信息的提供与存储.doc

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1、信息的提供与存储14-4-1 秘书信息提供的对象A.为本级领导了解情况、正确决策、指导工作提供信息； B.为上级领导了解情况、正确决策、指导工作提供高层次信息； C.为下级机关和基层单位提供信息。14-4-2 信息提供的要求和方式A.秘书机构提供信息服务必须符合“四性”要求 a.有很强的针对性； b.在内容上要有多样性； c.在时间上要把握适时性； d.十分注意信息提供的保密性。B,信息提供方式：简报、电报、传真、网络、电话、音像制品等。14-4-3 信息的存储A.存储的信息必须是已认真筛选、加工、整理过的信息，一般具有准确性、完整性、系统性，能对利用者起到参谋、咨询、顾问作用。B.信息存储5

2、点要求:认真筛选、科学分类、系统完整、坚持不懈、便于检索。C.信息存储方式：计算机存储；信息简报存储；多媒体存储（a.用多媒体计算机存储 b.用多种媒体存储）；以纸为载体的信息资料存储。14-5 高层次信息开发案 例 衡量经济增长的若干有趣指标衡量经济增长状况,除了用GDP（国内生产总值）等指标外，还有没有一些非数字的乃至人性化的指标呢？请看： 英国经济学家提出的6项“民间指标”：1，新车销售量大增；2，司机需求量大增；3，房地产热；4，赴海外度假者大增；5，纯种狗与纯种狗主人数量俱增；6，女性做隆胸手术者与女性胸围尺码俱增。（这些信息反映经济状况？）“美联储”主席格林斯潘：“GDP变轻了！”

3、 （用重量来衡量经济增长？）一些经济学家提出的“垃圾指标” （用垃圾量的变动来衡量经济状况？）“股市道琼斯、标准普尔指数女士裙子长短（上个世纪四五十年代）” （是否很离奇？）经济学家们从上述本来非常不起眼的和似乎毫无关联的信息中开发了什么？14-5-1 高层次信息的特点和作用A.初级层次信息（初级信息、基础信息）与高层次信息前者是直接反映事物的现象和动态的原始信息以及对原始信息进行初加工所形成的信息。 后者则是全面反映事物概貌、揭示事物本质及其规律的深度信息，以及对原始信息进行综合处理后提出对策建议所形成的信息。 高 层 次 信 息 要 素 有情况：明晰性、典型性。有分析：中肯性、深刻性。有建

4、议：可行性、创见性。B.高层次信息五特点宏观性：反映的是事关大局的问题；完整性：完整地反映某一事物发生、发展、结束的全过程，并对其起因和结果、内因和外因、现状和趋势、经验和教训作出全面反映和分析；典型性：具有普遍性、代表性、倾向性；深刻性：反映事物的本质属性和基本特征，揭示事物发展规律，找出症结，提出解决问题的办法和措施；前瞻性：能预测事物发展趋势和前景。C.高层次信息的作用案 例 前些年，每到岁末年初,本市总有一批又一批建筑民工到市委、市政府机关集体上访，要求帮助他们向“包工头”讨要工资，甚至要求解决其吃饭钱和返乡路费。各级党委、政府对此非常重视。经过三年左右的努力，现已基本解决了这个一度非

5、常突出也非常棘手的问题。在解决此问题的过程中，高层次信息对于党委、政府领导同志的正确决策起到了不可忽视的作用14-5-3 高层次信息的开发方法要领:根据领导决策的不同阶段开发不同内容的高层次信息。方法：5种。中心跟踪法；热点聚集法；难点突破法；亮点放大法；拓展延伸法。(与教材表述略有不同:将“超前预测法”与“拓展延伸法”合并;“热点扫描”改为“热点聚焦”)本 讲 要 点 回 眸 信息的特征； 信息工作的特点及要求； 秘书部门和秘书人员获取信息的范围、渠道和方法； 秘书部门和秘书人员加工信息的主要方法； 信息简报的编写； 高层次信息的开发。 第十六讲 秘书调研工作 教学目的 通过本讲学习，使学生

