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1、南网能源综201333号附件11Q/CSG-E南方电网综合能源有限公司企业管理制度Q/CSG-E213007-2013 2013年8月28日 发布 2013年8月28日实施南方电网综合能源有限公司 发 布南方电网综合能源有限公司项目档案管理办法目 录1总则222定义223规范性引引用文件件44职责555管理内容容和方法法75.1归档档范围75.2基本本要求85.3项目目档案管管理方法法及工作作流程125.4项目目档案管管理工作作的考核核275.5归档档时间285.6档案案的保管管及利用用285.7档案案的鉴定定和销毁毁306附则3307附录331南方电网综综合能源源有限公公司项目目档案管管理办
2、法法（20013版版）1. 总则1.1为加加强和规规范公司司项目档案案管理工工作，确确保项目目档案的的完整、准准确和系系统，实实现公司司系统项项目档案案一体化化管理，保障项目管理文件资料的可追溯性，根据中华人民共和国档案法、企业档案管理规定、中国南方电网有限责任公司档案工作规定、南方电网综合能源有限公司档案管理办法等法律法规和制度规定，结合公司实际情况，特制定本办法。1.2公司司项目档案案管理工作作实行集集中管理理、分级级负责的的原则。1.3公司司项目档档案管理理必须严严格执行行国家保保密法规规和公司司保密工工作相关关规定。1.4本办办法适用用于公司司各部门（单单位）及及所属机机构（含含全资及
3、及控股企企业）的的项目档案案管理。2. 定义2.1项目目：指公公司参与与管理的的项目，包包括公司司投资的的项目（全全额投资资或控股股投资）及及非公司司投资的的项目（如如公司承承揽的工工程项目目、咨询询项目等等），以以下统称称为“项目”。2.2项目目管理单单位：指指公司为为完成项项目管理理内容和和目标而而设立的的项目管管理机构构，包括括项目公公司、项项目管理理部（事事业部）、项目工作组等，以下统称为“项目管理单位”。2.3项目目文件：指产生于于项目全全过程，流流通于上上级主管管单位、政政府机构构、建设设单位、勘勘察单位位、设计计单位、供应商、施工单位、监理单位、调试单位和运维单位等与项目有关的文
4、件资料。从项目立项开始到项目竣工投产直至运维结束整个项目周期，包括立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、竣工验收及后评价、运维等项目全过程管理所形成的文字、图表、声像等形式和纸质、光盘等不同载体的全部文件。主要包括下下列文件件：（1） 项目标准文文件（包包括工程程审查文文件、批复文文件、评估文文件、项目建建设准备备文件等等）；（2） 设计院提供供的勘察察报告可可研报告告初步设设计询价价书施工工图纸（包包括竣工工图纸）等等；（3） 制造厂家（含含国外厂厂商）提提供的设设备制作作图组装装图安装装说明书书出厂试试验及检检验报告告用于设设计的资资料等；（4） 工程信函及及会议纪纪要；（5） 招投
5、标资料料（包括括招投标标过程中中的答疑疑）及合合同文件件；（6） 施工调试过过程文件件（如开开工报告告、工程程联系单单、图纸纸会审记记录、施施工调试试过程记记录等）；（7） 项目后评价价文件；（8） 项目运维文文件；（9） 相关标准、规规程、规规范；（10） 其他有关项项目文件件（含各各类电子子文档及及声像资料料）。2.4项目目档案：指经过过鉴定、整整理并归归档的项项目文件件，包括括项目从从酝酿、决决策到建建成投产产及项目目运营期期的全过过程中形形成的、应应归档保保存的文文件材料料。2.5项目目电子文文件：指在项项目管理理过程中中形成的的，依赖赖计算机机等电子子/数字字设备生生成、交交换或存存
