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1、 厦门希尔福大酒店行政规章制度及操作手册Executive Standard Operation InHilford Hotel,Xiamen 目 录录 1、 呈文管理制制度2、 行文管理制制度3、 收发文管理理制度4、 印章管理制制度5、 档案文件借借阅管理理制度6、 介绍信管理理制度7、 办公用品领领用管理理办法8、 车辆管理办办法9、 档案管理制制度10、 行政办公室室操作手手册11、 行政办公室室组织架架构及工工作职责责呈文管理规规定为使酒店各各部门行行文规范范化，提提高整体体办公效效率，特特做如下下规定：一、 呈文文字表表述应准准确、简简练、通通顺、标标点正确确。二、 呈文专题专专用
2、，一一文一事事，内容容明确。开开门见山山提出本本部门对对所请示示问题的的处理意意见，请请酒店领领导酌定定。三、 呈文由本部部门承办办人拟定定，由本本部门经经理负责责核稿。并并在部门门领导意意见一栏栏，写出出部门的的具体意意见。态态度要明明朗，简简明扼要要，最后后签名并并注明时时间。四、 呈文格式包包括：呈呈文文号号、呈文文题目、主主管领导导批示。呈呈文内容容书写要要符合规规范。文文号不得得重复；呈文题题目简明明扼要，高高度概括括；主管管领导名名称不得得袭用“酒店领领导”的简称称；在主主管领导导名称后后，另起起一行书书写请示示报告的的主要内内容；末末尾签署署呈文部部门及时时间。五、 各部门负责责
3、人作为为核稿人人，不仅仅要对呈呈文内容容审核，而而且要审审查呈文文格式是是否规范范，对呈呈文负全全面责任任。六、 各部门呈取取文，需需严格办办理收发发文手续续，写明明收发文文时间、文文稿内容容、收发发人姓名名。若手手续不全全，总经经理办公公室有权权不负责责递送。七、 各部门送来来阅批的的文件，总总经理签签发后两两个工作作日内发发出。八、 呈文程序： 在呈文文本上登登记 各部门呈文文 行行政办 主主管领导导 在在收文本本上登记记不按上述公公文传递递程序越越级呈文文，行政政办将予予以退回回。行文管理制制度一、 以酒店名义义的行文文，先由由部门承承办人拟拟稿，经经部门经经理审阅阅后，送送总经理理办公
4、室室核稿并并请总经经理签发发。二、 缮印的文件件均由拟拟稿人负负责校对对，重要要文件（以以酒店名名义的行行文）均均由总经经理办公公室校对对。打字字、校对对人均在在原稿上上签注姓姓名、日日期。三、 经修改后的的稿件，如如字迹潦潦草，涂涂改较多多，模糊糊不清的的，应由由原拟稿稿人誊清清后再打打印。 收发文管理理制度一、 公文办理一一般包括括登记、分分办、批批办、承承办、拟拟办、核核稿、签签发、印印刷、用用印、传传递、归归档、销销毁等程程序。二、 酒店的收文文，由档档案秘书书签收登登记，总总经理的的收文由由酒店总总经理签签收，属属酒店领领导亲收收件，一一律交收收件人亲亲自拆封封。三、 公文登记后后，
5、由行行政办公公室根据据总经理理的指示示，转交交各位领领导传阅阅，如需需转交有有关部门门阅办，应应由档案案秘书送送交，并并经登记记、签收收后才可可送交。四、 阅读文件应应按规定定范围，秘秘密级以以上文件件须到行行政办公公室阅读读。因工工作需要要借阅文文件应办办理手续续，用完完后及时时退还，秘秘密级以以上文件件，各级级领导及及有关人人员均不不得携离离办公室室。五、 各部门均应应实行公公文催办办制度。负负责办理理公文的的人员，对对自己经经手处理理的公文文，应件件件落实实，事事事有下文文，转办办要及时时，催办办有结果果，防止止积压误误事。六、 公文办完后后，应根根据文书书立卷、归归档的有有关规定定及时
6、将将公文定定稿，正正本和有有关材料料整理立立卷，当当年文件件应于第第二年第第一季度度移交完完成。七、 各级管理人人员调动动时，应应将文件件（含保保密记录录本）清清理移交交，凡参参加会议议带回的的文件，应应及时送送行政办办公室登登记保管管。八、 没有存查必必要的公公文，经经过鉴别别和主管管领导批批准，由由行政办办公室定定期销毁毁，销毁毁秘密公公文，要要进行登登记，有有专人监监督，保保证不丢丢失，不不漏销，秘秘密级以以上文件件，不准准作废品品处理，一一律集中中按有关关规定处处理。 印章管理制制度一、印章刻刻制刻制印章是是印章管管理工作作的一个个重要环环节。酒酒店需刻刻制新印印章须报报总经理理批准；
7、酒店各各部门需需刻制新新印章，要要写出报报告，并并附上新新印章的的名称、式式样和规规格，报报经行政政办公室室批准，方方可到当当地公安安部门申申请刻制制。新印印章要做做好戳记记，并留留样保存存，以便便被查。启启用新印印章，应应选择好好时间，并并提前向向有关单单位发出出正式启启用印章章的通知知。二、印章保保管酒店的行政政印章和和总经理理的私章章，由总总办统一一保管，并并有专人人专管；各部门门的印章章也要指指定专人人保管。未未经领导导批准，印印章保管管人不得得委托他他人代管管印章，并并不得携携带出办办公室使使用。三、印章使使用印章使用要要做到：严格手手续、认认真审阅阅、详细细登记、盖盖章正规规。印章
