所以，作为办公室的工作人员，要从自 身做起，遵守纪律，为其他科室做出表率。四、讲规矩提高效率。 办公室是机关的窗口单位，一个机关 的办公效率首先在办公室反映出来。可以说，办公室的工作水平 的高低，在一定程度上体现着机关整体工作水平的高低。要提高 工作效率，办公室的工作人员首先就得讲规矩。什么是规矩？学 会服从就是一个重要的规矩，个人要服从组织，下级要服从上级， 局部要服从整体。具体说来，就是领导安排的工作
4、任务，要想方 设法，不折不扣地按时完成，不要摆困难，讲价钱。困难谁没有？ 自己想办法克服就是了。当工作上的事情和个人的私事发生冲突 的时候，办公室的工作人员要以工作为重。因为，办公室不同于 其他科室，其他科室一个人工作做不好，影响的是科室的工作； 办公室某一个人的工作做不好，就有可能影响一个单位的整体工 作，造成难以想像的损失。从另一个角度说，如果领导安排的工 作在办公室都落实不下去，还能在哪个科室落实下去？还谈什么管理？还谈什么效率？五、讲奉献优质服务。 搞好服务是办公室的一个重要职能。 中央办公厅曾提出了“三服务”的说法，即为中央服务，为各省、 自治区、直辖市服务，为人民群众服务。具体到一
5、个机关的办公 室，那就是为机关领导班子服务，为机关各职能科室服务，为工 作中涉及到的基层群众服务。中央办公厅在办公室的业务工作上 还提出了“四个转变”的说法，其中的一条就是“由被动服务转 变为主动服务”。可见，搞好服务在办室工作中的重要地位。要服 务就得忙工作。“忙”是办公室工作的一个重要特点，值班室听电 话的片刻不能离开电话机，打印室搞文印的片刻不能离开打印机。 有时你在的时候也没什么事，可是你一离开就有人打电话，就有 人要印材料。又“忙”，又“绑”，没有什么自由支配的时间，这 就是办公室工作的一个特点。有时晚上刚躺下要睡觉，机关里一 个电话打过来，就得穿衣起床去加班。所以，办公室的工作人员
6、 就得讲奉献，就得有那种“成就了别人，陶冶了自己”的精神。总之，办公室不同于一般的职能科室，办公室的每个人不只 是代表着办公室的形象，还代表着一个单位的整体形象。办公室 的服务工作搞得越好，办公室的形象也就越好，一个单位的工作 效率也就越高。领导秘书必须有“十要十不要”一要内敛，不要张扬。 秘书由于身处特殊的位置，具有特殊 的身份，在常人眼里，秘书就是领导的化身，一言一行，别人都 很相信，这就要求秘书一定要内敛，不要张扬。二要谦虚，不要骄傲。 谦虚是秘书特别要注意的地方，只有 谦虚的秘书才能成大事。切不可背后有领导撑腰，就自以为自己 有多么了不起，时常表现出傲气，尤其不要动辄以领导的口吻发 号
7、施令。这样对自己、对领导都没有好处。三要踏实，不要浮躁。无论是写文章还是代表领导协调事务 都要表现出踏实、务实的态度，切不可浮躁，特别对待基层、企 业、群众的事，一定要说到做到，切不可采取欺骗、哄骗、拖延 的手段，以免基层、企业、群众对自己、对领导、对所在机关产 生不良影响。四要清廉，不要贪婪。 秘书说有权，权力很大，说没权，啥 权没有。其实，秘书这行当，一旦把持不好，钻到权眼里、钱眼 里，十分危险，就象李真一样。所以，秘书一定要耐得住清廉， 要善于把持自己，善于把好权力关，善于用好领导的信任，切不 可“贪”字当头。五要朴素，不要铺张。 领导的秘书，由于地位特殊，请吃礼 送等事经常可以遇到，这
8、就要看秘书的素质了。正派的秘书，应 该是一个不讲究排场的人，是一个不喜欢铺张浪费的人。如果秘 书喜欢讲排场，就容易给不法分子钻了空子。六要善良，不要凶狠。 善良，是一个秘书必备的素质。只有 心地善良的秘书，才会善良地对待群众，才会对群众有感情。所 以，秘书必须学会善良，必须知道善良的价值，必须知道如何去 善良待人。如果对他人凶狠，如果对待群众态度蛮横，就会孤立 自己，就会把自己推到群众的对立面上去。七要平和，不要狂妄。 平和地对待人，平和地向所分管部门 传达领导的意见，平和地对待群众，平和地对待一切，是一位秘 书必须做到的。如果一位秘书，不知天高地厚，不知山外有山， 狂妄自大，目空一切，就会失
9、去他人对你的信任，即使别人暂时 让着你，那只是暂时的。八要明理，不要蛮横。 明白事理，是秘书的基本要求。秘书 虽然是领导身边的人，是领导信任的人，是受到他人热捧的人， 越是这样，越要明白事理，越要懂得尊重他人。切不可蛮横无理 自以为是，以免给他人造成极不好的印象。九要厚道，不要霸道。 为人厚道，是秘书最需要也是最难做 到的一件事。一般情况下，如果秘书把持不好，就容易给人以霸 道的印象。因为，在一般人眼里，秘书的所作所为，都会与领导 联系在一起，都会和权力联系在一起，秘书只有表现得比一般人 更厚道，才会让他人信任，让他人称赞。十要守法，不要违法。 一些秘书，喜欢用领导的身份，用特 殊的地位，做一些违法的事，这是完全不应该的。秘书的一言一 行，很多地方代表着领导的形象，必须带头守法，带头执行法律 否则，一旦把握不好，就会陷入违法的泥潭。办公室工作人员“十要十不要”要令行禁止，不要我行我素要胸怀大志，不要碌碌无为要言语谨慎，不要信口开河要任劳任怨，不要拈轻怕重要爱岗敬业，不要心浮气躁要勤俭节约，不要铺张浪费要落落大方，不要畏首畏尾要尊重领导，不要自以为是要团结同志，不要斤斤计较要关心群众，不要高高在上