6、掌握调查研究的基本知识特别是调查、研究、写调研报告、进行调研成果转化的基本技能。本讲要点 调查研究的含义和秘书调研工作的特点；秘书进行调查研究的内容、程序和要求；调研的方式方法。 讨 论 （模拟）从何处入手解决部分学生拖欠学费的老大难问题？近几年来，乌鲁木齐职业大学拖欠学费现象非常严重，累计陈欠金额已逾百万元，且有继续上升的趋势。陆校长、艾尔肯书记等校领导对此问题非常重视，下决心加以解决。（以下纯系虚构）这天，校长、书记请党政办朱主任及秘书谢军、马明、米吉提共同商量，请他们四位先讲讲看法，帮助出出点子。秘书米吉提第一个发言。他是南疆人，知道许多学生的家庭经济上确有困难。据此，米吉提向校领导建议

7、，将学生所欠学费统统免掉。秘书谢军谈了不同看法。他认为大多数欠费学生并非家长没有准备学费，而是学生把应交学费的钱用于个人消费了。据此，谢秘书建议学校作出决定，凡欠学费数额较多的学生，下学期开学时必须交清，否则不予办理报到注册手续。秘书马明则认为，此问题很复杂，解决难度太大。他主张将“旧帐”先“挂”起来，从下个学年开始不准发生新的欠费；至于陈欠的学费问题，留待以后再说。党政办朱主任发言说，三位秘书的分析都有一定道理，但对拖欠学费这个老大难问题的成因都说得不够准确和全面，因而所提办法并不完全可行。随后，他讲了自己的意见。两位领导、三位秘书听后都很赞成。请您思考、发言：您知道党政办朱主任的思路和意见

8、大致是什么吗？“没有调查就没有发言权”。“调查就象十月怀胎，解决问题就象一朝分娩。调查就是解决问题。” 毛 泽 东16-1 调研工作概述16-1-1 调研与调研工作含义A.调查研究人们在实践中有意识地通过对客观实际情况的考查、了解和分析研究，以认识事物的本质及其发展规律的自觉活动。调查研究是马克思主义认识论在实际工作中的运用，也是各级领导机关了解情况、制定政策、指导工作的基本方法。B.“调查”与“研究”是两个内涵不同而又紧密联系的概念。调查是一种感性认识活动；研究是一种理性认识活动。“调查”与“研究”的关系：调查是研究的基础和前提，研究是调查的发展和深化。既有先后之分，又是一个互相联系、互相渗

9、透、协调运动的有机整体。案例1我市为解决近郊村民乱建住房问题在近4年中陆续进行的多次调研。案例2 CCTV通过时空连线对十省市缺电问题的调查（播放从CCTV新闻节目中捕捉的视频 约10分钟） 这是一则电视新闻，其体裁是新闻调查报告。同学们观看后，着重思考一下记者、编辑及主持人所采用的调查方法。（提示：先从长沙缺电，居民天黑后点蜡烛照明讲起；继而扩展到全湖南省的缺电情况；接着讲山西、福建、浙江等省的缺电状况，点出了共十个省市缺电。情况交待清楚后，通过对几个方面的采访，分析缺电问题的成因，包括湖南省的特殊原因和全国共性的原因。最后，反映了有关方面关于解决问题的办法和今后展望。）16-1-2 秘书调

10、研的意义A.本课程所谓调研工作，系专指秘书人员为有效辅助领导活动而开展的调查研究业务。它是秘书工作的重要内容与方法。B.秘书调研的意义：a.调研是做好秘书工作的基础。秘书当好领导参谋助手的各项工作都离不开调研。b.调研是发挥秘书参谋作用的基本途径。领导的两大任务之一是“出主意”，即进行决策。秘书部门和秘书人员要辅助领导决策，就必须及时向领导提供准确、全面的情况和建设性的意见。这就要靠调查研究。C.调查研究是秘书人员向社会学习、向群众学习、向领导学习，认识世界、改造世界的最好方法。通过调研能提高秘书的多种能力，如观察能力、分析综合能力、人际交往能力、写作能力、解决实际问题能力等。1613 秘书调