6、储以及及阅读、处处理，并并可在通通信网络络上传送送的具有有凭证效效力的各各类数据据和文件件，包括括项目前前期文件件、项目目施工文文件、项项目监理理文件、项项目竣工工图和项项目竣工工验收文文件、项项目运维维文件等等在内的的各类项项目文件件电子版版。2.6项目目电子文文件归档档：是指指项目管管理单位位及各参参建单位位通过内内网、档档案信息息化系统统或其他他脱机存存储介质质向公司司档案部部门移交交经整理理的项目目电子文文件。包包括物理理归档和和逻辑归归档。物理归档是是指：把电子子文件集集中下载载到可脱脱机保存存的载体体上，向向档案归归口管理理部门移移交的过过程。逻辑归档是是指：在计算算机网络络上进行
7、行，不改改变原存存储方式式和位置置而实现现的将电电子文件件的管理理权限向向档案归归口管理理部门移移交的过过程。2.7电子子化移交交：是指指通过管管理信息息系统或或其他存存储介质质向公司司档案归归口管理理部门移移交经整整理的项项目电子子文件。主主要分为为项目建设设、运维维资料电电子文件件移交和和工程设设备信息息电子化化移交两两大部分分。2.8参建建单位：指参与与公司投投资或承承揽项目目的技术术服务、勘勘察、设设计、供供货、施施工、调调试、咨咨询等各各种业务务的合作作单位。3. 规范性引用用文件3.1. 中华人民民共和国国档案法法（中中华人民民共和国国主席令令19987第588号）3.2. 中华人
8、民民共和国国档案法法实施办办法（国国家档案案局令第第5号）3.3. 企业档案案管理规规定（国国家档案案局、国国家经贸贸委、国国家计委委档发2000255号）3.4. 重大建设设项目档档案验收收办法（档档发2200662号号）3.5. 建设项目目（工程程档案案验收办办法（国国档发1999288号）3.6. 科学技术术档案案案卷构成成的一般般要求（GGB/TT 1118222-20008）3.7. 电子文件件归档与与管理规规范（GGB/TT188894-20002）3.8. 照片档案案管理规规范（GGB/TT118821-20002）3.9. 建设工程程文件归归档整理理规范（GGB/TT50332
9、820001）3.10. 国家重大大建设项项目文件件归档要要求与档档案整理理规范（DDA/TT 288-20002）3.11. 归档文件件管理规规则（DDA/TT2220000）3.12. 电力工程程竣工图图文件编编制规定定DLL/T552299-200053.13. 电力工程程达标投投产管理理办法中中电建协协工2200666 号3.14. 中国建设设工程鲁鲁班奖评评选办法法建协协【20008】117 号号3.15. 中国电力力优质工工程奖评评选办法法20011 年版3.16. 中国南方方电网有有限责任任公司档档案管理理制度3.17. 中国南方方电网有有限责任任公司档档案基础础管理作作业指导导
10、书3.18. 中国南方方电网责责任有限限公司基基建项目目档案管管理规定定3.19. 南方电网网综合能能源有限限公司档档案管理理办法4. 职责4.1. 公司职能部部门职责责4.1.1 公司综合部部是公司司项目档档案的归归口管理理部门，负负责公司司项目档档案管理理制度的的制定和和修订，负负责对公公司项目目档案工工作进行行组织协协调、指指导、监监督、检检查，负负责公司司本部所所属项目目档案的的收集、整整理、保保管、鉴鉴定、统统计和提提供利用用等工作作（包括括本部门门形成的的涉及项项目管理理的各种种载体材材料的收收集、整整理和归归档工作作）。4.1.2 公司财务与与资产经经营部负负责职责责范围内内的涉