8、章使用必必须经批批准，其其权限可可分级掌掌握。使使用部门门的印章章，需经经部门领领导批准准；使用用酒店印印章，须须认真填填写用印印申请表表，并附附有关材材料，经经主管店店领导审审批后，方方可使用用印章，并并进行登登记，店店领导不不在时，授授权总办办主任核核准。员员工因私私须开具具各种证证明，加加盖酒店店印章，必必须书面面申请并并附有关关材料，经经部门经经理批准准并报酒酒店领导导审批。四、印章停停用由于机构变变动或部部门（单单位）撤撤销等原原因而造造成的印印章停用用，按规规定进行行清理，并并将其所所有停用用印章收收到酒店店行政办办公室统统一保管管，同时时办好移移交手续续。属于于个人的的印章应应退
9、给本本人。经经报请总总经理批批准后，按按规定将将停用印印章存档档或销毁毁。档案文件借借阅管理理制度一. 借阅阅档案（包包括文件件、资料料），必必须先履履行档案案借阅登登记手续续，秘密密级以上上档案文文件必须须经酒店店领导批批准方能能借阅。二. 案卷卷不能借借出，只只供在行行政办公公室阅看看，未立立卷的文文件及资资料可借借出。三. 文件件、资料料借阅期期限不得得超过两两个星期期，到期期必须归归还，如如需再借借，应办办理续借借手续。四. 借阅档案案的人员员必须爱爱护档案案，要保保证档案案的安全全与完整整，对档档案内容容要保密密，不得得擅自涂涂改、勾勾画、剪剪裁、抽抽取、拆拆散、摘摘抄、翻翻印、复复
10、印、摄摄影、转转借或损损坏，否否则按违违反保保密法追追究当事事人的责责任。五. 借阅的档档案交还还时，必必须当面面点交清清楚，如如发现遗遗失或损损坏，应应及时报报告领导导。六. 外单位借阅阅档案，应应持有单单位介绍绍信，并并经总经经理批准准后方能能借阅，但但不能带带离行政政办公室室。七. 外单位摘抄抄卷内档档案，应应经总经经理同意意，对摘摘抄的材材料要进进行审核核、签章章后才能能带出。 介绍信管理理制度一.介绍信信种类1信笺介介绍信：用这种种信笺开开介绍信信，可以以表达较较为复杂杂内容。2存根介介绍信：用这种种介绍信信主要是是用于介介绍某人人到何处处办何事事的一个个凭证。这这种介绍绍信的存存根
11、要归归档，保保存期五五年。3证明信信：以酒酒店行政政的名义义证明某某人的身身份、经经历或者者有关事事件的真真实情况况的专用用书信。二.介绍信信保管与与使用酒店介绍信信一般由由人事部部秘书负负责保管管和开具具，开具具介绍信信要严格格履行审审批手续续。重要要事宜需需由部门门领导签签署意见见后，报报经主管管店领导导审批；一般事事宜需由由部门经经理签字字，人事事部经理理审批，方方可开具具介绍信信。严禁禁开出空空白介绍绍信。办公用品（设设备）领领用管理理办法 为为了进一一步加强强酒店办办公用品品（设备备）的申申购领用用管理，降降低办公公成本费费用，根根据有关关财务规规定和本本酒店当当前实际际情况，特特制
12、订如如下办法法：一、 酒店办公用用品（设设备）由由总经理理办公室室统一购购买及发发放。二、 各部门领用用办公用用品（设设备）需需填写“办公用用品领用用单”，经部部门经理理签字认认可后，到到人事行行政部领领取。三、 人事部根据据各部门门领用情情况，对对无库存存的办公公用品（设设备）进进行申购购，填制制酒店申申购单，列列明品名名、规格格型号及及数量，并并向供应应商询价价。经财财务部经经理审核核、总经经理批准准后，方方可购买买。 车辆管理规规定（ 暂 行 ）一、 公司办公用用车由总总办统一一调派。二、 各部门每日日上午99时，将将当日用用车计划划填写“用车申申请单”，注明明目的地地、事由由等，由由部
13、门经经理签字字后，交交总办统统一安排排。临时时用车也也应填写写“用车申申请单”，由总总办视事事情的缓缓急另行行安排。申申请单如如无部门门经理签签字，总总办有权权不予做做派车安安排。特特殊情况况除外。三、 总办接到申申请单后后，开具具“派车单单”给相关关驾驶员员。驾驶驶员在接接到“派车单单”后方可可出车。否否则，视视为私自自出车，按按旷工处处理。四、 驾驶员完成成出车任任务回到到单位后后，应立立即将派派车单填填写完整整交回行行政办，以以便备查查。五、 驾驶员在无无出车任任务时，应应在休息息室待命命，不得得私自外外出。否否则，视视为旷工工。档案管理制制度一、 酒店档案酒店档案是是酒店在在经营管管理活动动中形成成的，具具有保存存价值的的，以备备查考的的文字、图图像、声声音及其其他各种种方式和和载体的的文件材材料。酒店档案管管理机构构总经理总办文员各部门兼职职档案管管理员1 文件立卷1.1文件件立卷即对酒店在在工作中中具有存存查价值值、处理理完毕的的文件材材料，系系统、完完整地归归入卷宗宗暂保管管，以备备随时调调用参考考。1.2文件件立卷的的原则按照文件形形成的自自然规律律，保持持文件之之间的历历史联系系，反映映酒店工工作活动动特点和和真实面面貌，以以利于加加强酒店店文件的的保管和和参考利利用。1.3文件件立卷的的范围1.3.11 重要要的会议议材料，包包括会议议通知、日日程安排排、工作
