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1、浅析高校教学档案的标准化管理【论文关键词】教学档案标准化管理【论文摘要】教学档案是在教学管理和教学理论中形成的对学校有价值的材料;文章从高校教学档案的内容、教学档案的特点、教学档案管理中存在的问题等几方面阐述了对高校教学档案的标准化管理的重要性和必要性。高等学校教学档案是在教学管理和教学理论中形成的对学校有保存价值的文字、图表、声像等材料,其内容非常丰富。高校的教学档案从一定程度上来讲它是反映学校教学管理程度和教学质量的一个重要标志。是学校教学工作的真实记录,高等学校教学档案的标准化管理是进步高校教学质量的重要保障,故加强高校教学档案的标准化管理势在必行。1系部教学档案的内容(1)综合类:主要
2、有上级教育主管部门下达的有关文件;学院规划施行方案、教学要点、教学工作会议的记录、简报等材料;学院制定的各种教学制度、规定、方法、条例以及教学工作的文件;教改工程的立项报告;教学工作的数据统计、分析资料;每学期评教评学的相关材料及教学检查的记录、总结。(2)教学管理类:老师教学有关规程、教学工作检查、评估有关材料;老师教学任务安排及开课有关资料、老师教学情况调查表、教学质量检查、师资建立规划、施行情况,老师进修培训材料;学籍管理材料;学籍变更材料;课程安排表、学年校历。(3)教学业务类:重点课程及一般课程建立的规划、施行方案、总结等有关材料;培养方案、课程标准、教学进度方案、教学任务书、教学日
3、志等有关资料;教材建立、老师自编或主编教材及使用教材的目录;老师制作的ai课件等资料;优秀老师讲课的典型教案、教学模型、标本,青年老师教学比武材料;教学实习有关材料;各种考试试卷及试卷分析材料;学生的毕业论文及评审意见;学生在校期间发表的论文和获奖有关资料,考研相关材料;老师业务档案;教学仪器设备材料等。(4)教学研究类:各类教改工程及科研课题的立项申请书、施行方案、成果及总结以及获奖的申报材料和奖状;获院级以上的教学成果类的申报材料及奖状;老师发表的教学研究论文目录。2教学档案的特点教学档案是教学活动的客观反映和总结,故除具有一般档案的属性外它又有自己的特点:(1)内容广泛:一方面学校办学规
4、模越来越大,招生形式越来越多样化,办学领域不断拓宽,新学科、新专业不断涌现,使得教学档案的内容也越来越广泛;另,教学内容越来越丰富,高校除了设置相应的德、智、体几方面的课程外,随着专业的增多,多学科互相浸透、交差不断加强,使的教学内容多学科性越来越明显,与之相适应,档案材料也越来越丰富。(2)材料来源较分散:高校教学档案来源于上级主管部门和学校两级教务教学活动,即有上级和学校下发的有关教育教学的有关文件,又有主管教学的教务部门形成的关于教学改革、培养方案、培养目的、学科设置、课程安排等方面的材料,同时还有系部在日常教学中形成的教学档案。(3)归档时间不同:文书档案是按年度归档,而教学档案是按学
5、年度进展归档的,归档时间从上一年的9月1日到当年的8月31日。(4)高校的教学档案统一按国家教委办公厅的?高等学校档案实体分类法?进展。3教学档案管理中存在的问题(1)材料搜集较困难:因局部教学人员对档案管理工作的认识缺乏,认为教学科研成果是自己在教学过程中获得的,应该由自己来管理,担忧材料会遗失,或担忧档案部门立卷归档后自己利用不方便。故对上交档案材料有抵触情绪,使的搜集起来,有一定困难。(2)系一级的管理困难:由于系部无专门的档案管理人员,故材料的搜集、整理、移交都是由教学秘书兼着,由于有些老师不配合,就会造成资料的不完好和档案材料的不延续性。加上有些系部认为系部的主要工作是教学,对档案材