11、及及项目管理理方面的的档案（如如项目财财务决算算资料、合合同文件件、项目目后评价价文件等等的收集集、整理理、移交交）。4.1.3 公司人力资资源部负负责职责责范围内内的涉及及项目人人事档案案的收集集、整理理、移交交。4.2. 公司事业部部、下属属机构职职责4.2.11负责项项目档案案文件的的收集、整整理和移移交等工工作。 4.2.22设立专专门的文文档管理理机构或或指定专专人负责责项目建建设全过程管管理文件件的收集集、接收收、标识识、分发发、更新新、记录录、保管管、借阅阅、归档档等工作作。4.2.33负责协协调和督督促参建建单位完完成职责责范围内内项目文文件的收收集、整整理，并并牵头组组织对参
12、参建单位位收集整整理的项项目文件件进行归归档初审审；4.2.44根据公公司规定定或归口口管理部部门要求求需完成成的其它它事项。5. 管理内容和和方法公司项目档档案管理理遵循“谁主办办、谁形形成、谁谁负责”和“统一领领导、统统一标准准、集中中管理、分级负责”的原则，实行“前期准备、过程控制、同步归档、分阶段移交”的管理方式。确保建设项目档案的完整、准确、有序、规范及安全。5.1. 归档范围5.1.11公司项项目档案案管理以以项目为管管理单位位，项目目归档资资料包括括项目建建设期归归档资料料和项目目运营期期的归档档资料两两类。按按项目档档案管理理过程分分为项目目文件管管理前期期准备、项项目文件件收
13、集、项项目文件件整理、项项目文件件中间检检查、项项目文件件归档审审查、项项目文件件移交归归档、项项目档案案验收七七个方面面的内容容。5.1.22纸质文文件归档档范围：项目建建设期归归档资料料包括从从项目立立项直至至竣工投投产、评评优及项项目后评评价的全全套工程程档案资资料。5.1.33电子文文件归档档范围：按国家家关于纸纸质文件件归档的的现行有有关规定定执行，即即项目管管理过程程中产生生的电子子文件，凡凡具有重重要凭证证性、依依据性和和参考利利用价值值的均应应收集归归档。对实行办公公自动化化联网的的，其归归档的正正式电子子文件应应记录有有公文拟拟稿、核核稿、签签发以及及承办等等流转环环节的责责
14、任人和和相关意意见;正正式电子子文件必必须保证证其不被被非正常常改动，用用扫描仪仪等设备备获得的的图形电电子文件件，以JJPEGG 、TTIFFF为通用用格式归归档。对对办公自自动化系系统以外外形成的的电子文文件，由由项目管管理单位位各专兼兼职档案案员负责责收集归归档。5.1.44声像文文件归档档范围：按国家家关于声声像文件件归档的的现行有有关规定定执行，即即项目管管理过程程中产生生的电子子文件，凡凡具有重重要凭证证性、依依据性和和参考利利用价值值的均应应收集归归档。包包括但不不限于项项目开工工典礼、奠奠基基地地原貌、地地上地下下建筑基基础、重重大设施施、设备备安装施施工阶段段概貌和和管线布布
15、置情况况及工程程竣工落落成的声声像材料料。5.2. 基本要求5.2.11项目档档案的管管理工作作，必须须贯穿于于工程建建设始终终，做到到项目档档案管理理与项目目建设进进度同步步。5.2.22整理归归档的文文件材料料应遵循循文件材材料形成成规律，保保持其有有机联系系，并符符合有关关标准、规规范要求求。5.2.33纸质文文件收集集及归档档要求：（1）归档档的文件件材料应应为原件件，因故故无原件件的可归归具有凭凭证作用用的文件件材料，文文件材料料归档后后不得更更改。（2）非纸纸质文件件材料应应与其文文字说明明一并归归档。外外文（或或少数民民族文字字）材料料若有汉汉译文的的应与汉汉译文一一并归档档，无译译文的要要译出标标题后归归档。（3）具有有永久、长长期保存存价值的的电子文文件，必必须形成成一份纸纸质文件件归档。（4）文件件材料一一律用微微机打印印，确需需书写的的文字材材料，需需字迹工工整，归归档文件件材料的的载体和和字迹必必须符合合耐久性性要求。（5）归档档的文件件材料一一般一式式一份。重重要的、利利用频繁繁的和有有专门需需要的可可适当增
