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1、2023年资料管理制度(篇) 书目 房地产工程管理部资料管理员岗位职责 房地产公司工程管理部资料管理员岗位职责 1.负责根据档案管理的有关要求,建立完善资料管理制度; 2.依据公司工程管理要求,列出必需归档的资料、图纸、文件清单,并加以管理; 3.根据资料管理的要求,负责文件收发和登记,以及工程资料的收集整理,按项目分类登记、存档、移交; 4.根据工程图纸借阅管理方法要求,对工程图纸进行管理; 5.根据档案管理的要求,负责资料室技术资料、图纸、文件的归档整理; 6.负责资料室图书资料的借阅管理,并对借出文件、资料负责跟踪和收回; 7.负责跟踪有关文件的审核流程,包括现场签证、设计变更等其他须要
2、经过多个部门或人员批阅的文件; 8.负责对离职或岗位调整的员工借阅资料归还的清查工作,并签署清查看法,上报部门经理。 9.负责对必需归档的重要资料的收集和存档; 10.负责上级领导临时支配的其他工作。 房地产案场资料档案管理方法 案场资料档案管理方法 1.案场资料按其保密性分为三个类别: a类为内部机密资料:包括销控、日报、周报、月报、售足签退文件夹、已购、未购表等,可阅范围为案场经理,销售主管; b类为内部资料:可阅范围为案场内工作人员。 c类为一般性资料。 2.未经允许,案场人员不得翻阅公司内部资料(包括公司书籍、培训资料)或复印、外泄内部资料。 3.个人销售夹需随身携带,外出时应把销售夹
3、收好,不得出现销售桌无人而放有销售夹的状况。 4.不得随意将销售夹或销售夹内资料带出售楼处,以免造成资料外泄。 5.销售夹内的资料要封好,不给客户随意抽取的机会。 某楼盘资料管理制度 楼盘资料管理制度 1、公开宣扬资料:包括楼书、折页、户型单页、报价单、付款方式、宣扬资料、宣扬杂志等。该类资料销售主管管理,限制用量,保留肯定的底线量,当资料用到保留底线时由申领,主管应随时检查摆放资料是否应增加。对于楼盘资料也应保留一份存档,以备查阅。 2、销售资料:包括销售员签到表、客户登记表、客户登记总表、尾数纸、楼宇买卖确认书、变更通知单、入伙通知单、客户档案登记表、物业举荐表、交款通知单、销控表等。该类
4、资料由主管统一向部门内勤领用。管理及限制用量,与楼盘资料管理方向基本相同。 销售员对该类资料运用方法: 客户登记表-销售员应具体填写每一项内容,并做好跟进记录。于当日填写客户登记总表,由主管存档并输入电脑。 物业举荐表-在向客户举荐物业时填写,计算必需核对是否正确后,才能交给客户,以免因此误导客户。 尾数纸-销售员需在上面注明补定时间,将客户联给客户,原件于当日上交主管。 认购书-销售员将客户联交给客户,复印一份自己保存,将原件于当日交主管。 购房须知-签订认购书后附送。 业主档案表、客户身份证复印件-必需附在尾数纸或认购书后同时上交。 成交卡-销售员每成交一套填写一份,附在认购书后同时上交。
5、 缴款通知单-客户付款时,由销售员开具缴款通知单(一式二联),财务联交给财务,业务联交主管。 收款收据-收款收据一般由财务自行保管,特别状况由现场主管负责管理。 变更通知单-变更房号、业主名、付款方式、折扣点、价格等都必需填写变更通知单(一式二联),销售主管签字后将财务联交给财务,把业务联附在认购书后存档。 买卖合同及按揭合同-详见公司规定。 入伙通知书-销售员在填写入伙通知书之前,应先核实业主是否付清款,签署买卖合同、按揭合同等。填写后,经财务审核签字,才能交给客户。 3、楼盘档案资料 (1)已签定的客户登记表、尾数纸、认购书、变更表、客户身份证复印件、客户档案:每日由主管审核并存档。 (2
6、)客户付款状况表:每日由主管刚好登录。 (3)合同登记状况表:由主管负责登记,客户领取时在登记表上签字。 (4)下月应收款清单及需签合同、办理按揭清单:由主管在月初与财务查核后制定,由主管刚好通知业务员。 (5)客户投诉表、客户反映状况表:由客户自己填写或业务员指导客户填写,处理完毕后刚好反馈客户,并交由主管存档,在投诉状况统计表上登记。 (6)业主函:寄送的业主函由帮助主管执笔,寄送后原件存档。 (7)业务员签到及接待依次表:由主管存档。 4、其他资料,包括楼盘相关文件(如预售证、建筑平面图、面积测绘报告、竣工验收报告等)、公司文件(制度、条例等)、销售员档案(销售员的调查报告、总结等)、周
7、边楼盘资料等。此类资料由分类存档管理,销售员查看后须放回原处,如出借需经过主管同意并登记,要如期归还。 本规定自二一二年九月十五日起执行。 房地产企业办公设备办公用品图书资料管理方法 房地产企业办公设备、办公用品及图书资料管理方法 公司办公设备、办公用品及图书资料的管理,本着勤俭节约、合理支配、有效运用的原则,特制定本管理方法。 1、办公室负责公司办公设备、办公用品及图书资料的统一管理工作,各部门依据工作须要提出安排及请示,获得批准后,由办公室统一购置,专业用品与图书资料由提出部门自行购置,交公司办公室管理。 2、办公设备管理范围:计算机及附属设备;复印机、传真机、碎纸机等文件处理设备;电话、