11、研三大特点奉命性、非常规性、补缺性A.奉命性秘书调研大致有两种：奉命（被动调研）；自行安排（主动调研）。通常前者居多（领导交办）。案例3 毛泽东1962.1.12向秘书田家英等交办专题调研任务的一封信：田家英同志：（1）调查工作这篇文章，请你分送陈伯达、胡乔木各一份，注上我请他们修改的话（文字上、内容上）。（2）已告陈、胡和你一样，各带一个调查组，共三个组，每组组员六人，连组长共七人，组长为陈、胡、田。在今、明、后天组成。每个人都要有高级水平的，低级的不要。每人发调查工作一份，讨论一下。（3）你去浙江，胡去湖南，陈去广东。去农村。六个组员分成两个小组，一人为组长，二人为组员。陈、胡、田为大组长

12、。一个小组调查一个最坏的生产队，另一个小组调查一个最好的生产队。中间队不要搞。时间十至十五天，然后去广东，三组同志与我会合，向我报告。然后转入广州市作调查，调查工业又要一个月，连前共两个月，都到广东过春节。B.非常规性秘书调研往往不是按自己的计划来安排，多属突击性任务，时间紧、任务重。为此要求秘书部门：雷厉风行；敏锐的观察力、准确的判断力、快速应变能力。（例：2000年“九八”爆炸事故发生仅1小时，总理已派马凯同志现场调查）C.补缺性拾遗补缺、“几不管”。为此，要求秘书部门胸怀全局、勇挑重担。16-2 调研准备阶段调研流程图：准 备 阶 段研 究 阶 段研 究形成调研报 告调查实施阶段选题准备

13、材料拟定计划16-2-1 选 题准确选题提出本次调研要解决的问题。这是调研过程中的第一步，也是最重要、最关键的一步。它决定了调研的目标、方向；对象、范围；方法、步骤。选题解决的是整个调研活动主攻方向的战略问题。案例4 乌鲁木齐地区秘书人才现状与对策研究这个选题使您想到些什么？是否至少想到了以下几点？此课题的目的（即要解决的问题）；先要摸清秘书人才现状（数量、来源、分布、工作与就业状况、待遇与发展状况）；搞清存在的问题；如何解决这些现存问题 （秘书人才的培养、使用、待遇等）。B.选题三原则针对性原则；创新性原则；可行性原则。 a.针对性原则： 即选题必须有实际意义。“应领导决策之需，解工作实践之

14、急”。 衡量标准：当前领导工作中带有普遍性、倾向性、苗头性、代表性的问题，以及急需解决，否则将影响到全局的问题。b. 创新性原则。选题要有新意，切忌抓一些司空见惯的事实、讲一些尽人皆知的道理、提一些不痛不痒的“意见”“建议”。新意在哪里？新出现的，或虽曾出现过但一直未引起人们注意的问题；过去虽然别人研究过，但变换了研究角度和方法将会有新的理解的问题。C.可行性原则。即选题要考虑调研的主客观条件，选择那些经过努力可以实现的课题。为此，要处理好一些关系：“大与小”“量力而行、努力进取”“抓大不放小”；“难与易”抓难题、敢攻关，锲而不舍，决不半途而废； “需要与兴趣”作为秘书，兴趣服从需要；作为领导，知人善任。1622占有相关材料围绕所定调研课题，做好相关知识和材料的准备，“武装”自己。主要有： a.有关调研课题的党的方针政策、法律法规、上级指示、群众反映； b.有关调查内容的理论、经验、动向； c.学习和熟悉有关业务知识； d.可供使用或参考的原有调研资料。162-3 制定调研计划总体要求：科学合理、详尽周到。调研计划的主要内容：调查的目的和要求（要求高度概括、简明扼要）；调查的范围和对象（要求宽窄得当、选好对象）；调查的时间和步骤（要求选准时机、预定进度）；调查的方式和方法（要求做到全面、