6、料只要用时有就可以了,无须按什么规那么整理归档,导致教学档案整理、分类缺乏统一的执行标准,使得教学档案整理、分类缺乏系统性与关联性。(3)资金紧缺:系部搜集到的材料并不能马上移交,因经费缺乏有些系部连一个像样的档案柜都没有,故造成档案材料搜集整理后与移交前这一段时间无处可放,容易遗失而选成档案材料的遗失。(4)人员紧缺:一般高校系部都无专职档案管理员,由教学秘书兼任,而教学秘书的主要精力在教学上,加上大局部没有受过档案专业培训,因此少有精力去将教学档案搜集整理完好,这样将造成教学档案整理分类缺乏系统性、准确性,致使移交到档案馆的材料不标准,给今后的利用工作带来极大的不便。4加强教学档案的标准化
7、管理(1)从系部教学档案管理方面存在的问题出发,各系部由于档案工作标准化程度低,管理不到位,系、教研室两级档案管理、存档部门职责不明,归档机制不健全,导致文件材料重复归档、不归档、漏归档现象较为普遍,亟需在科学划分系部档案类目的根底上,明确系、教研室档案的建档、存档和管理职责,加强对系、教研室档案工作的指导和对档案管理人员的业务培训,定期开展对系部、教研室档案工作的指导与业务培训,定期开展对系部档案工作的督查,进步信息效劳的针对性与实用性,加速高校档案信息化建立。(2)档案材料应当随时搜集、随时整理档案工作应当形成一种周期性的自查、自评、整改和自建的长效机制,以此为档案管理日常运作机制提供质量
8、上的监控与保证,防止把问题都积压到一件中心工作降临前仓促解决。(3)完善档案制度建立,据?高等学校档案实体分类法?和本校的详细情况制定统一的档案管理方法和分类体系,使档案分类走上统一化、标准化。(4)归档要求:凡需归档的教学文件材料,必须遵循教学文件材料的自然形成规律,保持归档材料之间的联络,据便于保管和利用的原那么进展系统整理;尽量采用原件,规格相对统一;一般用计算机打印,不能打印的那么要求用碳素墨水或蓝黑墨水书写,字迹要工整,图文明晰,并装订成册,以利长期保存;教学档案材料一般要求长期保存。教学日历、教学任务书、课程安排表、学生实习有关材料、教学检查座谈记录、听课记录、学生毕业论文(设计)
9、、各种考试试卷、实验报告等那么要求保存五年以上;教学档案管理人员应于每学期期末对本单位的教学档案进展及时的清理与归档。立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求,进展系统整理、组卷、并编页号、卷号(盒号),填写卷内目录、备考表,拟定案卷标题,注明密级和保管期限,并于每学年度完毕后对所有教学档案进展汇总,装订后,按学年度排列进柜管理存档。(5)搜集工作必须贯彻集中统一管理的原那么,遵循教学档案的自然形成规律,按归档范围分类搜集;必须保证归档教学文件材料搜集的完好性、准确性、真实性、系统性;所搜集的教学文件材料按各大类的分别积累,进展预立卷,并按时间先后顺序排列。(6)利用现代办公技术,实现教学档案现代化的管理。随着高校教育体制改革的深化,教学管理人员工作量不断增大,假如仍依靠长期沿袭的手工方式去处理日常教务工作和管理教学档案,就不可能从繁杂的事务中解脱出来。故利用现代办公手段,实现教务档案的电子化、网络化管理,有利于减轻工作人员劳动强度,缩短劳动时间,进步档案管理的工作效率。参考文献1邓绍兴,陈智为.档案管理学.中国人民大学出版社,1999年.2倪慧敏,柯友良,黄文卿:高校评估档案管理标准化的探究.档案学研究,2022年第5期.3冯惠玲,张辑哲.档案学概论.中国人民大学出版社,2001年.