8、手机等通讯设备;录音、录像、照相器材及附属设备;办公桌椅及其它办公设备。 3、办公用品管理范围:各种纸、笔、本、文件夹等文具用品;签约仪式、大型会议及特别活动需用的物品。 4、公司图书、资料管理范围:与公司发展有关的各类书籍、专业书籍、报刊文献集重要信函、请示材料批件和图纸资料等。 5、日常办公用品的购置由办公室按安排定期购办。办公设备与图书资料的购置由各部门提出申请,经办公室统一协调,提出拟办看法,报公司总经理审批,获准后方可购置。 6、办公室为各部门设立办公设备及办公用品领用台帐,由部门设专人负责领取并保管,领取时办理登记手续。 7、公司图书资料由办公室专人负责登记保管,各部门人员需借阅时
9、到公司办公室办理借阅手续;部分业务书籍及图纸资料可由业务部门派专人自行登记保管。 8、公司每位员工领用的办公设备、办公用品要合理运用并妥当保管、维护。 9、凡员工调出或离开公司时,须将其所领用的价值较高的办公用品如计算器、订书机、u盘等交回公司办公室。不得将该物品带走或私自转交他人保管或运用。 10、本方法由公司办公室负责说明。 房地产公司销售部资料管理方法 房地产开发公司销售部资料管理 一.资料内容 文字部份: 1.送董事会资料。 2.公司下发文件。落款为*公司、董事会的通知、通告、指示、确定、决议等。 3.会议纪要。 4.内部资料。包括一般资料和重要资料(需长期保存)。 5.送其他部门资料
10、,主要指部门连接函。 6.其他部门送本部门资料。连接函、落款为*部的通知、通报、确定等。 7.策划部送行业信息。包括:策划部送来的简报、其他楼盘信息等。 8.活动方案。包括公司内部及对外举办的各种活动细则,实施方案,请柬,门票样本等。 9.报刊杂志信息。分相关行业信息、广告信息等。 10.法律方面资料。主要指法律顾问的看法书、信函。 11.各项目售前资料。包括国土出让协议复印件、预售许可证复印件、固定资产投资许可证复印件、建设工程许可证复印件、建设规划许可证复印件、项目总平图、户型图、铺面平面图、售楼资料、住宅和铺面价目表。 12.各项目运行中资料。包括合同书、预定单、工程变更单、退房申请单及
11、批复、按揭资料、客户档案。 13.各项目售后资料。主要指物管公司送来的,如客户住宅电话等资料。 14.销售代表档案。包括入司时间、生日时间、奖罚状况。 15.各项目销售日报表。 16.每天各销售代表的工作日志及每周、每月汇总。 电脑部份: 1.销售资料。主要指商品房销售一览表、合同摘要,营业用房合同摘要,车库购销状况,已售房、余房信息。 2.工作日志。 3.客户档案。 4.销售代表档案。 二.资料的管理。 销售助理负责本部门的资料管理工作,主管进行监督和督促。 销售助理作为资料的管理人,应刚好做好资料的收集、整理、归档,确保资料的完整、正确和平安。 1.文字资料。 报董事会资料。注明所上报的详
12、细董事、时间。 公司下发文件。在收文的次日早会宣读,会后存档。 销售日报表。由经办的销售主管当日具体填写,销售助理每天早会检查,会上汇总(包括当日汇总、截止当日汇总),经理睬后检查。一本填完后存档。 工作日志。由各销售代表每天下班前完成,主管助理当日汇总,分项目销售时间存档。 合同书的管理。详见预定单合同的管理。 预定单的管理。详见预定单合同的管理。 工程变更单的管理。销售部保留的工程变更单应分项目长期保存。 项目售前资料。长期保存。 项目售后资料。长期保存。 留意事项:1.每份资料编写书目,建立借阅签字制。如造成售楼资料遗失,须原样弥补,并罚款200元,如造成其他资料的遗失,须担当相应的经济
13、及法律责任并罚款200元。 2.大部分文字资料需长期保存,有些资料需永久保存,这些资料主要是指与客户签署的易引起争议的书面资料,如a、客户的更名、转让资料(见更名、转让手续的办理);b、实惠客户的状况说明;c、公司对客户的赔偿资料(含时间、缘由、客户姓名、购房位置、赔偿结果、领导签字、经办人签字、客户获赔后的声明);d、退房资料(见退房手续的办理)。 二.电脑部分。 主管机要加密,除经理、主管、主管助理以外的人员运用需征得主管以上一级领导同意。 涉及保密的邮件要打印出来后妥当管理,邮件删除。 合同及预定(退款)单的管理 一.填写 1.由经办的销售代表填写,如该经办人员不在,由主管或经理支配人员填写,该被支配的工作人员有义务保质、保量地完成,否则将作为责任人受到惩罚。 2.字迹要工整、清晰,运用黑色钢笔或签字笔。如有修改,运用涂改液或刀片后再填写。如发觉字迹潦草、模糊者,用笔不合要求者,一份罚款50元。 3.合同内容的填写。 a.合同包括:主合同、补充协议、物管协议。 b.严格执行规定的单价、付款时间、既定的条款,如出现金额的实惠,合同条款的修改,补充条款的增加等被视作特别合同,根据评审要求进行合同评审, c.合同金额四舍五入保留到元,并保证分项金额之和等于总金额,单价乘以面积等于总价。 合同中须注明定金金额,定金统一为壹万元。 大写金额处有数据前的
